Sagsbehandlingstid i statsamt

Sagsbehandlingstid i statsamt

Resumé

En advokat klagede over et statsamts sagsbehandlingstid.

Statsamtet havde indtil da brugt over 2 år på at behandle en sag uden løbende at orientere advokaten om sagens forløb.

Ombudsmanden udtalte at den lange sagsbehandlingstid var beklagelig.

Ombudsmanden mente det var beklageligt at statsamtet trods opfordring fra ombudsmanden ikke havde orienteret advokaten om at sagsbehandlingen trak ud.

Endvidere burde statsamtet have anset advokaten for repræsentant for en part i sagen.

(J.nr. 2005-4327-400).

Den 15. august 2003 klagede A til mig over at Sønderborg Kommune ikke opfyldte sin pligt til at føre tilsyn efter taxilovens § 4 b med X Taxas bestillingskontor.

Den 30. september 2003 sendte jeg A’s klage videre til det daværende Tilsynsrådet for Sønderjyllands Amt til videre behandling.

I brev af 22. oktober 2003 bekræftede tilsynsrådet modtagelsen af A’s klage og skrev samtidig at det ikke var muligt at oplyse en gennemsnitlig sagsbehandlingstid.

Den 28. oktober 2003 fremsendte A yderligere et klagepunkt til tilsynsrådet.

Den 18. december 2003 rykkede A tilsynsrådet for svar i sagen.

I brev af 19. januar 2004 til A oplyste Statsamtet Sønderjylland, som havde overtaget funktionen som tilsynsmyndighed i forbindelse med tilsynsrådets nedlæggelse den 31. december 2003, at det ikke var muligt at oplyse hvornår A’s sag kunne forventes afsluttet, men at den ville blive behandlet så hurtigt som muligt.

Den 17. marts 2005 fremsendte A yderligere et klagepunkt til statsamtet.

Den 21. marts 2005 rykkede A på ny statsamtet for svar i sagen.

I brev af 21. april 2005 til A oplyste statsamtet at det samme dag havde bedt Sønderborg Kommune om en udtalelse om kommunens tilrettelæggelse af tilsynet i forhold til X Taxas bestillingskontor for så vidt angår overholdelsen af § 30 i bekendtgørelse om taxikørsel.

Statsamtet oplyste endvidere at det ikke i øvrigt fandt anledning til at foretage sig videre på grundlag af A’s henvendelser, og beklagede den lange sagsbehandlingstid.

Den 2. maj 2005 klagede A til mig over statsamtets sagsbehandlingstid.

Den 9. maj 2005 sendte jeg A’s brev videre til statsamtet som en anmodning fra ham om at sagen blev fremskyndet.

Jeg bad samtidig statsamtet om – medmindre sagen var tæt på at blive afsluttet – at oplyse A om hvor langt sagen var kommet, og så vidt muligt hvornår den kunne ventes afsluttet.

Den 30. juni 2005 afgav Sønderborg Kommune en udtalelse til sagen.

I brev af 2. december 2005 klagede A på ny til mig over statsamtets sagsbehandlingstid.

Den 14. december 2005 bad jeg statsamtet om en udtalelse i anledning af den tid som statsamtet indtil da havde anvendt til sagens behandling.

Jeg bad endvidere statsamtet om en datoliste over de foretagne ekspeditioner med angivelse af i hvilket omfang A havde modtaget underretning om sagsbehandlingstiden.

Jeg henviste i den forbindelse til Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (vejledning af 4. december 1986), navnlig pkt. 206 og 207.

Jeg bad derudover om oplysninger om hvorvidt statsamtet havde opstillet målsætninger for hvor hurtigt man ville forsøge at behandle sager af denne type, og i givet fald hvilke mål for sagsbehandlingstiden der var opstillet for perioden 2003-2005.

Jeg bad derudover om udlån af sagens akter.

Statsamtet Sønderjylland har i en udtalelse af 6. januar 2006 anført bl.a. følgende

”Ombudsmandens skrivelse giver i øvrigt statsamtet anledning til at bemærke, at den i resultatkontrakten indgåede aftale om sagsbehandlingstid er udtryk for en gennemsnitlig sagsbehandlingstid for samtlige sager, der behandles af det kommunale tilsyn, og at disse sager er af meget forskelligartet karakter.

Derfor vil der være sager, der kan behandles langt hurtigere end den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, ligesom andre sagers sagsbehandlingstid kan være væsentlig længere.

Generelt er sagsbehandlingstiden lang og i den konkrete sag væsentligt længere end ønskeligt, hvilket statsamtet skal beklage.

Derudover finder statsamtet anledning til at bemærke, at statsamtmandens tilsyn med kommunerne er et offentligretligt tilsyn, der retter sig mod kommunerne, og det forhold, at en person ved sin henvendelse til tilsynsmyndigheden har givet anledning til, at der rejses en tilsynssag, hverken er en tilstrækkelig eller en nødvendig forudsætning for, at vedkommende er part i sagen.

I den forbindelse kan henvises til Hans B.

Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 329.

Det er ikke statsamtets praksis løbende af egen drift at orientere personer, der retter henvendelse til tilsynet, om den forventede sagsbehandlingstid.

Statsamtet skal dog beklage, at man ved en fejl ikke har rettet henvendelse til advokat (A) efter ombudsmandens skrivelse af 9. maj 2005.”

Samme dag bad statsamtet på ny kommunen om en udtalelse som besvarede statsamtets brev af 21. april 2005.

Statsamtet sendte til orientering A en kopi af brevet til kommunen og oplyste at det forventede at kunne afslutte sagen snarest efter modtagelsen af kommunens udtalelse.

