Undladelse af at besvare spørgsmål fra borger

Undladelse af at besvare spørgsmål fra borger

Roskilde Amt modtog i marts 2000 en anmeldelse fra A om anvendelse af affaldsforbrændingsslagger til bundsikring af en ny lade og plads på en landbrugsejendom. Amtet oplyste i breve af 28. og 29. marts 2000 til anmelderen at det var amtets vurdering at slaggerne kunne udlægges som beskrevet i anmeldelsen og i en senere telefonisk henvendelse. Det fremgår videre at Hvalsø Kommune over for anmelderen gav udtryk for at opførelsen af bygningen ikke krævede landzonetilladelse, og denne vurdering blev efterfølgende tiltrådt af Hovedstadens Udviklingsråd. Sagen om landzonetilladelse blev indbragt for Naturklagenævnet som imidlertid afviste at behandle sagen. A klagede til Tilsynsrådet for Roskilde Amt over at Hvalsø Kommune ikke levede op til kravene til god forvaltningsskik, men tilsynsrådet afviste i brev af 29. august 2000 at behandle klagen. Denne sag indbragte A for Indenrigsministeriet, men i brev af 6. oktober 2000 meddelte ministeriet A at ministeriet ikke fandt grundlag for at antage at tilsynsrådets brev var udtryk for en urigtig retsopfattelse eller hvilede på et urigtigt faktisk grundlag.

I 2000-2002 fandt der en brevveksling sted mellem A og Hvalsø Kommune om sagen. I den forbindelse stillede A kommunen 12 spørgsmål i et brev af 3. juli 2000, og A rykkede flere gange siden kommunen for svar på disse spørgsmål.

Den 19. september 2002 klagede A til Tilsynsrådet for Roskilde Amt over kommunens tilsyn med anvendelsen af affaldsslagger på den nævnte landbrugsejendom. I den anledning anmodede tilsynsrådet kommunen om en udtalelse.

I et andet brev af 19. september 2002 klagede A til mig angående det samme spørgsmål. Jeg svarede A i et brev af 27. september 2002. Jeg meddelte at jeg ikke ville foretage mig noget i anledning af A’s henvendelse da sagen var under behandling hos tilsynsrådet, og jeg bad derfor A afvente tilsynsrådets svar før han tog stilling til om der var grundlag for at klage til mig.

I et brev af 13. november 2002 til Hvalsø Kommune rykkede A for svar på en række henvendelser fra ham til kommunen. I et samtidigt brev til mig klagede A over Hvalsø Kommunes sagsbehandling, og i den forbindelse stillede han en række spørgsmål. Spørgsmålene var markeret med punktopstilling og skrevet i kursiv. Brevet indeholdt 32 spørgsmål og var på otte sider, men jeg modtog kun de første syv sider. Dem sendte jeg ved brev af 22. november 2002 videre i kopi til borgmesteren i Hvalsø Kommune som en anmodning fra A om at kommunen besvarede de spørgsmål som han stillede i brevet. Jeg bad samtidig A om selv at sende den sidste side af brevet til kommunen hvilket han gjorde med et brev af 24. november 2002. På denne side havde A bl.a. skrevet følgende

”Jeg er fortsat uden svar fra kommunen på mine breve af 3. juli, 14. juli, 6. august, 12. august, 19. august, 26. august, 3. september, 8. september, 17. september 2000, 23. september 2001 og 19. september 2002 tillige med mine breve af 18. oktober 2002, 24. oktober 2002, 31. oktober 2002 (sidstnævnte 3 breve er tilsendt Folketingets Ombudsmand i kopi).”

I et brev af 24. november 2002 til Hvalsø Kommune kommenterede A sagen angående sin klage idet sagen var optaget på dagsordenen for kommunalbestyrelsens næstkommende møde. Efter en omtale af en tidligere henvendelse til Miljø- og Energiministeriet skrev A bl.a. følgende

”Den 19. september 2002 afholdtes – i anden anledning – møde mellem repræsentanter for (V)-vej i (B)-by, Hvalsø Kommunes Tekniske Forvaltning og kommunens Social- og Miljøudvalg. I mødet oplyser jeg forvaltningen og udvalget om klagerne til tilsynsråd og ombudsmand. Teknisk forvaltning fastholdt imidlertid på mødet, at kommunen ingen tilsynsforpligtelse havde ved anvendelsen af affaldsslagger. Jeg gav derfor forvaltningen en kopi af førnævnte skrivelse fra Miljø- og Energiministeriet, ligesom forvaltningen fik udleveret kopi af mit brev af 19. september 2002 til kommunen samt kopier af mine klager til ombudsmand og tilsynsråd. Formanden for udvalget medgav mig i mødet, at jeg i relation til kommunens behandling af sagskomplekset omkring udlejningslagerhallen havde fået en urimelig behandling. (Kopier af mine breve af 19. september 2002 er vedlagt).

