Tilbagebetaling af boligstøtte

§ 6, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen, har følgende ordlyd

’§ 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.’

Efter min foreløbige gennemgang af sagen er det min opfattelse at en boligstøttesag må betragtes som en afgørelsessag, og at oplysninger om en boligstøttemodtagers ændrede indtægtsforhold der er modtaget mundtligt, må karakteriseres som oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder der er af betydning for sagens afgørelse.

Jeg bemærker i den forbindelse at det er uden betydning for notatpligten om der i den konkrete sag træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1998) s. 152. Afgørende for om en oplysning skal noteres ned, er derimod om oplysningen er af en sådan karakter at den bidrager til sagens bevismæssige grundlag, eller i øvrigt skaber klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder, og at oplysningen ikke i øvrigt fremgår af sagens øvrige dokumenter, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for året 1999, s. 516ff*.

Også oplysninger der stammer fra andre offentlige myndigheders sager, skal noteres på sagen, f.eks. i form af henvisninger.

Som sagen foreligger oplyst for mig, må jeg lægge til grund at forvaltningen ikke tog en kopi til sagen af det delvis udfyldte indtægtsskema som forvaltningen modtog den 7. april 1998, og at de oplysninger om indtægtsændringer som (A) kom med den 7. april 1998, ikke fremgår af de øvrige dokumenter i boligstøtteforvaltningens sag.

Forvaltningen har pligt til at gøre notat om sådanne oplysninger som er omfattet af § 6 i offentlighedsloven, hvilket da også synes at fremgå af forarbejderne til § 41, stk. 3, i lov nr. 578 af 19. december 1985 (§ 47, stk. 3, i lovbekendtgørelse nr. 167 af 12. marts 1998), jf. Folketingstidende 1985- 86, tillæg A, sp. 3723 (jf. afsnittet om retsgrundlaget ovenfor). Jeg henviser endvidere til ovenfor omtalte vejledning nr. 110 af 26. juni 1996, kapitel 14.2 om oplysningspligt, og den nugældende vejledning nr. 103 af 23. oktober 2002 om individuel boligstøtte, pkt. 246.

På det foreliggende grundlag er jeg derfor indstillet på at udtale kritik af at der ikke foreligger notater vedrørende de oplysninger som boligstøtteforvaltningen modtog den 7. april 1998.

C.5. Foreløbig konklusion om uoplyst indtægt

På det foreliggende grundlag må jeg imidlertid anse det for godtgjort og ubestridt at (A) den 7. april 1998 mundtligt gav boligstøtteforvaltningen meddelelse om hendes indkomstændring, uanset forvaltningen ikke - i overensstemmelse med notatpligten i offentlighedsloven - gjorde notat herom, og uanset forvaltningen ikke fulgte op på disse oplysninger. Yderligere er det min foreløbige opfattelse at boligstøtteforvaltningens delvise udfyldning af indtægtsskemaet, herunder at skemaet var modtaget den 7. april 1998, var egnet til at efterlade (A) det indtryk at hendes oplysninger var meddelt kommunen.

Efter min foreløbige gennemgang af sagen er det min opfattelse at der mangler særlig hjemmel for de formkrav jeg må forstå myndighederne har opstillet for at anse (A)’s oplysninger for modtaget. Samtidig bemærker jeg at jeg – som sagen foreligger oplyst for mig – heller ikke kan se at sådanne formkrav har været præciseret over for (A) forud for afgørelsen om tilbagebetaling.

Hvis kommunen forud for beregningen af den fremtidige boligstøtte ville have sikret sig (A)’s og (B)’s medvirken og viden om beregningsgrundlaget, er det min foreløbige opfattelse at dette kunne være opnået ved at boligstøtteforvaltningen havde noteret oplysningerne om indkomstændringerne (eller taget kopi af indtægtsskemaet) og derefter partshørt herover i medfør af § 19 i forvaltningsloven (jf. afsnittet om partshøring ovenfor). Efter min foreløbige opfattelse kan hensynet til boligstøttemodtagerens retssikkerhed derimod ikke tale for at opstille de formelle krav myndighederne tilsyneladende tillagde afgørende vægt ved vurderingen af om (A) havde godtgjort at have givet meddelelse til kommunen om sine indkomstændringer.

D. Øvrige spørgsmål

På det foreliggende grundlag står det mig ikke klart hvad Hinnerup Kommune mener med at henvise til at revisionsmæssige årsager taler for at opstille formelle krav til meddelelser om indtægtsændringer af betydning for beregningen af boligstøtte. Jeg har derfor ikke umiddelbart fundet tilstrækkeligt grundlag for at kommentere denne henvisning nærmere.

I mit brev af 16. juli 2001 bad jeg det sociale nævn om at redegøre for sit oplysningsgrundlag i sagen. Jeg kan ikke umiddelbart se at det sociale nævn har besvaret denne anmodning hvilket jeg finder beklageligt.

Endelig bad jeg om at det fremgik af det sociale nævns udtalelse hvilken betydning nævnet havde tillagt kommunens breve af 1. og 3. maj 2000. Nævnets udtalelse herom har ikke foreløbig givet mig anledning til bemærkninger.

E. Sammenfatning

Efter min foreløbige gennemgang anser jeg det for godtgjort og ubestridt at (A) den 7. april 1998 mundtligt gav boligstøtteforvaltningen i Hinnerup Kommune meddelelse om sin indkomstændring. Det er endvidere min foreløbige opfattelse at der mangler særlig hjemmel for de formkrav jeg må forstå myndighederne har opstillet for at anse disse oplysninger for modtaget. Jeg har samtidig bemærket at jeg heller ikke af det forelagte kan se at sådanne formkrav forinden var præciseret over for (A), ligesom hensynet til boligstøttemodtagerens retssikkerhed efter min foreløbige opfattelse ikke kan tale for at opstille sådanne formelle krav.

Efter min foreløbige gennemgang er jeg – som sagen foreligger oplyst for mig – desuden indstillet på at rette kritik af følgende punkter

· At Hinnerup Kommune ikke inden afgørelsen af 18. oktober 1999 gjorde (A) og (B) bekendt med den verserende sag vedrørende tilbagebetaling af boligstøtte og gav dem mulighed for at udtale sig vedrørende de faktiske oplysninger som dannede grundlag for kommunens afgørelse. I den forbindelse har jeg fundet det beklageligt at nævnet ikke i sin afgørelse har forholdt sig hertil.

· At myndighedernes regelhenvisninger i afgørelserne af henholdsvis 18. oktober 1999 og 22. januar 2001 ikke opfyldte kravene i forvaltningslovens § 24.

· At Hinnerup Kommune ikke foretog journalisering (en registrering af modtagelsen) af de oplysninger som boligstøtteforvaltningen modtog den 7. april 1998 om (A)’s indkomstændringer. Samtidig finder jeg det beklageligt at kommunen ikke fandt anledning til på min anmodning at redegøre for forvaltningens journaliseringspraksis.

· At Hinnerup Kommune ikke gjorde notater om (eller tog kopi af) de oplysninger boligstøtteforvaltningen modtog den 7. april 1998. Samtidig finder jeg det beklageligt at kommunen ikke fandt anledning til på min anmodning at oplyse om forvaltningen havde gjort notater herom, og i givet fald om forvaltningen havde fulgt op på disse oplysninger.

· At det sociale nævn ikke fandt anledning til på min anmodning at redegøre for sit oplysningsgrundlag i sagen.

Det er herefter min foreløbige opfattelse at myndighedernes sagsbehandling samlet set har været så mangelfuld og kritisabel at jeg ikke mener at det sociale nævn havde det nødvendige grundlag for at kunne stadfæste kommunens afgørelse om at pålægge (A) at tilbagebetale den for meget udbetalte boligstøtte.

