Aktindsigt i kollektive aftaler om arbejdsforhold

§ 4, stk. 1 og 3, i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer) har følgende ordlyd

’§ 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v.

Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.’

Af forarbejderne til lovens § 4, stk. 3 (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 212), fremgår bl.a. følgende

’Bestemmelsen medfører, at den, der ønsker aktindsigt, må have kendskab til sagens eller dokumentets eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed. Dette betyder imidlertid ikke, at myndigheden er berettiget til at afslå en begæring om aktindsigt alene under henvisning til en manglende angivelse af sagstilhørsforholdet, hvis myndigheden er i stand til på andet grundlag at identificere den sag eller det eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i.

Kravet om angivelse af sagen eller dokumenter i denne betyder bl.a., at der ikke kan forlanges adgang til at gennemgå en forvaltningsmyndigheds journalmateriale med henblik på herigennem at finde frem til sager, hvis dokumenter man kan have interesse i at blive gjort bekendt med.

Bestemmelsen giver heller ikke adgang til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode.’

Justitsministeriet har i vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen (1986) anført følgende om identifikationskravet

’Begæringens form og indhold

17. Efter offentlighedslovens § 4, stk. 3, skal en begæring om aktindsigt angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med lovens § 5, stk. 1, nr. 2, hvorefter adgangen til aktindsigt bl.a. omfatter indførelser i myndighedens journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Det kan herefter kræves, at den, der ønsker aktindsigt, i hvert fald har et vist kendskab til sagens eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed. Forvaltningen har altså ikke pligt til at imødekomme begæringer om at få lejlighed til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. I det omfang en sådan begæring fremsættes af pressen, bør begæringen dog normalt imødekommes, medmindre andet følger af reglerne om tavshedspligt m.v.

I øvrigt kan det ikke udtømmende angives, hvor specificeret angivelsen af sagen eller dokumentet i det enkelte tilfælde skal være. Det, der må kræves, er, at begæringen indeholder sådanne oplysninger, at det efter indretningen af den pågældende myndigheds journaler, registre m.v. er muligt at finde frem til sagen. Angivelse af sagens journalnummer er ikke nødvendig, men heller ikke altid tilstrækkelig.

Det påhviler vedkommende forvaltningsmyndighed at vejlede publikum om, hvilke oplysninger der i det enkelte tilfælde må tilvejebringes for at opfylde disse krav. Endvidere må det fremhæves, at der, som nævnt ovenfor under pkt. 6, ikke i almindelighed vil være noget til hinder for, at vedkommende myndighed, når omstændighederne i øvrigt taler derfor, ser bort fra kravet om, at begæringen skal angive en bestemt sag.

’

Som det fremgår, medfører bestemmelsen i offentlighedslovens § 4, stk. 3, at den der anmoder om aktindsigt, skal have et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed. Begæringen om aktindsigt skal endvidere angive sagen eller dokumentet på en sådan måde at myndigheden har mulighed for at identificere sagen eller dokumentet. Er genstanden for begæringen om aktindsigt let identificerbar, men tilsigter begæringen reelt at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager, kan begæringen dog afslås. Jeg henviser til den sag som er omtalt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1989, s. 241* (s. 266f ).

I den foreliggende sag anmodede (A) i et brev af 2. november 1999 Præstø Kommune om at sende kopi af samtlige decentrale aftaler om løn-, tillægs- og ansættelsesforhold på KL/KTO-området samt kommunens personalepolitik. I en oversigt som var vedlagt brevet af 29. november 1999, blev anmodningen i et vist omfang præciseret.

