Rapport om undersøgelse af 90 værnepligtssager fra 2 statsamter og Overpræsidiet J.nr. 2003-1145-980

Bilag 1

Uddrag af hæftet ”Før session. Før Værnepligt”, udgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i august 2002

Bilag 1

Uddrag af hæftet ”Før session. Før Værnepligt”, udgivet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i august 2002

”

SESSION, HVAD ER DET?

Du har nu nået den alder, hvor du snart skal på session. Alle unge mænd med dansk statsborgerskab skal på session. Det siger værnepligtsloven.

Du har måske nogle spørgsmål om sessionen og om værnepligten.

Mange af dem kan du finde svar på, hvis du giver dig tid til at læse dette hæfte.

Af hensyn til forberedelsen af din session skal du sende vedlagte helbredsspørgehæfte til sessionsmyndigheden snarest muligt og inden 4 uger. Formålet med helbredsspørgehæftet er sammen med lægeundersøgelsen at give sessionen det bedst mulige grundlag for at vurdere,

om du er egnet til at aftjene værnepligten.

Det er derfor vigtigt, at du læser og udfylder hæftet omhyggeligt.

Cirka tre uger før du skal på session, får du et brev fra sessionsmyndigheden. Her kan du læse, hvor og hvornår du skal møde. Samtidig får du et hæfte, der hedder »Session – Værnepligt«. Det giver dig flere oplysninger om selve forløbet af sessionsdagen og om de forskellige indkaldelsesmuligheder.

Hvis sessionen bedømmer dig egnet eller begrænset egnet til værnepligtstjeneste, vil statsamtet videregive oplysning om dine helbredsforhold samt uddannelses- og erhvervsmæssige forhold til Forsvarets Værnepligt og Rekruttering, som fordeler de værnepligtige.

Hvis sessionen bedømmer dig uegnet til værnepligtstjeneste, vil oplysningerne blive bevaret i statsamtet.

Du har ret til

· at bede om indsigt i de oplysninger som findes i din sag

· at gøre indsigelse mod at oplysningerne behandles

· at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger,

· der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er

· behandlet i strid med lovgivningen.

Du kan henvende dig herom til det statsamt, der behandler din sessionssag.

(Se adresser på bagsiden af hæftet).

HVORNÅR OG HVOR SKAL JEG PÅ SESSION?

Du skal møde på session i 1. halvår af 2003. Sessionen finder sted i det område, hvor du bor.

Dine rejseudgifter i forbindelse med sessionen skal du selv betale. Det gælder også en eventuel tabt arbejdsfortjeneste.

HVAD SKER DER PÅ SESSIONEN?

Du skal på sessionsdagen løse forskellige skriftlige opgaver, og du skal til en helbredsundersøgelse. Det er på grundlag af resultaterne herfra og en samtale med dig, at sessionen tager sin beslutning.

Sessionen består af en formand, en læge, en officer og en lokalpolitiker.

Finder sessionen, at du er egnet, får du mere at vide om værnepligtstjenesten og om de forskellige muligheder, du har. Den normale indkaldelsesperiode for dig er

1. januar - 31. december 2004.

KAN JEG KOMME SENERE PÅ SESSION?

Ja, du kan søge om udsættelse, hvis du er i gang med en uddannelse, og den ikke er færdig inden 1. juli 2004. Men du kan ikke få udsat sessionen længere end til udgangen af det år, hvor du fylder 25.

Det er vigtigt, at du søger inden for de næste fire uger, fra du har modtaget dette hæfte.

Når du søger, kan du bruge det spørgekort, der sidder bagerst i det helbredsspørgehæfte, som du har fået sammen med dette hæfte. Husk at læse vejledningen grundigt.

Hvis du søger udsættelse med din session, skal du ikke indsende helbredsspørgehæftet.

HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER?

Hvis du er tilflyttet fra Færøerne eller Grønland efter at have haft ophold der i sammenlagt mindst 10 år, kan du efter ansøgning fritages for værnepligt i Danmark. Hvis du mener at opfylde dette krav og ønsker fritagelse for værnepligt, skal du markere det på side 2 i helbredsspørgehæftet, hvorefter du vil blive kontaktet af sessionsmyndigheden.

”

§ 1. Loven gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

Stk. 2.

Bilag 2

Udtalelse af

Bilag 2

Udtalelse af 31. oktober 2003 fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet

Beredskabskontoret

J.nr. 2003-3003-2

31. oktober 2003

Folketingets Ombudsmand

Gammel Torv 22

1457 København K

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har den 22. september 2003 modtaget Ombudsmandens foreløbige rapport af 18. september 2003 (j. nr. 2003-1145-980) vedrørende undersøgelse af 90 værnepligtssager fra to statsamter og Overpræsidiet.

Indledningsvis skal Indenrigs- og Sundhedsministeriet bemærke, at den værnepligtsadministration, som varetages af de værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet i forbindelse med forberedelse og afvikling af sessioner, er præget af et meget stort antal sager og af områdets særlige karakter, hvor det drejer sig om ganske indgribende foranstaltninger over for den enkelte borger. På trods af disse forhold er antallet af klager over de værnepligtsadministrerende statsamters afgørelser overordentligt beskedent.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ikke bemærkninger til rapportens kapitel 1 og 2.

Til rapportens kapitel 3 har ministeriet følgende bemærkninger

Afsnit A. Kortlægning af sagerne

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ingen bemærkninger.

Afsnit B. Sagsbehandlingsregler

1) Kompetence mv.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der ikke er kompetencemangler i nogen af de 90 undersøgte sager.

2) Inhabilitet

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de 90 undersøgte sager er rejst spørgsmål om inhabilitet.

3) Partsrepræsentation

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de 90 undersøgte sager har været partsrepræsentation.

4) Vejledning

Ombudsmanden peger på, at der i sagerne 51, 53-55 og 57-59 (vedrørende fritagelse for værnepligt efter værnepligtsloven § 1, stk. 3) er sket en skriftlig vejledning (standardbrev) af den værnepligtige om muligheden for efter ansøgning at blive fritaget for værnepligt. Skønt vejledningen falder uden for bestemmelsen i forvaltningslovens § 7, finder Ombudsmanden, at den er relevant og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig med Ombudsmanden i, at formuleringen i det standardbrev, som tilsendes den værnepligtige tillige med et egentlig ansøgningsskema, bør ændres, således at teksten er overensstemmende med teksten i hæftet ”Session/Værnepligt” under overskriften ”HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER?”. ”Bør” vil således blive ændret til ”kan” i standardbrevets sidste afsnit.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens bemærkninger om, at folderne (hæfterne) indeholder en god generel information, som gives på en overskuelig og relativt letforståelig måde.

5) Notatpligt

Det fremgår af rapporten bl.a., at der i en række af de undersøgte sager ikke er noteret oplysninger i Værnepligtssystemets skærmbillede FTEXT, og at det i forbindelse med undersøgelsen er oplyst, at oplysninger registreret i dette skærmbillede slettes, når sessionsbehandlingen er afsluttet, medens de (øvrige) oplysninger, som er registreret i Værnepligtssystemet, overføres til elektronisk arkiv.

Hertil skal Indenrigs- og Sundhedsministeriet bemærke, at oplysninger registreret i Værnepligtssystemets tekstfelt slettes efter udgangen af det aktuelle sessionshalvår.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har taget skridt til at foretage en ændring i Værnepligtssystemet, hvorefter alle oplysninger registreret i skærmbilledet FTEXT overføres til elektronisk arkiv, hvorfra de hurtigt kan genskabes. Denne systemændring forventes gennemført snarest muligt.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har samtidig henledt de værnepligtsadministrerende statsamters og Overpræsidiets opmærksomhed på vigtigheden af, at der gøres notater i overensstemmelse med offentlighedslovens § 6 eller efter god forvaltningsskik.

6) Aktindsigt og persondataloven

a) Aktindsigt

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har bemærket sig, at der ikke er aktindsigtsspørgsmål i nogen af de undersøgte sager.

b) Persondataloven

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at de undersøgte sager ikke giver Ombudsmanden grundlag for bemærkninger i relation til de citerede behandlingsregler.

Det fremgår af rapporten, at der efter Ombudsmandens opfattelse kan rejses tvivl om, hvorvidt der med den generelle vejledning (i de to informationshæfter) også er sket en tilstrækkelig oplysning efter persondatalovens § 28 i relation til behandling af en ansøgning om udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal hertil bemærke, at der i den førstkommende udgave af hæftet ”Før session/Før værnepligt” under overskriften ”KAN JEG KOMME SENERE PÅ SESSION?” vil blive tilføjet en oplysning om, at de oplysninger, som den værnepligtige anfører i sin ansøgning, vil blive anvendt i forbindelse med sessionsmyndighedens behandling af ansøgningen om udsættelse.

Til den generelle vejledning, som er anført i de ovenfor nævnte to informationshæfter og i skemaet vedrørende resultatet af sessionen, bemærker Ombudsmanden, at det – for at den registrerede skal have mulighed for nærmere at få kendskab til sine rettigheder – ville være bedst stemmende med god forvaltningsskik og med forvaltningsmyndighedens almindelige vejledningspligt, jf. princippet i forvaltningslovens § 7, hvis en generel vejledning om registreredes rettigheder efter persondataloven indeholder en henvisning til lovgrundlaget for disse rettigheder.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig heri. I de førstkommende udgaver af de to informationshæfter, som udsendes primo januar 2004 (Session/Værnepligt) og medio februar 2004 (Før session/Før værnepligt) medtages en henvisning til lovgrundlaget. Tilsvarende henvisning medtages i det nævnte skema om sessionsresultatet.

Ombudsmanden anfører, at det må anses for en fejl, at statsamterne/Overpræsidiet ikke i sagerne om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 (sagerne 21-30, 51-60 og 81-90) gav meddelelse til den registrerede om indsamlingen og behandlingen af CPR-oplysningerne.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig heri. I førstkommende udgave af hæftet ”Før session/Før værnepligt” under overskriften ”HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER” vil der blive tilføjet, at sessionsmyndigheden i forbindelse med en ansøgning om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, vil sikre sig, at der foreligger oplysning om bopælsregistreringer i henholdsvis CPR (for værnepligtige, der er tilflyttet fra Grønland) og i Folkeregisteret under Færøernes Landsstyre (for værnepligtige, der er tilflyttet fra Færøerne). Der henvises i øvrigt til ministeriets bemærkninger under afsnit 8.

7) Partshøring

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at i ingen af de 90 undersøgte sager er ansøgeren blevet partshørt, og at der ikke herved ses at være sket tilsidesættelse af bestemmelsen i forvaltningslovens § 19.

8) Sagsoplysning

Ombudsmanden peger på, at oplysningsgrundlaget for afgørelse af sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, vedrørende ansøgninger om fritagelse for værnepligt på baggrund af ophold på Færøerne afgøres på et – principielt – ringere oplysningsgrundlag end de tilsvarende sager vedrørende ophold i Grønland.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet deler denne opfattelse. Ministeriet vil udgive en revideret vejledning om behandling af sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, til samtlige værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet. Vejledningen vil indeholde krav om, at der i alle tilfælde skal foreligge oplysninger om bopælsregistreringer, jf. herved ministeriets bemærkninger under afsnit 6.

Det tilføjes, at det ved Indenrigs- og Sundhedsministeriets henvendelse til lovafdelingen i det færøske justitsministerium (Løgmálaráðið) er oplyst, at den færøske personoplysningslov ikke umiddelbart tillader, at der fra registeret udleveres oplysninger om bopælsregistreringer til myndigheder uden for Færøerne. Justitsministeriet har henvist til det færøske datatilsyn (Dátueftirlitið), hvortil Indenrigs- og Sundhedsministeriet har rettet henvendelse med en anmodning om, at der tilvejebringes hjemmel til, at oplysninger om bopælsregistreringer kan indhentes af de værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet til brug for behandling af sager om fritagelse for værnepligt.

9) Tavshedspligt - indhentelse og videregivelse af oplysninger

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i intet tilfælde i de 90 undersøgte sager er anledning til at rejse spørgsmål om overtrædelse af reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger.

10) Begrundelse mv.

Ombudsmanden peger i rapporten på en række sager, som enten ikke indeholder en henvisning til retsgrundlaget for afgørelser eller en mangelfuld henvisning. Det fremgår videre, at afgørelserne i meget høj grad er formuleret på baggrund af standardbreve udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har påbegyndt en revidering af standardbrevene, som forventes afsluttet inden udgangen af november 2003.

11) Klagevejledning

Ombudsmanden peger på, at en række afgørelser truffet af Overpræsidiet og statsamterne ikke lever op til bestemmelserne i forvaltningslovens § 25.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig i, at der ikke i værnepligtsloven er hjemmel til at kræve, at en klager skal indsende sin klage gennem den myndighed, som har truffet afgørelsen i første instans.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har påbegyndt en revidering af de vejledende standardbreves udformning, hvorefter den korrekte klagemyndigheds navn og adresse anføres (Indenrigs- og Sundhedsministeriet). I tilslutning hertil agter ministeriet at anføre, at klageren også har mulighed for – men ikke pligt til – at indsende klagen gennem den myndighed, der har truffet afgørelsen. Denne foranstaltning tjener navnlig det formål, at klagesagsbehandlingen tidsmæssigt kan forkortes og samtidig giver myndigheden lejlighed til at genoverveje afgørelsen.

12) Bekendtgørelse

Med hensyn til Ombudsmandens bemærkninger under dette afsnit, der vedrører brevkopier mv., skal Indenrigs- og Sundhedsministeriet henvise til bemærkningerne under afsnit 15.

13) Sagsbehandlingstid mv.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at den gennemsnitlige tid, der gik fra sagens rejsning indtil statsamtet/Overpræsidiet rettede henvendelse til den, der havde rejst sagen (13,4 dage), efter Ombudsmandens opfattelse ligger inden for det acceptable. Samtidig har Ombudsmanden givet udtryk for, at det anses for problematisk, at der i otte af de nævnte sager er gået næsten en måned fra sagens rejsning til statsamtets/Overpræsidiets henvendelse. Kun en enkelt sag (22), hvor sagsbehandlingstiden udgjorde knap 2½ måned, og hvor sagen må anses for ukompliceret, giver anledning til bemærkninger.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at det ikke giver Ombudsmanden anledning til kritik, at der ikke i nogen af de undersøgte sager er sket underretning til parten om, at sagen trak ud.

14) Vildfarelse, sjusk mv.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at ud over de mere væsentlige forhold, som fremgår af rapportens afsnit 11 om klagevejledning og afsnit 15 om brevkopier, har Ombudsmanden kun bemærket et enkelt og bagatelagtigt forhold (ulæseligt stempel).

15) Brevkopier

Ombudsmanden har bl.a. bemærket, at 46 af de 90 undersøgte sager ikke indeholder brevkopier, og der i 20 af de 44 undersøgte sager, som indeholder brevkopier, ikke fremgår underskriverens navn.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet kan hertil oplyse, at der i det elektroniske værnepligtssystem er integreret tre forskellige standardbreve, som alle vedrører sager om udsættelse med session efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. Indholdet af disse tre breve giver i alle tilfælde ansøgeren medhold i ansøgningen. Imidlertid er systemet ikke indrettet til at bevare dokumentet i elektronisk form.

Erfaringerne har vist, at der ikke har været et administrativt behov for at bevare dokumentet. Der har således ikke været tale om aktindsigtsbegæringer, klager eller andet, som har kunnet retfærdiggøre en bevarelse af dokumentet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er dog enig i, at der også for disse sagers vedkommende skal foreligge en autentisk brevkopi. Ministeriet har således indledt en undersøgelse af mulighederne for at indrette det elektroniske værnepligtssystem således, at det kan bevare og inden for en meget kort tidsfrist udskrive en autentisk kopi.

Samtlige værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet er d.d. anmodet om, at der med øjeblikkelig virkning skal gennemføres den ændring, at der skal udskrives og bevares en kopi af dokumentet. Denne ordning vil bestå, indtil der måtte være etableret et system, som kan bevare dokumentet i elektronisk form, og som kan udskrive en autentisk kopi.

I samme brev har Indenrigs- og Sundhedsministeriet understreget, at der i alle andre forvaltningsafgørelser skal bevares en kopi. Endvidere er det understreget, at en forvaltningsafgørelse skal være forsynet med udstedermyndighedens betegnelse og adresse samt være underskrevet, og at underskriften skal gentages med maskinskrift eller stempel. Desuden skal det fremgå af myndighedens brevkopi, hvem der har underskrevet brevet.

16) Den sproglige udformning af statsamternes/Overpræsidiets afgørelser og andre breve

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at ud fra de brevkopier og standardbreve, som har indgået i undersøgelsen, er der ikke grundlag for at antage, at statsamtet/Overpræsidiet i almindelighed har problemer i relation til spørgsmålet om den sproglige udformning af breve og andre afgørelser.

Afsnit C. Hjemmelsspørgsmål

1) Indledning

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at Ombudsmanden i forbindelse med undersøgelsen ikke har kunnet konstatere, at statsamterne/Overpræsidiet har truffet indholdsmæssigt ulovlige afgørelser.

2) Bemyndigelsesspørgsmål

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at således som sagerne er oplyst over for Ombudsmanden, har Ombudsmanden lagt til grund, at statsamterne/Overpræsidiets afgørelser i de undersøgte sager har haft fornøden bemyndigelse.

3) Fortolkningsspørgsmål

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens opfattelse, hvorefter statsamtets/Overpræsidiets fortolkningsresultat i ingen af de undersøgte sager kan anses for forkert eller uholdbart, idet der dog i tre sager, hvor afgørelsens grundlag og indhold ikke er dokumenteret, ikke har kunnet ske en efterprøvelse.

4) Skønsspørgsmål (kriterier og afvejning)

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at Ombudsmandens undersøgelse i intet tilfælde har vist, at statsamtet/Overpræsidiet har inddraget ulovlige kriterier, ikke har inddraget relevante lovlige kriterier eller har afvejet kriterier i strid med gældende ret.

5) Spørgsmål i relation til retsfølgen

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de undersøgte sager er anledning til bemærkninger i relation til retsfølgen.

3. D. Prøvelse

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens oplysning om, at kun én afgørelse har været påklaget til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, at der ikke er genoptaget afgørelser, samt at der ikke har været indgivet klager til Ombudsmanden eller indbragt afgørelser for domstolene.

Med venlig hilsen

E. H. Petersen (sign.)

Bilag 3

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra statsamtet Sønderjylland

Bilag 3

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra statsamtet Sønderjylland

Sessionen

30. oktober 2003

Folketingets Ombudsmand

Gammeltorv 22

1457 København K

Folketingets Ombudsmand har ved brev af 18. september 2003 udbedt sig Statsamtet Sønderjyllands eventuelle bemærkninger til den foreløbige rapport vedrørende egen drift-projekt angående 90 værnepligtssager fra to statsamter og Overpræsidiet.

I undersøgelsen indgår 30 sager fra hver af de tre myndigheder, herunder Statsamtet Sønderjylland med sagerne 01-30, vedrørende dels udsættelse med session, jf. værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, dels fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne eller Grønland, jf. værnepligtslovens § 1, stk. 3.

Overordnet set kan Statsamtet Sønderjylland i alt væsentligt tiltræde den i udkastet indeholdte beskrivelse af dette retsområde og de undersøgte sager.

Statsamtet har noteret sig, at undersøgelsen ikke synes at vise, at der konkret i enkelte sager er begået alvorlige sagsbehandlingsfejl, eller at nogle af de undersøgte sager er afgjort med et urigtigt resultat. Ingen af de undersøgte afgørelser er påklaget.

I den forbindelse skal det fremhæves, at sessionen efter statsamtets opfattelse er et område, hvor der ekspederes et meget stort antal sager på en generelt både god og effektiv måde, og hvor de berørte borgere og involverede myndigheder meget sjældent finder anledning til at fremføre kritik.

De i udkastet beskrevne påtænkte henstillinger til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om ændring af regler, vejledninger, standardbreve m.v. har statsamtet ingen bemærkninger til.

Side 36 i udkastet angives, at Folketingets Ombudsmand påtænker en henstilling til statsamterne og Overpræsidiet om sagsoplysning i sager om fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne således, at der ud over de oplysninger, der foreligger i form af den pågældendes egen erklæring afgivet under strafansvar samt CPR-registerets udvisende, yderligere indhentes oplysninger fra folkeregisteret under Færøernes Landsstyre.

Statsamtet kan tiltræde, at indførelse af en sådan fremgangsmåde vil medføre et sikrere grundlag for afgørelsen af disse sager.

I udkastet anføres ligeledes på side 36 vedrørende sag 08 , der angår udsættelse med session, at uddannelsens afslutningsdato er uafklaret, og at statsamtet ikke har søgt dette forhold afklaret, ligesom det ikke fremgår, hvilken afslutningsdato statsamtet har lagt til grund for den pågældende uddannelse, der begrundede udsættelsen af sessionstidspunktet.

Hertil skal bemærkes, at der så vidt det nu kan konstateres er tale om, at den pågældende ansøger var i gang med en grunduddannelse på EUC, som skulle følges op af videre uddannelse på en læreplads. Ansøgeren havde imidlertid på ansøgningstidspunktet endnu ikke fået nogen læreplads, og tidspunktet for uddannelsens afslutning kunne derfor ikke oplyses.

Der er derfor i denne sag alene givet en foreløbig udsættelse i et halvt år (til næste session) med henblik på afklaring af spørgsmålet om uddannelsens varighed, jf. herved pkt. 3.1, stk. 2, i Indenrigsministeriets cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999 om udsættelse af tidspunktet for værnepligtiges møde for session og til aftjening af værnepligt.

Det er statsamtets opfattelse, at denne sag er oplyst tilstrækkeligt som grundlag for en foreløbig udsættelse, og at afgørelsen herom er korrekt.

På side 50 i udkastet påpeges, at der i sag 14 er omtale af klagemyndigheden som dels ”Indenrigsministeriet”, dels ”Indenrigs- og Sundhedsministeriet”.

Statsamtet er enig i, at dette er misvisende og derfor uheldigt. Det kan oplyses, at standardbrevet II-4 i forbindelse med en ændring er blevet ufuldstændigt kopieret ind på en enkelt medarbejders pc. Denne fejl er nu rettet.

På side 52 i udkastet anføres, at det bl.a. af sagerne 06-10 ikke fremgår, hvornår statsamtet har skrevet til ansøgerne og herunder meddelt afgørelse i sagen.

For så vidt angår disse sager kan det oplyses, at de nævnte oplysninger om meddelelse af ansøgt udsættelse med tidspunktet for session rutinemæssigt indføres i Værnepligtssystemet VPS, i dettes tekstfelt.

