Inspektion af Køge Kommune

Inspektion af Køge Kommune

Den 23. maj 2002 afgav jeg følgende rapport til bl.a. Køge Kommune

’1. Indledning

Ved lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand, der trådte i kraft den 1. januar 1997, blev den tidligere eksisterende begrænsning i ombudsmandens kompetence over for kommunerne ophævet i medfør af lovens § 7, stk. 1.

Efter § 18 i loven kan ombudsmanden undersøge enhver institution eller virksomhed samt ethvert tjenestested der hører under ombudsmandens virksomhed.

Som et led i denne inspektionsvirksomhed foretog ombudsmandsinstitutionen den 4. marts 1998 sin første kommuneinspektion (Vejen Kommune).

Den 5. september 2000 foretog jeg sammen med retschef Jens Møller og fire af embedets øvrige medarbejdere inspektion af Køge Kommune.

Formålet med en inspektion af en kommune er dels at jeg selv og mine medarbejdere kan få et indtryk af hvorledes den kommunale forvaltning arbejder i det daglige, dels at give mulighed for at undersøge behandlingen af nogle konkrete sager med henblik på belysning af sagsbehandlingsrutiner og -måder i kommuner på de forskellige fagområder.

Inspektionen den 5. september 2000 bestod af en indledende samtale med borgmesteren og kommunaldirektøren efterfulgt af en samtale med fællessamarbejdsudvalget. Drøftelserne i fællessamarbejdsudvalget omhandlede bl.a. personalesikkerhed - herunder kommunens håndtering af episoder med voldsomme eller voldelige klienter, sagsbehandlingstider i konkrete sager og kommunens personalepolitik - herunder syge- og fraværspolitik.

Herefter delte inspektionsholdet sig i to hold der hver for sig inspicerede henholdsvis børne- og kulturforvaltningen og socialforvaltningen. Inspektionsholdet besøgte endvidere to af kommunens plejehjem. Inspektionen blev afsluttet med en samtale med borgmesteren og kommunens direktion.

Under inspektionen bad jeg om udlån af akterne i fire sager fra socialforvaltningen og fire sager fra børne- og kulturforvaltningen fra en bestemt periode. Disse sager modtog jeg dels under inspektionen, dels med kommunens brev af 13. september 2000.

Jeg havde forud for inspektionen modtaget et omfattende informationsmateriale fra Køge Kommune. Dette materiale har sammen med mine iagttagelser, de ovennævnte samtaler og de modtagne konkrete sager dannet grundlag for udarbejdelsen af denne rapport.

Under pkt. 2 har jeg beskrevet de ovenfor nævnte samtaler og mine iagttagelser fra rundvisningen i den centrale forvaltning og besøgene på de to plejehjem. Pkt. 3 indeholder de bemærkninger som iagttagelserne har givet anledning til. Under pkt. 4 har jeg omtalt de sager som jeg har haft til udlån, og anført de bemærkninger som gennemgangen af sagerne har givet mig grundlag for.

Denne rapport har i en foreløbig udgave været sendt til Køge Kommune og Det Sociale Nævn for Roskilde Amt for at myndighederne kunne få lejlighed til at fremkomme med de eventuelle bemærkninger som rapporten måtte give anledning til. Køge Kommune har i brev af 4. marts 2002 fremsat bemærkninger til nogle faktiske forhold som er omtalt i den foreløbige rapport. Bemærkningerne er indarbejdet i denne rapport. Kommunens brev indeholder endvidere kommunens svar på de spørgsmål som jeg har stillet i den foreløbige rapport, og kommunens stillingtagen til mine henstillinger mv. Denne rapport udgør derfor såvel min endelige rapport vedrørende inspektionen den 5. september 2000 af Køge Kommune som min (første) opfølgning af de spørgsmål som inspektionen har givet anledning til.

2. Køge Kommune

Køge Kommune har ca. 39.000 indbyggere. Der er ca. 3.700 fastansatte i forvaltningen og kommunens institutioner (opgjort ved udgangen af 2000).

Kommunens øverste administrative leder er borgmesteren. Den administrative ledelse af kommunen består i øvrigt af kommunaldirektøren, vicekommunaldirektøren, socialdirektøren, kulturdirektøren og den tekniske direktør.

Kommunens administration er opdelt i fire forvaltninger: fællesforvaltningen, socialforvaltningen, teknisk forvaltning og børne- og kulturforvaltningen. Under fællesforvaltningen hører bl.a. arbejdsopgaver som økonomi, skat, personaleadministration og personale- og organisationsudvikling.

Den gamle, fredede rådhusbygning huser bl.a. byrådssalen og borgmesterens og kommunaldirektørens kontorer. Byrådssalen ligger på første sal, og der er ikke elevator.

Under inspektionen blev det oplyst at der er planer om restaurering af den gamle rådhusbygning. Restaureringsarbejderne forventedes på tidspunktet for inspektionen igangsat i oktober 2000. I planerne indgår bl.a. forbedringer af handicaptilgængeligheden således at der etableres en elevator i bygningen.

Den øvrige del af kommunens administration ligger bag ved rådhuset i administrationsbygningen, der er bygget i 1970’erne. Køge Kommune har efterfølgende telefonisk oplyst at administrationsbygningen er opført i 1976-78 og for sidste etapes vedkommende taget i brug i juni 1978. Bygningen, der har to etager, er opbygget med en bred, overdækket ’gade’ i midten hvorfra der er adgang til de enkelte forvaltninger. I den brede ’gade’ er der skilte der henviser til de enkelte dele af forvaltningen, og en informationsluge hvor man kan få personlig betjening.

2.1. Socialforvaltningen

Den ene halvdel af inspektionsholdet inspicerede under Jens Møllers ledelse socialforvaltningen. Holdet startede med en rundgang i forvaltningen under ledsagelse af socialdirektøren.

Adgangen til ’gaden’ midt i administrationsbygningen sker ved hjælp af to døre i hver af de store porte der afslutter ’gaden’. Disse døre - og døren fra ’gaden’ og ind til selve socialforvaltningen - kan af kørestolsbrugere åbnes ved hjælp af tryk på en knap. Knapperne er relativt store og tydeligt markeret med blå skilte. Portdørene er mere end en meter i bredden og giver dermed adgang også for kørestolsbrugere.

Vejen fra den brede ’gade’ midt i bygningen og indtil socialforvaltningens skranker for udbetaling og visitation er tydeligt markeret med skilte.

Også kørestolsbrugere har mulighed for at anvende elevatorerne i socialforvaltningen idet dørene ind til selve elevatorstolen kan give en fri passage på 90 cm. Elevatorernes betjeningsknapper sidder 110 cm over gulvet og mere end 50 cm inde i elevatorstolen.

Trapperne i socialforvaltningen er forsynet med en mørk, skridsikker belægning; trinenes afslutning er ikke markeret med kontrastfarve for blinde og svagtseende.

Socialforvaltningen har et handicaptoilet placeret i stueetagen tæt på indgangen fra ’gaden’. Toilettet er aflåst først og fremmest på grund af narkomaner. Nøglen til toilettet er lettilgængeligt anbragt på en opslagstavle i det tilstødende sagsbehandlerafsnit. Toilettet er ikke forsynet med nedfældelige armgreb. Der er endvidere kun plads til en hjælper på den ene side af toilettet.

Døren ind til fællesekspeditionens visitationsskranke er forsynet med en hård dørpumpe, og døren kan derfor være vanskelig at åbne for handicappede borgere og ældre.

Gangene indenfor er brede og fremtræder nydelige. På første sal er gangarealerne præget af ovenlys og derfor overordentlig lyse og venlige. I tilknytning til skrankerne er der placeret sofaer til borgere der venter på at det skal blive deres tur. Sofaerne er placeret inden for hørevidde i forhold til skrankerne.

Det jeg har anført nedenfor om lokalerne i børne- og kulturforvaltningen i tilknytning til spørgsmålet om personalesikkerhed, dækker også socialforvaltningens lokaler.

Efter rundgangen var der møde med afdelingscheferne og (de fleste af) sektionslederne.