Anmodningen må forstås således at den ikke omfattede nogle bestemte generelle sager vedrørende kollektive aftaler om arbejdsforhold, men derimod nogle bestemte typer af dokumenter. Ved bedømmelsen af om betingelserne ifølge offentlighedslovens § 4, stk. 3, er opfyldt, er det afgørende således ikke om (A) i tilstrækkelig grad havde kendskab til og præciserede den eller de sager som dokumenterne indgik i, men om (A) i tilstrækkelig grad havde kendskab til og præciserede de pågældende dokumenter. I oversigten som var vedlagt brevet af 29. november 1999, var anmodningen om aktindsigt præciseret på to måder idet den dels indeholdt en angivelse af hvilke typer af aftaler anmodningen omfattede, dels en opremsning af hvilke faggrupper anmodningen omfattede.

Den der anmoder om aktindsigt, skal give myndigheden sådanne oplysninger at det efter indretningen af myndighedens journaler, registre mv. er muligt for myndigheden at finde frem til dokumenterne. De oplysninger jeg har fået fra Præstø Kommune, giver mig dog ikke mulighed for at foretage en nærmere bedømmelse af i hvilket omfang kommunen efter indretningen af sit journalsystem var i stand til at finde frem til de pågældende dokumenter på grundlag af de oplysninger som fremgik af (A)’s anmodning.

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 4, stk. 3, indebærer ikke alene at den der anmoder om aktindsigt, skal præcisere de dokumenter som anmodningen omfatter. Den indebærer også at den pågældende på forhånd skal have et vist kendskab til dokumenternes eksistens. Bestemmelsen giver således ikke mulighed for at gennemse alle sager eller dokumenter af en bestemt art eller alle sager eller dokumenter som er blevet journaliseret i en bestemt periode.

De dokumenter som (A) søgte aktindsigt i, var alle kollektive aftaler om arbejdsforhold. Det må antages at en faglig organisation der beskæftiger sig med arbejdsmarkedsforhold for kommunalt ansatte, har en generel viden om dels at kommunerne gennem Kommunernes Landsforening indgår og fornyr et stort antal overenskomster, dels at der på lokalt plan indgås et stort antal kollektive aftaler om arbejdsforhold som udfylder bestemmelserne i overenskomster og i tjenestemandsregulativet for primærkommunerne. Spørgsmålet er om dette kan anses for tilstrækkeligt til at (A) har opfyldt betingelsen hvorefter den der anmoder om aktindsigt, på forhånd skal have et vist kendskab til de pågældende dokumenters eksistens.

Efter min opfattelse kan en sådan generel viden om forholdene på den del af arbejdsmarkedet som angår de kommunalt ansatte, ikke anses for tilstrækkelig til at anse betingelsen for opfyldt. Selv om der næppe kan stilles store krav til den pågældendes forhåndskendskab, må denne dog være af konkret karakter. I den foreliggende sag må det indebære at (A) på forhånd skulle have en konkret viden eller en konkret begrundet formodning om at Præstø Kommune besad bestemte dokumenter angående kollektive aftaler om arbejdsforhold. Hverken de breve som (A) sendte Præstø Kommune, eller den oversigt som var vedlagt brevet af 29. november 1999, giver indtryk af at (A) havde en sådan viden eller formodning. Tværtimod synes oversigten at være udformet på en sådan måde at den var egnet til at sikre at alle lokalt indgåede kollektive aftaler om arbejdsforhold for kommunalt ansatte som Præstø Kommune kunne tænkes at være i besiddelse af, var omfattet. En imødekommelse af kravet ville således reelt indebære at (A) fik mulighed for at gennemse alle dokumenter af en bestemt art som kommunen besad.

Det kan således ikke give mig anledning til bemærkninger at Tilsynsrådet for Storstrøms Amt og Indenrigsministeriet har givet udtryk for at Præstø Kommune ikke var forpligtet til at imødekomme (A)’s anmodning om aktindsigt. Kommunen kunne dog lovligt have imødekommet anmodningen, således som tre andre kommuner i Storstrøms Amt efter det oplyste har gjort, idet offentlighedsloven er en minimumslov, jf. § 4, stk. 1, 2. pkt.