Jeg er derfor - på det foreliggende grundlag - indstillet på at henstille til det sociale nævn at nævnet genoptager sin behandling af sagen og i lyset af det som jeg har anført i denne foreløbige redegørelse, træffer en ny afgørelse. ”

Den 24. februar 2003 modtog jeg det sociale nævns brev af 21. februar 2003 sammen med sagens akter. Det fremgik heraf at nævnet havde genbehandlet sagen og truffet ny afgørelse om at ophæve nævnets afgørelse af 22. januar 2001 og samtidig ændre kommunens afgørelse for så vidt angår spørgsmålet om uoplyst indtægt. Nævnet havde herefter pålagt Hinnerup Kommune at ophæve tilbagebetalingskravet af 14. juni 2000 og at meddele A en fornyet afgørelse, herunder i givet fald at genudbetale det inddrevne beløb.

På den baggrund besluttede jeg ikke at fortsætte den indledte ombudsmandsundersøgelse.

NOTER: (*) FOB 1986, s. 40.

§ 41, stk. 1, samt § 43, stk. 3, i boligstøtteloven havde følgende ordlyd i henhold til lovbekendtgørelse nr. 167 af 12. marts 1998

’§ 41. Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at ansøgning om boligstøtte skal fremsættes på en særlig blanket.

§ 43.

Stk. 3. Ansøgerne skal oplyse kommunalbestyrelsen om alle forhold, der kan medføre nedsættelse eller bortfald af boligstøtten.’

Bestemmelserne i § 41, stk. 1, og § 43, stk. 3, i boligstøtteloven er ikke siden ændret.

Af forarbejderne (Folketingstidende 1990-91, tillæg B, spalte 3511f ) til § 41 i lov nr. 376 af 6. juni 1991 (§ 41 i lovbekendtgørelse nr. 167 af 12. marts 1998) fremgår bl.a.

’Af stk. 1 fremgår, at kommunen kan bestemme, at ansøgning om boligstøtte skal fremsættes på en særlig blanket. Ansøgningstidspunktet og dermed ikrafttrædelsestidspunktet for ydelse af støtte til den enkelte ansøger, jf. § 40, vil således, da kommunerne som altovervejende hovedregel har truffet en sådan bestemmelse, være det tidspunkt, hvor ansøgningsskema er indgivet til kommunen.

En kommune kan derimod ikke med hjemmel i § 41 forlange, at enhver senere meddelelse fra støttemodtageren tilsvarende skal indgives på et sådant skema.’

A. Partshøring

Hinnerup Kommune traf den 18. oktober 1999 afgørelse om efterregulering og tilbagebetaling af boligstøtte. Efter min foreløbige gennemgang af sagen kan jeg ikke se at kommunen forinden havde gjort (A) og (B) bekendt med at der verserede en sag om tilbagebetaling af boligstøtte. Jeg kan heller ikke af det forelagte materiale se at (A) og (B) forud for afgørelsen blev partshørt over de faktiske oplysninger som dannede grundlag for kommunens afgørelse af 18. oktober 1999.

Begrebet partshøring indebærer at en part i en sag får mulighed for at udtale sig om sagen forud for at der træffes afgørelse i sagen. Reglerne om hvornår en forvaltningsmyndighed har pligt til at partshøre, fremgår af forvaltningslovens § 19

’ § 19. Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse.

’

Efter forvaltningslovens § 19, stk. 1, har en myndighed således pligt til at partshøre når der i en afgørelsessag foreligger væsentlige oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som er til ugunst for parten, og som er af betydning for myndighedens afgørelse. Det er i bestemmelsen forudsat at parten ikke kan antages at have kendskab til at myndigheden er i besiddelse af disse oplysninger.

Myndigheden har ansvaret for at oplyse sagen i tilstrækkeligt omfang, og partshøringsreglerne skal bl.a. sikre at parten får lejlighed til at kontrollere beslutningsgrundlaget inden myndigheden træffer afgørelse. Eventuelle tvivlsomme punkter eller egentlige fejl i beslutningsgrundlaget kan herved påpeges af parten, og parten får desuden mulighed for at tilføje sagen sine synspunkter i forbindelse med partshøringen. Reglerne skal endvidere styrke de berørte borgeres tillid til den måde hvorpå forvaltningsmyndigheden behandler deres sager.

Det antages at bestemmelserne i forvaltningslovens kapitel 5 medfører at en part i de tilfælde hvor en sag behandles af en myndighed uden at parten er bekendt hermed, skal gøres bekendt med sagens eksistens inden der træffes afgørelse, jf. forarbejderne til forvaltningsloven, Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 94. Jeg henviser herudover til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udgave (1999), s. 351, og til Østre Landsrets dom refereret i Ugeskrift for Retsvæsen 1997, s. 223.

Partshøring skal gennemføres også i de tilfælde hvor parten er bekendt med samtlige oplysninger som indgår i grundlaget for myndighedens afgørelse. Det centrale element i partshøringen er her selve det forhold at myndigheden har rejst en sag og agter at gennemføre den. En parts kendskab til oplysninger som indgår i en sag, kan således kun fritage myndigheden for partshøring efter forvaltningslovens § 19 hvis myndigheden kan lægge til grund at parten ved dels at der er rejst en sag mod den pågældende, dels at oplysningerne indgår i sagen.

Det er derfor min foreløbige opfattelse at kommunen - inden den traf afgørelse - skulle have gjort (A) og (B) bekendt med at der var rejst sag vedrørende tilbagebetaling af boligstøtte, og med de faktiske oplysninger som dannede grundlag for kommunens afgørelse, således at (A) og (B) havde mulighed for at udtale sig herom. Jeg er på den baggrund indstillet på at udtale kritik heraf over for kommunen.

Efter min foreløbige gennemgang af sagen finder jeg det ligeledes beklageligt at nævnet ikke i sin afgørelse forholdt sig til kommunens manglende partshøring hvilket jeg ligeledes - på det foreliggende grundlag - er indstillet på at rette kritik af over for nævnet.

B. Begrundelse

Om retsgrundlaget fremgår det at Hinnerup Kommune og det sociale nævn i deres afgørelser henviste til boligstøtteloven med dens almindelige kaldenavn uden at nævne nummer og dato. Videre fremgår det at Hinnerup Kommune i sin afgørelse af 18. oktober 1999 alene henviste til boligstøttelovens § 47, mens det af det sociale nævns afgørelse af 22. januar 2001 fremgår at denne var truffet efter §§ 43 og 47 i boligstøtteloven; særligt henviste nævnet til § 47, stk. 2-4. Det fremgik også af nævnets afgørelse at retsgrundlaget var vedlagt.

Ifølge forvaltningslovens § 22 skal en afgørelse - når den meddeles skriftligt - være ledsaget af en begrundelse medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Kravene til begrundelsens indhold fremgår af forvaltningslovens § 24 hvorefter en begrundelse for en afgørelse bl.a. skal indeholde en henvisning til de retsregler i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Denne regelhenvisning skal være klar og præcis så borgeren uden videre kan finde frem til reglerne. Det betyder at lovens nummer og dato skal angives. Efter omstændighederne kan det være tilstrækkeligt at angive lovens sædvanlige kaldenavn. Der skal også henvises til de anvendte bestemmelser, dvs. paragraf, stykke osv. Jeg henviser til Hans Gammeltoft-Hansen, Forvaltningsret (1994), s. 363ff.

På den baggrund er det min foreløbige opfattelse at det i denne sag ikke var tilstrækkeligt at angive boligstøtteloven med dens almindelige kaldenavn. Jeg lægger herved vægt på at boligstøttelovens § 47 har fået ændret sin affattelse under sagens behandling. Jeg henviser til § 1, nr. 58, i lov nr. 1002 af 23. december 1998, og til § 1, nr. 14, i lov nr. 406 af 31. maj 2000. Ændringerne trådte først i kraft henholdsvis den 1. januar 2000 og den 1. januar 2001 og har derfor ingen betydning for denne sag.

