Ungdomsskoleinspektørs fratræden og overgang til anden stilling Uansøgt afskedigelse. Advarselsbegrebet

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.’

Bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier indeholder bl.a. følgende bestemmelser

’ § 2. Rigsarkivaren fastsætter efter drøftelse med de berørte parter nærmere bestemmelser om, hvilke arkivalier der skal bevares, jf. dog § 3.

Stk. 2. Kassation må kun finde sted i henhold til de bestemmelser, der fastsættes i medfør af stk. 1.

Stk. 3. Arkivalier kan først kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem.’

De nye arkivregler indeholder lignende bestemmelser.

Der er ikke for så vidt angår de spørgeskemaer som blev udfyldt af medarbejderne på ungdomsskolen i forbindelse med udarbejdelse af APV 1998, udtrykkelig hjemmel der berettiger til makulering/ kassation, jf. § 2, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996. Jeg bemærker i den forbindelse at det forhold at kun visse af de dokumenter der indgår i en sag om udarbejdelse af APV, skal være tilgængelige for virksomhedens ledelse, de ansatte på virksomheden og arbejdstilsynet efter reglerne i arbejdsmiljøloven, ikke er afgørende for hvorvidt andre dokumenter har kunnet kasseres.

På den baggrund mener jeg at det er kritisabelt at de nævnte dokumenter blev makuleret på et tidspunkt hvor der klart var administrativt og retligt behov for dem.

3) Notatpligt

Offentlighedslovens § 6 om notatpligt har følgende ordlyd

’ § 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Stk. 2. Justitsministeren kan for nærmere angivne områder af forvaltningsvirksomhed fastsætte regler om opbevaring m.v. af meddelelser, der udfærdiges eller modtages ved hjælp af elektronisk databehandling.

Stk. 3. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om notatpligt for nærmere angivne grupper af sager om udøvelse af anden forvaltningsvirksomhed end nævnt i stk. 1.’

Reglen gælder kun i sager hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, og gælder navnlig mundtligt modtagne oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, men bestemmelsen er et udslag af en almindelig retsgrundsætning om at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige sagsekspeditioner der ikke fremgår af brevveksling eller øvrige dokumenter. Se bl.a. de sager der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1989, s. 88f* og s. 138f*.

Jeg forstår at der ikke blev taget notat vedrørende de mundtlige oplysninger som sikkerhedsgruppen ved ungdomsskolen fik fra medarbejderne i forbindelse med udarbejdelse af APV 1998. Det mener jeg er kritisabelt.

II. Samtalen af 17. november 1999 og forløbet heroptil

1) Hvornår startede sagen mod (A)? Hvilke oplysninger indgik i sagen?

Forvaltningsloven gælder for sagsforløb der resulterer i en afgørelse, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1.

Selve sagen vedrørende udarbejdelsen af APV 1998 var ikke en afgørelsessag hvor (A) kunne anses som part med heraf følgende processuelle rettigheder mv.

De svar der indkom – mundtligt og skriftligt – fra medarbejderne på Ungdomsskolen i (X) i forbindelse med udarbejdelsen af APV 1998, gav imidlertid anledning til at sikkerhedsgruppen ved skolen i foråret/sommeren 1999 rettede henvendelse først til en repræsentant for sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet og senere til kulturdirektør (C). Henvendelsen førte til at der i kommunens skole- og kulturforvaltning blev indledt overvejelser om hvorvidt det der var blevet oplyst vedrørende det psykiske arbejdsmiljø på ungdomsskolen, skulle have personaleretlige konsekvenser for (A).

Fra det tidspunkt hvor en myndighed beslutter at foretage en nærmere undersøgelse af om der er grundlag for personaleretlige foranstaltninger over for en ansat, er der indledt et sagsforløb hvor vedkommende må betragtes som part, og som derfor må tilrettelægges under iagttagelse af de almindelige rettigheder der gælder til fordel for parter i en afgørelsessag, herunder navnlig ret til at medvirke til sagens oplysning og adgang til at udtale sig om grundlaget for en påtænkt afgørelse. Se bl.a. den sag der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1990, s. 303f*. Det bemærkes i den forbindelse at afskedigelsessager er omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb hvad enten der er tale om uansøgt eller ansøgt afskedigelse. (A)’s fratræden fra stillingen som ungdomsskoleinspektør og tiltræden af seniorstillingen indebærer således under alle omstændigheder en afskedigelse. Også ved overvejelser om at tildele en ansat en tjenstlig advarsel indledes der et sagsforløb som ovenfor beskrevet.

Sagen vedrørende (A) startede med grundlag i de oplysninger som sikkerhedsgruppen ved ungdomsskolen videregav til (D) og til kulturdirektør (C) i forbindelse med møderne i foråret/sommeren 1999 og med grundlag i APV-konklusionen af 13. juni 1999.

(X) Kommune har flere gange i breve til (A), hendes advokat og (Z) og i udtalelserne til mig oplyst at de udfyldte spørgeskemaer fra medarbejderne ved ungdomsskolen der dannede grundlag for APV, ikke var skole- og kulturforvaltningen bekendt og ikke indgik i sagen mod (A). Dette lægger jeg til grund i det følgende.

2) Tjenstlig advarsel?

På mødet den 17. november 1999 tilkendegav (X) Kommune over for (A) at såfremt der ikke skete væsentlige ændringer i ledelsesforholdene på ungdomsskolen og i hendes ledelsesstil, ville det medføre indstilling om afskedigelse.

Kommunen har i sin udtalelse af 9. februar 2001 anført at samtalen den 17. november 1999 ikke kan karakteriseres som en tjenstlig advarsel. Af kommunens notat af 31. maj 2001 fremgår at det må tilbagevises at der var tale om en tjenstlig advarsel, idet der ikke var tale om en advarselssamtale i tjenestemandslovens forstand, men om en samtale om (A)’s ledelsesmæssige adfærd. Kommunen har desuden oplyst at en indstilling af (A) til afskedigelse ville være af diskretionære og ikke af disciplinære årsager, jf. kommunens udtalelse af 9. februar 2001.

Jeg forstår det sådan at advarslen eller indskærpelsen af 17. november 1999 blev givet som følge af samarbejdsproblemer mellem (A) og det øvrige personale på ungdomsskolen, og at det var kommunens opfattelse at (A) var årsagen til problemerne på grund af den måde hun optrådte på som leder af skolen. Imidlertid må jeg på grund af kommunens udtalelse om at en afskedigelse af (A) – begrundet i samme forhold som førte til indskærpelsen – ville være en diskretionær afskedigelse, lægge til grund at det var kommunens opfattelse at samarbejdsproblemerne ikke kunne tilskrives (A) som en tjenesteforseelse.

(A) var som tjenestemandsansat ungdomsskoleinspektør omfattet af lovbekendtgørelse nr. 679 af 17. september 1998 om tjenestemænd i folkeskolen mv. Ifølge denne lovs § 2 gjaldt tjenestemandsloven som udgangspunkt for hende. Dog var hun for så vidt angår bl.a. disciplinærforfølgning, omfattet af de regler der gælder for tjenestemænd i kommunerne i henhold til de kommunale tjenestemandsregulativer, jf. lovens § 8.

Ifølge § 22 i Tjenestemandsregulativ af 1991 for kommuner inden for Kommunernes Landsforenings forhandlingsområde (der svarer til § 24 i tjenestemandsloven), kan bl.a. en ’advarsel’ anvendes som disciplinær straf, dvs. en sanktion der gives for begåede tjenesteforseelser. Jeg er på den baggrund enig med kommunen i at den indskærpelse der blev givet til (A), ikke var en advarsel i tjenestemandsregulativets forstand.

Tjenestemandsregulativet indeholder ikke bestemmelser om hvilke af de opregnede disciplinærsanktioner der skal anvendes over for et bestemt disciplinært forhold. Af det almindelige forvaltningsretlige proportionalitetsprincip følger at der ikke må anvendes mere indgribende foranstaltninger hvis mindre indgribende foranstaltninger er tilstrækkelige, og der skal i det hele taget være et rimeligt forhold mellem mål og middel. Proportionalitetsprincippet vil ofte indebære at en disciplinær afskedigelse ikke kan gennemføres korrekt uden at der forinden er givet tjenestemanden en mildere disciplinær reaktion for i det væsentlige samme forhold, f.eks. en advarsel.

For så vidt angår reaktioner over for diskretionære forhold som f.eks. uegnethed, samarbejdsvanskeligheder og sygdom, indeholder tjenestemandsregulativet og -loven ikke bestemmelser om andet end afsked. Som ved disciplinære reaktioner må det imidlertid antages at det følger af det almindelige forvaltningsretlige proportionalitetsprincip at det ofte vil være en forudsætning for en korrekt diskretionær afskedigelse at vedkommende forinden er blevet tildelt en tjenstligt mildere reaktion – typisk en advarsel – for det eller de forhold som ligger til grund for afskedigelsen.

Uanset om en advarsel gives af disciplinære eller diskretionære grunde, må den anses for en afgørelse i forvaltningslovens forstand.

Det fremgår af kommunens referat af den ’tjenstlige samtale’ den 17. november 1999 at (A) blev gjort opmærksom på at (X) Kommune var utilfreds med ledelsesforholdene og hendes ledelsesstil. Hun fik oplyst at hun – hvis ikke forholdene blev bedre inden for de næste 4 måneder – ville blive indstillet til afskedigelse. Der var således ikke blot tale om en samtale hvor det blev indskærpet at hun måtte forsøge at ændre på forholdene og sin ledelsesstil – indskærpelsen blev fulgt af en meddelelse om at hun ville blive indstillet til afskedigelse hvis det ikke skete. Under disse omstændigheder mener jeg at det der blev indskærpet over for (A) under samtalen den 17. november 1999, havde karakter af en ’diskretionær advarsel’ der var en afgørelse i forvaltningslovens forstand.

3) Partshøring

De almindelige regler om myndigheders pligt til at foretage partshøring inden afgørelse træffes, er fastlagt i forvaltningslovens § 19. Formålet med denne partshøring er at give den ansatte lejlighed til at kommentere de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som myndigheden vil lade indgå i grundlaget for sin afgørelse. Den ansatte vil herved have mulighed for at kommentere, korrigere og supplere de foreløbige oplysninger og vil i det hele taget have mulighed for at redegøre for sit syn på sagen.

Det er desuden antaget at forvaltningslovens § 19 i visse sager om uansøgt afskedigelse, herunder sager om diskretionær afskedigelse som følge af samarbejdsvanskeligheder og uegnethed mv., og i sager om anvendelse af disciplinære sanktioner over for en offentligt ansat, suppleres af en ulovbestemt retsgrundsætning om partshøring ikke blot om sagens faktum, men også om sagens retlige grundlag. Den ulovbestemte pligt indebærer en pligt for myndigheden til – forinden der træffes afgørelse – i almindelighed at give den ansatte en redegørelse der efter omstændighederne bør være skriftlig, for myndighedens egen (foreløbige) opfattelse af sagen, herunder den retlige kvalifikation af faktum samt – for så vidt der i sagen måtte være bevismæssige spørgsmål – myndighedens bevismæssige vurdering. Der kan henvises til Højesterets dom, gengivet i Ugeskrift for Retsvæsen 1999, s. 1337, Højesterets dom gengivet i Ugeskrift for Retsvæsen 2002, s. 1269, Jon Andersen og Elizabeth Bøggild Nielsen i U1999B, s. 25f, og Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 164ff.

Umiddelbart falder den advarsel som (X) Kommune tildelte (A) den 17. november 1999, ikke ind under de kategorier hvor det er fast antaget at der gælder en ulovbestemt udvidet pligt til partshøring. Da der i sager om diskretionær afskedigelse som følge af samarbejdsvanskeligheder gælder en sådan pligt, er det imidlertid min opfattelse at (X) Kommune ifølge god forvaltningsskik burde have foretaget partshøring inden advarslen blev givet, ikke alene i medfør af forvaltningslovens § 19, men også ud fra den ulovbestemte retsgrundsætning om udvidet partshøring. Jeg har herved lagt vægt på at en senere afskedigelse af (A) i al væsentlighed ville ske på samme grundlag som det grundlag hvorpå den påtænkte advarsel ville blive tildelt, og at hun dermed allerede på dette tidligere stadium af sagen kunne have behov for at kende det fulde grundlag for kommunens påtænkte tildeling af en advarsel.

(A) fik i forbindelse med samtalen den 17. november 1999 udleveret (C)’s notat af 8. november 1999 hvori han redegjorde for sagens forløb og herunder gengav hvilke konklusioner han havde udledt af de samtaler med medarbejderne på ungdomsskolen som blev foretaget i september og oktober 1999. (A) fik mulighed for at kommentere notatet inden for en frist på en uge.

Som det fremgår af ovenstående, skal partshøring gennemføres inden der træffes afgørelse i sagen. Der skal for det første, jf. forvaltningslovens § 19, partshøres over oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagens afgørelse i det omfang disse er til ugunst for parten. (A) fik udelukkende forelagt notatet af 8. november 1999, men fik f.eks. ikke forelagt oplysninger om hvilke medarbejdere der fremkom med hvilke oplysninger til notatet. Oplysninger om navne på personer der giver oplysninger til en sag, er ’oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagens afgørelse’ i forvaltningslovens § 19, stk. 1’s forstand. Se bl.a. den sag der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1999, s. 472*, og i beretningen for 1971, s. 100f*. Der skal derfor også partshøres over disse oplysninger medmindre oplysningerne undtagelsesvis vil kunne undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 15, jf. forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 4.

Jeg har tidligere haft lejlighed til at tage stilling til spørgsmålet om adgangen til – i medfør af forvaltningslovens § 15 – at sikre anmeldere og klagere anonymitet. Se bl.a. de sager der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1987, s. 197f*, og i beretningen for 1996, s. 93f*. Jeg udtalte i disse sager at afgørelsen af om oplysning om en klagers/anmelders identitet kan undtages fra aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 15, stk. 1, afhænger af en konkret vurdering af de modstående hensyn, herunder hensynet til partens interesse i at kende anmelderes identitet for at kunne varetage sine interesser.

(X) Kommune skulle således som udgangspunkt have partshørt vedrørende oplysningerne om navnene på de medarbejdere på ungdomsskolen der gav oplysninger til sagen, medmindre kommunen efter en konkret vurdering fandt at hensynet til (A)’s interesse i at kende de pågældende medarbejderes identitet for at kunne varetage sine interesser fandtes at burde vige for afgørende modhensyn f.eks. til de pågældende medarbejdere. Det er min opfattelse at sådanne afgørende modhensyn ikke var til stede.

I notatet af 8. november 1999 blev konkluderet at det psykiske arbejdsmiljø på ungdomsskolen var under al kritik, og at der var ledelsesmæssige vanskeligheder. Det blev anført at (A) var ’centralt placeret’ når årsagen til problemerne skulle søges. Notatet indeholdt således en opsamling for så vidt angik de forskellige faktiske oplysninger, men indeholdt ikke som det er krævet i medfør af den ulovbestemte udvidede pligt til partshøring, (X) Kommunes retlige kvalifikation af faktum: at de konstaterede forhold efter kommunens foreløbige opfattelse førte til at der kunne tildeles (A) en diskretionær tjenstlig advarsel.

Selv hvis notatet af 8. november 1999 var blevet sendt til partshøring hos (A) inden samtalen den 17. november 1999, ville det således heller ikke have betydet at der havde været foretaget tilstrækkelig partshøring.

Samlet set er det min opfattelse at det er kritisabelt at der ikke blev foretaget partshøring efter forvaltningslovens § 19 inden afgørelsen af 17. november 1999 om at tildele (A) en tjenstlig advarsel. Desuden mener jeg at kommunen burde have partshørt også over den retlige kvalifikation af faktum inden advarslen blev givet.

4) Notatpligt

I forløbet op til tildelingen af den tjenstlige advarsel den 17. november 1999 holdt sikkerhedsgruppen ved ungdomsskolen møder med (D) d. 8. april 1999 og med (C) den 29. april 1999. Herudover holdt (C) møder i maj og juni 1999 med blandt andre ungdomsskolens ledelse (jf. notatet af 8. november 1999). Der blev, så vidt jeg kan konstatere, ikke taget notat om disse møder hvilket ville være påkrævet bl.a. for at kunne foretage fyldestgørende og korrekt partshøring. Jeg mener det er kritisabelt at der ikke blev taget notater.

5) Makulering

(C) tog ifølge egne oplysninger notat vedrørende samtalerne med medarbejderne i september og oktober 1999. Notaterne blev imidlertid makuleret umiddelbart efter udarbejdelsen af notatet af 8. november 1999.

Heller ikke for så vidt angår notaterne om samtalerne med medarbejderne, er der direkte hjemmel der berettiger til makulering/kassation, jf. § 2, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier. Se også ovenfor. Jeg mener derfor at det er kritisabelt at makuleringen fandt sted.

III. (A)’s fratræden fra stillingen som ungdomsskoleinspektør

1) Ansøgt eller uansøgt afskedigelse? Partshøring

Som ovenfor nævnt er afskedigelsessager omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb hvad enten der er tale om uansøgt eller ansøgt afskedigelse. Flere af lovens bestemmelser finder dog kun anvendelse ved bebyrdende afgørelser. Myndighedens imødekommelse af en ansøgning om afskedigelse anses normalt for begunstigende, og myndigheden har ikke – som ved bebyrdende afgørelser – pligt til at foretage forudgående partshøring eller til at ledsage afgørelsen af begrundelse og vejledning om eventuelle muligheder for at klage. Disse lempelser i sagsbehandlingen forudsætter dog at der ikke for myndigheden foreligger oplysninger som kan rejse tvivl om hvorvidt den ansatte har truffet sin beslutning om at søge sin afsked på et korrekt og fyldestgørende grundlag. Er der indikationer for at ansøgerens beslutning kan være foranlediget af vildfarelser eller utilbørligt pres fra myndigheden eller andre, påhviler det myndigheden at søge dette afklaret inden der foretages mere i sagsbehandlingen, se f.eks. den sag der er trykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 2000, s. 77f*. Hvis en myndighed i forbindelse med at der indledes en afskedigelsessag, beder den ansatte om at tage stilling til om vedkommende selv vil sige sin stilling op i stedet for at blive afskediget, dvs. at den ansatte må vælge mellem henholdsvis (en forhandlet) ansøgt eller en uansøgt afskedigelse, er det af væsentlig betydning for den ansatte at kunne vurdere om myndigheden reelt har tilstrækkeligt grundlag for at gennemføre en sag om uansøgt afskedigelse, og myndigheden bør derfor forud give den afskedigelsestruede indsigt i det påtænkte grundlag for en uansøgt afskedigelse. Der kan bl.a. henvises til sagen med mit j.nr. 2000-1170-813 ( ). [Nu optrykt i Folketingets Ombudsmands beretning for 2001, s. 608ff*].

Kommunen har oplyst at kommunen, hvis (A) ikke havde accepteret seniorstillingen, ville have fulgt sædvanlig procedure i forbindelse med sager om uansøgt afskedigelse, herunder have iværksat høring af (A) og fagforeningen og involveret ungdomsskolens bestyrelse.

På baggrund af de foreliggende oplysninger må jeg lægge til grund at (A) ville være blevet afskediget hvis forhandlingerne om seniorstillingen havde været resultatløse. (A) var, inden hun selv kom med forslaget om ansættelse i en seniorstilling, blevet stillet over for valget mellem om hun selv ville sige op, eller om hun ville indstilles til afskedigelse.

Det er således min opfattelse at afskedigelsen ((A)’s fratrædelse af stillingen som ungdomsskoleinspektør og samtidige tiltrædelse af seniorstillingen) i relation til spørgsmålet om oplysningsgrundlag, herunder partshøring, burde have været betragtet som en sag om uansøgt afskedigelse, jf. nærmere nedenfor.

Det vil sige at (X) Kommune, inden kulturdirektør (C) den 18. april 2000 stillede (A) over for valget mellem om hun selv ville sige op eller blive indstillet til afskedigelse, burde have oplyst sagen tilstrækkeligt til at (A) kunne vurdere om hun kunne afskediges uansøgt fra stillingen, og herefter have præsenteret (A) for dette grundlag, jf. herved forvaltningslovens § 19 og den ulovbestemte retsgrundsætning om udvidet partshøring.

Jeg mener at det er kritisabelt at dette ikke fandt sted.