Sagerne var imidlertid afsluttet på tidspunktet for fremsendelsen til Folketingets Ombudsmand, og som det fremgår af udkastets side 24, er VPS indrettet således, at oplysningerne i tekstfeltet ikke føres med, når en afsluttet sag overføres til arkivdelen i VPS.

Statsamtet finder således ikke grundlag for at antage, at disse sager ikke skulle være ekspederet i overensstemmelse med sædvanlig arbejdsgang. For så vidt angår spørgsmålet om eventuel ændring af arbejdsgangen, herunder med hensyn til brevkopier, henvises til Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse herom.

Med hensyn til sagsbehandlingstid konkluderes det i udkastet på side 56, at den gennemsnitlige tid, der gik fra sagens rejsning, til statsamtet/Overpræsidiet rettede henvendelse til den, der havde rejst sagen (13,4 dage), findes at ligge inden for det acceptable.

For så vidt angår den samlede sagsbehandlingstid har sag 22 givet anledning til bemærkninger. Sagsbehandlingstiden var her 69 dage.

Det anføres herom på side 57 i udkastet, at henset til at afgørelsen blev truffet uden yderligere sagsbehandlingsskridt, sagens ringe kompleksitet samt den tid, der medgik til behandlingen af andre tilsvarende sager, må sagsbehandlingstiden anses for at nærme sig grænsen for det rimelige.

Statsamtet kan tiltræde denne betragtning, og det er i den forbindelse indskærpet over for medarbejderne, at det så vidt muligt skal undgås, at sagsbehandlingstiden i disse sager trækker så længe ud.

Det skal dog samtidig påpeges, at således som sessionsarbejdet helt overordnet er organiseret, vil der efter sagens natur være tale om en meget varierende sagsbehandlingstid i i øvrigt ensartede sager.

Dette skyldes, at der i forbindelse med udskrivningen arbejdes med sager for et halvt år ad gangen.

Ved begyndelsen af hvert halvår udsendes der således centralt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet vejledning og helbredsspørgehæfte på én gang til samtlige de mænd, der efter deres alder skal møde på session i det næstfølgende halvår.

Det er denne udsendelse, der er den umiddelbare anledning til, at der indgives ansøgninger om udsættelse med session og om fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne eller Grønland, og ansøgningerne indkommer derfor ikke kontinuerligt halvåret i gennem, men derimod i høj grad umiddelbart efter denne udsendelse og samtidig med et meget stort antal udfyldte helbredsspørgehæfter.

Dette forhold må i sig selv føre til en vis uensartethed med hensyn til sagsbehandlingstidens længde, men hertil kommer, at de medarbejdere, der skal behandle ansøgningerne, er de samme medarbejdere, som i samme periode forestår selve sessionsbehandlingen.

Det kan oplyses, at statsamtet fremover vil forsøge at tilrettelægge sessionen således, at der bliver lidt flere sessionsfri dage i det tidsrum, hvori helbredsspørgehæfter og ansøgninger erfaringsmæssigt indkommer.

Et sådant tiltag skønnes i nogen grad at kunne reducere udsvingene i sagsbehandlingstiden.

Med hensyn til det på side 62 i udkastet anførte om underskrift og om gengivelse af underskriverens navn på brevkopier skal det bemærkes, at det er indskærpet over for medarbejderne, at afslag ikke må underskrives ”Sessionsmyndigheden”, hvilket var sket i sag 17, og at underskriverens navn skal fremgå af brevkopierne i sagen.

De konkrete sager, der indgår i undersøgelsen fra Statsamtet Sønderjylland, tilbagesendes vedlagt.

Med venlig hilsen

Torben Sørensen (sign.)

stiftamtmand

§ 3. Værnepligtige, der har bopæl eller ophold her i landet, og som fylder 18 år i perioden 1. april – 30. september, skal møde for sessionen i halvåret efter den nærmest følgende 1. januar.

Stk. 2. Værnepligtige, der har bopæl eller ophold her i landet, og som fylder 18 år i perioden 1. oktober – 31. marts, skal møde for sessionen i halvåret efter den nærmest følgende 1. juli.

Stk. 3.

Stk. 4. Statsamtmanden tilsiger de i stk. 1-3 nævnte værnepligtige til møde for session med angivelse af mødetid og -sted. Statsamtmanden kan pålægge andre værnepligtige at møde for en nærmere bestemt session.”

Efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, kan de værnepligtige gives udsættelse med at møde for sessionen indtil udgangen af det år i hvilket de fylder 25 år, i den situation som er omfattet af lovens § 27. Efter denne bestemmelse kan værnepligtige gives udsættelse ” når de godtgør, at udsættelsen af hensyn til deres uddannelse eller af andre grunde vil være af særlig betydning for dem”.

Bestemmelsen om udsættelse af møde for sessionen er nærmere uddybet i cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999 om udsættelse af tidspunktet for værnepligtiges møde for session og til aftjening af værnepligt (herefter benævnt udsættelsescirkulæret). Cirkulæret indeholder bl.a. følgende

”3. Udsættelse med session

3.1. Det påhviler den værnepligtige at godtgøre, at betingelserne for udsættelse er opfyldt.

Såfremt den værnepligtige ikke kan tilvejebringe dokumentation for, at betingelserne for udsættelse er opfyldt, kan udsættelse dog gives indtil udgangen af næste sessionshalvår med henblik på, at manglende dokumentation tilvejebringes.

Statsamtmanden kan efter ansøgning ændre sessionsmødedatoen inden for sessionshalvåret, uden at nogen udsættelsesgrund er godtgjort.

3.2. Et sessionstidspunkt kan i almindelighed kun udsættes af de grunde, der nævnes i afsnit 5 og 6.

3.3. Et sessionstidspunkt kan udsættes i indtil 2 år ad gangen, jf. dog pkt. 3.4.

3.4. Førstegangsudsættelse af sessionstidspunktet kan gives indtil ca. 1 år før en uddannelses afslutning, dog længst i 3 år. Yderligere udsættelse kræver dokumentation for, at den værnepligtige aktivt deltager i uddannelsen.

3.5. Har en værnepligtig givet urigtige eller ufuldstændige oplysninger om forhold af væsentlig betydning for en tidligere sag om ændring af et sessionstidspunkt, kan statsamtmanden tage hensyn hertil ved skønnet over behovet for dokumentation af hans oplysninger til brug for en senere sag.

.

5. Uddannelse

5.1. Ved skønnet over, om og for hvilken periode uddannelsesmæssige grunde bør medføre udsættelse, skal vægten lægges på,

· om den værnepligtige på mødetidspunktet er under uddannelse, jf. pkt. 5.2,

· om uddannelsen er kompetencegivende, jf. pkt. 5.3,

· om tidsforbruget til undervisning og forberedelse svarer til en normal arbejdsdag eller en væsentlig del heraf, jf. pkt. 5.4,

· om han er uden anden erhvervskompetencegivende uddannelse, jf. pkt. 5.5, og

· de i pkt. 5.6 angivne tidsmæssige forhold.

5.2. Den værnepligtige skal dokumentere, at han på mødetidspunktet er under uddannelse, jf. dog pkt. 4.1.

Ses en uddannelse ikke at kunne færdiggøres inden for det tidsrum, hvor den værnepligtige i henhold til værnepligtslovens § 28 længst kan meddeles udsættelse, bør indkaldelsesmyndigheden indhente en tilkendegivelse om, hvornår den pågældende har til hensigt at indpasse værnepligtstjenesten i uddannelsesforløbet.

Eksempler: Der må kræves eksamenstilmelding, attest for bestået deleksamen eller anden erklæring fra uddannelsesstedet eller attesteret uddannelsesaftale. Ønsker om en uddannelsesfri periode (’sabbatår’) før eller under et uddannelsesforløb kan ikke begrunde udsættelse eller opretholdelse af en udsættelse, der allerede er bevilget af hensyn til den pågældende uddannelse.

5.3. Uddannelsen skal være alment studie- eller erhvervskompetencegivende.

Ansættelse på prøve el. lign. samt deltagelse i uddannelser, som kun er kvalificerende i den type virksomhed eller arbejdsplads, hvor uddannelsen finder sted, er normalt ikke udsættelsesgrund.

Uddannelser, der omfattes af en særlig uddannelsesplan, men som ikke afsluttes med udstedelse af et bevis, kan i særlige tilfælde begrunde udsættelse.

Højskoleundervisning og -ophold, som ikke afsluttes med en offentlig anerkendt eksamen, er normalt ikke udsættelsesgrund, medmindre opholdet har betydning for optagelse på en uddannelse, jf. pkt. 5.6.

I tvivlstilfælde om, hvorvidt en uddannelse kan begrunde udsættelse, må vægt lægges på,

· om der foreligger en særlig plan for uddannelsesforløbet,

· lønnens størrelse,

· uddannelsens varighed,

· om der udstedes et bevis ved afslutningen af uddannelsen,

· om uddannelsen åbner mulighed for etableringslån i henhold til særlig lovgivning m.v., og

· om det er nødvendigt, at uddannelsen gennemføres inden mødetidspunktet.

Eksempler: Jordbrugsuddannelser, som afsluttes med udstedelse af f.eks. ’det grønne bevis’ til landmænd, er udsættelsesgrund. Det samme gælder visse edb-uddannelser. Undervisning efter lov nr. 459 af 1. juni 1994 om den fri ungdomsuddannelse er udsættelsesgrund.

5.4. Det gennemsnitlige daglige tidsforbrug, der behøves til gennemførelse af den normerede uddannelse, skal svare til en normal arbejdsdag. Det kræves dog ikke, at uddannelsen foregår i dagtimerne.

Uddannelsesforløb med skiftende teoretiske og praktiske uddannelsesperioder begrunder udsættelse også i praktikperioderne.

Eksempler: Udsættelse kan ikke gives under hensyn til deltagelse i visse specialarbejderkurser, brevskolekurser, hf-enkeltfagskurser med ugentligt timetal på under 23, merkonomstudiet, HD-uddannelsen og finansdiplomstudiet, som alle beslaglægger et mindre ugentligt timetal, og som oftest er kombineret med igangværende fuldtidserhvervsarbejde. Udsættelse til deltagelse i hf-enkeltfagskursus kan normalt højst gives i 2 år.

Forberedelse til og deltagelse i hf- samt studenter- og lærereksamen på aftenskole er tilstrækkeligt tidskrævende til, at udsættelse kan gives.

En kontorelevaftale kan normalt give udsættelse i 2 år, mens deltagelse i merkonom-, HD- eller cand.merc.aud.-studiet normalt ikke kan give udsættelse. Studerer den værnepligtige til cand.merc.aud., cand.merc. eller cand.oecon. på fuld tid, er der tale om uddannelser, som i sig selv berettiger til udsættelse.

5.5. Udsættelse forudsætter i almindelighed, at den værnepligtige ikke har anden erhvervskompetencegivende uddannelse.

Ligger en videregående uddannelse i en tidsmæssigt umiddelbar og fagligt naturlig forlængelse af den afsluttede, kan udsættelse dog gives af hensyn til den videregående uddannelse, der som hovedregel ikke må være lønnet.

Har en værnepligtig fået stipendiestøtte til fortsat praktisk uddannelse eller til studieophold i udlandet, kan udsættelse gives, når muligheden for at opnå disse ydelser vil gå tabt, hvis den værnepligtige skal gøre tjeneste forinden.

Eksempler: Udsættelse gives af hensyn til erhvervelse af højere handelseksamen, maskinmester- og skibsføreruddannelse, diplomingeniøruddannelse samt videreuddannelse på gartnerfagets driftslederkursus.

Udsættelse til formaliseret videreuddannelse på universiteter eller på højere læreanstalter gives, når formålet overvejende er forskning med sigte på opnåelse af Ph.D.-grad eller erhvervsforskeruddannelse.

Påbegyndelse af civilingeniørstudiet i umiddelbar fortsættelse af en diplomingeniøruddannelse kan begrunde udsættelse.

Kombination af uddannelserne kok/tjener begrunder udsættelse.

Har en værnepligtig en faglig uddannelse, der har en naturlig forbindelse til diplomingeniøruddannelsen, kan adgangsgivende supplerende uddannelse til denne uddannelse begrunde udsættelse.

5.6. Førstegangsudsættelse gives for højst 1 år. Foreligger en behørigt attesteret uddannelsesaftale, kan udsættelse dog gives, indtil uddannelsen er afsluttet.

Udsættelse kan gives for den periode, der medgår til erhvervelse af adgangsgivende kompetence, når den værnepligtige har til hensigt umiddelbart efter periodens afslutning at påbegynde en uddannelse.

Eksempler: Til erhvervelse af adgangsgivende kvalifikationer med henblik på optagelse på videregående uddannelse kan udsættelse gives i den nødvendige periode. Nærmere oplysninger herom fremgår af publikationen ’Uddannelses- og erhvervsvalget’, udgivet af Rådet for Uddannelses- og Erhvervsvejledning under Arbejdsministeriet.

Søfarende, der ønsker eksamen fra søfartsskole eller navigationsskole før værnepligtstiden, kan få udsættelse for at opnå den af disse uddannelser krævede sejlererfaring.

6. Ophold i udlandet

6.1. Den, der har fast bopæl i og ernærer sig i udlandet, eller som godtgør at have mulighed for varigt at bosætte og ernære sig der, kan få udsættelse i 1 år ad gangen. Indkaldelsesmyndigheden skal vejlede om fremgangsmåden ved indgivelse af ansøgning om yderligere udsættelse.

6.2. Midlertidigt ophold i udlandet kan ikke begrunde udsættelse, medmindre opholdet har et uddannelsesmæssigt formål, der, hvis uddannelsen foregik i Danmark, ville begrunde udsættelse efter afsnit 5, eller opholdet skyldes deltagelse i særligt betydningsfulde kunstneriske eller konkurrenceidrætslige arrangementer.

Eksempler: Dokumentation for deltagelse i OL eller Europa- og Verdensmesterskaber er udsættelsesgrund.

Værnepligtige, der af erhvervsmæssige grunde opholder sig uden for landets grænser i længere perioder (søfarende, langturschauffører, luftfartspersonale), men som har bopæl i Danmark, kan få udsættelse til et tidspunkt, som afpasses under hensyn til ansættelsesstedets oplysninger om de pågældendes ankomst til Danmark.

Midlertidigt udlandsophold i forbindelse med praktikophold kan i særlige tilfælde begrunde udsættelse, selvom opholdet ikke har tilknytning til en formaliseret uddannelse som nævnt i afsnit 5. Det samme gælder offentligt støttede udlandsophold i studieøjemed.”

Til brug i forbindelse med sessionsbehandlingen er oprettet et centralt edb-system, Værnepligtssystemet (VPS). Herom er i sessions- og indkaldelsesbekendtgørelsen fastsat følgende bestemmelse

”§ 27. De værnepligtsadministrerende myndigheder fører følgende edb-registre med personoplysninger om værnepligtige

1) Sessionsregistret. Indenrigsministeren er registeransvarlig myndighed.

”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ikke bemærkninger til rapportens kapitel 1 og 2.”

3. UNDERSØGELSEN

3.A. KORTLÆGNING AF SAGERNE

Undersøgelsen har i alt omfattet 90 sager, fordelt på 30 sager fra Statsamtet Sønderjylland, 30 sager fra Statsamtet Fyn og 30 sager fra Københavns Overpræsidium. I rapporten refereres der til sagerne i anonymiseret form og med henvisning til nogle til lejligheden tildelte interne sagsnumre (sag 01 – sag 90). De enkelte sager har i forbindelse med undersøgelsen kunnet identificeres ved en manuel gennemgang af de dokumenter som jeg modtog fra de tre myndigheder som led i undersøgelsen; disse har af ombudsmandsinstitutionen været inddelt med særlige omslag hvorpå det interne sagsnummer har været anført med håndskrift.

Sagerne 01-30 har været behandlet af Statsamtet Sønderjylland, sagerne 31-60 af Statsamtet Fyn og sagerne 61-90 af Københavns Overpræsidium.

60 af de 90 sager ( sagerne 01-20, 31-50 og 61-80 ) angår udsættelse af session efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. I 30 af disse sager ( sagerne 01-10, 31-40 og 61-70 ) er der truffet en imødekommende afgørelse, og i de øvrige 30 af disse sager ( sagerne 11-20, 41-50 og 71-80 ) skulle der være givet afslag på udsættelse (i sagerne 43, 44 og 46 er det ikke dokumenteret hvilken afgørelse statsamtet har truffet).

30 af de 90 sager ( sagerne 21-30, 51-60 og 81-90 ) angår fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3; i alle disse sager er ansøgningen om fritagelse imødekommet fuldt ud.

Skematisk kan de undersøgte sager beskrives som følger

Sagsnumre

Afgørelse

Emne

Afgørelsesmyndighed

01-10

Imødekommelse

Udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27

Statsamtet

Sønderjylland

11-20

Afslag

21-30

Fritagelse

Fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3

31-40

Imødekommelse

Udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27

Statsamtet Fyn

41-50

Afslag

51-60

Fritagelse

Fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3

61-70

Imødekommelse

Udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27

Københavns Overpræsidium

71-80

Afslag

81-90

Fritagelse

Fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3

I en del af sagerne om udsættelse er der en eller flere gange tidligere givet udsættelse. I disse tilfælde er det kun den seneste afgørelse om udsættelse som indgår i undersøgelsen.

De sager hvor der er givet afslag på udsættelse af sessionstidspunktet, kan opdeles i fire grupper.

I 21 tilfælde (sagerne 11-13, 15-20, 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80) er udsættelse afslået med henvisning til at den uddannelse som er baggrund for ansøgningen om udsættelse, forventes afsluttet så tidligt at udsættelse ikke er nødvendig.

I 1 andet tilfælde (sag 14) er udsættelse afslået med henvisning til at ansøgeren ikke aktuelt er under uddannelse.

I atter 3 andre tilfælde (sagerne 50, 73 og 79) er udsættelse afslået med henvisning til at den aktivitet som er baggrund for ansøgningen om udsættelse, ikke er en godkendt uddannelse som berettiger til udsættelse.

Endelig er der i 2 tilfælde ( sagerne 41 og 45 ) givet afslag på udsættelse med henvisning til ansøgerens alder og til at udsættelse kun kan gives indtil udgangen af det år hvor ansøgeren fylder 25 år.

I sagerne 43, 44 og 46 er indholdet af statsamtets afgørelse ikke dokumenteret.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ingen bemærkninger.”

3.B. SAGSBEHANDLINGSREGLER

1) Kompetence mv.

Som det fremgår ovenfor (afsnit 2.A, s. 8), er kompetencen til at træffe afgørelse i første instans i de undersøgte sagstyper henlagt til Overpræsidiet og fem statsamter. I ingen af de 90 undersøgte sager er der kompetencemangler i forhold til Overpræsidiet/statsamtet som i alle sager har været den kompetente myndighed.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der ikke er kompetencemangler i nogen af de 90 undersøgte sager.”

2) Inhabilitet

Forvaltningsloven indeholder i § 3, stk. 1, følgende bestemmelser

Ӥ 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis

vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,

vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,

vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig in-teresse i sagens udfald,

sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller

der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.”

Der er i ingen af de undersøgte sager rejst spørgsmål om inhabilitet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de 90 undersøgte sager er rejst spørgsmål om inhabilitet.”

3) Partsrepræsentation

Efter forvaltningslovens § 8 har en part i en afgørelsessag som udgangspunkt til enhver tid ret til at lade sig bistå eller repræsentere af andre.

I ingen af de 90 undersøgte sager har der været partsrepræsentation.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de 90 undersøgte sager har været partsrepræsentation.”

4) Vejledning

Efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, har forvaltningsmyndigheder en almindelig vejledningspligt. Efter bestemmelsen skal en forvaltningsmyndighed ”i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde”.

Det er ikke muligt af de gennemgåede sagsakter at udlede at en borger i noget tilfælde i de undersøgte sager har været i en situation hvor den pågældende havde krav på vejledning efter forvaltningslovens § 7.

I 7 af de 90 undersøgte sager ( sagerne 51, 53-55 og 57-59) – alle sager om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 – fremgår det af de dokumenter som har indgået i undersøgelsen, at statsamtet skriftligt har vejledt om muligheden for efter ansøgning at blive fritaget for værnepligt. Vejledningen er givet i et standardbrev til vedkommende med følgende indhold

”Statsamtet har modtaget oplysning om at du har tilknytning til Færøerne/Grøn-land.

Efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, (jf. lovbekendtgørelse nr. 470 af 17. juni 2002) kan en ikke-sessionsbehandlet værnepligtig efter ansøgning fritages for værnepligt i Danmark, hvis han har opholdt sig sammenlagt mindst 10 år på Færøerne eller i Grønland.

Hvis du opfylder disse krav, bør du udfylde og sende vedlagte ansøgningsskema til Statsamtet.”

Det må antages at statsamtet i de omhandlede tilfælde har givet vejledningen fordi statsamtet på baggrund af den pågældendes navn og oplysninger fra CPR-registret har ment der var en vis grad af sandsynlighed for at den pågældende opfyldte bestemmelsen i værnepligtslovens § 1, stk. 3. Som det fremgår, er vejledning i disse tilfælde givet uden at den pågældende har rettet henvendelse til statsamtet om spørgsmålet om fritagelse for værnepligt, og der er således tale om en vejledning som falder uden for bestemmelsen i forvaltningslovens § 7.

Den vejledning der er givet i de 7 sager, er relevant og i overensstemmelse med god forvaltningsskik. Formuleringen hvorefter den pågældende ”bør” søge om fritagelse, er dog mindre heldig. Retsstillingen efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, er den at de personer som opfylder bestemmelsen, har retskrav på fritagelse for værnepligt hvis de søger herom, men at der på den anden side ikke er tale om en kassations- eller udelukkelsesgrund, og at sådanne personer derfor – hvis de selv ønsker det – i relation til værnepligtsspørgsmålet har krav på at blive behandlet som andre unge mænd med dansk statsborgerskab. Vejledningen burde derfor være udformet således at den pågældende ”kan” søge om fritagelse hvis betingelserne i loven er opfyldt, alternativt at den pågældende – hvis lovens betingelser for fritagelse er opfyldt og den pågældende ikke ønsker at aftjene værnepligt – skal indsende en ansøgning.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Ombudsmanden peger på, at der i sagerne 51, 53-55 og 57-59 (vedrørende fritagelse for værnepligt efter værnepligtsloven § 1, stk. 3) er sket en skriftlig vejledning (standardbrev) af den værnepligtige om muligheden for efter ansøgning at blive fritaget for værnepligt. Skønt vejledningen falder uden for bestemmelsen i forvaltningslovens § 7, finder Ombudsmanden, at den er relevant og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig med Ombudsmanden i, at formuleringen i det standardbrev, som tilsendes den værnepligtige tillige med et egentlig ansøgningsskema, bør ændres, således at teksten er overensstemmende med teksten i hæftet ’Session/Værnepligt’ under overskriften ’HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER?’. ’Bør’ vil således blive ændret til ’kan’ i standardbrevets sidste afsnit.”

