Afskedigelse af fuldmægtig på grund af manglende samarbejdsvilje og -evne Forflyttelse. Partshøring. Afgørelsens meddelelse. Begrundelse

Afskedigelse af fuldmægtig på grund af manglende

samarbejdsvilje og -evne

Forflyttelse. Partshøring. Afgørelsens meddelelse. Begrundelse

Det fremgik af sagen at A blev ansat i Undervisningsministeriet den 1. juli 1987 som fuldmægtig. I midten af 1998 skulle der gennemføres en ny struktur i ministeriet.

Af notat af 12. juni 1998 vedrørende procedure for placering af medarbejdere i den nye struktur fremgik at alle medarbejdere skulle have mulighed for at følge deres arbejdsopgaver og placeres i den styrelse/departementet hvor hovedparten eller en væsentlig del af deres arbejdsopgaver skulle løses fremover. A ønskede placering i en styrelse hvortil hans sagsområder var blevet overflyttet, men det skete ikke.

I brev af 29. september 1998 skrev A bl.a. følgende til Undervisningsministeriets sekretariatskontor

”Efter at have erfaret, at jeg ikke skulle flyttes fra kontoret, gav kontorchef (B) endda udtryk for, at han ligesom jeg beklagede, at jeg ikke kunne komme fra kontoret. Dette gjorde han endda på en ikke særlig høflig måde i døråbningen ind til mit kontor i fuld offentlighed.

Dette udtryk for social kejtethed fra (B)’s side, der desværre ikke er det eneste eksempel på manglende sans for at omgås sine medarbejdere, har selvfølgelig accentueret mit ønske om at forlade hans kontor, hvorfor jeg inden fristen udløber, hermed fornyer mit ønske om flytning”.

I et brev dateret november 1998 meddelte Undervisningsministeriet A at hans tjenestested nu var et nærmere angivet kontor i X- styrelsen. Dette betød ikke i realiteten at hans tjenestested blev ændret, men at kontoret havde fået en ny betegnelse efter omstruktureringen.

Den 30. november 1998 var A indkaldt til en samtale på direktør C’s kontor og havde som bisidder tillidsrepræsentant D. Af notits vedrørende samtalen fremgår bl.a. følgende

”Direktør (C) indledte med at tilkendegive, at mødet skyldtes, at ledelsen finder, at (A) må tildeles en formel advarsel som følge af, at han ved to lejligheder senest den 25. november d.å. er mødt hen ved 2 timer for sent under påberåbelse af togforsinkelser af et omfang, som efterfølgende har kunne dementeres af DSB, og at han har holdt fridage uden aftale med sin kontorchef, samt at han har optrådt respektløs overfor sin kontorchef.

Direktør (C) omdelte et udkast til en formel advarsel og spurgte efter en læsepause, om (A) havde principielle indvendinger mod at modtage advarslen.

(A) og tillidsrepræsentant (D) protesterede mod advarslen og tilkendegav, at en eventuel advarsel efter deres opfattelse ville kunne modvirke (A)’s principale ønske om intern rokering til et andet arbejdssted. Et ønske som de antog, at ledelsen i (Y)-afdeling deler.

Direktør (C) bemærkede, at en advarsel omvendt også ville kunne bane vejen for en flytning, nemlig efter reglerne om omplacering.

Tillidsrepræsentant (D) bestred, at reglerne om omplacering kunne være et egnet instrument i den givne situation fordi bedømmelsen af (A) på et andet ansættelsessted ville blive forstyrret af en usikkerhed som følge af strukturomlægningen i ministeriet.

Direktør (C) tilkendegav, at disse indvendinger ikke ville afholde ledelsen fra at give den påtænkte advarsel. Han gik herefter over til at omtale at (A) to gange tidligere i sin karriere i ministeriet (1990 og 1994) har fået alvorlige påtaler eller ’advarsler’, hvoraf den første havde ført til en omplacering med påfølgende positiv bedømmelse medens den anden var tildelt lokalt af kontorchefen (B) under en drøftelse med bisidder ( -tillidsrep). I betragtning af den tid der er hengået siden da vil disse begivenheder dog ikke blive tillagt selvstændig betydning på nuværende tidspunkt.

(A) fandt, at han kun var kommet 1-1½ time for sent den 25. november samt, at det ikke ville kunne tilbagevises, at forsinkelsen skyldtes trafikale forstyrrelser som følge af stærkt snefald i ( )-området natten til den 25. Han oplyste, at han ca. kl. 9 på ( ) St. var stået på toget fra Klampenborg i den tro, at toget ville føre ham til København H. for dog senere at opdage, at han var på vej mod Vanløse. Dette havde samlet forsinket ham så meget, at han først var fremme på kontoret ca. kl. 10.30.

Direktør (C) tilkendegav, at (A) under en så stor forsinkelse og med sin viden om, at hans kontorchef og kolleger ofte har ’været efter ham’ på grund af uvarslet udeblivelse og uregelmæssigt fremmøde burde have ringet besked. F.s.v. angår togforsinkelsen havde DSB overfor kontorchef (B)/( ) tilkendegivet, at der ikke havde været forsinkelser på linien med afgang fra ( ) ca. kl. 9, som kunne begrunde mere end nogle få minutters forsinkelse.

(A) medgav, at han var kommet for sent, og at det sker for ham af og til som for alle andre. Han angav, at han altid får indhentet det forsømte og løser sine opgaver til tiden og med god kvalitet.

Tillidsrepræsentant (D) støttede (A) i, at det ikke er i overensstemmelse med de almindelige AC-arbejdsvilkår at stille krav om punktligt fremmøde til en bestemt daglig mødetid, når blot arbejdet udføres, og det sker inden for de almindelige og fleksible tidsrammer, som overenskomsten forudsætter. Han spurgte, om der var papir på anklagerne om gentagne udeblivelser/forsinkelser og uretmæssig ferieafholdelse.

Kontorchef (B) oplyste, at det i perioder er noteret, hvornår (A) er kommet og gået for dermed at søge at afhjælpe problemerne, også de kollegiale problemer i kontoret med hensyn til (A)’s mødetider, og at det er sket ved at (A) har ’meldt sig’ i forkontoret. Ferieregistreringen viser også et stort antal enkeltdage eller halve dage og det fremgår af feriesedlerne, at de næsten undtagelsesfrit er udfyldt efter afholdelsen af feriedagene. (A) er ofte blevet foreholdt sin uacceptable adfærd på dette punkt.

Direktør (C) spurgte om (A) kunne vedkende sig punktet om respektløs optræden.

Det bekræftede (A) dog med den tilføjelse, at kontorchefen selv havde givet anledning til det, idet han havde forhørt sig om (A)’s forsinkelse samme morgen i et barsk tonefald. (A) beklagede, at han havde optrådt respektløs, men fandt dog, at han havde haft grund til det.”

I brev af 2. december 1998 til A skrev Undervisningsministeriet bl.a. således

”Formel advarsel

Med baggrund i din adfærd i den senere tid i det tidligere ( ) kontor og ( ) kontor for ( ) tildeles du herved en formel advarsel begrundet i manglende samarbejdsvilje og ‑evne.

Dette har givet sig udtryk ved

· at du ved mindst to lejligheder, senest d. 25/11 d.å. er mødt op til 2 timer for sent på arbejde under påberåbelse af togforsinkelser, hvis af dig påberåbte omfang efterfølgende har kunnet dementeres af DSB,

· at du uden forudgående aftale med din kontorchef har tiltaget dig ferie,

· at du har optrådt respektløst over for din kontorchef.

Da disse forhold, der har medført en betydelig belastning for kontorets og områdets opgaveløsning, nok kunne give anledning til stærkere sanktioner end en formel advarsel, gøres du udtrykkeligt opmærksom på, at gentagelsestilfælde vil nødsage (Y)-afdeling til at indstille dig til afsked.”

Ved brev af 4. december 1998 orienterede direktør C ministeriets sekretariatskontor om advarslen og anførte at den alene vedrørte A’s samarbejdsvilje og -evne og ikke kvaliteten af hans arbejde. Samtidig bad C sekretariatskontoret om at medvirke til at sikre at A snarest blev flyttet ”til en anden enhed i ministeriet, eventuelt som led i en omplaceringsordning”.

Af et notat af 16. april 1999 – der var udfærdiget af kontorchef E i Z-styrelsen og vedrørte A’s eventuelle overførsel til styrelsen – fremgår bl.a. følgende

”Nuværende situation

(A) og nuværende chef, (B) har samarbejdsproblemer. Har bl.a. resulteret i skriftlig advarsel 2. december 1998, hvilket førte til aftale om omplacering, så (A) kunne ’få en ny chance’.

Samtale

14. april 1999 gennemførte ( ),( ) og kontorchef i (Z)-styrelsen (E) en samtale med (A). Indtrykket fra samtalen var positivt. (A) virker åben og oprigtig interesseret i at skabe en løsning på den nuværende situation.

Faglig bedømmelse

Efter samtalen mellem (B) og undertegnede blev (A) karakteriseret som ’en dygtig fyr – juridisk fagligt’ og ’hurtig i hovedet’. Det er en karakteristik, som samtalen med (A) bekræftede.

Baggrund for samarbejdsproblemer

Undertegnede har haft en længere samtale med (B) 14. april 1999. (B) beskriver en situation, hvor (A) kan have vanskeligt ved at tilpasse sig det sociale miljø i en enhed og kan have vanskeligt ved relationen til både kolleger og leder. Den konkrete beskrivelse antydede en til tider illoyal og intrigant opførsel. Omvendt var indtrykket fra samtalen med (A), at der kan være tale om en situation, hvor ’kemien’ ikke har passet mellem (A) og kontorchef. Der kan således alene være tale om en uheldig person-konstellation. Dog skulle (A) tidligere have været omplaceret ved overførsel fra ( ) i 1991/92. Derfor er der bestemt indikation for, at (A) under bestemte betingelser kan have tilpasningsproblemer.

Problembevidsthed

Udgangspunktet for samtalen med (A) var, at han selv skulle demonstrere en vis grad af problembevidsthed. Er denne ikke tilstede, vil der ikke være grundlag for efterfølgende dialog omkring en problemløsning og det vil derfor være udsigtsløst at tilvejebringe ’en ny chance’. I kraft af, at problemet ikke objektivt kan konstateres, kan der selvfølgeligt ikke forlanges en sådan problembevidsthed fra (A). I en indledende telefonsamtale angav (A), at overflytningen havde karakter af et turnustilbud, dvs. en betydelig fordrejning af de faktiske omstændigheder. Da han efterfølgende ved samtalen i (Z)-styrelsen blev konfronteret med oplysningen om tidligere advarsel og samarbejdsproblemer, forekom dialogen relevant – dog med tendens til virkelighedsomskrivninger og selektiv hukommelse.

Konklusion, indstilling

Indtrykket af (A) er positivt, men det kan ikke afvises, at han meget let får samarbejdsproblemer. Det giver dog ikke grundlag for en negativ indstilling. Det indstilles derfor, at (A) tilbydes en overflytning til (Z)-styrelsen.

Betingelser

Omplacering kan ske snarest under hensyn til opgaveaflevering i (X)-styrelsen og mulighed for fysisk placering i (Z)-Styrelsen. Sidstnævnte kan ske 24. april 1999 under forudsætning af, at barselsvikarstilling, der pt. er under besættelse ikke er besat på det tidspunkt. Da stillingen må forventes besat snarest, er der først mulighed for fysisk (anstændig) placering efter 17. maj 1999.

Det oprindelige oplæg til overflytningen har været, at lønsummen følger (A) ½ år, hvorefter der tages stilling til situationen i forbindelse med vurdering af (A)’s arbejdssituation. Udgangspunktet for at anbefale (A) en stilling i (Z)-styrelsen er imidlertid, at lønsummen følger (A) tidsubegrænset, men at der sker en tilbageførsel af lønsummen i forbindelse med (A)’s eventuelle fratræden fra stilling i (Z)-styrelsen.

Der foretages bedømmelse af (A) inden udgangen af det ½ års prøvetid. En negativ bedømmelse skal give mulighed for umiddelbar tilbageførsel til (X)-styrelsen eller afskedigelse fra (Z)-styrelsen/Undervisningsministeriet.”