2) Notatpligt

Det fremgår af (X) Kommunes udtalelse af 9. februar 2001 og (C)’s udtalelse af 4. januar 2001 at (C) under samtalen med (A) den 18. april 2000 mundtligt redegjorde for hvilke konklusioner der kunne drages af spørgeskemaundersøgelsen. Han tilkendegav at det var hans agt at indstille til økonomiudvalget at (A) blev afskediget. (C) redegjorde over for hende for retsreglerne omkring afskedigelse og opsigelse og oplyste hende om at en eventuel afskedigelsessag ville blive standset hvis hun selv sagde op. (A) fik en frist til den 28. april 2000 til at melde tilbage til (C) om hun selv ville sige sin stilling op. Det fremgår af udtalelserne at der ikke blev gjort notat om samtalen.

Det er min opfattelse at (C) burde have taget notat om hvilke oplysninger der blev givet (A) under samtalen, herunder om at han gav (A) valget mellem selv at sige op eller blive indstillet til afskedigelse, hvilke oplysninger hun fik som grundlag for at træffe denne beslutning, og hvilken frist hun fik for at melde tilbage.

3) Aktindsigt

a) Spørgeskemaerne der lå til grund for udarbejdelse af APV

(A)’s advokat, (F), anmodede den 12. maj 2000 om aktindsigt i de besvarelser/udtalelser som i forbindelse med gennemførelsen af APV’en var blevet afgivet af ledelse og medarbejdere. Anmodningen blev gentaget af henholdsvis advokaten, (A) selv og fagforbund (Z) i breve af 15. maj, 17. maj, 22. maj, 26. maj og 8. juni 2000. (X) Kommune svarede i breve af 16., 18., 22., og 29. maj 2000 at der ikke i sagen eksisterede andre oplysninger end APV af 13. juni 1999 som (A) havde fået tilsendt, og at kommunen ikke var bekendt med om sikkerhedsgruppen ved ungdomsskolen havde haft behov for at medarbejderne udfyldte interne arbejdspapirer. Først i forbindelse med kommunens brev af 27. juni 2000 til advokat (F) indhentede kommunen en skriftlig udtalelse fra ungdomsskolen om hvorvidt der var flere dokumenter i sagen.

I udtalelsen til mig af 9. februar 2001 har (X) Kommune anført at kommunen bl.a. byggede sin formodning om at der ikke forelå andre dokumenter i sagen, på mundtlige tilkendegivelser og på ungdomsskolens brev af 26. juni 2000 hvoraf fremgik at den foreliggende tekst ’udgjorde og udgør efter sikkerhedsgruppens vurdering herefter den samlede Arbejdspladsvurdering for 1998’.

Der foreligger ikke i sagens akter notater om mundtlige tilkendegivelser fra (sikkerhedsgruppen ved) ungdomsskolen om at der ikke forelå flere dokumenter i sagen end dem som skole- og kulturforvaltningen allerede havde fået. Jeg kan derfor ikke lægge til grund at forvaltningen modtog sådanne tilkendegivelser.

(A) havde som ovenfor nævnt efter min opfattelse krav på at få indsigt i de udfyldte skemaer i sin egenskab af leder for ungdomsskolen.

Det påhviler den enkelte forvaltningsmyndighed selv, eventuelt i samarbejde med andre myndigheder, at fremskaffe fornødne oplysninger om de foreliggende sager eller dog sørge for at private, navnlig parterne, medvirker til sagens oplysning (official- eller undersøgelsesprincippet), jf. bl.a. Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 297f.

Skole- og kulturforvaltningen i (X) Kommune skulle ud fra dette princip i forbindelse med at den første anmodning om aktindsigt i spørgeskemaerne der lå til grund for APV, blev fremsat af advokat (F) den 12. maj 2000, have rettet henvendelse til ungdomsskolen med henblik på at få opklaret om der eksisterede sådanne spørgeskemaer eller i øvrigt forelå flere dokumenter i ungdomsskolens APV-sag end dem som forvaltningen var i besiddelse af. Hvis forvaltningen allerede på dette tidspunkt havde rettet henvendelse til ungdomsskolen, var det med det samme blevet afklaret at dokumenterne (fejlagtigt) var blevet makuleret.

Jeg mener det er kritisabelt at (X) Kommune således ikke undersøgte sagen tilstrækkeligt i forbindelse med anmodningen om aktindsigt i APV-spørgeskemaerne.

b) Spørgeskemaer der blev udsendt af Kulturdirektør (C) til medarbejderne på ungdomsskolen den 14. marts 2000 – tilsagn om fortrolighed

I forbindelse med udsendelsen af spørgeskemaerne til medarbejderne på ungdomsskolen den 14. marts 2000 oplyste Kulturdirektør (C) at skemaerne var fortrolige, og at den enkelte besvarelse alene ville komme til hans kendskab.

Af (X) Kommunes udtalelse til mig af 9. februar 2001 og (C)’s udtalelse af 4. januar 2001 fremgår at tilsagnet om fortrolighed bl.a. blev givet ud fra en vurdering af at oplysningerne i spørgeskemaerne kunne være undtaget fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 3. Aktindsigt i skemaerne blev således givet ud fra princippet om meroffentlighed.

Spørgeskemaundersøgelsen blev udført som et led i sagen om mulige personaleretlige konsekvenser for (A). De udfyldte spørgeskemaer indgik således i den sag som (A) var part i. Spørgsmålet om aktindsigt i skemaerne skulle derfor afgøres efter forvaltningslovens regler og ikke efter offentlighedslovens. Jeg er således ikke enig i at oplysningerne i spørgeskemaerne i forhold til (A) kunne undtages efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 3.

Efter forvaltningslovens § 15, stk. 1, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til (andre) private eller offentlige interesser. Bestemmelsen forudsætter at vedkommende myndighed foretager en konkret afvejning af de modstående hensyn. Myndigheden kan således ikke nægte en part aktindsigt ud fra mere generelle overvejelser om skadevirkningerne ved at give aktindsigt med hensyn til oplysninger af en bestemt karakter, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 140.

Anonymitetsønsker kan derfor også kun imødekommes i det omfang partens interesse i at kende en persons identitet findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller andre private eller offentlige interesser, jf. forvaltningslovens § 15, stk. 1.

En forvaltningsmyndighed kan således ikke på forhånd respektere et ønske fra en person om at være anonym over for sagens parter og kan ikke give et fortrolighedstilsagn som det (C) gav til medarbejderne på ungdomsskolen i sit brev af 14. marts 2000. Jeg mener dermed at det er kritisabelt at fortrolighedstilsagnet blev givet.

IV. Sammenfatning

Efter min foreløbige gennemgang af sagen er det min opfattelse at (X) Kommunes sagsbehandling i forbindelse med (A)’s fratræden af stillingen som ungdomsskoleinspektør for Ungdomsskolen i (X) og tiltræden af en seniorstilling i kommunen og forløbet heroptil – som beskrevet ovenfor – er behæftet med en række alvorlige sagsbehandlingsfejl.

Jeg er på den baggrund indstillet på at henstille til (X) Kommune at genoptage sagens behandling med henblik på at tage stilling til konsekvenserne af disse fejl.

Jeg har imidlertid anset det for mest korrekt at afgive min udtalelse i foreløbig form således at (X) Kommune kan få lejlighed til at kommentere det jeg har anført, før jeg afgiver min endelige udtalelse.”

Den 2. september 2002 oplyste X Kommune at kommunalbestyrelsen på et møde den 27. august 2002 havde besluttet at anmode Kommunernes Landsforening om en sagkyndig udtalelse inden kommunen kom med bemærkninger til min foreløbige redegørelse i sagen. I brev af 16. januar 2003 oplyste kommunen at den havde modtaget en sagkyndig udtalelse fra Kommunernes Landsforening af 14. januar 2003, og at sagen ville blive forelagt til behandling i kommunalbestyrelsens møde den 28. januar 2003.

Den 17. februar 2003 fremsatte advokat G på vegne af A et forligstilbud med henblik på en afslutning af sagen.

Den 21. februar 2003 modtog jeg en udtalelse fra X Kommune af 20. februar 2003. Udtalelsen var vedlagt et svarudkast til min foreløbige redegørelse, udarbejdet af Kommunernes Landsforening. Udkastet er opbygget således at der først er anført nogle generelle retlige betragtninger vedrørende problemstillinger af væsentlig betydning for sagens vurdering, og herefter er der knyttet bemærkninger til de enkelte punkter i min foreløbige redegørelse. ( ). Af X Kommunes udtalelse fremgår følgende

”Kommunalbestyrelsen besluttede den 27. august 2002 at indhente sagkyndig udtalelse fra Kommunernes Landsforening (KL).

KL’s udtalelse af januar 2003 vedlægges.

Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 18. februar 2003, pkt. 2 behandlet sagen og afgiver udtalelse til Ombudsmanden med følgende konklusion

(A) er ikke blevet afskediget, men efter anmodning overgået til anden ansættelse inden for kommunen – efter fælles overenskomst og efter godkendelse af (A)’s faglige organisation.

De beslutninger, der er truffet i sagen vedrørende overgang til seniorstilling, er et udslag af ledelsesretten og ikke en forvaltningsretlig afgørelse, idet kommunens Økonomiudvalg aldrig traf beslutning om at være sindet at indlede en sag om afsked.

Derimod er der givet tjenestebefalinger om ændring af visse forhold, og der er ikke pligt til partshøring forud for afgivelse af en tjenestebefaling.

Det bemærkes, at i en politisk styret organisation som en kommune, tilfalder ledelsesretten Kommunalbestyrelsen, og ledelsesretten er i det konkret tilfælde af Kommunalbestyrelsen delegeret til Økonomiudvalget. Som en del af ledelsesretten har kommunens administrative ledelse afgivet påtaler til den ansatte.

Den administrative ledelses beslutning om, hvilke indstillinger, der skal tilgå politiske udvalg, kan således ikke betegnes som en afgørelse i forvaltningsretlig forstand.

Kommunalbestyrelsen konstaterer, i øvrigt efter gennemlæsning af sagens akter, at der er tale om et komplekst sagsforløb og en kompleks sagsbehandling.

Kommunalbestyrelsen beklager over for (A), at notatpligten ikke er overholdt i forbindelse med Skole- og Kulturforvaltningens mundtlige henvendelse til Sikkerhedsgruppen på Ungdomsskolen vedrørende oplysninger om baggrundsmateriale for APV, hvorfor kommunen ikke på et tidligt tidspunkt kunne dokumentere – i forbindelse med anmodningen om aktindsigt i maj/juni måned 2000 – at oplysningerne ikke forelå.

Kommunalbestyrelsen beklager, at kulturdirektørens håndskrevne noter fra interviewrunden med medarbejderne i september og oktober 1999 ikke er bevaret, da disse noter kunne være blevet relevante, hvis det var kommet til en afskedigelses-/afgørelsessag.

Kommunalbestyrelsen har taget til efterretning, at der ikke er hjemmel til på forhånd at give et generelt tilsagn om anonymitet/ fortrolighed i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser, herunder APV.

Kommunalbestyrelsen beklager, såfremt kulturdirektøren over for (A) fejlagtigt har anvendt ordet ’advarsel’ i forbindelse med samtalen den 17. november 1999. Ordet ’advarsel’ er efter tjenestemandslovgivningen en sanktion, og den korrekte betegnelse for den gennemførte samtale er en ’tjenstlig samtale’ som anført af personalekontoret jf. vedlagte notat af 4. februar 2003 fra personalechefen.

Selv om (A) skulle have opfattet samtalen den 17. november 1999 som en advarselssamtale, er dette uden betydning for sagen eller dens udfald.

Der er foretaget høring i forbindelse med den tjenstlige samtale med (A) den 17. november 1999. På mødet blev der aftalt frist for aflevering af eventuelle bemærkninger. (A)’s bemærkninger fremkom skriftligt den 24. november 1999.

(A) anfører i sine bemærkninger et ønske om at indgå i en åben og konstruktiv dialog med henblik på at løse problemerne, og hun anfører, at hun allerede har igangsat processen.

Der er således foretaget høring og afgivet bemærkninger efter forvaltningslovens § 19. Formelt burde der være fremsendt et kvitteringsbrev til (A).

(A) har i brev af 22. januar 2003 vedlagt kopi af intern mail dateret 29. maj 2000 fra personalekontoret til kulturdirektøren og returmail af samme dato.

I tilknytning til denne mail skal Kommunalbestyrelsen henvise til vedlagte notat af 10. februar 2003 fra personalechefen.

Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 18. februar 2003

at retningslinier vedrørende notatpligt og makulering præciseres

at gældende procedure for ansættelse og afskedigelse af de forskellige medarbejdergrupper i Ungdomsskolen detaljeres og præciseres

at det tages til efterretning, at der ikke generelt er fortrolighed ved interne spørgeskemaundersøgelser, herunder APV.

Det bemærkes endeligt, at Kommunalbestyrelsen ved sin vurdering af muligheden for kompensation til (A) er bundet af kommunalfuldmagten og lighedsgrundsætningen.”

Den 3. marts 2003 modtog jeg nogle bemærkninger til sagen fra A. Der var bl.a. tale om nogle korrekturrettelser til min foreløbige redegørelse. Disse er indarbejdet i sagsfremstillingen. Herudover gjorde A opmærksom på at den frist der oprindelig blev fastsat med hensyn til tilbagemelding på om hun selv ville sige op, udløb den 25. april 2000 og ikke den 28. april 2000 som angivet i den foreløbige redegørelse. Endelig skrev A følgende (sidetallene der blev refereret til, var sidetallene i den foreløbige redegørelse)

”

Side 50, Notatpligt, linie 2 & 3: Det er korrekt , at sikkerhedsgruppen holdt møde med (D). Det er ukorrekt , at sikkerhedsgruppen holdt møde med (C).

Det var sikkerhedsleder ved ungdomsskolen souschef (B) og afdelingsleder ( ), der deltog i mødet med (C). Sikkerhedsrepræsentant ( ) deltog ikke i mødet.

Side 52, Notatpligt, linie 5ff.

(C) og jeg har helt forskellige opfattelser af, hvad der er blevet sagt og oplyst på mødet den 18. april 2000, hvor kun han og jeg var tilstede, og hvor der ikke blev taget notat.

Jeg finder det uacceptabelt, at kun (X) Kommunes opfattelse af mødets indhold lægges til grund for Ombudsmandens bedømmelse af mødets oplysninger.

Side 52, Aktindsigt, linie 1 ff.

Jeg vil ikke undlade at gøre opmærksom på, at jeg allerede den 24. april 2000 begærede aktindsigt i alt vedrørende min sag, samt øvrige sagsakter.

Jeg er forundret over, at Ombudsmanden ikke umiddelbart har fundet det interessant, at skema A, B og C vedrørende APV-98 har været mig forholdt, så meget mere som, at lederen skal underskrive skemaerne, når lederen ikke selv er med i sikkerhedsgruppen.

”

I brev af 22. april 2003 til A udtalte jeg bl.a. følgende

Ombudsmanden s endelige udtalelse

”Jeg har nøje gennemgået de høringssvar som jeg har modtaget fra (X) Kommune – herunder svarudkastet fra Kommunernes Landsforening – og Dem i anledning af min foreløbige redegørelse.

Herefter kan jeg konstatere at der ikke for så vidt angår det faktiske sagsforløb, er fremkommet nye oplysninger som er af betydning for de spørgsmål som er omfattet af min foreløbige redegørelse. Det faktum som jeg redegjorde for i min foreløbige redegørelse, kan således fortsat lægges til grund.

Endvidere kan jeg konstatere at der heller ikke er fremkommet oplysninger om indholdet af gældende ret som kan give mig anledning til at ændre eller justere de opfattelser som jeg i min foreløbige redegørelse lagde til grund ved min bedømmelse af sagen. Jeg er i den forbindelse opmærksom på at navnlig Kommunernes Landsforening i sit svarudkast til (X) Kommune har taget afstand fra flere af de retsopfattelser som jeg tilkendegav i min foreløbige redegørelse.

Jeg bemærker dog at jeg er enig i at det ikke kan anses for direkte afklaret i ungdomsskoleloven (lovbekendtgørelse nr. 86 af 13. september 2000) om en ungdomsskole er en selvstændig forvaltningsmyndighed eller en del af kommunen. Jeg er imidlertid også enig i at spørgsmålet er uden betydning for sagen, bl.a. fordi arbejdsgiveransvaret, herunder kompetencen til at ansætte og afskedigelse en ungdomsskoleinspektør, tilkommer kommunen, jf. lovens § 6.

Herudover må jeg på den nævnte baggrund i det hele fastholde det som jeg har anført i min foreløbige redegørelse. Det er således fortsat min opfattelse at (X) Kommunes sagsbehandling i forbindelse med Deres fratræden af stillingen som ungdomsskoleinspektør for Ungdomsskolen i (X) og tiltræden af en seniorstilling i kommunen er behæftet med en række alvorlige sagsbehandlingsfejl – også ud over de fejl som (X) Kommune har beklaget på baggrund af min foreløbige redegørelse.

På den baggrund henstiller jeg til (X) Kommune at genoptage sagens behandling med henblik på at tage stilling til konsekvenserne af de nævnte fejl.”

Den 2. oktober 2003 oplyste X Kommune til mig at den havde indgået forlig med A om betaling af 550.000 kr. til fuld og endelig afgørelse af sagen. Jeg meddelte herefter X Kommune at jeg ikke foretog mig mere i sagen.

NOTER: (*) FOB 1971, s. 100, FOB 1987, s. 197, FOB 1989, s. 88 og s. 138,

FOB 1990, s. 303, FOB 1996, s. 93, FOB 1999, s. 472, FOB 2000, s. 77, og FOB 2001, s. 608.

Ungdomsskoleinspektørs fratræden og overgang til

anden stilling

Uansøgt afskedigelse. Advarselsbegrebet

Det fremgår af sagens akter at A den 1. september 1974 blev ansat som viceinspektør ved X Kommunale Ungdomsskole. Den 1. august 1980 blev hun ansat som ungdomsskoleinspektør ved skolen. Hun blev ansat som tjenestemand, og hendes ansættelsesområde omfattede kommuner i Københavns Amtsrådskreds, herunder Københavns Amtskommune.

I efteråret 1998 skulle ungdomsskolen efter pålæg fra X Kommunes Skole- og Kulturforvaltning gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV). I den forbindelse fremsendte forvaltningen noget materiale til brug for undersøgelsen, bl.a. en vejledning og nogle skemaer. A valgte som leder af ungdomsskolen at delegere ansvaret for undersøgelsens gennemførelse til en sikkerhedsgruppe bestående af souschef B som repræsentant for ledelsen og pædagogisk medhjælper ( ) som repræsentant for lærerne.

I brev af 6. oktober 1998 bad B medarbejderne på ungdomsskolen om at give oplysninger til brug for udarbejdelsen af APV. Han skrev bl.a. følgende i brevet

”Ved udarbejdelse af en arbejdspladsvurdering for 1998 har sikkerhedsgruppen brug for Jeres medvirken.

Vi vil bede Jer vurdere Jeres egen arbejdsplads gennem en afkrydsning af vedlagte skema, hvis I sætter kryds i kolonne 2 eller 3 bedes I venligst beskrive problemerne uddybende på hjælpeskema A.

Skemaet har 6 afsnit

Checkliste for fysiske forhold

Checkliste ergonomiske forhold

Checkliste tekniske hjælpemidler

Checkliste stoffer og materialer

Checkliste psykiske forhold

Checkliste sikkerhedsudstyr og andet samt hjælpeskema A.”

Skemaerne der fulgte med brevet, var udformet sådan at man ved forskellige forhold kunne sætte kryds i 3 rubrikker: 1) ingen problemer/ikke relevant, 2) problemer der løses straks, 3) problemer der skal beskrives på skema A. Der var således lagt op til at man hvis man mente der var større problemer, ikke blot skulle benytte afkrydsning, men beskrive problemet nærmere på et særskilt skema. Et af skemaerne der skulle udfyldes, angik de psykiske arbejdsforhold. Afleveringsfristen for skemaerne var sat til den 23. oktober 1998.

Den 25. november 1998 orienterede B Sikkerhedsudvalget for Skole- og Kulturområdet i X Kommune v/D om at ungdomsskolens sikkerhedsgruppe desværre ikke havde modtaget tilstrækkeligt mange besvarelser retur til at kunne udarbejde APV-vurderingen. B oplyste at man ville rette fornyet henvendelse til medarbejderne.