Jeg tager det oplyste til efterretning.

At forvaltningslovens § 7 kun angår vejledning i tilfælde hvor en henvendelse fra en borger medfører et konkret behov for vejledning, betyder også at generel vejledning på myndighedens initiativ falder uden for bestemmelsen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har udarbejdet flere generelle informationsfoldere. ”Før Session. Før Værnepligt” er i uddrag optrykt som bilag 1 til denne rapport. Vejledningen beskriver hvad sessionen er, hvad der sker på sessionen, samt om og hvornår en ung mand skal på session. Informationsfolderen ”Session. Værnepligt” som er udsendt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i samarbejde med Forsvarets Værnepligt og Rekruttering og Beredskabsstyrelsen, udsendes ca. 3 uger før den unge mand skal møde på session og indeholder en mere omfattende generel vejledning om hvad der sker på sessionen, indkaldelsestidspunkt og tjenestesteder, tjeneste i forsvaret, tjeneste i redningsberedskabet, militærnægtertjeneste (civilt arbejde), bistandsarbejde i udviklingslande samt løn og sociale forhold under tjenesten.

Særligt i relation til værnepligtslovens § 1, stk. 3, indeholder folderen ”Session. Værnepligt” følgende vejledning

”HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER?

Hvis du er tilflyttet fra Færøerne eller Grønland efter at have haft ophold der i sammenlagt mindst 10 år, kan du efter ansøgning fritages for værnepligt. Ansøgningen skal sendes senest 4 uger efter, at du har modtaget tilsigelsen til session. Ansøgningen sendes til den sessionsmyndighed, hvorfra du har modtaget tilsigelsen til session.”

Efter min opfattelse indeholder folderne en god generel information som gives på en overskuelig og relativt letforståelig måde.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens bemærkninger om, at folderne (hæfterne) indeholder en god generel information, som gives på en overskuelig og relativt letforståelig måde.”

5) Notatpligt

Offentlighedsloven indeholder i § 6, stk. 1, følgende bestemmelser

”§ 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.”

Det følger desuden af god forvaltningsskik at der herudover skal gøres notat om bl.a. alle væsentlige ekspeditioner i en sag.

Det vil i sagens natur ikke altid kunne konstateres om notatpligten er tilsidesat. I de undersøgte sager har jeg ikke på baggrund af gennemgangen af de modtagne sagsakter kunnet konstatere at statsamtet/Overpræsidiet mundtligt eller i øvrigt på anden måde end ved dokumenter som indgår i sagen, har modtaget oplysninger som skulle have været noteret på sagen.

I nogle af de undersøgte sager er der foretaget visse notater i det elektroniske værnepligtssystem, mens der i andre af de undersøgte sager (ikke længere) findes tilsvarende notater.

I 30 af de undersøgte sager (01-10, 31-40 og 61-70) er der truffet afgørelse om imødekommelse af en ansøgning om udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. I 5 af disse sager (sagerne 01-05) er der i Værnepligtssystemet (VPS, skærmbilledet FTEXT) gjort notat om hvilken dato afgørelsen om udsættelse er truffet, og om grundlaget herfor. Tilsvarende notater fandtes på tidspunktet for gennemførelsen af min undersøgelse ikke i de 25 øvrige sager (sagerne 06-10, 31-40 og 61-70). Statsamtet Sønderjylland har oplyst at de notater som antagelig har eksisteret i sagerne 06-10 , er blevet slettet (spørgsmålet om sletning omtales nærmere nedenfor).

I andre 30 af de undersøgte sager er der givet afslag på en ansøgning om udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. I 10 af disse sager (sagerne 71-80) er der i Værnepligtssystemet (VPS, skærmbilledet FTEXT) lavet et dateret notat om at udsættelse er afslået, og om grundlaget herfor. Tilsvarende notater fandtes på tidspunktet for gennemførelsen af min undersøgelse ikke i de 20 øvrige sager (sagerne 11-20 og 41-50).

I 13 af disse sager (sagerne 11-20, 41, 45 og 50) havde det for så vidt ikke været nødvendigt at gøre notat om afgørelsens dato, indhold og grundlag idet der i disse sager findes brevkopier som indeholder disse oplysninger. Dette forhold kan illustreres af sag 79 hvor der iVærnepligtssystemet (VPS, skærmbilledet FTEXT) fandtes et notat som – ud over dato og medarbejderens initialer – havde følgende indhold: ”s. afslag uds (ikke anerkendt udd.)”. Afgørelsen i sag 79 er dokumenteret ved en brevkopi; se citatet herfra nedenfor i afsnit 10.b. (s. 50f ). Som det fremgår, indeholder notatet ikke oplysninger som ikke fremgår af brevkopien.

Det er i forbindelse med undersøgelsen oplyst at oplysninger registreret i Værnepligtssystemets skærmbillede FTEXT slettes når sessionsbehandlingen er afsluttet, og de oplysninger som er registreret i Værnepligtssystemet, overføres til elektronisk arkiv.

Det er således ikke konstaterbart om der i de sager hvor skærmbilledet FTEXT var slettet på undersøgelsestidspunktet, har været notater på sagen, og hvilket indhold notater måtte have haft. Det kan dog anses for sandsynligt at der i de nævnte sager i en vis udstrækning har været notater.

Jeg finder det uheldigt at også oplysninger som har skullet noteres efter offentlighedslovens § 6 eller efter god forvaltningsskik (oplysninger som er af betydning for sagen eller dens behandling, og som ikke i øvrigt fremgår af sagen), enten ikke er blevet noteret eller er blevet slettet når sessionsbehandlingen er afsluttet, således at det ikke efterfølgende kan dokumenteres hvad der nærmere er sket i sagerne.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at overveje hvorledes det kan sikres at notatpligten overholdes, og at notater som er omfattet af notatpligten, ikke slettes.”

Københavns Overpræsidium har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”På denne baggrund har Overpræsidiet ingen bemærkninger til de i rapportudkastet nævnte henstillinger til Indenrigs- og Sundhedsministeriet ( ). Dette gælder således også henstillingen om sikring af, at notatpligten i henhold til offentlighedsloven overholdes, idet dog bemærkes, at Overpræsidiet allerede i dag også benytter tekstfeltet i Værnepligtssystemet til sådanne notater.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Det fremgår af rapporten bl.a., at der i en række af de undersøgte sager ikke er noteret oplysninger i Værnepligtssystemets skærmbillede FTEXT, og at det i forbindelse med undersøgelsen er oplyst, at oplysninger registreret i dette skærmbillede slettes, når sessionsbehandlingen er afsluttet, medens de (øvrige) oplysninger, som er registreret i Værnepligtssystemet, overføres til elektronisk arkiv.

Hertil skal Indenrigs- og Sundhedsministeriet bemærke, at oplysninger registreret i Værnepligtssystemets tekstfelt slettes efter udgangen af det aktuelle sessionshalvår.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har taget skridt til at foretage en ændring i Værnepligtssystemet, hvorefter alle oplysninger registreret i skærmbilledet FTEXT overføres til elektronisk arkiv, hvorfra de hurtigt kan genskabes. Denne systemændring forventes gennemført snarest muligt.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har samtidig henledt de værnepligtsadministrerende statsamters og Overpræsidiets opmærksomhed på vigtigheden af, at der gøres notater i overensstemmelse med offentlighedslovens § 6 eller efter god forvaltningsskik.”

Jeg har taget det af Overpræsidiet og ministeriet oplyste til efterretning.

6) Aktindsigt og persondataloven

a) Aktindsigt

Der er ikke aktindsigtsspørgsmål i nogen af de undersøgte sager.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”a) Aktindsigt

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har bemærket sig, at der ikke er aktindsigtsspørgsmål i nogen af de undersøgte sager.”

b) Persondataloven

Statsamterne og Overpræsidiet anvender elektronisk databehandling i forbindelse med tekstbehandling af breve og andre dokumenter og i forbindelse med registrering af oplysninger i det elektroniske værnepligtssystem (VPS).

Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (herefter kaldet persondataloven) indeholder bl.a. følgende bestemmelser

§ 3. I denne lov forstås ved

Personoplysninger:Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).

Behandling:Enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysninger gøres til genstand for.

Register med personoplysninger (register):Enhver struktureret samling af personoplysninger, der er tilgængelige efter bestemte kriterier, hvad enten denne samling er placeret centralt, decentralt eller er fordelt på et funktionsbestemt eller geografisk grundlag.

Den dataansvarlige:Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger.

Databehandleren: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der behandler oplysninger på den dataansvarliges vegne.

Afsnit II

Behandlingsregler

Bilag 4

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra statsamtet Fyn

Bilag 4

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra statsamtet Fyn

Sessionen

30. oktober 2003

Folketingets Ombudsmand

Gammeltorv 22

1457 København K

Under henvisning til Folketingets Ombudsmands skrivelse af 18. september 2003 (j. nr. 2003-1145-980) om egen drift-projekt har man anmodet Statsamtet Fyn om eventuelle bemærkninger til den foreløbige rapport vedrørende 30 sager fra Statsamtet Fyn.

De udvalgte sager er valgt efter kriterierne i værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27 ”udsættelse med sessionsmødet” samt sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 om ”fritagelse for værnepligtstjeneste på grund af tilhørsforhold til Færøerne eller Grønland”.

Af den foreløbige rapport fremgår, at der ikke fra ombudsmandsinstitutionen er konstateret fejl eller mangler, der har ført til, at statsamtet har truffet forkerte afgørelser.

Det er ligeledes anført, at der ikke til Folketingets Ombudsmand er indgået klager over statsamtets sagsbehandling på de nævnte områder.

De i den foreløbige rapport nævnte kritikpunkter har givet statsamtet anledning til straks at indrette sin sagsbehandling efter de angivne retningslinier.

Statsamtet har noteret sig, at Folketingets Ombudsmand i sin foreløbige rapport vil henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, at der sker en revision på en række punkter af de gældende retningslinier vedrørende sagsbehandling på sessionsområdet. Statsamtet er naturligvis indstillet på at følge de reviderede retningslinier, som må forventes som følge heraf.

Statsamtet tilbagesender hermed de konkrete sager, der har indgået i undersøgelsen.

Med venlig hilsen

Ninna Würtzen (sign.)

Stiftamtmand

Kapitel 4

Behandling af oplysninger

Bilag 5

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra Københavns Overpræsidium

Bilag 5

Udtalelse af 30. oktober 2003 fra Københavns Overpræsidium

31.10.2003

Folketingets Ombudsmand

Gammel Torv 22

1457 København K

Folketingets Ombudsmand har med brev af 18. september 2003 tilsendt Overpræsidiet en foreløbig rapport om egen drift-projektet angående 90 værnepligtssager fra 2 statsamter og Overpræsidiet, idet ombudsmanden har udbedt sig Overpræsidiets eventuelle bemærkninger senest den 1. november 2003.

I denne anledning skal Overpræsidiet bemærke følgende

Generelt finder Overpræsidiet, at der er tale om en grundig rapport, som viser dels – som der også er givet udtryk for i rapportudkastet – at der er tale om relativt ukomplicerede afgørelser inden for de to udvalgte sagsområder, dels at der i de godt 12.000 sager i 2002 alene har været én klage til Indenrigs- og Sundhedsministeriet (som stadfæstede afgørelsen), dels at sagerne indholdsmæssigt har været korrekt afgjort, og dels at nogle formelle sagsbehandlingsregler ikke eller kun delvist har været overholdt.

De to udvalgte sagsområder – henholdsvis fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne eller Grønland og udsættelse med session – er således kendetegnet ved, at der i vidt omfang er tale om et stort antal rutineprægede sager (i Overpræsidiet ca. 5.000 sager), der behandles på en enkel og smidig måde. Samtidig må det erkendes, at sagsbehandlingen, som det er påvist i rapportudkastet, på nogle væsentlige områder har været for enkel, især med hensyn til opbevaring af sagskopier eller sikring af tilsvarende dokumentationsmateriale.

På denne baggrund har Overpræsidiet ingen bemærkninger til de i rapportudkastet nævnte henstillinger til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om ændring af vejledninger, standardbreve, opbevaring af brevkopier m.v. Dette gælder således også henstillingen om sikring af, at notatpligten i henhold til offentlighedsloven overholdes, idet dog bemærkes, at Overpræsidiet allerede i dag også benytter tekstfeltet i Værnepligtssystemet til sådanne notater.

Overpræsidiet er endvidere enigt i, at sagsoplysningspraksis i sager angående fritagelse for værnepligt efter værnepligtlovens §1, stk. 3, bør ændres for så vidt angår personer, som har opholdt sig på Færøerne (rapportudkastet side 36), og Overpræsidiet har nu taget initiativ hertil.

For så vidt angår gennemgangen af Overpræsidiets sager (61-90), der indgår i undersøgelsen, henvises til nedenstående bemærkninger, idet Overpræsidiet samtidig har noteret sig, at der ikke i de enkelte sager er påvist urigtige afgørelser, urigtige fortolkningsresultater eller alvorlige sagsbehandlingsfejl.

Overpræsidiet er således enigt i, at begrundelsen for afgørelserne i de 8 sager, der er nævnt i rapportudkastet side 47 og 48, ikke opfylder kravene i forvaltningslovens § 24. Indtil standardskrivelserne ændres, jfr. ovenfor, vil Overpræsidiet sørge for, at der i alle afslag på ansøgninger om udsættelse af sessionen er en henvisning til retsreglerne. Endvidere vil det blive sikret, at der i alle afslag gives en fyldestgørende begrundelse for de væsentligste hovedhensyn, der har ført til afslaget på ansøgningen, samt en tilstrækkelig gengivelse af faktum.

I rapportudkastet, side 52-53, er det anført, at der i to af Overpræsidiets sager (76 og 79) er gået mere end 1 måned fra sagens start, til parten første gang har fået en henvendelse fra Overpræsidiet. Dette er ikke korrekt for så vidt angår sag 76, hvor sagsbehandlingstiden var 21 dage. I den anden sag 79 er der gået 48 dage, hvilket er beklageligt.

Overpræsidiet skal endvidere beklage, at det ikke i alle tilfælde er fremgået af brevkopien, hvem der har underskrevet brevet, jf. den omtalte sag i rapportudkastet side 62, hvor alene sagsbehandlerens initialer er anført.

Under henvisning til ombudsmandens anmodning herom tilbagesendes samtidig de konkrete sager fra Overpræsidiet, der indgår i undersøgelsen.

Med venlig hilsen

Emil le Maire (sign.)

Overpræsident

§ 5. Oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

Stk. 2. Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål.

Stk. 3. Oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne senere behandles.

Stk. 4.

§ 6. Behandling af oplysninger må kun finde sted, hvis

1)

6) behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige eller en tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, har fået pålagt, eller

§ 7. Der må ikke behandles oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder ikke anvendelse, hvis

den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke til en sådan behandling,

behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden persons vitale interesser i tilfælde, hvor den pågældende ikke fysisk eller juridisk er i stand til at give sit samtykke,

behandlingen vedrører oplysninger, som er blevet offentliggjort af den registrerede, eller

behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.”

Bestemmelsen i persondataloven § 7, stk. 2, nr. 4, omfatter bl.a. offentlige myndigheders behandling af oplysninger som led i myndighedsudøvelse.

Persondataloven indeholder videre bl.a. følgende bestemmelser

”§ 11. Offentlige myndigheder kan behandle oplysninger om personnummer med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer.

Stk. 2.

Afsnit III

Registreredes rettigheder

Kapitel 8

Oplysningspligt over for den registrerede

§ 21. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis

udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse,

partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, eller

der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.”

b) Foretagelse af partshøring

I ingen af de 90 undersøgte sager er ansøgeren blevet partshørt. Der ses ikke herved at være sket tilsidesættelse af bestemmelsen i forvaltningslovens § 19, jf. nærmere pkt. d nedenfor.

Der er heller ikke ud fra det oplyste holdepunkter for at antage at ansøgeren i noget tilfælde har fremsat en anmodning omfattet af forvaltningslovens § 21.

c) Partshøringsfrist

Efter forvaltningslovens § 19, stk. 1, sidste pkt., kan myndigheden fastsætte en frist for svar på partshøringen.

Ved fastsættelsen af længden af en partshøringsfrist må der foretages en konkret vurdering hvori bl.a. indgår sagens kompleksitet, hvor meget en afslutning af sagen haster, omfanget og arten af de oplysninger der partshøres over, partens eventuelle behov for at søge sag- eller fagkyndig bistand i partshøringsfasen, og hvornår parten – bl.a. under hensyn til partens bopæl og mulige fravær fra denne på grund af ferie eller anden bortrejse – må antages at blive bekendt med partshøringen.

Da der ikke i nogen af de undersøgte sager er fortaget partshøring, har det heller ikke været relevant for myndighederne at tage stilling til partshøringsfristens længde.

d) Materiale omfattet af partshøring

Alle 90 undersøgte sager er ansøgningssager hvor ansøgeren er klar over at sagen verserer, og hvor der derfor ikke allerede på grund af partens (antagelige) uvidenhed om sagens behandling vil skulle foretages partshøring, smh. UfR 2000.2088V.

De 60 sager om udsættelse af møde for sessionen efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27 (sagerne 01-20, 31-50 og 61-80) , er afgjort enten udelukkende på baggrund af oplysninger om uddannelsens art, afslutningstidspunkt mv. (sagerne 01-20, 31-40, 42-44, 46-50 og 61-80) eller udelukkende på baggrund af oplysning om ansøgerens alder (fødselsdag og -år) (sagerne 41 og 45). For så vidt angår den første gruppe sager, er betingelsen i forvaltningslovens § 19, stk. 1, 1. pkt., om at parten ikke er bekendt med at myndigheden er i besiddelse af oplysningen, ikke opfyldt. For så vidt angår den anden gruppe sager, indgår alderen som en udtrykkelig betingelse i lovens § 13, stk. 4, og ansøgerens fødselsdag er en sådan notorisk oplysning som kan undtages fra partshøring efter bestemmelsen i forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 1.

I de 30 sager om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 (sagerne 21-30, 51-60 og 81-90) , har statsamtet/Overpræsidiet uden partens viden herom indhentet CPR-oplysninger om parten. De indhentede oplysninger har i intet af de undersøgte tilfælde ført til at ansøgningen om fritagelse er blevet afslået idet statsamtet/Overpræ-sidiet i alle tilfælde har lagt til grund at ansøgeren har opfyldt lovens krav om mindst 10 års ophold på Færøerne eller i Grønland. Det kan herefter ikke antages at betingelsen i forvaltningslovens § 19, stk. 1, 2. pkt. (at oplysningerne er til ugunst for parten og af væsentlig betydning for sagens afgørelse) er opfyldt for så vidt angår disse oplysninger. Hertil kommer at oplysninger af den omhandlede art formentlig normalt vil kunne undtages fra partshøring efter bestemmelsen i forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 1.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at i ingen af de 90 undersøgte sager er ansøgeren blevet partshørt, og at der ikke herved ses at være sket tilsidesættelse af bestemmelsen i forvaltningslovens § 19.”

8) Sagsoplysning

Efter officialprincippet påhviler det den myndighed der skal træffe afgørelse, at påse at sagen er tilstrækkeligt oplyst til at myndigheden kan træffe en fuldt forsvarlig afgørelse.

Værnepligtsloven indeholder i § 27 følgende bestemmelse

”§ 27. værnepligtige kan gives udsættelse , når de godtgør , at udsættelsen af hensyn til deres uddannelse eller af andre grunde vil være af særlig betydning for dem.” [ombudsmandens fremhævelse i kursiv]

Denne bestemmelse kan ikke antages at fravige det almindeligt gældende forvaltningsretlige officialprincip. Bestemmelsen må derimod antages at forudsætte at ansøgeren kan pålægges at fremskaffe den fornødne dokumentation i sagen. Retsstillingen er således den at statsamtet/Overpræsidiet har pligt til at påse at de relevante oplysninger og den relevante dokumentation er til stede i sagen inden der træffes afgørelse og – hvis dette ikke er tilfældet – da eventuelt bede ansøgeren om at skaffe de(n) manglende relevante oplysning(er) og dokumentation. Undlader ansøgeren at følge en sådan anmodning, vil det kunne have processuel skadevirkning, dvs. vil kunne føre til at ansøgningen afslås.

I forbindelse med behandlingen af fritagelsessagerne (sagerne 21-20, 51-60 og 81-90) har statsamtet/Overpræsidiet i alle tilfælde foretaget udtræk af CPR-registret. I 11 af de 30 sager der angår personer som har opholdt sig i mindst 10 år i Grønland (sagerne 29, 30, 51-56, 81, 87 og 90) , indeholder CPR-oplysningerne en fuldstændig angivelse af samtlige adresser ansøgeren har været tilmeldt i Grønland og i Danmark fra fødslen og indtil tidspunktet for forespørgslen. Af oplysningerne fremgår bl.a. at ansøgeren i sag 51 har boet i Danmark i sammenlagt ca. 15 år og 8 måneder fordelt på tre perioder, og at ansøgeren imellem de to første af disse perioder har opholdt sig i Sverige i ca. 3 år og 1 måned. Det fremgår også at ansøgeren i sag 87 har boet i Danmark i sammenlagt ca. 10 år og 9 måneder fordelt på to perioder, og at ansøgeren imellem disse perioder har opholdt sig i Norge i ca. 3 år og 8 måneder.

Af de 19 af de 30 fritagelsessager som angår personer som har opholdt sig i mindst 10 år på Færøerne (sagerne 21-28, 57-60, 82-86, 88 og 89) , fremgår det af CPR-oplysnin-gerne blot at den pågældende er født på Færøerne, at den pågældende senest er flyttet til Danmark fra Færøerne, samt hvilken eller hvilke perioder den pågældende har været tilmeldt et dansk folkeregister. Af oplysningerne fremgår bl.a. at ansøgerne i fire af sagerne (sagerne 22, 24, 58 og 88) har boet i Danmark i to perioder. I ingen af de 19 sager fremgår det af de indhentede CPR-oplysninger hvor ansøgeren har boet i perioder hvor den pågældende ikke har boet i Danmark, og CPR-oplysningerne ses således ikke at dokumentere at ansøgeren har opholdt sig på Færøerne i hele den eller de periode(r) hvor ansøgeren ikke har været tilmeldt et dansk folkeregister. Ansøgeren kan ud fra CPR-oplysningerne godt have boet i udlandet (f.eks. Norge eller Sverige, som tilfældet er i to af sagerne fra Grønland) i en – eventuelt væsentlig – del af den periode den pågældende ikke har været tilmeldt et dansk folkeregister.