Socialforvaltningen er delt op i en fællesekspedition og i to afdelinger - arbejdsmarkedsafdelingen og afdelingen for pension og sundhed. Fællesekspeditionen og de to afdelinger er hver for sig opdelt i sektioner.

2.1.1. Fællesekspeditionen

Fællesekspeditionen yder rådgivning og vejledning, beregner og udbetaler diverse ydelser (kontanthjælp, aktiveringsydelse, sygedagpenge, børnetilskud, børnefamilieydelser m.m.) og visiterer de borgere der ikke i forvejen har en sagsbehandler, til den rette specialsektion.

Der aftales som udgangspunkt allerede ved borgerens første fremmøde (i fællesekspeditionen) et mødetidspunkt i specialsektionen.

Fællesekspeditionen arbejder på at effektivisere sagsbehandlingen så meget som muligt. Tiden fra borgerens fremmøde i fællesekspeditionen til eksempelvis en aktivering er sat i gang, kan ofte begrænses til en uge hvis sagen ikke er kompliceret. Ellers kan der gå op til tre uger.

2.1.2. Arbejdsmarkedsafdelingen

Arbejdsmarkedsafdelingen varetager alle kommunens opgaver med hensyn til at fastholde, integrere, revalidere og aktivere borgerne i forhold til arbejdsmarkedet. Afdelingen har også en modtagefunktion for asylmodtagere og står endvidere for det arbejde som er forbundet med at Køge Kommune fungerer som centerkommune for sprogundervisning, jf. § 11 i lov om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl. og sprogcentre (lovbekendtgørelse nr. 975 af 25. oktober 2000).

Afdelingen har vejledere med forskellig uddannelsesmæssig baggrund - herunder håndværksmæssig baggrund. Af kommunens to jobkonsulenter er den ene arabisksproget.

Køge Kommune har indgået en samarbejdsaftale med AF i Roskilde Amt om ledige med problemer ud over selve ledigheden. Samarbejdet, der på tidspunktet for inspektionen var påtænkt etableret sidst på året 2000, indebærer at kommunen skal varetage grundregistreringen af de ledige, mens AF’s konsulent med sin adgang til hele amtet står for formidlingen af selve arbejdet.

Interessen for skånejob er mindsket efter at arbejdsgiverne nu skal betale en del af udgifterne selv. Der er i kommunen ca. 35 fleksjob.

Sektionen for kontanthjælp og sygedagpenge har pr. 1. januar 1999 gennemgået en mindre specialisering. Sektionen yder en målrettet indsats for at nedbringe udgiften til sygedagpenge ved at foretage dagpengeopfølgning allerede efter fem uger (efter dagpengelovens § 24 skal der ske opfølgning senest efter otte ugers ledighed og derefter mindst hver ottende uge).

2.1.3. Afdelingen for pension og sundhed

Denne afdeling udfører kommunens opgaver i forhold til pensionister og handicappede og varetager desuden en række boligsociale opgaver.

Til afdelingen er der knyttet to hjælpemiddelkonsulenter der betjener de borgere som ikke samtidig modtager pleje.

Afdelingen er delt op i to sektioner

· pension og bolig

· aktivitet og pleje.

Sektionen for aktivitet og pleje er opdelt geografisk i fire lokalområder med en central visitationsordning. Sektionen har en fra sektionslederne adskilt bestillerfunktion af hensyn til valgfriheden mellem kommunale og private ydelser.

Rengøring af køkken, bad og opholdsrum udgør de basale ydelser i hjemmehjælpen. Der afsættes som udgangspunkt to timer hver 14. dag til disse ydelser. En yderligere halv time kan borgeren selv bestemme over (i form af valg mellem visiterede ydelser).

Om den nye ledsagerordning (§ 78 i lov om social service - senest lovbekendtgørelse nr. 944 af 16. oktober 2000) blev det oplyst at afdelingen har annonceret om ordningen, ligesom denne har været drøftet på møder med kommunens handicapråd. Der havde på tidspunktet for inspektionen kun været 30 sager om ledsageordningen, måske fordi der allerede i forvejen har været praktiseret en række delvis overlappende ordninger.

Kommunen har som konsekvens af en højesteretsdom afsagt den 22. december 1999 (refereret i Ugeskrift for Retsvæsen 2000.645ff) skrevet til alle modtagere af laveste pension. Af disse har mere end halvdelen reageret og ønsket deres sager genoptaget med henblik på eventuel forhøjelse. Der skal som følge heraf gennemgås ca. 270 sager. Kommunernes Landsforening har bedt Køge Kommune om en afmelding med henblik på forhandlingerne med regeringen om kommunernes økonomiske forhold.

Den nye persondatalov har især givet anledning til diskussioner i kommunen i relation til sager om mistanke om socialbedrageri. I disse sager opfyldes pligten til at underrette borgerne om indsamling af personoplysninger under et møde.

2.2. Børne- og kulturforvaltningen

Jeg foretog sammen med to af mine medarbejdere inspektion af børne- og kulturforvaltningen. Under inspektionen blev jeg bl.a. ledsaget af kulturdirektøren.

Børne- og kulturforvaltningen i Køge Kommune består af et økonomi-, planlægnings- og udvalgssekretariat samt fire afdelinger: institutionsafdelingen, børne- og ungerådgivningen, skole- og SFO-afdelingen samt kultur- og fritidsafdelingen. Børne- og kulturforvaltningen er placeret i stuen og på første sal i administrationsbygningen.

Besøget i børne- og kulturforvaltningen blev indledt med et møde med direktøren og afdelingscheferne. Efter samtalerne med afdelingscheferne og direktøren for børne- og kulturforvaltningen foretog jeg en rundgang i forvaltningens lokaler.

2.2.1. Økonomi-, planlægnings- og udvalgssekretariatet

Økonomi-, planlægnings- og udvalgssekretariatet varetager bl.a. opgaver i forbindelse med journalisering og arkivering. Sekretariatet varetager endvidere opgaver i relation til budget-, regnskabs- og ressourcestyring, en række øvrige administrative opgaver samt sekretariatsfunktioner for ledelsen og en række udvalg.

Kommunens økonomistyring foretages i høj grad decentralt.

2.2.2. Institutionsafdelingen

Under institutionsafdelingen hører administrative opgaver i relation til kommunens vuggestuer, børnehaver, integrerede institutioner og puljeinstitutioner. Endvidere hører dagplejen og støttepædagogkorpset under institutionsafdelingen.

Kommunen har siden 1. april 2000 haft pladsgaranti på daginstitutionsområdet med det indhold at kommunen kan tilbyde en daginstitutionsplads inden for et geografisk område tæt på ansøgerens bopæl på det tidspunkt hvor behovet opstår. Den institution der tilbydes, er dog ikke nødvendigvis den institution som ansøgeren har prioriteret højst.

Udnyttelsesprocenten på institutionsområdet er for tiden 98,5. Underkapacitetsproblemer er blevet løst ved kapacitetsudvidelser og ved tidlig flytning fra vuggestue til børnehave. Ved ressourcetildelingen til de enkelte institutioner anvender kommunen et rygsæks- eller taxameterprincip hvorefter ressourcerne følger det enkelte barn.

Udgangspunktet for pladstildelingen er anciennitetsprincippet i § 12, stk. 2, i lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 944 af 16. oktober 2000). Herfra gøres alene undtagelse når pædagogiske hensyn tilsiger dette, og i de tilfælde hvor en dagplejemor siger op og børnene derfor må flyttes. Ved pladstildelingen tages der endvidere hensyn til børn med allergi som har fortrinsret til pladser på nyere institutioner hvor allergigenerne generelt er færrest.

Akutte institutionsansøgninger behandles på lige fod med andre ansøgninger. Afgørende for placeringen på ventelisten er i alle tilfælde et anciennitetsprincip baseret på barnets fødselsdato.