Den 8. februar 1999 blev der holdt møde i sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet. APV 1998 indgik som punkt 2 på dagsordenen. Af referatet fra mødet fremgår at ungdomsskolen havde svaret at man ikke havde modtaget tilstrækkeligt mange tilkendegivelser fra medarbejderne til at kunne udfylde APV-skemaerne.

A skrev den 3. maj 1999 til B og bad om en redegørelse i anledning af at B havde fortalt hende at B og ( ), i forbindelse med de svar der var indkommet fra medarbejderne, havde holdt møde, først med D fra sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet og herefter med Kulturdirektør C. Baggrunden herfor var at svarene angiveligt entydigt viste en utilfredshed med arbejdsforholdene på ungdomsskolen. B skrev den 4. maj 1999 [fejlagtigt dateret d. 4. februar 1999; min bemærkning] følgende

”Som et led i udarbejdelse af en Arbejdspladsvurdering-98 for Ungdomsskolen iværksatte sikkerhedsgruppen en spørgeskemaundersøgelse med anvendelse af skemaerne og vejledning fra Sikkerhedsudvalget for skole- og kulturforvaltningen.

Undersøgelsens svar og reaktioner gav anledning til, at sikkerhedsgruppen vurderede, at det var nødvendigt at konsultere sikkerhedskonsulent (D).

Sikkerhedsgruppen havde møde med (D) d. 8.4.1999.

På baggrund af sikkerhedsgruppens orientering fandt (D) det tilrådeligt, at jeg orienterede kulturdirektør (C).

Jeg kontaktede herefter (C) med henblik på en samtale.

(C) indbød til en samtale d. 29. april 1999 kl. 9.00.

(C) ønskede, at afdelingsleder ( ) også deltog i samtalen.

( ) og undertegnede blev ved mødet bedt om at orientere om ungdomsskolens forhold.”

Formanden for sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet, E, udsendte den 1. juni 1999 et brev til bl.a. ungdomsskolen vedrørende opfølgning på APV. Det blev i brevet oplyst at ansvaret for at følge op på APV-arbejdet lå hos ledelsen af den enkelte institution i et samarbejde med skole- og kulturforvaltningen.

På et kontormøde i ungdomsskolen den 3. juni 1999 orienterede B om at APV ville blive behandlet på et særligt møde hvor alle der havde modtaget skemaer, ville blive indkaldt. Der ville på mødet være såvel en skriftlig som en mundtlig redegørelse for undersøgelsen.

Den 6. juni 1999 skrev A til E i anledning af brevet af 1. juni 1999. A anførte bl.a. følgende

”Her på Ungdomsskolen har der hersket stor usikkerhed om, hvad der er svaret af de adspurgte og hvorledes svarene er tolket og bragt videre. Undersøgelsens svar skulle jo være anonyme, hvilket er umuligt på så lille en arbejdsplads, hvor alle kender alles håndskrift.

Sikkerhedsgruppen består af souschef (B) og lærer/PM ( ), og hverken jeg eller andre medarbejdere har kunnet få noget at vide fra dem om undersøgelsen – og hvad der er svaret og om der ligger – eller kommer til at ligge – en rapport.

Sidst spørgsmålet var på dagsordenen den 2. ds. på et internt møde, nægtede sikkerhedsrepræsentanterne at udtale sig og udsatte punktet til et ikke nærmere fastsat tidspunkt. Adspurgt svarede de, at de mente, de nok kunne nå det i år!

At der er kommet referat fra SU er jeg ikke gjort bekendt med og jeg ved heller ikke, om Ungdomsskolens skemaer/svar er omfattet af referatet.

Jeg har kun fået at vide af min souschef, at INGEN af mine medarbejdere ønsker at/tør arbejde sammen med mig. Et udsagn han har gentaget over for ( ) [viceskoledirektør i (X) Kommune; min bemærkning], mens jeg hørte på. Hans oplysninger skulle bygge på APV-skemaerne, som hverken han eller den anden sikkerhedsrepræsentant vil diskutere.

Men han har dog – efter skriftlig anmodning fra mig – fortalt, at sikkerhedsgruppen har haft møde med konsulent (D) og at han selv og en afdelingsleder har været hos kulturdirektør (C).

Ingen synes at vide nøjagtigt hvad hvem har sagt videre, og undersøgelsen er omgærdet af hemmelighedskræmmeri og rygter. Det har været utroligt ubehageligt for mig – og står i fuldstændig modsætning til det jeg mener er målet med APV – nemlig at inddrage alle i forløbet og vurdering/ændringer.

Desuden ved jeg, at souschefens referater over for mig af, hvad alle adspurgte har sagt om mig – ikke passer med hvad de selv siger.

Så der er lagt op til nogle ubehagelige konfrontationer når og hvis der lukkes op.”

E svarede den 8. juni 1999 A at sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet ikke havde modtaget APV-skemaer fra ungdomsskolen. Udvalget havde derfor heller ikke foretaget sig noget eller draget nogen konklusioner vedrørende skolen.

Sikkerhedsgruppen på ungdomsskolen sendte den 18. juni 1999 APV 1998 til sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet. Af vurderingen, der var dateret den 13. juni 1999, fremgik bl.a. følgende

”APV-98

Til brug for udarbejdelse af Arbejdspladsvurdering for 1998 modtog sikkerhedsgruppen en vejledning og skemamateriale fra Sikkerhedsudvalget for Skole- og Kulturområdet.

Sikkerhedsgruppen besluttede at anvende sikkerhedsudvalgets skema ved udarbejdelse af arbejdspladsvurderingen.

Skemaet og et følgebrev og en returkuvert blev omdelt til de fuldtidsansatte lærere, rengøringsmedarbejderen, de administrative medarbejdere og ledelsen.

Sikkerhedsgruppen har nedenfor sammendraget besvarelserne af skemaets 6 afsnit.

5. Checkliste psykiske forhold.

En stor del af medarbejderne er veget tilbage for at besvare spørgsmål vedrørende det psykiske arbejdsmiljø.

Dette er begrundet på forskellig måde, henholdsvis skriftligt i besvarelsen af spørgeskemaerne og/eller ved personlig henvendelse til sikkerhedsgruppens medlemmer.

Den gennemgående tilkendegivelse fra medarbejdere/kolleger har været en utilfredshed med samarbejdet med lederen, men samtidig en frygt for lederen og evt. konsekvenser af, at man i den forbindelse tilkendegav en utilfredshed med det psykiske arbejdsmiljø.

Sikkerhedsgruppen har på baggrund af medarbejdernes tilkendegivelser vedr. 5. Checkliste for psykisk arbejdsmiljø konsulteret (X) Kommunes sikkerhedskonsulent (D).

Konklusion

Sikkerhedsgruppen vurderer, at den problemstilling, der opridses med medarbejdernes reaktion på spørgsmålene vedr. det psykiske arbejdsmiljø, gør, at der snarest må søges assistance vedrørende dette i sikkerhedsudvalget og Arbejdstilsynet.”

Den 19. juni 1999 skrev A til E at hun var klar over at det var hende der som leder havde ansvaret for at tage hånd om problemer på ungdomsskolen i det omfang sådanne blev afdækket ved APV. Imidlertid mente hun ikke at det var muligt for hende at gøre dette idet hun havde problemer med at få oplysninger om APV-undersøgelsen. Hun skrev bl.a. følgende

”Undersøgelsen er anonym, og jeg kan derfor ikke få at vide, hvad mine medarbejdere er så utilfredse med ved mig. (B) og lærer/ PM ( ) har kun undersøgt de fysiske forhold i Ungdomsskolens egne bygninger på ( ) – og kun spurgt de 15 fastansatte folk på kontor og dagskolen – ikke de øvrige lærere, der bruger lokalerne og slet ikke de mange andre lærere, der underviser rundt om på skoler, i klubber m.m. men som jo i høj grad også er afhængige af kontor og ledelse. Men selv med den meget afgrænsede gruppes svar er der forhindringer. Dels har kun 12 svaret, dels har sikkerhedsgruppen lovet at svarene – som ifølge gruppen er både skriftlige og mundtlige – er anonyme.

Det eneste der er kommet frem er en skriftlig formulering om, at så vidt angår det psykiske, så er ’en stor del’ utilfredse med lederen. Denne rapport er først skrevet den 13. juni og kommenteret til deltagerne den 14. juni – efter måneders anmodning om at få noget at vide om undersøgelsen.

Trods forsøg på at spørge ind til de konkrete punkter har hverken jeg eller andre fået noget at vide.

Undervejs har rygter om undersøgelsen svirret – og jeg har været indkaldt til (C) på baggrund af (B)’s m.fl.’s? klager, d.v.s videregivelse af utilfredsheder. Men JEG har på intet tidspunkt kunnet få noget konkret oplyst. Derimod har over halvdelen af de 15 personer, der har svaret/været spurgt, hver for sig – og nogle samlet – uopfordret sagt til mig, at de i hvert fald ikke har udtrykt utilfredshed med mig.

Nogle har med henvisning til formuleringen ’en stor del’ bemærket, at ’det jo er et fortolkningsspørgsmål’. Nogle har endog over for mig udtrykt dyb frustration og mistillid over for sikkerhedsgruppens arbejde. Men da de samme mennesker til daglig skal være sammen med både mig og (B) har de ikke direkte ønsket at stå frem og sige det åbent. Så alle kan sidde med oplysninger og tolke – og retten til anonymitet forhindrer både en løsning og en evt. efterprøvning af, hvad der egentlig er sagt og skrevet.

At sikkerhedsgruppen – uden at involvere mig eller andre i hvad der konkret er utilfredshed med – nu ønsker at indkalde arbejdstilsyn m.m. – forekommer mig at være mere egnet til at grave grøfter og fastholde uenighed og lægge op til angreb (bagom ryggen) end på at gøre noget for at få utilfredsheden bragt frem og etablere et samarbejde, om at ændre forholdene. Jeg skal ikke undlade at bemærke, at der er uenigheder i ledelsen om forhold, som ikke burde berøre kontor og dagskole – men det lader til at det gør. Og (C)’s indkaldelse af ( ) i forbindelse med klager – og ikke medarbejdersikkerhedsrepræsentant, tyder også på, at der benyttes kommunikationskanaler og -former og tilbageholdelse af oplysninger på en måde, der direkte forhindrer åbent samarbejde. Så jeg kan ikke forbedre mig. Ikke forandre noget. Intet. For jeg har intet konkret formuleret grundlag.

Hvilken neutral og uvildig person kan udskrive svarene fra skemaerne, så jeg kan forholde mig til kritikken?

En direkte, ordret, neutral afskrift af svar må vel kunne fremskaffes?

Giv mig et godt råd – hvad gør jeg?”

E kvitterede den 20. august 1999 som formand for sikkerhedsudvalget over for ungdomsskolens sikkerhedsgruppe for modtagelsen af APV-vurderingen og oplyste at den ville blive forelagt udvalget på et møde i efteråret. Hun skrev samtidig følgende

”

Når jeg skriver til jer, skyldes det jeres konklusion vedr. det psykiske arbejdsmiljø, hvor I skriver, at I ud fra medarbejdernes reaktioner og problemets karakter vurderer, at I må søge assistance enten hos sikkerhedsudvalget eller Arbejdstilsynet.

Det er begrænset, hvad sikkerhedsudvalget helt konkret kan gøre i den foreliggende situation; Arbejdstilsynet kan naturligvis kontaktes, men sådan som jeg læser APV’en for Ungdomsskolen, er der er i realiteten tale om nogle alvorlige ledelsesmæssige problemer, som i første omgang bør søges løst med inddragelse af Ungdomsskolens leder og med bistand fra den forvaltningsmæssige ledelse – altså Skole- og Kulturforvaltningen.

Jeg har derfor videregivet jeres APV til viceskoledirektør ( ), og jeg vil foreslå jer at rette henvendelse til ham, så I i fællesskab forhåbentlig kan få problemerne belyst og bearbejdet.

Sikkerhedsudvalget vil blive orienteret om denne skrivelse.”

Den 23. august 1999 orienterede E A om hvad hun havde skrevet til sikkerhedsgruppen, og supplerede med følgende

”

Det synes at være en ulykkelig situation I er havnet i, og den kan formentlig kun løses i en fælles dialog mellem ledelse og medarbejdere, og dertil behøver I – så vidt jeg kan vurdere det – bistand, formidling og støtte fra forvaltningen. Derfor vil jeg også råde dig til at tage kontakt til ( ), så der kan blive taget hul på sagen.

Jeg er da enig med dig i, at det er vanskeligt at gøre noget ved en kritik, hvis man ikke kender dens indhold. Vi kender ikke i sikkerhedsudvalget til de svar, der er indkommet vedr. det psykiske arbejdsmiljø i Ungdomsskolen. Vi kender APV-statusen, som er tilsendt sikkerhedsudvalget, og den går jeg ud fra, at også du som ansvarlig leder af Ungdomsskolen kender.

Forhåbentlig kan der snarest blive taget fat i problemerne til nytte for jer alle sammen i Ungdomsskolen.”

A orienterede den 10. oktober 1999 skole- og kulturforvaltningen om at hun den 12. november 1999 skulle opereres og have udskiftet sin hofte. Hun regnede med at skulle være indlagt i 5 dage og være sygemeldt i ca. 2-3 uger. Indlæggelsen blev imidlertid udskudt til den 25. november 1999.

I brev af 11. november 1999 indkaldte Kulturdirektør C A til en tjenstlig samtale den 17. november 1999 vedrørende hendes ”adfærd som leder af Ungdomsskolen”. Hun blev oplyst om at hun kunne medbringe en bisidder.

A mødte til samtalen den 17. november 1999 sammen med en bisidder fra Landsforeningen for Ungdomsskoleledere. Under samtalen redegjorde kulturdirektøren for ”de efter ledelsens opfattelse kritisable ledelsesmæssige forhold ved ungdomsskolen”. A fik udleveret et notat af 8. november 1999 udarbejdet af C om ledelsesforholdene på ungdomsskolen. Af notatet fremgår følgende

”

Som følge af den manglende fremsendelse rettede Sikkerhedsudvalget henvendelse til Ungdomsskolen, og Skole- og Kulturforvaltningen tog kontakt til Ungdomsskolen. Det viste sig, at kommunens sikkerhedskoordinator forud herfor af medarbejdere ved Ungdomsskolen var orienteret om problemer med arbejdspladsvurderingen vedr. det psykiske arbejdsmiljø.

Kulturdirektøren afholdt derefter 2 møder i maj og juni, hvori ungdomsskolens ledelse, afdelingslederen og de to sekretærer deltog. Her blev kulturdirektørens forventninger til samarbejdet og ledelsesforholdene klart formuleret. Med hensyn til samarbejdet på arbejdspladsen blev det præciseret, at det skulle være præget af hensyntagen, tillidsfuldhed, åbenhed i dialogen og klare opgavevaretagelser, ansvar og kompetencer. Med hensyn til ledelsesforholdene blev det understreget, at lederen af Ungdomsskolen har det overordnede ansvar for den daglige drift, udvikling af området og den økonomiske styring. Men også at ledelsesansvaret udøves i et tæt samarbejde med bestyrelsen, souschefen og de øvrige medarbejdere. Der forudsættes også her vilje og evne til åbenhed, kommunikation, klare opgavefordelinger, ansvar og kompetencer.

Kulturdirektøren angav en struktur for det fremtidige samarbejde i ledelsen, hvori bl.a. indgik regelmæssige kontormøder, hvor såvel ugeplan som mere langsigtet planlægning skulle være det centrale. Der var enighed om at afprøve denne model for planlægning, kommunikation og beslutning.

Ungdomsskolens ledelse blev ved et møde umiddelbart efter sommerferiens afslutning samtidig orienteret om, at arbejdet med at styrke ledelsesdelen og arbejdsklimaet ville blive fulgt op på den måde, at ledelse og medarbejdere ville blive interviewet i september og oktober 1999 med henblik på evt. justeringer og konkluderende overvejelser. Disse interviews ville blive gennemført af kulturdirektøren.

Den 13. juni 1999 fremsender Ungdomsskolen Arbejdspladsvurdering 1998. Om de psykiske forhold hedder det: ’En stor del af medarbejderne (er) veget tilbage for at besvare spørgsmål vedrørende det psykiske arbejdsmiljø.

Dette er begrundet på forskellig måde, henholdsvis skriftligt i besvarelsen af spørgeskemaerne og/eller ved personlig henvendelse til sikkerhedsgruppens medlemmer.

Den gennemgående tilkendegivelse fra medarbejdere/kollegaer har været en utilfredshed med samarbejdet med lederen, men samtidig en frygt for lederen og evt. konsekvenser af, at man i den forbindelse tilkendegav en utilfredshed med det psykiske arbejdsmiljø.’

De gennemførte interviews

Der er i sept. og oktober gennemført interviews med Ungdomsskolens faste medarbejdere, dvs. ledelsen, souschefen, afdelingslederen, to sekretærer, tre pædagogiske medarbejdere, fem faste lærere og rengøringsassistenten. Samtalerne er gennemført som enkeltinterviews eller parvis efter den enkelte medarbejders eget ønske. Varigheden af hvert interview har været mellem 30 min. og 1½ time. Der er primært spurgt ind til ledelsesforholdene, ungdomsskoleinspektørens ledelsesstil og det psykiske arbejdsmiljø. Alle har haft lejlighed til at supplere med øvrige bemærkninger.

Det psykiske arbejdsmiljø

Det psykiske arbejdsmiljø på ’kontoret’ opfattes af stort set alle som dårligt eller meget dårligt. Der gives udtryk for, at alle vogter på hinanden, at stemningen er trykket. Flere giver udtryk for, at især sekretærerne har det meget hårdt og der udtrykkes forundring over at de finder sig i det. Stemningen er bedre og ’skuldrene nede’, når lederen ikke er der. Flere angiver, at der nærmest er tale om psykisk terror fra lederens side, mens en enkelt udtrykker, at også lederen udsættes for psykisk terror. Stemningen er aldrig behagelig, når lederen er til stede, mener flere, og hovedparten af de pædagogiske medarbejdere og de faste lærere ønsker ikke at komme på kontoret, hvis ikke det er nødvendigt.

Det angives af flere, at stemningen det seneste år er blevet dårligere. Der er forskellig opfattelse af, om det psykiske arbejdsmiljø er påvirket af de aktuelle interviews eller om det forhold, at der nu er fokuseret på de interne forhold har haft betydning. Atmosfæren karakteriseres fortsat som meget anspændt. En enkelt giver udtryk for at lederen gør sig mere umage nu, mens andre mener, at klimaet er blevet mere anspændt, siden arbejdspladsvurderingen blev fremsendt.

Kontorets personale, dvs. lederen, souschefen, afdelingslederen og de to sekretærer er alle stærkt påvirket af det dårlige klima. Dagligdagens opgaver løses på trods heraf. Flere angiver, at det er nødvendigt at hjælpe og støtte hinanden ’for at holde det ud’. Situationen karakteriseres som fastlåst.

Det gælder generelt, at utilfredsheden og belastningen med det psykiske arbejdsmiljø synes størst for dem, som arbejder på kontoret, mens lærerne og de pædagogiske medarbejdere godt registrerer det dårlige klima, men er mindre involveret heri og har bedre muligheder for at holde sig fri af problemerne. De pædagogiske medarbejdere har hovedparten af deres arbejde uden for Ungdomsskolen, og de faste lærere underviser primært i Ungdomsskolens heldagsforanstaltning. Hovedparten af de pædagogiske medarbejdere og lærere er markant tilfredse med, at de ikke nødvendigvis kommer på kontoret hver dag. En del af medarbejderne har en meget lang tjeneste ved Ungdomsskolen, mere end 20 år. Flere angiver, at de helst vil være i fred, og der har været så mange opslidende sager gennem årene. De passer deres arbejde, som de holder meget af.

Samarbejdet internt i ledelsen.