Den 21. april 1999 blev der afholdt en samtale med A i ministeriets sekretariatskontor. Af referat af samtalen fremgår bl.a. følgende

”Administrationschef (F) meddelte, at sekretariatskontoret kunne konstatere, at

· det trods mange forsøg både fra (A) (ansøgninger om turnus, på interne opslag og i forbindelse med strukturændringen) og fra sekretariatskontoret ikke er lykkedes, at finde et nyt tjenestested i UVM.

· der i slutningen af 1998 har været afholdt en lokal advarselssamtale, som ikke er blevet fulgt op af sekretariatskontoret

På den baggrund er det sekretariatskontorets opfattelse, at det ikke er eller vil være muligt, at finde et nyt tjenestested i UVM, og at tjenesten i kontorchef (B)’s kontor ikke kan fortsætte.

For kort tid siden kom så muligheden for en placering i (Z)-styrelsen. Der har for nyligt været afholdt ansættelsessamtale, og styrelsen har meddelt sekretariatskontoret, at man gerne vil ansætte (A).

Det er mellem Sekretariatskontoret og (Z)- styrelsen aftalt, at

· styrelsen efter et halvt års ansættelse skal afgive en udtalelse om (A). Er udtalelsen positiv fortsætter ansættelsesforholdet uden tidsbegrænsning. Er udtalelsen negativ ophører ansættelsen i (Z)-styrelsen.

· ansættelsen i (Z)-styrelsen betragtes som et udlån fra ministeriet, og lønudgiften afholdes af UVM.

Ovenstående indebærer, at

· formelt fortsætter med at være ansat i UVM, og iøvrigt ved flytningen til (Z)-styrelsen opfylder kravene til turnustillæg og derfor fra 15. maj 1999 oppebærer turnustillæg.

· en positiv udtalelse efter 6 måneder betyder, at ansættelsen i styrelsen fortsætter uden tidsbegrænsning. Da en placering i UVM, må anses for udelukket vil en negativ udtalelse efter 6 måneders forløb føre til, at sekretariatskontoret må indkalde til en afskedigelsessamtale.”

I brev af 23. april 1999 til A skrev Undervisningsministeriet bl.a. således

”Herved bekræftes, at dit tjenestested som aftalt ændres til (Z)-styrelsen med virkning fra den 15. maj 1999.

Din løn vil indtil videre blive udbetalt fra Undervisningsministeriet, således at din lønseddel bliver sendt til din private bopæl.

Da flytningen betyder, at du er på 3. turnussted, er du fra samme dato berettiget til at oppebære turnustillæg.”

Det fremgår af sagen at A som planlagt påbegyndte arbejdet i Z-styrelsen den 17. maj 1999.

Af et notat af 11. august 1999 – der var udfærdiget af kontorchef E og lagt på A’s personalesag – fremgår bl.a. følgende

”I forbindelse med medarbejderudviklingssamtale har vi drøftet (A)’s mødetidspunkter. Udgangspunktet er jf. flex-reglerne, at man senest møder 9:15 medmindre der er truffet aftale om andet.

(A) møder typisk senere. I perioden fra 19. juli 1999 til 10. august 1999 har mønstret været følgende (se også vedlagte udskrifter fra flex-system)

· 8 dage mødt for sent uden årsagsangivelse på flex-system

· 3 dage mødt for sent med angivelse af ’barn syg’ som årsag

· 2 dage mødt for sent med angivelse af ’1/ 4 flex-dag’ som årsag

· 2 dage mødt rettidig

Både i denne periode og tidligere har (A) typisk forklaret årsagen som togforsinkelser. Det generelle mønster samt de forholdsvis lange overskridelser ud over det almindelige mødetidspunkt har medført, at jeg klart gav udtryk for, at denne forklaring ikke var gangbar. Jeg gav ligeledes udtryk for, at denne type forklaringer undergravede hans troværdighed – også på andre områder.

Jeg gav herefter (A) 2 valgmuligheder: Enten skal han fremover møde til tiden eller også skulle han præsentere mig for årsagen til de sene mødetidspunkter, hvorefter der kunne tages stilling til, hvorvidt han kunne opnå en individuel aftale.

(A) gav udtryk for, at den reelle årsag var, at han typisk var den, der sendte familien afsted om morgenen og derfor kom sidst ud af døren. Normalt på et tidspunkt, hvor han i princippet skulle kunne nå at møde til tiden. Erkendte dog, at det var betinget af meget optimale transportforhold.

(A) ønsker ikke en individuel aftale. Derfor blev aftalen, at han fremover sørger for at møde til tiden og at midlet til dette er, at han ændrer sit tidsskema og familieforpligtelser om morgenen.

I samtalen understregede jeg, at kardinalpunktet i dette spørgsmål ikke nødvendigvis er mødetidspunktet, men derimod opretholdelsen af en gensidig ærlighed og troværdighed.”

Af et notat af 26. august 1999 – også udfærdiget af kontorchef E og lagt på A’s personalesag – fremgår følgende

”Mundtlig advarsel til (A) ( )

I notat af 11. august 1999 til personalesag beskrives en samtale mellem undertegnede og (A) vedr. for sene mødetidspunkter.

I forbindelse med møde 26. august 1999, kl. 9:00 i (Z)-styrelsen med eksterne mødedeltagere (Departementet) mødte (A) kl. 9:05. På det tidspunkt var mødet startet – der var givet en kort indledning om mødets formål og præsentationsrunde var næsten afsluttet.

(A) fik efterfølgende en mundtlig advarsel. Følgende blev påtalt

· Han møder for sent – 9:05 – efter at mødet er startet.

· Han møder op med kuglepen, men uden papir.

· Han låner papir af en anden deltager, men noterer i øvrigt intet under mødet.

· Han burde på forhånd gøre sig klart, at mødets emne kan føre til hans aktive opfølgning. Da mødets tema var ( ), hvilket kan føre til lovinitiativer, har han to ansvarsområder, som placerer ham centralt i dette arbejde ( ).

Da ansvaret for mødet ligger i kontoret, stiller han sig ikke til rådighed til forberedelsen. Man kunne forvente, at han ville være tilstede ca. 8:45. Det skal dog tilføjes, at han ikke var pålagt et ansvar for mødets afholdelse.

Udover påtalen af forsinkelsen gav jeg udtryk for, at hans samlede adfærd i øvrigt kun kunne opfattes som ualmindelig ansvarsunddragende.

(A) er orienteret om, at den mundtlige advarsel resulterer i dette notat. (A) anmodede i den forbindelse om, at disse notater på et senere tidspunkt kunne fjernes fra hans sag, hvis der kunne opnås enighed om, at han havde forandret adfærd. Jeg har i den forbindelse givet udtryk for, at jeg er positiv over for det, men ikke på nuværende tidspunkt kan garantere det.”

Den 25. november 1999 blev A af kontorchef E bedt om at komme ind på styrelsens sekretariatchef G’s kontor sidst på dagen. Ifølge A fik han ved ankomsten til kontoret udleveret en indstilling dateret den 23. november 1999 fra Z-styrelsen. I indstillingen var anført følgende

”Vedr. (A)

Indstilling efter 6 måneders ansættelse på prøve i (Z)-styrelsen

Funktion og placering i (Z)-styrelsen

har de sidste 6 måneder arbejdet i ( ), hvor hans primære funktion har været behandling af klagesager, samt rådgivnings- og supportfunktioner over for ( ). Han har desuden haft større opgaver vedr. årlig ajourføring af instruksmappe til ( ), samt udarbejdelse af mindre lovforslag (indledende skitse). Endelig har han for nylig deltaget i seminar for ( ), hvor han også havde en mindre undervisningsopgave. Opgavernes art, omfang og sværhedsgrad må betragtes som normale for nye medarbejdere i (Z)-styrelsen.

Faglig bedømmelse

Behandlingen af klagesager har (A) udført tilfredsstillende og med tilfredsstillende produktivitet. Han har været hurtig til at sætte sig ind i den juridiske ramme. Hans undervisningsindsats hidtil – om end den har været særdeles begrænset – giver umiddelbart anledning til at vurdere, at han muligvis ikke er egnet til denne opgave. (A) har i et par tilfælde skrevet referater fra møder. Som nyansat kan det være vanskeligt, men alligevel må referaterne anses for utilfredsstillende udført. (A) har haft vanskeligt ved at fokusere på det centrale og har haft vanskeligt ved at organisere teksten. (A) har den urealistiske antagelse, at han kan tage referat uden at tage notater under mødet – han mener at kunne huske alt.

I enkelte situationer er tilliden til (A) sat alvorligt på prøve. (A) har eksempelvis orienteret undertegnede om sager/møder/ samtaler og efterfølgende er der tilfældigt fra anden side kommet særdeles modstridende informationer om indholdet. Vurderingen af sådanne uoverensstemmelser kan vanskeligt objektiviseres, men det er undertegnedes klare indtryk, at (A) bevidst har fordrejet oplysninger, således at hans egen indsats fremstår som fejl- og problemfri.

Samarbejde, social kompetence og tilpasning

(A) opfattes som en ’ener’. Han er humoristisk og positiv, men har også sine specielle sider. Nogle af disse har skabt gnidninger. Især i starten var det karakteristik, at han skulle have instruktioner gentaget og benægtede tidligere at være præsenteret for dem. En positiv fortolkning er at han har været distræt. Den negative vurdering er, at det skyldes manglende evne og vilje til at lytte til og modtage instruktioner – især fra yngre kolleger.

Han har som alle nye medarbejdere været underlagt overreference fra mere erfarne medarbejdere. Så vidt det umiddelbart kan bedømmes, har han i flere tilfælde unddraget sig denne overreference og ekspederet sager uden kontrol. Dog er der formentlig også i en vis udstrækning tale om uklar kommunikation, som ikke kun (A) har ansvaret for. Det er imidlertid karakteristisk at han løbende – og stadig – anfægter nødvendigheden af denne kontrol (især i udtalelser til ( )) og anser det for ineffektivt. Det har efterhånden fået en meget insisterende form, der samtidig kombineres med en utilfredshed over, at kollegerne ikke melder tilbage hurtigt nok. Han har over for undertegnede kategorisk hævdet, at han aldrig laver (alvorlige) fejl, hvilket forekommer uprofessionelt. Med mellemrum begår vi alle fejl og erkender det.

I flere situationer må (A)’s vurdering af omgivelserne opfattes som upassende – især for en ny medarbejder. Edb-funktionalitet har været kritiseret voldsomt, ligesom kvaliteten af en instruksmappe. I nogle konkrete sager, som (A) umiddelbart vurderede som fejlbehandlede, var indtrykket ligeledes, at han på et spinkelt grundlag fremførte en nedladende kritik af andres sagsbehandling. I stedet for at spørge til beslutningsgrundlaget insisterede han indledningsvist på, at sagerne var afgjort forkert.

Indtrykket er derfor, at (A)’s sociale kompetence skaber problemer. Enkelte kolleger har allerede præcist givet udtryk for, at de ikke ønsker et fremtidigt samarbejde med (A). I andre tilfælde har medarbejdere taget afstand fra hans opførsel. For undertegnede betyder det en nøje planlægning af samarbejdsmuligheder – (A) kan ikke fleksibelt indgå i forskellige samarbejdsmønstre.

Mødetider

(A) møder typisk for sent. (Z)-styrelsen har flex-tid, men udgangspunktet er, at medmindre andet er aftalt, skal fix-tiden fra 9:15- 15:15 overholdes.

(A) har i perioden fra 17. maj 1999 til 13. oktober 1999 haft følgende mødetidspunkter

27 dage er han mødt rettidig (før 9:15). 61 dage er han mødt efter 9:15. Heraf har han i 13 tilfælde angivet årsager som ’barn syg’, ’læge/tandlæge’ eller ’syg’. I 3 tilfælde har der været tale om aftalte halve flex-dage. Imidlertid har han i mindst 40 tilfælde blot mødt for sent.

Mødetidspunkterne blev påtalt under medarbejderudviklingssamtale 11. august 1999. (A) havde hidtil vedholdende forklaret mødetidspunktet som forårsaget af togforsinkelser. (A) erkendte, at det i længden var utroværdigt.

(A) blev præsenteret for 2 valgmuligheder. Enten skulle han fremover møde til tiden eller også skulle han præsentere undertegnede for den reelle årsag, hvorefter der kunne tages stilling til, hvorvidt han kunne opnå en individuel aftale. (A) ønskede ikke en individuel aftale, men forklarede, at den reelle årsag var familieforpligtelser om morgenen. Dem ville han ændre.