A har i brev af 10. januar 2006 til mig fastholdt sin klage over statsamtets sagsbehandlingstid.

Ombudsmandens udtalelse

”Part i sagen

Offentlige myndigheders forpligtelse til at behandle deres sager med den fornødne hurtighed gælder i alle sager, også sager i hvilke der ikke indgår private parter.

Men forpligtelsen til at give underretning når myndighedens behandling af en sag trækker ud mv., gælder i forhold til parter i sagen, selv om det næppe kan udelukkes at der i særlige tilfælde bør gives underretning til andre end sagens parter.

Der er derfor grund til at overveje om Deres klienter kan anses for at være parter i tilsynsrådets og senere statsamtets sag om Sønderborg Kommunes tilsyn efter taxiloven.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse til mig ikke nærmere omtalt om Deres klienter kan anses for parter i sagen, men har anført at det forhold at en person ved sin henvendelse til tilsynsmyndigheden har givet anledning til at der rejses en tilsynssag, hverken er en tilstrækkelig eller nødvendig forudsætning for at vedkommende er part i sagen.

Forvaltningsloven indeholder ikke nærmere bestemmelser om hvem der skal anses for part i en afgørelsessag.

Det fremgår imidlertid af lovens forarbejder at man har henholdt sig til den almindelige forståelse af begrebet i forvaltningsretlig litteratur og praksis.

Forvaltningslovens partsbegreb er bl.a. behandlet af John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave (2001), s. 135 ff og s. 271 ff, Jens Garde mfl., Forvaltningsret, Sagsbehandling, 5. udgave (2001), s. 171 ff, Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 61 ff, og Steen Rønsholdt, Forvaltningsret (2001), s. 108 ff.

Det fremgår af den nævnte litteratur og af den praksis som der er henvist til heri, at kerneområdet for partsbegrebet er afgørelsens adressat.

Det er dog ikke kun afgørelsens adressat, men også andre borgere eller virksomheder mv. med en væsentlig og individuel interesse i sagens udfald der må anses for part i sagen.

Det har tidligere i den forvaltningsretlige litteratur været gjort til genstand for nogen overvejelse hvorvidt private borgere kan opnå partsstatus i kommunaltilsynets sager.

Jeg henviser til Jens Garde og Karsten Revsbech, Kommunalret, 2. udgave (2005), s. 93 ff, og Morten Engberg mfl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 760.

I dag må det anses for almindeligt anerkendt at kommunaltilsynet også skal varetage den enkelte borgers interesser i en lovlig kommunal forvaltning hvilket medfører at også private borgere kan opnå partsstatus i kommunaltilsynets sager.

Jeg er enig med statsamtet i at det forhold at en person ved sin henvendelse til tilsynsmyndigheden har givet anledning til at der rejses en tilsynssag, ikke i sig selv indebærer at den pågældende kan anses for part i sagen.

Anvender man det almindelige partsbegreb, vil der i kommunaltilsynets sager imidlertid ofte optræde personer med partsstatus.

I alle sager hvor der er tale om at tilsynet skal bedømme lovligheden af en kommunes afgørelse over for en privatperson, må den pågældende således som udgangspunkt siges at have en væsentlig og individuel interesse i om der måtte blive skredet ind over for kommunens afgørelse.

Jeg henviser i den forbindelse til min udtalelse omtalt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1994, s. 143 ff* (navnlig s. 148).

Det spørgsmål som Statsamtet Sønderjylland er blevet anmodet om at tage stilling til, er om Sønderborg Kommune opfylder sin tilsynsforpligtelse over for (X) Taxas bestillingskontor og hermed sikrer at bestillingskontoret ikke udelukker Deres klienter fra kørselsopgaver for visse kontokunder.

Jeg mener derfor at Deres klienter i den foreliggende sag har en væsentlig (navnlig økonomisk) og individuel interesse i sagens udfald.

Statsamtet burde således have anset Dem for part i sagen.

Sagsbehandlingstid

Der er ikke i forvaltningsloven eller anden relevant lovgivning fastsat regler om myndighedernes sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man således ud over den absolutte sagsbehandlingstid tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehand­lingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986), pkt. 206-208, er anført følgende

’206.

Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207.

Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208.

Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme.

Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

Fra jeg den 30. september 2003 oversendte Deres klage til det daværende Tilsynsrådet for Sønderjyllands Amt, og til nu, er der gået ca. 2¾ år.

Fra statsamtets brev af 19. januar 2004 til statsamtets brev af 21. april 2005 henlå sagen uden ekspeditioner, dvs. at der ikke blev foretaget et eneste aktivt sagsbehandlingsskridt i 15 måneder.

Jeg anser dette for meget beklageligt.

Statsamtet har i brevet af 21. april 2005 beklaget den lange sagsbehandlingstid.

Jeg er enig i at den lange sagsbehandlingstid må anses for beklagelig.

Desuden anser jeg det for beklageligt at statsamtet ikke efter den 19. januar 2004 orienterede Dem om hvad sagen beroede på, og hvornår statsamtet forventede at sagen kunne være afsluttet, jf. vejledningens pkt. 206-207.

Endvidere anser jeg det for meget beklageligt at statsamtet heller ikke gav Dem denne orientering efter at statsamtet havde modtaget mit brev af 9. maj 2005.

I dette brev var det anført at jeg gik ud fra at statsamtet ville give Dem denne orientering medmindre sagen var tæt på at blive afsluttet.

Jeg har gjort Statsamtet Sønderjylland bekendt med min opfattelse, og jeg har bedt statsamtet om at underrette mig når sagen er afsluttet.”

NOTE (*)

FOB 1994, s. 143 .