Der synes at være ganske alvorlige problemer internt i ledelsen på Ungdomsskolen. Der synes at være fastlagte arbejdsområder og kompetenceområder for såvel lederen som souschefen. Souschefen har eksempelvis ansvaret for eksamensafvikling, heldagsskolen, samarbejdet med lærerne og Ungdomsskolens økonomi. Imidlertid synes ansvar og kompetence ikke at følges ad. Flere af de interviewede angiver, at lederen omgør beslutninger, tager udlagte opgaver tilbage, ændrer fastlagte kompetencer, således at der opstår uklarhed over, hvor ansvaret ligger og hvem der har opgaverne. Flere angiver uklar information som et betydeligt problem. Hovedparten af de interviewede angiver, at souschefen søger at få dagligdagen til at fungere, men det nævnes af flere, at han ikke har gennemslagskraft over for lederen. Souschefen er rar, ønsker at imødekomme alles ønsker, (hvilket han ikke bør, efter en enkelts udtalelse), men påtager sig for mange arbejdsopgaver og får ikke altid tingene færdige til tiden. Det bemærkes, at han har ’holdt’ længe. Forholdet mellem souschef og leder er langt fra at være harmonisk. Flere har indtryk af, at lederen ikke respekterer souschefen, og at omvendt souschefen ikke ønsker at inddrage lederen, for ikke at få nej i de situationer, hvor der eksempelvis er afhandlet med lærerne. Indtrykket er, at alle væsentlige afgørelser skal forbi lederens bord, men at der er tilknyttet betydelig uforudsigelighed i lederens afgørelser.

Flere angiver, at den dårlige kommunikation i ledelsen er begrænsende eller som en enkelt udtrykker det, blokerende for Ungdomsskolens udvikling. Der kommer mange gode ideer, men de bliver sjældent ført ud i livet.

Lederens ledelsesstil.

Lederens ledelsesstil udsættes for massiv kritik og angives at være hovedårsagen til problemerne. Holdningen til lederen er meget ambivalent. Lederen kan være hyggelig og omsorgsfuld over for personalet og interesseret i deres familieforhold, angiver flere. Et mindretal af medarbejderne mener, at lederen er god, har visioner for Ungdomsskolen og er dygtig til at finde dygtige medarbejdere til Ungdomsskolen. En enkelt hæfter sig ved, at dette især gjaldt tidligere. Flere anfører, at lederen er god til at udtrykke ønsker og forhåbninger for Ungdomsskolens fremtid, men gennemfører det ikke i praksis.

Hovedparten af medarbejderne udtrykker, at de enten lever med lederens ledelsesstil eller tager særdeles stærkt afstand fra den. Den karakteriseres som uforudsigelig, lunefuld, byggende på manglende tillid. Flere karakteriserer lederen som enerådig, uden evne eller vilje til at uddelegere. Det anføres, at hun ikke giver folk arbejdsmæssigt råderum, men at hun ’blander’ sig. Lederen overfuser medarbejdere, anfører flere. Flere angiver, at lederen er glemsom og hæfter sig ved, at hun tidligere havde mere styr på tingene. Af flere angives, at hun fordrejer beslutninger, og at hun ikke selv overholder de aftaler og regler der indgås, eksempelvis på møder.

Lederen vedstår gerne, at hun kan være skrap, og at hun stiller krav til sig selv og andre. Lederen er fuldt opmærksom på, at der er problemer på Ungdomsskolen og påpeger selv behovet for hjælp ude fra for at få dem løst.

Sammenfatning

De gennemførte samtaler og de afholdte møder i øvrigt godtgør, at der på Ungdomsskolen er tale om meget alvorlige problemer knyttet til det psykiske arbejdsmiljø, ledelsesforholdene og lederens ledelsesstil. Det psykiske arbejdsmiljø er under al kritik, hvilket ikke kan accepteres på en kommunal institution. De ledelsesmæssige vanskeligheder blokerer for den nødvendige dialog til medarbejderne, hvilket er uacceptabelt for skolens fornyelse og omstilling. Ledelsesstilen er uforenelig med en moderne ledelse, som bygger på personalets ressourcer og som samtidig er effektiv i forhold til den daglige drift og udvikling.

Der er meget delte meninger om, hvorvidt det har et formål at inddrage fremmed konsulentbistand med henblik på at gennemføre et forløb, som skulle forbedre forholdene. En del medarbejdere angiver, at situationen er så fastlåst, at det næppe har mening og at det er spild af tid.

Det må konstateres, at hovedparten af de interviewedes udsagn placerer lederen centralt, når årsagerne til problemerne skal søges. Det gælder både hvad angår det psykiske arbejdsmiljø og de ledelsesmæssige vanskeligheder.”

A fik oplyst at hun kunne fremkomme med bemærkninger til notatet senest den 24. november 1999.

Af referatet af samtalen den 17. november 1999 fremgår at følgende på mødet blev besluttet/påpeget over for A

”

Følgende skal ændres i (A)’s ledelsesmæssige adfærd

Det daglige ledelsesarbejde skal være præget af

· at uddelegere og indgå i dialog med medarbejdere

· at lede gennem åbenhed og tillid

· at udvise vilje og evne til at skabe et godt arbejdsklima

· Der skal fastlægges og praktiseres

· klare kompetencer i ledelsen og hos medarbejdere

· efterleven af trufne beslutninger og indgåede aftaler i huset

Såfremt der efter kulturdirektørens vurdering ikke sker væsentlige ændringer af ledelsesforholdene og (A)’s ledelsesstil vil det medføre indstilling om afskedigelse.

Der følges løbende op i forhold til (A)’s ledelsesmæssige adfærd, første opfølgning efter 4 måneder fra dags dato.”

Referatet blev underskrevet af de tilstedeværende som ud over A, hendes bisidder fra Landsforeningen for Ungdomsskoleledere og Kulturdirektør C var en medarbejder fra kommunens personale- og serviceafdeling.

I brev af 24. november 1999 skrev A til C at hun ønskede at indgå i en åben og konstruktiv dialog med henblik på at løse problemerne på ungdomsskolen. Hun oplyste at hun den 22. november 1999 havde afleveret et oplæg om ledelsesstrukturen på ungdomsskolen til B.

C skrev den 14. marts 2000 følgende til medarbejderne på ungdomsskolen

”I efteråret 1999 gennemførte jeg interviews med ledelse og de medarbejdere, som har deres arbejdssted på ( ). Baggrunden herfor er alle bekendt, og efterfølgende har jeg udarbejdet en sammenfatning af de rejste kritikpunkter, hvis indhold jeg tidligere mundtligt har orienteret ledelse og medarbejdere om.

Som alle er orienteret om har jeg tillige som følge af de rejste kritikpunkter haft en tjenstlig samtale med (A), og det er i den sammenhæng aftalt, at en række nærmere beskrevne forhold skulle ændres gennem ledelsesmæssige initiativer. Det er aftalt at efter en 4 måneders periode ville der blive fulgt op på disse initiativer.

Som led i denne opfølgning skal jeg anmode om, at ledelsen og de medarbejdere, som blev interviewet i efteråret udfylder vedlagte spørgeskema. Det er udformet på den måde, at forskellige synspunkter og meninger er udtrykt, hvorefter der er mulighed for at udtrykke sin grad af enighed eller uenighed på en femdelt skala.

Skemaerne er fortrolige, idet den enkelte besvarelse ikke kommer til kendskab for andre end undertegnede. Derimod vil den efterfølgende sammenfatning af alles besvarelser herunder sammendrag af evt. bemærkninger, blive fremsendt til de personer, som har deltaget i interviews og spørgeskemaundersøgelsen, samt evt. til Økonomiudvalget.

Sluttelig skal jeg anmode om at de udfyldte skemaer fremsendes til undertegnede i lukket kuvert, så jeg har det i hænde senest d. 22. marts 2000.”

Den 15. marts 2000 sendte A og souschef B nye stillingsbeskrivelser for nogle af medarbejderne på ungdomsskolen til C. Den 6. april 2000 sendte ledelsen et udkast til en ny plan for arbejds- og kompetencefordeling til ham.

Den 18. april 2000 blev A under en samtale med C orienteret om hvilke konklusioner der kunne drages af spørgeskemaundersøgelsen. C tilkendegav at han agtede at indstille til økonomiudvalget at hun blev afskediget, men at en opsigelse fra hendes side ville standse en eventuel afskedigelsessag. Hun fik en frist til den 28. april 2000 til at melde tilbage til C.

Den 24. april 2000 bad A under henvisning til offentlighedsloven C om at udlevere kopier af de udfyldte spørgeskemaer til hende. Hun bad samtidig om at få indsigt i sin personalesag og øvrige sagsakter som vedrørte hendes sag.

C sendte den 26. april 2000 en sammenfatning af den del af besvarelserne der var sket ved afkrydsning, til medarbejderne på ungdomsskolen. I et notat af 2. maj 2000 sammenfattede C resultatet af spørgeskemaundersøgelsen således

”I forbindelse med afvikling af spørgeskemaundersøgelsen blev der udsendt skemaer til de ledere og medarbejdere ved Ungdomsskolen, som havde deltaget i efterårets interviews. 13 personer ved Ungdomsskolen er omfattet heraf, og alle har besvaret spørgeskemaet. Heraf har 8 afgivet supplerende bemærkninger.

Et mindretal af personerne udtaler sig generelt positivt om udviklingen. Der tales om, at lederen har gjort sig umage for i det daglige at lytte, forklare og tage sig tid til evt. drøftelser. En enkelt hæfter sig ved at åbenheden er blevet større, men også at enkelte i personalet er negative over for lederen og dennes bestræbelser. Det udtrykkes i den forbindelse, at de pågældende fortsat har et godt forhold til lederen, ligesom tilfældet var på interviewtidspunktet.

En enkelt konstaterer, at det er svært at vende ’skuden’, men mener at der er synlige tegn på, at med tiden og efter en fælles indsats, vil det blive rigtig godt. Vedkommende fremhæver det store arbejde med at udarbejde kompetenceplan.

Hovedparten af de afgivne bemærkninger angiver, at arbejdsklimaet ikke er blevet bedre, flere understreger at det tværtimod er værre. Kompetenceplanen vurderes af flere som helt uanvendelig og det konstateres, at den er udarbejdet meget sent og i en totalt lukket proces. En enkelt udtrykker, at lederen ikke har vist reel vilje til at ændre på tingenes tilstand.

Det nævnes af flere, at beslutninger træffes meget centralt, og med manglende information. Også at beslutninger undergraves og ændres trods aftaler på møder.”

Den 3. maj 2000 sendte C kopi til A af de udfyldte spørgeskemaer med undtagelse af de skriftlige bemærkninger som var anført på skemaerne. C henviste til at bemærkningerne kunne undtages fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 3.

A henvendte sig herefter til advokat ( ). Advokaten skrev den 4. maj 2000 til Kulturdirektør C at bemærkningerne efter hans opfattelse ikke kunne undtages med hjemmel i bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 3. Han meddelte at A var part i sagen og dermed havde ret til aktindsigt i medfør af reglerne i forvaltningslovens kapitel 4. Han anmodede på den baggrund om at få tilsendt kopier af de besvarelser som var afgivet som led i spørgeskemaundersøgelsen.

Den 9. maj 2000 ringede C til advokat ( ) i anledning af brevet af 4. maj 2000. Af advokatens notat vedrørende telefonsamtalen fremgår følgende

”

(C) oplyste, at han i første omgang havde undladt at give (A) kopi af de individuelle bemærkninger, fordi (A) i forbindelse med en lignende undersøgelse for et par år siden havde misbrugt tilsvarende oplysninger i politisk sammenhæng, på en måde som havde vakt megen uro og skabt store problemer inden for ungdomsskolen. Han befrygtede, at hvis han udleverede kopi af de individuelle bemærkninger, ville dette virke som en ’bombe’ i ungdomsskolen til stor skade også for (A).

Bemærkningerne er håndskrevne, og en fotokopi vil derfor afsløre forfatterens identitet for (A), også selvom navnet er overstreget.

Det samme ville i vidt omfang være tilfældet med hensyn til en afskrift, da der i flere tilfælde omtales konkrete episoder, som (A) selvsagt vil kunne genkende.

(C) hævdede, at de individuelle kommentarer havde været uden betydning for forvaltningens vurdering af sagen, som alene baserede sig på afkrydsningerne på spørgeskemaet. Denne statistiske del af undersøgelsen gav ifølge (C) fuldt tilstrækkeligt grundlag for en opsigelse af (A).

(C) understregede, at økonomiudvalget havde kompetencen i sagen, men at han selv arbejdede på at finde en blød løsning. Det var dog endnu for tidligt at sige, om dette var muligt.

(C) påpegede, at de gældende regler om fratrædelsesordninger m.v. ikke omfatter tjenestemænd, der er fyldt 67 år. Han havde dog mulighed for at tilbyde (A) en forøgelse af hendes pensionsalder på 1 år, som næsten ville bringe hende op på det niveau, hun maksimalt kunne opnå.

(C) gentog, at betingelserne for en diskretionær afskedigelse efter hans opfattelse klart var til stede. Han havde som alternativ foreslået (A), at hun selv kunne opsige sin stilling med 6 måneders varsel.

Jeg svarede, at ingen af disse muligheder forekom mig særlig attraktive. Det var mit indtryk, at (A) ville slås for sin stilling, med de midler hun havde til rådighed, og at det derfor var væsentligt for hende at få belyst baggrunden for afkrydsningerne på spørgeskemaet gennem indsigt i de individuelle bemærkninger.

Jeg understregede, at jeg ikke havde noget forhandlingsmandat, men pegede på, at en forflyttelse til en konsulentstilling i andre lignende tilfælde havde vist sig en mulig løsning.

(C) svarede, at denne tanke naturligvis ikke var ham fremmed, men at han endnu ikke havde dækning for at fremsætte et tilbud af denne art.

Han vendte herefter tilbage til fotokopierne og gentog, at en udlevering på nuværende tidspunkt formentlig ville ødelægge muligheden for at finde en løsning i (A)’s interesse. Han ville gerne have yderligere et par dage til at arbejde videre med sagen og ville herefter vende tilbage telefonisk over for mig i slutningen af denne uge.

Henset til at dette ligger indenfor kommunens svarfrist i henhold til gældende lovgivning så jeg ingen betænkelighed ved at erklære mig indforstået hermed.”

Den 10. maj 2000 sendte C kopi af de udfyldte spørgeskemaer til advokat F. I brev af 11. maj 2000 bekræftede C over for advokaten at fristen for en tilbagemelding fra A’s side i relation til tjenesten på ungdomsskolen var udsat til den 15. maj 2000 kl. 13. I brev ligeledes af 11. maj 2000 blev A indkaldt til en tjenstlig samtale den 22. maj 2000 som opfølgning på samtalen den 17. november 1999.

Advokat F skrev den 12. maj 2000 til C at spørgeskemaundersøgelsen, så vidt han forstod, var en opfølgning på en APV som tidligere var blevet gennemført. Han bad på A’s vegne om at få aktindsigt i de besvarelser/ udtalelser som i forbindelse med APV’en var blevet afgivet af ledelse og medarbejdere ved ungdomsskolen. Samme dag sendte C advokaten kopi af APV-sammenfatningen/ konklusionen dateret den 13. juni 1999.

A bad i brev af 15. maj 2000 skole- og kulturforvaltningen v/Kulturdirektør C om at få tilsendt det materiale som hendes advokat havde bedt om, nemlig besvarelserne eller udtalelserne som blev afgivet i forbindelse med APV 1998. A anmodede samtidig om dokumentation for C’s bemærkninger til advokaten vedrørende den uro en tidligere aktindsigtsanmodning fra hende havde forvoldt nogle år tidligere.

Den 16. maj 2000 orienterede C de medarbejdere ved ungdomsskolen som havde deltaget i spørgeskemaundersøgelsen, om at der var givet aktindsigt i de udfyldte besvarelser. Som begrundelse angav han at han havde vurderet at en eventuel klage til tilsynsrådet ikke med sikkerhed ville give medhold i at oplysninger i spørgeskemaerne kunne tilbageholdes.

C skrev den 16. maj 2000 følgende til A

”

Det er sikkerhedsgruppen ved den enkelte institution, som behandler sikkerhedsspørgsmål på baggrund af de for området gældende bestemmelser. Sikkerhedsgruppen vil almindeligvis bestå af institutionens leder og en medarbejder. På Ungdomsskolen har du valgt i en årrække at delegere denne ledelsesopgave til souschefen. Der påhviler dig som chef en forpligtelse til at være orienteret og følge op på sikkerhedsgruppens arbejde og indstillinger. Den seneste arbejdspladsvurdering er fremsendt til Sikkerhedsudvalget den 18. juni 1999, selve arbejdspladsvurderingen dateret den 13. juni 1999, er medarbejdere bekendt. Der foreligger ikke i sagen andre oplysninger omkring de angivne arbejdsmiljøspørgsmål, og Skole- og Kulturforvaltningen er ikke bekendt med, om sikkerhedsgruppen i det lokale arbejde har haft behov for at medarbejdere udfyldte interne arbejdspapirer.

I forbindelse med en tidligere sag har synspunktet været nævnt for mig, at den ledelsesmæssige opfølgning skulle have givet anledning til uro.

Jeg benytter lejligheden til at understrege, at den tidligere sag i øvrigt på ingen måde har forbindelse til de aktuelle problemstillinger.”

A’s fagforbund, Z, anmodede i brev af 17. maj 2000 på A’s vegne om at modtage kopi af samtlige bilag som lå til grund for APV’en dateret den 13. juni 1999. C refererede i brev af 18. maj 2000 til Z sit svar til A af 16. maj 2000 og skrev i øvrigt følgende

”Jeg kan yderligere tilføje, at jeg har kontaktet kommunens sikkerhedskonsulent (D) med henblik på om evt. oplysninger skulle være tilgået hende og ikke Skole- og Kulturforvaltningen. Hun bekræfter over for forvaltningen, at der ikke er tilgået hende oplysninger ud over den arbejdspladsvurdering, som tidligere er blevet sendt til (A).

Jeg kan supplerende oplyse, at den enkelte institutions sikkerhedsgruppe selv fastlægger sin arbejdsform med hensyn til arbejdet med APV, og at denne arbejdsform er forskellig fra institution til institution. De oplysninger som sikkerhedsgruppen videregiver til Sikkerhedsudvalget har form som en arbejdspladsvurdering, som inddrager de for området relevante forhold. Det er alene disse konkluderende betragtninger og henstillinger, som danner baggrund for den lokale opfølgning og arbejdet i Sikkerhedsudvalget. I den konkrete sag har den daværende formand for Sikkerhedsudvalget svaret sikkerhedsgruppen ved skrivelse af 20. august 2000 [skal være den 20. august 1999; min bemærkning], som er Ungdomsskolen bekendt og som vedlægges til orientering.

Den efterfølgende opfølgning på de arbejdsmiljøbetingede forhold på Ungdomsskolen er, som det vil være Landsforeningen bekendt, blevet varetaget af undertegnede.”

Fagforbund Z skrev den 22. maj 2000 til X Kommune, Skole- og Kulturforvaltningen at forbundet var blevet opmærksom på at den omhandlede APV var udarbejdet på baggrund af en spørgeskemaundersøgelse dateret den 6. oktober 1998. Z genfremsatte på den baggrund sin aktindsigtsbegæring af 17. maj 2000. Z oplyste desuden at A havde meddelt at hun var indkaldt til en tjenstlig samtale den 22. maj 2000. Det var Z’s opfattelse at samtalen burde udsættes indtil kommunen havde imødekommet kravet om aktindsigt.

I brev af 22. maj 2000 skrev C til A at hun, da hun var udeblevet fra en tjenstlig samtale samme dag, var indkaldt til en ny tjenstlig samtale den 23. maj 2000 som opfølgning på den tjenstlige samtale den 17. november 1999.

Den 22. maj 2000 skrev C følgende til Z som svar på den fornyede aktindsigtsanmodning

”Som svar på foreningens fax af d.d. skal jeg henvise til skrivelsen af 18. maj 2000, i hvilken det understreges, at der ikke foreligger oplysninger i sagen, som uddyber den fremsendte arbejdspladsvurdering, dateret 13. juni 1999.

Jeg oplyser samtidig, at det er den enkelte institution, som selv tilrettelægger sit arbejde med arbejdspladsvurderingen, og at det alene er den fremsendte arbejdspladsvurdering, som gøres til genstand for arbejdet i Ungdomsskolens sikkerhedsgruppe og i Sikkerhedsudvalget. Evt. notater eller skemaer i den sammenhæng indgår ikke i den fremsendte arbejdspladsvurdering og er i øvrigt ikke omfattet af bestemmelserne om aktindsigt.

For yderligere at tydeliggøre dette forhold henvises til referat af møde i Sikkerhedsudvalget for Skole- og Kulturområdet, hvor det fremgår at Ungdomsskolen har svaret, at man ikke har tilstrækkeligt med tilkendegivelser fra medarbejderne på skolen til at kunne udfylde APV-skemaerne. Referatet er tilsendt Ungdomsskolen, men vedlægges til orientering.