I forbindelse med møde 26. august 1999 med deltagelse af repræsentanter fra Departementet, ( ) og ( ) mødte (A) for sent, hvilket resulterede i mundtlig advarsel. (A) møder imidlertid stadig for sent.

Samlet vurdering

Det er (Z)-styrelsens samlede vurdering, at (A) ikke bør fortsætte i (Z)-styrelsen.

(A) har varetaget nogle afgrænsede sagsbehandler funktioner, men der har løbende været problemer. På den ene side har der i enkelte situationer været tale om alvorlige tillidsbrud og på den anden side har der været tale om samarbejdsproblemer. Samlet medfører det, at der ikke har været tale om og ikke kan påregnes en arbejdsindsats på et niveau, der med rette kan forventes af en fuldmægtig med (A)’s anciennitet.

Det er imidlertid også afgørende, at det er vanskeligt at have tillid til, at (A) selv kan indse problemerne og indgå i en dialog om en eventuel løsning.

(A)’s mødetidspunkter er tillige i sig selv uacceptable.”

Sammen med indstillingen fik A udleveret et brev af 25. november 1999 fra Z-styrelsen hvori der var skrevet således

”Du får her en kopi af den evaluering styrelsen afgiver til Undervisningsministeriet om dit ophold her.

Du har frist til at afgive en udtalelse i sagen til mandag den 29. november 1999 klokken 14.00. En eventuel udtalelse skal sendes til/afleveres her i styrelsen att. sekretariatschef (G).

Du må forvente, at departementets sekretariat indkalder dig til en samtale i begyndelsen af næste uge, enten tirsdag den 30. november eller onsdag den 1. december.

Indtil der foreligger en endelig afklaring med Departementet om dit forløb her, er du fritaget for tjeneste. Vi forventer derfor, at du holder fri i morgen og på mandag. Derefter vil du høre nærmere.

Vi underretter AC tillidsrepræsentanten her i styrelsen.”

I et brev af 29. november 1999 stilet til A’s faglige organisation og sekretariatschef G i Z-styrelsen anførte A bl.a. følgende

”Da kontorchef for (Z)-styrelsen (E) i indstillingen af 23. november 1999, som Direktør (H) har godkendt, mener, at jeg har en tendens til virkelighedsomskrivninger fx i form af, at jeg tror, at jeg også er på turnus vedlægger jeg nogle dokumenter, der viser, at jeg faktisk er på turnus, får turnustillæg, og at det er aftalt mellem sekretariatskontoret og (Z)-styrelsen.

Herefter kommer bilag I indstilling af 23. november 1999, idet jeg gerne vil have en forklaring på, hvad sidste afsnit med diagnosen, virkelighedsomskrivning egentlig betyder og hvordan nogen kan afgøre noget sådant på ca. en time, og hvorfor jeg først har set denne vurdering nu.

Jeg har kun skrevet to referater af sagsbehandlermøder, selvom det af indstillingen måske synes, at der er tale om flere. Da jeg anvender mindmap-teknik har de kruseduller, jeg har skrevet ned under mødet, måske for kontorchef (E) set ud som ligegyldige krims-krams. Han har dog aldrig sagt noget som helst til mig om dette. Jeg vil vedlægge det første referat, der nok er for omfattende, men som dog viser, hvor effektiv teknikken er. Det er skrevet lige efter mødet, mens jeg kunne huske at tyde optegnelserne og udsendt samme dag med nogle rettelser fra mine kolleger. Herefter har jeg intet hørt om mine referater. Dette skete heller ikke, da jeg lavede det andet referat langt senere.

Jeg kan ganske enkelt ikke forstå, hvad der er sket og venter på en forklaring. Da jeg ikke må skrive længere for kontorchef (E) (kl. 16.30 den 29. november) skal jeg nævne, at jeg med vilje som ny ikke har kritiseret edb-systemet. Et faktum er i øvrigt at jeg de første 14 dage i min ansættelse uden at kny sad på mit kontor uden en fungerende pc’er. Min telefon virkede ikke i en måned. For at gøre et godt indtryk gjorde jeg mindst muligt og på den høfligste måde opmærksom på problemet.”

A bad i brev af 1. december 1999 til styrelsen om aktindsigt i sin personalesag. Samtidig bad han om en begrundelse for den øjeblikkelige bortvisning samt om en vurdering af om den i styrelsens brev af 25. november 1999 anførte svarfrist var rimelig. I breve af 2. og 3. december 1999, ligeledes til styrelsen, stillede han yderligere spørgsmål til sagen.

Z-styrelsen skrev bl.a. følgende til A i brev af 7. december 1999

”I brev af 1. december 1999 har du bedt om aktindsigt i din personalesag. Din personalesag beror i sekretariatet i Undervisningsministeriets departement, og vi har derfor sendt anmodningen om aktindsigt videre til dem. Vedlagt følger kopi af de dokumenter, der beror her.

I breve af 2. og 6. december 1999 stiller du en lang række spørgsmål om den periode, hvor du har gjort tjeneste her. Min opfattelse af forløbet er følgende

I foråret 1999 blev der indgået en aftale mellem sekretariatet i Undervisningsministeriets departement og (Z)-styrelsen om, at du kunne gøre tjeneste her foreløbig for en periode på 6 måneder. Baggrunden var problemer med dit ansættelsesforhold i ministeriet, og ministeriet ville give dig endnu en chance for at fungere i et ansættelsesforhold i ministeriet. (Z)-styrelsen skulle afgive en udtalelse til ministeriet efter 6 måneder.

Den 25. november 1999 blev du af sekretariatschef (G) og kontorchef (E) gjort bekendt med styrelsens udtalelse til ministeriet. Du blev samtidig gjort bekendt med, at Departementet ville indkalde dig til et møde tirsdag den 30. november. Vi bad dig om at holde fri, indtil det møde havde afklaret, hvad der videre skulle ske med dit ansættelsesforhold i Undervisningsministeriet. Desuagtet valgte du at møde i (Z)-styrelsen den 26. november. Vi meddelte departementet, at det ville være hensigtsmæssigt, hvis mødet kunne rykkes frem, så du kunne få afklaret din situation.

Mødet blev rykket frem til samme dag klokken 14.00, men via din tillidsrepræsentant fik vi besked om, at du ikke ville deltage i et møde med departementet.

Mandag den 29. november afleverede du dine kommentarer til styrelsens udtalelse til departementet. Mens du var til stede blev Departementet, ved ( ), telefonisk kontaktet med henblik på at aftale tid for et møde. Du meddelte, at du ikke ønskede at deltage i et møde og at departementet måtte kontakte (A’s faglige organisation) eller din advokat.

Det er min opfattelse, at styrelsen har afgivet en saglig udtalelse til departementet og i øvrigt har optrådt korrekt i sagsforløbet.”

I brev modtaget i Undervisningsministeriets sekretariatskontor den 7. december 1999 skrev A bl.a. følgende

”Kontorchef (B) og jeg var i sommeren 1998 enige om, at jeg i årenes løb havde investeret mest tid i at behandle sagerne om ( ) og ( ), derfor valgte jeg i forbindelse med omstruktureringen i ministeriet at følge dette område.

Jeg fulgte derimod ikke mine sager og måtte blive i (B)’s kontor.

I slutningen af året var den uvisse situation blevet så ubehagelig for mig, at et mindre vellykket forsøg på kommunikation med (B) førte til en lokal advarselssamtale, der dog ikke er blevet fulgt op af Sekretariatskontoret. Under samtalen med direktør (C) og (B) anerkendte jeg, at jeg ikke havde udvist den fornødne respekt for (B).

Jeg har haft tillid til, at referatet gjorde det klart, at jeg ikke var så begejstret for at acceptere en advarsel for at kunne flytte fra (B)’s kontor.

Alle har vist sig positive over for mig i det sidste halve år, jeg har været særdeles tilfreds med mit arbejde og har holdt af mine kolleger uden undtagelse.

I et par tilfælde, hvor jeg har været inde hos kontorchef (E) fortalte han dog mig, at nogen havde klaget over mig. Men jeg kunne vanskeligt forholde mig til disse kun 2-3 klager, fordi jeg fik dem præsenteret et par måneder, efter de hændelser, der havde givet anledning til dem, var sket. (E) har for det meste dvælet ved en episode med ( ), som jeg ikke selv har opdaget. Jeg har senere over for ( ) beklaget, hvis jeg uden selv at opdage det, har forulempet hende.

Inden den 17. november 1999 skulle (Z)- styrelsen, som det var aftalt, afgive en indstilling om mit forløb. Da jeg ikke havde modtaget nogen udtalelse og alle behandlede mig endda særdeles godt, regnede jeg med, at udtalelsen ville blive positiv, arbejdede videre og indgik aftaler med mine samarbejdspartnere til langt ind i det nye år. (E) har endda for et par uger siden meddelt mine kolleger, at ( ) og jeg dækkede perioden mellem jul og nytår.

Jeg har stadig ikke fået et tilfredsstillende svar på, hvornår jeg skulle have fordrejet oplysninger. Jeg har ikke talt meget med kontorchef (E), og når jeg har henvendt mig til (E) med mine juridiske sager, har han henvist mig til ( ) eller ( ) med en udtalelse om, at han ikke forstår sig på jura. Hvorfor har jeg aldrig før fået noget at vide om, at jeg skulle have gentaget instruktioner fra de pågældende selv?

At jeg har manglet vilje til at høre efter instruktioner, især fra yngre kolleger, er en sær påstand, fordi jeg kun har haft en overreferent, der er yngre end jeg selv. Den anden er vel på min egen alder.

Jeg har til stadighed og efterhånden mange gange sagt til (E), at jeg intet har imod overreference. Tværtimod, jeg har været glad for mit samarbejde med ( ) og ( ), og jeg har ikke på noget tidspunkt i det halve år bedt (E) om at blive fritaget for overreferencen. Dette kan ( ) også bevidne.

Jeg må konstatere, at det er direkte urigtigt, når der står, at jeg har unddraget mig overreference. Min påstand kan let bevises ved at gennemgå alle mine ekspederede sager i journalen. Man vil kunne se, at alle mine sager har været gennemgået af ( ),( ) eller ( ).

Men det bliver værre endnu, for der står at læse, at jeg anfægter nødvendigheden af denne kontrol, især i udtalelser til ( ). Hvordan kan (E) skrive dette, når jeg kun har haft 3-4 af den slags sager, endda i de første måneder af min ansættelsestid?

Da jeg skulle forlade styrelsen straks efter, at jeg havde modtaget indstillingen den 25. november 1999 har jeg ingen mulighed haft for at modbevise urigtige påstande.

Jeg orker ikke at kommentere den futile påstand om, at jeg mener aldrig at begå fejl. Hvem er egentlig (E)’s adressat, når han skriver almindeligheder såsom, at vi alle med mellemrum begår fejl og erkender det? Det er jo så rigtig set. Hører noget sådant hjemme i en seriøs indstilling, der gerne skulle danne grundlag for min fremtidige ansættelsesforhold, og som jeg ellers skal kunne bruge offentligt?

Påstandene om mine sørgelige sociale evner er jeg først nu, hvor det er for sent, blevet præsenteret for. I min gennemgang af sagen har jeg skrevet, at ingen af mine samarbejdspartnere har givet udtryk for, at samarbejdet gik dårligt. Derfor kom indstillingen som et chok. Ingen har om fredagen villet vedkende sig, at de ikke ønsker et fremtidigt samarbejde med mig.

Jeg vil gerne have tilsendt alle eksisterende oversigter over, på hvilke tidspunkter jeg har stemplet ind og ud. Det er fx overhovedet ikke nævnt, at jeg først tager hjem ved 6- tiden. Det er ikke nævnt, at flexuret allerede kl. 9.15 skal have kode med angivelse af årsag til forsinkelse. De fleste af forsinkelserne er på 1 til 10 minutter og skyldes altså S-togsforsinkelser, hvad enten (E) tror det eller ej. Jeg kommer i øvrigt hver morgen samtidig med andre.