En uge efter (26. september 2002) afholdtes – på (C)’s initiativ et møde mellem afdelingsingeniør (D), (C) og undertegnede. I dette møde blev jeg lovet skriftligt svar på alle mine ubesvarede breve og spørgsmål til kommunen inden 10. oktober 2002.

Jeg er pr. dags dato fortsat uden svar på mine breve til kommunen af 3. juli 2000, 14. juli 2000, 6. august 2000, 12. august 2000, 19. august 2000, 26. august 2000, 3. september 2000, 7. september 2002, 8. september 2000, 17. september 2000, 23. september 2001 og 19. september 2002, 18. oktober 2002, 24. oktober 2002, 31. oktober 2002, 13. november 2002 og 21. november 2002.”

I et brev af 26. november 2002 afgav kommunen en udtalelse til Tilsynsrådet for Roskilde Amt. Kommunen skrev bl.a. følgende

”Klager (A) fremførte på et møde mellem (B)-by Bylaug og Social- og miljøudvalget den 19. september 2002, at han havde fremsendt skrivelser, der ikke var besvaret af Hvalsø Kommune. På mødet aftaltes et nyt møde den 26. september.

Formanden for Social- og miljøudvalget (C) afholdt den 26. september 2002 et møde med klager (A). I mødet deltog desuden forv.chef (D). På mødet forsikrede kommunen, at klager skulle have svar på de spørgsmål, der ikke måtte være besvaret. Kommunen anmodede klager om at opgøre, hvilke spørgsmål der manglede svar på. Dette fandt klager ikke anledning til at gøre, men svarede, at det måtte kommunen selv vurdere. Endvidere fremførte klager, at mange af hans spørgsmål var polemiske og ikke mulige at svare på.”

Brevvekslingen mellem A og Hvalsø Kommune fortsatte i den følgende periode. Bl.a. rykkede A i et brev af 12. december 2002 for svar på tidligere henvendelser til kommunen, herunder brevet af 3. juli 2000, og i et brev af 14. december 2002 anmodede A kommunen om at besvare nogle spørgsmål i forbindelse med en tidligere anmodning om aktindsigt, og han rykkede for svar på tidligere henvendelser til kommunen.

I et brev af 20. december 2002 bekræftede Hvalsø Kommune at kommunen havde modtaget A’s breve af 12. og 14. december 2002, og oplyste at han ville modtage svar på brevene medio januar 2003.

I breve af 23. december 2002 samt 3., 10. og 16. januar 2003 rykkede A for svar på sin klage af 13. november 2002.

Hvalsø Kommune bekræftede i et brev af 16. januar 2003 at kommunen havde modtaget A’s breve af 23. december 2002 samt 3. og 10. januar 2003. Desuden oplyste kommunen at den desværre ikke som lovet i brevet af 20. december 2002 så sig i stand til at give A svar på hans henvendelser medio januar 2003, men kommunen oplyste at A kunne forvente at få svar ultimo januar/primo februar, også på hans klage af 13. november 2002.

I et brev af 17. januar 2003 besvarede kommunen A’s brev af 16. januar 2003 med en henvisning til sit eget brev af 16. januar 2003, og kommunen tilføjede at den forventede at kunne give ham et svar ultimo januar/primo februar.

A henvendte sig til mig i breve af 16. og 17. januar 2003. Det fremgik af A’s klage at han var utilfreds med at kommunen ikke havde oplyst hvornår hans henvendelse af 13. november 2002 ville blive besvaret, og A spurgte om jeg kunne udvirke at kommunen besvarede hans henvendelser.

Jeg meddelte A i et brev af 23. januar 2003 at jeg havde besluttet ikke at foretage mig mere i sagen. I den forbindelse henviste jeg bl.a. til at kommunen havde oplyst at A kunne forvente svar i slutningen af januar eller begyndelsen af februar 2003.