Der var i 2000 afsat 3 mio. kr. til renovering af kommunens daginstitutioner, og i den forbindelse er der blevet udarbejdet arkitektrapporter og tilstandsrapporter for alle daginstitutioner i kommunen i samarbejde med et konsulentfirma. Ved udførelsen af arbejderne prioriteres arbejdstilsynets anvisninger generelt højest. Derudover foretages prioriteringen under hensyn til kommunens egen planlægning hvor der bl.a. lægges vægt på slitage af bygninger og inventar og på forhold der - hvis de ikke udbedres - kan medføre yderligere forringelse af bygningsmassen.

2.2.3. Børne- og ungerådgivningen

Børne- og ungerådgivningen består af pædagogisk-psykologisk rådgivning (PPR), familiesektionen og sundhedstjenesten. Fælles for de tre sektioner er at de i større eller mindre omfang varetager opgaver vedrørende børn og unge med særlige behov. Det drejer sig bl.a. om nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, indlæringsvanskeligheder, tale-/høreproblemer og sociale problemer i et omfang som belaster det pågældende barns eller den unges sundhed og udvikling.

SSP-samarbejdet - der koordineres af børne- og ungerådgivningen - fungerer efter kommunens opfattelse godt.

Kommunen har relativt mange anbringelser af børn af såvel frivillig som tvangsmæssig karakter. Kommunen havde i de første otte måneder af 2000 foretaget 165 anbringelser - heraf var de 12 tvangsmæssige. I de tilfælde hvor kommunens tvangsmæssige afgørelser har været indbragt for Den Sociale Ankestyrelse og eventuelt efterfølgende for Østre Landsret, er afgørelserne som hovedregel blevet opretholdt, hvorimod varigheden i flere tilfælde er blevet ændret.

Der er en tendens til at børn der tvangsfjernes, bliver det i en yngre alder. Baggrunden herfor kan bl.a. være et tættere samarbejde mellem socialforvaltningen og sundhedstjenesten.

Der er ca. 30 medarbejdere i børne- og ungerådgivningens familiesektion. Det forholdsvis store personale skyldes at kommunen selv forestår tilsynsopgaverne på området.

Der er et tæt samarbejde med socialforvaltningen når unge fylder 18 år og overgår til socialforvaltningen, ligesom der også er et tæt samarbejde i forhold til forældre med handicappede børn.

I praksis er der ikke overlapningsproblemer mellem børne- og ungerådgivningens og socialforvaltningens arbejdsområder eftersom socialforvaltningens opgaver - i modsætning til børne- og ungerådgivningen - hovedsagelig er forsørgelsesrelaterede.

2.2.4. Skole- og SFO-afdelingen

Skole- og SFO-afdelingen varetager opgaver i relation til kommunens folkeskoler og skolefritidsordninger. Under afdelingen hører endvidere en pædagogisk central der huser skolebibliotekernes kontor- og klargøringscenter, den kommunale fællessamling, kursuslokaler og konsulentkorpset. Endelig hører også den kommunale skoletandpleje under skole- og SFO-afdelingen.

Stillingen som chef for skole- og SFO-afdelingen var vakant på tidspunktet for inspektionen.

2.2.5. Kultur- og fritidsafdelingen

Kultur- og fritidsafdelingen varetager en række administrative opgaver i samarbejde med de kommunale og selvejende institutioner som f.eks. kommunens biblioteker, musikskole og ungdomsskole, Køge Svømmeland og svømmehallen i Herfølge, Køge Museum og Køge Lystbådehavn. Kultur- og fritidsafdelingen forbereder endvidere sager til kulturudvalget og folkeoplysningsudvalget i bl.a. sager om tilskud efter folkeoplysningsloven.

Kommunens politik på folkeoplysningsområdet er ca. tre år gammel. Retningslinjerne for tildeling af tilskud er af kommunen blevet revideret og strammet op i 1999 med henblik på at kunne yde borgerne en bedre rådgivning under ansøgningsproceduren. Der er i den forbindelse bl.a. udarbejdet retningslinjer for hvilke aktiviteter der normalt ikke kan ydes tilskud til.

Lokaleønsker fra foreninger mv. kan som hovedregel opfyldes på folkeoplysningsområdet. For så vidt angår tildeling af udendørsfaciliteter, f.eks. fodboldbaner, kan kommunen dog have kapacitetsproblemer.

Kommunen var på tidspunktet for inspektionen i færd med at indføre elektronisk registrering af lokalefordelingen for at optimere udnyttelsen af de lokaler der er til rådighed.

Kommunen har en pulje med ekstra midler som bl.a. anvendes til rekvisitter og særlig støtte til unge mv. Afslag på folkeoplysningsområdet bliver navnlig givet i forbindelse med behandlingen af ansøgninger om at få del i disse ekstra midler. I den seneste ansøgningsrunde var der ca. 20 ansøgninger om ekstra midler. Der blev givet afslag på ni af ansøgningerne, og tre af disse blev påklaget til folkeoplysningsudvalget.

2.2.6. Rundgangen i børne- og kulturforvaltningen

Det jeg har anført ovenfor under pkt. 2.1. om adgangen til socialforvaltningens lokaler, er i vidt omfang også dækkende for min inspektion af forholdene i børne- og kulturafdelingen.

Rundgangen startede ved skranken for pladshenvisning, der er beliggende i administrationsbygningens stueetage. I forlængelse af skranken er der ventefaciliteter hvor der bl.a. var opstillet små borde og stole til børn, ligesom der lå en del børnelitteratur (der var op ad væggen placeret sofaer for ventende voksne i en relativt kort afstand fra skranken). Den øvrige del af børne- og kulturforvaltningens lokaler i stueetagen består primært af et større kontorlandskab der er inddelt med skillevægge.

Under rundgangen kom inspektionsholdet bl.a. igennem familiesektionen under børne- og ungerådgivningen, der er placeret på administrationsbygningens første sal. I familiesektionen henvender man sig til personalet i skranken for at blive henvist til en sagsbehandler. Under en eventuel ventetid før samtalen med sagsbehandleren kan man vente i et tilstødende rum hvor der også er indrettet et hjørne for børn. Samtaler mellem sagsbehandlere og klienter foregår hovedsagelig på et af de 11 sagsbehandlerkontorer. Medarbejderne sidder i både enkeltmandskontorer og delekontorer. De tilknyttede psykologer har udelukkende enkeltmandskontorer.

Under rundgangen i familierådgivningen var der lejlighed til at inspicere et sagsbehandlerkontor (enkeltmandskontor) nærmere.

Af hensyn til medarbejderens sikkerhed var kontoret udstyret med to døre. Delekontorerne er derimod ikke i alle tilfælde udstyret med to døre.

Af hensyn til medarbejdernes sikkerhed er der endvidere til edb-systemet tilknyttet en alarmfunktion der dækker børne- og kulturforvaltningen og socialforvaltningen - herunder hjemmeplejen og inkassoafdelingen. Pc’erne i disse forvaltninger skal derfor altid være tændt. Med alarmen tilkaldes rådhusbetjentene. Det blev oplyst at alarmsystemet anvendes forholdsvis sjældent henset til det store antal sager der behandles ved kommunen. Personalet er generelt mest utryg ved psykisk syge klienter og narkomaner.

Kommunens hovedsikkerhedsudvalg har i juni 1997 udgivet tre pjecer om vold og trusler om vold og om psykisk chok til brug for personalet. Jeg modtog i forlængelse af inspektionen et eksemplar af pjecerne. Pjecerne indeholder henholdsvis information om det forebyggende arbejde på arbejdspladsen, om hvordan man yder hjælp til en kollega i knibe, og information til ansatte der har været udsat for vold og trusler om vold eller psykisk chok. Det fremgår af pjecerne at der tilbydes medarbejdere psykologhjælp op til 10 konsultationer.

Samtalerummet i familierådgivningen blev inspiceret. Selv om der kun er ovenlys, fremtrådte samtalerummet indbydende. Rummet var møbleret med bl.a. en sofa, ligesom der var et hjørne med legetøj.