I alle de 30 sager angående fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, har ansøgeren i forbindelse med ansøgningen erklæret at have opholdt sig i mindst 10 år i Grønland, henholdsvis på Færøerne. I de 19 sager angående Færøerne må jeg antage at statsamtet/Overpræsidiet har lagt til grund at ansøgeren har boet på Færøerne i hele den eller de periode(r) hvor den pågældende ikke har været tilmeldt et dansk folkeregister.

Efter min opfattelse kan der rejses det spørgsmål om den (i denne relation tilfældige) omstændighed at der i det danske CPR-system findes oplysninger om bopælsregistreringer i Grønland, men ikke på Færøerne, bør medføre at sager med personer som har opholdt sig på Færøerne, afgøres på et – principielt – væsentligt ringere oplysningsgrundlag end de tilsvarende sager vedrørende ophold i Grønland.

Jeg bemærker herved at der på Færøerne er oprettet et centralt folkeregister under Færøernes Landsstyre (Landsfólkayvirlitið), jf. § 2, stk. 1, i lagtingslov nr. 86 af 1. juni 1982 om folkeregistre, og at det ved henvendelse hertil vil kunne oplyses i hvilken/hvilke periode(r) en person har været folkeregistreret på Færøerne.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til statsamtet/Overpræsidiet at overveje hvorvidt sags-oplysningspraksis i sager angående fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, bør ændres for så vidt angår personer som har opholdt sig på Færøerne.”

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”Side 36 i udkastet angives, at Folketingets Ombudsmand påtænker en henstilling til statsamterne og Overpræsidiet om sagsoplysning i sager om fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne således, at der ud over de oplysninger, der foreligger i form af den pågældendes egen erklæring afgivet under strafansvar samt CPR-registerets udvisende, yderligere indhentes oplysninger fra folkeregisteret under Færøernes Landsstyre.

Statsamtet kan tiltræde, at indførelse af en sådan fremgangsmåde vil medføre et sikrere grundlag for afgørelsen af disse sager.”

Københavns Overpræsidium har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Overpræsidiet er endvidere enigt i, at sagsoplysningspraksis i sager angående fritagelse for værnepligt efter værnepligtlovens §1, stk. 3, bør ændres for så vidt angår personer, som har opholdt sig på Færøerne (rapportudkastet side 36), og Overpræsidiet har nu taget initiativ hertil.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Ombudsmanden peger på, at oplysningsgrundlaget for afgørelse af sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, vedrørende ansøgninger om fritagelse for værnepligt på baggrund af ophold på Færøerne afgøres på et – principielt – ringere oplysningsgrundlag end de tilsvarende sager vedrørende ophold i Grønland.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet deler denne opfattelse. Ministeriet vil udgive en revideret vejledning om behandling af sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, til samtlige værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet. Vejledningen vil indeholde krav om, at der i alle tilfælde skal foreligge oplysninger om bopælsregistreringer, jf. herved ministeriets bemærkninger under afsnit 6.

Det tilføjes, at det ved Indenrigs- og Sundhedsministeriets henvendelse til lovafdelingen i det færøske justitsministerium (Løgmálaráðið) er oplyst, at den færøske personoplysningslov ikke umiddelbart tillader, at der fra registeret udleveres oplysninger om bopælsregistreringer til myndigheder uden for Færøerne. Justitsministeriet har henvist til det færøske datatilsyn (Dátueftirlitið), hvortil Indenrigs- og Sundhedsministeriet har rettet henvendelse med en anmodning om, at der tilvejebringes hjemmel til, at oplysninger om bopælsregistreringer kan indhentes af de værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet til brug for behandling af sager om fritagelse for værnepligt.”

Jeg tager det af Statsamtet Sønderjylland, Københavns Overpræsidium og Indenrigs- og Sundhedsministeriet oplyste til efterretning. Jeg skal dog pege på at værnepligtsmyndighederne – hvis ikke de vil kunne få de relevante oplysninger fra det færøske landsfolkeregister – i stedet efter almindelige forvaltningsretlige principper vil kunne bede en ansøger om selv at fremlægge den fornødne dokumentation fra de færøske folkeregistermyndigheder, og at en tilsidesættelse af en sådan anmodning vil kunne tillægges processuel skadevirkning.

I 8 sager ( sagerne 14, 51, 53-55 og 57-59 ) har statsamtet/Overpræsidiet foretaget yderligere sagsoplysningsskridt ud over at indhente CPR-oplysninger.

Jeg tager det oplyste om sag 08 til efterretning.

I sag 14 bad statsamtet i brev af 9. oktober 2002 ansøgeren om at indsende bestemte yderligere oplysninger.

I 7 sager (sagerne 51, 53-55 og 57-59) opfordrede statsamtet den værnepligtige til at indsende ansøgning om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3; se herom i øvrigt ovenfor, afsnit 4 om vejledning.

I sag 08 er uddannelsens afslutningsdato uafklaret, og statsamtet har ikke søgt dette forhold afklaret. Det fremgår ikke hvilken afslutningsdato statsamtet har lagt til grund da det traf afgørelse om at udsætte sessionstidspunktet.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”I udkastet anføres ligeledes på side 36 vedrørende sag 08, der angår udsættelse med session, at uddannelsens afslutningsdato er uafklaret, og at statsamtet ikke har søgt dette forhold afklaret, ligesom det ikke fremgår, hvilken afslutningsdato statsamtet har lagt til grund for den pågældende uddannelse, der begrundede udsættelsen af sessionstidspunktet.

Hertil skal bemærkes, at der så vidt det nu kan konstateres er tale om, at den pågældende ansøger var i gang med en grunduddannelse på EUC, som skulle følges op af videre uddannelse på en læreplads. Ansøgeren havde imidlertid på ansøgningstidspunktet endnu ikke fået nogen læreplads, og tidspunktet for uddannelsens afslutning kunne derfor ikke oplyses.

Der er derfor i denne sag alene givet en foreløbig udsættelse i et halvt år (til næste session) med henblik på afklaring af spørgsmålet om uddannelsens varighed, jf. herved pkt. 3.1, stk. 2, i Indenrigsministeriets cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999 om udsættelse af tidspunktet for værnepligtiges møde for session og til aftjening af værnepligt.

Det er statsamtets opfattelse, at denne sag er oplyst tilstrækkeligt som grundlag for en foreløbig udsættelse, og at afgørelsen herom er korrekt.”

I sag 74 har ansøgeren ikke underskrevet ansøgningsblanketten om udsættelse af session, og de rubrikker som heri skal udfyldes af arbejdsgiveren, kunne efter skriften at dømme være udfyldt af ansøgeren. Overpræsidiet har ikke søgt disse forhold afklaret. Efter omstændighederne kan dette ikke give mig anledning til bemærkninger idet Overpræsidiet afslog ansøgningen med henvisning til at ansøgeren efter sine egne oplysninger ville afslutte sin uddannelse inden den dato som var angivet på det udsendte spørgekort. En manglende underskrift fra ansøgeren og en (eventuel) manglende dokumentation fra arbejdsgiveren var i denne situation ikke væsentlig for sagens afgørelse.

9) Tavshedspligt – indhentelse og videregivelse af oplysninger

Straffelovens § 152 indeholder bl.a. følgende bestemmelser

”§ 152. Den, som virker eller har virket i offentlig tjeneste eller hverv, og som uberettiget videregiver eller udnytter fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab, straffes ...

Stk. 3. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.”

De hensyn som kan begrunde tavshedspligt, er nærmere beskrevet i forvaltningslovens § 27, stk. 1

”§ 27. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jfr. borgerlig straffelov § 152 og §§ 152 c- 152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til

statens sikkerhed eller rigets forsvar,

rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,

det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller

enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold.”

Spørgsmålet om videregivelse af oplysninger mellem forvaltningsmyndigheder er nærmere reguleret i forvaltningslovens § 28 der sondrer mellem såkaldt særligt fortrolige oplysninger, jf. § 28, stk. 1, og andre fortrolige oplysninger, jf. § 28, stk. 3. § 28, stk. 1-3, indeholder følgende bestemmelser

”§ 28. Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, må ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed.

Stk. 2. Videregivelse af de i stk. 1 nævnte oplysninger kan dog ske, når

den, oplysningen angår, har givet samtykke,

det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives,

videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår, eller

videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.

Stk. 3. Andre fortrolige oplysninger må ud over de i stk. 2 nævnte tilfælde kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.”

Videregivelse af oplysninger til andre end en anden forvaltningsmyndighed (det vil bl.a. sige videregivelse til private), er ikke reguleret i forvaltningsloven. I disse situationer må der i princippet tages stilling til en videregivelse direkte på grundlag af bestemmelsen i straffelovens § 152, stk. 1, sammenholdt med forvaltningslovens § 27, stk. 1. Ved vurderingen af hvorvidt en videregivelse må anses for ”uberettiget” , vil der dog i visse situationer kunne hentes nogen vejledning i de detaljerede videregivelsesregler i forvaltningslovens § 28.

Bestemmelserne om videregivelse af fortrolige oplysninger suppleres af forvaltningslovens § 29 som angår indhentelse af særligt fortrolige oplysninger. Bestemmelsen i § 29 har følgende ordlyd

” § 29. I sager, der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens rent private forhold ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis

ansøgeren har givet samtykke hertil,

andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller

særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.”

Ingen de undersøgte sager indeholder oplysninger omfattet af forvaltningslovens § 28, stk. 1 (såkaldt særligt fortrolige oplysninger), herunder oplysninger om helbredsmæssige forhold, og dermed heller ikke oplysninger omfattet af forvaltningslovens § 29. Derimod må en række oplysninger i sagerne anses for omfattet af forvaltningslovens § 27 og § 28, stk. 3 (såkaldt almindeligt fortrolige oplysninger), bl.a. oplysninger om arbejds- og uddannelsesmæssige forhold, personnumre mv.

I intet tilfælde er der i de 90 undersøgte sager anledning til at rejse spørgsmål om overtrædelse af reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i intet tilfælde i de 90 undersøgte sager er anledning til at rejse spørgsmål om overtrædelse af reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger.”

10) Begrundelse mv.

a) Indledning

Forvaltningsloven indeholder i kapitel 6 følgende bestemmelser om begrundelse af afgørelser

”§ 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

§ 23. Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. En begæring herom skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen.

Stk. 2. En begæring om skriftlig begrundelse efter stk. 1 skal besvares snarest muligt. Hvis begæringen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at begæringen er modtaget af vedkommende myndighed, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår begæringen kan forventes besvaret.

§ 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Stk. 3. Begrundelsens indhold kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til denne til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jfr. § 15.”

Begrundelsespligten gælder i forbindelse med afgørelser der ikke giver den pågældende part fuldt ud medhold, jf. § 22 og § 23, stk. 1, 1. pkt.

I forbindelse med skriftligt meddelte afgørelser gælder bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 22 og 24 om samtidig begrundelse.

Efter forvaltningslovens § 24, stk. 1, 1. pkt., skal der i begrundelsen henvises til den eller de retsregler der danner grundlag for afgørelsen. Henvisningen må være præcis. For så vidt angår love og bekendtgørelser der er optaget i Lovtidende, må der således henvises til nr., dato og korrekt titel i Lovtidende samt til de(n) relevante paragraf(fer), stk.(r), pkt.(r), litra, led osv. Er en retsforskrift kundgjort på anden måde (f.eks. ved kundgørelse af bekendtgørelser og lignende i et alternativt medium med hjemmel i en kongelig anordning, udstedt i medfør af § 2, stk. 2, 2. led, i lovtidendeloven (lovbekendtgørelse nr. 842 af 16. december 1991 om udgivelsen af en Lovtidende og en Ministerialtidende) eller ved optagelse af fællesskabsretlige regler i De Europæiske Fællesskabers Tidende), må der – ud over den korrekte titel, nr., dato osv. – henvises hertil. Meningen med kravet om en præcis henvisning til de(n) relevant(e) retsforskrift(er) er også at give parten mulighed for at foretage kontrolopslag i den originale retskilde. En identifikation af retsforskriften ved dennes almindelige kaldenavn vil kunne være tilstrækkeligt i tilfælde hvor myndigheden med sikkerhed kan lægge til grund at parten i forvejen kender retsforskriften og dens præcise indhold, og hvor der samtidig ikke – på grund af ændringer i retsforskriften – kan være tvivl om hvilken affattelse af retsforskriften der er anvendt. På det område der er omfattet af undersøgelsen, vil der næppe kunne tænkes sådanne retsforskrifter med et almindeligt kaldenavn.

For så vidt angår skønsmæssige afgørelser – dvs. afgørelser hvor betingelserne for at træffe en given afgørelse (retsfaktum) og/eller afgørelsens indhold (retsfølgen) i den skrevne retsforskrift ikke er angivet eller dog kun angivet med en ikke ubetydelig mangel på præcision – kræver forvaltningslovens § 24, stk. 1, 2. pkt., at de bestemmende hovedhensyn – dvs. de væsentlige kriterier der har ført til afgørelsen – skal angives.

I en vis udstrækning vil en begrundelse også skulle tage stilling til partsanbringender , jf. bl.a. Folketingets Ombudsmands beretning for 1990, s. 359. Dette gælder ikke blot såfremt partens anbringender angår kriterier som myndigheden selv har inddraget i afgørelsen, men også andre partsanbringender som ikke umiddelbart kan afvises som uvæsentlige eller irrelevante for afgørelsen. For så vidt angår anbringender som af myndigheden anses for uvæsentlige eller irrelevante, men som parten selv lægger stor vægt på, vil det efter omstændighederne være rigtigst udtrykkeligt i begrundelsen kortfattet at angive at de pågældende anbringender ikke er tillagt betydning, således at parten kan konstatere at myndigheden har været opmærksom på disse.

Efter forvaltningslovens § 24, stk. 2, skal begrundelsen endvidere ”om fornødent indeholde en kort redegørelse” for sagens faktum. Omfanget, indholdet og detaljeringsgraden af en redegørelse for sagens faktum afhænger af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Behovet for en redegørelse for sagens faktum må bl.a. vurderes på baggrund af i hvilket omfang parten har medvirket i sagens behandling (særligt ved partshøring og partsaktindsigt), og hvorvidt sagens faktum i øvrigt er velkendt for parten eller ej. Herudover må kompleksiteten af sagens faktum også indgå i vurderingen, ligesom det er af betydning om faktum er omtvistet eller ej. I relation til omstridt faktum må begrundelsen ikke blot indeholde en angivelse af at faktum er omstridt, men også en angivelse af de modstridende versioner heraf samt en udtrykkelig angivelse af hvilket faktum myndigheden bevismæssigt lægger til grund i forbindelse med afgørelsen.

Efter forvaltningslovens § 24, stk. 3, kan begrundelsens indhold kun begrænses i det omfang oplysninger der ellers skulle være indgået i begrundelsen efter § 24, stk. 1 og 2, ville kunne undtages fra aktindsigt i medfør af den ganske restriktive bestemmelse i forvaltningslovens § 15; denne bestemmelse kræver at der foreligger afgørende modhensyn af nærmere bestemt karakter. En indskrænkning af begrundelsen efter forvaltningslovens § 24, stk. 3, vil ikke kunne tænkes at være relevant på det undersøgte område.

I øvrigt kan med hensyn til begrundelsespligten og begrundelsens indhold henvises til Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret (2. udgave 2002), s. 551ff, og særligt s. 556ff.

b) Begrundelser i de undersøgte sager

I sag 11 havde den værnepligtige modtaget et spørgekort hvoraf bl.a. fremgik at den pågældende skulle søge om udsættelse af session hvis han afslutter sin uddannelse efter den 1. januar 2004. Den værnepligtige søgte om udsættelse af sessionstidspunktet og angav i ansøgningsskemaet at uddannelsen ville blive afsluttet på en tidligere dato. Statsamtet meddelte ansøgeren følgende afgørelse i sagen

”Af din ansøgning om udsættelse med session fremgår det, at du forventer at afslutte din uddannelse allerede den [dato].

Du har derfor ikke behov for udsættelse med sessionsmødet efter de gældende regler.

I stedet har sessionen mulighed for – under sessionsmødet – at notere på din sag, at du tidligst kan indkaldes, når du har afsluttet din uddannelse.

Det er dog nødvendigt, at du ved sessionsmødet medbringer bevis for, at din uddannelse vil være afsluttet som nævnt i din ansøgning.

Du bedes derfor snarest sende os dit helbredsspørgehæfte i udfyldt stand. Kuvert hertil vedlægges.”

Afgørelserne i 8 andre sager (sagerne 12, 13 og 15-20) er ifølge de individuelle brevkopier i sagerne af et helt tilsvarende indhold. Afgørelserne i disse 9 sager er formuleret i overensstemmelse med et standardbrev (formular II-1) udarbejdet af Indenrigsministeriet i marts 2001. I 12 andre sager (sagerne 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80) er udsættelse af session afslået af samme grund som i de 9 sager, og det må antages at afgørelserne i disse 12 sager har været tilsvarende formuleret. Jeg har således lagt til grund at der i yderligere 20 af de undersøgte sager er meddelt en afgørelse som er enslydende med afgørelsen i sag 11.

I sag 14 havde den værnepligtige i efteråret 2002 søgt udsættelse af sessionen med henvisning til at han fra efteråret 2003 til efteråret 2005 ville være under uddannelse. Statsamtet meddelte ansøgeren følgende afgørelse

”Af din ansøgning om udsættelse med session fremgår det, at du ikke i øjeblikket er under uddannelse.

Statsamtet har ikke mulighed for at imødekomme din ansøgning, da udsættelse med sessionen som hovedregel kun gives, når der er tale om uddannelsesmæssige forhold.

Denne afgørelse kan ankes til Indenrigsministeriet. I givet fald skal klagen sendes til statsamtet, som med en udtalelse om sagen vil sende den videre til Indenrigs- og Sundhedsministeriet.”

Afgørelsen i sag 14 er formuleret i overensstemmelse med et standardbrev (formular II-4) udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i marts 2002.

I sag 41 søgte den værnepligtige, som var født i juli måned 1978 og således ville fylde 25 år i juli 2003, i marts 2003 udsættelse af sessionen under henvisning til sine fortsatte studier på universitetet. Statsamtet meddelte herefter ansøgeren følgende afgørelse i sagen

”Statsamtet har den [dato] modtaget din ansøgning om udsættelse med session.

Vi kan desværre ikke imødekomme ansøgningen, idet reglerne i værnepligtsloven bestemmer, at udsættelse kun kan gives indtil udgangen af det år, hvori den værnepligtige fylder 25 år.

En eventuel indkaldelse til værnepligtstjeneste vil dog tidligst kunne ske ½ år efter udløbet af det halvår, hvori du har været på session.

Du bedes derfor snarest sende os dit helbredsspørgehæfte i udfyldt stand.

Skulle din uddannelse ikke være afsluttet på indkaldelsestidspunktet, kan du søge om udsættelse med indkaldelsen.

Denne afgørelse kan ankes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. I givet fald skal klagen sendes til Statsamtet, som med en udtalelse om sagen vil sende den videre til Indenrigsministeriet.”

Afgørelsen i sag 41 er formuleret i overensstemmelse med et standardbrev (formular II-2) udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i marts 2002.

I sag 45 traf statsamtet en enslydende afgørelse, dog med tilføjelse af at ansøgeren fortsat skulle møde på sessionen på et bestemt tidspunkt ca.1 uge efter afgørelsen.

I sag 50 meddelte statsamtet ansøgeren følgende afgørelse

”Statsamtet Fyn har modtaget din ansøgning om udsættelse af session, idet du starter et 3-årigt kursus på ( ) Musikskole.

Sessionen kan desværre ikke imødekomme din ansøgning, idet det fremgår af ansøgningen at undervisningen kun vil udgøre ca. 9 timer pr. uge.

Det fremgår af Cirkulære om udsættelse (cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999) punkt 5.4, at det gennemsnitlige daglige tidsforbrug, der behøves til gennemførelse af den normerede uddannelse, skal svare til en normal arbejdsdag.

Du skal herefter fortsat møde på [session; ombudsmandens tilføjelse] i 1. halvår af 2003.

Du bedes derfor snarest sende os dit helbredsspørgehæfte i udfyldt stand. Kuvert hertil vedlægges.

Denne afgørelse kan ankes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. I givet fald skal klagen sendes til Statsamtet, som med en udtalelse om sagen vil sende den videre til Indenrigsministeriet.”

I sag 79 meddelte Overpræsidiet ansøgeren følgende afgørelse

”I anledning af din ansøgning om udsættelse, hvoraf det fremgår, at du er antaget som professionel fodboldspiller i [klubbens navn], skal det meddeles, at ansøgningen ikke kan imødekommes.

Udsættelse med at møde på session kan som hovedregel kun bevilges, når grundlaget er uddannelsesmæssige forhold (evt. lærekontrakt eller anden godkendt uddannelsesaftale).

En eventuel indkaldelse til værnepligtstjeneste vil normalt finde sted i tidsrummet fra 1. januar 2004 til 30. juni 2004.

Hvis du bliver indkaldt til aftjening af værnepligt, må du søge udsættelse med selve værnepligten.

Denne afgørelse kan ankes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. I givet fald skal klagen sendes til Københavns Overpræsidium, som med en udtalelse om sagen vil sende den videre til Indenrigs- og Sundhedsministeriet.”

Formuleringen af afgørelsen i sag 79 er delvis hentet fra det af Indenrigs- og Sundhedsministeriet udarbejdede standardbrev II-4. Det må formentlig antages at afgørelsen i sag 73 hvor udsættelse af sessionen blev afslået på baggrund af ansøgerens ansættelse hos en ejendomsmægler (men hvor der ikke findes en brevkopi på sagen), har været formuleret på en lignende måde.