Jeg har aldrig kunnet forstå, hvad (E) har ment med påstanden om en aftale. Når jeg læser afsnittet, der begynder med: ’(A) blev præsenteret for 2 valgmuligheder e.t.c’, forstår jeg stadig ikke meningen. Lige oven for står i øvrigt, at jeg har erkendt, at det var utroværdigt, at for sene mødetidspunkter skyldtes S-togsforsinkelser. Jeg har tværtimod hævdet det modsatte. Andre end jeg må have opdaget, at der i de sidste år har været mange S-togsforsinkelser.

Jeg kan på nuværende tidspunkt ikke identificere udtalelsen/advarslen fra august 1999. Men jeg vil foreløbig kommentere den ved at henvise til kommentarerne oven for om mødetidspunkter. Hvorfor er det ikke nævnt, at jeg er mødt præcist til alle møder undtagen eet, hvor jeg kom fire minutter for sent. Den dag, jeg kom for sent, viser flexuret, at jeg kom kl. 9.01.

Jeg blev aftenen før mødet af (E) spurgt om, hvorvidt jeg kunne komme til møde med så kort varsel og uden at skulle skrive referat. Det sagde jeg ja til.

Da sagen endnu ikke er tilstrækkelig belyst, foreslår jeg sekretariatskontoret, at mødet onsdag den 8. december 1999 udsættes.”

Den 10. december 1999 var A til en samtale i Undervisningsministeriets sekretariatskontor. Af et referat fra samtalen fremgår bl.a. følgende

”Sekretariatskontoret havde indkaldt til samtale på baggrund af den udtalelse (Z)- styrelsen har afgivet den 25. november 1999 om forløbet af den periode, hvor (A) har arbejdet i styrelsen, jfr. referat af samtale med Sekretariatskontoret den 21. april 1999.

Administrationschef (F) indledte mødet med at meddele, at eventuelle kommentarer til (Z)-styrelsens udtalelse ikke vil blive drøftet i dag, da styrelsen ikke er tilstede.

Tillidsrepræsentant (D) udtrykte tvivl om, hvorvidt der er sket en reel prøvelse i (Z)- styrelsen og fandt, at det faglige niveau i udtalelsen ikke var acceptabelt.

Administrationschef (F) erindrede om, at Sekretariatskontoret havde fundet frem til en placering i (Z)-styrelsen, i første omgang for en periode på ½ år. Placeringen i (Z)-styrelsen udløste turnustillæg, fordi flytningen betød at betingelserne herfor var opfyldt. Sekretariatskontoret havde aftalt med (Z)-styrelsen, at lønnen skulle betales af UVM. Som aftalt havde (Z)-styrelsen afgivet en udtalelse i november måned. Udtalelse konkluderede, at (A) desværre ikke kunne fortsætte i (Z)-styrelsen.

På baggrund af at (A) i brev af bl.a. 2. december 1999 til (Z)-styrelsen har anført, at han er blevet bortvist, meddelte (F) , at der ikke er tale om bortvisning, og at lønnen ikke er stoppet.

(A) fandt beskrivelsen af de faktiske omstændigheder korrekt.

(F) meddelte, at den negative udtalelse fra (Z)-styrelsen betød, at der i overensstemmelse med referatet fra den 21. april 1999 nu var blevet indkaldt til en afskedigelsessamtale.

(A) var enig heri, men fandt at han på grund af sagens alvorlige karakter skal have mulighed for at forberede sig.

(A) meddelte, at han ikke kunne acceptere (Z)-styrelsens evaluering, som var afgivet på et forkert grundlag. Under sin ansættelse havde han ydet en stor arbejdsindsats såvel kvantitativt som kvalitativt. Påstanden om gentagne gange at have mødt for sent var urigtig. (A) bad derfor om en flextidsopgørelse og en udskrift fra journalen over de sager, hvor han havde været sagsbehandler.

Tillidsrepræsentant (D) fandt, at (Z)-styrelsens udtalelse ikke er tilstrækkelig begrundet til at kunne danne grundlag for en afskedigelse. Spørgsmålet er, om der har været tale om en reel afprøvning.

(A) fandt, at udtalelsen var et falsum, og skyldtes, at (Z)-styrelsen fra 1. december selv skulle afholde lønudgiften, hvilket de ikke havde gjort i afprøvningsperioden.

(F) oplyste, at det fra starten havde været en klar aftale mellem (Z)-styrelsen og Sekretariatskontoret, at lønudgiften ville blive betalt af Sekretariatskontoret, sålænge (A) var ansat i (Z)-styrelsen altså også efter 1. december 1999.

(F) meddelte, at han kun vil forholde sig til konklusionen i (Z)-styrelsens udtalelse. På den baggrund må det konstateres, at (A) ikke kan fortsætte i (Z)-styrelsen. Dette betyder, at Sekretariatskontoret i løbet af et par dage vil sende brev om, at man er sindet at afskedige (A) fra 1. januar 2000.

På et spørgsmål fra tillidsrepræsentant (D) oplyste administrationschef (F) , at det er udelukket at lade (A) arbejde i UVM i opsigelsesvarselsperioden på de 6 måneder.”

Samme dag havde A en personlig samtale med en af mine medarbejdere vedrørende sagen.

I brev af 13. december 1999 skrev ministeriet bl.a. således til A

”Uansøgt afskedigelse

Der har den 10. december 1999 været afholdt en samtale vedrørende din fremtidige ansættelse i Undervisningsministeriet.

I henhold til aftale har du siden 15. maj 1999 gjort tjeneste i (Z)-styrelsen. Inden din placering i (Z)-styrelsen blev der den 21. april 1999 afholdt en samtale med Sekretariatskontoret. Af referatet fra samtalen fremgår, at (Z)-styrelsen efter et halvt år skal afgive en udtalelse og at en negativ udtalelse betyder, at det ikke vil være muligt at finde et nyt tjenestested i ministeriet. (Z)-styrelsen har afgivet udtalelse den 23. november 1999 og har konkluderet, at du ikke bør fortsætte i styrelsen.

På den baggrund skal vi herved meddele, at man er sindet at afskedige dig med 6 måneders varsel fra den 1. januar 2000. Da du har været ansat i ministeriet fra 1. juli 1987 vil du været berettiget til fratrædelsesgodtgørelse.

Referat fra samtalen den 10. december 1999 vedlægges. Du bedes returnere det i underskreven tilstand eventuel med tilføjelser eller rettelser senest mandag den 20. december 1999.

Det tilføjes, at du indtil videre er fritaget for tjeneste fra dags dato.”

Ved brev af 13. december 1999 stilet til Z-styrelsens direktør H og kontorchef E skrev A bl.a. følgende

”Allerede inden de 2 hverdage, som styrelsen havde givet mig til at svare i, var forløbet, kom jeg med mine udførlige kommentarer til indstillingen. Direktør (H) har ved brev af 7. december 1999 givet mig et mangelfuldt og ufuldstændigt svar, der slutter med, at han betragter sagen som afsluttet for (Z)-styrelsens vedkommende. Direktør (H) er enig med (E) i, at styrelsen har afgivet en saglig indstilling, og i, at styrelsen har optrådt korrekt i sagsforløbet.

Allerede nu vil jeg imidlertid gøre opmærksom på, at (Z)-styrelsen ikke har givet mig lejlighed til at lade mig bistå af andre, fx en tillidsmand, da jeg uvarslet og derfor alene torsdag den 25. november 1999 om aftenen efter arbejdstids ophør blev præsenteret for kontorchef (E)’s indstilling af 23. november 1999.”

Ved brev af 13. december 1999 klagede A til mig over afskedigelsen.

A meddelte i brev af 14. december 1999 Undervisningsministeriets sekretariat at han kunne tiltræde referatet af 10. december 1999, men kom med enkelte tilføjelser hertil.

Ved breve af 15. og 16. december 1999 sendte A bilag til mig vedrørende sagen.

Undervisningsministeriet skrev den 20. december 1999 bl.a. følgende til A

”Vi bekræfter hermed modtagelsen af dit brev af 14. december 1999, hvori du dels meddeler, at du har nogle få bemærkninger til referatet fra samtalen den 10. december 1999, og dels under henvisning til bl.a. Forvaltningslovens regler klager over (Z)-styrelsens indstilling og afgørelse.

På den baggrund skal vi herved meddele, at vi med modtagelsen af dine bemærkninger herefter betragter referatet fra samtalen den 10. december 1999 som endelig accepteret.

I dit brev omtaler du de økonomiske betingelser for din ansættelse i (Z)-styrelsen. I den anledning skal vi hermed – som også oplyst flere gange under samtalen den 10. december 1999 med Sekretariatskontoret – meddele, at (Z)-styrelsen hverken før eller efter 15. november 1999 ville blive økonomisk belastet ved din ansættelse, idet det var en aftale mellem Sekretariatskontoret og styrelsen, at din lønudgift ville blive dækket, så længe du var ansat i styrelsen. Når (Z)-styrelsen afgiver en udtalelse i november måned, skyldes det en klar aftale om, at en sådan skulle afgives, hvilket du også var orienteret om jfr. referat fra samtale i Undervisningsministeriet den 21. april 1999.

Vedrørende dine klager over (Z)-styrelsen, har styrelsen meddelt os, at de vil svare på din henvendelse så hurtigt som muligt.”

Jeg meddelte ved brev af 21. december 1999 A at jeg ikke kunne tage stilling til forhold der ikke var færdigbehandlet af de relevante myndigheder. Jeg bad ham derfor afvente Undervisningsministeriets endelige afgørelse i sagen.

I brev af 5. januar 2000 besvarede Z-styrelsen A’s henvendelse af 13. december 1999 og skrev bl.a. således

”(Z)-styrelsen fastholder indholdet af den udtalelse af 23. november 1999, der blev afgivet til Undervisningsministeriets departement.

Udtalelsen blev givet på baggrund af den aftale, der var truffet mellem Undervisningsministeriet og (Z)-styrelsen om, at du kunne gøre tjeneste på prøve i (Z)-styrelsen i ½ år fra den 17. maj 1999. Ved udløbet af prøvetiden skulle styrelsen afgive en udtalelse. Det har hele tiden været kendeligt for dig jf. bl.a. det referat af samtale i Undervisningsministeriet af 21. april 1999, som var vedlagt som bilag 1 i dit brev af 7. december 1999.

Konklusionen på udtalelsen er, at forløbet efter styrelsens vurdering ikke har fungeret tilfredsstillende, og at du derfor ikke bør fortsætte tjenestetiden her. Begrundelsen er primært samarbejds- og kommunikationsvanskeligheder. Bla. har det ikke været muligt at aftale med dig, at du skulle møde rettidigt på arbejde.

Vi vedlægger kopi af din flexrapport for hele den periode, du har gjort tjeneste her. Vi har ikke en opgørelse over alle de sager, du har ekspederet, og tilsender den derfor ikke. Omkring din sagsbehandling kan vi henvise til udtalelsen af 23. november 1999.

Du beder også om at få præciseret bemærkningerne i udtalelsen om din undervisningsindsats, det manglende tillidsforhold og de bevidst fordrejede oplysninger. Det skal bemærkes, at du flere gange mundtligt har fået eksemplerne, blandt andet under samtalen på mit kontor, da du fik en kopi af styrelsens udtalelse. Det drejer sig bl.a. om en sag som burde have været behandlet i ( )-kontoret og ikke af dig. Vi henviser i øvrigt til udtalelsen.

Generelt har det været meget vanskeligt at være sikker på en ordentlig kommunikation med dig, hvilket hele forløbet omkring dit ophør også bærer præg af. Det har været nødvendigt mange gange at præcisere, at du ikke er blevet bortvist, at det er en udtalelse styrelsen afgav i overensstemmelse med den oprindelige aftale, at du ikke kunne unddrage dig at tage kontakt til sekretariatet i Undervisningsministeriets departement, fordi ansættelses- og afskedigelseskompetencen beror i Undervisningsministeriet osv., osv.

Vi er uenige i, at styrelsen ikke har givet dig anledning til at lade dig bistå af andre. Tillidsrepræsentanten for AC i (Z)-styrelsen, ( ), har været inddraget under hele forløbet, og har bistået dig i det omfang du har ønsket det.

Vi er også uenige i, at sagen ikke har været tilstrækkeligt oplyst. Kontorchef (E) har undervejs ført flere samtaler med dig, forinden han afgav sin udtalelse.