2.3. Besøg på to af kommunens ældrecentre

Køge Kommunes ældrepleje er inddelt i fire distrikter. Ældreplejen er integreret og består af hjemmehjælp, plejehjem og hjemmesygepleje. Herudover er der et servicekorps der gør rent, vasker tøj og køber ind.

Retschef Jens Møller og to af embedets øvrige medarbejdere besøgte ældrecentret Tingstedet (se pkt. 2.3.1), mens jeg og de to resterende medarbejdere besøgte plejeenheden på Nørremarken under ældrecenteret Møllebo (se pkt. 2.3.2).

2.3.1. Tingstedet

Efter inspektionen af socialforvaltningen besøgte Jens Møller og hans del af inspektionsholdet plejehjemmet Tingstedet, nu ledsaget af kommunaldirektøren og afdelingslederen. Besøget startede med en rundgang med yderligere deltagelse af ældrecenterlederen og afsluttedes med en samtale.

Plejehjemmet ligger i Herfølge og er etableret i 1988 som en markant udvidelse af Herfølges tidligere ældreplejehjem. Tingstedet er kommunens nyeste plejehjem. Plejehjemmet indeholder i alt 51 boliger. Til plejehjemmet er knyttet et af Køge Kommunes fem ældrecentre med dagaktiviteter for alle pensionister.

Plejehjemmet består af en række moduler omkring et opholdsareal med ovenlys. Disse opholdsarealer er alle markeret med en særlig gulvbelægning (skaktern). Ovenlyset kan åbnes. De enkelte moduler har anretterkøkken med mikroovn.

Plejehjemmet er bygget i to etager. Den underste etage er på grund af det skrånende terræn delvis kælder (anvendes til værksteder mm.). Den øverste etage er mange steder gennembrudt således at også nederste etage får ovenlys.

Plejehjemmet er bygget omkring en gårdhave med brosten og bede med buske og små træer. I den let skrånende gårdhave er der i forskellige niveauer placeret grupper af havemøbler. Der er udgang til gårdhaven fra fællesarealerne, men også fra nogle værelser. Nogle beboere har på denne måde ’egen forhave’.

Under inspektionen blev vi inviteret indenfor hos en af beboerne. Boligerne, der er ens, er 33 m2 store og indeholder et opholdsrum med alkove og et badeværelse. Gulvbelægningen er parketgulv. Badeværelserne, der er relativt store, er indrettet med nedfældelige armgreb ved toilettet, og der er plads til en hjælper på begge sider af toilettet. Der er endvidere brusebad med forhæng og en håndvask. Den fremviste bolig fremtrådte meget lys, pænt vedligeholdt og rengjort.

En ældre bygning på ejendommen er indrettet til cafe med plads til alle plejehjemmets beboere. Cafeen har åbent hver dag fra kl. 08.00 til kl. 13.30. Der serveres morgenmad fra kl. 08.00 til kl. 10.00 og middagsmad fra kl. 11.00 til kl. 13.00.

Plejehjemmet er udstyret med elevator. Kun en enkelt trappe (tegltrappe) var på trinenes forkant forsynet med striber i kontrastfarve for blinde og svagtseende.

Helhedsindtrykket af plejehjemmet Tingstedet er lyst og venligt og tillige rent og pænt. Gårdhaven udgør et særligt plus. Med udsigten til gårdhaven får beboerne en særligt tydelig fornemmelse for årstidernes skiften.

I et særligt rum for fysio- og ergoterapi kan beboerne (gen)optrænes. Beboerne og pensionister udefra kan her desuden blive instrueret i brugen af særlige hjælpemidler.

I plejehjemmet er der fire decentrale vaskerum hvor pårørende eller andre besøgende kan vaske tøj for beboerne. Ingen af beboerne er i stand til at vaske selv.

Plejehjemmet biblioteksbetjenes af Herfølge Bibliotek og har endvidere en kiosk der drives af hjemmets støtteforening. Overskuddet fra kiosken går til arrangementer for beboerne.

Plejehjemmet har ingen særligt skærmet afdeling for senildemente. Der er planer om at indrette sådanne 13 boliger på grund af et stigende behov for særligt skærmede enheder. Der har ikke været sager om ældres bortgang trods de åbne døre.

Tingstedet har desuden et gæsteopholdsafsnit med plads til seks beboere. Afsnittet anvendes bl.a. til videre optræning, aflastning, som en overgang fra hospital til eget hjem og som led i udredning af den pågældendes behov for boligændringer.

Tingstedet har et særligt afsnit som udgør et daghjem for visiterede udefra. Nogle kommer en gang om ugen, andre to eller tre gange om ugen eller eventuelt hver dag.

Ud over at være plejehjem lægger Tingstedet hus til et ældrecenter hvor 50-60 pensionister udefra hver uge møder til forskellige aktiviteter såsom trædrejning, perlesyning, porcelænsmaling, ’sund mad i små gryder’, bridge og seniordans. Aktiviteterne varetages af frivillig arbejdskraft. Kommunen stiller dog koordinatorer til rådighed for ældrecentrene.

Støtteforeningen har fire til fem gange om året forskellige større arrangementer for alle. Arrangementerne er gratis for beboerne.

Under det afsluttende møde oplyste afdelingslederen at plejehjemmet har en natnormering på fire personer hvoraf to kan køre ud til pensionister der får behov for bistand i eget hjem.

Afdelingslederen fortalte endvidere om kommunens planer om at etablere et bofællesskab for seks til otte psykisk syge og et særligt bofællesskab på Møllebo for ældre udviklingshæmmede.

For fysisk handicappede og hjerneskadede planlægges sammen med nabokommunerne at indrette eller lade bygge specielle almennyttige boliger. Der bliver formentlig tale om seks til otte boliger plus et aktivitetshus med værksted. Køge Kommune vil formentlig selv kunne bruge fire af disse boliger.

Om maden oplyste afdelingslederen at Køge Kommune har etableret et selskab sammen med Roskilde Amt (KRAM). Maden opvarmes og anrettes lokalt i de enkelte anretterkøkkener. Køge Kommune arbejder på at kunne tilbyde de ældre mulighed for at få madpakker med hjem, eventuelt som frossen mad.

Køge Kommune har pr. 1. september 2000 effektiviseret hjemmehjælpen i form af en central indkøbsordning for alle pensionister. I 2001 er der planer om at etablere en tilsvarende central vaskeordning.

2.3.2. Nørremarken

Jeg fortsatte med min del af inspektionsholdet til plejeenheden Nørremarken i Køge. Under besøget blev jeg ledsaget af socialdirektøren og områdelederen.

Nørremarken er bygget og taget i brug i 1974. Institutionen er bygget i et plan med to fløje og har i alt 51 boliger. Mellem de to fløje er der et haveanlæg med bl.a. springvand og flisegange.

Med udgangspunkt i plejeenheden på Nørremarken varetages hjemmehjælp for 150-175 personer. Der er fem til seks hjemmehjælpere på arbejde i dagtimerne i hver af institutionens fløje, men hjemmehjælperne har også opgaver uden for institutionen. Baggrunden herfor er at der er samdrift mellem institutionen og den øvrige hjemmepleje - Nørremarken fungerer således som base for hjemmeplejen i det pågældende distrikt.

Beboerne har faste kontaktpersoner blandt de ansatte der ligeledes varetager rengøring på beboernes stuer. Rengøring af gange og fælleslokaler varetages af kommunens servicekorps under afdelingen for aktivitet og pleje i socialforvaltningen.

Beboernes mad tilberedes af KRAM (jf. ovenfor pkt. 2.3.1). I køkkenet på Nørremarken foretages således som hovedregel alene opvarmning og anretning af maden.

Institutionen har et træningslokale med to fysioterapeuter tilknyttet. Der er plads til op til fem beboere ad gangen i træningslokalet. Lokalet anvendes også til uddannelse af personalet i løfteteknik mv.

I ergoterapilokalet er der mulighed for at arbejde med forskellige former for håndgerning mv. Hver formiddag er der frivillige aktiviteter i ergoterapien af to til tre timers varighed. Nørremarken har i øvrigt ikke særlige rutiner for aktivering af beboerne, men beboerne kan selv stille forslag og få hjælp til aktiviteter. Ergoterapien arrangerer ikke aktiviteter i weekenden.