I 3 af de undersøgte sager (sagerne 43, 44 og 46) hvor der ikke findes en kopi af afgørelsen på sagen, og hvor det i øvrigt ikke af notater eller på anden måde af sagen fremgår hvilken afgørelse der er truffet i sagen, er det så meget desto mindre muligt at opstille nogen blot nogenlunde sikker antagelse om hvorledes afgørelsen har været formuleret.

c) Henvisning til skrevne regler

Som det fremgår ovenfor, kræves der efter forvaltningslovens § 24, stk. 1, en præcis henvisning til den (eller de) anvendte retsregel (eller retsregler); derimod kræver hverken forvaltningsloven eller god forvaltningsskik at en afgørelse citerer den eller de relevante bestemmelse(r). Citat af den eller de anvendte bestemmelse(r) er efter min opfattelse et positivt tiltag, men det kan ikke erstatte den præcise henvisning som kræves efter forvaltningsloven. Meningen med forvaltningslovens krav om henvisning til retsregler er også at parten selv skal kunne finde frem til reglen således som den er officielt kundgjort (oftest i Lovtidende).

Omvendt kan det være noget vildledende at henvise til ”lov nr. af med senere ændringer” hvis den eller de relevante bestemmelser ikke er ændret siden hovedloven.

Den formelle henvisning til love bør ske som følger

Hvis den eller de relevante bestemmelse(r) i loven ikke er ændret siden hovedloven, kan der ske henvisning udelukkende til hovedloven; hvis der er lavet én eller flere bekendtgørelse(r) af loven, må en henvisning til (den seneste) lovbekendtgørelse(n) dog foretrækkes.

Hvis den eller de relevante bestemmelse(r) i loven er ændret siden hovedloven, kan der ske en henvisning til hovedloven og den eller de relevante ændringslov(e). Hvis der er lavet en eller flere bekendtgørelse(r) af loven, må en henvisning til (den seneste) lovbekendtgørelse(n) og den eller de relevante lovændring(er) som er nyere end lovbekendtgørelsen, dog foretrækkes.

Tilsvarende retningslinjer bør følges i relation til andre typer af retsforskrifter.

I 60 af de 90 undersøgte sager (sagerne 01-10, 21-40, 51-70 og 81-90) må ansøgeren antages at have fået fuldt ud medhold, og der har derfor ikke i disse sager efter forvaltningslovens § 22 været krav om en begrundelse som opfylder kravene i forvaltningslovens § 24, stk. 1.

I 27 af de undersøgte sager – dvs. i alle de sager hvor indholdet af afslaget kan anses for dokumenteret – er der fejlagtigt ingen eller mangelfuld henvisning til retsgrundlaget for afgørelsen.

I de 21 sager hvor afgørelsen antages at være formuleret som i sag 11 (dvs. sagerne 11-13, 15-20, 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80) indeholder afgørelsen overhovedet ingen henvisning til retsregler.

Tilsvarende indeholder afgørelsen i sag 14 overhovedet ingen henvisning til retsregler.

I 2 sager (sagerne 41 og 45) indeholder afgørelsen et referat af en relevant del af retsgrundlaget, men ingen henvisning til retsregler ud over en generel og helt utilstrækkelig henvisning til ”reglerne i værnepligtsloven”.

I sag 50 mangler der i statsamtets begrundelse en henvisning til § 13, stk. 4, jf. § 27, i værnepligtsloven (jf. lovbekendtgørelse nr. 470 af 17. juni 2002) og til pkt. 3.2 i cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999 om udsættelse af tidspunktet for værnepligtiges møde for session og til aftjening af værnepligt.

I sag 79 indeholder afgørelsen ingen henvisning til de relevante retsregler. Tilsvarende må antages at være tilfældet med hensyn til afgørelsen i sag 73.

Det er selvsagt beklageligt at de afgørelser som statsamtet/Overpræsidiet har truffet, ikke opfylder kravet i forvaltningslovens § 24, stk. 1. I min foreløbige rapport skrev jeg i forlængelse heraf

” da afgørelserne i meget høj grad er formuleret på baggrund af standardbreve udarbejdet af (nu) Indenrigs- og Sundhedsministeriet, er jeg indstillet på at henstille til ministeriet at ministeriet foranlediger standardbrevene revideret således at de opfylder kravene i forvaltningslovens § 24, stk. 1.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Ombudsmanden peger i rapporten på en række sager, som enten ikke indeholder en henvisning til retsgrundlaget for afgørelser eller en mangelfuld henvisning. Det fremgår videre, at afgørelserne i meget høj grad er formuleret på baggrund af standardbreve udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har påbegyndt en revidering af standardbrevene, som forventes afsluttet inden udgangen af november 2003.”

Jeg har taget det oplyste til efterretning.

d) Redegørelse for praksis

I ingen af de undersøgte sager har jeg savnet en redegørelse for statsamtets/Overpræsidiets praksis på relevante områder.

e) Redegørelse for hovedhensyn

I statsamtets/Overpræsidiets afgørelser i de undersøgte sager er der ikke i alle tilfælde redegjort fyldestgørende for de væsentligste hovedhensyn.

Dette gælder i de 21 sager hvor der er givet afslag på udsættelse af sessionen med henvisning til at der ”ikke (er) behov for udsættelse” fordi ansøgeren forventer at afslutte sin uddannelse inden en bestemt dato ( sagerne 11-13, 15-20, 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80). En fyldestgørende begrundelse ville i disse sager bl.a. kræve en konkret forklaring på hvornår ansøgeren kan forvente eventuelt at blive indkaldt til værnepligtstjeneste.

Ligeledes gælder dette i de to sager ( sagerne 41 og 45 ) hvor der blev givet afslag på grund af ansøgerens alder. En fyldestgørende begrundelse ville i disse sager bl.a. kræve en konkret forklaring på hvorfor der ikke kunne gives ansøgeren delvis medhold ved møde for sessionen på et senere tidspunkt inden udløbet af det år hvori ansøgeren fylder 25 år.

f) Begrundelse i forhold til partsanbringender

I ingen af de undersøgte sager er der efter min opfattelse grundlag for at rejse spørgsmålet om statsamtet/Overpræsidiet i sin begrundelse forholdt sig til et relevant partsanbringende.

g) Sagsfremstilling (gengivelse af faktum)

I 60 af de 90 undersøgte sager (sagerne 01-10, 21-40, 51-70 og 81-90) må ansøgeren antages at have fået fuldt ud medhold, og der har derfor ikke i disse sager efter forvaltningslovens § 22 været krav om en begrundelse som opfylder kravene i forvaltningslovens § 24, stk. 2.

I de sager hvor ansøgeren ikke har fået fuldt ud medhold i en ansøgning om udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, er der en tæt sammenhæng mellem redegørelsen for de væsentligste hovedhensyn ved afgørelsen og gengivelsen af faktum.

I 24 af de 27 undersøgte sager hvor afslaget er dokumenteret, indeholder statsamtets/Overpræsidiets afgørelse ikke en tilstrækkelig gengivelse af sagens faktum.

Dette gælder i de 21 sager hvor der er givet afslag på udsættelse af sessionen med henvisning til at der ”ikke (er) behov for udsættelse” fordi ansøgeren forventer at afslutte sin uddannelse inden en bestemt i afgørelsen angivet dato ( sagerne 11-13, 15-20, 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80). En fyldestgørende begrundelse ville i disse sager bl.a. kræve en angivelse af den dato som var anført på det tilsendte spørgekort, samt de faktiske omstændigheder som begrunder at der ikke er ”behov” for udsættelse (formentlig at ansøgeren i givet fald tidligst vil blive indkaldt til aftjening af værnepligt fra den på spørgekortet anførte dato).

Ligeledes gælder dette i de 2 sager (sagerne 41 og 45) hvor der blev givet afslag på grund af ansøgerens alder. En fyldestgørende begrundelse ville i disse sager bl.a. kræve en angivelse af de faktiske omstændigheder som begrunder at ansøgeren ikke kan give møde for sessionen på et senere tidspunkt inden udløbet af det år hvori ansøgeren fylder 25 år.

I sag 14 burde afgørelsen have indeholdt en angivelse af de faktiske omstændigheder som var grundlaget for statsamtets opfattelse af at ansøgeren ”ikke i øjeblikket er under uddannelse”.

I sag 60 får ansøgeren fuldt ud medhold idet ansøgeren meddeles fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, på grund af mindst 10 års ophold på Færøerne, og der er derfor ikke krav om begrundelse efter forvaltningslovens § 22, jf. § 24, stk. 2. I en vis udstrækning er det dog nødvendigt at beskrive faktum i forbindelse med meddelelsen af en fuldt ud imødekommende afgørelse for at kunne fastlægge indholdet af afgørelsen, og for at afgørelsen bliver forståelig for modtageren. I den udstrækning der faktisk sker en beskrivelse af faktum i en afgørelse, skal denne beskrivelse – uanset afgørelsens udfald – være korrekt, dækkende og præcis. I sag 60 fremgår det af afgørelsen at fritagelsen meddeles på grund af ansøgerens ”tilknytning til Grønland/Færøerne”; teksten burde selvsagt have været ”tilknytning til Færøerne”.

Københavns Overpræsidium har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Overpræsidiet er således enigt i, at begrundelsen for afgørelserne i de 8 sager, der er nævnt i rapportudkastet side 47 og 48, ikke opfylder kravene i forvaltningslovens § 24. Indtil standardskrivelserne ændres, jfr. ovenfor, vil Overpræsidiet sørge for, at der i alle afslag på ansøgninger om udsættelse af sessionen er en henvisning til retsreglerne. Endvidere vil det blive sikret, at der i alle afslag gives en fyldestgørende begrundelse for de væsentligste hovedhensyn, der har ført til afslaget på ansøgningen, samt en tilstrækkelig gengivelse af faktum.”

Jeg har taget det Overpræsidiet har oplyst, til efterretning.

11) Klagevejledning

Forvaltningsloven indeholder i § 25, stk. 1, følgende bestemmelse om klagevejledning

”§ 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.”

I 60 af de 90 undersøgte sager (sagerne 01-10, 21-40, 51-70 og 81-90) må ansøgeren antages at have fået fuldt ud medhold, og der har derfor ikke i disse sager efter forvaltningslovens § 25 været krav om klagevejledning.

I 3 af de undersøgte sager (sagerne 43, 44 og 46) hvor der ikke findes en kopi af afgørelsen på sagen, og hvor det i øvrigt ikke af notater eller på anden måde af sagen fremgår hvilken afgørelse der er truffet i sagen, er det så meget desto mindre muligt at opstille nogen blot nogenlunde sikker antagelse om hvorledes afgørelsen har været formuleret, og herunder om afgørelsen har indeholdt klagevejledning, og hvorledes denne har været formuleret.

De resterende 27 af de undersøgte sager – dvs. i alle de sager hvor indholdet af afslaget kan anses for dokumenteret – indeholder enten slet ingen klagevejledning eller en klagevejledning som på forskellige punkter er mangelfuld.

I 9 sager (sagerne 11-13 og 15-21) findes der i sagen en kopi af afgørelsen som slet ikke indeholder klagevejledning.

I 12 andre sager ( sagerne 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80 ) findes der ikke i sagen en kopi af afgørelsen, men afgørelsen må antages at være meddelt ansøgeren med et standardbrev (svarende til formular II-1) som ikke indeholder nogen klagevejledning.

En fyldestgørende klagevejledning skal bl.a. indeholde oplysning om klagemyndighedens korrekte betegnelse og adresse, jf. Hans Gammeltoft-Hansen, Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret, 2. udgave, 2002, s. 572 og s. 592.

Afgørelsen i sag 14 (der er citeret ovenfor i afsnit 10.b) henviser to gange til klagemyndigheden og betegner den ene gang denne som ”Indenrigsministeriet”, den anden gang som ”Indenrigs- og Sundhedsministeriet”. Tilsvarende forholder det sig med sag 41, sag 45 og sag 50 hvor statsamtets afgørelser ligeledes er citeret ovenfor i afsnit 10.b. I de 4 nævnte sager samt i sag 79 (hvor afgørelsen er citeret ovenfor i afsnit 10.b), og sag 73 indeholder klagevejledningen ingen angivelse af klageinstansens adresse.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”På side 50 i udkastet påpeges, at der i sag 14 er omtale af klagemyndigheden som dels ’Indenrigsministeriet’, dels ’Indenrigs- og Sundhedsministeriet’.

Statsamtet er enig i, at dette er misvisende og derfor uheldigt. Det kan oplyses, at standardbrevet II-4 i forbindelse med en ændring er blevet ufuldstændigt kopieret ind på en enkelt medarbejders pc. Denne fejl er nu rettet.”

Jeg har taget det oplyste til efterretning.

At klagevejledningen ikke indeholder en angivelse af klagemyndighedens adresse, har naturligt sammenhæng med at klagevejledningen i 6 sager (sagerne 14, 41, 45, 50, 73 og 79) angiver at parten skal indsende en eventuel klage gennem den myndighed som har truffet afgørelse i første instans (statsamtet, henholdsvis Overpræsidiet).

Der er ikke i værnepligtsloven hjemmel til at kræve at en klager indsender sin klage til Indenrigs- og Sundhedsministeriet gennem den myndighed som har truffet afgørelsen i første instans. På nogle forvaltningsområder er der ikke udfærdiget administrative forskrifter om indsendelse af klager gennem den myndighed der har truffet afgørelsen, men det er praksis i forbindelse med klagevejledningen i konkrete afgørelser at opfordre parten til at indsende en eventuel klage via den myndighed der har truffet afgørelsen. Baggrunden for en sådan praksis er dels at klagesagsbehandlingen forenkles og jævnligt tillige tidsmæssigt forkortes (idet der spares en høringsekspedition fra klageinstansen til underinstansen), dels at underinstansen får lejlighed til at genoverveje afgørelsen. En sådan praksis må efter min opfattelse kunne etableres uden lovhjemmel, i alle fald hvis det over for parten klart fremgår at parten ikke er retligt forpligtet til at indsende klagen gennem underinstansen og således kan vælge – hvis parten foretrækker dette – at fremsende klagen direkte til rekursinstansen, jf. Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret, 2. udgave 2002, s. 917ff, særligt s. 918.

Jeg finder det uheldigt at klagevejledningen i de 6 sager er formuleret således at det for parten fremgår at det er et krav at en eventuel klage fremsendes via underinstansen.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at ministeriet ændrer de standardbreve ministeriet har udarbejdet, således at det sikres at der gives klagevejledning i overensstemmelse med forvaltningslovens § 25 og det ovenfor anførte.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Ombudsmanden peger på, at en række afgørelser truffet af Overpræsidiet og statsamterne ikke lever op til bestemmelserne i forvaltningslovens § 25.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig i, at der ikke i værnepligtsloven er hjemmel til at kræve, at en klager skal indsende sin klage gennem den myndighed, som har truffet afgørelsen i første instans.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har påbegyndt en revidering af de vejledende standardbreves udformning, hvorefter den korrekte klagemyndigheds navn og adresse anføres (Indenrigs- og Sundhedsministeriet). I tilslutning hertil agter ministeriet at anføre, at klageren også har mulighed for – men ikke pligt til – at indsende klagen gennem den myndighed, der har truffet afgørelsen. Denne foranstaltning tjener navnlig det formål, at klagesagsbehandlingen tidsmæssigt kan forkortes og samtidig giver myndigheden lejlighed til at genoverveje afgørelsen.”

Jeg har taget det oplyste til efterretning.

12) Bekendtgørelse

En afgørelse skal bekendtgøres for sagens parter.

I 3 af de undersøgte sager ( sagerne 43, 44 og 46 ) hvor der ikke findes en kopi af afgørelsen på sagen, og hvor det i øvrigt ikke af notater eller på anden måde af sagen fremgår hvilken afgørelse der er truffet i sagen, og hvornår dette er sket, kan det ikke anses for tilstrækkeligt dokumenteret at en afgørelse er meddelt parten i sagen.

I de øvrige 87 undersøgte sager må det – med en større eller mindre grad af sikkerhed – antages at en afgørelse er bekendtgjort for parten.

I 44 sager (sagerne 11-30, 41, 45, 50-60, 79 og 81-90) findes der på sagen en dateret kopi af afgørelsen i sagen, og denne brevkopi må – i overensstemmelse med det almindelige udgangspunkt herom – i de konkrete tilfælde anses for en tilstrækkelig godtgørelse af at afgørelsen i sagen er meddelt parten.

I 14 sager (sagerne 01-05, 71-78 og 80) er det i det elektroniske værnepligtssystem (VPS, skærmbilledet FTEXT) lavet et dateret notat om at der er afsendt en afgørelse, og dette notat må anses for væsentligt indicium for at afgørelsen i sagen er meddelt parten.

I de sidste 29 sager (sagerne 06-10, 31-40, 42, 47-49 og 61-70) er der i det elektroniske værnepligtssystem (VPS, skærmbilledet FFORB) sat et kryds i rubrikken ”Udsættelsesbe. afsendt”. Dette må anses for et – om end noget svagt – indicium for at afgørelsen i sagen er meddelt parten, men indeholder ingen form for godtgørelse af hvornår afgørelsen i sagen er meddelt parten.

Se i øvrigt afsnit 15 nedenfor om brevkopier.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Med hensyn til Ombudsmandens bemærkninger under dette afsnit, der vedrører brevkopier mv., skal Indenrigs- og Sundhedsministeriet henvise til bemærkningerne under afsnit 15.”

De bemærkninger ministeriet henviser til, fremgår nedenfor s. 74.

13) Sagsbehandlingstid mv.

a) Indledning

I 12 sager (sagerne 17, 64, 66-72, 74, 77 og 80) fremgår det ikke hvornår sagen er rejst (oprettet).

I 17 andre sager (sagerne 06-10, 32-39, 42-44 og 46) fremgår det ikke hvornår statsamtet har skrevet til ansøgerne i sagerne, herunder meddelt afgørelsen i sagen.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”På side 52 i udkastet anføres, at det bl.a. af sagerne 06-10 ikke fremgår, hvornår statsamtet har skrevet til ansøgerne og herunder meddelt afgørelse i sagen.

For så vidt angår disse sager kan det oplyses, at de nævnte oplysninger om meddelelse af ansøgt udsættelse med tidspunktet for session rutinemæssigt indføres i Værnepligtssystemet VPS, i dettes tekstfelt.

Sagerne var imidlertid afsluttet på tidspunktet for fremsendelsen til Folketingets Ombudsmand, og som det fremgår af udkastets side 24, er VPS indrettet således, at oplysningerne i tekstfeltet ikke føres med, når en afsluttet sag overføres til arkivdelen i VPS.

Statsamtet finder således ikke grundlag for at antage, at disse sager ikke skulle være ekspederet i overensstemmelse med sædvanlig arbejdsgang. For så vidt angår spørgsmålet om eventuel ændring af arbejdsgangen, herunder med hensyn til brevkopier, henvises til Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse herom.”

Jeg tager det oplyste til efterretning idet jeg henviser til kapitel 3.B.5 vedrørende notatpligt ovenfor (s. 24ff), og til kapitel 3.B.15 vedrørende brevkopier nedenfor (s. 69ff).

I atter 3 andre sager (sagerne 31, 40 og 47) er det hverken dokumenteret hvornår sagen er rejst (oprettet), eller hvornår statsamtet har skrevet til parten i sagen.

Det er således i 32 af de 90 undersøgte sager ikke muligt at udregne sagsbehandlingstiden.

I de resterende 58 af de 90 undersøgte sager (sagerne 01-05, 11-16, 18-30, 41, 45, 48-63, 65, 73, 75, 76, 78, 79 og 81-90) har det været muligt at registrere de tidspunkter som er nødvendige i forbindelse med en udregning af sagsbehandlingstiden, idet det – for så vidt angår de sager hvor der ikke findes brevkopi(er) (hvad tilfældet er i sagerne 11-16, 18-30, 41, 45, 50-60, 79 og 81-90) , men et notat på sagen om at en afgørelse er truffet eller afsendt (sagerne 01-05, 48, 49, 73, 75, 76, og 78) henholdsvis et datostempel på det spørgekort ansøgeren har indsendt (sagerne 61-63 og 65) – er antaget at afgørelsen er meddelt samme dag som dateringen af notatet, henholdsvis datostemplets dato.

b) Sagsbehandlingstid fra sagens start til myndighedens første henvendelse til parten

I 51 af de 58 undersøgte sager hvor sagsbehandlingstiden har kunnet konstateres (sagerne 01-05, 11, 13-15, 18-21, 24, 26-30, 41, 45, 48-55, 57-63, 65, 73, 75,76, 78 og 81-90), har statsamtet/Overpræsidiet rettet en første henvendelse til parten, inden 1 måned fra sagens start (typisk modtagelsen af partens ansøgning).

I de resterende 7 tilfælde (sagerne 12, 16, 22, 23, 25, 56 og 79) er der gået mere end 1 måned fra sagens start, til parten første gang har fået en henvendelse fra statsamtet/Overpræsidiet. De 58 sager fordeler sig nærmere som følger

Tidsrum

Antal sager

Sagsnumre

Samme dag

15

26, 45, 51, 53-55, 57-59, 61-63, 65, 86 og 90

1 dag

3

83, 84 og 89

2 dage

3

03, 28 og 82

3 dage

6

15, 19, 27, 29, 85 og 87

4 dage

1

21

5 dage

1

20

6 dage

2

50 og 88

7 dage

3

05, 48 og 81

8-14 dage

5

13, 49, 18, 41 og 52

15 dage - 1 måned

12

01, 02, 04, 11, 14, 24, 30, 60, 73, 75, 76 og 78

Over 1 måned

7

12, 16, 22, 23, 25, 56 og 79

Den gennemsnitlige tid der i de 58 sager hvor sagsbehandlingstiden har kunnet konstateres, gik fra sagen var rejst, til statsamtet/Overpræsidiet første gang henvendte sig til parten, var ca. 13 dage. Som det fremgår, var en sådan henvendelse i noget over halvdelen af tilfældene (34 af de 58 sager eller 58,6 %) sket inden en uge. I de 7 sager hvor en sådan henvendelse først skete mere end 1 måned efter sagens rejsning, gik der fra 37 til 69 dage (sag 22) eller gennemsnitligt ca. 48 dage, svarede til ca. 1½ måned.

På baggrund af de almindelige krav som følger af god forvaltningsskik, vil det efter omstændighederne i konkrete tilfælde kunne forsvares at der går indtil 1 måned efter sagens start før myndigheden retter den første henvendelse til parten. Dette kan særligt gælde i tilfælde hvor myndigheden allerede ved sin første henvendelse til parten kan afslutte sagen; dette har været aktuelt i de fleste af de undersøgte sager.

En noget kortere frist vil kunne følge af pligten til at underrette en registreret i medfør af persondatalovens §§ 28 og 29 (bestemmelserne er citeret ovenfor i afsnit 3.B.6.b). Af Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger fremgår bl.a.

”2.1. Oplysningspligt ved indsamling af oplysninger hos den registrerede

2.1.1. På hvilket tidspunkt skal oplysningspligten opfyldes?

Efter lovens § 28, stk. 1, indtræder den dataansvarliges oplysningspligt over for den registrerede ved indsamlingen af oplysninger.