Som det fremgår af Justitsministeriets vejledning om offentlighedsloven, påhviler det vedkommende forvaltningsmyndighed at vejlede publikum om hvilke oplysninger der i det enkelte tilfælde må tilvejebringes for at opfylde kravene om identifikation af den pågældende sag eller de pågældende dokumenter.

I denne sag foreslog Præstø Kommune i brevet af 6. januar 2000 at der blev holdt et møde bl.a. med henblik på en præcisering af (A)’s ønsker om aktindsigt. Jeg har derfor ikke grundlag for at antage at kommunen har tilsidesat forpligtelsen til at vejlede (A). Tværtimod må det efter min opfattelse ofte anses for hensigtsmæssigt at en myndighed afholder et møde med den pågældende borger hvis myndigheden modtager en anmodning om aktindsigt og ikke har mulighed for med sikkerhed at fastlægge hvilke sager eller dokumenter som er omfattet af anmodningen. Herved får myndigheden mulighed for på en smidig måde at yde borgeren den nødvendige vejledning, og samtidig mindskes risikoen for at der opstår misforståelser. Desuden kan denne fremgangsmåde bidrage til at anmodningen bliver gennemført hurtigt.”

NOTER: (*) FOB 1989, s. 241.

Aktindsigt i kollektive aftaler om arbejdsforhold

I et brev af 2. november 1999 til Præstø Kommune bad den faglige organisation A om at få tilsendt kopi af samtlige decentrale aftaler om løn-, tillægs- og ansættelsesforhold på KL/KTO-området samt kommunens personalepolitik. I et brev af 29. november 1999 rykkede A kommunen for svar. Det var desuden anført i brevet at for det tilfælde at der var tvivl om indholdet af anmodningen, havde A specificeret denne i et vedlagt bilag 1. Dette bilag havde følgende ordlyd

”Kompletteringer til anmodning om aktindsigt

Vi skal bede om aktindsigt i samtlige aftaler der ikke figurerer i de centrale overenskomster, rammeaftaler og andre aftaler, og som vedrører løn- og ansættelsesforhold på nedenstående overenskomstområder.

Anmodningen omfatter således

Decentrale aftaler om indplaceringer, grundløn, funktionsløn, kvalifikationsløn og resultatløn.

Decentrale aftaler om konvertering af ulempetillæg

Decentrale arbejdstidsaftaler og tillæg i forbindelse hermed

Lokale aftaler til implementering af direktiv 97/18/EF om deltidsarbejde

Samtlige institutioner i kommunen ligesom institutioner hvor kommunen må have indgået driftsoverenskomst

Personalepolitikken

Aktindsigten vedrører følgende faggrupper

Akademikere

Assistenter, mestre og driftsledere

Arbejdsformænd

Brandfolk

Beredskabspersonale

Bibliotekarer

Bygningskonstruktører

Dagplejere

Ergoterapeuter og fysioterapeuter

Gasmekanikere

Hal- stadion- og idrætsinspektører

Husassistenter

Håndværkere, montører, overmontører, elektronikteknikere, datamekanikere og kokke mfl.

Ikke-faglærte lønarbejdere i rengørings- og køkkenarbejde

Journalister

Kantine- og rengøringsledere

Konstruktører

Kontor- og edb-personale

Kort- og Landmålingsteknikere

Laboratorie- og miljøpersonale

Lærere på ungdoms- og sprogskoler

Ledende personale på ungdoms- og sprogskoler

Lærere i folkeskolen

Ledende personale i folkeskolen

Ledere og mellemledere i kommunal ældreomsorg

Ledere og mellemledere indenfor FOA/ LAF-området

Ledende pædagogisk personale ved daginstitutioner, skolefritidsordninger, klubber m.v.

Ledende værkstedspersonale

Medarbejdere ved kommunale flyvepladser

Pædagogisk uddannet personale på daginstitutioner, skolefritidsordninger, klubber mm.