Der er knyttet en støtteforening til Nørremarken. Foreningen består hovedsagelig af nuværende og tidligere pårørende til beboere og arrangerer forskellige aktiviteter for beboerne, bl.a. hyggeaftener og udflugter. Derudover er der ved at blive etableret en cafe på Nørremarken.

De forholdsvis lange gangarealer mv. fremtrådte pæne og indbydende, og der var mange steder opsat billeder på væggene. Fællesarealer og gange var endvidere indrettet med møbler med henblik på at skabe en hjemlig atmosfære.

Boligerne består af et værelse af en pæn størrelse samt gang og badeværelse. Alle beboere har eget bad og toilet.

Under besøget havde jeg lejlighed til at besigtige en af boligerne. Værelset fremtrådte lyst og rengjort. Badeværelset var handicapvenligt og moderne.

Nørremarken har en demensafdeling med syv beboere (på tidspunktet for inspektionen fem kvinder og to mænd).

Dørene på afdelingen er uaflåst, og der er ingen døralarmer. Dørsøgende beboere følges i stedet af en ansat. Fra demensafdelingen er der udgang til en have. Haven har forbindelse til landevejen. Adgangen til landevejen - der dog på grund af beplantningen ikke er umiddelbart synlig - er afskærmet med en uaflåst havelåge.

I dagtimerne er der som udgangspunkt tre medarbejdere på arbejde i demensafdelingen - af og til fire - og om natten to medarbejdere.

3. Ombudsmandens bemærkninger

3.1. Generelt

Under min inspektion af Køge Kommune blev jeg overalt mødt med stor imødekommenhed - en imødekommenhed som er fortsat i forbindelse med de spørgsmål som udarbejdelsen af denne rapport har rejst.

På det grundlag som har kunnet etableres inden for rammerne af min inspektion, er det mit indtryk at Køge Kommune i det daglige gør sig store bestræbelser på at opfylde de krav og forventninger der kan stilles til en borgerrettet og borgervenlig forvaltning. I den forbindelse finder jeg anledning til særligt at nævne kommunens initiativ i form af breve til kommunens pensionister efter afsigelsen af den under pkt. 2.1.3 nævnte højesteretsdom. Et selvstændigt initiativ af denne art er meget rosværdigt.

For så vidt angår de otte sager der blev udtaget til stikprøvevis kontrol, er der, som det fremgår af gennemgangen nedenfor under pkt. 4, fundet en række fejl mv. Jeg bemærker dog samtidig at de afdækkede mangler - navnlig vedrørende partshøring og begrundelse - ikke adskiller sig i negativ retning fra hvad jeg normalt finder i forbindelse med min gennemgang af klagesager eller sager som jeg tager op af egen drift efter ombudsmandslovens § 17, stk. 1, hverken med hensyn til art eller omfang.

3.2. Tilgængelighed

Siden 1. juli 1978 har der i byggelovgivningen været fastsat såkaldte handicapkrav med det formål at sikre at bebyggelserne kan benyttes af alle, også af personer der - midlertidigt eller permanent - har gangbesvær eller må benytte kørestol, eller hvis orienteringsevne på anden måde er nedsat. I Bygningsreglementet fra 1995 er der kommet yderligere krav der generelt tilgodeser bygningers tilgængelighed. Disse krav skal efterkommes ved nybyggeri, (væsentlige) ombygninger og ved ændret brug af bygninger. Reglerne er ikke i øvrigt tillagt tilbagevirkende kraft.

Det er en særlig opgave for ombudsmanden at overvåge forholdene for handicappede idet Folketinget ved beslutning af 2. april 1993 anmodede ombudsmanden om ’at følge udviklingen i ligebehandlingen [af handicappede] og eventuelt meddele påtale, hvor dette er muligt inden for ombudsmandens kompetence’.

Ved ombudsmandens undersøgelse af om der i offentlige bygninger og lignende er handicaptilgængelighed for handicappede og personer med midlertidig nedsat bevægelse eller orienteringsevne, kan ombudsmanden således undersøge om de omtalte handicapkrav i byggelovgivningen er iagttaget.

Ombudsmandens grundlag for at bedømme et forhold er imidlertid i et vist omfang mere vidtgående end hvad der i almindelig forvaltningsretlig terminologi betegnes som ’gældende ret’; i dette tilfælde byggelovgivningens tilgængelighedskrav. Ombudsmanden har således også en vis mulighed for at anlægge mere overordnede humanitære eller medmenneskelige betragtninger i sin bedømmelse af et forhold. Ombudsmandens vurdering er i den forbindelse præget af krav om hensynsfuld og menneskeværdig behandling af borgerne.

Som anført ovenfor er byggelovgivningens tilgængelighedskrav - når der bortses fra de ligeledes ovenfor nævnte særlige tilfælde - ikke tillagt tilbagevirkende kraft. Som led i det udvidede bedømmelsesgrundlag jeg har nævnt ovenfor, har jeg imidlertid i et vist omfang også mulighed for at tage stilling til spørgsmålet om tilgængelighed i bygninger der var opført på det tidspunkt da byggelovgivningens tilgængelighedskrav trådte i kraft.

Generelt er det således min opfattelse på dette område at det så vidt muligt må tilstræbes at det i offentlige bygninger med almindelig publikumssøgning er muligt for handicappede (og personer med midlertidig nedsat bevægelses- eller orienteringsevne) at komme ind og blive betjent som andre borgere. Som minimum må der efter min opfattelse være i hvert fald et handicaptilgængeligt lokale der kan anvendes til modtagelse og betjening af handicappede borgere.

Jeg har noteret mig at portdørene ind til ’gaden’ midt i administrationsbygningen giver tilstrækkelig plads også for kørestolsbrugere, jf. pkt. 2.1. Tilsvarende gælder socialforvaltningens elevatorer og - formoder jeg - administrationsbygningens øvrige elevatorer. Kommunens administrationsbygning er fra tiden før byggelovgivningens tilgængelighedskrav for handicappede trådte i kraft (den 1. juli 1978). Forholdene i administrationsbygningen lever således på dette område mere end op til de krav der efter min opfattelse - på ulovbestemt grundlag - kan stilles til tilgængelighed.

Jeg beder Køge Kommune oplyse hvorvidt restaureringen af den gamle rådhusbygning - og dermed den planlagte installation af elevator - er kommet i gang efter planen.

Som det fremgår ovenfor under pkt. 2.1, noterede jeg mig under inspektionen at handicaptoilettet i socialforvaltningen ikke er forsynet med nedfældelige armgreb.

Jeg beder Køge Kommune overveje at ændre på dette forhold ved socialforvaltningens handicaptoilet og eventuelt andre handicaptoiletter i administrationsbygningen. Jeg bad om underretning om resultatet af kommunens overvejelser.

Jeg noterede mig at trapperne i socialforvaltningen er forsynet med en mørk, skridsikker belægning, og at trinenes afslutning ikke er markeret med kontrastfarve for blinde og svagtseende (se ligeledes ovenfor under pkt. 2.1).

Jeg henstiller til Køge Kommune at foranstalte at trinenes afslutning i de områder hvor kommunens borgere færdes, markeres med kontrastfarve eller på anden hensigtsmæssig måde synliggøres for svagtseende og blinde. Jeg sigter hermed ikke alene til trapperne i administrationsbygningen, men også til trapperne på Tingstedet og i andre af kommunens bygninger.

Køge Kommune har i brevet af 4. marts 2002 oplyst følgende

’

Der er ved at blive opsat armlæn på samtlige handicaptoiletter på Rådhuset som foreslået. Arbejdet forventes færdiggjort i løbet af februar måned 2002.

Restaureringen af det gamle Rådhus, herunder etablering af elevator som planlagt, forventes afsluttet senest ultimo april 2002. Der ligger heri en mindre overskridelse af den oprindelige tidsplan, som skyldes nødvendigheden af en mere gennemgribende renovering af Rådhusets trækonstruktioner end oprindeligt forudset.