Alle ansættelser i (Z)-styrelsen sker på baggrund af en indstilling til direktionen. Indstillingen af 16. april 1999 er et internt notat, som du først er blevet gjort bekendt med nu, fordi styrelsen har valgt at give dig fuld aktindsigt i sagen. Indstillingen beskriver den situation du i forvejen var bekendt med, og danner grundlag for, at du fik en chance mere for at bevare dit ansættelsesforhold i Undervisningsministeriet. Vi mener derfor ikke, at det har skadet din sag, at du først er blevet bekendt med indstillingen på nuværende tidspunkt.

Du har med vores brev af 7. december 1999 fået kopi af alle de akter, der beror her i (Z)-styrelsen, herunder referaterne af samtalerne den 11. og 26. august 1999. Jeg er derfor ikke klar over, hvad du henviser til, når du beder om notatet fra den egentlige medarbejdersamtale.”

I en aftale dateret den 14. januar 2000 mellem Undervisningsministeriet, A og hans faglige organisation fremgår bl.a. følgende

”Den 14. januar 2000 her der været afholdt møde mellem (A’s faglige organisation) og Undervisningsministeriet.

Parterne har drøftet sagen og er enige om, at fuldmægtig (A), født den ( ), fratræder sin stilling i Undervisningsministeriet med udgangen af januar 2001.

I opsigelsesperioden fritstilles (A) og der udbetales sædvanlig løn, hvorefter der ikke kan gøres noget krav gældende mod Undervisningsministeriet.

Ministeriet er villig til at give referencer.”

Undervisningsministeriet skrev i brev af 31. januar 2000 bl.a. følgende til A

”Under henvisning til den af 14. januar 2000 indgåede aftale mellem dig og Undervisningsministeriet og (A’s faglige organisation) fratræder du din stilling som fuldmægtig med udgangen af januar måned 2001.

I opsigelsesperioden vil du få udbetalt sædvanlig løn incl. tillæg.

Restferie fra optjeningsåret 1998 skal afholdes inden 1. maj 2000 og ferie fra optjeningsåret 1999 skal afholdes inden 1. februar 2001. Ved din fratræden vil du få anvist feriegiro for optjeningsåret 2000 og januar måned 2001.”

Den 27. oktober 2000 rettede A på ny henvendelse til mig og skrev bl.a. følgende

Jeg vil klage over den chokerende måde, jeg blev afskediget på og over, at jeg ikke har fået nogen hjælp og information om ordninger i forbindelse med for tidlig fratræden. Jeg henviser til beskrivelsen af sagsforløbet i mit brev af 7. december 1999, der i øvrigt tidligere er sendt til ombudsmanden sammen med andet relevant materiale.

Jeg vil klage over, at jeg ikke har set kontorchef (E)’s indstilling af 16. april 1999 og derfor ikke har haft lejlighed til at komme med bemærkninger. Jeg har under samtalen den 14. april 1999 med (E) naturligvis ikke søgt at skjule eksistensen af den lokale advarselssamtale i 1998, som i øvrigt ikke er blevet fulgt op af sekretariatskontoret. Det ville ikke have ført til noget, da advarselssamtalen jo i forvejen er kendt, jf. sekretariatskontorets referat af 21. april 1999. Derimod er jeg ikke blevet oplyst om den længere samtale, (E) angiver, at have haft med min tidligere kontorchef (B) den 14. april 1999. (B)’s beskrivelse af mig, der fremgår i indstillingen af 16. april 1998 er bestemt ikke smigrende og den har været hemmeligholdt for mig. At jeg, som det nævnes i indstillingen ( ) skal have fordrejet de faktiske omstændigheder betydeligt ved at angive, at overflytningen også havde karakter af turnustilbud, kan jeg ikke forstå. Der står jo i det officielle referat af 21. april 1999, at jeg ved overflytningen til (Z)-styrelsen ville få turnustillæg, fordi jeg fra 15. maj 1999 opfyldte kravene til turnustillæg. Jeg vil endvidere klage over indstillingens tone og form, herunder om det er rimeligt, at (E) efter at have set mig kun en gang kan skrive, at ’min dialog forekom relevant – dog med tendens til virkelighedsomskrivninger og selektiv hukommelse’. Direktør (H) har godkendt indstillingen og anerkender formentlig derfor (E)’s måde at skrive indstilling på.

Jeg vil klage over, at jeg i de over 6 måneder, jeg arbejdede i (Z)-styrelsen, ikke har fået nogen oplysning eller information om forløbet af min ansættelse. Først torsdag den 25. november 1999 kl. 16.30 efter arbejdstid blev der afholdt et møde, hvor jeg fik udleveret den negative indstilling af 23. november 1999. Sekretariatschef (G) har i sit svar af 5. januar 2000 skrevet, at jeg er blevet oplyst om min indsats under samtalen på hendes kontor. Men det drejer sig jo netop om samtalen om aftenen den 25. november 1999, så det ændrer ikke på det forhold, jeg klager over.

Jeg vil klage over, at jeg ikke havde lejlighed til at få en tillidsmand med til mødet den 25. november. Sekretariatschef (G) skriver, at tillidsmanden har været inddraget under hele forløbet. Jeg har imidlertid ikke været klar over, at tillidsmanden uden at informere mig har været involveret i sagen.

Jeg vil endelig klage over, at jeg kun fik frist til at afgive en udtalelse i sagen indtil mandag den 29. november 1999 kl. 14.00. Jeg ønsker endvidere oplyst, om det forhold, at jeg blev beordret til at rydde mit skrivebord torsdag den 24. november om aftenen, at jeg øjeblikkeligt var fritaget for tjeneste og at jeg skulle holde mig væk fredag og mandag, kan betragtes som hensynsfuld forvaltningsskik. Da jeg et par dage besøgte (Z)-styrelsen, fordi jeg ville aflevere mine bemærkninger, viste tillidsmanden mig endog døren, og jeg kom ikke ind i bygningen.”

I anledning af A’s klage bad jeg i brev af 4. april 2001 Undervisningsministeriet om en udtalelse om sagen. Jeg anførte bl.a. følgende

”1. I referatet fra en samtale med (A) d. 21. april 1999 om omplacering til en stilling i (Z)- styrelsen er bl.a. anført følgende

’Ovenstående indebærer, at

en positiv udtalelse efter 6 måneder betyder, at ansættelsen i styrelsen fortsætter uden tidsbegrænsning. Da en placering i UVM må anses for udelukket vil en negativ udtalelse efter 6 måneders forløb føre til, at sekretariatskontoret må indkalde til en afskedigelsessamtale.’

Med henvisning hertil beder jeg om at Undervisningsministeriet i udtalelsen kommer nærmere ind på karakteren af den anførte tilkendegivelse vedrørende (A)’s fortsatte ansættelsesforhold, herunder om tilkendegivelsen er et udtryk for at ministeriet på daværende tidspunkt havde truffet afgørelse om at (A) skulle afskediges hvis placeringen i (Z)-styrelsen ikke kunne fortsætte ud over 6 måneder.

Jeg beder endvidere om at Undervisningsministeriet i udtalelsen kommer nærmere ind på om ministeriet forud for afskedigelsen af (A) havde givet ham en redegørelse for ministeriets egen (foreløbige) opfattelse af sagen, herunder for ministeriets retlige kvalifikation af faktum samt for ministeriets vurdering af sagens bevismæssige spørgsmål. Jeg henviser i den forbindelse til Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 164f, og artiklen Partshøringsreglernes anvendelse i personalesager i Ugeskrift for Retsvæsen 1999 B, s. 25, af Jon Andersen og Elizabeth Bøggild Nielsen.

I en udtalelse til Undervisningsministeriet af 23. november 1999 har (Z)-styrelsen bl.a. anført følgende

’Enkelte kolleger har allerede præcist givet udtryk for, at de ikke ønsker et fremtidigt samarbejde med (A). I andre tilfælde har medarbejdere taget afstand fra hans opførsel. For undertegnede betyder det en nøje planlægning af samarbejdsmuligheder – (A) kan ikke fleksibelt indgå i forskellige samarbejdsmønstre.’

I den anledning beder jeg om at Undervisningsministeriet i udtalelsen også kommer ind på spørgsmålet om anvendelse af anonyme udtalelser i afskedigelsessager. Jeg henviser til Folketingets Ombudsmands beretning for 1996, s. 106*, og beretningen for 1999, s. 472*.

I et brev til (A) af 25. november 1999 som blev udleveret til ham personligt samtidig med en kopi af ovennævnte udtalelse, skrev (Z)-styrelsen bl.a. følgende

’Indtil der foreligger en endelig afklaring med Departementet om dit forløb her, er du fritaget for tjeneste. Vi forventer derfor, at du holder fri i morgen og på mandag. Derefter vil du høre nærmere.’

Jeg beder med henvisning hertil om en nærmere redegørelse for baggrunden for beslutningen om at det i forbindelse med udleveringen af (Z)-styrelsens udtalelse til (A) samtidig var nødvendigt at fritage ham for tjeneste.

Endvidere beder jeg om at få oplyst hvornår det blev aftalt med (A) at han og en kollega skulle arbejde mellem jul og nytår, samt hvornår aftalen blev meddelt til (A)’s kolleger. Jeg henviser til (A)’s brev til bl.a. (Z)-styrelsen af 29. november 1999 og til side 6 og 7 i udateret sagsfremstilling fra (A), indjournaliseret i Undervisningsministeriet den 7. december 1999.

Endelig beder jeg Undervisningsministeriet om at oplyse nærmere om ministeriets overvejelser vedrørende (A)’s indsigelser om mødekulturen generelt på kontoret. Jeg henviser også i denne forbindelse til den ovenfor anførte udaterede sagsfremstilling, s. 14 og 15.

Jeg beder om at Undervisningsministeriet forinden indhenter en udtalelse fra (Z)-styrelsen om sagen. I den forbindelse beder jeg endvidere om udlån af (Z)-styrelsens eventuelle akter i sagen.”

I sin udtalelse af 25. maj 2001 skrev Z-styrelsen bl.a. således

”(Z)-styrelsen bidrager nedenfor med svar på spørgsmål 3, 4, 5 og 6 i Ombudsmandens brev af 4. april 2001.

Ad. 3

(Z)-styrelsen har ikke anvendt anonyme udtalelser overfor (A) ( ). De kolleger, der refereres til i udtalelsen fra kontorchef (E) af 23. november 1999 som ’enkelte kolleger har givet udtryk for ’, har (A) været orienteret om. Kontorchef (E) har løbende talt med (A) om det. Det bekræftes også af side 6 i hans sagsfremstilling af 7. december 1999 til Sekretariatskontoret i UVM. Mødetiderne har skriftligt været påtalt i referater af 11. og 26. august 1999 og samarbejdsformerne i udtalelsen af 23. november 1999.

Ad. 4

Det var aftalt fra prøveperiodens begyndelse, at (A) ikke skulle fortsætte sin tjeneste i (Z)-styrelsen, hvis det ikke kunne lykkes at give ham en positiv udtalelse. Som det fremgår af udtalelsen af 23. november 1999 var det især vanskeligt at etablere aftaler med (A). Det var både i relation til opgaveløsning, det at møde rettidigt på arbejde, komme rettidigt til møder og samarbejde med kolleger om opgavevaretagelsen. Vi frygtede, at han ville skabe meget uro i kontoret, efter at være gjort bekendt med udtalelsens indhold. Det skete også, da han desuagtet tjenestefriheden dukkede op dagen efter, han var blevet gjort bekendt med udtalelsen og omdelte kopier, afæskede sine kolleger forklaringer, forsøgte at skaffe sig sympati med forklaringer om ægteskabelige problemer og i det hele taget ikke været i stand til at forstå eller acceptere situationen.

Ad. 5

(Z)-styrelsen holder ikke lukket i arbejdsdagene mellem jul og nytår. Alle kontorer skal have en vis bemanding, så borgere og andre myndigheder kan henvende sig. I Tildelingskontoret i 1999 skulle to fuldmægtige på arbejde i arbejdsdagene mellem jul og nytår. Fuldmægtiggruppen på 8 personer ville selv komme med et forslag til kontorchefen om, hvem der skulle på arbejde.

Ad. 6

(Z)-styrelsen har en af Samarbejdsudvalget vedtaget flextidsregler. I henhold til flextidsreglerne er fixtiden mellem 9.15 og 15.15. Normtiden som arbejdstiden beregnes efter er fra 8.10 til 15.34. Der er mulighed for at flexe efter aftale med nærmeste chef mellem klokken 7.00 og 9.15 og mellem klokken 15.15 og 18.00.