Hertil kommer i øvrigt at boligstøtteloven er en lov der ofte er blevet ændret, hvilket også ud fra en mere generel betragtning taler for normalt at nævne den anvendte lovs nummer og dato. Angivelse af nummer og dato på den anvendte boligstøttelov nedsætter i høj grad risikoen for at der kan opstå tvivl om hvilke regler der er anvendt i den enkelte sag. Det forhold at de anvendte bestemmelser var vedlagt nævnets afgørelse, ændrer ikke ved at nævnet i sin afgørelse burde have angivet boligstøtteloven med nummer og dato. Jeg bemærker samtidig at det vedlagte retsgrundlag ikke beror på sagen således som den foreligger oplyst for mig.

Det er heller ikke tilstrækkeligt alene at henvise til § 47. En præcis henvisning indebærer således en angivelse af de enkelte stykker i § 47 som myndighederne har anvendt som grundlag for afgørelsen.

På det foreliggende grundlag er det derfor min foreløbige opfattelse at myndighedernes regelhenvisninger ikke opfylder kravene i forvaltningslovens § 24. Jeg er derfor indstillet på at udtale kritik heraf over for Hinnerup Kommune og det sociale nævn.

C. Uoplyst indtægt

Som sagen er oplyst for mig, er det ubestridt at den faktiske husstandsindkomst for (A) og (B) oversteg den husstandsindkomst for 1998 som boligstøtteforvaltningen havde lagt til grund ved udbetaling af boligstøtte. Det er endvidere ubestridt at indkomststigningen samlet udgjorde 27.963 kr.

Det afgørende for om der skal ske efterregulering og tilbagebetaling, bliver herefter om indkomststigningen er uoplyst. I den forbindelse fremgik det af myndighedernes afgørelser at (A) - efter myndighedernes opfattelse - ikke havde godtgjort at have givet meddelelse om sine indkomstændringer, jf. boligstøttelovens § 47, stk. 3, nu stk. 4.

Jeg anser det endvidere for ubestridt at (A) gav oplysninger om indkomstændringen til pantefoged (P) under mødet den 7. april 1998 og til bistandskontoret i maj, juni og juli måned 1998.

I den forbindelse henviste det sociale nævn i sin afgørelse af 22. januar 2001 til at det af forvaltningens meddelelser om boligstøtte fremgik at enhver ændring i husstandens personer og økonomiske forhold straks skulle meddeles direkte til boligstøtteadministrationen, og at det ikke var tilstrækkeligt at give meddelelse herom til andre steder i kommunen.

Jeg bemærker hertil at de meddelelser om boligydelse der beror i sagen - således som denne foreligger oplyst for mig - for så vidt angår oplysningspligten, alle henviser til tidligere breve. Det fremgår således ikke af de for mig forelagte akter hvordan og hvornår der senest blev givet en præcisering af oplysningspligtens indhold, herunder om at ændringer straks skulle meddeles til boligstøtteadministrationen, og at det ikke var tilstrækkeligt at der blev givet meddelelse til f.eks. kommunens bistandskontor eller skatteforvaltning.

Jeg har tidligere udtalt at myndighederne i et vist omfang kan præcisere hvorledes meddelelser om ændringer i forhold af betydning for beregningen af boligstøtte skal gives, herunder til hvilken forvaltningsgren inden for kommunen en boligstøttemodtager skal rette henvendelse. Det er en forudsætning herfor at det over for den pågældende er gjort klart hvorledes og på hvilket sted meddelelserne skal gives. Jeg henviser til Folketingets Ombudsmands beretning for året 1986, s. 40ff*, og til den dagældende vejledning om individuel boligstøtte (vejledning nr. 110 af 26. juni 1996), kapitel 14.2 om oplysningspligt, hvoraf bl.a. fremgår

’I tilfælde, hvor boligstøtteansøgeren modtager støtte efter lov om social bistand, skal det henstilles til kommunerne i skrivelserne til bevilling af boligstøtte tydeligt at angive, at boligstøtteansøgeren ikke opfylder sin oplysningspligt ved at give meddelelse om ændringer i sine forhold til bistandskontoret, og at der således skal rettes henvendelse til boligstøttekontoret, selvom der eventuelt samtidig gives (samme) oplysninger til bistandskontoret.

Det samme gælder med hensyn til boligydelsesmodtageres eventuelle oplysninger til pensionskontoret.’

Vejledningsforpligtelsen fremgår nu af vejledning nr. 103 af 23. oktober 2002, pkt. 246.

På det foreliggende grundlag kan jeg ikke se at (A) har fået den vejledning nævnet lagde til grund for sin afgørelse.

Jeg har imidlertid ikke fundet tilstrækkelig anledning til at fortsætte en undersøgelse af om boligstøtteforvaltningen forinden - på tilstrækkelig vis - havde præciseret over for (A) til hvilken forvaltningsgren meddelelser om indkomstændringer skulle gives.

På det foreliggende grundlag har jeg koncentreret min foreløbige undersøgelse om de oplysninger boligstøtteforvaltningen modtog den 7. april 1998, og myndighedernes bedømmelse heraf. Jeg henviser til kommunens journalark om mødet den 7. april 1998 mellem (A) og pantefoged (P) hvoraf det fremgår at der var givet ’Boligsikringen’ besked om (A)’s ændrede forskudsopgørelse. Endvidere fremstår (A)’s oplysning om at hun samme dag – den 7. april 1998 - henvendte sig personligt til kommunens boligstøtteforvaltning og fik hjælp af sagsbehandleren dér til at udfylde det indtægtsskema der (nu) beror i sagen, som ubestridt. Det fremstår således ubestridt at forvaltningen på boligstøttekontoret forestod den delvise udfyldning af skemaet i overensstemmelse med (A)’s forklaring – på kommunens skrivemaskine.

Jeg bemærker i den forbindelse at de oplysninger i skemaet som boligstøtteforvaltningen har udfyldt, ikke alene består af de stamoplysninger kommunen kunne trække fra folkeregistret. Det fremgår således af de af kommunen udfyldte oplysninger at der var tale om en indtægtsændring af betydning for beregningen af boligstøtte, og at husstandens oplysninger var modtaget den 7. april 1998.

På det foreliggende grundlag er jeg herefter ikke umiddelbart enig med myndighederne i at kommunen (boligstøtteforvaltningen) ikke var vidende om indkomstændringen. Jeg er derfor heller ikke enig med kommunen i at der her er tale om et bevisspørgsmål således som omtalt i kommunens udtalelse af 21. august 2001 med henvisning til en tidligere sag her ved embedet (mit j.nr. 2000-3138-042).

Jeg har derimod - på baggrund af myndighedernes udtalelser - forstået deres afgørelser således at myndighederne ved vurderingen af hvorvidt oplysningerne om (A)’s indkomstændringer kunne anses for modtaget den 7. april 1998, lagde afgørende vægt på om det særlige indtægtsskema var underskrevet, om det originale skema fysisk lå på boligstøtteforvaltningens sag, og om skemaet var stemplet med indgået dato.

C.1. Formkrav til meddelelse af oplysninger

Det er almindeligt antaget at myndighederne ikke uden særlig hjemmel kan kræve at en borger udfylder særlige ansøgningsskemaer eller andre blanketter i forbindelse med sagsoplysningen. Dette gælder også sager der rejses på borgerens initiativ, og hvor borgeren derfor har en særlig tilskyndelse til at bidrage til sagsoplysningen. Når blot borgeren meddeler de relevante oplysninger, er formen underordnet, og manglende overholdelse af et formkrav kan ikke i sig selv begrunde anvendelse af processuel skadevirkning, jf. Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994) s. 318.