Pædagogisk personale i dagplejeordninger og central pladsanvisning

Pædagogmedhjælperområdet

Rengøringsassistenter

Sygeplejersker

Socialpædagoger og hjemmevejledere mfl.

Social- og sundhedshjælpere og social- og sundhedsassistenter mfl.

Socialrådgivere og socialformidlere

Specialarbejdere

Tandplejere

Tandklinikassistenter

Tekniske assistenter, tekniske tegnere, bygge- og maskinteknikere

Økonomaer/køkkenledere.”

A meddelte i et brev af 2. december 1999 Præstø Kommune at organisationen, henset til sagsbehandlingstiden og det forhold at problemet ikke var enkeltstående, så sig nødsaget til at klage til Tilsynsrådet for Storstrøms Amt. I et brev af 9. december 1999 svarede Præstø Kommune at kommunen ikke havde modtaget A’s brev af 2. november 1999, og kommunen tilføjede at med hensyn til klagen til tilsynsrådet afventede kommunen besked fra tilsynsrådet.

Med brev af 10. december 1999 sendte A Præstø Kommune en kopi af organisationens brev af 2. november 1999, og den 6. januar 2000 svarede kommunen herpå. I brevet var bl.a. anført følgende

”Selvom jeg er Personalechef i Præstø Kommune er jeg ikke i besiddelse af ’samtlige decentrale aftaler om løn- tillægs- og ansættelsesforhold på KL/KTO-området ’.

En del af disse aftaler er nemlig kutymeaftaler, der ikke er nedskrevne. Aktindsigt i almindelig forstand kun vanskeligt lader sig praktisere i disse tilfælde.

Foreningen beder også om en kopi af ’kommunens personalepolitik’. Personalepolitik er samlebetegnelsen for alle de hensigtserklæringer og aftaler, der er vedrørende personalets forhold. Disse er ikke alle nedskrevne, men baserer sig i vidt omfang på kutymer.

Der er i øjeblikket et arbejde i gang med at revidere de skriftlige aftaler, der sidder i ’personalehåndbogen’, og hvoraf en del trænger til modernisering – fx som følge af ny arbejdstids-, samarbejds- og sikkerheds- samt lønregler.

Præstø Kommune har kontaktet Kommunernes Landsforening, der har oplyst, at der er aftalt møde mellem A og Kommunernes Landsforening den 17. januar 2000 til afklaring af, hvordan og i hvilket omfang aktindsigten kan gennemføres.

Når denne afklaring er sket, vil Præstø Kommune sporenstregs realisere aktindsigten.

Dersom foreningen ikke kan vente til efter dette møde, kan foreningen aftale tid til et møde med undertegnede til præcisering af aktindsigtsønskerne, ekstrahering af det, der er omfattet af aktindsigt osv.”

Den 7. januar 2000 klagede A til Tilsynsrådet for Storstrøms Amt som besvarede henvendelsen den 5. juni 2000. Tilsynsrådet anførte at Præstø Kommune lovligt kunne afslå begæringen om aktindsigt efter reglerne i offentlighedslovens § 4, stk. 3, og § 13, stk. 1, nr. 5. Hvad den førstnævnte bestemmelse angik, anførte tilsynsrådet at A’s begæring om aktindsigt reelt tilsigtede at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager der var blevet journaliseret i en bestemt periode. Det fremgår endvidere af udtalelsen at Præstø Kommunes svar af 6. januar 2000 ikke var i overensstemmelse med reglen i offentlighedslovens § 16 om behandling af begæringer om aktindsigt, og at den heller ikke var i overensstemmelse med reglen i forvaltningslovens § 22 om begrundelse af forvaltningsafgørelser.