Det forekommer bemærkelsesværdigt, at foreningen lægger dette til grund for en yderligere udsættelse af den tjenstlige samtale.

Da (A) udeblev fra den tjenstlige samtale d.d. skal jeg for god ordens skyld meddele, at (A) er indkaldt til tjenstlig samtale på undertegnedes kontor tirsdag den 23. maj 2000 kl. 13.00.”

Den 23. maj 2000 blev den tjenstlige samtale gennemført. Af referatet fra samtalen fremgår følgende

”

På mødet den 17. november 1999 blev (A) meddelt, at der skulle ske ændring af hendes ledelsesmæssige adfærd. Se referat af 17. november 1999.

Såfremt der, efter kulturdirektørens vurdering, ikke skete ændring, ville det medføre indstilling om afskedigelse af (A).

Kulturdirektøren har vurderet sagen og mener ikke der er sket ændringer i den ledelsesmæssige adfærd, som måtte betinge et fortsat ansættelsesforhold.

Kulturdirektøren meddelte (A), at hun vil blive indstillet til afsked fra stillingen som leder af (X) Kommunes Ungdomsskole.

Begrundelsen for den påtænkte afskedigelse, er (A)’s ledelsesstil og ledelsesmæssige adfærd.

(A)’s bemærkninger

(A) og bisidder fremsender bemærkninger til ovenstående til Kulturdirektøren således at disse er kulturdirektøren i hænde senest fredag den 26. maj 2000 kl. 12.00.”

Samme dag, den 23. maj 2000, udarbejdede C et notat til økonomiudvalget hvori han indstillede at A blev afskediget. Han skrev følgende

”Notat vedr. ungdomsskoleinspektør (A).

Skole- og kulturforvaltningen blev i forbindelse med arbejdspladsvurderingen for 1998 på Ungdomsskolen, afgivet 13. juni 1999, gjort opmærksom på, at medarbejdere ved ungdomsskolen tilkendegav en utilfredshed med samarbejdet med lederen, og samtidig gav udtryk for en frygt for lederen og evt. konsekvenser af, at man i den forbindelse tilkendegav en utilfredshed med det psykiske arbejdsmiljø.

Henvendelsen gav anledning til flere møder med ledelse og medarbejdere, hvor undertegnede i overensstemmelse med (X) kommunes personalepolitiske retningslinier opstillede en række forventninger og krav til samarbejdet, ledelsen og til kompetenceforholdene på Ungdomsskolen.

I efteråret 1999 blev samtlige ansatte med arbejdssted på ( ) interviewet med henblik på at identificere problemernes dybde og mulighed for at løse de udtalte samarbejdsproblemer. Som konklusion herpå blev udarbejdet notat af 8. november 1999 vedr. Ungdomsskolens ledelsesforhold. Heri udtrykkes en række stærkt kritisable forhold om det psykiske arbejdsmiljø på Ungdomsskolen, og der rejses i den forbindelse massiv kritik af lederens ledelsesstil. Ledelsesstilen anføres generelt som hovedårsag til samarbejdsproblemerne på skolen.

(A) indkaldes efterfølgende til tjenstlig samtale den 17. november 1999. Af referatet fremgår, at der forventes ændringer i det daglige ledelsesarbejde ved uddelegering og dialog med medarbejdere, ledelse gennem åbenhed og tillid og udvisning af evne og vilje til at skabe et godt arbejdsklima. Hertil skulle der fastlægges klare kompetencer i ledelsen og hos medarbejdere og efterleven af trufne beslutninger og indgåede aftaler i huset. Der gives 4 måneder til opfølgning heraf.

Efterfølgende inddrages undertegnede i rådgivning bl.a. omkring fastlæggelse af stillingsbeskrivelser og kompetenceforhold på Ungdomsskolen.

I marts udsendes spørgeskemaer til de personer, som blev interviewet i efteråret. Skemaet spørger ind til arbejdsmiljøspørgsmål og øvrige problemstillinger, som indgik i de opstillede krav ved den tjenstlige samtale. Medarbejdere og ledelse gives mulighed for supplerende bemærkninger, såfremt det ønskes.

Besvarelserne fra spørgeskemaundersøgelsen giver desværre ikke belæg for at antage, at der er en positiv udvikling i gang på Ungdomsskolen, og der synes ikke at være forhåbninger om at det kan ske.

Det er derfor med beklagelse, at jeg indstiller til Økonomiudvalget, at (A) afskediges diskretionært på de herom gældende vilkår.”

Den 26. maj 2000 fremsatte A sine bemærkninger. Hun skrev at hun kunne være interesseret i en seniorstilling i kommunen med en tilknyttet konsulentfunktion, f.eks. vedrørende unge indvandreres indslusning i det danske samfund. Hun meddelte at stillingens funktionstid kunne være 2-2½ år med samme ansættelsesbetingelser som hun havde som ungdomsskoleinspektør.

Den 24. maj 2000 modtog økonomiudvalget i kommunen et brev dateret den 16. maj 2000 fra nogle medarbejdere ved ungdomsskolen. De skrev følgende

”Ungdomsskolens arbejdspladsvurdering (APV’en) fra juni 1999 afslørede massive problemer omkring det psykiske arbejdsmiljø og konkluderede, at en nærmere undersøgelse af forholdene måtte foretages.

Umiddelbart efter – og hen over efteråret – blev der foretaget en række grundige undersøgelser inkluderende interviews med ledelsen, hele det administrative personale og samtlige lærere i heltidsundervisningen. Undersøgelsen påpegede, at der var alvorlige samarbejdsproblemer med ungdomsskoleinspektøren.

På et møde sidst på året med deltagelse af ledelsen og medarbejderne blev der stillet en række specifikke krav til såvel ledelse som det øvrige personale med henblik på en forbedring af tingenes tilstand. Der blev givet en periode på ca. 4 måneder til denne opgave.

En spørgeskemaundersøgelse ved prøveperiodens udløb – igen besvaret af ovennævnte personalegrupper – viste at et massivt flertal mente, at forholdene ikke var forandret – i hvert fald ikke til det bedre.

Det dårlige psykiske arbejdsmiljø har været en stor belastning i årevis. Når vi stadig er her på skolen, skyldes det såmænd at vi generelt er glade for vores arbejde og mener at Ungdomsskolen har mange kvaliteter og fremragende tilbud til de unge i (X), ligesom det indbyrdes samarbejde – lederen undtaget – fungerer fint. Vi er stadig glade for at være her.

Men vi finder, at den aktuelle samarbejdssituation på skolen er fuldstændig uacceptabel.

Vi forventer derfor en snarlig afklaring.”

Advokat F bad den 26. maj 2000 på ny om aktindsigt i de besvarelser fra medarbejderne som lå til grund for udarbejdelse af APV 1998. Han henviste til at sikkerhedsgruppen i brevet af 6. oktober 1998 til medarbejderne havde oplyst at gruppen som grundlag for udarbejdelsen af APV anvendte det skemamateriale som gruppen havde modtaget fra sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet. Advokaten skrev samtidig at det fremgik af APV 1998 af 13. juni 1999 at nogle medarbejdere havde henvendt sig personligt til sikkerhedsgruppen vedrørende det psykiske arbejdsmiljø. Han bad på den baggrund samtidig om aktindsigt i de notater som sikkerhedsgruppens medlemmer havde gjort vedrørende de mundtlige tilkendegivelser fra medarbejderne.

Skole- og kulturforvaltningen v/C svarede den 29. maj 2000 advokaten således

”Som svar på Deres fax af 26. maj 2000, i hvilket De endnu engang efterspørger baggrundsoplysninger for Ungdomsskolens arbejdspladsvurdering 1998, skal jeg henvise til tidligere besvarelse, hvoraf det fremgår, at der ikke eksisterer skriftligt materiale, herunder udfyldte skemaer og notater. Uagtet spørgsmålet om evt. notatpligt, som nævnt i Deres fax, eksisterer der ikke i sagen noter til yderligere belysning af det interne arbejde med arbejdspladsvurderingen.

Det er sikkerhedsgruppen ved den enkelte institution, som selv tilrettelægger arbejdet med arbejdspladsvurdering. Det gælder også fremgangsmåder og procedurer. Evt. baggrundsmateriale, som evt. måtte være anvendt i forbindelse med udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen er uden betydning for denne. Det er som jeg tidligere har anført alene arbejdspladsvurderingens konklusioner, som danner baggrund for den lokale opfølgning og arbejdet i sikkerhedsudvalget.

Selve arbejdspladsvurderingen er tidligere fremsendt.”

På et møde den 29. maj 2000 i økonomiudvalget blev det besluttet at bemyndige borgmesteren til at forhandle en seniorstilling. Den 30. maj 2000 blev A af borgmesteren og kommunaldirektøren indkaldt til et forhandlingsmøde den 14. juni 2000 vedrørende seniorstillingen.

Advokat F vendte i brev af 8. juni 2000 på ny tilbage til spørgsmålet om aktindsigt. Han skrev bl.a. følgende

”Uanset hvorledes det måtte forholde sig med sikkerhedsgruppens adgang til selv at tilrettelægge sit arbejde, er det dog en kendsgerning, at den konkrete undersøgelse er foretaget på grundlag af en vejledning og et skemamateriale udarbejdet af sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet. Jeg modtager gerne en kopi af vejledningen.

Sikkerhedsgruppens arbejde er selvsagt tillige reguleret af almindelige forvaltningsretlige regler og principper.

Sikkerhedsgruppen har både i sin udtalelse og i sin konklusion udtrykkelig henvist til en række skriftlige besvarelser og mundtlige tilkendegivelser fra medarbejdere ved ungdomsskolen som det direkte grundlag for vurderingens resultat. Hvis sikkerhedsgruppen/sikkerhedsudvalget/skole- og kulturforvaltningen ikke er i stand til at dokumentere indholdet af disse skriftlige og mundtlige udsagn, vil det stride mod grundlæggende forvaltningsretlige og retssikkerhedsmæssige principper at tillægge arbejdspladsvurderingen betydning ved den aktuelle sagsbehandling.

Derved bortfalder tillige grundlaget for opfølgningen i dette forår.

Under den sidste måneds drøftelser har De ved nogle lejligheder nævnt, at (A) i forbindelse med en tidligere sag skulle have begæret aktindsigt og senere udnyttet de herved fremkomne oplysninger på en måde, som havde skabt berettiget uro og ængstelse blandt de ansatte ved ungdomsskolen. De nævnte tillige, at disse begivenheder lå før Deres ansættelse i (X) Kommune, og at Deres kendskab til forholdet således var andenhånds.

I Deres telefax af 16. maj 2000 til ungdomsskoleinspektøren har De som svar på (A)’s anmodning om dokumentation for disse beskyldninger henvist til, at ’ synspunktet har været nævnt for mig, at den ledelsesmæssige opfølgning skulle have givet anledning til uro.’

Rækkevidden af denne udtalelse er selvsagt vanskelig at vurdere, men (A) har for god ordens skyld bedt mig understrege, at hun aldrig tidligere på noget tidspunkt i sin mangeårige ansættelse har opnået eller begæret aktindsigt i nogen sag.

De refererede beskyldninger må således betegnes som grundløse.”

Skole- og kulturforvaltningen v/C svarede den 14. juni 2000 bl.a. følgende

”I Deres fax af 8. juni 2000 anmoder De om kopi af det vejledende materiale, som af (X) Kommune stilles til rådighed for arbejdspladsvurderinger. Som jeg tidligere har anført, er der tale om et vejledende materiale, som de forskellige institutioner bruger på forskellig vis. Som tidligere anført afsluttes de interne overvejelser i den lokale sikkerhedsgruppe normalt med en konkluderende arbejdspladsvurdering, som primært bruges i den lokale opfølgning, men som tillige fremsendes til Sikkerhedsudvalget. Sikkerhedsudvalget modtager normalt aldrig og anmoder ikke om institutionens interne materiale, bl.a. fordi det i sagens natur kan være fremkommet gennem meldinger fra et meget stort antal medarbejdere. Det har heller ikke været tilfældet for den aktuelle arbejdspladsvurdering.

Det vejledende materiale, som i øvrigt er alle ansatte på Ungdomsskolen bekendt, omfatter beskrivelse af såvel fysiske som andre forhold. Det vedlægges til orientering.

Som jeg tidligere har nævnt danner alene den konkluderende arbejdspladsvurdering udgangspunkt for det afdækkende og opfølgende arbejde, som siden er gennemført på Ungdomsskolen og som er afsluttet ved spørgeskemaundersøgelsen i marts 2000.

I forbindelse med den af Dem nævnte tidligere sag er det for mig oplyst, at det angiveligt skulle dreje sig om et forløb fra 1989, hvor firmaet ( ) stod for et projekt på Ungdomsskolen, som bl.a. skulle have haft til formål at skabe et bedre arbejdsklima mellem ledelsen og medarbejdere på skolen. Der skulle heri indgå interviews med de implicerede, og det er angiveligt den ledelsesmæssige opfølgning herpå, som ligger til grund for ’at synspunktet har været nævnt for mig, at den ledelsesmæssige opfølgning skulle have givet anledning til uro.’

Det indgår naturligvis ikke i mine vurderinger af den aktuelle sag, om der skulle være en indholdsmæssig forbindelse mellem opfølgningen af 1989-sagen og den fremsatte konklusion i arbejdspladsvurderingen 1998, idet den gamle sag som nævnt er helt uden interesse for selve opfølgningen af den aktuelle arbejdspladsvurdering.

Som jeg også tidligere har nævnt, har begrebet aktindsigt været omtalt i forbindelse med sagen fra 1989. Så vidt det efter så mange år kan vurderes, var der som nævnt tale om et internt forløb på Ungdomsskolen, som implicerede daværende medarbejdere og ledelse, og jeg medgiver, at aktindsigten i den forbindelse næppe har aktualitet, hvilket De også understreger i Deres fax.”

Den 21. juni 2000 forelå et referat af drøftelserne den 14. juni 2000 vedrørende oprettelse af en seniorstilling til A. Heraf fremgår følgende

”Efter anmodning fra ungdomsskoleinspektør (A) har mulighederne for overgang til en seniorstilling været drøftet og der er enighed om, at der etableres en seniorstilling på følgende vilkår

Der oprettes en seniorstilling i henhold til den mellem KL og KTO indgåede rammeaftale om seniorpolitik.

Stillingen oprettes for perioden 1. august 2000 – 31. januar 2002.

Stillingen tilknyttes ( ). Viceskoledirektøren er nærmeste overordnede.

Stillingens væsentligste opgaver er

At medvirke til at der over for de 15- 17årige ydes en forebyggende indsats – således at barrierer nedbrydes og frafaldet fra ungdomsuddannelserne mindskes. Dette gælder de flersprogede elever.

Herunder

· At udbygge netværket til uddannelsesinstitutionerne

· At mødes med/planlægge med kontaktlærere og studievejledere

· At forestå en hurtig kontakt, når en ung er på vej til at afbryde sin uddannelse

· At være bindeled mellem den unge og de kommunale tilbud/myndigheder

· At medvirke ved udarbejdelse af uddannelsesplaner for unge

Arbejdet udføres i tæt samarbejde med konsulenten for skole- og ungdomsvejledning og under ansvar over for skolevæsenets forvaltningsmæssige og politiske ledelse.

Stillingen er uden ledelsesbeføjelser.

Arbejdstiden er fortsat 37 timer ugentlig. Stillingen, der er uden højeste tjenestetid, er omfatter af aftalen om merarbejde.

Seniorstillingen lønnes efter grundløn trin 42 (skolekonsulent på ledermodel – uden højeste tjenestetid og uden ledelsesbeføjelser). Der ydes et udligningstillæg til stillingen således at den samlede aflønning svarer til trin 49.

Når seniorstillingen ophører den 31. januar 2002 overgår (A) fra 1. februar 2002 til aktuel egenpension beregnet efter trin 49.

Parterne konstaterede, at der herefter ikke foreligger uafklarede spørgsmål.

Etableringen af ovenstående aftale er indgået under forudsætning af godkendelse i økonomiudvalget, ( ) og (A)’s advokat. Advokaten har svarfrist til 22.6.00 kl. 12.00.”

Den 22. juni 2000 skrev A at hun, efter at have rådført sig med sin advokat, i princippet kunne tiltræde udkastet til aftale om seniorstilling. Hun bemærkede dog at hun forbeholdt sig ret til at kræve erstatning for sine advokatomkostninger på ca. 25.000 kr. i forbindelse med de forgæves bestræbelser på at opnå aktindsigt hos kommunen. Hun mente desuden at sætningen i udkastet til aftalen om at der ikke forelå uafklarede spørgsmål mellem parterne, burde udgå idet hun stadig ikke havde fået aktindsigt.

Den 26. juni 2000 skrev borgmesteren og kommunaldirektøren til A at økonomiudvalget havde vedtaget at godkende den indgåede aftale under forudsætning af at aftalen var til fuld og endelig afgørelse, og at hun frafaldt ethvert krav mod kommunen. Hun skulle inden 8 dage skriftligt meddele X Kommune om hun kunne godkende den indgåede aftale sådan som den var kommet til udtryk i mødereferatet af 21. juni 2000.

Kulturdirektør C skrev den 27. juni 2000 således til advokat F

”I forlængelse af tidligere skrivelser omhandlende aktindsigtsspørgsmålet vedrørende medarbejderudtalelser i forbindelse med Ungdomsskolens arbejdspladsvurdering 1998 har jeg anmodet Ungdomsskolen om en udtalelse herom, som bekræftelse på tidligere oplysninger om, at der ikke i sagen forefindes materiale ud over den konkluderende arbejdspladsvurdering, som belyser medarbejdernes synspunkter.

Skrivelsen vedlægges til Deres orientering.

Fra anden side er der forespurgt til evt. baggrundsnoter for Notat vedr. Ungdomsskolens ledelsesforhold, dateret 8. nov. 1999. I den forbindelse kan jeg oplyse, at jeg i forbindelse med samtalen med medarbejdere og ledelsen ved Ungdomsskolen har taget håndskrevne noter med henblik på udarbejdelsen af det efterfølgende notat. Notatet sammenfatter de anførte synspunkter, og dannede baggrund for den efterfølgende tjenstlige samtale.

De håndskrevne noter er umiddelbart efter notatudarbejdelsen makuleret.

Sammenfattende skal jeg derfor som anført i tidligere skrivelser endnu engang fremhæve, at den konkluderende arbejdspladsvurdering 1998 alene danner udgangspunkt for det efterfølgende afdækkende og opfølgende arbejde, samt at notatet fra 8. november 1999 udtrykker de fremsatte synspunkter hos medarbejdere og ledelse. Kopier af de afgivne udtalelser fra spørgeskemaundersøgelsen i marts 2000 er som bekendt tidligere blevet fremsendt.”

Af udtalelsen fra ungdomsskolen som var vedlagt, fremgik følgende

”Vedrørende udarbejdelse af sikkerhedsgruppens arbejdspladsvurdering for 1998 kan det som nævnt i vor skrivelse til sikkerhedsudvalget af 19. juni 1999 oplyses, at

’ Arbejdspladsvurderingen har været forelagt mundtligt og skriftligt på medarbejdermøde mandag d. 14. juni 1999 og blev taget til efterretning. ’

Den på medarbejdermødet forelagte tekst udgjorde og udgør efter sikkerhedsgruppens vurdering herefter den samlede Arbejdspladsvurdering for 1998.

Sikkerhedsrepræsentanten har på denne baggrund og efter ønske fra flere medarbejdere umiddelbart efter d. 14. juni 1999 makuleret det forud for mødet d. 14. juni 1999 indhentede skemamateriale.”

Den 2. juli 2000 bekræftede A over for kommunen at hun ønskede at tiltræde seniorstillingen på de i aftalen omtalte vilkår. Den 10. juli 2000 modtog hun et nyt ansættelsesbrev.

Den 10. september 2000 klagede A til mig over forløbet af sagen, herunder især X Kommunes behandling af begæringerne om aktindsigt.

Lokalavisen X Avis bragte den 13. september 2000 en artikel vedrørende sagen hvori det bl.a. blev oplyst at A havde klaget til mig. I næste udgave af avisen den 20. september 2000 kommenterede Kulturdirektør C artiklen for at ”rydde fejlopfattelser af vejen”. Den 1. og den 8. oktober 2000 skrev A herefter til Kommunalbestyrelsen i X Kommune om sagen. Den 23. oktober 2000 kommenterede C hendes breve over for kommunalbestyrelsen. Han skrev at sagen efter hans opfattelse var behandlet korrekt såvel ud fra gældende regler og bestemmelser som ud fra etiske principper som bør iagttages i sådanne sager.