Som eksempel på en sådan særlig hjemmel kan nævnes § 41, stk. 1, i boligstøtteloven hvorefter kommunalbestyrelsen kan bestemme at en ansøgning om boligstøtte skal fremsættes på en særlig blanket. Det fremgår imidlertid udtrykkeligt af bestemmelsens forarbejder at kommunen ikke med hjemmel i § 41 kan forlange at enhver senere meddelelse fra støttemodtageren tilsvarende skal indgives på et sådant skema, jf. Folketingstidende 1990-91, tillæg B, spalte 3511f, og vejledning nr. 110 af 26. juni 1996 om individuel boligstøtte hvor der i kapitel 13.1 om ansøgning står

’Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at ansøgning skal ske skriftligt på en særlig blanket, jf. § 41, stk. 1. Kommunernes Landsforening har udarbejdet standardblanketter til ansøgning.

En kommune kan derimod ikke forlange, at enhver senere meddelelse fra en støttemodtager, der modtager løbende boligstøtte, tilsvarende skal indgives på en sådan blanket.’

Betragtningerne er gentaget i den nugældende vejledning om individuel boligstøtte, vejledning nr. 103 af 23. oktober 2002, pkt. 232.

Efter min foreløbige gennemgang af sagen har jeg ikke fundet særlig hjemmel for de formkrav myndighederne tilsyneladende har opstillet for at anse (A)’s oplysninger om indkomstændringer for modtaget. Jeg bemærker samtidig at jeg heller ikke på det foreliggende grundlag kan se at sådanne formkrav forinden var præciseret over for (A).

C.2. Hensynet til borgerens retssikkerhed

Jeg har af kommunens udtalelser forstået at det er boligstøtteforvaltningens opfattelse at hensynet til borgerens retssikkerhed taler for at opstille ovenfor nævnte formelle krav til boligstøttemodtageren for at anse meddelelser om indtægtsændringer for modtaget, jf. kommunens breve af 14. juni 2000 til (B) og 22. august 2000 til det sociale nævn samt kommunens udtalelse af 21. august 2001 til mig.

Boligstøttemodtagerens pligt til at oplyse om ændrede forhold er af afgørende betydning såvel i relation til muligheden for omberegning i løbet af året som i relation til en eventuel efterregulering af boligstøtten. De objektive tilbagebetalingsregler efter § 47, stk. 1 og 2, i boligstøtteloven (lov nr. 167 af 12. marts 1998) kan således ikke finde anvendelse hvis boligstøttemodtageren godtgør at vedkommende i løbet af året har givet meddelelse til kommunen om de ændrede forhold der medførte at retten til boligstøtte bortfaldt eller blev nedsat, jf. § 47, stk. 3, (nu stk. 4). Yderligere følger det af § 47, stk. 4 (nu stk. 5), at manglende opfyldelse af boligstøttemodtagerens oplysningspligt vil udelukke muligheden for - ved en periodemæssig opdeling alene - at få medregnet indtægtsstigningen til den del af året den faktisk vedrører. I stedet vil den oplyste indkomststigning blive anset som vedrørende hele indkomståret.

Af vejledning nr. 110 af 26. juni 1996 om individuel boligstøtte, pkt. 14.4.1 om efterreguleringsprincipper, fremgår

’Tilbagebetaling kan dog ikke kræves, hvis boligstøttemodtageren kan godtgøre, at denne i løbet af året har givet meddelelse om indkomstændringer af et sådant omfang, at omberegning af boligstøtten burde være sket i løbet af året efter § 46, og såfremt yderligere efterregulering derved kunne være undgået, fordi de herefter eventuelt uoplyste ændringer er uvæsentlige, jf. § 47, stk. 3.’

Boligstøttemodtageren har således en væsentlig interesse i at boligstøtteforvaltningen modtager disse oplysninger om ændrede forhold af betydning for beregning af boligstøtte, herunder at sådanne meddelelser kan gives på en så nem og uhindret måde som muligt. I overensstemmelse hermed skal kommunen da også registrere (selv) uvæsentlige indkomstændringer på sagen hvis sådanne oplysninger gives i løbet af året, ligesom kommunen skal gøre boligstøttemodtageren bekendt med konsekvensen heraf for en eventuel senere efterregulering, jf. vejledning nr. 110 af 26. juni 1996, kapitel 14.2 om oplysningspligt, hvor der står

’Såfremt der i løbet af året er givet oplysning om en uvæsentlig indkomstændring, skal denne derfor altid registreres på sagen, ligesom kommunen skal gøre boligstøttemodtageren bekendt med konsekvensen for en eventuel senere efterregulering, hvis det efterfølgende viser sig, at der rent faktisk i året i alt har foreligget en væsentlig indkomststigning, fordi ikke alle indkomstændringer i løbet af året er blevet meddelt, dvs. at efterreguleringsbetingelserne er opfyldt. Om efterregulering i øvrigt se nedenfor, pkt. 14.4.

Da kommunens modtagelse af støttemodtagerens oplysninger er væsentlig, såvel med hensyn til omberegning i løbet af året, som med hensyn til støttemodtagerens mulighed for periodeopdeling ved en efterfølgende efterregulering, bør kommunen skriftligt kvittere for modtagelsen af oplysninger om ændrede forhold i løbet af boligstøtteåret.’

Og kapitel 14.3 om omberegning hvor der under pkt. 14.3.1 står

’Hvis en boligstøttemodtager allerede fra årets begyndelse ved og oplyser om, at der vil indtræde en væsentlig ændring af indkomsten på et nærmere angivet tidspunkt, kan boligstøtten beregnes indtil dette tidspunkt, uden at indkomstændringen indgår. Det er dog en forudsætning, at boligstøttemodtageren kan dokumentere indkomstændringen og tidspunktet for dennes indtræden. Også kommende uvæsentlige indkomstændringer, som støttemodtageren er bekendt med, kan oplyses på dette tidspunkt og dermed blive registreret i kommunen som oplyst. Disse vil først indgå i boligstøtteberegningen, såfremt der senere oplyses om yderligere ændringer, således at en herefter samlet aktuel indkomstnedgang omregnet til årsbasis, jf. § 44 (væsentligt ændret husstandsindkomst på årsbasis for den resterende del af året), eller summen af de oplyste indkomststigninger, jf. § 46 (væsentligt ændret opsummeret indkomst for hele året), fører til en omberegning af støtten i op- eller nedadgående retning, jf. nedenfor pkt. 14.3.2 og 14.3.3.’

Betragtningerne findes nu i gældende vejledning nr. 103 af 23. oktober 2002 om individuel boligstøtte, pkt. 246.

Det er herefter min foreløbige opfattelse at hensynet til boligstøttemodtagerens retssikkerhed ikke kan tale for at opstille sådanne formelle krav som myndighederne tilsyneladende har gjort i (A)’s sag, for at anse hendes oplysninger om indtægtsændringer for modtaget.

C.3. Journalisering

På baggrund af det oplyste om at boligstøtteforvaltningen fandt at den ikke var vidende om indkomstændringerne, og om at indtægtsskemaet ikke var stemplet med indgået i forvaltningen og ikke beroede på sagen, bad jeg myndighederne nærmere om at redegøre for boligstøtteforvaltningens journaliseringspraksis.

Hinnerup Kommune besvarede min anmodning herom ved alene at henvise til § 6 i lov om offentlighed i forvaltningen. Umiddelbart finder jeg ikke kommunens redegørelse herfor fyldestgørende hvilket jeg finder beklageligt.