Begrebet indsamling , der er én blandt andre behandlingsformer, jf. lovens § 3, nr. 2, dækker ikke blot over den form for behandling, der finder sted, når den dataansvarlige ved personlig eller telefonisk henvendelse eller gennem spørgeskemaer, ansøgningsformularer og lignende aktivt indsamler oplysninger hos den registrerede. Indsamling foreligger også, når den registrerede, evt. uopfordret, henvender sig til den dataansvarlige, hvadenten dette sker ved personligt fremmøde, telefonisk, skriftligt eller på anden måde, når blot den dataansvarlige modtager oplysningerne og derefter undergiver dem en eller anden form for behandling, f.eks. registrering eller opbevaring.

Den registrerede skal som udgangspunkt have meddelelse om de i § 28 nævnte forhold samtidig med indsamlingen af oplysninger hos den registrerede.

I de tilfælde, hvor oplysninger indsamles i forbindelse med, at den registrerede f.eks. skal indlevere en ansøgning, blanket eller lignende til den dataansvarlige, kan oplysningspligten opfyldes ved, at de fornødne informationer er fortrykt på ansøgningen, blanketten m.v. Det gælder også, hvis oplysningerne indsamles elektronisk gennem en hjemmeside på Internettet.

Hvis den registrerede selv henvender sig til den dataansvarlige uden brug af en fortrykt ansøgningsformular eller lignende, f.eks. i et almindeligt brev, skal den dataansvarlige opfylde sin oplysningspligt snarest muligt, hvilket i almindelighed vil sige inden for 10 dage. I praksis må det dog forventes, at oplysningspligten ofte ikke gælder i disse situationer, jf. nærmere herom neden for under pkt. 2.3.1.

2.2. Oplysningspligt ved indsamling af oplysninger hos andre end den registrerede

2.2.1. På hvilket tidspunkt skal oplysningspligten opfyldes?

Oplysningspligten over for den registrerede i forbindelse med indsamling af oplysninger om den pågældende hos andre end den registrerede selv indtræder som udgangspunkt ved registreringen af de indsamlede oplysninger. I de tilfælde, hvor de indsamlede oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, indtræder oplysningspligten dog senest, når videregivelse af de indsamlede oplysninger finder sted, jf. lovens § 29, stk. 1.

Hvilken tidsfrist, der kan indlægges i begrebet ’ved registreringen’, afhænger af sagens nærmere omstændigheder. Den dataansvarlige skal dog altid – vurderet i forhold til den indsats der kræves fra den dataansvarliges side for at opfylde oplysningspligten – give den registrerede meddelelse så tidligt som muligt. Hvis den dataansvarlige allerede på selve registreringstidspunktet ved, at der i løbet af ganske kort tid herefter skal rettes henvendelse til den registrerede, f.eks. fordi den dataansvarlige skal forelægge sagens dokumenter for den registrerede, eller der skal foretages andre sagsbehandlingsskridt, vil oplysningspligten som altovervejende hovedregel kunne opfyldes samtidig med denne senere henvendelse. I øvrigt vil oplysningspligten i almindelighed skulle opfyldes inden for 10 dage efter registreringen.”

Hvis der på et tidligere tidspunkt – før den registrerede har rejst en ansøgningssag – er givet en generel vejledning som opfylder persondatalovens krav til underretning i forbindelse med ansøgningens behandling (se herom ovenfor afsnit 6.b, s. 27ff), fører persondatalovens bestemmelser om oplysningspligt ikke til at myndigheden skal rette henvendelse til ansøgeren snarest muligt og normalt inden 10 dage.

Det må dog under alle omstændigheder anses for problematisk dersom der går mere end ca. 1 måned fra sagens rejsning – eller dog fra det tidspunkt hvor det står klart at en person har partsstatus i sagen – til myndighedens første henvendelse til parten. Jo længere tid der går, jo mere kritisk må tidsforløbet anskues.

Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 til samtlige ministerier, styrelser mv. om mål for hurtig sagsbehandling mv. og Indenrigsministeriets cirkulæreskrivelse af samme dato (j.nr. 1.k. 1997/1002-2) til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd indeholder nu retningslinjer om målsætninger for sagsbehandlingstiden, herunder en konkret tilkendegivelse om at borgeren under alle omstændigheder – hvor ikke andet er fastsat (jf. f.eks. 10-dages-fristen i offentlighedslovens § 16, stk. 2, og forvaltningslovens § 16, stk. 2) – bør have et (eventuelt foreløbigt) svar fra myndighederne inden 1 måned efter sagens modtagelse.

Den gennemsnitlige tid der gik fra sagens rejsning, til statsamtet/Overpræsidiet rettede henvendelse til den der havde rejst sagen (ca. 13 dage), ligger efter min opfattelse inden for det acceptable.

Københavns Overpræsidium har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”I rapportudkastet, side 52-53, er det anført, at der i to af Overpræsidiets sager (76 og 79) er gået mere end 1 måned fra sagens start, til parten første gang har fået en henvendelse fra Overpræsidiet. Dette er ikke korrekt for så vidt angår sag 76, hvor sagsbehandlingstiden var 21 dage. I den anden sag 79 er der gået 48 dage, hvilket er beklageligt.”

For så vidt angår sag 76, fremgår det af det materiale jeg har modtaget fra Overpræsidiet, at Overpræsidiet den 11. november 2002 oprettede sagen (idet spørgekortet er forsynet med et datostempel som angiver at kortet er modtaget denne dag), at der ikke var yderligere korrespondance med parten inden afgørelsen i sagen, og at afgørelsen blev meddelt parten den 2. december 2002, idet Værnepligtssystemet i skærmbilledet FTEXT indeholder et notat om at der denne dag var meddelt parten afslag. Jeg er enig i at dette giver en sagsbehandlingstid på 21 dage; angivelserne i den endelige rapport er rettet i overensstemmelse hermed.

c) Samlet sagsbehandlingstid

Den samlede sagsbehandlingstid (regnet fra sagens rejsning (sagens oprettelse hos statsamtet/Overpræsidiet) til statsamtets/Overpræsidiets afgørelse i sagen) har i de 58 af de 90 undersøgte sager hvor sagsbehandlingstiden har kunnet opgøres, varieret en del. I 7 sager ( sagerne 45, 61-63, 65, 86 og 90 ) er sagen afgjort samme dag som den er oprettet, og den længste samlede sagsbehandlingstid er 69 dage, svarende til ca. 2¼ måned (sag 22).

Den samlede sagsbehandlingstid har i de 58 sager fordelt sig som følger

Tidsrum

Antal sager

Sagsnumre

Samme dag

7

45, 61-63, 65, 86 og 90

1 dag

3

83, 84 og 89

2 dage

3

03, 28 og 82

3 dage

6

15, 19, 27, 29, 85 og 87

4 dage

1

21

5 dage

1

20

6 dage

2

50 og 88

7 dage

3

05, 48 og 81

8-14 dage

6

13, 49, 18, 41, 52 og 86

15 dage – 1 måned

11

01, 02, 04, 11, 24, 30, 60, 73, 75, 75 og 78

Over 1, men

under 2 måneder

14

12, 14, 16, 23, 25, 51, 53-59 og 79

Over 2, men

under 3 måneder

1

22

Den gennemsnitlige samlede sagsbehandlingstid har for alle 58 sager været ca. 22 dage, svarende til næsten ¾ måned.

Det er ikke muligt generelt at foretage en præcis angivelse af hvilken samlet sagsbehandlingstid der kan anses for acceptabel. En nærmere bedømmelse af den samlede sagsbehandlingstid kræver en vurdering af sagens art og eventuelt også sagens konkrete omstændigheder. Der må således tages hensyn til i hvilken udstrækning en korrekt behandling af sagen har krævet indhentelse af (yderligere) oplysninger eller gennemførelse af andre tids- og ressourcekrævende processkridt, om sagens afgørelse – når denne i øvrigt er klar til afgørelse – er mere eller mindre kompliceret, og om sagen af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser må anses for mere eller mindre hastende.

Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 til samtlige ministerier, styrelser mv. om mål for hurtig sagsbehandling mv. og Indenrigsministeriets cirkulæreskrivelse af samme dato (j.nr. 1.k. 1997/1002-2) til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd indeholder nu retningslinjer om målsætninger for sagsbehandlingstiden.

I sager som de undersøgte må der ved vurderingen af hvor lang en samlet sagsbehandlingstid der i almindelighed kan anses for acceptabel, efter min opfattelse på den ene side dels tages hensyn til sagernes såvel retligt som faktuelt relativt ukomplicerede karakter. På den anden side må der tages hensyn til tilfælde hvor nødvendig sags-oplysning tager noget tid.

Af de 58 sager hvor sagsbehandlingstiden har kunnet fastlægges, giver kun en enkelt – sag 22 – anledning til bemærkninger. I denne sag modtog statsamtet et udfyldt ansøgningsskema fra parten den 25. september 2002, og statsamtet traf uden yderligere sagsbehandlingsskridt – herunder sagsoplysning – afgørelse i sagen den 3. december 2002 eller efter knap 2½ måned. I betragtning af sagens ringe kompleksitet og den tid der medgik til behandlingen af andre tilsvarende sager, må sagsbehandlingstiden i sag 22 anses for at nærme sig grænsen af det rimelige.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”Med hensyn til sagsbehandlingstid konkluderes det i udkastet på side 56, at den gennemsnitlige tid, der gik fra sagens rejsning, til statsamtet/Overpræsidiet rettede henvendelse til den, der havde rejst sagen (13,4 dage) [i den endelige rapport rettet til ca. 13 dage; min bemærkning], findes at ligge inden for det acceptable.

For så vidt angår den samlede sagsbehandlingstid har sag 22 givet anledning til bemærkninger. Sagsbehandlingstiden var her 69 dage.

Det anføres herom på side 57 i udkastet, at henset til at afgørelsen blev truffet uden yderligere sagsbehandlingsskridt, sagens ringe kompleksitet samt den tid, der medgik til behandlingen af andre tilsvarende sager, må sagsbehandlingstiden anses for at nærme sig grænsen for det rimelige.

Statsamtet kan tiltræde denne betragtning, og det er i den forbindelse indskærpet over for medarbejderne, at det så vidt muligt skal undgås, at sagsbehandlingstiden i disse sager trækker så længe ud.

Det skal dog samtidig påpeges, at således som sessionsarbejdet helt overordnet er organiseret, vil der efter sagens natur være tale om en meget varierende sagsbehandlingstid i i øvrigt ensartede sager.

Dette skyldes, at der i forbindelse med udskrivningen arbejdes med sager for et halvt år ad gangen.

Ved begyndelsen af hvert halvår udsendes der således centralt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet vejledning og helbredsspørgehæfte på én gang til samtlige de mænd, der efter deres alder skal møde på session i det næstfølgende halvår.

Det er denne udsendelse, der er den umiddelbare anledning til, at der indgives ansøgninger om udsættelse med session og om fritagelse for værnepligt på grund af tilhørsforhold til Færøerne eller Grønland, og ansøgningerne indkommer derfor ikke kontinuerligt halvåret igennem, men derimod i høj grad umiddelbart efter denne udsendelse og samtidig med et meget stort antal udfyldte helbredsspørgehæfter.

Dette forhold må i sig selv føre til en vis uensartethed med hensyn til sagsbehandlingstidens længde, men hertil kommer, at de medarbejdere, der skal behandle ansøgningerne, er de samme medarbejdere, som i samme periode forestår selve sessionsbehandlingen.

Det kan oplyses, at statsamtet fremover vil forsøge at tilrettelægge sessionen således, at der bliver lidt flere sessionsfri dage i det tidsrum, hvori helbredsspørgehæfter og ansøgninger erfaringsmæssigt indkommer.

Et sådant tiltag skønnes i nogen grad at kunne reducere udsvingene i sagsbehandlingstiden.”

Jeg har taget statsamtets bemærkninger til efterretning.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at den gennemsnitlige tid, der gik fra sagens rejsning indtil statsamtet/Overpræsidiet rettede henvendelse til den, der havde rejst sagen (13,4 dage) [i den endelige rapport rettet til ca. 13 dage; min bemærkning], efter Ombudsmandens opfattelse ligger inden for det acceptable. Samtidig har Ombudsmanden givet udtryk for, at det anses for problematisk, at der i otte af de nævnte sager er gået næsten en måned fra sagens rejsning til statsamtets/Overpræsidiets henvendelse. Kun en enkelt sag (22), hvor sagsbehandlingstiden udgjorde knap 2½ måned, og hvor sagen må anses for ukompliceret, giver anledning til bemærkninger.”

d) Besvarelse af rykkere og underretning af parten når sagen trækker ud

Af Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) fremgår følgende om forvaltningsmyndigheders besvarelse af rykkerskrivelser

”208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.”

I ingen af de undersøgte sager ses statsamtet/Overpræsidiet at have modtaget rykkere fra en part.

Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) indeholder også følgende punkter

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.”

Herefter har myndigheden ikke blot pligt til at underrette parten i tilfælde hvor sagen trækker længere ud end myndigheden i den konkrete sag (eventuelt som svar på en rykker) har givet udtryk for over for parten, men også i tilfælde hvor sagsbehandlingen bliver mere langvarig end det ud fra partens synspunkt med rimelighed kan forventes. Myndigheden må således vurdere hvor lang tid parten med rimelighed kan forvente at der i almindelighed vil medgå til behandlingen af en sag af den omhandlede art, og – når dette tidsrum er forløbet – underrette parten om at behandlingen af sagen trækker ud, og så vidt muligt om hvornår sagen kan forventes afsluttet.

I de sager der indgår i undersøgelsen, har statsamtet/Overpræsidiet ikke i noget tilfælde foretaget underretning i overensstemmelse med pkt. 206 og 207 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven.

Det giver mig ikke anledning til kritik at der ikke i nogen af de undersøgte sager er sket underretning til parten om at sagen trak ud.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at det ikke giver Ombudsmanden anledning til kritik, at der ikke i nogen af de undersøgte sager er sket underretning til parten om, at sagen trak ud.”

14) Vildfarelse, sjusk mv.

De undersøgte sager er præget af bestemte rutiner og fremgangsmåder som normalt konsekvent har været overholdt.

Ud over de mere væsentlige forhold som fremgår ovenfor af afsnit 11 om klagevejledning og nedenfor, afsnit 15 om brevkopier, har jeg i forbindelse med undersøgelsen kun bemærket et enkelt og bagatelagtigt forhold. I sag 51 kan et stempel som statsamtet har sat på en udskrift fra CPR, ikke læses.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at ud over de mere væsentlige forhold, som fremgår af rapportens afsnit 11 om klagevejledning og afsnit 15 om brevkopier, har Ombudsmanden kun bemærket et enkelt og bagatelagtigt forhold (ulæseligt stempel).”

15) Brevkopier

I rapporten vedrørende egen drift-projektet angående 130 sager om uansøgt afsked fra DSB og P&T som er gengivet i min beretning for 1990, s. 339ff, udtalte jeg bl.a. (s. 366)

”c. Myndigheden må på sagen bevare genpart eller kopi af alle udgående dokumenter (skrivelser fra myndigheden og andre sagsakter, som myndigheden har produceret og sendt ud fra myndigheden). Ofte vil myndigheden tillige have bevaret genpart eller kopi andetsteds end på sagen (f.eks. i en brevkopimappe eller -bog, hvor udgående skrivelser m.v. er indsat i kronologisk orden).

Kravet om genpart eller kopi af myndighedens udgående dokumenter grunder sig særligt på to forhold: dels at sikre bevis hos myndigheden selv (såvel af hensyn til myndighedens interne behov som af eksterne hensyn) for det præcise indhold af dokumenter, som er udgået fra myndigheden, dels at muliggøre meddelelse af aktindsigt i overensstemmelse med bestemmelserne herom i offentlighedsloven og forvaltningslovens kapitel 4.”

I den sag som er omtalt i min beretning for 1997, s. 198ff, udtalte jeg i fortsættelse heraf bl.a. (s. 205): ”Efter min opfattelse må det for at kunne overholde forvaltningsloven, offentlighedsloven og grundlæggende dokumentationskrav i forvaltningssager være et ubetinget krav at en myndighed enten i sagen har en kopi af dokumenter som myndigheden har udfærdiget, eller med sikkerhed med meget kort varsel fra et edb-anlæg vil kunne lave en fuldstændig nøjagtig udskrift (svarende til en kopi) af dokumentet. I denne forbindelse må der efter min opfattelse kræves en fuldstændig sikring af et elektronisk dokuments integritet (dokumentets originale indhold) og autencitet (at dokumentet virkelig stammer fra den angivne udsteder).

Jeg kan i øvrigt med hensyn til en del af de spørgsmål som elektronisk forvaltning rejser, henvise til den af Forskningsministeriet i juni 1996 udgivne vejledning ’Elektronisk dokumenthåndtering og forvaltningsregler – En vejledning om de forvaltningsretlige konsekvenser af elektronisk arkivering, sagsbehandling og kommunikation’. Heri anføres bl.a.

(side 29)

’En myndighed kan få problemer med at dokumentere visse forhold, hvis den kasserer papirdokumenterne. Et papirdokument med håndskreven signatur har en betydelig bevismæssig værdi i en retssag – og en domstol vil ikke nødvendigvis tillægge et indscannet billede af det pågældende dokument samme bevismæssige værdi. Usikkerheden kan både gå på dokumentets integritet (er det originale indhold ændret?) og autenciteten (stammer det fra den, der angiveligt har skabt det?). Eventuel manglende beviskraft kan vise sig i privatretlige sammenhænge, ..., eller i offentligretlige sammenhænge, ...

...

Det er indtrykket, at de få myndigheder, der er gået over til eller [er] i færd med at gå over til elektronisk arkivdannelse, indtil videre følger den praksis, at alle dokumenter, som er modtaget på papir, gemmes ...’

(side 33)

’Så længe en myndigheds sagsdannelse er papirbaseret, må e-post meddelelser skrives ud på papir, og papirudskrifterne lægges på de relevante sager efter journalisering. Går myndigheden over til elektronisk sagsdannelse, bør e-post systemet integreres teknisk med journalsystemet, så e-post meddelelser let kan journaliseres uden at blive skrevet ud på papir.’

(side 52)

’Som udgangspunkt bør myndigheden bevare sin kopi, så længe den har et administrativt behov for at bevare materialet i egne arkiver.

Offentlighedsloven og Forvaltningsloven sætter ikke nogen undergrænse for, hvor længe en myndighed skal opbevare sagsakter, men kassation af sagsakter efter en kort årrække bør i hvert fald ske efter generelle retningslinier, så kassationen ikke får karakter af vilkårlighed.

Uanset at sagerne er ’afsluttet’, kan der opstå behov for at finde akterne frem påny, fordi en sag genoptages, eller fordi der fremsættes anmodning om aktindsigt. Hvis en myndighed på et tidligt tidspunkt tilintetgør sagsakter, er muligheden for aktindsigt i sagens natur bortfaldet.’

Hvis en myndighed – i stedet for at bevare en kopi af et dokument på sagen – vælger at bevare dokumentet i elektronisk form, må det efter min opfattelse kræves at det elektroniske dokument inden for en meget kort tidsfrist er umiddelbart tilgængeligt og kan udskrives på papir inden for (mindst) den årrække som følger af kassationsreglerne. Myndighedens valg af et elektronisk i stedet for et papirbaseret medium kan efter min opfattelse ikke berettige at dokumentet kan kasseres på et tidligere tidspunkt end det ellers ville kunne være kasseret hvis det havde foreligget i papirform.”

46 af de 90 undersøgte sager (sagerne 01-10, 31-40, 42-44, 46-49, 61-78 og 80) indeholder ingen brevkopier.

Hvis der ikke på en offentlig myndigheds sager findes autentiske brevkopier eller sådanne inden for en meget kort tidsfrist er umiddelbart tilgængelige og kan udskrives på papir inden for (mindst) den årrække som følger af kassationsreglerne, indebærer det ikke blot en kritisabel overtrædelse af forvaltningsloven, offentlighedsloven og arkivreglerne, men det skaber også en – efter omstændighederne særdeles – uheldig bevismæssig usikkerhed om myndighedens behandling af sagerne, indholdet af afgørelser i disse og om og hvornår afgørelser måtte være meddelt parten (parterne) i sagen. Med hensyn til den bevismæssige usikkerhed henviser jeg til det jeg har anført ovenfor under afsnit 10 om begrundelse mv., under afsnit 11 om klagevejledning, under afsnit 12 om bekendtgørelse og under afsnit 13 om sagsbehandlingstid mv. samt nedenfor under afsnit 15 om den sproglige udformning af statsamtets/Overpræsidiets afgørelser og andre breve.

De resterende 44 sager indeholder én eller flere brevkopier. 36 af disse sager (sagerne 11-13, 15-30, 41, 45, 50, 52, 56, 60, 79 og 80-90) indeholder en kopi af statsamtets/Overpræsidiets afgørelse i sagen. Andre 7 af sagerne indeholder kopi af to breve fra statsamtet. Sag 14 indeholder – foruden af afgørelsen – en kopi af et brev hvori statsamtet bad ansøgeren om at indsende dokumentation i sagen, og i 6 andre sager ( sagerne 51, 53, 54 og 57-59 ) findes der på sagen – foruden afgørelsen – en kopi af et brev hvori statsamtet opfordrer ansøgeren til at indsende en ansøgning om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3. Endelig findes der i sag 55 kopi af tre breve fra statsamtet – foruden af afgørelsen og et brev hvori statsamtet opfordrer ansøgeren til at indsende en ansøgning om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, også en rykker til parten.

I alt indeholder de undersøgte sager således 53 brevkopier.

En forvaltningsafgørelse skal være forsynet med udstedermyndighedens betegnelse og adresse samt være underskrevet. Underskriften behøver ikke at være læselig, men skal gentages med maskinskrift eller stempel, jf. FOB 1959.201 og Statsministeriets cirkulæreskrivelse af 25. juni 1960. Jeg henviser i denne forbindelse også til Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (2. udgave 2002, s. 592f ) med yderligere henvisninger, bl.a. til UfR 2001.252 Ø og jf. UfR 2001.1980 H.

I forbindelse med egen drift-undersøgelserne angående uansøgt afsked fra DSB og P&T blev det i nogle tilfælde konstateret at breve var forsynet med ulæselige underskrifter der ikke var gentaget med maskinskrift eller stempel; i en lang række tilfælde havde jeg imidlertid på grund af manglende brevkopier ikke kunnet konstatere om underskrifterne på de originale breve havde været gentaget med maskinskrift eller stempel, jf. FOB 1990.339 (s. 385f og s. 421) og FOB 1991.207 (s. 247). Både af hensyn til adressaten for brevene og af hensyn til at myndigheden selv senere vil kunne konstatere hvem der har underskrevet et brev, fandt jeg det uheldigt at underskriftsforholdene ikke (klart) fremgik af alle brevene i de undersøgte sager. Hensynet til parten er bl.a. begrundet i at parten skal have mulighed for at pege på et eventuelt inhabilitetsspørgsmål.