A klagede den 17. august 2000 til Indenrigsministeriet over tilsynsrådets udtalelse. Det fremgik af klagen at A havde anmodet om aktindsigt i kollektive arbejdsretlige aftaler på det kommunale område i 11 kommuner i Storstrøms Amt. Det fremgik videre at klagen omfattede tilsynsrådets udtalelser vedrørende 8 af disse kommuner idet det nødvendige materiale var blevet udleveret af 3 af kommunerne.

Den 15. august 2001 afgav Indenrigsministeriet en udtalelse om sagen. Ministeriet udtalte bl.a. følgende

”Offentlighedslovens § 4, stk. 3, giver ( ) som udgangspunkt ikke en myndighed adgang til at afvise udlevering af bestemte dokumenter under henvisning til manglende angivelse af sagen, hvis myndigheden dog på andet grundlag kan identificere det eller de konkrete dokumenter, der ønskes udleveret. Bestemmelsen gør det dog berettiget at meddele afslag, uanset at genstanden for begæringen er let identificerbar, hvis begæringen reelt tilsigter at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager.

Der henvises til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 1998, side 127.

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 4, stk. 3, indebærer således, at en begæring om aktindsigt kan afslås, hvis det ikke er muligt for myndigheden rent faktisk at identificere de sager eller dokumenter, der er omfattet af en aktindsigtsbegæring. Derudover indebærer bestemmelsen, at begæringen kan afslås, hvis den omfatter en ubestemt flerhed af sager, herunder alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode, eller alle sager af en bestemt art.

(A)’s anmodning om aktindsigt i brev af 2. november 1999 tilsigter efter Indenrigsministeriets opfattelse at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager. Det forhold, at (A) ved brev af 29. november 1999 har specificeret anmodningen til at omfatte decentrale og lokale aftaler på fem områder vedrørende mere end 40 faggrupper, findes ikke at kunne føre til et andet resultat. Indenrigsministeriet har herved bl.a. lagt vægt på, at specifikationen har en generel karakter og ikke indikerer et konkret kendskab til aftaler vedrørende faggrupper, som er indgået i netop Præstø Kommune.

Indenrigsministeriet har ved en gennemgang af (A)’s henvendelse således ikke fundet grundlag for at antage, at Tilsynsrådet for Storstrøms Amt har tilsidesat lovgivningen, eller at den retsopfattelse, tilsynsrådet har givet udtryk for vedrørende offentlighedslovens § 4, stk. 3, er urigtig eller hviler på et urigtigt faktisk grundlag.

Da afslag på aktindsigt således efter Indenrigsministeriets opfattelse kan meddeles under henvisning til offentlighedslovens § 4, stk. 3, finder Indenrigsministeriet ikke anledning til at tage stilling til, hvorvidt tilsynsrådets udtalelse om, at Præstø Kommune kunne meddele afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5, er i overensstemmelse med lovgivningen.”

A klagede til mig over Indenrigsministeriets udtalelse i et brev af 22. april 2002. Den 2. juli 2002 meddelte jeg A at jeg havde bedt myndighederne om udtalelser og om udlån af sagens akter. Jeg oplyste samtidig at jeg anså det for mest korrekt at begrænse min undersøgelse til spørgsmålet om hvorvidt afslaget på aktindsigt havde hjemmel i offentlighedslovens § 4, stk. 3, da Indenrigsministeriet havde begrænset sin behandling af sagen til dette spørgsmål.