Den 23. november 2000 bad jeg i anledning af A’s klage X Kommune om en udtalelse og om udlån af sagens akter. Jeg skrev følgende i mit brev til kommunen

”

Jeg beder endvidere (X) Kommune udtale sig om følgende forhold

1) På et møde den 17. november 1999 tilkendegav (X) Kommune over for (A) at såfremt der ikke skete væsentlige ændringer af ledelsesforholdene og hendes ledelsesstil, ville det medføre indstilling om afskedigelse. Jeg beder (X) Kommune redegøre for om tilkendegivelsen over for (A) efter kommunens opfattelse kan karakteriseres som en tjenstlig advarsel, og om den foretagne partshøring opfylder de krav der følger af den ulovbestemte retsgrundsætning om partshøring som gælder i sager om uansøgt afsked og disciplinære sanktioner over for offentligt ansatte. Jeg beder endvidere kommunen om at redegøre for hvor længe de ledelsesmæssige problemer på ungdomsskolen havde eksisteret, og hvilke initiativer kommunen havde taget for at løse problemerne tidligt i forløbet.

2) I brev af 14. marts 2000 bad (X) Kommune ledelsen og medarbejdere ved ungdomsskolen om at udfylde et vedlagt spørgeskema. Kommunen oplyste samtidig at skemaerne var fortrolige idet den enkeltes besvarelse ikke ville komme til kendskab for andre end kulturdirektøren. Jeg beder (X) Kommune oplyse hvorvidt kommunen forud for tilsagnet om fortrolighed havde undersøgt de regler der gælder herfor. Jeg beder endvidere kommunen om at oplyse hvilken form for vurdering der blev foretaget af de indkomne svar.

3) (A) oplyser i sit brev af 10. september 2000 (s. 4) til mig at (X) Kommune kort før påske d.å. bad hende vælge om hun ville afskediges med tre måneders varsel, eller om hun selv ville sige sin stilling op og få seks måneders opsigelsesfrist. Jeg beder (X) Kommune oplyse om kommunen foretog et notat i forbindelse med den omhandlede samtale mellem kulturdirektøren og (A). Jeg beder ligeledes kommunen om at oplyse nærmere om samtalens indhold. Endvidere beder jeg (X) Kommune redegøre for hvilke oplysninger om det påtænkte afskedigelsesgrundlag kommunen gav (A) forud for hendes overvejelser om selv at sige sin stilling op, og på hvilket tidspunkt oplysningerne blev afgivet.

4) (A) oplyser i sit brev af 10. september 2000 (s. 6) til mig at hun havde en frist til den 11. maj 2000 med at give kommunen en tilbagemelding om hvorvidt hun ville sige op selv eller blive sagt op. Jeg beder (X) Kommune oplyse hvornår denne frist blev fastlagt, og om forvaltningslovens § 11 blev inddraget i overvejelserne omkring fristens fastlæggelse.

5) På et møde den 23. maj 2000 blev det meddelt (A) at hun ville blive indstillet til afskedigelse fra stillingen som leder af (X) Ungdomsskole. Jeg beder (X) Kommune oplyse om kommunen ville indstille (A) til afskedigelse af disciplinære eller diskretionære årsager. Endvidere beder jeg kommunen redegøre for hvorvidt den foretagne partshøring i forbindelse med indstillingen om afskedigelse opfylder de krav der følger af den ulovbestemte retsgrundsætning om partshøring i afskedigelsessager.

6) I brev af 12. maj 2000 bad (A)’s advokat (X) Kommune om aktindsigt i de besvarelser/udtalelser som blev afgivet af ledelse og medarbejdere ved (X) Ungdomsskole i forbindelse med den foretagne arbejdspladsvurdering på skolen. I breve af 16., 18., 22. og 29. maj 2000 meddelte (X) Kommune bl.a. at der ikke i sagen eksisterede andre oplysninger end arbejdspladsvurderingen af 13. juni 1999 som (A) havde fået tilsendt, og at kommunen ikke var bekendt med om sikkerhedsgruppen ved ungdomsskolen havde haft behov for at medarbejdere udfyldte interne arbejdspapirer. I brev af 27. juni 2000 meddelte (X) Kommune (A)’s advokat at kommunen havde bedt ungdomsskolen om en udtalelse vedrørende aktindsigtsspørgsmålet som bekræftelse på tidligere oplysninger om at der ikke i sagen fandtes materiale ud over den konkluderende arbejdspladsvurdering. Jeg forstår brevet af 27. juni 2000 således at (X) Kommune tidligere havde indhentet oplysninger fra ungdomsskolen i anledning af (A)’s anmodning om aktindsigt i baggrundsmaterialet for arbejdspladsvurderingen. Jeg beder (X) Kommune redegøre for hvad disse tidligere oplysninger gik ud på, hvornår de blev modtaget af kommunens skole- og kulturforvaltning, og om oplysningerne blev nedskrevet i et notat. Jeg beder desuden kommunen om at oplyse årsagen til at det blev anset for nødvendigt at indhente en bekræftelse på de tidligere indhentede oplysninger. Såfremt kommunens brev af 27. juni 2000 ikke skal forstås således at kommunen tidligere havde indhentet oplysninger fra ungdomsskolen i anledning af (A)’s anmodning om aktindsigt, beder jeg (X) Kommune om at redegøre for årsagen til at kommunen først efter længere tids brevveksling med (A) om aktindsigtsspørgsmålet rettede henvendelse til ungdomsskolen om sagen.

7) Det fremgår af ungdomsskolens brev af 26. juni 2000 til kulturdirektøren at det skemamateriale som skolens medarbejdere udfyldte i forbindelse med den omhandlede arbejdspladsvurdering, blev makuleret umiddelbart efter et medarbejdermøde den 14. juni 1999. Det fremgår endvidere af (X) Kommunes brev af 27. juni 2000 til (A)’s advokat at kulturdirektøren i forbindelse med interviews af ungdomsskolens medarbejdere i efteråret 1999 foretog håndskrevne noter, og at disse noter blev makuleret umiddelbart efter hans udarbejdelse af et notat af 8. november 1999 vedrørende ungdomsskolens ledelsesforhold. Jeg beder (X) Kommune oplyse hvad der var formålet med makuleringen. Jeg beder endvidere kommunen redegøre for hvorvidt makuleringen er i overensstemmelse med arkivlovgivningens regler om bevaring og kassation. Jeg henviser til § 2, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier.

”

Jeg orienterede samtidig Tilsynsrådet for Københavns Amt om at jeg havde bedt om udtalelsen.

Den 12. februar 2001 modtog jeg udtalelse af 9. februar 2001 fra X Kommune. Af denne fremgik bl.a. følgende

”I anledning af klagen er der indhentet udtalelser fra kommunens kulturdirektør, hvortil personalekontoret ikke har haft bemærkninger.

Endvidere er der indhentet udtalelse fra kommunens Personale- & Serviceafdeling v/sikkerhedslederen, hvoraf proceduren for arbejdspladsvurdering (APV) fremgår, og hvor der er redegjort for, at APV består af skema A (beskrivelse af de enkelte problemer), skema B (institutionens handlingsplan), skema C (institutionens forslag til sikkerhedsudvalget for de problemer, som institutionen ikke selv kan løse) samt sikkerhedsudvalgets handlingsplan (løsning af problemer fra skema C).

Det fremgår ligeledes af sikkerhedslederens udtalelse, at det materiale, der evt. har været anvendt som grundlag for udarbejdelsen af APV ikke er en del af APV, og at sikkerhedsgrupperne har valgfrihed med hensyn til den metode, der skal anvendes.

Endelig fremgår det af udtalelsen, at sikkerhedslederen kan kontaktes af alle, der ønsker hjælp til APV-arbejdet, og at sikkerhedslederen havde et møde med Ungdomsskolens sikkerhedsgruppe den 8. april 1999. I mødet orienterede sikkerhedsgruppen om forløbet af APV-arbejdet, herunder om medarbejdernes reaktioner på checkskemaet vedrørende det psykiske arbejdsmiljø. Sikkerhedslederen anbefalede sikkerhedsgruppen at kontakte kulturdirektøren. Det understreges, at sikkerhedslederen hverken i mødet eller efter mødet har fået udleveret de checklister, som medarbejderne har udfyldt. Sikkerhedslederen bekræftede senere den 17. maj 2000 over for kulturdirektøren, at hun ikke havde set andet materiale fra sikkerhedsgruppen end den APV, der er sendt fra sikkerhedsgruppen.

Det fremgår af Kulturdirektørens udtalelse af 4. januar 2001, at kulturdirektøren i efteråret 1999 undersøgte de ledelsesmæssige forhold på Ungdomsskolen, og at (A) i brev af 11. november 1999 blev indkaldt til en tjenstlig samtale vedrørende hendes ledelsesmæssige adfærd, og at samtalen fandt sted den 17. november 1999 med deltagelse af (A) med bisidder fra fagforbund (Z), kulturdirektøren og en repræsentant fra kommunens Personale- og Serviceafdeling.

På mødet redegjorde kulturdirektøren for de efter ledelsens opfattelse kritisable forhold ved Ungdomsskolen, og der blev i den forbindelse udleveret notat vedrørende Ungdomsskolens ledelsesmæssige forhold, der af klager er fremsendt som bilag 16. For at give (A) mulighed for at forholde sig til de rejste problemstillinger, blev det på mødet aftalt, at eventuelle bemærkninger skulle fremsendes skriftligt efterfølgende, dog senest den 24. november 1999.

Det fremgår endvidere af kulturdirektørens udtalelse, at det af mødereferatet fra mødet den 17. november 1999 (klagers bilag 15) fremgår, på hvilke områder, der skal ske ændringer i den ledelsesmæssige adfærd, og at det, såfremt der ikke sker væsentlige ændringer af ledelsesforholdene og (A)’s ledelsesstil inden for en periode på 4 måneder, vil medføre indstilling om afsked.

Endelig fremgår det af kulturdirektørens udtalelse, at det på baggrund af en spørgeskemaundersøgelse gennemført i foråret blandt Ungdomsskolens medarbejdere var kulturdirektørens vurdering, at der ikke var sket de ønskede ændringer, hvorfor kulturdirektøren traf beslutning om at indstille (A) til afsked.

Afskedigelsessagen blev imidlertid ikke igangsat, idet (A) fremsatte anmodning om, og accepterede overgang til anden ansættelse i (X) Kommune.

Ad 1) Samtalen den 17. november 1999 kan ikke karakteriseres som en advarselssamtale i tjenestemandslovens forstand, men en samtale om vurderingen af ungdomsskolelederens ledelsesmæssige adfærd.

Det er næppe muligt at angive hvor længe de ledelsesmæssige problemer på Ungdomsskolen har eksisteret, idet en vurdering beror på, hvem der bliver spurgt.

Denne sag tager udgangspunkt i tilkendegivelser fra medarbejdere om utilfredshed med samarbejdet med ungdomsskolelederen, der af forvaltningsledelsen blev vurderet som et alvorligt signal om ledelsesproblemer, og det er alene denne tilkendegivelse, som er udgangspunktet for ledelsens beslutning om at iværksætte en undersøgelse gennem samtaler med de involverede.

Vedrørende spørgsmålet om, hvilke initiativer, kommunen har taget for at løse problemerne tidligt i forløbet, kan det konstateres, at der fra forvaltningens ledelses side er taget initiativ til at få problemerne dokumenteret og analyseret med henblik på at søge muligheder for at løse dem. Der henvises til notat af 8. november 1999, hvoraf bl.a. fremgår, at der i maj og juni 1999 afholdtes to møder med deltagelse af Ungdomsskolens ledelse og administrative medarbejdere.

Møderne handlede om samarbejdet og ledelsesforholdene på Ungdomsskolen, og det fremgår af notatet, at det blev præciseret, at samarbejdet skulle være præget af hensyntagen, tillidsfuldhed, åbenhed i dialogen, klare opgavevaretagelser, ansvar og kompetence.

Ad 2) Tilkendegivelsen om fortrolighed i forhold til den enkelte medarbejders og ledelsens tilkendegivelser blev givet ud fra en vurdering af, at det for kulturdirektørens vurdering af sagen ingen interesse havde, hvad hver enkelt mente, men i afgørende grad, hvad ledelsen og den samlede medarbejderstab tilkendegav i forhold til de ønskede forandringer.

Det blev vurderet, at spørgeskemaerne kunne undtages fra aktindsigt, men for at opretholde ønsket om åbenhed blev det ved anmodningen om aktindsigt på baggrund af princippet om meroffentlighed besluttet at fremsende alle spørgeskemaer med bemærkninger. Medarbejderne blev orienteret herom.

Ad 3) Den omtalte samtale med (A) blev afholdt den 18. april 2000. I samtalen redegjorde kulturdirektøren mundtligt for vurderingen af opfølgningsperioden og for hvilke konklusioner, der kunne drages af spørgeskemaundersøgelsen.

Spørgeskemaerne med sammenfattende optællinger blev udleveret til (A) og de øvrige medarbejdere og efter aftale med (A)’s advokat blev enkeltskemaer, incl. bemærkninger fremsendt den 11. maj 2000.

Det blev tilkendegivet, at det ikke forekom muligt under hensyntagen til personalet og Ungdomsskolens samlede opgavevaretagelse, at (A) kunne fortsætte som leder, men at spørgsmålet om evt. afsked måtte behandles af Økonomiudvalget, hvorunder ansættelse og afskedigelse af lederen af Ungdomsskolen hører.

Kulturdirektøren redegjorde herudover for retsreglerne omkring afsked og opsigelse og tilkendegav, at det var hans agt at bringe sagen frem til Økonomiudvalget som en afskedigelsessag, naturligvis efter at (A) havde haft mulighed for at gennemtænke situationen, herunder at drøfte sagen med sin bisidder og eventuelt andre. I den forbindelse blev det tilkendegivet, at en eventuel opsigelse af stillingen fra (A)’s side naturligvis ville standse en eventuel afskedigelsessag.

Der er ikke udarbejdet referat af samtalen, idet grundlaget for det videre forløb under en eventuel afskedigelsessag ville være en fornyet tjenstlig samtale, der blev afholdt den 23. maj 2000 og efter aftale med (A) og den faglige organisation med mulighed for bemærkninger til den 26. maj 2000.

I brev af 26. maj 2000 tilkendegiver (A), at hun kunne være interesseret i en seniorstilling, som også fremgår af (A)’s brev af 10. september 2000 til ombudsmanden med henvisning til bilag 44.

Med (A)’s samtykke blev der med hendes advokat aftalt tilbagemelding vedrørende (A)’s overvejelser om selv at sige stillingen op til den 15. maj 2000.

Ad 4) Der kan svares bekræftende på, at der blev givet forlænget frist for tilbagemelding om, hvorvidt (A) selv ville sige op. Fristen blev fastlagt til den 15. maj 2000 efter aftale med (A)’s advokat og med (A)’s accept. Baggrunden for fristforlængelsen var imødekommelse af aktindsigt i bemærkningerne til spørgeskemaerne. Der henvises til (A)’s bilag 29 og 32.

Ad 5) Der ville, i givet fald, som følge af, at der ikke var sket ændringer i den ledelsesmæssige adfærd, være tale om en diskretionær afsked, såfremt Økonomiudvalget havde ønsket at igangsætte en afskedigelsessag.

Kommunen valgte, som tidligere nævnt, efter anmodning fra (A) at tilbyde en seniorstilling. Kommunens tilkendegivelse om at sinde en afsked og forudsætningerne herfor fremgår af (A)’s bilag 54.

Såfremt Økonomiudvalget havde valgt at sinde en afsked, ville normal høringsprocedure i forhold til (A) og den faglige organisation være blevet sat i værk, ligesom Ungdomsskolebestyrelsen i henhold til ungdomsskolelovens § 6 ville være blevet anmodet om en indstilling i sagen forud for beslutning. Imidlertid blev der ikke tale om en afskedigelsessag.

Ad 6) Der henvises til brev af 26. juni 2000 fra Ungdomsskolen, hvoraf fremgår, at den foreliggende tekst ’udgjorde og udgør efter sikkerhedsgruppens vurdering herefter den samlede Arbejdspladsvurdering for 1998’. Brevet bekræfter samtidig tidligere fremsatte mundtlige tilkendegivelser om, at det forud for mødet den 14. juni 1999 indhentede skemamateriale ikke er bevaret, hvilket forvaltningen for god ordens skyld ønskede bekræftet.

Ungdomsskolens brev af 26. juni 2000 er vedhæftet (A)’s bilag 55.

Ad 7) Som nævnt gennemførte kulturdirektøren samtaler med alle ansatte med tjeneste på Ungdomsskolen på ( ). Kulturdirektørens håndskrevne notater er indarbejdet i notat vedr. Ungdomsskolens ledelsesforhold af 8. november 1999, der er tilført sagen. De håndskrevne notater er herefter ikke relevante, og derfor ikke bevaret.

Som nævnt ovenfor består APV af skema A, B og C, samt sikkerhedsudvalgets handlingsplan, og der er som nævnt valgfrihed med hensyn til, hvilken metode, der anvendes ved arbejdet med APV.

Der kan således anvendes interviews, afkrydsning på en tavle eller andet som ikke lader sig arkivere, og makuleringen af spørgeskemaerne er derfor, blot fordi de foreligger i papirform, næppe i strid med kassationsreglen i § 2, stk. 3 i bekendtgørelsen om bevaring og kassation, når der foreligger en APV som foreskrevet.

Kommunalbestyrelsen behandlede (A)’s klage i møde den 30. januar 2001. Gruppe F bemærkede, at de finder det ulovligt at makulere materiale fra APV.”

Af Kulturdirektør C’s bemærkninger dateret den 4. januar 2001 fremgår bl.a. følgende

”Vedr. pkt. 1.

(A) blev ved skrivelse af 11. november 1999 indkaldt til tjenstlig samtale vedrørende hendes ledelsesmæssige adfærd. Som det er praksis i sådanne sager kan den pågældende medbringe bisidder. (A) mødte med bisidder fra fagforbund (Z). Fra kommunens side mødte kulturdirektøren og en repræsentant fra Personale- og serviceafdelingen. På mødet redegjorde kulturdirektøren for de efter ledelsens opfattelse kritisable ledelsesmæssige forhold ved ungdomsskolen og der blev i den forbindelse udleveret notat vedrørende ungdomsskolens ledelsesmæssige forhold. For at give (A) mulighed for skriftligt at forholde sig til de rejste problemstillinger blev det på mødet aftalt, at evt. bemærkninger kunne fremsendes efterfølgende, dog senest den 24. november 1999.

Af mødereferatet fremgår på hvilke områder, der skulle ske ændringer i den ledelsesmæssige adfærd og opfølgende tiltag fra ungdomsskoleinspektørens side. Det fremgår også af referatet, at såfremt der ikke sker væsentlige ændringer af ledelsesforholdene og (A)’s ledelsesstil vil det medføre indstilling om afsked. Der blev tilkendegivet en opfølgningsperiode på 4 måneder, hvilket er længere end den normale praksis i kommunen. Det var konkret begrundet i, at (A) kort tid efter skulle gennemgå en hospitalsbehandling.

(A) svarer kulturdirektøren ved skrivelse af 24. november 2000 [skal være 24. november 1999; min bemærkning], hvori hun tilkendegiver ønske om at indgå i en åben og konstruktiv dialog med henblik på at løse problemerne og omtaler et oplæg om ændret ledelsesstruktur m.v.

Den foreliggende samtale kan ikke karakteriseres som en advarselssamtale i tjenestemandslovens forstand, men en samtale og vurdering af (A)’s ledelsesmæssige adfærd som ungdomsskoleleder.

Det er næppe muligt at angive hvor længe de ledelsesmæssige problemer på ungdomsskolen har eksisteret. En vurdering beror i afgørende grad på, hvem der bliver spurgt. Den konkrete sag tager udgangspunkt i arbejdspladsvurderingens konklusion fra juni 1999, hvoraf det fremgår, at den gennemgående tilkendegivelse fra medarbejdere/kolleger har været en utilfredshed med samarbejdet med lederen, men samtidig en frygt for lederen og evt. konsekvenser af, at man i den forbindelse tilkendegav en utilfredshed med det psykiske arbejdsmiljø. Forvaltningsledelsen vurderede denne tilkendegivelse fra personalet ved Ungdomsskolen som et alvorligt signal om ledelsesproblemer, og det er alene denne tilkendegivelse, som er udgangspunktet for ledelsens beslutning om at iværksætte en undersøgelse gennem samtaler med de involverede. Hvad der evt. måtte ligge forud herfor eller på anden måde har indgået i personalets forudgående overvejelser har ikke indgået i kommunens vurdering af de ledelsesmæssige forhold. Dette forhold er udførligt nævnt i korrespondancen om aktindsigt.