I brev af 10. februar 2003 meddelte Hvalsø Kommune A at kommunen efter en gennemgang af hans skrivelser var af den opfattelse at alle forhold var blevet belyst og besvaret i den pågældende sag. Hvalsø Kommune tilføjede at kommunen havde vist vilje til at besvare de spørgsmål som A mente måtte restere ubesvarede, men det havde ikke været muligt for kommunen at få disse spørgsmål præciseret. Da kommunen ikke så muligheder for at tilvejebringe besvarelser/beslutninger som A fandt tilfredsstillende, meddelte kommunen ham at den ikke så sig i stand til at besvare yderligere henvendelser fra ham i denne sag.

A klagede til mig på ny den 11. februar 2003, og den 2. september 2003 bad jeg Hvalsø Kommune om en udtalelse i anledning af hans klage. I den forbindelse bad jeg bl.a. kommunen om i udtalelsen at komme ind på spørgsmålet om i hvilket omfang kommunen havde besvaret A’s brev af 3. juli 2000. Under henvisning til Hvalsø Kommunes breve af 20. december 2002 samt 16. januar og 10. februar 2003 bad jeg desuden kommunen om i udtalelsen at komme ind på hvad kommunen havde foretaget sig for at få præciseret de spørgsmål som A mente måtte restere ubesvarede. Jeg bad endvidere kommunen om i udtalelsen at komme ind på spørgsmålet om på hvilken måde kommunen havde besvaret de klager og spørgsmål som fremgik af A’s breve af 13. november samt 12. og 14. december 2002. Endelig bad jeg kommunen om i udtalelsen at komme ind på den nærmere forståelse af det i brevet af 10. februar 2003 anførte hvorefter kommunen ikke så sig i stand til at besvare yderligere henvendelser fra A i den pågældende sag.

I et brev af 29. juli 2003 tog Tilsynsrådet for Roskilde Amt stilling til den klage som A havde indbragt for tilsynsrådet i brevet af 19. september 2002. Tilsynsrådet udtalte at det var en mangel at der ikke forelå notater som dokumenterede at kommunen havde ført tilsyn med at byggearbejdet, herunder anvendelsen af 1600 tons affaldsslagger, skete i overensstemmelse med de dagældende regler. Tilsynsrådet gav endvidere udtryk for at kommunen ved en senere besigtigelse og udarbejdelse af tilsynsrapport havde rettet op på det mangelfulde tilsyn. Tilsynsrådet fandt i øvrigt at kommunen ikke havde handlet i strid med lovgivningen, men tilføjede at det lå uden for tilsynsrådets kompetence at tage stilling til om kommunen havde levet op til god forvaltningsskik.

I et brev af 2. december 2003 afgav Hvalsø Kommune en udtalelse i anledning af A’s klage til mig. Kommunen skrev følgende

”

Ombudsmanden anmoder specielt om, at Hvalsø Kommune i udtalelsen kommer ind på spørgsmålet om i hvilket omfang kommunen har besvaret (A)’s brev af 3. juli 2000.

I skrivelsen stiller klager flere spørgsmål vedrørende planstatus (punkterne 1-5) for arealet (del af matr.nr. (X)), hvorpå bygningen er opført. I henhold til klager, har der været givet forskellige modstridende oplysninger om ejendommens planstatus. Det pågældende areal er beliggende i landzone og udenfor lokalplanens områdeafgrænsning, dermed er amtet zonemyndighed. Hvis bygningen var opført på areal indenfor lokalplanens områdeafgrænsning havde Hvalsø Kommune været zonemyndighed. I øvrigt skal der til bygninger, som er nødvendige for landbrugets drift ikke indhentes tilladelse, når de er beliggende sammen med eller i nærheden af eksisterende landbrugsbygninger – i sådanne tilfælde skal bygningen alene anmeldes til kommunen. Denne bygning er vurderet til at være nødvendig for landbrugets drift og kræver derfor ikke en tilladelse i h.t. planloven.

Skrivelsens punkt 6 omhandler støjproblemer fra hallen. Klager fremfører at det ikke er eventuel støj fra hallen, spørgsmålet angår, men reflekteret støj fra trafikken på amtsvejen gennem (B)-by med henvisning til lov om planlægning. Hvalsø Kommune kan ikke behandle sagen i forhold til lov om planlægning, idet samtlige ejendomme i (B)- by er beliggende i landzone, og at kompetencen i henhold til denne lovgivning på det pågældende tidspunkt henhørte under Roskilde Amt og HUR.

