Sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet af en sag hvor besvarelsen ikke var en afgørelse. Krav til myndighedernes behandling af sådanne sager

Sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet af en sag hvor besvarelsen ikke var en afgørelse. Krav til myndighedernes behandling af sådanne sager

Resumé

En person skrev den 30. september 2005 til justitsministeren om en sag hvor en forsvarsadvokat havde udleveret dokumenter der indeholdt identitetsoplysninger på et anonymt vidne, til sin klient.

I brevet blev ministeren opfordret til at gå ind i sagen.

Afsenderen rykkede efterfølgende flere gange både telefonisk og skriftligt ministeriet for svar.

Den 20. februar 2006 klagede den pågældende til ombudsmanden over ministeriets sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet besvarede henvendelsen den 14. marts 2006.

I brevet beklagede ministeriet den sene besvarelse.

Ombudsmanden tilsluttede sig Justitsministeriets beklagelse.

Ombudsmanden var i øvrigt enig med ministeriets i at besvarelsen ikke var en afgørelse i forvaltningslovens forstand.

Ombudsmanden udtalte at der også i sager hvor der ikke træffes afgørelse i forvaltningslovens forstand, gælder visse krav til myndighedens sagsbehandling.

Ombudsmanden udtalte endvidere at det havde været bedst stemmende med principperne om god forvaltningsskik om ministeriet havde anerkendt modtagelsen af henvendelsen da det blev klart at en endelig besvarelse ikke ville kunne ske inden for en rimelig tid.

Det havde endvidere været i overensstemmelse med god forvaltningsskik at ministeriet i forbindelse hermed havde oplyst hvornår ministeriet forventede at kunne besvare henvendelsen.

Ministeriet burde endvidere have besvaret de skriftlige rykkere.

(J.nr. 2006-0639-600).

Ved e-mail af 30. september 2005 rettede A henvendelse til justitsministeren om en straffesag som blev behandlet ved Østre Landsret.

Under sagens behandling i retten udleverede en forsvarsadvokat dokumenter indeholdende identitetsoplysninger på et anonymt vidne til sin klient.

A udtrykte i henvendelsen bekymring over sagen og opfordrede ministeren til at foranledige at der blev rejst en straffesag mod den pågældende advokat.

Ved e-mail af henholdsvis den 30. oktober og 31. december 2005 rykkede A ministeriet for svar.

I e-mailen af 31. december 2005 – samt i klagen til mig – anførte A at han også flere gange havde rykket ministeriet telefonisk.

Ved brev af 20. februar 2006 klagede A, der fortsat var uden svar fra Justitsministeriet, til mig over den tid som ministeriet indtil da havde anvendt til behandling af hans henvendelse.

Med brev af 22. februar 2006 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse i anledning af klagen.

Justitsministeriet besvarede A’s henvendelser ved brev af 14. marts 2006.

I brevet beklagede ministeriet den sene besvarelse af henvendelserne.

Samme dag fremsendte ministeriet en udtalelse til mig.

Den 20. marts 2006 modtog jeg sagens akter fra ministeriet.

Af udtalelsen fremgår det at der ud over ministeriets svar af 14. marts 2006, ikke var foretaget andre sagsbehandlingsskridt i anledning af A’s henvendelser.

Ministeriet har i udtalelsen bl.a. anført følgende

”For så vidt angår Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling mv. skal det for en god ordens skyld bemærkes, at (A)’s henvendelser efter ministeriets opfattelse ikke har en sådan karakter, at de omfattes af henstillingen i ministeriets cirkulæreskrivelse om, at de enkelte ministerier, styrelser mv. opstiller målsætninger for, hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelser i forhold til borgerne.

Justitsministeriets Strafferetskontor har imidlertid opstillet interne målsætninger for sagsbehandlingstiden ved borgerhenvendelser af denne type.

Det følger således af straffekontorets interne mål, at skriftlige henvendelser fra private borgere skal besvares foreløbigt eller endeligt inden 1 måned.

Som det fremgår af ovennævnte interne målsætning sammenholdt med det beskrevne tidsforløb, har Justitsministeriet i forbindelse med besvarelsen af (A)’s henvendelser ikke formået at opfylde den interne målsætning.

Dette er naturligvis beklageligt, hvorfor den sene besvarelse som nævnt er beklaget over for (A).”

Ombudsmandens udtalelse

”Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om på hvilket tids­punkt en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan ikke besvares generelt, men bygger på en konkret vurdering.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man, ud over den absolutte sagsbehandlingstid, tage andre forhold i betragtning.

Her tænkes f.eks. på sagens kompleksitet, både for så vidt angår det faktiske og det retlige grundlag, og partens interesse i at der træffes en afgørelse inden for kort tid i forhold til parterne i myndighedens øvrige sager sammenholdt med de ressourcer som myndigheden har til rådighed, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

Andre forhold – som f.eks. at en sag giver anledning til principielle overvejelser – vil endvidere kunne bevirke at sagen trækker ud.

Efter punkt 206 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven bør en forvaltningsmyndighed hvis myndigheden som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden for kortere tid efter sagens modtagelse, give parten underretning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge.