Når der derfor spørges til, hvilke initiativer kommunen havde taget for at løse problemerne tidligt i forløbet, kan det konstateres, at der i forbindelse med arbejdspladsvurderingens konklusion fra forvaltningens ledelses side er taget initiativ til at få problemerne dokumenteret og analyseret med henblik på at søge muligheder for at løse dem. Der henvises til Notat af 8. nov. 1999, i hvilket det bl.a. fremgår, at der i maj og juni 1999 afholdtes to møder i Ungdomsskolen, hvori Ungdomsskolens ledelse og administrative medarbejdere deltog. Møderne handlede om samarbejdet og ledelsesforholdene på Ungdomsskolen. Af notatet fremgår særskilt, at det med hensyn til samarbejdet på arbejdspladsen blev præciseret, at det skulle være præget af hensyntagen, tillidsfuldhed, åbenhed i dialogen og klare opgavevaretagelser, ansvar og kompetencer.

Vedr. pkt. 2.

Det omtalte spørgeskema havde til formål så præcist som muligt at indhente ledelse og medarbejderes dokumenterede vurdering af opfølgningsperioden på fire måneder fra den tjenstlige samtale at regne. Spørgeskemaet var udarbejdet ud fra de succeskriterier og handlinger, som var formuleret i referatet af den tjenstlige samtale den 17. november 2000. Tilkendegivelsen om fortrolighed i forhold til den enkelte medarbejders og ledelsens tilkendegivelser blev givet ud fra en vurdering af, at det for kulturdirektørens vurdering af sagen ingen interesse havde, hvad enkelte og navngivne ledelsesrepræsentanter og medarbejdere mente, men i afgørende grad hvad ledelsen og den samlede medarbejderstab tilkendegav i forhold til de ønskede forandringer. Spørgeskemaerne kunne være undtaget i medfør af offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 3, men for at opretholde ønsket om åbenhed valgte kommunen efter ønsket om aktindsigt at fremsende alle spørgeskemaer inkl. bemærkninger ud fra princippet om meroffentlighed. Medarbejderne blev orienteret herom.

Til ønsket om, hvilken vurdering der blev foretaget af de indkomne svar kan det oplyses, at vurderingen skal ses på baggrund af de succeskriterier, der blev fastlagt på mødet den 17. november 1999. Spørgeskemaernes tilkendegivelser imødekommer i helt overvejende grad ikke disse succeskriterier og gav efter kulturdirektørens vurdering ikke grundlag for at problemerne kunne løses ved et evt. længere forløb. I den forbindelse måtte det tillægges væsentlig betydning, at det samlede forløb omkring bearbejdning af ledelsesproblemer på ¾ år er lang tid, såvel for ledelse, medarbejdere som for Ungdomsskolens generelle opgavevaretagelse, som blev vurderet som truet.

Vedr. pkt. 3.

Ved den omtalte samtale med (A) (afholdt den 18. april 2000 og med tilbagemelding til den 28. april 2000, senere udsat jvf. ønsket om aktindsigt) redegjorde kulturdirektøren mundtligt for vurderingen af opfølgningsperioden og for hvilke konklusioner, der kunne drages af den afholdte spørgeskemaundersøgelse set i relation til det forudgående forløb. Spørgeskemaerne med sammenfattende optællinger blev udleveret til (A) og de øvrige medarbejdere den 26. april 2000 og efter aftale med advokat (F) blev enkeltskemaer, incl. bemærkninger fremsendt den 11. maj 2000. Det blev tilkendegivet, at det ikke forekom muligt under hensyntagen til personalet og Ungdomsskolens samlede opgavevaretagelse, at (A) kunne fortsætte som leder, men at spørgsmålet om evt. afsked måtte behandles af det politiske udvalg, Økonomiudvalget, hvorunder ansættelse og afskedigelse af lederen af Ungdomsskolen henhører. Disse kompetencer er nærmere beskrevet i kommunens personalepolitiske retningslinier, som er alle ledere i kommunen bekendt. Kulturdirektøren redegjorde herudover for retsreglerne omkring afsked og opsigelse og tilkendegav, at det var hans agt at bringe sagen frem til Økonomiudvalget som en afskedigelsessag, naturligvis efter at (A) havde haft lejlighed til at gennemtænke situationen, herunder at drøfte sagen med sin bisidder og eventuelle andre. I den forbindelse blev det tilkendegivet, at en evt. opsigelse af stillingen fra (A)’s side naturligvis ville standse en evt. afskedigelsessag. Der er ikke udarbejdet referat af den nævnte samtale, idet det formelle grundlag for det videre forløb af en evt. afskedigelsessag ville være en fornyet tjenstlig samtale (blev afholdt den 23. maj 2000 og efter aftale med (A) og den faglige forening med mulighed for bemærkninger til den 26. maj 2000). Ved skrivelse af 26. maj 2000 tilkendegav (A), at hun kunne være interesseret i en seniorstilling. Med (A)’s advokat (F) blev der med (A)’s samtykke aftalt en tilbagemelding vedr. tjenesten på Ungdomsskolen til den 15. maj 2000.

Vedr. pkt. 4.

Der kan svares bekræftende på, at der blev givet forlænget frist for tilbagemelding vedr. tjenesten på Ungdomsskolen efter aftale med advokat (F) og med accept fra (A) til den 15. maj 2000, jf. bilag 32. Baggrunden for fristforlængelsen har sammenhæng til imødekommelsen af bemærkningerne til spørgeskemaerne, jf. bilag 29.

Vedr. pkt. 5.

Den tjenstlige samtale den 23. maj 2000 afholdes som opfølgning af tidligere samtale den 17. november 1999. Her indstilles (A) til afsked efter de herom gældende regler og med baggrund i, at der ikke er sket ændringer i den ledelsesmæssige adfærd. Der ville som følge heraf være tale om en diskretionær afsked, såfremt det ansættende udvalg, Økonomiudvalget, ønskede at igangsætte en afskedigelsessag. Kommunen valgte som tidligere anført efter anmodningen fra (A) at tilbyde en seniorstilling. Kommunens tilkendegivelse om at sinde en afsked og forudsætningerne herfor fremgår af bilag 54.

Såfremt Økonomiudvalget havde valgt at sinde en afsked, ville normal høringsprocedure i forhold til (A) og den faglige organisation være blevet sat i værk, ligesom Ungdomsskolebestyrelsen i henhold til Ungdomsskolelovens § 6 ville være blevet anmodet om en indstilling i sagen forud for beslutning.

I den konkrete sag, blev der således ikke tale om en afskedigelsessag.

Vedr. pkt. 6.

Som det fremgår af korrespondancen omkring aktindsigtsspørgsmålet i arbejdspladsvurderingen på Ungdomsskolen er udgangspunktet, at den enkelte arbejdsplads selvstændigt tilrettelægger arbejdet med arbejdspladsvurderingen. Til støtte herfor er der fra kommunens side udarbejdet forskelligt vejledende materiale, som ifald det bruges sikrer at arbejdspladsvurderingen medtager de for området relevante problemstillinger, herunder såvel det psykiske som det fysiske arbejdsmiljø. Af korrespondancen fremgår, at kulturdirektøren alene har brugt den konkluderende udtalelse i arbejdspladsvurderingen fra 13. juni 1999 som udgangspunkt for en nærmere undersøgelse og vurdering af de ledelsesmæssige forhold på ungdomsskolen. Konkret er det udtalelsen om ’Den gennemgående tilkendegivelse fra medarbejdere/kolleger har været en utilfredshed med samarbejdet med ledere, men samtidig en frygt for lederen og evt. konsekvenser af, at man i den forbindelse tilkendegav en utilfredshed med det psykiske arbejdsmiljø.’ Kulturdirektøren har ikke haft nødig at supplere udtalelsen med evt. baggrundsoplysninger fra Ungdomsskolen, idet han klart valgte at gennemføre sin egen undersøgelse gennem i de efteråret 1999 foretagne samtaler med alle ansatte og med en efterfølgende opfølgelse, som tidligere beskrevet. Baggrunden for den valgte fremgangsmåde var dels begrundet i at få et nuanceret og dokumenterbart billede af situationen på Ungdomsskolen, dels i ønsket om netop at holde afstand til fortiden på Ungdomsskolen.

Ungdomsskolens skrivelse af 26. juni 2000 bekræfter, at den foreliggende tekst ’udgjorde og udgør efter sikkerhedsgruppens vurdering herefter den samlede Arbejdspladsvurdering for 1998’. Skrivelsen bekræfter samtidig tidligere fremsatte mundtlige tilkendegivelser om, at det forud for mødet den 14. juni indhentede skemamateriale ikke er bevaret, hvilket forvaltningen for god ordens skyld ønskede bekræftet. Det bemærkes i den forbindelse, at det er institutionens leder, i dette tilfælde ungdomsskoleinspektøren, der er ansvarlig for det daglige arbejde med arbejdspladsvurdering herunder arbejdet i sikkerhedsgruppen, uagtet at dele af dette arbejde måtte være delegeret til souschefen.

Vedr. pkt. 7.

I efteråret 1999 gennemførte kulturdirektøren samtaler med alle ansatte med tjeneste på Ungdomsskolen på ( ). Kulturdirektørens personlige noter fra disse samtaler er indeholdt i Notat vedr. Ungdomsskolens ledelsesforhold af 8. november 1999, hvori de ledelsesmæssige forhold er beskrevet. Notatet indgår som dokument og beslutningsgrundlag i sagen. De personlige noter har ingen relevans hertil og er som følge heraf ikke bevaret.”

Af D’s udtalelse af 8. januar 2001 fremgår følgende

”

I forbindelse med igangsætning af APV 1998 sendte formanden for hovedsikkerhedsudvalget og jeg brev af 31. marts 1998 til alle kommunens 8 sikkerhedsudvalg med Hovedsikkerhedsudvalgets plan for APV 1998 og APV-skemaer – brevet med bilag vedlægges som bilag 1.

I planen er anført, at sikkerhedsgruppen inden 1. oktober 1998 skal lave status for APV 1997 og gennemføre APV 1998 med inddragelse af kollegerne og ledelsen på arbejdspladsen. I forbindelse med APV 1997 havde sikkerhedsgrupperne fået materiale fra mig med gode råd om, hvordan sikkerhedsgruppen kan inddrage de øvrige ansatte. Som eksempler er nævnt, at dette kan ske ved at sikkerhedsgruppen interviewer de ansatte enten enkeltvis eller i grupper, at sikkerhedsgruppen besigtiger arbejdspladserne eller at de ansatte udfylder spørgeskemaer. Det blev samtidig præciseret, at sikkerhedsgruppen havde valgfrihed med hensyn til hvilken metode, der skulle anvendes. Med APV-materialet for 1998 var endvidere vedlagt eksempler på checklister, som sikkerhedsgruppen kunne bruge til kortlægning af f.eks. de psykiske forhold.

Af planen for APV 1998 fremgår endvidere, at de skemaer, der skal anvendes og som skal findes på arbejdspladsen og være tilgængelige for ledelsen, de ansatte og Arbejdstilsynet er skema A (beskrivelse af de enkelte problemer), skema B (institutionens handlingsplan), skema C (institutionens forslag til sikkerhedsudvalget for de problemer, som institutionen ikke selv kan løse) samt sikkerhedsudvalgets handlingsplan (løsning af problemer fra skema C). Det er disse skemaer, der betragtes som APV. Hvad sikkerhedsgruppen evt. har anvendt som grundlag for udarbejdelse af APV betragtes som sikkerhedsgruppens interne arbejdspapirer, og er derfor ikke en del af APV.

Materialet fra Hovedsikkerhedsudvalget blev sendt til alle sikkerhedsgrupperne inden for skole- og kulturområdet med brev af 8. juni 1998 fra formanden for sikkerhedsudvalget. Brevet – uden statusoversigt for samtlige institutioner – vedlægges som bilag 2.

Som det fremgår af både materialet fra Hovedsikkerhedsudvalget og brevet fra formanden for sikkerhedsudvalget om igangsætning af APV 1998, kan sikkerhedslederen kontaktes af alle, der har spørgsmål eller ønsker hjælp til APV-arbejdet.

I lighed med mange andre sikkerhedsgrupper kontaktede sikkerhedsgruppen for Ungdomsskolen mig, og jeg havde et møde med sikkerhedsgruppen den 8. april 1999. På mødet orienterede sikkerhedsgruppen mig om forløbet af APV-arbejdet, herunder om medarbejdernes reaktioner på checkskemaet vedr. det psykiske arbejdsmiljø. Jeg anbefalede sikkerhedsgruppen at kontakte kulturdirektøren. Sikkerhedsgruppen ville samtidig orientere lederen af Ungdomsskolen. Det skal understreges, at jeg hverken på eller efter mødet har set eller fået udleveret de checklister, som medarbejderne har udfyldt.

Jeg blev den 17. maj 2000 kontaktet af kulturdirektør (C), der oplyste, at (A)’s fagforening havde anmodet om kopi af de bilag, der lå til grund for Ungdomsskolens APV dateret 13. juni 1999. Jeg bekræftede, at jeg ikke havde set andet materiale fra sikkerhedsgruppen end den APV, der var sendt til sikkerhedsudvalget. Endvidere oplyste jeg, at de interne papirer som sikkerhedsgruppen havde anvendt som baggrund for APV ikke er en del af den officielle del af APV.”

Jeg sendte udtalelserne til A. I brev af 5. april 2001 fremkom hun bl.a. med følgende bemærkninger

”Det har til alle tider været et retsprincip i Danmark, at man er uskyldig, indtil man er dømt. Jeg er blevet ’dømt’ uden beviser, da de er blevet destrueret. Man har konkluderet på grundlag af noget, som ingen senere tør stå ved, og som nogen for længst må have vidst var destrueret, så udsagnene hermed ikke kan kontrolleres.

Jeg har ikke haft mulighed for at træffe en beslutning på et velunderbygget grundlag. Jeg føler mig fuldstændig ført bag lyset. Efter jeg har fået skole- og kulturforvaltningens sagsmappe, er jeg blevet meget deprimeret over den magtdemonstration, der her kommer for dagen gennem kopier af embedsmændenes interne udveksling af mails.

At senioraftalen er til fuld og endelig afgørelse, og at jeg frafalder ethvert krav mod kommunen, er skrevet inden jeg fik oplysning om, at kulturdirektør (C)’s personlige notater fra hans interviews fra efteråret 1999 var makuleret, og at sikkerhedsgruppen ved Ungdomsskolen på konklusionens baggrund havde makuleret spørgeskemaerne efter pres fra flere af medarbejderne.

Jeg betragter min senioraftale med (X) Kommune som en direkte ulovlig håndfæstning og i den personlige situation jeg var i med pres fra alle sider, så jeg ingen anden mulighed end at skrive under.

Hele sagen er ikke gået sporløst hen over mig, jeg er stadig ganske påvirket. Jeg ser stort set ingen fra min (tidligere) omgangskreds.

Selv om det udadtil måske ser ud til, at jeg stadig står på mine to ben og fungerer i job, har jeg svært ved at koncentrere mig i længere tid om opgaver, og jeg er initiativløs og mentalt og psykisk rystet af (X) Kommunes udemokratiske handlinger, og jeg vil derfor ikke afvise en stævning med krav om

· erstatning for ødelæggelse af mit private liv og selvværd,

· tilsvining af mig fra kulturdirektør (C)’s side vedrørende en mere end ti år gammel sag, noget han ikke kan dokumentere og noget han på trods af opfordring ikke vil trække tilbage,

· et beløb svarende til et års manglende løn,

· min advokatregning, som i øvrigt er reduceret p.g.a. advokatens opfattelse af sagens særlige omstændigheder. Den faktiske pris er ikke oplyst.

Den gamle sag er i denne sammenhæng fuldstændig irrelevant, hvad kulturdirektør (C) i øvrigt skriver, men det er ham selv, der har trukket den ind i sagen. Se mit bilag 27 og min klage side 5.

Oplysningerne fra (X) Kommune om meroffentlighed virker som om kommunen, for at fremme sagens opklaring, gav mig aktindsigt. Det er som bekendt ikke tilfældet, da det ønskede var makuleret og man ikke oplyste mig om det, på tidspunktet i starten af maj 2000. Derudover skulle jeg svare, om jeg selv ville sige op eller lade mig sige op, inden jeg fik de udfyldte spørgeskemaer, som var det eneste, der kunne have dannet grundlag for min vurdering og beslutning.

Spørgeskemaerne er ikke blevet vurderet af andre end kulturdirektør (C), og der blev ikke taget skridt til at løse problemerne.

Hvis jeg på det tidspunkt havde haft den viden, som jeg har nu, så er der ingen tvivl om, at jeg havde valgt at stille op til en afskedigelsessag.

Beslutningsgrundlaget for selv at tilbyde en seniorstilling blev truffet, inden jeg havde nok oplysninger og kendte alle detaljer.

Vedrørende spørgsmål 1

Jeg har ikke kunnet opfatte det anderledes, end at der var tale om en tjenstlig advarsel, idet jeg dér blev truet med indstilling til afsked, hvis der ikke skete ændringer, efter kulturdirektørens opfattelse , i ledelsesforholdene på Ungdomsskolen og i min ledelsesstil.

Min bisidder på mødet, sekretariatschef cand.jur. ( ) fra (Z), har over for mig tilkendegivet, at han har samme mening.

Se mine bilag fra min klage til ombudsmanden af 10. september 2000, nr. 14, 15 og 16.

Bilag 14, som er indkaldelse af mig til tjenstlig samtale den 17. november 2000, [skal være 17. november 1999; min bemærkning] blev ikke sendt til min privatadresse, men blot afleveret på Ungdomsskolen som intern post.

Fristen på fire måneder, se bilag 15, kan på papiret umiddelbart synes lang, men hvor den reelt er meget kort, idet fristen indbefatter jule- og vinterferie, og den tid det tager at komme til hægterne efter en reoperation af en løs hofteprotese med følgende genoptræning.

Så sent som i midten af juni 2000, gik jeg endnu til genoptræning.

Den 8. juni 1999 skriver formanden for sikkerhedsudvalget for skole- og kulturområdet (E) bl.a. om APV ’ at APV-arbejdet bedst og mest hensigtsmæssigt udføres i størst mulig åbenhed’, mit bilag 9.

Sikkerhedsgruppen foreslår i sin konklusion af 13. juni 1999, ’ der må snarest søges assistance vedrørende dette (det psykiske arbejdsmiljø) i sikkerhedsudvalget og Arbejdstilsynet’. Mit bilag 10.

Spørgeskemaerne, som skulle bruges (marts 2000) indeholdt ikke spørgsmål om, hvad den enkelte havde gjort for at medvirke til at bedre forholdene, men svarene viste snarere, at de næsten alle stort set havde sat sig i samme side af skuden, som kulturdirektør (C) advarede imod.

Se min klage af 10. september 2000, side 3, 5. sidste afsnit.

Medarbejderne er ikke tilsvarende blevet afkrævet en ’håndfæstning’ om samarbejde, som jeg blev.

Sagsbehandlingen lever ikke op til moderne problemløsningsteknik. Problemerne blev blot dokumenteret i interviews og spørgeskemaer, men det udløste ingen aktion.

Der blev ikke taget initiativ til at starte en proces for at løse problemerne med professionel hjælp.

Da (X) Kommune ikke er i stand til at give en redegørelse for, hvor længe problemerne havde bestået på Ungdomsskolen, så vil jeg give min vurdering, som jeg ikke skrev om i min klage til ombudsmanden af 10. september 2000.

Efter min mening startede problemerne efter ansættelse af afdelingsleder ( ) den 1. august 1996 fordi stillingskonstruktionen med arbejdstid delt mellem skoleforvaltning og Ungdomsskole, halv tid til hver, er fuldstændig umulig at administrere.

Ungdomsskolen skulle betale hele lønnen fra sit budget. Og derudover skulle der alene fra Ungdomsskolens timehalvdel tages timer til efteruddannelse, ca. 200 timer pr. år i tre år, kun aftalt med kulturdirektør (C). Afspadsering efter afdelingsleder ( )’s arbejde med diverse skoleprojekter, der blev ønsket udført for kulturdirektøren og kommunaldirektøren, skulle ene og alene afholdes fra Ungdomsskolens timer!