Jeg må imidlertid forstå kommunens udtalelse således at boligstøtteforvaltningen ikke foretog journalisering af de oplysninger som forvaltningen modtog den 7. april 1998. Jeg må videre forstå kommunens udtalelse således at forvaltningen heller ikke foretog journalisering af det indtægtsskema som forvaltningen delvis havde udfyldt og herefter udleveret til (A).

Der er ikke fastsat regler hvorefter kommunale myndigheder i almindelighed har pligt til at journalisere. Det er imidlertid min opfattelse at hensynet til borgerens mulighed for at kunne godtgøre at myndighederne i løbet af støtteåret har fået meddelt ændrede forhold af betydning for beregningen af boligstøtte, taler for at myndighederne foretager en systematisk registrering af boligstøttemodtagerens meddelelser herom.

Det er herefter min foreløbige opfattelse at det er kritisabelt at boligstøtteforvaltningen i Hinnerup Kommune ikke foretog journalisering (en registrering af modtagelsen) af de oplysninger boligstøtteforvaltningen modtog den 7. april 1998 om (A)’s indkomstændringer.

C.4. Notatpligt

I mit brev af 16. juli 2000 bad jeg også myndighederne oplyse om forvaltningen havde gjort notater om de oplysninger (A) kom med den 7. april 1998, og i givet fald om forvaltningen havde fulgt op på disse oplysninger. Kommunen har ikke besvaret min anmodning herom hvilket jeg umiddelbart også finder beklageligt. Jeg må imidlertid forstå kommunens oplysninger således at boligstøtteforvaltningen ikke har gjort notat om de oplysninger som forvaltningen modtog den 7. april 1998.

Tilbagebetaling af boligstøtte

A klagede til mig over myndighedernes afgørelse om tilbagebetaling af boligstøtte på grund af en uoplyst arbejdsindtægt.

Det fremgik af sagen at A den 7. april 1998 deltog i et møde med pantefoged P, Hinnerup Kommune. A fik ved denne lejlighed ændret sin forskudsopgørelse og sit skattekort for 1998. Af kommunens journalnotat fra mødet den 7. april 1998 med pantefoged P fremgik følgende

”

M 070498 SAG

Mødte og sagde at de har overtræk på bankkontoen og derfor ikke nu kan starte med at afdrage på restancer. Starter den 14/4-98 på gartneriet (G) med en uges praktik og fra den 20/4-98 vil hun få ca 13500 kr. om måneden. Har fået bistand frem til den 1/5-98, og kan nok få det frem til næste lønudbetaling evt. mod tilbagebetaling.

M 070498 SAG

Forskud for 1998 er ændret dd. Der er udregnet betalingsevne med ny løn og ændret fradrag. Skal komme med kontoudtog fra banken. Liste over hvilke regninger der skal betales og hendes selvangivelse for 1997 da den skal indtastes via telefon (Lær hende det).

Jeg vil foreslå at vi laver en afviklingsplan der giver plads til at hun får rettet bankkontoen op og at der ikke bliver behov for bistand frem til 1 lønudb. Evt 750 kr. pr. måned så er restancen betalt om 1 ½ år. Der er givet besked til Boligsikring om ændret forskud.”

Endvidere forelå der i sagen et indtægtsskema til brug ved boligstøtteberegning. I dette skema var der i de felter som var forbeholdt forvaltningen (”modtaget dato” og ”journalnummer”) med maskinskrift påført ”7.4.1998” og ”(B’s cpr.nr.)” [B er medlem af A’s husstand; min bemærkning]. Om årsag til ændringer i husstandens indkomstforhold var der ligeledes på maskine i feltet ”Indtægtsstigning” sat kryds, og der var i feltet ”dato for ændringen” med maskinskrift skrevet ”20.4.1998” som herefter med håndskrift var overstreget og ændret til ”1/6 98”. Der var med håndskrift oplyst en løn efter arbejdsmarkedsbidrag på 12.000 kr. om måneden. Endvidere var der med maskinskrift påført oplysninger om social pension, husstandsmedlemmernes navne, personnumre og hidtidige indkomst før skat ”i perioden 1. januar til 1. maj 1998”. Skemaet var ikke underskrevet.

Ifølge journaludskrift af 7. juli 2000 vedrørende sagstype ”005 Bistand” var der den 22. maj 1998, 28. maj 1998 og 25. juni 1998 og 7. juli 1998 noteret oplysninger om A’s indkomstforhold. A’s indtægtsforhold var endvidere beskrevet i brev af 6. juli 1998 fra Hinnerup Kommunes social- og sundhedsforvaltning til A vedrørende kontanthjælp for juni og juli måned 1998.

Den 18. oktober 1999 traf Hinnerup Kommunes boligstøtteadministration afgørelse om regulering af boligydelse for 1998 over for B. Kommunen meddelte at der i perioden 1. januar 1998 til 31. december 1998 var udbetalt for meget boligydelse - i alt 5.592 kr. - på grund af en uoplyst indkomststigning i husstanden på 27.963 kr. Kommunen anførte følgende

”Regulering af boligydelse for 1998

Efter boligstøttelovens pgf. 47 er der foretaget regulering af Deres boligydelse.

De har i perioden 01.01.1998 – 31.12.1998 modtaget for meget boligydelse

5.592 kr.

Som det fremgår af de breve om boligydelse, De har modtaget for 1998, har følgende husstand og husstandsindkomster været oplyst.

Husstand: 2 voksne og 1 barn

Oplyst indkomst i 1998 efter fradrag for barn og pensionister

En forventet husstandsindkomst på

148.600 kr.

Endelig opgjort indkomst for 1998 beregnet efter boligstøttelovens regler

176.563 kr.

Som det fremgår har der været en uoplyst indkomststigning på

27.963 kr.

Der skal foretages regulering på grundlag af indkomststigningen.

De bedes venligst indbetale beløbet inden 14 dage.

”

I brev af 1. maj 2000 skrev Hinnerup Kommunes boligstøtteadministration således til B

”Boligydelse til lejebolig

Gæld vedrørende boligstøtte er nu tilbagebetalt. De vil derfor fra 1. juni 2000 få udbetalt den fulde boligydelse.

De oplysninger, der er benyttet ved beregningen af boligydelsen, fremgår af tidligere boligstøttebreve. Om Deres oplysningspligt og ret til omregning af boligydelsen henvises også til de tidligere breve.”

I brev af 3. maj 2000 skrev Hinnerup Kommunes økonomi- og skatteforvaltning bl.a. således til B

” For meget udbetalt boligydelse 1998

Restance i alt 5.703,84

Oplysningen om at der ikke skyldes mere fra boligydelseskontoret er en fejl der er sket herfra.

Vi har ikke givet boligydelseskontoret besked om at der er løbet renter på og at der er kommet en boligydelses regulering for 1998 på 5.592 kr. + renter

Fra næste måned vil der igen blive trukket 250 kr. i boligydelsen til dækning af restancerne.”

Den 14. juni 2000 fastholdt kommunen kravet om tilbagebetaling af boligstøtte. Kommunen anførte i sit brev af 14. juni 2000 til B følgende

” Efterregulering 1998

På baggrund af vores møde i dag på forvaltningen skal jeg meddele, at jeg fastholder kravet om tilbagebetaling af kr. 5.592,00 som vedrører 1998 – se brev om efterregulering af 18. okt. 1999.

Den 7. juni 2000 ved møde hos pantefoged (P) meddeler jeg dig, at ændringsskema ikke beror i sagen, og vi derfor ikke har været vidende om den store indkomstændring i 1998, og derfor har krævet efterregulering for 1998.

På baggrund af mit brev af 13. juni 2000 medbringer du i dag originalen af den omtalte ændring af jeres økonomiske forhold, som forevises til pantefoged (P) og jeg. På baggrund af originalen forholder jeg dig, at såfremt du er i besiddelse af originalen, har vi ikke oplysningerne her på forvaltningen. Du siger, at du ikke har en forklaring på, hvorfor originalen er hos dig, og at du troede, at der var tale om en genpart, samt at du ikke husker om skemaet er afleveret til forvaltningen. Du oplyser, at (A) måske har afleveret skemaet.