( ) har mulighed for at ringe fra klokken 8.00. Mødekulturen hos medarbejdere med telefonvagt er fra ca. 7.50-9.00. Efter 8.00 naturligvis kun de dage, man ikke har telefonvagt. Fuldmægtigene møder som regel mellem klokken 8.00 og 9.00. Hvis man møder efter 9.15 kræver det særlig aftale. Hvis det har været nødvendigt at arrangere møder før 9.15, mødes der i god tid inden mødets start.

Møder i (Z)-styrelsen indkaldes som hovedregel elektronisk via den elektroniske kalender.

(A) blev allerede i august gjort opmærksom på, at hans mødetidspunkter ikke var acceptable. Han blev tilbudt en individuel ordning, men ønskede det ikke. Han blev i den anledning tildelt en advarsel jf. vedlagte kopi af referat fra kontorchef (E)’s advarsel af 11. og 26. august 1999 samt personalesekretariatets notat om, at (A) var gjort bekendt med advarslen, og at den ville blive lagt på sagen.”

Undervisningsministeriet skrev i udtalelsen af 31. maj 2001 bl.a. følgende

”Til den del af klagen, der vedrører (Z)-styrelsen, henvises til vedlagte udtalelse af 25. maj 2001 fra (Z)-styrelsen.

Med hensyn til den del af klagen (svar på spørgsmål 1 og 2 i Ombudsmandens brev af 4. april 2001), der vedrører ansættelsesforløbet i Undervisningsministeriet, skal vi hermed udtale følgende

(A) blev ansat i Undervisningsministeriet den 1. juli 1987. (A) har været ansat i forskellige kontorer og under forskellige kontorchefer. Flytningerne har dels været forårsaget af strukturændringer og dels været omplacering i konsekvens af ministeriets omplaceringsordning.

Undervisningsministeriets omplaceringsordning fra 1990 er en del af ministeriets personalepolitik. Ordningen er et tilbud til de medarbejdere, der risikerer afskedigelse på grund af manglende kvalifikationer, samarbejdsvanskeligheder eller lign. jfr. vedlagte personalepolitik pkt. 2.9: Sikring af kvalitet (minimumskrav).

Flytning i henhold til omplaceringsordningen forudsætter, at medarbejderen ikke lever op til ministeriets minimumskrav, at medarbejderen af nærmeste chef har fået en formel advarsel, og at chefen vurderer, at medarbejderen ikke kan fortsætte i sin nuværende stilling i kontoret. Dette meddeles Sekretariatskontoret, eventuelt suppleret med en indstilling om omplacering til andet tjenestested.

Derefter indkaldes medarbejderen, og hvis medarbejderen ønsker det en tillidsrepræsentant til en formel ’opfølgningssamtale’, hvor medarbejderen og dennes tillidsrepræsentant orienteres om, at Sekretariatskontoret har modtaget referat fra advarselssamtalen mv. Formålet med dette opfølgningsmøde er dels at give medarbejderen mulighed for at fremkomme med sine synspunkter, og dels at Sekretariatskontoret kan give sin vurdering af sagen, herunder om man er enig i kontorchefens vurdering af, at der er tale om forhold, der er så alvorlige, at de kan begrunde uansøgt afskedigelse. Hvis medarbejderen ønsker at gøre brug af omplaceringsordningen, og Sekretariatskontoret finder, at det vil være rimeligt at give medarbejderen denne chance, undersøger Sekretariatskontoret om dette er muligt. Der tages referat fra ’opfølgningssamtalen’. Referatet godkendes af medarbejderen, der også får mulighed for både under mødet og efterfølgende at udtale sig om såvel de faktiske forhold, der har ført til den formelle advarsel, om det retlige grundlag mv.

Med hensyn til omplaceringsordningen får medarbejderen besked om, at placeringen er en ’prøveperiode’ på 6 måneder, hvor der skal afgives en udtalelse. Hvis udtalelsen er negativ, vil der umiddelbart herefter blive taget skridt til afskedigelse. Både medarbejderen, der omplaceres, og chefen i det modtagende kontor er bekendt med, at der er tale om en omplacering i forbindelse med en advarsel, og at der skal afgives en udtalelse. En positiv udtalelse indebærer, at advarslen bortfalder, og at medarbejderen fortsætter som ’normal’ medarbejder på det pågældende tjenestested. En negativ udtalelse vil medføre uansøgt afskedigelse.

Ovenstående fremgangsmåde er også benyttet overfor (A) i forbindelse med hans omplacering til (Z)-styrelsen jf. referat fra samtale den 21. april 1999. På mødet den 21. april 1999 blev der givet (A) en mundtlig redegørelse for ministeriets opfattelse af sagen og det blev klart præciseret, at det var ministeriets opfattelse, at de forhold, der var beskrevet i advarselssamtalen om samarbejdsvanskeligheder mv., var så alvorlige, at de kunne begrunde en afskedigelse, og at de kommentarer, som (A) havde fremsendt, ikke ændrede herved (jf. spørgsmål 2 i brevet fra Ombudsmanden).

(A) meddelte, at han gerne ville benytte omplaceringsordningen. Flytning af (A) havde allerede på dette tidspunkt været undersøgt i nogle måneder, fordi han var utilfreds med sin placering i forbindelse med en strukturændring af ministeriet. (A) var telefonisk og på møder med Sekretariatskontorets chef, administrationschef (F) løbende blevet orienteret om problemerne med at finde en anden placering i ministeriet. Den eneste mulighed for en anden placering, var en placering i (Z)-styrelsen. Dette tilbud ville (A) gerne gøre brug af. (A) blev gjort bekendt med, at en positiv prøveperiode ville betyde, at han kunne fortsætte i (Z)-styrelsen uden tidsbegrænsning, men at en negativ udtalelse fra (Z)-styrelsen ville betyde afskedigelse fra ministeriet (jf. spørgsmål 1 i brevet fra Ombudsmanden).

Det er derfor Undervisningsministeriets opfattelse, at det ikke kan have været en overraskelse for (A), at en negativ udtalelse fra (Z)-styrelsen ville indebære, at han straks ville blive afskediget fra ministeriet jf. referat fra ovennævnte samtale den 21. april 1999 (jf. spørgsmål 2 i brevet fra Ombudsmanden).

På mødet den 10. december 1999 meddelte Sekretariatskontoret (A), at ministeriet havde modtaget den negative udtalelse fra (Z)- styrelsen, og at man herefter var sindet at afskedige ham. Efter at have vurderet (A)’s efterfølgende kommentarer, var det ministeriets opfattelse, at disse ikke gav grundlag for at ændre beslutningen, hvilket meddeles i brev af 20. december 1999 til (A).

(A) beder herefter (A’s faglige organisation) om at repræsentere sig i de kommende forhandlinger med ministeriet ((A) deltager herefter ikke selv i møderne). Under disse forhandlinger fastholder ministeriet, at man er sindet at afskedige (A). Forhandlingerne med (A’s faglige organisation) drejer sig herefter om betingelserne for fratræden. Under disse forhandlinger tilbyder ministeriet at betale udgifter til en beskæftigelseskonsulent eller lign., der kunne hjælpe (A) til et nyt job. Dette afvises af (A’s faglige organisation), der i stedet ønsker at fokusere på en aftale om et langt opsigelsesvarsel. Forhandlingerne afsluttes med en aftale, som underskrives af alle parter.”

A fremkom i brev af 5. juli 2001 med sine kommentarer til myndighedernes udtalelser. Ved brev af 10. juli 2001 sendte jeg kopi af hans brev til Undervisningsministeriet og bad om myndighedernes eventuelle bemærkninger til det han havde anført.

Z-styrelsen skrev i brev af 20. august 2001 således

”

(Z)-styrelsen fastholder, at vilkårene for (A)’s ophold i (Z)-styrelsen har været kendelige for (A) jfr. referat af samtale af 21. april 1999 i UVM samt tidligere korrespondance.

(A) refererede til kontorchef (E). Derudover var fuldmægtig ( ) kontaktperson for (A) i introduktionsforløbet og specialkonsulent ( ) gennemså sagerne før afsendelse.”

I brev af 21. august 2001 skrev Undervisningsministeriet bl.a. således

”Det er korrekt, at (A) har været ansat under samme chef (B) i knapt 10 år.

I september 1998 gennemførte Undervisningsministeriet en omfattende strukturændring. Om de personalepolitiske principper i forbindelse med denne strukturændring henvises til pkt. 3 i referat fra ekstraordinært HSU-møde den 10. juni 1998 og notat af 12. juni 1998 om procedure for placering af medarbejdere i den nye struktur (begge vedlagt).

Med bemærkningen i referatet fra samtalen den 21. april 1999 ’det trods mange forsøg ( ) ikke er lykkedes at finde at nyt tjenestested for (A)’ har Sekretariatskontoret villet oplyse, at man ikke kun har rettet henvendelse til et enkelt kontor, men til flere kontorer.

Kopi af brev af 3. juni 1999 fra administrationschef (F) til sekretariatschef ( ) vedlægges. Der er tale om et ’teknisk’ dokument, der alene tager sigte på en afklaring af, hvor (A)’s løn udbetales fra, og hvem der i den sidste ende skal betale den. Disse oplysninger er (A) uvedkommende.

Sekretariatskontoret har ikke mulighed for at kommentere bemærkningen vedr. opfølgning i (Z)-styrelsen. Som det imidlertid fremgår af ministeriets brev af 31. maj 2001 til Ombudsmanden, er det ministeriets opfattelse, at (A) på mødet den 21. april 1999 tilstrækkeligt klart blev gjort opmærksom på betingelserne for ansættelsen i (Z)-styrelsen, og konsekvensen af en negativ udtalelse.

Uansøgt afskedigelse fra en stilling i Undervisningsministeriet sker i overensstemmelse med funktionærloven, overenskomster mv. Undervisningsministeriets minimumskrav præciserer hvilke krav, der stilles til medarbejderne i ministeriet. I 1991 fik ministeriet for første gang nogle nedskrevne krav (vedlægges). Kravene skal ses i sammenhæng med ministeriets personalepolitik.

Til det anførte skal ministeriet oplyse, at det efter (F)’s kalendernoteringer har været aftalt med (A), at der skulle afholdes – og blev afholdt – møder om emnet den 2. marts 1999 kl. 15.00-16.00, den 22. marts 1999 kl. 9.30-10.00 og den 21. april 1999 kl. 10.00- 11.00. Herudover har der været afholdt et tilsvarende antal drøftelser, hvor (A) er mødt op uanmeldt hos (F).”

Den 22. august 2001 sendte A mig yderligere bemærkninger til sagen, og den 27. august 2001 sendte jeg ham kopi af myndighedernes udtalelser af 20. og 21. august 2001.

I min foreløbige redegørelse af 4. september 2002 skrev jeg bl.a. følgende

Ombudsmandens foreløbige redegørelse

”Efter min gennemgang af sagen mener jeg at Undervisningsministeriet i sagsforløbet der førte til (A)’s afsked, traf tre beslutninger: Den formelle advarsel af 2. december 1998, flytning til (Z)-styrelsen i henhold til omplaceringsordningen med de dertil knyttede vilkår og den endelige beslutning om afskedigelse.

En klage til ombudsmanden skal være indgivet ’inden et år efter, at forholdet er begået’ (§ 13, stk. 3, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand ). (A) rettede første gang henvendelse til mig den 13. december 1999. En eventuel klage over advarslen af 2. december 1998 er derfor forældet i forhold til ombudsmandsloven. Jeg er således afskåret fra at foretage mig noget vedrørende den del af sagen.

Tilbage resterer beslutningen om omplacering til (Z)-styrelsen og beslutningen om afskedigelsen.

Ved min behandling af sagen har jeg koncentreret min undersøgelse om Undervisningsministeriets sagsbehandling, dvs. ministeriets partshøring, meddelelse af afgørelse og begrundelse, i forbindelse med disse to beslutninger, jf. ombudsmandslovens § 16, stk. 1.

1. Flytning til (Z)-styrelsen i henhold til omplaceringsordningen

a. Omplaceringsbeslutningen

Ved vurderingen af sagsbehandlingen i forbindelse med (A)’s flytning til (Z)-styrelsen i henhold til omplaceringsordningen er det af afgørende betydning om sagsforløbet indeholder beslutninger der må anses for afgørelser i forvaltningslovens forstand. I givet fald indebærer det bl.a. at lovens regler om partshøring og begrundelse efter omstændighederne finder anvendelse.