Det bør således klart fremgå af en myndigheds brevkopi hvem der har underskrevet brevet.

I 24 af de undersøgte sager (sagerne 11, 41, 45, 50-60 og 81-90) fremgår underskriverens navn af brevkopierne. I de resterende 20 af de 44 undersøgte sager som indeholder brevkopier, fremgår underskriverens navn ikke af brevkopierne. I sag 17 er brevkopien underskrevet med ”Sessionsmyndigheden” – hvilket ikke giver andre oplysninger om hvem der (udadtil) er ansvarlig for afgørelsen end det der i forvejen fremgår af myndighedens brevpapir – mens der i sagerne 12-16, 18-30 og 79 ikke er angivet noget på brevkopierne efter teksten ”med venlig hilsen”.

Der er i forbindelse med undersøgelsen oplyst at det elektroniske værnepligtssystem VPS ikke muliggør en senere udskrift af en nøjagtig kopi af et brev (bl.a. fordi den senere udskrift – som den oprindelige – vil blive dateret den dag den udskrives), men at det i forbindelse med den første udskrift af et brev er muligt at vælge at udskrive brevet i flere eksemplarer.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at ministeriet udarbejder forskrifter for statsamternes/Overpræsidiets behandling af værnepligtssager som sikrer at der i sagerne i alle tilfælde bevares autentiske kopier af myndighedernes udgående breve.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Ombudsmanden har bl.a. bemærket, at 46 af de 90 undersøgte sager ikke indeholder brevkopier, og der i 20 af de 44 undersøgte sager, som indeholder brevkopier, ikke fremgår underskriverens navn.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet kan hertil oplyse, at der i det elektroniske værnepligtssystem er integreret tre forskellige standardbreve, som alle vedrører sager om udsættelse med session efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. Indholdet af disse tre breve giver i alle tilfælde ansøgeren medhold i ansøgningen. Imidlertid er systemet ikke indrettet til at bevare dokumentet i elektronisk form.

Erfaringerne har vist, at der ikke har været et administrativt behov for at bevare dokumentet. Der har således ikke været tale om aktindsigtsbegæringer, klager eller andet, som har kunnet retfærdiggøre en bevarelse af dokumentet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er dog enig i, at der også for disse sagers vedkommende skal foreligge en autentisk brevkopi. Ministeriet har således indledt en undersøgelse af mulighederne for at indrette det elektroniske værnepligtssystem således, at det kan bevare og inden for en meget kort tidsfrist udskrive en autentisk kopi.

Samtlige værnepligtsadministrerende statsamter og Overpræsidiet er d.d. anmodet om, at der med øjeblikkelig virkning skal gennemføres den ændring, at der skal udskrives og bevares en kopi af dokumentet. Denne ordning vil bestå, indtil der måtte være etableret et system, som kan bevare dokumentet i elektronisk form, og som kan udskrive en autentisk kopi.

I samme brev har Indenrigs- og Sundhedsministeriet understreget, at der i alle andre forvaltningsafgørelser skal bevares en kopi. Endvidere er det understreget, at en forvaltningsafgørelse skal være forsynet med udstedermyndighedens betegnelse og adresse samt være underskrevet, og at underskriften skal gentages med maskinskrift eller stempel. Desuden skal det fremgå af myndighedens brevkopi, hvem der har underskrevet brevet.”

Jeg har taget det ministeriet har anført, til efterretning.

Statsamtet Sønderjylland har i sin udtalelse af 30. oktober 2003 anført

”Med hensyn til det på side 62 i udkastet anførte om underskrift og om gengivelse af underskriverens navn på brevkopier skal det bemærkes, at det er indskærpet over for medarbejderne, at afslag ikke må underskrives ’Sessionsmyndigheden’, hvilket var sket i sag 17, og at underskriverens navn skal fremgå af brevkopierne i sagen.”

Jeg har taget det statsamtet har oplyst, til efterretning.

Københavns Overpræsidium har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Overpræsidiet skal endvidere beklage, at det ikke i alle tilfælde er fremgået af brevkopien, hvem der har underskrevet brevet, jf. den omtalte sag i rapportudkastet side 62, hvor alene sagsbehandlerens initialer er anført.”

16) Den sproglige udformning af statsamtets/Overpræsidiets afgørelser og andre breve

Breve mv. fra offentlige myndigheder bør sprogligt være korrekt og forståeligt udformet. Som det fremgår ovenfor under afsnit 14 om brevkopier, har der kun i en del af de undersøgte sager været brevkopier. Ud fra de brevkopier og standardbreve som har indgået i undersøgelsen, er der ikke grundlag for at antage at statsamtet/Overpræsidiet i almindelighed har problemer i relation til spørgsmålet om den sproglige udformning af breve og andre afgørelser.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at ud fra de brevkopier og standardbreve, som har indgået i undersøgelsen, er der ikke grundlag for at antage, at statsamtet/Overpræsidiet i almindelighed har problemer i relation til spørgsmålet om den sproglige udformning af breve og andre afgørelser.”

3.C . HJEMMELSSPØRGSMÅL

1) Indledning

Jeg har i forbindelse med undersøgelsen ikke kunnet konstatere at statsamtet/Overpræsidiet har truffet indholdsmæssigt ulovlige afgørelser.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at Ombudsmanden i forbindelse med undersøgelsen ikke har kunnet konstatere, at statsamterne/Overpræsidiet har truffet indholdsmæssigt ulovlige afgørelser.”

2) Bemyndigelsesspørgsmål

Således som sagerne er oplyst for mig, har jeg lagt til grund at statsamtets/Overpræsidiets afgørelser i de undersøgte sager har haft fornøden bemyndigelse.

Efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, har den kompetente myndighed ikke bemyndigelse til at meddele fritagelse for værnepligt hvis ansøgeren har opholdt sig kortere tid end 10 år på Færøerne eller Grønland. På den anden side har en værnepligtig som opfylder lovens betingelser for fritagelse, efter ansøgning retskrav på fritagelse.

I de 30 undersøgte sager om fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, må det antages at statsamtet/Overpræsidiet har lagt til grund at ansøgerne i de 11 sager som angår ophold i Grønland (sagerne 29, 30, 51-56, 81, 87 og 90) , har opholdt sig i Grønland i et (samlet) tidsrum som svarer til den eller de periode(r) den pågældende ifølge de i sagen indhentede oplysninger fra CPR-registret har været bopælsregistreret i Grønland, mens statsamtet/Overpræsidiet har lagt til grund at ansøgerne i de 19 sager som angår ophold på Færøerne (sagerne 21-28, 57-60, 82, 86, 88 og 89) , har opholdt sig på Færøerne i et (samlet) tidsrum som svarer til den eller de periode(r) den pågældende ifølge de i sagen indhentede oplysninger fra CPR-registret ikke har været bopælsregistreret i Danmark.

Herefter har den gennemsnitlige opholdstid i Grønland i de 11 sager som angår ophold i Grønland, udgjort ca. 17 år og 6 ½ måned – varierende fra 10 år og ca. 2 måneder i sag 90 til ca. 25 år og 3 måneder i sag 29. Tilsvarende har den gennemsnitlige opholdstid i de 19 sager som angår ophold på Færøerne, udgjort ca. 23 år og 8 måneder – varierende fra ca. 10 år og 9 måneder i sag 23 til ca. 28 år og 11½ måned i sag 25.

Med hensyn til spørgsmålet om hvorvidt den samlede opholdstid i de sager som angår ophold på Færøerne, kan anses for tilstrækkeligt godtgjort – og den kompetente myndighed dermed har haft bemyndigelse til at meddele fritagelse – henvises til kapitel 3.B.8 om sagsoplysning ovenfor.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at således som sagerne er oplyst over for Ombudsmanden, har Ombudsmanden lagt til grund, at statsamterne/Overpræsidiets afgørelser i de undersøgte sager har haft fornøden bemyndigelse.”

3) Fortolkningsspørgsmål

I ingen af de undersøgte sager kan statsamtets/Overpræsidiets fortolkningsresultat efter min opfattelse anses for forkert eller uholdbart. En efterprøvelse af afgørelsen har dog ikke kunnet ske i 3 sager (sagerne 43, 44 og 46) hvor afgørelsens grundlag og indhold ikke er dokumenteret.

I 30 af de 90 undersøgte sager afslog statsamtet/Overpræsidiet at meddele udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27 (sagerne 11-20, 41-50 og 71-80).

I 21 af disse sager ( sagerne 11-13, 15-20, 42, 47-49, 71, 72, 74-78 og 80) er afslaget givet fordi det ikke har været nødvendigt at udsætte sessionstidspunktet af hensyn til ansøgerens uddannelse. I alle disse sager gælder det at den dato ansøgeren har dokumenteret at uddannelsen varer til, ligger før en dato som fremgår af det spørgekort som er udsendt til ansøgeren, om hvilket det anføres på spørgekortet at den værnepligtige ikke behøver søge udsættelse af sessionen hvis uddannelsen afsluttes inden den omhandlede dato. Forskellen mellem de to nævnte tidspunkter varierer i de enkelte sager fra ca. 2 måneder til ca. 18½ måned.

I sag 14 skyldes afslaget på udsættelse at ansøgeren ikke er under uddannelse.

I 3 andre sager (sagerne 50, 73 og 79) er der givet afslag på udsættelse fordi ansøgeren ikke er ved at gennemgå en godkendt uddannelse.

Statsamtets afgørelse i sag 50 er citeret ovenfor i kapitel 3.B.10.b. – I klagen til Indenrigs- og Sundhedsministeriet anførte ansøgeren at der til den daglige undervisningstid skulle lægges 3-4 timers nødvendig daglig forberedelse samt mange tidkrævende aktiviteter på skolen i form af koncerter, workshops og lignende, at det var nødvendigt at have arbejde ved siden af da uddannelsen ikke er SU-berettiget, og at der også måtte tages hensyn til ansøgerens daglige transporttid (3-4 timer). Ansøgeren anførte at han havde en samlet ugentlig arbejdstid på op mod 50 timer. Ministeriet stadfæstede statsamtets afgørelse idet ministeriet bl.a. henviste til at det af afsnit 5.4. i cirkulære nr. 156 af 15. oktober 1999 om udsættelse af tidspunktet for værnepligtiges møde for session og til aftjening af værnepligt bl.a. fremgår at udsættelse ikke kan gives under hensyn til deltagelse i kurser med et timetal på under 23 som ofte er kombineret med igangværende fuldtidserhvervsarbejde.

I sag 73 anså Overpræsidiet ikke en ansættelsesaftale om praktikperiode som salgstrainée hos en ejendomsmægler for en godkendt uddannelse, og i sag 79 blev en kontrakt som professional fodboldspiller ikke anses for en godkendt uddannelse.

I 2 sager (sagerne 41 og 45) blev der givet afslag på udsættelse på baggrund af ansøgerens alder og bestemmelsen i værnepligtslovens § 13, stk. 4, om at der (kun) kan gives udsættelse af at møde for sessionen ”indtil udgangen af det år, i hvilket de fylder 25 år”.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens opfattelse, hvorefter statsamtets/Overpræsidiets fortolkningsresultat i ingen af de undersøgte sager kan anses for forkert eller uholdbart, idet der dog i tre sager, hvor afgørelsens grundlag og indhold ikke er dokumenteret, ikke har kunnet ske en efterprøvelse.”

4) Skønsspørgsmål (kriterier og afvejning)

Min undersøgelse har i intet tilfælde vist at statsamtet/Overpræsidiet har inddraget ulovlige kriterier, ikke har inddraget relevante lovlige kriterier eller har afvejet kriterier i strid med gældende ret.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at Ombudsmandens undersøgelse i intet tilfælde har vist, at statsamtet/Overpræsidiet har inddraget ulovlige kriterier, ikke har inddraget relevante lovlige kriterier eller har afvejet kriterier i strid med gældende ret.”

5) Spørgsmål i relation til retsfølgen

I ingen af de undersøgte sager er der anledning til bemærkninger i relation til retsfølgen.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at der i ingen af de undersøgte sager er anledning til bemærkninger i relation til retsfølgen.”

3.D. PRØVELSE

1) Rekurs og genoptagelse (remonstration og tilbagekaldelse)

Statsamtets/Overpræsidiets afgørelser kan indbringes for Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Dette er kun sket i ét tilfælde: I sag 50 som er refereret ovenfor i kapitel 3.B.10.b og i kapitel 3.C.3, og hvor ministeriet stadfæstede statsamtets afgørelse.

Efter almindelige forvaltningsretlige grundsætninger kan statsamtets/Overpræsidiets afgørelser genoptages. Dette er i intet tilfælde sket.

2) Klage til Folketingets Ombudsmand

I ingen af de undersøgte sager har der været indgivet klage til Folketingets Ombudsmand.

3) Domstolsprøvelse

Statsamtets/Overpræsidiets afgørelser kan indbringes for domstolene efter den almindelige bestemmelse i grundlovens § 63, stk. 1.

Ingen af de undersøgte sager ses indbragt for domstolene.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig Ombudsmandens oplysning om, at kun én afgørelse har været påklaget til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, at der ikke er genoptaget afgørelser, samt at der ikke har været indgivet klager til Ombudsmanden eller indbragt afgørelser for domstolene.”

4. MYNDIGHEDERNES UDTALELSER

På baggrund af min foreløbige rapport om undersøgelsen har Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Københavns Overpræsidium samt Statsamterne Sønderjylland og Fyn afgivet udtalelser. Udtalelserne er i deres helhed optaget som bilag 2-5 til rapporten; dog er ikke gengivet et enkelt afsnit i hver af udtalelserne fra ministeriet, Statsamtet Sønderjylland og Københavns Overpræsidium som angår trykfejl to forskellige steder i den foreløbige rapport, idet disse er rettet i den endelige rapport. Endvidere er de enkelte dele af udtalelserne gengivet de relevante steder i rapporten.

5. SAMMENFATNING OG KONKLUSION

5.A. SAMMENFATNING

I de undersøgte sager har der ikke været anledning til at rejse spørgsmål om kompetence eller inhabilitet , og i ingen af de undersøgte sager har der været partsrepræsentation.

Undersøgelsen har ikke afdækket individuelle vejledningsproblemer, men der har været anledning til at pege på en mindre heldig vejledning i et standardbrev. Det generelle informationsmateriale på området indeholder en god information som gives på en overskuelig og relativt letforståelig måde.

Undersøgelsen har vist at der på området er problemer med overholdelsen af notatpligten. Dette har særligt sammenhæng med at notater foretaget i det elektroniske værnepligtssystem blev slettet efter en vis, kortere, tid.

Der er ikke i nogen af de undersøgte sager begæret aktindsigt. Der er ikke i forbindelse med undersøgelsen konstateret tilsidesættelse af persondatalovens behandlingsregler , men der har været anledning til at pege på at den generelle underretning af de registrerede efter persondatalovens § 28 og § 29 på tre punkter kunne forbedres.

Der er i ingen af de undersøgte sager foretaget partshøring , men der er af forskellige grunde ikke herved sket nogen fejl.

Undersøgelsen har afdækket et sagsoplysningsproblem i relation til færinger som søger fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3.

Der er ikke i de undersøgte sager fundet overtrædelser af bestemmelserne om tavshedspligt samt indhentelse og videregivelse af oplysninger.

De afgørelser i de undersøgte sager som ikke giver ansøgeren fuldt ud medhold, lever (i varierende grad) ikke op til forvaltningslovens krav om begrundelse. Dette skyldes hovedsagelig de standardbreve som anvendes på området.

De afgørelser i de undersøgte sager som ikke giver ansøgeren fuldt ud medhold, indeholder enten slet ingen klagevejledning eller en klagevejledning som på forskellige punkter er mangelfuld.

Sagsbehandlingstiden giver kun i et enkelt tilfælde anledning til kritiske bemærkninger.

Der fandtes i en væsentlig del af de undersøgte sager ikke autentiske brevkopier , ligesom der generelt ikke var mulighed for med kort varsel fra de anvendte IT-systemer at udskrive en tro kopi af de breve myndighederne måtte formodes at have sendt i sagen (”print on demand”).

Der er ikke i forbindelse med undersøgelsen konstateret indholdsmæssigt ulovlige afgørelser.

5.B. KONKLUSION

Undersøgelsen har vist at værnepligtsmyndighederne på det undersøgte område træffer lovlige afgørelser.

Undersøgelsen har imidlertid samtidig vist at sagsbehandlingen på flere væsentlige punkter var mangelfuld. Således har undersøgelsen afdækket et generelt problem i forhold til notatpligten og vist mere generelle tilsidesættelser af kravene til begrundelse, klagevejledning og bevaring af brevkopier. Ministeriet og statsamterne/Overpræsidiet har imidlertid allerede taget relevante initiativer til at udbedre disse mangler, ligesom myndighederne har tilsluttet sig at der bør ske forbedringer i relation til den vejledning som i brevform gives værnepligtige der muligvis opfylder betingelserne i værnepligtslovens § 1, stk. 3, for fritagelse, i relation til den generelle underretning der gives efter persondatalovens §§ 28-29 og i relation til sagsoplysningen i en bestemt type af de undersøgte sager.

I det hele taget må myndighedernes reaktion på undersøgelsen og dens resultater efter min opfattelse anses for meget tilfredsstillende.

§ 28. Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede skal den dataansvarlige eller dennes repræsentant give den registrerede meddelelse om følgende

Den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.

Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.

oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks.

Kategorierne af modtagere.

Om det er obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare.

Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i nr. 1-3 nævnte oplysninger.

§ 29. Hvor oplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede, påhviler det den dataansvarlige eller dennes repræsentant ved registreringen, eller hvor de indsamlede oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, senest når videregivelsen af oplysningerne finder sted, at give den registrerede meddelelse om følgende

Den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.

Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.

Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks.

Hvilken type oplysninger det drejer sig om.

Kategorierne af modtagere.

Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i nr. 1-3 nævnte oplysninger, eller hvis registreringen eller videregivelsen udtrykkeligt er fastsat ved lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov.

Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 1 gælder heller ikke, hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er uforholdsmæssigt vanskelig.

§ 76. Loven træder i kraft den 1. juli 2000.

Stk. 2.

”

De undersøgte sager giver mig ikke grundlag for bemærkninger i relation til persondatalovens ovenfor citerede behandlingsregler. Statsamternes og Overpræsidiets behandling af oplysningerne i de undersøgte sager ses således efter min opfattelse ikke at være sket i strid med de ovenfor citerede bestemmelser i persondatalovens §§ 5-7.

Der er i ingen af de undersøgte sager sket individuel underretning til parter eller andre registrerede personer efter persondatalovens §§ 28 og 29.

En overholdelse af bestemmelserne i persondatalovens §§ 28 og 29 – herunder orientering af registrerede personer om den registreredes rettigheder efter persondataloven – vil imidlertid i vid udstrækning kunne ske ved generelle beskrivelser som den eller de registrerede underrettes om når statsamtet/Overpræsidiet har registreret pågældende, jf. også pkt. 2.1.2, 1. afsnit, og pkt. 2.2.2, samt pkt. 2.1.3, sidste afsnit, og pkt. 2.2.3, 3. afsnit i slutningen, i vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger. Heraf fremgår at der ikke eksisterer formkrav til meddelelsen til den registrerede, og at opfyldelse af underretningspligten efter persondatalovens §§ 28 og 29 kan ske gennem en fortrykt, generel vejledning på en ansøgningsblanket mv.

Nogen tid før den værnepligtige skal indkaldes til session, modtager han samtidig vejledningen ”Før Session. Før Værnepligt” og et helbredsspørgehæfte. Vejledningen indeholder bl.a. følgende

”Hvis sessionen bedømmer dig egnet eller begrænset egnet til værnepligtstjeneste, vil statsamtet videregive oplysning om dine helbredsforhold samt uddannelses- og erhvervsmæssige forhold til Forsvarets Værnepligt og Rekruttering, som fordeler de værnepligtige.

Hvis sessionen bedømmer dig uegnet til værnepligtstjeneste, vil oplysningerne blive bevaret i statsamtet.

Du har ret til

· at bede om indsigt i de oplysninger som findes i din sag

· at gøre indsigelse mod at oplysningerne behandles

· at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lovgivningen.

Du kan henvende dig herom til det statsamt, der behandler din sessionssag. (Se adresser på bagsiden af hæftet).”

Ca. 3 uger før sessionen modtager den værnepligtige hæftet ”Session. Værnepligt”. Dette hæfte indeholder bl.a. også den ovenfor citerede vejledning.

Efter sessionsbehandlingen får den værnepligtige et skema ”Resultatet af din sessionsbehandling”. På bagsiden af dette skema er optrykt en vejledning som svarer til den ovenfor citerede fra hæftet ”Før Session. Før Værnepligt”.

I sammenhæng med det øvrige indhold af de to hæfter og resultatskemaet gives der den registrerede meddelelse om den dataansvarliges identitet, jf. persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 1, og § 29, stk. 1, nr. 1, samt om formålet med den behandling hvortil oplysningerne om den registreredes helbredsmæssige samt uddannelses- og erhvervsmæssige forhold er bestemt, jf. persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 2, og § 29, stk. 1, nr. 2. Endvidere gives der – i relation til persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 3, og § 29, stk. 1, nr. 3 – den registrerede meddelelse om hvilken myndighed der i en given situation vil modtage oplysninger om den registreredes helbredsmæssige samt uddannelses- og erhvervsmæssige forhold, ligesom der gives en generel vejledning om hovedindholdet af den registreredes væsentligste rettigheder efter persondataloven (jf. persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 3, litra c, og § 29, stk. 1, nr. 3, litra c).

Den generelle vejledning omfatter uden tvivl et sessionsforløb hvor den værnepligtige hverken søger udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, eller søger fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3.

Selvom der i forbindelse med en behandling af en ansøgning efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, normalt især vil blive behandlet oplysninger om ansøgerens uddannelsesmæssige forhold – og dermed oplysninger af samme type som indgår i den almindelige sessionsbehandling – kan der dog efter min opfattelse rejses tvivl om hvorvidt der med den generelle vejledning også er sket en tilstrækkelig oplysning efter persondatalovens § 28 i relation til behandlingen af en ansøgning om udsættelse. Denne tvivl ville kunne elimineres ved en relativt kortfattet relevant udbygning af den generelle vejledning, f.eks. under afsnittet ”Kan jeg komme senere på session” i hæftet ”Før session. Før Værnepligt” (gengivet som bilag 1 til denne rapport). Jeg bemærker herved at en tilstrækkelig generel vejledning kan erstatte en individuel underretning som normal vil skulle gives inden for 10 dage, jf. nærmere afsnit 13.b (s. 61ff) nedenfor.