Det er korrekt, at forvaltningen fejlagtigt har påført en dato i ’modtaget dato’ feltet på ændringsskemaet, som forvaltningen har udsendt 7/4-98. Men skemaet er ikke underskrevet af dig og (A), og retssikkerhedsmæssige/revisionsmæssige årsager benytter forvaltningen ikke indkomstændringer løbende i året, der ikke er underskrevet af jer. Ligeledes er originalen ikke stemplet med indgået dato i forvaltningen, hvilket er praksis.

”

I brev af 3. august 2000 klagede A til Tilsynsrådet for Århus Amt over Hinnerup Kommune. A anførte i den forbindelse bl.a.

”I 4 mdr. var jeg på kommunen hos pantefoged (P). Vi skulle aftale afdragsordning på gæld vedrørende Roskilde.

Ved denne lejlighed sagde (P): (A) husk at forhøje indtægt angående boligydelse. Som sagt så gjort. Fik et standardskema i hånden og skrev selv 12000 kr. pr. md.

Resten har kommunen udfyldt, mens jeg venter. Hvor mange på adressen, hvem samt yderligere forhøjet på 12.285 kr.

Da jeg kommer hjem med det udfyldte skema, skriver jeg 1/6 98. Til min egen ’husker’ fuldtidsarbejde påbegyndt, da maj måned var prøve.

Jeg finder det helt urimeligt at bruge tid på at gå på kommunen og udfylde et skema sammen med en sagsbehandler, for så senere at blive straffet og tilbagebetale.”

Med brev af 9. august 2000 oversendte tilsynsrådet den del af A’s klage der vedrørte tilbagebetalingen af boligstøtte, til Det Sociale Nævn for Århus Amt. Oversendelsen skete efter telefonisk aftale med A, jf. notat af 8. august 2000.

Det sociale nævn sendte den 14. august 2000 klagen til genvurdering i Hinnerup Kommune som i brev af 22. august 2000 fra socialforvaltningen fastholdt sin afgørelse om tilbagebetaling. Kommunen anførte således over for det sociale nævn

”

Jeg skal i den forbindelse henvise til skrivelse af 14. juni 2000 fra forvaltningen, hvor afgørelsen uddybes overfor boligstøttemodtageren.

Ligeledes skal jeg igen understrege, at skemaet ikke er underskrevet af (B) eller (A), og af retssikkerhedsmæssige/revisionsmæssige årsager benytter forvaltningen ikke indkomstændringer løbende i året, der ikke er underskrevet af boligstøttemodtageren.

Ligeledes er skemaet ikke stemplet med indgået dato i forvaltningen, hvilket er praksis.

Forvaltningen har således ikke været vidende om indkomstændringen, idet skemaet ikke beror i sagen, men rent fysisk er hos boligstøttemodtageren.”

Den 22. januar 2001 stadfæstede det sociale nævn kommunens afgørelse om efterregulering og tilbagebetaling af boligstøtte for perioden 1. januar 1998 til 31. december 1998. Nævnet anførte bl.a. følgende i sit brev til A

”Der er ved afgørelsen lagt vægt på, at den faktiske husstandsindkomst opgjort på grundlag af den skattemæssige årsopgørelse for 1998 overstiger den forventede indkomst med mindst 10.000 kr.

I en sag som Deres, hvor der mellem Dem og forvaltningen er uenighed om sagsforløbet, kan nævnet kun lægge afgørende vægt på sandsynliggjorte eller dokumenterede påstande. Nævnet finder derfor ikke tilstrækkeligt grundlag for at antage, at De har oplyst boligstøttekontoret om indkomststigninger i løbet af boligstøtteperioden. Nævnet har ved denne vurdering lagt vægt på, at det af sagen fremgår, at De er i besiddelse af det originale af forvaltningen udleverede ændringsskema, der ikke er underskrevet af Dem eller Deres fraseparerede ægtefælle samt at forvaltningen har bestridt at have modtaget dette. Nævnet finder det herefter ikke godtgjort, at De har udleveret ændringsskemaet til forvaltningen.

For så vidt angår det af Dem anførte om, at Hinnerup Kommune i øvrigt var vidende om Deres indtægtsforhold i 1998 bemærkes, at det af forvaltningens meddelelse om bevilling af boligstøtte fremgår, at enhver ændring i husstandens personlige og økonomiske forhold straks skal meddeles direkte til boligstøtteadministrationen. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der gives meddelelse til for eksempel bistandskontoret, skattevæsenet, folkeregistret eller andre steder i kommunen.

Det er derfor i overensstemmelse med boligstøttelovens § 47, stk. 2 og 3, at De skal tilbagebetale den for meget modtagne boligstøtte.

Den uoplyste indkomst skal ved efterregulering fordeles over hele året uden mulighed for periodeopdeling, jfr. boligstøttelovens § 47, stk. 4.

Tilbagebetalingskravet fremkommer herefter som forskellen mellem den udbetalte boligsikring, og den boligsikring De er berettiget til efter tillæg af den uoplyste indkomst for hele året.

Retsgrundlaget for afgørelsen

Afgørelsen er truffet efter reglerne i boligstøttelovens §§ 43 og 47.

Retsgrundlaget er vedlagt til Deres orientering.”

I brev af 24. januar 2001 klagede A til mig. A gjorde herved igen opmærksom på at hun i april 1998 i forbindelse med en personlig henvendelse til Hinnerup Kommunes boligstøttekontor havde gjort kommunen opmærksom på sin forhøjede indkomst på grund af arbejde. Hun stillede sig derfor uforstående over for nævnets opfattelse af at det ikke var godtgjort at hun havde afleveret ændringsskemaet. A oplyste hertil at ændringsskemaet var udfyldt af sagsbehandleren på kommunekontoret og på kommunens skrivemaskine.

Med mit brev af 21. februar 2001 (mit j.nr. 2001-0305-083) sendte jeg en kopi af A’s brev af 24. januar 2001 videre til det sociale nævn. Henvendelsen blev sendt så nævnet kunne få lejlighed til at tage stilling til om det A havde anført, kunne give nævnet anledning til at genoptage behandlingen af sagen. Hvis dette ikke var tilfældet, blev henvendelsen sendt som en anmodning fra A om at nævnet uddybede sin begrundelse for nævnets afgørelse.

Den 7. marts 2001 fastholdt det sociale nævn sin afgørelse af 22. januar 2001. Nævnet anførte

”

De er ikke berettiget til at få genoptaget sagen om tilbagebetaling af boligstøtte.

Begrundelsen er, at Deres brev af 24. januar 2001 ikke tilfører sagen sådanne nye oplysninger, at det kan begrunde en genoptagelse.

Nævnet har på baggrund af en sammenfattende vurdering af sagens oplysninger ikke fundet det tilstrækkeligt sandsynliggjort, at De har oplyst boligstøttekontoret om indkomststigningen i 1998. Nævnet har i afgørelsen af 22. januar 2001 begrundet dette. Der henvises derfor til afgørelsens ordlyd.

Nævnet skal uddybende bemærke, at det forhold, at skemaet delvist er udfyldt af forvaltningen, sammenholdt med at kommunen har bestridt at have modtaget ændringsskemaet, at De er i besiddelse af det originale skema, hvor De har tilføjet ændringer, ikke efter nævnets opfattelse er tilstrækkeligt til at sandsynliggøre, at De har oplyst boligstøttekontoret om indkomststigningen.