De påpegede manglende markeringer af trappetrinsafslutninger i kommunens bygninger vil blive synliggjort for svagtseende og blinde besøgende i overensstemmelse med Ombudsmandens henstilling. Arbejdet forventes udført inden udgangen af marts måned 2002.

’

Jeg tager det som kommunen har oplyst, til efterretning. Jeg går ud fra at arbejdet med at montere nedfældelige armlæn på handicaptoiletterne og de øvrige arbejder nu er afsluttet, og foretager mig ikke mere vedrørende spørgsmålet om handicaptilgængelighed.

3.3. Diskretionshensyn under forvaltningens behandling af borgerhenvendelser

Efter forvaltningslovens § 27 har offentligt ansatte tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger om borgerne. Efter de almindelige principper om god forvaltningsskik skal forvaltningens ansatte optræde høfligt og hensynsfuldt over for borgerne.

Det følger af disse regler at en borger der henvender sig til forvaltningen, har krav på at samtaler om personlige og andre fortrolige forhold kan finde sted uden at andre - såvel ansatte som borgere - har mulighed for at overhøre samtalen.

På baggrund af mine iagttagelser under besøget er det min opfattelse at Køge Kommune generelt er opmærksom på diskretionshensynet i forbindelse med forvaltningens behandling af borgerhenvendelser.

Under inspektionen havde jeg lejlighed til at se nærmere på nogle af de skranker i administrationsbygningen hvor borgerne modtages. De sofaer mv. som anvendes af ventende borgere, er visse steder placeret så tæt på skrankerne at borgerne ved skranken umiddelbart ikke synes at have mulighed for at oplyse sagsbehandleren bag skranken om baggrunden for fremmødet i forvaltningen uden at andre borgere i lokalet kan høre hvad der bliver sagt, jf. beskrivelsen ovenfor under pkt. 2.1 og 2.2.6. Denne iagttagelse under inspektionen gælder skrankerne i socialforvaltningens fællesekspedition og børne- og kulturforvaltningens pladshenvisning, men det samme forhold kan også gøre sig gældende andre steder i administrationsbygningen.

Jeg henstiller til Køge Kommune at foretage en nærmere undersøgelse af placeringen af skrankerne i administrationsbygningen i forhold til opholdsarealerne for ventende borgere set i lyset af det nævnte diskretionshensyn. Jeg henstiller endvidere til Køge Kommune at foretage de nødvendige ændringer for at tilgodese diskretionshensynet. Jeg beder kommunen underrette mig om hvad der sker i anledning af mine henstillinger.

Jeg beder endvidere om kommunens bemærkninger til hvorvidt der generelt bør etableres diskretionslinjer (f.eks. markeret med en linje på gulvet) i tilknytning til skrankerne med det formål at borgerne ved skranken kan føre samtale med kommunens medarbejdere uden for andre borgeres hørevidde.

Køge Kommune har i brevet af 4. marts 2002 oplyst at kommunen er enig i den rejste kritik, men at de trange lokaleforhold på rådhuset gør det vanskeligt at indrette borgerbetjeningen så der kan tages større diskretionshensyn. Køge Kommune har samtidig oplyst at økonomiudvalget har vedtaget at samle ekspeditionen af de ’glatte’ borgerhenvendelser i en fælles borgerbetjening, og at kommunen i forbindelse med indretningen af lokalerne hertil vil være meget opmærksom på diskretionshensynet. Køge Kommune har endvidere oplyst at kommunen i den forbindelse vil overveje om der bør etableres diskretionslinjer, eller om diskretionshensynet skal tilgodeses på anden måde.

Jeg tager til efterretning at Køge Kommune er enig med mig i det generelle udgangspunkt hvorefter en borger der henvender sig til forvaltningen, har krav på at samtaler om personlige og andre fortrolige forhold kan finde sted uden at andre - såvel ansatte som borgere - har mulighed for at overhøre samtalen. Jeg har endvidere noteret mig at kommunen vil være meget opmærksom på diskretionshensynet ved indretningen af lokalerne til den nye fælles borgerbetjening. Jeg beder kommunen underrette mig når den fælles borgerbetjening er sat i værk - herunder om resultatet af kommunens overvejelser om diskretionslinjer. Jeg beder endvidere om at kommunen - på dette tidspunkt - underretter mig om betydningen af etableringen af den fælles borgerbetjening for diskretionshensynet i forhold til de borgere som ikke bliver betjent i den fælles borgerbetjening.

3.4. Personalesikkerhed ved borgerhenvendelser

Under inspektionen rejste jeg spørgsmålet om hvilke forholdsregler der var taget til beskyttelse af medarbejdernes sikkerhed under udførelsen af deres arbejde i kontakt med borgerne.

Det er efter min opfattelse vigtigt at sikre at det personale der i det daglige arbejde kan komme i kontakt med klienter der kan være opfarende, truende eller voldelige, fysisk placeres i kontorer og kontorlandskaber sådan at der er mulighed for at komme væk uden at skulle passere en eventuelt aggressiv klient. Der bør endvidere være mulighed for at tilkalde umiddelbar hjælp i tilspidsede situationer, også uden at klienten observerer tilkaldet.

På baggrund af mine iagttagelser og samtalerne med medarbejderne er det mit indtryk at personalets sikkerhed generelt er højt prioriteret i Køge Kommune. Jeg har i den forbindelse navnlig noteret mig oplysningerne om alarmsystemet.

Under inspektionen noterede jeg mig dog samtidig at administrationsbygningen indeholder delekontorer med kun én dør, jf. pkt. 2.2.6.

Jeg beder Køge Kommune om oplysning om antallet af disse kontorer. Jeg beder endvidere om en udtalelse om hvorvidt kommunen har overvejet at ændre de bygningsmæssige forhold således at disse delekontorer - på tilsvarende måde som enkeltmandskontorerne - forsynes med to døre og personalets sikkerhed dermed forbedres.

Køge Kommune har i brevet af 4. marts 2002 oplyst at socialforvaltningen ingen kontorer har med kun én dør, og at der i børne- og kulturafdelingens familierådgivning - herunder i familierådgivningens kontorer i PPR - nu er etableret en ekstra dør i de sagsbehandlerkontorer hvor der ikke tidligere har været to døre/flugtveje.

Jeg tager det oplyste til efterretning og foretager mig ikke mere vedrørende dette spørgsmål.

3.5. Åbningstider

Køge Kommune har følgende åbningstider for henholdsvis personlig og telefonisk henvendelse

For telefonisk henvendelse: mandag-onsdag kl. 8.00-15.15, torsdag kl. 8.00-18.15 og fredag kl. 8.00-13.30.

For personlig henvendelse: mandag-onsdag kl. 10.00-15.00, torsdag kl. 10.00-18.00 og fredag kl. 10.00-13.00.

Køge Kommunes åbningstider giver efter min opfattelse borgerne gode muligheder for at rette henvendelse til forvaltningen såvel telefonisk som personligt.

3.6. Oplysninger om sagsbehandlingstid mm.

Forvaltningsloven indeholder ikke regler om myndighedernes sagsbehandlingstid. Der har heller ikke i ombudsmandens praksis udviklet sig faste tidsmæssige normer for sagsbehandlingstiden. Ombudsmanden tager imidlertid ofte stilling til rimeligheden af sagsbehandlingstiden i konkrete sager. De retningslinjer der kan udledes heraf, er bl.a. gengivet i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986).

Vejledningens pkt. 205-208 angående svarfrister mv. er sålydende

’205. Forvaltningsloven indeholder ikke generelle regler om sagsbehandlingstiden. Baggrunden herfor er bl.a., at de opgaver, der udføres af den offentlige forvaltning, er af så forskellig karakter og omfang, at det ikke vil være muligt i en lov, der skal gælde for hele den offentlige forvaltning, at fastsætte bestemte regler for sagsbehandlingstiden, som med rimelighed vil kunne håndhæves ved domstolene.