Punkt 7 om eksisterende bygningers rummelighed. Landsbrugsejendommes rummelighed drejer sig ikke alene om frihøjder, men snarere om bygningernes kapacitet i forhold til landbrugsdriften.

Punkt 8 om udlejning af driftsbygninger. Spørgsmålet om udlejede bygninger er irrelevant i kommunens sagsbehandling. Der henvises i øvrigt til svaret under punkterne 1-5.

Punkt 9 om amtets intervenering i sagen. Kommunen finder ikke at spørgsmålet har nogen relevans i sagsbehandlingen og at spørgsmålet er polemisk.

Punkt 10 om ankeskrivelse af 23. april 2000. Kommunen finder ikke at spørgsmålet har nogen relevans i sagsbehandlingen og at spørgsmålet er polemisk.

Punkt 11 om kendelse fra Fredningsnævnet. Fredningskendelsen er ikke til hinder for opførelse af landbrugsbygninger. Formålet er netop at sikre landbrugsdriften i området og begrænse antallet af boligbebyggelser. Det samme forhold er gældende for eventuel naturpark. I henhold til fredning og naturpark er det mere hensigtsmæssigt at placere landbrugsbygninger i umiddelbar tilknytning til eksisterende bebyggelse end at placere dem i det åbne land.

Punkt 12 om tilladelse til at udlægge affaldsslagger. Tilladelsen kræver, at affaldsslagger forsegles, således at regnvand ikke kan sive gennem det udlagte affaldsslagger og videre ned til grundvandet. Der kan således udlægges affaldsslagger uden for hallen, når arealet forsegles, hvis vandgennemtrængning i slagger-laget hindres.

Hvalsø Kommune mener, at klager tidligere har fået disse spørgsmål besvaret af Hvalsø Kommune skriftligt og/eller mundtligt i forbindelse med de møder udvalgsformanden og forvaltningen har afholdt med klager. Endvidere er mange spørgsmål besvaret af andre myndigheder, samt en del spørgsmål er udenfor kommunens myndighedsområde og andre af polemisk karakter, som det ikke er kommunen muligt at svare på, hvilket klager i øvrigt personligt har tilkendegivet overfor udvalgsformanden.

Da kommunen mener at have svaret på alle spørgsmål, har udvalgsformanden anmodet klager om at formulere de ubesvarede spørgsmål, hvilket klager ikke har ønsket, men svaret at det kunne kommunen selv gøre.

Hvalsø Kommune finder derfor, at det ikke er muligt at hjælpe klager yderligere i denne sag.”

A kommenterede Hvalsø Kommunes udtalelse i et brev af 25. december 2003. A skrev bl.a. følgende

”1. Kommentarer til konkrete afsnit i kommunens besvarelse.

Til besvarelsens afsnit 11 (’Hvalsø Kommune mener ’)

Jeg har ingen spørgsmål fået besvaret ved den ene lejlighed hvor jeg har haft mulighed for at drøfte sagen med udvalgsformanden og ingeniør ( ) Hvalsø Kommune.

Lejligheden var et meget kort møde, hvor jeg udtalte, at jeg var af den opfattelse, at enkelte af de spørgsmål jeg havde stillet kommunen ville kommunen få endog meget svært ved at besvare tilfredsstillende. Ved samme møde udtalte jeg, at en velfungerende kommunal administration ikke behøvede spørge en klager hvilke klagepunkter kommunen ikke havde besvaret. På mødet, der fandt sted den 26. september 2002, lovede kommunen mig at have besvaret alle udestående spørgsmål inden 14 dage!

Jeg har – efterfølgende – overfor kommunen helt præcist i flere skrivelser til kommunen angivet hvilke spørgsmål kommunen ikke har besvaret. (Der er til Folketingets Ombudsmand tilgået kopier af disse skrivelser.)”

Jeg bad den 5. januar 2004 Hvalsø Kommune om eventuelle bemærkninger til det som A havde anført i brevet af 25. december 2003. Kommunen meddelte mig i brev af 2. januar [skal være februar; min bemærkning] 2004 at kommunen ingen bemærkninger havde til A’s brev.