I et brev af 2. juli 2002 anmodede jeg Indenrigs- og Sundhedsministeriet om en udtalelse, og jeg bad desuden ministeriet om at indhente en udtalelse fra Tilsynsrådet for Storstrøms Amt og Præstø Kommune. I den forbindelse anmodede jeg om at Præstø Kommune i sin udtalelse uddybede formuleringen i kommunens brev af 6. januar 2000 til A om at personalechefen i Præstø Kommune ikke var i besiddelse af ”samtlige decentrale aftaler om løn- tillægs- og ansættelsesforhold på KL/KTO-området ”. Endvidere anmodede jeg om at kommunen nærmere redegjorde for journaliseringspraksis for så vidt angår det aftalemæssige grundlag for de enkelte ansættelsesforhold i kommunen. Jeg bad desuden om at kommunen redegjorde for om der i kommunens budget og regnskab eller bilag hertil blev henvist til aftalegrundlaget for de forskellige faggrupper der var ansat i kommunen. Endelig bad jeg om at kommunen redegjorde for hvordan oplysninger om aftalegrundlaget i de enkelte ansættelsesforhold indgik i forbindelse med kommunens lønudbetalinger.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fremsendte med brev af 22. maj 2003 udtalelser fra Tilsynsrådet for Storstrøms Amt og Præstø Kommune. I brevet meddelte ministeriet endvidere at ministeriet henholdt sig til sin udtalelse af 15. august 2001 vedrørende fortolkningen af offentlighedslovens § 4, stk. 3.

Af Præstø Kommunes udtalelse af 25. juli 2002 fremgik det at kommunen i marts 2000 orienterede Tilsynsrådet for Storstrøms Amt om at begæringen om aktindsigt efter kommunens opfattelse ikke opfyldte betingelserne i offentlighedslovens § 4, stk. 3, idet det ikke var konkretiseret hvilke dokumenter A ønskede. Det var videre anført at dersom A eventuelt på et møde præciserede sine ønsker, ville Præstø Kommune efterkomme disse med de begrænsninger der fulgte af reglerne om tavshedspligt. Endvidere anførte kommunen følgende

” Folketingets Ombudsmand har bedt om en uddybning af

udtalelsen om, at jeg ikke er i besiddelse af ’samtlige decentrale aftaler om løn, tillægs- og ansættelsesforhold på KL/KTO- området ’

1.1. I brevet af 6. januar 2000 nævner jeg en række kutymer, som ikke er nedskrevne, men ikke desto mindre bindende.

På de fleste af kommunens institutioner indgås der løbende aftaler fx om

1.1.1. Vagtplaner og bytning af vagter – da de indgås på personalemøder under medvirken af ledelse og tillidsmand kan de betegnes som kollektive og decentrale aftaler om ansættelsesforhold, om end de ikke alle nedskrives.

1.1.2. Budgettets anvendelse (herunder lokale principper) drøftes ligeledes på personalemøder i MEDorganisationen. Disse møder munder ofte ud i beslutninger, der må betegnes som kollektive aftaler og vedrørende ansættelsesforholdene. Der tages oftest, men ikke altid, referat af disse møder.

1.1.3. Pauser osv.

Jeg har som personalechef kopi af de skriftlige referater af MEDmøder, men kun viden om vagtplanændringer via den enkelte ansattes lederattesterede timeforbrugsindberetning. Pausepolitikken klares i høj grad ved gensidig tilpasning.

Det var for at finde ud af, i hvilken dybde (A) ønskede aktindsigt, jeg bad om et evt. møde til uddybning. Fx ville fagforeningen kunne slippe for at få alle MEDreferaterne, men de relevante med drøftelserne fx om principperne for løn osv.

’journaliseringspraksis fsv angår det aftalemæssige grundlag for de enkelte ansættelsesforhold i kommunen’

2.1.1. Det aftalemæssige grundlag (mellem KL og Fagforbundene) foreligger i mappeform fra KL på Lønkontoret.

2.1.2. Den enkeltes ansættelsesforhold er beskrevet i et ansættelsesbrev, hvori det blandt andet anføres efter hvilken overenskomst ansættelsen sker.

2.1.3. Ansættelsesbrevene for den enkelte er samlet i en personalemappe på lønkontoret sammen med den oprindelige ansøgning, bankkontonr., tavshedserklæringer mv., kopi af indgåede decentrale aftaler fx om Ny Løn og de seneste 2 års lønsedler osv.