Derimod kan der på baggrund af Folketingets Ombudsmands udtalelser om, hvad der med hensyn til sagsbehandlingstiden må antages at følge af almindelig god forvaltningsskik, gives nogle vejledende regler om sagsbehandlingens tilrettelæggelse, herunder om underretning til den, der er part i en sag, om den forventede sagsbehandlingstid.

Ombudsmanden har i nogle afgørelser også peget på, at myndighederne med henblik på at sikre, at sager ikke henligger i længere tid, inden afgørelse træffes, og at sager ikke bliver glemt og derfor ikke afgjort, bør oprette tilstrækkeligt effektive erindringssystemer.

206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

Under inspektionen modtog jeg kopi af kommunens notat af 22. marts 1991 om kvitteringsbreve ligesom jeg havde lejlighed til at drøfte spørgsmålet om sagsbehandlingstider mv. med ledelsen.

I brev af 4. juni 1997 henstillede Indenrigsministeriet til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd at der blev fastsat målsætninger for sagsbehandlingstiden i sager hvor forvaltningen træffer afgørelse over for borgerne.

Jeg beder om at Køge Kommune nærmere redegør for de initiativer kommunen har iværksat med henblik på at sikre en rimelig sagsbehandlingstid i forbindelse med behandlingen af konkrete sager. Jeg beder endvidere om oplysning om hvorvidt kommunen har overvejet at offentliggøre resultatet af disse initiativer, og om resultatet af disse overvejelser. Jeg beder desuden Køge Kommune oplyse hvad Indenrigsministeriets henstilling af 4. juni 1997 har givet kommunen anledning til. Endelig beder jeg Køge Kommune sende mig kopi af de første fem kvitteringsbreve som socialforvaltningen har sendt i 2001 - og hvori der er angivet en tidshorisont for besvarelsen - med angivelse af om borgeren har fået svar inden for den angivne frist.

Køge Kommune har i brevet af 4. marts 2002 oplyst følgende

’

Køge Kommunes praksis er i overensstemmelse med de i Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997 nævnte målsætninger for sagsbehandlingstider - bortset fra, at de ikke er nedskrevet.

Der vedlægges notater af 3. og 17. august 2000, hvori Køge Kommunes praksis i forhold til Indenrigsministeriets målsætninger gennemgås.

De anslåede sagsbehandlingstider er medtaget i kommunens servicedeklarationer, som kan ses og udleveres i kommunens Borgerservice samt på kommunens biblioteker. Servicedeklarationerne er tillige tilgængelige på kommunens hjemmeside.

De fleste henvendelser til Socialforvaltningen sker ved personligt fremmøde. I forbindelse med ekspeditionen til disse henvendelser informerer forvaltningens personale borgerne mundtligt om sagens videre forløb, herunder forventet ekspeditionstid. Hvis borgeren medbringer den fornødne dokumentation ved den første henvendelse, afgøres sagerne som straksekspeditioner, og eller så snart borgeren vender tilbage med den fornødne dokumentation. Det gælder f.eks. ansøgninger om personlige tillæg i henhold til lov om social pension, ansøgninger om særligt begrundede enkeltudgifter i henhold til lov om aktiv socialpolitik og ansøgninger om boligstøtte. Nogle sager udvikler sig dog til mere komplekse sagsforløb, f.eks. sager, hvor der udbetales kontanthjælp eller sygedagpenge som forsørgelseshjælp, men skal ske aktivering, arbejdsprøvning, revalidering eller rejses pensionssag. I disse sager er det nødvendigt løbende at informere borgerne om sagsforløbet (visitationsafgørelser). Dette sker i dag både mundtligt og skriftligt. Socialforvaltningen har i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplan for 2002 besluttet at arbejde målrettet med at forbedre kvaliteten i sagsbehandlingen af disse sager med særlig fokus på løbende skriftlig information om sagsforløb, partshøring og begrundelser.

’

Af notatet af 17. august 2000 som der i brevet af 4. marts 2002 er henvist til, fremgår bl.a. følgende

’Målsætninger for enkelte sagsbehandlingstyper og oversigt

Ifølge Indenrigsministeriets brev skal der fastsættes forsvarlige og realistiske målsætninger for de enkelte sagsbehandlingstyper.

Endvidere skal eventuelle forskellige mål for undergrupper inden for samme sagstype fastsættes.

Endelig skal der udarbejdes en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider, som skal være offentlig tilgængelig.

Udover ovennævnte kvitteringsbreve er der for så vidt vides ikke opsat målsætninger for de enkelte sagsbehandlingstyper.

Kontrol med overholdelse af målsætninger

Indenrigsministeriet foreslår kontrol med overholdelse af målsætninger, f.eks. ved indberetning til Byrådet. Ved kontrol kan det besluttes at ændre målsætninger (kortere eller længere sagsbehandlingstider).

Så vidt vides føres ikke kontrol med, om reglerne for kvitteringsbreve følges.’

Det fremgår af afsnittet om kvitteringsbreve (i notatet af 17. august 2000) at kommunens anslåede sagsbehandlingstider som hovedregel er under en måned (der er herved henvist til et tidligere notat af 10. februar 1999 fra politisk-økonomisk sekretariat). I afsnittet er herefter angivet de sagsområder hvor dette ikke gælder. Det drejer sig især om sager i socialforvaltningen (der er f.eks. anslået en sagsbehandlingstid på 1-6 måneder vedrørende sager om individuelle hjælpemidler og boligindretning (større sager)). Det fremgår dog samtidig at fællesforvaltningens sagsbehandlingstider ikke har været oplyst.

Med brev af 4. juni 1997 henstillede Indenrigsministeriet til kommunerne (og amtskommunerne) at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden i sager hvor der træffes afgørelser i forhold til borgerne. Indenrigsministeriet henstillede endvidere at kommunerne (og amtskommunerne) udarbejdede en oversigt over de opstillede målsætninger. Ministeriet henstillede desuden til kommunerne (og amtskommunerne) at de overvejede på længere sigt at orientere kommunens (eller amtskommunens) borgere om oversigten over de vedtagne målsætninger i forbindelse med udsendelsen af kommunens (eller amtskommunens) serviceinformation, jf. § 62 i den kommunale styrelseslov.

Indenrigsministeriet skrev i brevet endvidere (bl.a.) følgende

’Borgeren bør under alle omstændigheder [min fremhævning] - hvor der ikke er opstillet særlige frister f.eks. i vejledninger - have et svar fra kommunen eller amtskommunen inden en måned efter sagens modtagelse. Træffer kommunen eller amtskommunen afgørelse i sagen inden en måned, udgøres svaret af afgørelsen. Er det ikke muligt at træffe afgørelse inden for denne frist, kan et foreløbigt svar til den pågældende bestå i, at kommunen eller amtskommunen bekræfter at have modtaget sagen og oplyser, hvorpå sagen beror og så vidt muligt, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.’

Det fremgår af et opslag på hjemmesiden (som en af mine medarbejdere foretog den 7. maj 2002) at Køge Kommune har opstillet offentligt tilgængelige målsætninger for sagsbehandlingstiden på en række sagsområder. Jeg sigter til (nogle af) de servicedeklarationer som via hjemmesiden er gjort offentligt tilgængelige (f.eks. sager om hjælp til et barn med handicap og ansøgninger om landzonetilladelse (inden for landsbyerne i kommunen)).

Jeg har dog samtidig noteret mig at der ikke er udfærdiget servicedeklarationer (og dermed heller ikke fastsat (offentligt tilgængelige) målsætninger for sagsbehandlingstiden) på alle de sagsområder som er omfattet af Indenrigsministeriets henstilling. Jeg bemærker endvidere at nogle servicedeklarationer ikke indeholder oplysninger om kommunens målsætning for sagsbehandlingstiden, men alene oplysninger om indholdet af det kvitteringsbrev som borgerne bliver oplyst om at de vil modtage fra kommunen (f.eks. ’Tilskud til aktiviteter’).

