Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations sagsbehandlingstid i forbindelse med anmodning om genoptagelse af sag om opholdstilladelse

Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations

sagsbehandlingstid i forbindelse med anmodning om

genoptagelse af sag om opholdstilladelse

A søgte den 29. august 2000 via den danske ambassade i Sarajevo om opholdstilladelse på baggrund af ægteskab indgået med den herboende B.

Udlændingestyrelsen meddelte den 6. juli 2001 A afslag på ansøgningen. Udlændingestyrelsens afgørelse og sagsbehandlingstid blev den 12. juli 2001 påklaget til Indenrigsministeriet der den 3. april 2002 stadfæstede styrelsens afgørelse.

Ved brev af 18. april 2002 til integrationsministeren forespurgte parrets advokat om ministeriets afgørelse af 3. april 2002 var i overensstemmelse med praksis og anførte i den forbindelse en række omstændigheder der efter hans opfattelse talte for at meddele A opholdstilladelse.

Ved breve af 14. maj og 21. juni 2002 til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration bragte advokaten sagen i erindring.

Af et telefonnotat af 8. august 2002 udarbejdet i ministeriet fremgik blandt andet følgende

”Ringet til advokaten Oplyst, at IM vil besvare anmodningen i løbet af september måned, ”

Ved breve af 10. og 24. oktober 2002 til ministeriet fremsendte advokaten nye oplysninger til sagen.

Den 25. november 2002 og 25. februar 2003 rykkede advokaten ministeriet for en afgørelse i sagen og for oplysning om hvornår sagen kunne forventes afsluttet.

Ved breve af 23. maj og 1. juli 2003 til ministeriet bragte advokaten atter sagen i erindring. Han fremsendte samtidig yderligere dokumentation til brug for sagens behandling.

Den 15. august 2003 traf ministeriet afgørelse. Ministeriet henholdt sig til sin afgørelse af 3. april 2002. Vedrørende sagsbehandlingstiden skrev ministeriet således

”Ministeriet skal beklage den lange sagsbehandlingstid, herunder at det ikke har været muligt at overholde den udmeldte sagsbehandlingstid, samt at ministeriet ikke tidligere har besvaret flere af Deres henvendelser i sagen.”

Den 26. august 2003 klagede advokaten til mig. Han anførte at afgørelsen ikke var i overensstemmelse med myndighedernes praksis på området, og at hans forespørgsel til ministeriet herom ikke var blevet besvaret, og bad mig udtale mig om hvorvidt sagsbehandlingen i ministeriet var i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Den 5. september 2003 bad jeg Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration om en udtalelse, blandt andet vedrørende sagsbehandlingen i forbindelse med ministeriets afgørelse af 15. august 2003.

I udtalelse af 14. november 2003 skrev ministeriet følgende for så vidt angår sagsbehandlingen

”Ministeriet skal henvise til beklagelsen af sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden i afgørelsen.

Ministeriet kan oplyse, at ministeriets 1. Udlændingekontor – blandt andet på baggrund af sagsforløbet i den konkrete sag – har erindret sagsbehandlerne om indholdet af punkt 206-208 i vejledning om forvaltningsloven. Ministeriet kan endvidere oplyse, at ministeriet for tiden overvejer tiltag, der skal sikre en mere hensigtsmæssig prioritering af behandlingen af anmodninger om genoptagelse.”

Ved brev af 21. november 2003 vedlagt kopi af ministeriets udtalelse bad jeg advokaten om hans eventuelle bemærkninger til sagen. Jeg modtog den 1. december 2003 advokatens svar.

Jeg udtalte herefter følgende om ministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med sagen

Ombudsmandens udtalelse

”

Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om en myndigheds sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om hvornår den forløbne tid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt. Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

De rettede den 18. april 2002 henvendelse til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration og bragte ved breve af 14. maj og 21. juni 2002 sagen i erindring. Den 8. august 2002 blev De telefonisk oplyst om at ministeriet ville besvare anmodningen om genoptagelse af sagen i løbet af september måned.

Herefter fulgte en periode på godt et år hvor ministeriet efter det oplyste ingen ekspeditioner foretog trods henvendelser fra Dem henholdsvis 10. oktober, 24. oktober og 25. november 2002 samt 25. februar, 23. maj og 1. juli 2003.

I perioden fra den 18. april 2002 til den 15. august 2003 – altså knap 16 måneder – foretog ministeriet således kun én ekspedition, nemlig en telefonisk henvendelse til Deres kontor.

Punkterne 206-208 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven har følgende ordlyd

’206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

Ministeriet har i udtalelsen af 14. november 2003 over for mig henvist til beklagelsen af sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden i afgørelsen af 15. august 2003.

Efter min opfattelse har ministeriets sagsbehandling været meget beklagelig. Ved min vurdering heraf har jeg særligt lagt vægt på at sagen – bortset fra et enkelt telefonopkald – henlå uekspederet i perioden fra den 18. april 2002 til den 15. august 2003, at ministeriet ikke besvarede Deres ganske mange rykkere, og at ministeriet heller ikke gav Dem underretning(er) om at sagen trak ud, eller orienterede Dem om hvorpå sagen beroede.”

Jeg gjorde ministeriet bekendt med min opfattelse, og jeg bemærkede i den forbindelse over for ministeriet at jeg havde noteret mig at ministeriet havde erindret sagsbehandlerne om indholdet af punkt 206-208 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, og at ministeriet overvejede tiltag til sikring af en mere hensigtsmæssig prioritering af behandlingen af anmodninger om genoptagelse. Jeg bad ministeriet underrette mig om udfaldet af disse overvejelser.

I brev af 11. marts 2004 oplyste ministeriet herefter følgende

”Indtil den 5. februar 2004 blev anmodninger om genoptagelse af sager, hvori ministeriets 1. Udlændingekontor havde truffet afgørelse som klageinstans, behandlet efter samme principper – og dermed med samme gennemsnitlige sagsbehandlingstid – som almindelige klagesager i kontoret.

Pr. 5. februar 2004 er proceduren for behandling af sådanne anmodninger ændret.

Anmodninger om genoptagelse skal nu behandles inden en måned. Hvis det i enkelte sager skulle vise sig, at fristen ikke kan overholdes, skal klageren orienteres herom snarest muligt og senest en måned efter ministeriets modtagelse af anmodningen om genoptagelse. Orienteringen skal indeholde en frist for, hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet samt efter omstændighederne oplysning om, hvorpå sagen beror.”

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En advokat bad på vegne af sine klienter ministeriet om at genoptage en sag om opholdstilladelse. Advokaten rettede gentagne gange henvendelse til ministeriet og erindrede om sagen. Ombudsmanden kritiserede at sagen – bortset fra et enkelt telefonopkald til advokatens kontor – lå uekspederet i ca. 16 måneder, at ministeriet ikke besvarede advokatens rykkere, og at ministeriet heller ikke gav ham underretning om at sagen trak ud eller orienterede ham om hvorfor sagen ikke blev færdigbehandlet. Ombudsmanden modtog efterfølgende oplysning fra ministeriet om at anmodninger om genoptagelse i sager af den foreliggende art nu som udgangspunkt skal behandles inden en måned. (J.nr. 2003-2989-643).