’om der i kommunens budget og regnskab eller bilag hertil henvises til aftalegrundlaget for de enkelte aftalegrupper’

3.1. Der er en normeringsplan i budgettet fordelt på institutioner, men ikke på aftalegrupper (fx PMF, HK).

3.2. I regnskabet er der den dertil svarende regnskabsudgift, men heller ikke specificeret på aftalegrupper.

3.3. Et sådant materiale kan produceres, men foreligger altså ikke i Præstø Kommune.

’aftalegrundlaget i de enkelte ansættelsesforhold indgår i forbindelse med kommunens lønudbetalinger.’

4.1.1. Selve lønudbetalingen foregår via KMD’s lønsystem, der udløser lønsedler, hvoraf stillingsbetegnelse og lønklasse og -trin fremgår. Herudover kan arbejdstidsbestemte centralt forhandlede løntillæg ses på forsiden. På bagsiden er nærmere redegørelse for diverse tillæg – fx pga funktionsløns-, kvalifikationsløns- og resultatlønsaftaler.

4.1.2. Lønkontoret kan derudover se oplysningerne på dokumentationsspecifikationerne fra KMD’s lønkørsler og på stamkort samt arbejdssedler, og disse er tilgængelige for den enkelte ansatte på begæring.”

Tilsynsrådet for Storstrøms Amt havde i sin udtalelse af 16. august 2002 anført at tilsynsrådet senest havde udtalt sig om en tilsvarende sag den 15. juni 2000, og at tilsynsrådet ikke havde yderligere at tilføje. Vedrørende den generelle problemstilling henviste tilsynsrådet til en vedlagt kopi af et uddrag af tilsynsrådets brev af 16. oktober 2000. Heri var det bl.a. anført at A kunne have fulgt den fremgangsmåde at skaffe sig en fuldmagt fra det enkelte medlem til fuld aktindsigt i de lønaftaler der begrundede den pågældendes lønforhold. Desuden var det anført at en række betænkeligheder af principiel og praktisk karakter gjorde sig gældende om tilsynsrådet for de mange kommuner i amtet skulle gennemgå samtlige decentrale lønaftaler med henblik på en vurdering af om de kunne udleveres.

Den 3. juni 2003 sendte jeg A kopi af myndighedernes udtalelser og anmodede om at modtage organisationens eventuelle bemærkninger. Jeg modtog ikke sådanne bemærkninger.

Ombudsmandens udtalelse

”Tilsynsrådet for Storstrøms Amt og Indenrigsministeriet har afgivet vejledende udtalelser hvorefter Præstø Kommune var berettiget til at afslå (A)’s anmodning om aktindsigt. Det fremgår af tilsynsrådets udtalelse at anmodningen efter tilsynsrådets opfattelse kunne afslås både efter § 4, stk. 3, og § 13, stk. 1, nr. 5, i offentlighedsloven, mens Indenrigsministeriet alene har taget stilling til om anmodningen kunne afslås efter § 4, stk. 3. Min bedømmelse af sagen er ligeledes begrænset til spørgsmålet om anvendelsen af § 4, stk. 3.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En faglig organisation bad en kommune om kopi af samtlige aftaler der ikke figurerede i de centrale overenskomster – rammeaftaler og andre aftaler – og som vedrørte løn- og ansættelsesforhold. I et bilag til ønsket om aktindsigt var det forklaret hvilke former for aftaler som var omfattet af anmodningen, og der var opregnet et stort antal faggrupper som var omfattet af ønsket om aktindsigt. Sagen blev indbragt for tilsynsrådet og Indenrigsministeriet som udtalte at kommunen var berettiget til at afslå anmodningen da den tilsigtede at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager. Ombudsmanden kritiserede ikke udtalelserne, men gjorde opmærksom på at kommunen lovligt kunne have imødekommet anmodningen da offentlighedsloven er en minimumslov. (J.nr. 2002- 1321-801).