Den generelle vejledning henviser ikke udtrykkeligt til de bestemmelser i persondataloven hvoraf rettighederne fremgår (lovens kapitel 9 om den registreredes indsigtsret, lovens § 35 om den registreredes indsigelsesret og lovens § 37 om berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger der er urigtige mv.). Det følger ikke af ordlyden af bestemmelserne i persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 3, litra c, og § 29, stk. 1, nr. 3, litra c, at der i forbindelse med den dataansvarliges underretning af den registrerede om dennes rettigheder efter persondataloven skal henvises til de relevante bestemmelser i loven eller blot til loven. Der er heller ikke tale om at den dataansvarlige myndighed herved træffer en afgørelse som skal ledsages af en begrundelse som opfylder kravene i forvaltningslovens § 24, stk. 1 (se herom nærmere afsnit 10.b nedenfor). Det er imidlertid min opfattelse at det – for at den registrerede skal have mulighed for nærmere at få kendskab til sine rettigheder – ville være bedst stemmende med god forvaltningsskik og med forvaltningsmyndighedernes almindelige vejledningspligt, jf. princippet i forvaltningslovens § 7, hvis en generel vejledning om registreredes rettigheder efter persondataloven indeholder en henvisning til lovgrundlaget for disse rettigheder.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at overveje om den generelle vejledning bør udbygges på de to ovenfor nævnte punkter.”

Efter persondatalovens § 29, stk. 1, nr. 3, litra a, skal meddelelsen til den registrerede indeholde oplysning om typen af oplysninger som indsamles. Den generelle vejledning omfatter ikke de CPR-oplysninger som indhentes i sagerne om fritagelse efter værnepligtslovens § 1, stk. 3. I overensstemmelse med betænkning nr. 1345/1997 om behandling af personoplysninger, s. 476, og bemærkningerne til forslaget til lov om personoplysninger (lovforslag nr. L 147/1999-2000, fremsat den 9. december 1999 af justitsministeren, jf. Folketingstidende 1999-2000, tillæg A, s. 3971ff, særligt første afsnit i de specielle bemærkninger til § 29, stk. 1, s. 4084) fremgår det af 3. afsnit i pkt. 2.2.3 i vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i lov om behandling af personoplysninger at der skal ske fornyet underretning af den registrerede om behandling (indsamling) af nye typer af oplysninger som ikke er omfattet af en tidligere givet meddelelse til den registrerede.

Jeg må derfor anse det for en fejl at statsamtet/Overpræsidiet ikke i sagerne om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 (sagerne 21-30, 51-60 og 81-90) gav meddelelse til den registrerede om indsamlingen og behandlingen af CPR-oplysningerne.

I min foreløbige rapport skrev jeg

”Jeg er indstillet på at henstille til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at overveje hvorvidt den generelle vejledning bør udbygges således at der også i denne tages højde for de oplysninger som indsamles i sagerne efter værnepligtslovens § 1, stk. 3.”

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i sin udtalelse af 31. oktober 2003 anført

”b) Persondataloven

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har noteret sig, at de undersøgte sager ikke giver Ombudsmanden grundlag for bemærkninger i relation til de citerede behandlingsregler.

Det fremgår af rapporten, at der efter Ombudsmandens opfattelse kan rejses tvivl om, hvorvidt der med den generelle vejledning (i de to informationshæfter) også er sket en tilstrækkelig oplysning efter persondatalovens § 28 i relation til behandling af en ansøgning om udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal hertil bemærke, at der i den førstkommende udgave af hæftet ’Før session/Før værnepligt’ under overskriften ’KAN JEG KOMME SENERE PÅ SESSION?’ vil blive tilføjet en oplysning om, at de oplysninger, som den værnepligtige anfører i sin ansøgning, vil blive anvendt i forbindelse med sessionsmyndighedens behandling af ansøgningen om udsættelse.

Til den generelle vejledning, som er anført i de ovenfor nævnte to informationshæfter og i skemaet vedrørende resultatet af sessionen, bemærker Ombudsmanden, at det – for at den registrerede skal have mulighed for nærmere at få kendskab til sine rettigheder – ville være bedst stemmende med god forvaltningsskik og med forvaltningsmyndighedens almindelige vejledningspligt, jf. princippet i forvaltningslovens § 7, hvis en generel vejledning om registreredes rettigheder efter persondataloven indeholder en henvisning til lovgrundlaget for disse rettigheder.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig heri. I de førstkommende udgaver af de to informationshæfter, som udsendes primo januar 2004 (Session/Værnepligt) og medio februar 2004 (Før session/Før værnepligt) medtages en henvisning til lovgrundlaget. Tilsvarende henvisning medtages i det nævnte skema om sessionsresultatet.

Ombudsmanden anfører, at det må anses for en fejl, at statsamterne/Overpræsidiet ikke i sagerne om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3 (sagerne 21-30, 51-60 og 81-90) gav meddelelse til den registrerede om indsamlingen og behandlingen af CPR-oplysningerne.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig heri. I førstkommende udgave af hæftet ’Før session/Før værnepligt’ under overskriften ’HVIS JEG ER FÆRING ELLER GRØNLÆNDER’ vil der blive tilføjet, at sessionsmyndigheden i forbindelse med en ansøgning om fritagelse for værnepligt efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, vil sikre sig, at der foreligger oplysning om bopælsregistreringer i henholdsvis CPR (for værnepligtige, der er tilflyttet fra Grønland) og i Folkeregisteret under Færøernes Landsstyre (for værnepligtige, der er tilflyttet fra Færøerne). Der henvises i øvrigt til ministeriets bemærkninger under afsnit 8.”

Jeg tager det oplyste til efterretning.

Persondataloven indeholder i kapitel 9 bestemmelser om den registreredes indsigtsret. I ingen af de undersøgte sager har en registreret anmodet om indsigt efter persondataloven.

7) Partshøring

a) Indledning

Forvaltningsloven indeholder i § 19 og § 21 følgende bestemmelser om partshøring, henholdsvis på myndighedens initiativ og efter partens begæring

”§ 19. Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis

det efter oplysningernes karakter og sagens beskaffenhed må anses for ubetænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag,

udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse,

partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse,

parten ikke har ret til aktindsigt efter reglerne i kapitel 4 med hensyn til de pågældende oplysninger,

den påtænkte afgørelse vil berøre en videre, ubestemt kreds af personer, virksomheder mv., eller hvis forelæggelsen af oplysningerne for parten i øvrigt vil være forbundet med væsentlige vanskeligheder, eller

der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at gøre sig bekendt med grundlaget for den påtænkte afgørelse og til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.

Stk. 3. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at nærmere angivne sagsområder, hvor bestemmelserne i stk. 2, nr. 1 eller 5, i almindelighed vil finde anvendelse, ikke skal være omfattet af bestemmelsen i stk. 1.

Rapport om undersøgelse af 90 værnepligtssager fra 2 statsamter og Overpræsidiet J.nr. 2003-1145-980

1. UNDERSØGELSENS AFGRÆNSNING, TILRETTELÆGGELSE OG GENNEMFØRELSE

Den 17. marts 2003 skrev jeg til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at jeg efter bestemmelsen i ombudsmandslovens § 17, stk. 2, havde besluttet at iværksætte et egen drift-projekt som skulle angå værnepligtssager afgjort af ministeriet, nærmere betegnet sager afgjort efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, og efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27. Jeg bad samtidig ministeriet deltage i et møde med henblik på en nærmere drøftelse af emnets afgrænsning og undersøgelsens tilrettelæggelse.

Der blev på baggrund heraf afholdt et møde i ministeriet den 25. marts 2003. På mødet oplyste ministeriet bl.a. at ministeriet fra statsamterne havde indhentet telefoniske oplysninger om hvor mange sager de i 2002 havde behandlet på de to områder. Der havde i 2002 i alt været ca. 28.000 sessionsbehandlede, og heraf havde i alt ca. 11.480 søgt udsættelse efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27 (tallene var måske ikke helt nøjagtige idet de beroede på opgørelser indhentet telefonisk). Statsamterne havde i 2002 behandlet 263 sager efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, om personer som havde boet på Færøerne/Grønland. Ministeriet havde i 2002 modtaget 1 (én) klagesag vedrørende udsættelse af session og ingen klager over afgørelser vedrørende Færøerne/Grønland.

Jeg tilkendegav umiddelbart på mødet med ministeriet at der herefter ikke kunne blive tale om at undersøge sager på de nævnte områder afgjort af ministeriet, men at jeg ville overveje at gennemføre en undersøgelse omfattende sådanne sager afgjort af et eller flere af de statsamter og Overpræsidiet som træffer afgørelse i første instans.

I fortsættelse af mødet indhentede jeg oplysninger fra de 5 statsamter og Overpræsidiet som træffer afgørelse i første instans i de omhandlede sager, dels om det totale antal afgjorte sager i 2002, dels om hvor mange af disse der er endt med afslag.

De oplysninger jeg modtog, kan sammenfattes som følger

Sager efter § 1, stk. 3

Sager efter § 13, stk. 4, jf. § 27

Myndighed

I alt

Afslag

I alt

Afslag

Københavns

112

0

4.842

400

Overpræsidium

Bornholm

0

0

126

8

Fyn

33

0

1.100

8

Sønderjylland

31

0

2.140

150

Århus

44

0

2.082

100

Nordjylland

33

1

1.576

1

Total

253

1

11.866

667

Som det fremgår, er der ganske stor forskel på det antal sager de forskellige myndigheder behandler. Københavns Overpræsidium er med ca. 44 % af sagerne efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, og ca. 41 % af sagerne efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, klart den af de 6 regionale myndigheder som behandler flest sager på de to områder, mens Statsamtet Bornholm med 0 %, henholdsvis ca. 1 % af sagerne på de to områder klart er den myndighed som behandler færrest sager.

Ved breve af 7. april 2003 meddelte jeg herefter Indenrigs- og Sundhedsministeriet og de 6 regionale myndigheder at jeg havde besluttet at gennemføre en undersøgelse omfattende Københavns Overpræsidium, Statsamtet Fyn og Statsamtet Sønderjylland, og at undersøgelsen skulle omfatte følgende sager

10 sager afgjort i 2002 efter værnepligtslovens § 1, stk. 3, fra hver af de 3 statsamter (i alt 30 sager), udtaget således at der udvælges de 10 senest afgjorte sager, og

20 sager afgjort i 2002 efter værnepligtslovens § 13, stk. 4, jf. § 27, fra hver af de 3 statsamter (i alt 60 sager), udvalgt efter følgende principper

så vidt muligt 10 sager pr. statsamt der er endt med afslag, valgt således at de senest afgjorte sager udtages først,

dernæst det antal sager som mangler op til 20 sager pr. statsamt, og som er endt med en imødekommende afgørelse, valgt således at de senest afgjorte sager udtages først.

Jeg bad samtidig Overpræsidiet og Fyns og Sønderjyllands Statsamter om at modtage i alt 90 sager udvalgt efter ovenstående principper.

Jeg modtog herefter fra Statsamtet Sønderjylland, Statsamtet Fyn og Københavns Overpræsidium de sager jeg havde bedt om, og i forlængelse heraf blev der i perioden fra 5. til 12. maj 2003 afholdt møder mellem de to statsamter, henholdsvis Overpræsidiet og nogle af mine medarbejdere om undersøgelsen.

Under et møde den 21. august 2003 i Københavns Overpræsidium har to af mine medarbejdere fået demonstreret og forklaret arbejdsgangen i de undersøgte sager, herunder særligt anvendelsen af det centrale edb-system Værnepligtsregistret (VPS).

I forbindelse med undersøgelsen er der endvidere fra de to statsamter og Overpræsidiet løbende indhentet yderligere oplysninger og dokumenter.

Den 18. september 2003 sendte jeg Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Statsamtet Sønderjylland, Statsamtet Fyn og Københavns Overpræsidium min foreløbige rapport om undersøgelsen af sagerne. I fremsendelsesskrivelsen anførte jeg bl.a. at hvis myndighederne måtte ønske dette, deltog man gerne herfra i et møde om rapporten inden myndighederne afgav deres udtalelser.

Jeg modtog på baggrund heraf følgende udtalelser

· udtalelse af 31. oktober 2003 fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet,

· udtalelse af 30. oktober 2003 fra Statsamtet Sønderjylland,

· udtalelse af 30. oktober 2003 fra Statsamtet Fyn og

· udtalelse af 31. oktober 2003 fra Københavns Overpræsidium.

Myndighedernes bemærkninger er gengivet de steder i rapporten bemærkningerne vedrører. Derudover er udtalelserne i deres helhed optaget som bilag 2-5 til rapporten.

2. KARAKTERISTIK AF DET UDVALGTE OMRÅDE

2.A. GENERELT

Området administreres af Indenrigs- og Sundhedsministeriet og 6 udvalgte regionale statslige myndigheder under ministeriet: Københavns Overpræsidium og Statsamterne Bornholm, Fyn, Sønderjylland, Århus og Nordjylland.

Bekendtgørelse nr. 470 af 17. juni 2002 af værnepligtsloven (herefter benævnt værnepligtsloven) indeholder i § 1, stk. 3, følgende bestemmelse

”Stk. 3. Den, der er tilflyttet fra Færøerne eller Grønland efter at have haft ophold der i mindst 10 år, kan af indenrigs- og sundhedsministeren eller den statsamtmand, indenrigs- og sundhedsministeren bemyndiger til det, fritages for værnepligt. Ansøgning om fritagelse skal afgives senest 4 uger efter, at den værnepligtige har modtaget pålæg om at møde for sessionen, jf. § 13, stk. 2.”

Ved § 7 i bekendtgørelse nr. 780 af 15. oktober 1999 om session og indkaldelse til værnepligtstjeneste m.v. (herefter benævnt sessions- og indkaldelsesbekendtgørelsen) er ministeriets kompetence i medfør af (bl.a.) værnepligtslovens § 1, stk. 3, delegeret til statsamtmanden, dvs. de i bekendtgørelsens § 1 nævnte myndigheder: Københavns Overpræsidium og de fem ovenfor nævnte statsamter.

Værnepligtslovens § 13, stk. 4, har følgende ordlyd

”Stk. 4. Indenrigs- og sundhedsministeren kan under den i § 27 angivne betingelse give de værnepligtige udsættelse med at møde for sessionen indtil udgangen af det år, i hvilket de fylder 25 år.”

Denne kompetence er ved § 4 i sessions- og indkaldelsesbekendtgørelsen delegeret til statsamtmanden.

2.B. SÆRLIGT OM FRITAGELSE FOR VÆRNEPLIGT EFTER VÆRNEPLIGTSLOVENS § 1, stk. 3

Bestemmelsen i værnepligtslovens § 1, stk. 3, er ikke uddybet ved administrativt fastsatte regler eller nærmere beskrevet i cirkulære eller vejledning.

Bestemmelsen i værnepligtslovens § 1, stk. 3, blev indsat i loven ved lov nr. 1013 af 23. december 1998 om ændring af værnepligtsloven og lov om værnepligtens opfyldelse ved civilt arbejde. Af bemærkninger til lovforslaget (nr. L 7/1998-99) fremgår bl.a. (jf. Folketingstidende 1998-99, tillæg A, s. 12ff)

”Bemærkninger til lovforslaget

Almindelige bemærkninger

3. Færingers og grønlænderes værnepligtsforhold.

Færinger og grønlændere er omfattet af værnepligtslovens regler om værnepligt under ophold i Danmark. Den gældende administrative praksis hviler på en regeringsbeslutning fra 1963, hvorefter færinger og grønlændere kan fritages for værnepligt, hvis de hører til den faste befolkning, og deres ophold i Danmark er midlertidigt. Efter praksis kræves, at mindst én af forældrene er født på Færøerne eller i Grønland.

Baggrunden for fritagelsesordningen har hvilet på den opfattelse, at unge færinger og grønlændere ikke skulle omfattes af værnepligten, når de tog til Danmark for at uddanne sig eller på anden måde skaffe sig grundlag for at etablere sig i deres hjemstavn.

Administrationen af ordningen har gennem årene givet de værnepligtsadministrerende statsamter betydelige problemer. Såvel afstamningskriteriet, der næppe kan siges at være dækkende for opfattelsen af, hvem der er færing eller grønlænder, som kriteriet om midlertidigt ophold er vanskeligt at administrere.

I regeringsbeslutningen er forudsat en betydelig liberalitet i bedømmelsen af den afstamningsmæssige status og det midlertidige ophold. Der foreslås derfor lovfæstet en regel om, at opfyldelse af et opholdskriterium (modsat afstamningskriterium) kan føre til fritagelse for værnepligtstjeneste.

Forslaget vil forenkle administrationen, ligesom værnepligtige, der omfattes af reglen, på forhånd kan få en klar vejledning om værnepligtsmæssige forhold under ophold i Danmark.

Talmæssigt udgør færinger og grønlændere en ringe del af værnepligtsmassen. I 1997 blev omkring 350 fritaget for værnepligt. Dette tal ville efter en sessionsbehandling svare til cirka 200 egnede værnepligtige, hvoraf cirka halvdelen vil blive overført til redningsberedskabets personelreserve uden indkaldelse.

Det bemærkes, at Indenrigsministeriets overvejelser på dette område har været forelagt landsstyret på Færøerne og landsstyret i Grønland, hvad der ikke har givet anledning til bemærkninger.

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til § 1

Til nr. 1.

Det foreslås, at færinger og grønlændere kan fritages for værnepligt, selvom de tager bopæl i Danmark.

Med stk. 3 foreslås, at den, der har boet enten på Færøerne eller i Grønland i mindst 10 år inden tilflytningen til Danmark, af indenrigsministeren eller den statsamtmand, indenrigsministeren bemyndiger til det, kan fritages for værnepligt. Reglen vil i praksis omfatte langt størstedelen af de unge mænd, der er født og opvokset på Færøerne og i Grønland. Det er herved uden betydning, om de er af dansk afstamning eller ej. Den, hvis forældre begge er danske, men som har boet på Færøerne eller i Grønland i mindst 10 år, kan få en sådan tilknytning til disse dele af riget, at han har grund til at opfatte sig som tilhørende den færøske eller grønlandske befolkning. Det er ikke afgørende, om den pågældende har boet på Færøerne eller i Grønland i en sammenhængende periode af mindst 10 år, eller om han over flere omgange har opnået sammenlagt mindst 10 års ophold.

Ansøgning om fritagelse skal ifølge forslaget afgives senest 4 uger efter, at den værnepligtige har modtaget pålæg om at møde for sessionen. Skulle der herske tvivl om, hvorvidt den værnepligtige opfylder betingelsen for fritagelse, vil han blive anmodet om at fremskaffe dokumentation for, at han har haft ophold på Færøerne eller i Grønland i sammenlagt mindst 10 år.”

2.C . SÆRLIGT OM UDSÆTTELSE AF MØDE FOR SESSIONEN EFTER VÆRNEPLIGTSLOVENS § 13, STK. 4, jf. § 27

Værnepligtige skal som udgangspunkt møde på session som 18-årige. Værnepligtsloven indeholder i § 13, stk. 1, 2 og 4, følgende bestemmelser herom

”§ 13. Værnepligtige, der har bopæl eller ophold her i landet, skal møde for sessionen i det år, hvori de fylder 18 år. Indenrigs- og sundhedsministeren kan dog bestemme, at mødepligten skal indtræde senere.

Stk. 2. Indenrigs- og sundhedsministeren eller den statsamtmand, indenrigs- og sundhedsministeren bemyndiger til det, kan pålægge værnepligtige at møde for sessionen.

Stk. 4. Indenrigs- og sundhedsministeren kan under den i § 27 angivne betingelse give de værnepligtige udsættelse med at møde for sessionen indtil udgangen af det år, i hvilket de fylder 25 år.”

Disse bestemmelser er – med hjemmel i lovens § 13, stk. 5 – nærmere præciseret i sessions- og indkaldelsesbekendtgørelsen som bl.a. indeholder følgende bestemmelser

1.

UNDERSØGELSENS AFGRÆNSNING, TILRETTELÆGGELSE OG GENNEMFØRELSE

2.

KARAKTERISTIK AF DET UDVALGTE OMRÅDE

2.B.

SÆRLIGT OM FRITAGELSE FOR VÆRNEPLIGT EFTER VÆRNEPLIGTSLOVENS § 1, stk. 3

3.

UNDERSØGELSEN

3.A.

KORTLÆGNING AF SAGERNE

3.B.

SAGSBEHANDLINGSREGLER

1) Kompetence mv.

2) Inhabilitet

3) Partsrepræsentation

4) Vejledning

5) Notatpligt

6) Aktindsigt og persondataloven

a) Aktindsigt

b) Persondataloven

7) Partshøring

a) Indledning

b) Foretagelse af partshøring

c) Partshøringsfrist

d) Materiale omfattet af partshøring

8) Sagsoplysning

9) Tavshedspligt – indhentelse og videregivelse af oplysninger

10) Begrundelse mv.

a) Indledning

b) Begrundelser i de undersøgte sager

c) Henvisning til skrevne regler

d) Redegørelse for praksis

e) Redegørelse for hovedhensyn

f) Begrundelse i forhold til partsanbringender

g) Sagsfremstilling (gengivelse af faktum)

11) Klagevejledning

12) Bekendtgørelse

13) Sagsbehandlingstid mv.

a) Indledning

b) Sagsbehandlingstid fra sagens start til myndighedens første henvendelse til parten

c) Samlet sagsbehandlingstid

d) Besvarelse af rykkere og underretning af parten når sagen trækker ud

14) Vildfarelse, sjusk mv.

15) Brevkopier

16) Den sproglige udformning af statsamtets/Overpræsidiets afgørelser og andre breve

1) Indledning

2) Bemyndigelsesspørgsmål

3) Fortolkningsspørgsmål

4) Skønsspørgsmål (kriterier og afvejning)

5) Spørgsmål i relation til retsfølgen

3.D.

PRØVELSE

1) Rekurs og genoptagelse (remonstration og tilbagekaldelse)

2) Klage til Folketingets Ombudsmand

3) Domstolsprøvelse

4.

MYNDIGHEDERNES UDTALELSER

5.

SAMMENFATNING OG KONKLUSION

5.A.

SAMMENFATNING

5.B.

KONKLUSION