Beslutninger om stillingsændringer som ikke er så omfattende at de nærmer sig forflyttelse, anses normalt ikke for at være omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb. Efter lovens forarbejder omfatter afgørelsesbegrebet ikke tjenestebefalinger til ansatte eller andre beslutninger der træffes i forbindelse med myndighedens ledelse og fordeling af de opgaver som det påhviler myndigheden at varetage, f.eks. beslutninger om hvor en medarbejder inden for sit ansættelsesområde skal gøre tjeneste. For så vidt vil myndigheden ikke efter forvaltningsloven være forpligtet til at foretage partshøring eller til at meddele den pågældende en begrundelse, jf. Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 151f.

Beslutninger om stillingsændringer ud over forflyttelsesgrænsen anses derimod for afgørelser i forvaltningslovens forstand. Hvis den ansatte i forbindelse med en sådan stillingsændring tilbydes og accepterer en ny stilling, rummer forløbet to afgørelser, dels en (bebyrdende) afgørelse om uansøgt afskedigelse fra den hidtidige stilling, dels en (begunstigende) afgørelse om ansættelse i en ny stilling.

I relation til den foreliggende sag er spørgsmålet herefter om (A)’s flytning fra ministeriet til (Z)-styrelsen indebar så væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet at der var tale om forflyttelse.

Det fremgår af sagen at (A) blev flyttet i henhold til Undervisningsministeriets omplaceringsordning fra 1990 som er en del af ministeriets personalepolitik. De regler i ordningen som (A) blev flyttet i henhold til, indeholder ifølge ministeriets personalepolitik følgende

’2.9. Sikring af kvalitet (minimumskrav)

For at ministeriet kan fremstå som en effektiv og kvalitetsbevidst arbejdsplads, der sikrer medarbejderne gode og trygge arbejdsvilkår samt mulighed for at udvikle sig og for at få selvstændig kompetence og ansvar, er det nødvendigt, at hver enkelt medarbejders faglige og personlige kvalifikationer er af høj kvalitet og opfylder de fastsatte minimumskrav for den pågældende medarbejderkategori.

Medarbejderne må generelt være indstillet på og evne omstilling til nye arbejdsopgaver og -steder i ministeriet og levere arbejdsindsats og -resultat i forhold til lønnen.

Hvis en medarbejder – normalt efter udnyttelse af omplaceringstilbud – ikke opfylder de fastsatte minimumskrav, vil ansættelsesforholdet blive bragt til ophør.

’

Ministeriet har i udtalelsen af 31. maj 2001 oplyst at flytning i henhold til omplaceringsordningen forudsætter at medarbejderen ikke lever op til ministeriets minimumskrav, at medarbejderen af nærmeste chef har fået en formel advarsel, og at chefen vurderer at medarbejderen ikke kan fortsætte i sin nuværende stilling.

(A) fik som nævnt den 2. december 1998 en formel advarsel begrundet i manglende samarbejdsvilje og -evne. Det blev præciseret at gentagelsestilfælde ville nødsage afdelingen til at indstille ham til afsked.

Under samtalen den 21. april 1999 blev det over for (A) klart præciseret at de forhold der var beskrevet i advarselssamtalen, var så alvorlige at de kunne begrunde en afskedigelse. Samtidig blev det anført at man ikke mente at det var eller ville være muligt at finde et nyt tjenestested til (A) i ministeriet, og at tjenesten i kontorchef (B)’s kontor ikke kunne fortsætte.

Vedrørende vilkårene i forbindelse med omplacering til (Z)-styrelsen fremgår at styrelsen efter 6 måneder skulle afgive en udtalelse om (A), og hvis denne var positiv, skulle ansættelsesforholdet fortsætte. Hvis udtalelsen var negativ, ville ansættelsen i styrelsen ophøre. Da placering i Undervisningsministeriet blev anset for udelukket, ville en negativ udtalelse fra styrelsen føre til at sekretariatskontoret måtte indkalde (A) til en afskedigelsessamtale.

Jeg har heraf forstået at selv hvis styrelsens udtalelse var positiv, kunne (A) kun fortsætte i styrelsen fremover idet ministeriet havde tilkendegivet at en placering i ministeriet var udelukket.

I forbindelse med beslutningen om omplacering vurderede ministeriet således at (A) ikke levede op til ministeriets minimumskrav, at de forhold der var omtalt i advarselssamtalen, kunne begrunde en afskedigelse, og at den fremtidige ansættelse under alle omstændigheder var begrænset til (Z)-styrelsen, også i tilfælde af en positiv vurdering efter 6 måneder.

(A)’s hidtidige ansættelsesområde havde ifølge ansættelsesbrev af 2. juni 1987 – som jeg må forstå det – omfattet hele ’Undervisningsministeriet’.

På den baggrund er det min opfattelse at (A)’s omplacering til (Z)-styrelsen indebar så væsentlige ændringer i hans hidtidige ansættelsesforhold at der var tale om forflyttelse. Omplaceringen indebar således dels en afgørelse om uansøgt afskedigelse af (A) fra hans hidtidige stilling, dels en afgørelse om ansættelse af (A) i en ny stilling i (Z)-styrelsen, begge afgørelser i forvaltningslovens forstand.

Om sagsbehandlingen i forhold til afgørelsen om ved omplaceringen at afskedige (A) fra hans hidtidige stilling skal jeg bemærke følgende

b. Partshøring

De almindelige regler om myndigheders pligt til at foretage partshøring inden afgørelse træffes, er fastlagt i forvaltningslovens § 19. Formålet med denne partshøring er at give den ansatte lejlighed til at kommentere de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som myndigheden vil lade indgå i grundlaget for sin afgørelse. Den ansatte vil herved have mulighed for at kommentere, korrigere og supplere de foreløbige oplysninger og vil i det hele taget have mulighed for at redegøre for sit syn på sagen.

Ud over de almindelige partshøringsregler i forvaltningslovens § 19 gælder der for visse afgørelser om uansøgt afskedigelse af ansatte i forvaltningen – bl.a. afskedigelse på grund af samarbejdsvanskeligheder og uegnethed – ifølge retspraksis og ombudsmandspraksis endvidere en ulovbestemt retsgrundsætning om partshøring der er videregående end partshøringspligten i § 19. Den ulovbestemte retsgrundsætning indebærer en pligt for myndigheden til i almindelighed at give den ansatte en skriftlig redegørelse for myndighedens egen (foreløbige) opfattelse af sagen forinden afgørelse træffes, herunder den retlige kvalifikation af faktum samt – for så vidt der i sagen måtte være bevismæssige spørgsmål – myndighedens bevismæssige vurderinger. Der kan henvises til Højesterets dom i UfR 1999, s. 1337, Højesterets dom i UfR 2002, s. 1269, Jon Andersen og Elisabeth Bøggild Nielsen i UfR 1999B, s. 25f, og Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 164ff.

Da det er min opfattelse at (A)’s omplacering til (Z)-styrelsen var en egentlig forflyttelse, og at beslutningen herom dermed indeholdt en afgørelse om uansøgt afskedigelse af (A) fra hans hidtidige stilling på grund af samarbejdsvanskeligheder, burde ministeriet således have partshørt ham i overensstemmelse med den ulovbestemte partshøringspligt.

Ministeriet burde således have givet (A) en samlet skriftlig redegørelse for hvad det var for faktiske forhold der gav anledning til ministeriets vurdering af at han måtte afskediges. Ministeriet burde også have givet (A) en retlig kvalifikation af sagens faktum i skriftlig form. Da dette ikke er sket, har (A) ikke fået adgang til og mulighed for samlet at kommentere det faktiske og retlige grundlag for den påtænkte afgørelse før Undervisningsministeriet besluttede sig for at forflytte ham.

Det er derfor min foreløbige opfattelse at Undervisningsministeriet har tilsidesat den udvidede partshøringspligt, hvilket jeg mener er beklageligt.

c. Begrundelse

Som nævnt ovenfor under pkt. a mener jeg at Undervisningsministeriets beslutning om at omplacere (A) til (Z)-styrelsen var en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det er min opfattelse at afgørelsen der indebar en uansøgt afskedigelse fra (A)’s hidtidige stilling, var af en sådan karakter at den burde meddeles skriftligt, jf. funktionærlovens § 2, stk. 7, vedrørende skriftlig opsigelse samt AC-overenskomstens § 24.

Efter forvaltningslovens § 24, jf. § 22, skal en afgørelse når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse der indeholder en henvisning til de retsregler i henhold til hvilke afgørelsen er truffet, en eventuel angivelse af de hovedhensyn der har været lagt vægt på, og en kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder.

I brev af 23. april 1999 til (A) bekræftede ministeriet blot at hans tjenestested som aftalt blev ændret til (Z)-styrelsen fra den 15. maj 1999, at hans løn indtil videre ville blive udbetalt fra Undervisningsministeriet, og at han nu var berettiget til turnustillæg, dvs. at ministeriet i realiteten bekræftede (A)’s ansættelse i den nye stilling i (Z)-styrelsen.

I brevet var der imidlertid ikke en nærmere angivelse af baggrunden for afskedigelsen fra (A)’s hidtidige stilling eller for at en efterfølgende placering i ministeriet var udelukket. Jeg mener således ikke at brevet af 23. april 1999 kan opfattes som en skriftlig afgørelse herom.

På den baggrund er (A) således ikke meddelt en skriftlig afgørelse indeholdende den nærmere begrundelse for ved omplaceringen at afskedige ham fra hans hidtidige stilling, jf. forvaltningslovens § 24, jf. § 22. Dette mener jeg er beklageligt.

2. Den endelige afskedigelse

a. Aftale om fratræden

Beslutninger om afskedigelse af offentligt ansatte anses for afgørelser i forvaltningslovens forstand, jf. f.eks. Højesterets dom der er gengivet i Ugeskrift for Retsvæsen 1996, s. 1462.

Afskedigelse af en offentligt ansat kan ikke foretages som en aftaleretlig disposition med den virkning at forvaltningslovens krav til sagsbehandling ikke finder anvendelse. Jeg henviser nærmere til den sag der er omtalt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1998, s. 491ff*.

Det fremgår af sagens akter at der den 14. januar 2000 blev indgået aftale mellem Undervisningsministeriet, (A’s faglige organisation) og (A) hvorefter ’(A) ( ) fratræder sin stilling i Undervisningsministeriet med udgangen af januar 2001.’

Jeg må lægge til grund at der var tale om en beslutning om uansøgt afskedigelse af (A), og jeg forstår ifølge Undervisningsministeriets udtalelse af 31. maj 2001 at ministeriet er enig heri. Beslutningen om uansøgt afskedigelse fremtræder som truffet efter aftale.

Uanset at beslutningen om at afskedige (A) fremtræder som truffet efter aftale, skulle sagsbehandlingen i forbindelse med denne beslutning opfylde de krav som følger af forvaltningsloven, dvs. bl.a. reglerne om partshøring og begrundelse.

b. Partshøring

Da der er tale om en beslutning om afskedigelse på grund af samarbejdsvanskeligheder og uegnethed, gælder der ud over de almindelige partshøringsregler i forvaltningslovens § 19 desuden den ulovbestemte videregående partshøringspligt der er omtalt under pkt. 1.b ovenfor.

Den 25. november 1999 modtog (A) (Z)- styrelsens indstilling dateret den 23. november 1999. Udtalelsen omtalte diverse forhold vedrørende faglig bedømmelse, samarbejdsvanskeligheder, manglende overholdelse af mødetider mv., og (Z)-styrelsens samlede vurdering var at (A) ikke burde forsætte i styrelsen.

Ifølge referat af samtalen den 10. december 1999 i ministeriets sekretariatskontor var (A) indkaldt på grund af styrelsens indstilling. Sekretariatet anførte at den negative indstilling fra styrelsen betød at der i overensstemmelse med referatet fra mødet den 21. april 1999 nu var blevet indkaldt til en afskedigelsessamtale, at sekretariatet kun ville forholde sig til konklusionen i styrelsens indstilling, og at det heraf måtte konstateres at (A) ikke kunne fortsætte i styrelsen. Dette betød at ministeriet i løbet af et par dage ville sende ham et brev om at man var sindet at afskedige ham.