Efter punkt 207 i vejledningen bør myndigheden endvidere give parten underretning når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

Rykkerskrivelser fra den der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares ’med det samme’.

Dette følger af vejledningens punkt 208.

Endvidere har Justitsministeriet den 4. juni 1997 udsendt en cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandling mv.

Cirkulæreskrivelsen, der henstiller til de enkelte ministerier, styrelser m.v. at opstille nærmere målsætninger for hvor hurtigt man tilstræber at kunne behandle sine sager, beskæftiger sig efter sit indhold med sager hvori forvaltningen skal træffe afgørelse i forhold til borgeren.

Som det fremgår ovenfor, vedrører de omtalte punkter i vejledning til forvaltningsloven og cirkulæreskrivelsen fra Justitsministeriet sager hvori der træffes afgørelse.

Af Deres oprindelige e-mail til ministeren fremgår det at Deres kendskab til den pågældende straffesag som henvendelsen omhandler, stammer fra den medieomtale som sagen fik på daværende tidspunkt.

De ses ikke i øvrigt at have nogen tilknytning til sagen.

Jeg mener – ligesom Justitsministeriet – ikke at ministeriets besvarelse af henvendelsen er en afgørelse i forvaltningslovens forstand.

Jeg er derfor også enig med ministeriet i at Deres henvendelser som følge heraf ikke omfattes af henstillingen i Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling mv. om målsætninger for hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelse i forhold til borgerne.

Også i sager hvor der ikke træffes afgørelse i forvaltningslovens forstand, og hvor pligten til at svare følger af god forvaltningsskik og den almindelige vejledningspligt, gælder der visse krav til myndighedernes håndtering af sådanne sager, herunder krav til sagsbehandlingstiden.

Jeg bemærker i den forbindelse at de ovenfor omtalte punkter i vejledningen om forvaltningsloven er udtryk for almindelige uskrevne forvaltningsretlige regler.

Som følge heraf må visse af de kriterier der er oplistet ovenfor vedrørende spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid i afgørelsessager overskrider det acceptable, også gøre sig gældende i forhold til sådanne henvendelser.

Endvidere er det min opfattelse at det også i relation til myndigheders behandling af henvendelser hvor pligten til besvarelse må siges at udspringe af myndighedernes almindelige vejledningspligt, følger af principperne om god forvaltningsskik at modtagelsen af sådanne henvendelser i almindelighed skal anerkendes såfremt en endelig besvarelse inden for en rimelig tid ikke er mulig, og at der i den forbindelse gives oplysninger om hvornår henvendelsen vil kunne ventes besvaret.

Endvidere bør rykkerskrivelser – når disse er rimeligt begrundet – besvares.

Jeg har noteret mig at Justitsministeriets Strafferetskontor har opstillet interne målsætninger for sagsbehandlingstiden for sådanne henvendelser.

Det følger heraf at besvarelse – enten foreløbig eller endelig – skal ske inden en måned efter modtagelsen.

Fra De første gang ved e-mail af 30. september 2005 rettede henvendelse til ministeriet, til De modtog ministeriets besvarelse, gik der næsten 6 måneder.

Som anført ovenfor under sagsgennemgangen har Justitsministeriet i svaret af 14. marts 2006 beklaget den sene besvarelse af henvendelsen.

Jeg kan tilslutte mig ministeriets beklagelse.

Som anført følger det af principperne om god forvaltningsskik at modtagelsen af henvendelser – også såfremt besvarelsen ikke vil være en afgørelse i forvaltningslovens forstand – i almindelighed anerkendes, og at rimeligt begrundede rykkerskrivelser i sådanne sager besvares.

I overensstemmelse hermed havde det været bedst stemmende med principperne om god forvaltningsskik om ministeriet, i hvert fald på det tidspunkt da ministeriet blev klar over at en endelig besvarelse af Deres henvendelse ikke ville kunne ske inden for en rimelig frist, havde bekræftet modtagelsen af Deres henvendelse.

Dette ville i øvrigt have været i overensstemmelse med de internt opstillede mål om at skriftlige henvendelser fra borgere skal besvares foreløbigt [min fremhævelse] eller endeligt inden en måned.

Det havde endvidere været i overensstemmelse med god forvaltningsskik at ministeriet i forbindelse med en sådan anerkendelse af modtagelsen havde oplyst hvornår svar i sagen kunne forventes.

Med hensyn til de skriftlige rykkere burde ministeriet have besvaret disse.

Dette gør sig i særdeleshed gældende i forhold til den rykker De afsendte den 31. december 2005.

Jeg vil ikke afvise at ministeriet som følge af at De også flere gange telefonisk havde rykket ministeriet for svar, mener at have besvaret Deres rykker(e) telefonisk.

Da der ikke i sagen foreligger andre oplysninger om den telefoniske kontakt der har været mellem Dem og ministeriet end de oplysninger De er fremkommet med, må jeg dog antage at dette ikke er tilfældet.

Jeg bemærker at bekræftelse af modtagelsen samt underretning om hvornår svar kan forventes tillige med besvarelse af rykkere i denne type af henvendelser, efter omstændighederne kan ske telefonisk.

Myndighederne må da ud fra almindelige regler om god forvaltningsskik gøre notat herom på sagen.”