”

I brev af 9. marts 2001 klagede A igen til mig og fastholdt samtidig sin tidligere klage. Hun henviste til at hun var på kommunens skattekontor i 4. måned 1998, og at hun den samme dag var på kommunens boligstøttekontor. A anførte videre at indtægtsskemaet var udfyldt hos boligstøttesagsbehandleren i 4. måned 1998 – på kommunens skrivemaskine – og modtaget i 4. måned 1998. A oplyste i den forbindelse at boligstøttemedarbejderen ikke havde været tilfreds med hendes tal om 12.000 kr. pr måned og havde forhøjet dette beløb yderligere. Endvidere oplyste A at hun i 5. måned havde afleveret lønsedler.

Med mit brev af 23. marts 2001 bad jeg det sociale nævn om udlån af sagens akter samt om nævnets og kommunens eventuelle bemærkninger til A’s klage.

Den 20. april 2001 modtog jeg myndighedernes akter idet nævnet og kommunen meddelte at de ikke havde yderligere kommentarer til sagen.

Den 16. juli 2001 skrev jeg til A

”Jeg har nu haft lejlighed til at gennemgå Deres klage, de bilag De har sendt mig med Deres brev af 28. april 2001, de bilag jeg modtog den 10. maj 2001, og de akter det sociale nævn har sendt mig.

Jeg forstår Deres henvendelse som en klage over Hinnerup Kommunes afgørelse af 18. oktober 1999 som kommunen fastholdt den 14. juni 2000, og som Det Sociale Nævn for Århus Amt stadfæstede den 22. januar 2001, om efterregulering af boligstøtte for 1998 med krav om tilbagebetaling af 5.592,- kr. p.g.a. uoplyst arbejdsindtægt.

Det Sociale Nævn for Århus Amt fastholdt og uddybede begrundelsen for sin afgørelse den 7. marts 2001.

Jeg har i dag bedt Det Sociale Nævn for Århus Amt og Hinnerup Kommune om en udtalelse. Til Deres orientering vedlægger jeg kopi af brev af dags dato til det sociale nævn.

Når jeg har modtaget udtalelserne, vender jeg tilbage til sagen.

Jeg tilbagesender Deres bilag idet jeg bemærker at jeg har taget kopi heraf til brug for min behandling af sagen.

I Deres brev af 28. april 2001 skriver De også at De mener kommunen har opgjort boligstøttegælden forkert.

Jeg kan i den forbindelse oplyse Dem om at ombudsmanden ikke kan behandle klager over forhold der kan indbringes for en højere forvaltningsmyndighed, før denne myndighed har truffet afgørelse (§ 14 i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand). Heri ligger også at myndigheden skal have taget stilling til det spørgsmål som en borger ønsker ombudsmanden skal udtale sig om, og at klageadgangen rent faktisk skal have været udnyttet.”

Samme dag (den 16. juli 2001) bad jeg det sociale nævn og kommunen om en supplerende udtalelse. Jeg bad myndighederne om i deres udtalelser at kommentere A’s oplysninger, herunder oplysningerne om at det var forvaltningen der havde udfyldt skemaet til brug ved boligstøtteberegning (bortset fra de 12.000 kr. pr. måned og tilføjelsen ”1/6- 98” ), og dermed også forvaltningen der havde skrevet ”20.4.1998” i feltet ’Dato for ændringer’.

Under hensyn til det af forvaltningen oplyste om at skemaet ikke var stemplet med indgået i forvaltningen og ikke beroede i sagen hvorfor forvaltningen ikke var vidende om indkomstændringer, bad jeg om at forvaltningen redegjorde nærmere for sin journaliseringspraksis.

Jeg bad også myndighederne oplyse om forvaltningen havde gjort notater om de oplysninger A kom med den 7. april 1998, og i givet fald om forvaltningen havde fulgt op på disse oplysninger. Såfremt forvaltningen ikke havde gjort notat om oplysningerne, bad jeg myndighederne oplyse baggrunden herfor.

Jeg bad endvidere myndighederne om at uddybe kravet om at en indkomstændring skulle være underskrevet før den kunne benyttes.

Endelig bad jeg om at det også fremgik af det sociale nævns udtalelse hvilken betydning nævnet havde tillagt kommunens brev af 1. maj 2000 hvoraf det fremgik at gælden vedrørende boligstøtte nu var tilbagebetalt, og kommunens brev af 3. maj 2000 hvoraf det fremgik at denne oplysning var en fejl der var sket hos økonomi- og skatteforvaltningen.

Jeg bad nævnet redegøre for sit oplysningsgrundlag i sagen.

Afslutningsvis bad jeg om at modtage eventuelle yderligere akter i sagen som måtte bero hos myndighederne.

I brev af 18. juli 2001 bekræftede det sociale nævn modtagelsen af mit brev og oplyste at nævnet ikke havde modtaget den her omtalte kopi af mit brev til A af 16. april 2001.

I udtalelsen af 21. august 2001 bemærkede Hinnerup Kommunes socialforvaltning følgende

”

På mødet den 7. april 1998 hos pantefoged (P) var der ikke tale om oplysninger til boligstøttesagen. Der var tale om et møde omkring gældsafvikling.

Pantefoged (P) oplyser, at han ikke udleverer boligstøtteskemaer. Han oplyser, at han på mødet opfordrede (A) til forskudsændring, og at han efterfølgende videregav oplysningen til boligstøtte. Hans journalnotat fra mødet vedlægges. Bilag 1.

Efter henvendelse fra pantefoged (P) til boligstøtte er der udsendt skema til indkomstændring. Ligeledes afsluttes det fremsendte indkomstskema med, at borgeren er indforstået med at underrette kommunen, såfremt der sker ændringer, ligesom borgeren erklærer sig indforstået med at eventuelle tilbagebetalingskrav gælder alle medunderskrivere.

Som kommentar til (A)’s oplysninger om, at forvaltningen har forudfyldt det omtalte økonomiskema, kan det oplyses, at forvaltningen både før og nu benytter sig af i videst muligt omfang at være behjælpelig med at udfylde og udsende/udlevere diverse skemaer.

Siden 1998 har kommunen benyttet elektronisk blanketsystem med opkobling til folkeregistret, således at alle udsendte skemaer ved indtastning af cpr forudfyldes med navn, adresse mv. inden udlevering uden nærmere undersøgelse af, hvad borgeren ønsker at påføre skemaet.

Det har således været op til (A)/(B) at sørge for at returnere det omtalte skema. Igen skal det understreges, at indkomstskema ikke er stemplet med indgået dato, hvilket er praksis. Forvaltningen har ikke modtaget det omtalte skema fra (A)/(B).

I sagen skal jeg ligeledes henvise til en tidligere sag, hvor der var uenighed om, hvorvidt en klage var modtaget i forvaltningen med ombudsmanden og (A)/(B) (j.nr. 2000- 3138-042), hvor Folketingets Ombudsmand konkluderer, at ombudsmandsinstitutionen ikke er egnet til at afklare bevisspørgsmål. Ligesom ombudsmanden meddeler, at det er afsenderen af et brev, der bærer risikoen for, at brevet er kommet frem. Kopi af brev fra ombudsmanden vedlægges. Bilag 2.

Ved en redegørelse for forvaltningens journaliseringspraksis kan der i den forbindelse henvises til lov om offentlighed i forvaltningen § 6

’§ 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter’.

Kravet om, at en indkomstændring skal være underskrevet, før forvaltningen benytter oplysningen, skyldes hensynet til borgerens retssikkerhed. En sags beregningsgrundlag ændres således ikke uden borgerens egen medvirken og viden herom.

”

Af det sociale nævns udtalelse af 4. september 2001 fremgår bl.a. følgende

”Det bemærkes for god ordens skyld, at Det Sociale Nævn fortsat er af den opfattelse, at klager i 1998 ikke har givet fornøden orientering om indkomststigningerne til Hinnerup Kommunes boligstøttekontor.