Forud for samtalen den 10. december 1999 var der foregået en del korrespondance mellem (Z)-styrelsen og (A) om baggrunden for ansættelsens ophør, herunder navnlig indholdet af styrelsens indstilling.

I ministeriets partshøringsbrev af 13. december 1999 var anført at (Z)-styrelsens indstilling havde været negativ, og at man af den grund var ’sindet at afskedige dig med 6 måneders varsel fra den 1. januar 2000’. Ministeriet havde vedlagt referat af samtalen den 10. december 1999.

Det fremgår endvidere af sagen at (A) i forbindelse med afskedigelsen var repræsenteret af (A’s faglige organisation).

Efter min gennemgang af sagsforløbet mener jeg ikke at jeg har grundlag for at kritisere den partshøring der har fundet sted forud for ministeriets beslutning om afskedigelse af (A) ( ) .

c. Afgørelsens meddelelse og begrundelse

En beslutning om uansøgt afskedigelse kræver at der meddeles den pågældende en egentlig afgørelse. Afgørelsen skal meddeles skriftligt, jf. funktionærlovens § 2, stk. 7, og AC-overenskomstens § 24. Afgørelsen skal – når den meddeles skriftligt – indeholde en begrundelse for afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 22 og § 24.

En afskedigelse kan således ikke indtræde automatisk på grundlag af en aftale.

Som det fremgår af pkt. a ovenfor, har jeg lagt til grund at der ved indgåelsen af aftalen dateret den 14. januar 2000 om (A)’s fratræden var tale om en beslutning om uansøgt afskedigelse, og at beslutningen fremtræder som truffet efter aftale.

Undervisningsministeriet skrev i brev af 31. januar 2000 bl.a. følgende til (A)

’Under henvisning til den af 14. januar 2000 indgåede aftale mellem dig og Undervisningsministeriet og (A’s faglige organisation) fratræder du din stilling som fuldmægtig med udgangen af januar måned 2001.

I opsigelsesperioden vil du få udbetalt sædvanlig løn incl. tillæg.

Restferie fra optjeningsåret 1998 skal afholdes inden 1. maj 2000 og ferie fra optjeningsåret 1999 skal afholdes inden 1. februar 2001. Ved din fratræden vil du få anvist feriegiro for optjeningsåret 2000 og januar måned 2001.’

Efter min opfattelse indeholdt brevet af 31. januar 2000 alene en bekræftelse af at (A) som følge af den indgåede aftale skulle fratræde med udgangen af januar måned 2001, ligesom brevet indeholdt en orientering om løn i opsigelsesperioden samt ferieforhold. Brevet kan imidlertid ikke anses for en skriftlig afgørelse med begrundelse for afgørelsen.

Det er beklageligt at afgørelsen således tilsyneladende ikke er meddelt (A) skriftligt, og at han dermed heller ikke har modtaget den nærmere begrundelse for afskedigelsen i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24, jf. § 22.

3. Sammenfatning

Det er min foreløbige opfattelse at (A)’s omplacering til (Z)-styrelsen indebar så væsentlige ændringer i hans hidtidige ansættelsesforhold at der var tale om forflyttelse. En sådan beslutning anses for en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Forflyttelsen indebar bl.a. en uansøgt afskedigelse af (A) fra hans hidtidige stilling på grund af samarbejdsvanskeligheder. Ministeriet burde derfor forud for beslutningen have partshørt (A) i overensstemmelse med den udvidede partshøringspligt. Jeg mener at det er beklageligt at dette ikke er sket. Den manglende partshøring giver mig imidlertid ikke tilstrækkeligt grundlag for at henstille til ministeriet at genoptage behandlingen af sagen.

Efter min opfattelse kan ministeriets brev af 23. april 1999 ikke opfattes som en skriftlig afgørelse vedrørende uansøgt afskedigelse af (A) fra hans hidtidige stilling. På den baggrund ses (A) således ikke at være meddelt en skriftlig afgørelse herom indeholdende den nærmere begrundelse for afskedigelsen, jf. forvaltningslovens § 24, jf. § 22. Dette mener jeg er beklageligt.

Ministeriet traf i januar 2000 beslutning om endelig afskedigelse af (A), og beslutningen fremtræder som truffet efter aftale. En beslutning om uansøgt afskedigelse kræver at der meddeles den pågældende en egentlig afgørelse der skal være skriftlig. Afskedigelse kan således ikke indtræde automatisk på grundlag af en aftale.

Ministeriets brev af 31. januar 2000 indeholdt alene en bekræftelse af den indgåede aftale om fratræden og kan ikke anses for en skriftlig afgørelse med begrundelse for afgørelsen. Det er efter min opfattelse beklageligt at afgørelsen tilsyneladende ikke er meddelt (A) skriftligt, og at han dermed heller ikke har modtaget den nærmere begrundelse for afskedigelsen i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24, jf. § 22.

Såfremt (A) fortsat er interesseret i en begrundelse for ministeriets afgørelse om ved omplacering at afskedige ham fra hans hidtidige stilling og for afgørelsen om den endelige afskedigelse, mener jeg at jeg har grundlag for at henstille til ministeriet at genoptage behandlingen af sagen med henblik på at ministeriet meddeler (A) en begrundelse for disse afgørelser i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24.”

Den 24. oktober 2002 modtog jeg Undervisningsministeriets bemærkninger til min foreløbige redegørelse. Ministeriet skrev følgende

”

Vedr. flytning til (Z)-styrelsen i henhold til omplaceringsordningen

Undervisningsministeriet tager Ombudsmandens konklusion vedrørende ministeriets ansættelsesområde og konklusion vedrørende anvendelsesområdet for ministeriets omplaceringsordning til efterretning.

Ministeriet vil fremover indrette sin personalepolitik efter ovenstående. Ministeriet vil dog gerne bemærke, at ministeriet med indførelsen af omplaceringsordningen har ønsket at have så hensynsfuld en personalepolitik som muligt på dette område. Opstramningen betyder, at mulighederne for fysisk at placere medarbejdere efter omplaceringsordningen indskrænkes. Dette vil i værste fald indebære, at medarbejdere, som kunne have fået en ekstra chance via omplaceringsordningen og dermed måske kunne undgå afskedigelse, ikke får denne chance, men i stedet vil blive afskediget.

Vedr. den endelige afskedigelse

Efter at have læst den sag fra Ombudsmandens beretning for 1998, som der henvises til i den foreløbige redegørelse, tager Undervisningsministeriet Ombudsmandens konklusion til efterretning.

Vedr. afgivelse af skriftlig begrundelse

Såfremt (A) fortsat er interesseret i en begrundelse for ministeriets afgørelse om omplacering af ham samt [en] begrundelse for afgørelsen om den endelige afskedigelse, er Undervisningsministeriet indstillet på at give ham en sådan begrundelse.

(Z)-styrelsen har ikke bemærkninger til den foreløbige redegørelse, og har taget Ombudsmandens konklusioner til efterretning.”

I min endelige redegørelse af 13. januar 2003 skrev jeg bl.a. følgende

Ombudsmandens endelige udtalelse

”Efter min endelige gennemgang af sagen kan jeg i det hele henholde mig til det jeg har anført i min foreløbige redegørelse af 4. september 2002.

Det er således fortsat min opfattelse at (A)’s omplacering til (Z)-styrelsen indebar så væsentlige ændringer i hans hidtidige ansættelsesforhold at der var tale om forflyttelse. En sådan beslutning anses for en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Forflyttelsen indebar bl.a. en uansøgt afskedigelse af (A) fra hans hidtidige stilling. Undervisningsministeriet burde derfor forud for beslutningen have partshørt (A) i overensstemmelse med den udvidede partshøringspligt. Det er beklageligt at dette ikke er sket. Den manglende partshøring giver mig imidlertid ikke tilstrækkeligt grundlag for at henstille til ministeriet at genoptage behandlingen af sagen.

Efter min opfattelse er (A) imidlertid ikke blevet meddelt en skriftlig afgørelse indeholdende den nærmere begrundelse for den uansøgte afskedigelse af ham fra hans hidtidige stilling, jf. forvaltningslovens § 24, jf. § 22. Dette mener jeg er beklageligt.

Undervisningsministeriets beslutning i januar 2000 vedrørende den endelige afskedigelse af (A) fremtræder som truffet efter aftale. En beslutning om uansøgt afskedigelse kræver at der meddeles den pågældende en egentlig afgørelse der skal være skriftlig. Afskedigelse kan således ikke indtræde automatisk på grundlag af en aftale.

(A) er imidlertid ikke blevet meddelt en skriftlig afgørelse vedrørende afskedigelsen og dermed heller ikke den nærmere begrundelse for afskedigelsen i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24, jf. § 22. Dette er beklageligt.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet bekendt med min endelige opfattelse.

Undervisningsministeriet har i sin udtalelse af 23. oktober 2002 anført at såfremt (A) fortsat er interesseret i en begrundelse for ministeriets afgørelse om omplacering af ham samt en begrundelse for afgørelsen om den endelige afskedigelse, er Undervisningsministeriet indstillet på at give ham en sådan begrundelse.

Jeg har derfor samtidig hermed bedt (A) rette henvendelse til Undervisningsministeriet såfremt han fortsat ønsker en begrundelse for afgørelserne.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i sagen.”

NOTER: (*) FOB 1996, s. 106, FOB 1998, s. 491, og FOB 1999, s. 472.

Ombudsmandens foreløbige redegørelse

Ombudsmandens endelige udtalelse

Resumé

En tidligere fuldmægtig i Undervisningsministeriet klagede til ombudsmanden over at han var blevet afskediget. Han klagede endvidere over forløbet op til afskedigelsen der indebar at han i første omgang var blevet omplaceret til en styrelse under ministeriet med en prøvetid på 6 måneder. Vilkårene for omplaceringen var at hvis styrelsen efter prøvetiden afgav en positiv udtalelse, kunne den pågældende blive i styrelsen på almindelige vilkår. Hvis styrelsens udtalelse var negativ, var Undervisningsministeriet indstillet på at afskedige ham idet det var udelukket at han kunne vende tilbage til departementet. Da styrelsen efter endt prøvetid ikke ønskede at fuldmægtigens ansættelsesforhold skulle fortsætte på grund af manglende samarbejdsvilje og -evne, meddelte ministeriet at man var indstillet på at afskedige ham. Der blev herefter indgået en fratrædelsesaftale mellem fuldmægtigen, hans organisation og ministeriet.

Vedrørende omplaceringen til styrelsen udtalte ombudsmanden at fuldmægtigens omplacering indebar så væsentlige ændringer i hans hidtidige ansættelsesforhold at der var tale om forflyttelse. En sådan beslutning anses for en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Forflyttelsen indebar en uansøgt afskedigelse af fuldmægtigen fra hans hidtidige stilling. Undervisningsministeriet burde derfor forud for beslutningen om at omplacere ham have partshørt ham i overensstemmelse med den ulovbestemte partshøringspligt der gælder ifølge retspraksis og ombudsmandspraksis for visse afgørelser om uansøgt afskedigelse af ansatte i forvaltningen. Efter ombudsmandens opfattelse var det endvidere beklageligt at fuldmægtigen ikke var blevet meddelt en skriftlig afgørelse der indeholdt den nærmere begrundelse for den uansøgte afskedigelse fra hans hidtidige stilling, jf. forvaltningslovens § 24, jf. § 22.

Vedrørende den endelige afskedigelse fra Undervisningsministeriet udtalte ombudsmanden at beslutningen fremtrådte som truffet efter aftale. En beslutning om uansøgt afskedigelse kræver at der meddeles den ansatte en egentlig afgørelse der skal være skriftlig. Afskedigelsen kan således ikke indtræde automatisk på grundlag af en aftale. Efter ombudsmandens opfattelse var det beklageligt at fuldmægtigen ikke var blevet meddelt en skriftlig afgørelse vedrørende den endelige afskedigelse og dermed heller ikke den nærmere begrundelse for afskedigelsen i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24, jf. § 22.

Da Undervisningsministeriet havde udtalt at man var indstillet på at give fuldmægtigen en begrundelse for afgørelsen om omplacering og afgørelsen om den endelige afskedigelse, bad ombudsmanden ham rette henvendelse til ministeriet såfremt han fortsat ønskede en begrundelse for afgørelserne. (J.nr. 2000-3309-813).