Kommunen har heller ikke, så vidt jeg kan se, udarbejdet nogen oversigt over de nedskrevne målsætninger. (Der foreligger derfor selvfølgelig heller ikke nogen offentligt tilgængelig oversigt, ligesom kommunens borgere ej heller er blevet orienteret herom efter (f.eks.) kommunestyrelseslovens § 62). Jeg bemærker herved at mange af sagsbehandlingstiderne i den begrænsede oversigt i notatet af 17. august 2000 (med henvisning til et ældre notat) er anslået med en så bred margin at de ikke kan sidestilles med målsætningerne i Indenrigsministeriets henstilling.

Det fremgår endvidere af brevet af 4. marts 2002 (jf. henvisningen til notatet af 17. august 2000) at kommunen ikke har kontrolleret om Indenrigsministeriets henstilling om at udsende kvitteringsbreve bliver efterlevet i kommunen. (Jeg henviser i den forbindelse endvidere til det som jeg har anført nedenfor).

Det fremgår som nævnt af Køge Kommunes brev af 4. marts 2002 at kommunens praksis - bortset fra at kommunens målsætninger ikke er nedskrevet - er i overensstemmelse med Indenrigsministeriets henstilling om at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden. I det omfang oplysningerne herom ikke er nedskrevet, er det naturligvis vanskeligt at vurdere om Køge Kommune har opfyldt Indenrigsministeriets henstilling om at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden.

Jeg beder under henvisning hertil og til det som jeg i øvrigt har anført ovenfor, om en nærmere redegørelse for i hvilket omfang Køge Kommune har efterlevet Indenrigsministeriets henstilling om at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden i sager hvor der træffes afgørelser i forhold til borgerne, og de øvrige henstillinger i Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997.

Det notat af 17. august 2000 som Køge Kommune i brevet af 4. marts 2002 har henvist til, kan læses som om kommunen har opfattet Indenrigsministeriets henstilling om at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden således at henstillingen ikke omfatter de (typer af) sager hvor der kan træffes afgørelse inden for en måned.

Jeg beder Køge Kommune oplyse om det er kommunens opfattelse at notatet skal forstås på denne måde. Hvis dette er tilfældet, har kommunen efter min opfattelse misforstået ministeriets henstilling på dette punkt. Jeg henviser herved til udtrykket ’under alle omstændigheder’ i citatet ovenfor fra Indenrigsministeriets brev af 4. juni 1997. Efter min opfattelse omfatter ministeriets henstilling om at opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden alle sagstyper (bortset fra dem som Indenrigsministeriet udtrykkeligt har undtaget).

Jeg bad som nævnt Køge Kommune om at sende mig en kopi af de første fem kvitteringsbreve som socialforvaltningen havde sendt i 2001 - kvitteringsbreve hvori der er angivet en tidshorisont for besvarelsen - med angivelse af om borgeren har fået svar inden for den angivne frist.

Jeg har gennemgået det materiale som Køge Kommune har sendt mig i den anledning. Materialet udgør fem henvendelser/sager som socialforvaltningen har behandlet på skriftligt grundlag i første halvdel af 2001. Oplysningen om hvornår borgeren har fået svar, er i alle fem tilfælde givet i form af en kopi af kommunens endelige svar, henholdsvis kommunens afgørelse i sagen. De breve hvori kommunen har kvitteret for modtagelsen af borgerens skriftlige henvendelse, indeholder i ingen af de fem tilfælde en tidshorisont for besvarelsen henholdsvis kommunens afgørelse. (Der er dog i et enkelt af de fem tilfælde angivet en tidshorisont for modtagelsen af aktindsigt, men ikke for kommunens besvarelse af sagens hovedspørgsmål (stop af sygedagpenge)).

Jeg beder Køge Kommune om at oplyse om dette forhold skal tilskrives en fejl ved udvælgelsen af kvitteringsbreve. Jeg beder endvidere kommunen om en udtalelse om hvorvidt der i de fem tilfælde er handlet i overensstemmelse med kommunens interne regler (det af ledergruppen den 12. april 1991 godkendte notat dateret den 22. marts 1991).

Jeg bemærker i tilknytning til Indenrigsministeriets henstilling i brev af 4. juni 1997 at det i retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 (lov nr. 453/1997, nu lovbekendtgørelse nr. 267 af 12. april 2000), er fastsat at kommunen eller amtskommunen skal fastsætte en frist for hvor lang tid der må gå inden der skal være truffet en afgørelse inden for de enkelte sagstyper på det sociale område. Hvis denne frist ikke kan overholdes i den konkrete sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om hvornår den pågældende kan forvente en afgørelse.

Jeg henleder endvidere hvad tidspunktet for udsendelse af kvitteringsbreve angår, i øvrigt kommunens opmærksomhed på bestemmelserne i persondatalovens §§ 28-30 (lov nr. 429 af 31. maj 2000). Hvis der skal gives underretning efter lovens bestemmelser om underretning af den registrerede, skal dette ske snarest muligt hvilket ifølge Datatilsynets vejledning pkt. 2.1.1 og 2.2.1 i almindelighed vil sige inden for 10 dage (Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 (rettighedsvejledningen)).

Det fremgår af det modtagne materiale at henvendelserne i de fem tilfælde er blevet (endeligt) besvaret, henholdsvis afgjort af kommunen efter henholdsvis (i to tilfælde) 12 dage, 14 dage, 4½ uge og 7 uger. I det sidste tilfælde har borgerens henvendelse været behandlet på møder i såvel kommunens klageråd som socialudvalg.

Det har i fire af de fem tilfælde været nødvendigt at indhente en udtalelse fra vedkommende sektionsleder inden borgerens henvendelse har kunnet besvares af socialdirektøren.

På den baggrund må jeg anse sagerne for at være behandlet inden for rimelig tid. Tilsvarende gælder den sidste sag (sagen behandlet af klageråd og socialudvalg).

3.7. Andre forhold

Det er mit generelle indtryk at skiltningen i kommunens administrationsbygning er god og overskuelig.

3.8. Besøgene på Tingstedet og Nørremarken

Besøgene på ældrecentret Tingstedet og plejeenheden Nørremarken gav henholdsvis retschef Jens Møller og mig meget positive indtryk af institutionerne.

4. Gennemgang af udlånte sager

Under inspektionen anmodede jeg om udlån af fire sager fra socialforvaltningen - to sager om ophør af sygedagpenge på grund af eller efter varighedsbegrænsning på et år og to sager om afslag på at indlede sag om førtidspension. Jeg bad endvidere om udlån af fire sager fra børne- og kulturforvaltningen - to sager om afslag på skoleskift og to sager om afslag på tilskud efter folkeoplysningsloven. Jeg bad om inden for hver kategori at modtage de to sidst afgjorte sager fra juli måned 2000.

...

Ved min gennemgang af det modtagne materiale har jeg navnlig haft opmærksomheden henledt på hvorvidt proceduren i forhold til de gældende regler er blevet fulgt.

...

5. Opfølgning

Jeg beder om at de oplysninger mv. som jeg har bedt Køge Kommune om under pkt. 3, sendes tilbage til mig direkte.

6. Underretning

Denne rapport sendes til Køge Kommune, Det Sociale Nævn for Roskilde Amt, Tilsynsrådet for Roskilde Amt, Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Folketingets Retsudvalg.”

NOTER: (*) FOB 1990, s. 359.

3.

Ombudsmandens bemærkninger

Resumé

Den 5. september 2000 foretog ombudsmanden inspektion af Køge Kommune.

Ombudsmanden besøgte kommunens socialforvaltning, børne- og kulturforvaltningen og to af kommunens ældrecentre. Ombudsmanden rejste bl.a. spørgsmål om ændringer af de fysiske forhold i kommunens bygninger for at forbedre tilgængeligheden for handicappede.

Under inspektionen bad ombudsmanden om at låne 4 sager fra socialforvaltningen og 4 sager fra børne- og kulturforvaltningen. Gennemgangen af sagerne - der ikke er medtaget nedenfor bortset fra det indledende afsnit - gav på nogle punkter anledning til kritik navnlig af utilstrækkelige begrundelser for afgørelserne. (J.nr. 1999-3755-419).