Ombudsmandens udtalelse

”Jeg har begrænset min undersøgelse til spørgsmålet om Hvalsø Kommunes besvarelse af Deres breve af 3. juli 2000 samt 13. november og 12. og 14. december 2002. Ombudsmanden afgør selv om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse (§ 16, stk. 1, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand).

Hvalsø Kommune har anført at de spørgsmål som fremgik af Deres brev af 3. juli 2000, er blevet besvaret tidligere, herunder i forbindelse med de møder formanden for social- og miljøudvalget og forvaltningen har afholdt med Dem. De har bestridt at kommunen på et møde med Dem har besvaret spørgsmålene.

Ombudsmandsinstitutionen er ikke egnet til at afklare et bevisspørgsmål som det foreliggende fordi ombudsmanden i almindelighed ikke har mulighed for at afhøre vidner i sagen, men behandler klager på et skriftligt grundlag. En endelig konstatering af i hvilket omfang de spørgsmål som fremgik af Deres brev af 3. juli 2000, er blevet besvaret mundtligt under et møde, vil derfor ikke kunne gennemføres inden for rammerne af min undersøgelse. Jeg foretager mig derfor ikke yderligere angående dette forhold.

Hvalsø Kommune bekræftede i brevet af 20. december 2002 til Dem at kommunen havde modtaget Deres breve af 12. og 14. december 2002, og kommunen oplyste samtidig at De ville modtage svar på brevene medio januar 2003. I brevet af 16. januar 2003 oplyste kommunen at den desværre ikke som lovet så sig i stand til at give Dem svar på Deres henvendelser medio januar 2003, men kommunen oplyste at De kunne forvente at få svar ultimo januar/primo februar, også på Deres klage af 13. november 2002. Kommunen bekræftede dette tilsagn i brevet af 17. januar 2003. I brev af 10. februar 2003 meddelte kommunen Dem imidlertid at den efter en gennemgang af Deres skrivelser var af den opfattelse at alle forhold var blevet belyst og besvaret i den pågældende sag. Kommunen tilføjede at den havde vist vilje til at besvare de spørgsmål som De mente måtte restere ubesvarede, men det havde ikke været muligt for kommunen at få disse spørgsmål præciseret. Da kommunen ikke så muligheder for at tilvejebringe besvarelser/beslutninger som De fandt tilfredsstillende, meddelte kommunen Dem at den ikke så sig i stand til at besvare yderligere henvendelser fra Dem i denne sag.

I min henvendelse til Hvalsø Kommune bad jeg kommunen om en udtalelse om sagen, og jeg bad kommunen om i den forbindelse bl.a. at oplyse hvad kommunen havde foretaget sig for at få præciseret de spørgsmål som De mente måtte restere ubesvarede. Jeg bad endvidere kommunen om i udtalelsen at komme ind på spørgsmålet om på hvilken måde kommunen havde besvaret de klager og spørgsmål som fremgik af Deres breve af 13. november samt 12. og 14. december 2002. Endelig bad jeg kommunen om i udtalelsen at komme ind på den nærmere forståelse af det i brevet af 10. februar 2003 anførte hvorefter kommunen ikke så sig i stand til at besvare yderligere henvendelser fra Dem i den pågældende sag. Hvalsø Kommune har ikke besvaret denne del af min henvendelse.

Brevet af 13. november 2002 indeholder 32 spørgsmål som er markeret ved hjælp af punktopstilling og anvendelsen af kursivskrift. Jeg må lægge til grund at Hvalsø Kommune var i tvivl om i hvilket omfang disse spørgsmål tidligere var blevet besvaret, og det ville derfor have været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen havde undersøgt om de spørgsmål som dette brev indeholdt, var blevet besvaret tidligere. En sådan undersøgelse kunne være foretaget i perioden mellem den 13. november 2002 og den 16. januar 2003 hvor kommunen gav tilsagn om at besvare Deres brev af 13. november 2002, og den kunne være gennemført ved en gennemgang af de breve som kommunen tidligere havde sendt. I det omfang de nævnte spørgsmål var blevet besvaret mundtligt, burde der i overensstemmelse med god forvaltningsskik have været foretaget notat herom, og et sådant notat kunne indgå i den nævnte undersøgelse. Hvis der ikke var taget de fornødne notater og der af denne grund ikke var sikkerhed for at bestemte spørgsmål var blevet besvaret mundtligt, måtte kommunen enten anse disse spørgsmål for ubesvarede eller rette henvendelse til Dem for at få afklaret om De anså disse nærmere angivne spørgsmål for ubesvarede. Det er således min opfattelse at når der trods nærmere undersøgelser er tvivl om hvorvidt en myndighed har besvaret de spørgsmål den har modtaget fra en borger, kan myndigheden anmode den pågældende borger om at bistå med at afklare hvilke spørgsmål der ikke er blevet besvaret; men myndigheden kan i almindelighed ikke undlade at foretage de her nævnte undersøgelser med henvisning til at den pågældende borger ikke har ønsket at medvirke til at præcisere hvilke spørgsmål der må anses for ubesvaret.