Det sociale nævn fastholder således fortsat sin afgørelse af 22. januar 2001 desangående.

Det Sociale Nævn har ikke tillagt kommunens brev af 1. maj 2000 (hvoraf fremgår, at gælden vedrørende boligstøtte nu er tilbagebetalt) særlig betydning i forbindelse med sagens behandling.

Der henvises til at kommunen allerede 3. maj 2000 anfører, at det anførte i brev af 1. maj 2000 er en fejl fra økonomi- og skatteforvaltningen.

I det omfang brevet af 1. maj 2000 kunne indeholde en begunstigende forvaltningsakt må anføres, at denne er tilbagekaldt allerede 2 dage senere, og at klager således ikke har nået at indrette sig herpå.

Korrespondancen skønnes således ikke væsentlig i forhold til den behandlede klagesag.”

Med brev af 12. september 2001 bad jeg om A’s bemærkninger til myndighedernes udtalelser som jeg modtog med brev af 17. september 2001. A skrev bl.a. om forløbet

”Den 7-4-98 har jeg været hos pantefoged (P), samt på boligstøttekontoret/boligstøtteskranke. Den 8-4-98 tilbagebetalt gl. gæld. At det omtalte skema skulle være udsendt, er ikke i overensstemmelse med sandheden. Skemaet er blevet ekspederet ved personlig henvendelse på boligstøttekontor/boligstøtteskranken d. 7-4- 98.”

Med mit brev af 24. september 2001 bad jeg om myndighedernes eventuelle bemærkninger til det A havde anført. Jeg vedlagde sagens akter som jeg bad nævnet returnere sammen med myndighedernes eventuelle bemærkninger. Jeg fik herefter med det sociale nævns brev af 4. oktober 2001, vedlagt kommunens brev af 2. oktober 2001, oplyst at myndighederne ikke havde yderligere bemærkninger til sagen.

En af mine medarbejdere anmodede herefter den 16. oktober 2002 det sociale nævn om at modtage sagens akter. Jeg modtog herefter med nævnets brev af 17. oktober 2002 nævnets originalakter. Samtidig beklagede nævnet at det ikke kunne afvise at det ved brevet af 4. oktober 2001 glemte at medsende akter.

Under min behandling konstaterede jeg imidlertid at jeg ikke var i besiddelse af Hinnerup Kommunes akter i sagen. Jeg besluttede på den baggrund at afgive min udtalelse i en foreløbig redegørelse, således at myndighederne derved fik lejlighed til at udtale sig om sagen inden jeg afgav min endelige udtalelse. I min foreløbige udtalelse af 9. december 2002 skrev jeg bl.a.

Ombudsmandens foreløbige udtalelse

”Retsgrundlaget

De regler som gælder for boligstøtte for 1998, findes i bekendtgørelse nr. 167 af 12. marts 1998 af lov om individuel boligstøtte (boligstøtteloven). Af denne boligstøttelovs § 47, stk. 1-5, fremgår

’§ 47. Overstiger den faktiske husstandsindkomst den efter § 8, stk. 1-7, beregnede husstandsindkomst med mindst 20.000 kr., skal ansøgeren eller hans dødsbo tilbagebetale den for meget modtagne boligstøtte.

Stk. 2. Overstiger den faktiske husstandsindkomst den efter § 8, stk. 8, opgjorte indkomst med mindst 10.000 kr., skal ansøgeren eller hans dødsbo tilbagebetale den for meget modtagne boligstøtte.

Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder ikke anvendelse, såfremt ansøgeren godtgør at have givet kommunalbestyrelsen meddelelse om indkomstændringer ud over de i stk. 1 og 2 nævnte grænser.

Stk. 4. Såfremt støttemodtageren i løbet af året ikke har givet meddelelse om indkomststigninger, anses disse som vedrørende hele året. For støttemodtagere, der kun har modtaget boligstøtte i en del af året, skal der foretages en periodemæssig opdeling, såfremt støttemodtageren klart kan dokumentere, at en del af indkomsten alene vedrører den del af året, hvor boligstøtte ikke er ydet.

Stk. 5. Såfremt støttemodtageren i løbet af året har givet meddelelse om en indkomstnedgang, der i henhold til § 44 har givet anledning til omberegning, eller givet meddelelse om en indkomststigning i henhold til § 46, foretages der ved opgørelsen af tilbagebetalingens størrelse en periodemæssig opdeling af året. Meddelte indkomststigninger indgår alene i husstandsindkomsten med virkning fra den 1. i måneden efter ændringens indtræden, medens ikke-meddelte indkomststigninger anses som vedrørende hele året. Stk. 4, 2. pkt., finder tilsvarende anvendelse.’

Af forarbejderne (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, spalte 3723) til § 41, stk. 3, i lov nr. 578 af 19. december 1985 (§ 47, stk. 3, i lovbekendtgørelse nr. 167 af 12. marts 1998) fremgår bl.a.

’Det vil ligeledes være muligt at undgå et krav om tilbagebetaling, såfremt modtageren har givet kommunalbestyrelsen meddelelse om stigninger i husstandsindkomsten ud over de tidligere nævnte indkomstgrænser. ( ) Boligministeriet vil i forbindelse med ændringen af loven henstille til kommunerne, at der ved boligstøttemodtagerens henvendelse gøres notat om, at oplysning om ændrede indkomstforhold er meddelt. Ansøgeren må således, for ikke at blive mødt med et krav om tilbagebetaling, underrette kommunalbestyrelsen om alle ændringer i husstandsindkomsten af betydning for boligstøtteberegningen, uanset om indkomstfremgangen måtte skyldes ansøgerens eller øvrige husstandsmedlemmers indkomstforhold.’

De ændringer af § 47 i boligstøtteloven der skete ved lov nr. 1002 af 23. december 1998 og lov nr. 406 af 31. maj 2000, har ingen betydning for (A)’s sag.

Ombudsmandens foreløbige udtalelse

Resumé

En lejer klagede over myndighedernes afgørelse om tilbagebetaling af boligstøtte på grund af en uoplyst arbejdsindtægt.

Ombudsmanden udtalte i en foreløbig redegørelse bl.a. at han på det foreliggende grundlag anså det for godtgjort at lejeren mundtligt havde givet boligstøttekontoret meddelelse om indkomstændringen. Ombudsmanden lagde bl.a. vægt på at lejeren ved en personlig henvendelse til boligstøttekontoret fik udleveret et delvist udfyldt skema til brug for indtægtsændringer.

Ombudsmanden udtalte samtidig at han ikke mente der var hjemmel til de særlige formkrav myndighederne havde opstillet for at anse oplysninger om indkomstændringer for modtaget. Ombudsmanden var heller ikke enig i at hensynet til borgerens retssikkerhed talte for at opstille sådanne krav. Ombudsmanden lagde særlig vægt på at boligstøttemodtageren havde en væsentlig interesse i at boligstøtteforvaltningen modtog oplysninger om ændrede forhold af betydning for beregningen af boligstøtte, og at sådanne meddelelser kunne gives på en så nem og uhindret måde som muligt.

På det foreliggende grundlag var det ombudsmandens foreløbige opfattelse at myndighedernes sagsbehandling samlet set havde været så mangelfuld og kritisabel at han var indstillet på at henstille til det sociale nævn at genoptage sin behandling af sagen.

Det sociale nævn ophævede herefter sin afgørelse og ændrede samtidig kommunens afgørelse. I sin nye afgørelse pålagde nævnet kommunen at ophæve sit tilbagebetalingskrav og at meddele lejeren en ny afgørelse.

Ombudsmanden besluttede på den baggrund ikke at fortsætte undersøgelsen. (J.nr. 2001-0856-083).