Det betød, at andre på Ungdomsskolen skulle udføre det manglende arbejde. Utallige gange, hvor der faktisk var brug for afdelingsleder ( )’s arbejdskraft på Ungdomsskolen, er jeg blevet verfet af med en håndbevægelse og en bemærkning om, at hun ikke havde tid, fordi hun sad og arbejdede med projekter for enten kommunaldirektøren eller for kulturdirektøren.

Vedrørende spørgsmål 3

En så alvorlig samtale, der handler om afsked eller ’selvopsigelse’ kan jeg kun opfatte som en tjenstlig samtale. Jeg blev ikke skriftligt indkaldt til det pågældende møde, lige før påske, den 18. april 2000. Der blev heller ikke udarbejdet et referat fra mødet, som havde været påkrævet i denne alvorlige sag, og jeg blev heller ikke orienteret om mine rettigheder, da det syntes som om, at det var mest interessant for kulturdirektør (C) at få afsluttet sagen så let og hurtigt som muligt for ham selv, uden at involvere andre.

Jeg følte mig truet på liv, ære og velfærd gennem kulturdirektør (C)’s ordvalg, fremtoning og holdninger under samtalen.

Der blev ikke oplyst om andet end kulturdirektør (C)’s overordnede vurdering af spørgeskemaerne; han var slet ikke interesseret i at gå i dialog, så jeg kunne have fået mulighed for at forklare, hvad der må siges at være minimum af ret, der burde tilstås mig.

Ad (X) Kommunes svar til spørgsmål 3, afsnit 4.

Det er direkte usandt, at jeg blev orienteret om retsreglerne mv. vedrørende afsked.

Og det er også direkte usandt, at jeg havde en bisidder med til mødet.

Jeg havde ingen bisidder med til det pågældende møde.

Jeg har for en sikkerheds skyld konfereret datoen med min fagforening, og den havde ej heller notater om mødet den 18. april 2000.

Min advokat blev først trukket ind i sagen i starten af maj 2000.

Vedrørende spørgsmål 5

(X) Kommune forsvarer sig med, at der ikke var tale om en afskedigelsessag. Jeg kan kun betragte det som en afskedigelsessag trods ’mit tilbud om en seniorstilling’, idet jeg var presset, og jeg på det tidspunkt ikke kendte til den endelige skæbne for APV-skemaerne fra APV-1998 samt kulturdirektør (C)’s noter.

For kulturdirektør (C)’s vedkommende må det antages, at han selv vidste, at hans notater var makuleret. Noget som han heller ikke her fortalte.

Derfor betragter jeg det som en fyringssag, også fordi jeg ikke kan betragte mit tilbud, som jeg i den stund ikke kunne afslå at sende, som modtaget, da jeg aldrig fik en kvittering, som jeg skriftligt udtrykte ønske om, og jeg må derfor strengt taget betragte min fax med mit seniortilbud, som ikke modtaget af (X) Kommune.

Jeg vil i denne forbindelse blot minde om kulturdirektør (C)’s ultimative trussel om, at jeg her og nu skulle sende kvittering for accept til et tjenstligt møde, planlagt afholdt den 23. maj 2000 (min klage side 8 øverst).

Og også minde om, at kulturdirektør (C) ikke svarede min fagforening (Z) på deres spørgsmål i samme anledning. Han undlod at svare fagforeningen og påstod bagefter, at jeg udeblev fra tjenstlig samtale, hvilket han oplyste mig om er bortvisningsgrund! En tjenestemand kan ikke bortvises, og slet ikke i en sådan situation, hvor kulturdirektør (C) først svarer, efter det af ham berammede mødetidspunkt er overskredet.”

Jeg sendte A’s brev til X Kommune med henblik på eventuelle bemærkninger. Den 21. juni 2001 svarede kommunen at kommunalbestyrelsen kunne henholde sig til et notat af 31. maj 2001 fra forvaltningen. Af dette notat fremgår bl.a. følgende

”(A) er ansat i en seniorstilling ved (X) Kommune. På baggrund af (A)’s tilkendegivelse i brev af 26. maj 2000 om, at hun kunne være interesseret i en seniorstilling tilbød (X) Kommunes økonomiudvalg (A) denne ansættelse. Aftalegrundlaget har været kendt, fuldt oplyst og drøftet parterne imellem forinden ansættelsesaftalen blev tiltrådt af begge parter. Det er således fortsat opfattelsen, at der er indgået et juridisk gyldigt ansættelsesforhold.

(A) tilkendegiver nederst side 2, at der efter hendes opfattelse ’var tale om en tjenstlig advarsel’, hvilket fortsat tilbagevises, idet der ikke var tale om en advarselssamtale i tjenestemandslovens forstand, men en samtale om vurdering af hendes ledelsesmæssige adfærd, jf. kommunalbestyrelsens redegørelse af 9. februar 2001.

Hertil skal det yderligere oplyses, at drøftelser med ledelsen og medarbejderne på Ungdomsskolen omkring de grundlæggende problemstillinger omkring ledelses- og samarbejdsforholdene påbegyndtes i foråret 1999.

De relevante temaer blev understreget ved en samtale i november 1999, jf. referatet, hvoraf fremgår at uddelegering, dialog med medarbejderne, ledelse gennem åbenhed, tillid og vilje og evne til at skabe et godt samarbejdsklima blev fastlagt som kriterier for den ledelsesmæssige udvikling.

Øverst side 3 anfører (A) at fristen på 4 måneder til forbedring reelt er meget kort, idet perioden indeholder jule- og vinterferie samt sygdom. Hertil skal det oplyses, at (A) i perioden har været sygemeldt fra 26/11 1999 – 16/12 1999 incl. Endvidere skal det oplyses, at der efter sædvanlig praksis i kommunen gives en frist til forbedring på 3 måneder, hvilket således også er opfyldt i nærværende sag.

(A) anfører side 3 midt for, at ’sagsbehandlingen ikke lever op til moderne problemløsningsteknik. Problemerne blev blot dokumenteret i interviews og spørgeskemaer, men udløste ingen aktion’.

Hertil skal det oplyses, at der allerede efter møderne i foråret 1999 på foranledning af kulturdirektøren og med tilslutning fra ledelse og medarbejdere blev taget initiativ til at strukturere mødevirksomhed og dialog mellem ledelse og medarbejdere på en mere præcis og hensigtsmæssig måde. Hertil kommer drøftelser mellem kulturdirektøren, (A) og souschefen om en mere konkret kompetenceplan/-stillingsbeskrivelse mellem de to ledere og de respektive medarbejdere som opfølgning af samtalen i november 1999, jf. tidligere fremsendte sagsakter.

Den omtalte spørgeskemaundersøgelse havde som formål så præcist som muligt at afdække, om der op til slutningen af perioden var sket positive ændringer i ledelsen og samarbejdet med medarbejderne, hvilket der, tillige med resultatet af undersøgelsen, tidligere er redegjort for i notat af 4. januar 2001.

For så vidt angår (A)’s opfattelse omkring problemernes varighed, som anført side 3 midt for, skal det oplyses, at afdelingsleder ( ) blev ansat i en fuldtidsstilling som afdelingsleder på Ungdomsskolen pr. 1. august 1996. Stillingen blev etableret således, at afdelingslederen den ene halvdel af tiden varetager traditionelle ungdomsskoleopgaver og den anden halvdel af tiden indgår i arbejdet med koordinering og udvikling af det ungdomspolitiske arbejde, særligt i relation til ungdomsklubberne, jf. økonomiudvalgets beslutning den 18. marts 1996.

Ungdomsskoleinspektøren er afdelingslederens nærmeste foresatte og ledelsens kompetence i arbejdstilrettelæggelsesspørgsmål er understøttet fra forvaltningens side, idet der er lagt vægt på at planlægning og gennemførelse foregår i et samarbejde mellem den enkelte medarbejder og lederen.

Fordelingen af afdelingslederens arbejdstid mellem ’ungdomsskoletid’ og ’klubtid’ er over tid i god overensstemmelse med omfanget af de faktiske opgaver.

Omfanget af arbejdsopgaver i relation til ’klubtid’ og dermed i forhold til forvaltningen har i sagens natur været af vekslende omfang over perioden, og der har normalt været tale om opgaver, som har kunnet planlægges og gennemføres i et længere tidsforløb og således indgå i den samlede arbejdstilrettelæggelse på Ungdomsskolen.

Til (A)’s bemærkninger nederst side 3 til omfanget af ansatte som har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen skal det oplyses, at ledelse og medarbejdere med dag-tjeneste på Ungdomsskolen på ( ) har deltaget i såvel samtalerunden i efteråret 1999 som i den efterfølgende spørgeskemaundersøgelse.

Baggrunden herfor var, at det var her de ledelsesmæssige og samarbejdsmæssige problemstillinger var.

Ungdomsskolens øvrige lærere, ca. 46, arbejder typisk rundt om på skolerne med et varieret undervisningstimetal og har ikke deres daglige gang på Ungdomsskolen. De har ofte deres hovedbeskæftigelse andre steder.

Øverst side 4 anfører (A), at de øvrige lærere ved Ungdomsskolen heller ikke blev spurgt i forbindelse med APV. Hertil skal det oplyses, at (A) ved en samtale med kommunens sikkerhedsleder den 3. december 1998 telefonisk har oplyst, at lærerne for eftermiddags- og aftenholdene (ca. 80 personer) ikke var inddraget i APV. De benytter skolernes lokaler (bl.a. sløjd), når skolerne ikke bruger dem. Sikkerhedslederen gjorde (A) opmærksom på, at sikkerhedsgrupperne for skolerne tog sig af problemer på skolerne, men henviste i øvrigt (A) til at drøfte spørgsmålet med sikkerhedsgruppen på Ungdomsskolen. (A) oplyste, at hun ville bede lærerne om at skrive, hvis der var problemer.

(A) omtaler, side 4 vedr. sps. 3, mødet den 18. april 2000, hvor kulturdirektøren orienterede om resultatet af den omtalte spørgeskemaundersøgelse. Der henvises i den forbindelse til notat af 4. januar 2001, hvoraf det fremgår, at det alene var en orienterende samtale.

Endelig skal det understreges, at kommunen ikke har anført, at der i samtalen var bisidder til stede, ligesom det må tilbagevises, at (A) ikke er blevet orienteret om retsreglerne om afsked og opsigelse.

Indholdet af samtalen fremgår af notat af 4. januar 2001, hvoraf det bl.a. fremgår, at (A) naturligvis skulle have lejlighed til at gennemtænke situationen og de foreliggende muligheder, herunder at drøfte sagen med sin bisidder og evt. andre.

For så vidt angår (A)’s nu fremførte opfattelse, side 5 øverst, af det af hende til (X) Kommune fremsendte brev via fax af 26. maj 2000 med tilkendegivelse af at hun kunne være interesseret i en seniorstilling, henvises til kommunalbestyrelsens redegørelse af 9. februar 2001.

Til (A)’s kommentarer side 5 vedr. pkt. 3 skal det bemærkes, at (A) er omfattet af reglerne, der gælder for ansatte i den ’lukkede gruppe’ samt at kommunens personalepolitiske retningslinier er gældende for samtlige ansatte.

Med hensyn til (A)’s kommentarer side 5 vedr. pkt. 6 omkring uddelegering af ansvaret for sikkerhedsarbejdet til souschefen for Ungdomsskolen skal det oplyses, at ansvaret for sikkerhedsarbejdet – med forvaltningens accept – gennem mange år har været delegeret til Ungdomsskolens souschef og i øvrigt efter de retningslinier som er fastlagt i kommunens personalehåndbog kapitel 11.3.1., hvoraf fremgår

’For at sikkerhedsorganisationen kan fungere optimalt lægger hovedsikkerhedsudvalget vægt på, at den arbejdsleder, der indgår i sikkerhedsgruppen, har den fornødne ledelsesmæssige kompetence. For institutionerne vil arbejdslederen således normalt være institutionslederen.’

Dette er præciseret i planen for APV 1998, hvor det på side 2 er anført

’Hvis der på arbejdsstedet (institutionen/ forvaltningen) er flere sikkerhedsgrupper, eller den ansvarlige leder ikke er medlem af sikkerhedsgruppen, udarbejdes en handlingsplan for hele institutionen/forvaltningen i samarbejde med sikkerhedsgrupperne og den ansvarlige leder.’

For så vidt angår (A)’s kommentarer side 6 og 7, øverst, til sikkerhedslederens notat af 8. januar 2001 samt side 7 og 8, øverst, omkring navngivne medarbejdere skal det for god ordens skyld præciseres, at det overordnede ledelsesansvar i ungdomsskolen varetages af ungdomsskoleinspektøren med ansvar over for Ungdomsskolebestyrelsen og Kommunalbestyrelsen – hvilket ikke kan være (A) ubekendt.

Således har ungdomsskoleinspektøren naturligvis også overordnet ledelsesansvar i forhold til sikkerhedsgruppens arbejde i lighed med al øvrig virksomhed i ungdomsskolen.

Ungdomsskoleinspektøren kan således på intet tidspunkt frasige sig dette ansvar – ej heller retten og pligten til at deltage i og være opsøgende omkring APV-arbejdet.”

I brev af 3. september 2001 skrev A bl.a. følgende til den nye udtalelse fra X Kommune

”På notatarket af 31. maj 2001 fra (X) Kommune, side 2 øverst, anføres, at fristen for ’forbedring’ er opfyldt.

Jeg var sygemeldt i 3 uger, juleferien udgjorde 1½ uge og vinterferien 1 uge, i alt 5½ uge.

4 måneder er max. 17½ uge. Nettoforbedringstiden udgjorde derfor i alt 12 uger, hvilket er 1 uge mindre end 3 måneder (som er 13 uger).

Det er altså ukorrekt hvad (X) Kommune anfører i sit svar over for ombudsmanden.”

Den 9. juli 2002 afgav jeg en foreløbig udtalelse i sagen. Jeg skrev følgende

Ombudsmanden foreløbige udtalelse

”I. APV 1998 – forløbet inden sagen vedrørende (A) startede

1) Indsigt i APV-skemaerne

(X) Ungdomsskole er en del af (X) Kommune og ikke en selvstændig forvaltningsmyndighed, jf. bl.a. § 2, stk. 1, § 5, stk. 1, og § 6 i lovbekendtgørelse nr. 886 af 13. september 2000 om ungdomsskoler.

Ifølge arbejdsmiljølovens (lovbekendtgørelse nr. 784 af 11. oktober 1999) § 15a er det arbejdsgiveren der har ansvaret for at der udarbejdes APV. (X) Kommune må i denne sammenhæng betragtes som arbejdsgiver, og det er således kommunen som sådan der har ansvaret for at APV for kommunens forvaltning, institutioner mv. bliver udarbejdet.

Ifølge § 6b, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 867 af 13. oktober 1994 om arbejdets udførelse, kan arbejdsgiveren selv vælge efter hvilken metode APV udarbejdes, men APV skal indeholde de elementer der er nævnt i § 6b, stk. 3, nr. 1-4: identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, prioritering og opstilling af handlingsplan til løsning af problemerne, og retningslinjer for hvordan der skal følges op på handlingsplanen. Det er APV – i hvert fald indeholdende disse elementer – der skal være tilgængelig for virksomhedens ledelse, de ansatte på virksomheden og arbejdstilsynet, jf. lovens § 15a, stk. 1, og bekendtgørelsens § 6b, stk. 5.

(X) Kommune overlod ansvaret for udarbejdelsen af APV 1998 til de enkelte institutioner og andre arbejdssteder i kommunen. I den forbindelse udsendte Kommunens Hovedsikkerhedsudvalg noget materiale til anvendelse i forbindelse med udarbejdelsen af APV, bl.a. nogle skemaer som skulle anvendes, og som i udfyldt stand skulle sendes til den centrale forvaltning og være tilgængelige for blandt andre de ansatte på arbejdsstedet, jf. herved (D)’s udtalelse af 8. januar 2001. Ud over forpligtelsen til at benytte de nævnte skemaer havde den enkelte institution valgfrihed med hensyn til hvilken metode man ville anvende ved udarbejdelsen af APV.

Jeg er enig med (X) Kommune i at de spørgeskemaer som medarbejderne ved ungdomsskolen udfyldte i forbindelse med udarbejdelse af APV 1998 (til brug for udfyldelse af de obligatoriske skemaer), ikke er en del af det materiale som ifølge arbejdsmiljølovgivningen skal være tilgængeligt for virksomhedens ledelse, de ansatte på virksomheden og arbejdstilsynet.

De udfyldte spørgeskemaer dannede imidlertid grundlag for udarbejdelsen af APV 1998 for ungdomsskolen og indgik således i ungdomsskolens sag vedrørende udarbejdelse af APV 1998.

(A) var leder af ungdomsskolen på det tidspunkt da APV 1998 blev udarbejdet. Det er min opfattelse at hun som følge heraf ud fra den almindelige gældende grundsætning om ledelsesret havde krav på at se de dokumenter der indgik i ungdomsskolens sag om APV 1998, uafhængigt af reglerne i arbejdsmiljølovgivningen og reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven.

(A) forsøgte allerede i maj/juni 1999 at få oplysninger om hvilke svar der var indkommet fra medarbejderne i forbindelse med udfyldelsen af APV-spørgeskemaerne (jf. bl.a. hendes brev af 6. juni 1999 til (E)). Hun skulle således allerede på dette tidspunkt i sin egenskab af leder for ungdomsskolen have haft adgang til at se svarene.

2) Makulering af de udfyldte spørgeskemaer der lå til grund for udarbejdelse af APV 1998

Hvis ikke lovgivningen indeholder udtrykkelig hjemmel herfor, er myndighederne ikke berettiget til at destruere dokumenter eller foretage ændringer i sager som indgår i det offentlige, jf. arkivlovens § 9, stk. 1, og § 10, stk. 1 og 2. Bestemmelserne har følgende ordlyd, jf. lov nr. 337 af 14. maj 1992 (som var gældende indtil 1. juli 2000)

’Kapitel 3. Bevaring og kassation

Ombudsmanden foreløbige udtalelse

Resumé

En ungdomsskole udarbejdede en arbejdspladsvurdering der viste at der var alvorlige problemer med det psykiske arbejdsmiljø på skolen. Som arbejdsgiver indledte kommunen en undersøgelse af om der var grundlag for personaleretlige foranstaltninger over for ungdomsskoleinspektøren hvis ledelsesstil blev kritiseret.

Ungdomsskoleinspektøren fik indskærpet at hun ville blive indstillet til afskedigelse hvis ikke der skete væsentlige ændringer i ledelsesstilen.

På baggrund af resultatet af en spørgeskemaundersøgelse blandt de ansatte på ungdomsskolen blev ungdomsskoleinspektøren senere meddelt at hun ville blive indstillet til afskedigelse. Inden havde kommunen dog meddelt at hun kunne forhindre afskedigelsen ved selv at sige op. Afskedigelsen blev ikke gennemført da ungdomsskoleinspektøren efter eget forslag blev ansat i en konsulentstilling i kommunen. Denne stilling var uden ledelsesbeføjelser og tidsbegrænset således at den ophørte et år før hun ville være gået på pension.

Ombudsmanden udtalte at indskærpelsen havde karakter af en ”diskretionær advarsel” som var en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Inspektøren skulle derfor have været partshørt i overensstemmelse med forvaltningslovens § 19 og ud fra den ulovbestemte retsgrundsætning om udvidet partshøring. God forvaltningsskik kunne også begrunde partshøring i denne forbindelse.

Ombudsmanden mente at ungdomsskoleinspektørens fratræden fra sin stilling og tiltrædelse af stillingen som konsulent i relation til oplysningsgrundlaget, herunder partshøring, burde have været betragtet som en sag om uansøgt afskedigelse. Kommunen burde således, inden den stillede inspektøren over for valget mellem om hun selv ville sige op eller blive indstillet til afskedigelse, have oplyst sagen tilstrækkeligt til at kunne vurdere om hun kunne afskediges uansøgt fra stillingen, herunder have foretaget partshøring.

Ombudsmanden kritiserede kommunens sagsbehandling på flere andre punkter, herunder manglende overholdelse af notatpligten, makulering af dokumenter og håndteringen af aktindsigtsbegæringer fra ungdomsskoleinspektøren. (J.nr. 2000-2770-801).