Ud over de nævnte spørgsmål indeholder Deres brev af 13. november 2002 en opremsning af 14 tidligere breve fra Dem til kommunen som De anså for ubesvarede. Hovedparten af disse breve havde De også tidligere rykket for svar på. Efter min opfattelse havde det været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen ved en gennemgang af sin journal havde sikret sig at den havde modtaget de pågældende breve, og at de var blevet besvaret.

Deres breve af 12. og 14. december 2002 er væsentligt kortere og indeholder færre spørgsmål end brevet af 13. november 2002. Også i disse breve bliver det oplyst at en række tidligere breve fra Dem til Hvalsø Kommune ikke er blevet besvaret, men det er kun delvist præciseret hvilke breve det drejer sig om. Kommunen meddelte Dem i brevene af 20. december 2002 og 16. januar 2003 at De ville modtage svar på Deres breve af 12. og 14. december 2002. Det ville derfor have været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen på samme måde som nævnt ovenfor havde undersøgt nærmere hvilke af de spørgsmål som disse to breve indeholdt, der allerede var blevet besvaret. Endvidere burde kommunen på samme måde som nævnt ovenfor have undersøgt nærmere om kommunen havde modtaget og besvaret de tidligere breve fra Dem til kommunen der i brevene af 12. og 14. december 2002 var omtalt som ubesvarede, og som samtidig var tilstrækkeligt identificerede.

Det skal understreges at den omstændighed at kommunen efter reglerne for god forvaltningsskik burde have undersøgt hvilke breve og spørgsmål fra Dem som ikke var blevet besvaret, ikke indebærer at kommunen havde pligt til at besvare samtlige spørgsmål som De har stillet.

Forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 382 af 6. juni 2002) indeholder følgende bestemmelser i § 7

’ § 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.

Stk. 2. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed.’

Derudover indeholder loven bestemmelser om bl.a. begrundelse og aktindsigt. Også offentlighedsloven og lov om aktindsigt i miljøoplysninger indeholder bestemmelser om aktindsigt. Disse bestemmelser suppleres af ulovbestemte regler og af reglerne for god forvaltningsskik.

En anmodning fra en borger om at blive bekendt med oplysninger i bestemte sager eller dokumenter skal efterkommes af den pågældende myndighed medmindre den er omfattet af en af undtagelsesbestemmelserne i lovgivningen om aktindsigt. Reglerne om aktindsigt tager ikke sigte på de tilfælde hvor en borgers ønske om oplysninger ikke er udformet som en anmodning om indsigt i bestemte sager eller dokumenter, men de vil i et vist omfang være omfattet af bestemmelsen i forvaltningslovens § 7, stk. 1, om vejledningspligt. Det må imidlertid efter min opfattelse anses for bedst stemmende med god forvaltningsskik at en myndighed – også i tilfælde som ikke er omfattet af lovgivningens regler om aktindsigt og vejledningspligt – så vidt muligt besvarer de spørgsmål som den modtager fra borgerne. Dette udgangspunkt må dog begrænses eller fraviges i en række tilfælde. Således er en myndighed naturligvis ikke berettiget til at tilsidesætte lovgivningens regler om tavshedspligt og om behandling af personoplysninger. På samme måde kan det ikke forlanges at en myndighed besvarer et spørgsmål der ikke angår den pågældende myndighed, da sådanne spørgsmål bør oversendes til den relevante myndighed i overensstemmelse med princippet i forvaltningslovens § 7, stk. 2.

Udgangspunktet må også fraviges i andre tilfælde. Det vil således normalt ikke kunne kræves at en myndighed besvarer et spørgsmål hvis myndigheden for nylig har besvaret et tilsvarende spørgsmål fra den samme borger. Normalt vil det heller ikke kunne kræves at en myndighed giver et indholdsmæssigt fuldt dækkende svar på et spørgsmål hvis dette forudsætter at myndigheden udfolder en ganske betydelig indsats for at klarlægge bestemte forhold. Dette gælder navnlig hvis spørgsmålet kun har ringe betydning for den pågældende borger eller for offentligheden.

Ved bedømmelsen af i hvilket omfang en myndighed bør svare på spørgsmål fra en borger, må spørgsmålets karakter også tages i betragtning. Hvis spørgsmålet efter sit indhold ikke er en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, men derimod angår begrundelsen for bestemte handlinger eller undladelser fra myndighedens side, må der således ved vurderingen af myndighedens svar lægges vægt på om den har fulgt de begrundelsesregler der følger af forvaltningsloven og af reglerne for god forvaltningsskik. Er der tale om et spørgsmål som efter sit indhold må anses for en kritik af myndigheden snarere end en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, må det ved bedømmelsen af svaret indgå om myndigheden i rimeligt omfang har besvaret denne kritik. Såfremt en borger stiller en myndighed et spørgsmål der vedrører den pågældendes retsstilling i forhold til myndigheden, må myndigheden besvare spørgsmålet i overensstemmelse med bestemmelsen om vejledningspligt i forvaltningslovens § 7, stk. 1, og de uskrevne regler om vejledningspligt.

På visse forvaltningsområder gælder der særlige regler om myndighedernes pligt til at informere og vejlede borgerne, og myndighederne må naturligvis sikre sig at disse regler følges. Som et eksempel på en sådan regel kan nævnes § 5 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. På miljøområdet må særlig bestemmelserne i Århuskonventionen (konvention om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet) tages i betragtning. Konventionens formål er bl.a. at fastslå myndighedernes aktive oplysningspligt over for borgerne og at sikre offentlighedens mulighed for at deltage i myndighedernes beslutningsproces.

Der kan ikke opstilles bestemte regler for hvor hurtigt en myndighed bør besvare en henvendelse fra en borger, men generelt bør sager der behandles af offentlige myndigheder, behandles så hurtigt som muligt.

Jeg har gjort Hvalsø Kommune bekendt med min opfattelse, og jeg har henstillet til kommunen at den genoptager behandlingen af sagen med henblik på at fastslå i hvilket omfang kommunen allerede har besvaret de spørgsmål som brevene af 13. november samt 12. og 14. december 2002 indeholder, og i hvilket omfang kommunen allerede har besvaret de nærmere angivne breve om hvilke det i disse tre breve er anført at de ikke er blevet besvaret, og at kommunen herefter tager stilling til i hvilket omfang de spørgsmål og breve som ikke tidligere er blevet besvaret, bør besvares.”

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En kommune meddelte en borger at tre breve som han havde sendt til kommunen, ville blive besvaret på et nærmere angivet tidspunkt. Brevene indeholdt en række spørgsmål angående en sag som kommunen havde behandlet, og der blev i brevene rykket for svar på flere tidligere breve til kommunen. Senere meddelte kommunen imidlertid borgeren at den ikke så sig i stand til at besvare yderligere henvendelser fra ham. Kommunen henviste bl.a. til at det ikke var muligt at få præciseret de spørgsmål som borgeren anså for ubesvarede, eller at tilvejebringe besvarelser/beslutninger som borgeren anså for tilfredsstillende.

Ombudsmanden mente at det havde været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen ved en gennemgang af korrespondancen havde undersøgt om den tidligere havde besvaret dels de spørgsmål som de tre breve indeholdt, dels de tidligere breve som angiveligt var ubesvarede. Ombudsmanden henviste til at det må anses for bedst stemmende med god forvaltningsskik at en myndighed så vidt muligt besvarer de spørgsmål som den modtager fra borgerne, men ombudsmanden præciserede samtidig at der gælder visse undtagelser herfra.

Ombudsmanden henstillede at kommunen genoptog sagen med henblik på at fastslå i hvilket omfang der var spørgsmål og tidligere breve som ikke var besvaret, og efterfølgende tage stilling til i hvilket omfang disse burde besvares. (J.nr. 2003-0562-100).