Et amt besvarede i første omgang ikke ombudsmandens anmodning om en udtalelse og gav urigtige oplysninger til ombudsmanden

Et amt besvarede i første omgang ikke ombudsmandens anmodning om en udtalelse og gav urigtige oplysninger til ombudsmanden

Den 2. november 2001 modtog jeg en klage fra A over X Amts sagsbehandlingstid i en sag hvor A havde ansøgt X Amt om tilladelse til forskelligt byggeri mv. på sin ejendom. Amtet havde siden 1996 modtaget flere ansøgninger fra A.

I anledning af A’s klage spurgte en af mine medarbejdere den 14. november 2001 telefonisk X Amt om hvad der var passeret i sagen. Amtet oplyste at A havde modtaget svar. Det aftaltes at amtet skulle sende kopi af sagens dokumenter til ombudsmandsinstitutionen.

Da sagens dokumenter endnu ikke var modtaget, spurgte en af mine medarbejdere den 27. november 2001 telefonisk hertil. Amtet oplyste at der var brev på vej som skulle være med posten samme dag.

Da sagens dokumenter stadig ikke var modtaget, spurgte en af mine medarbejdere den 29. november 2001 igen telefonisk hertil. Amtet oplyste at der var sendt brev dagen før, men at det nu ville blive sendt igen.

Den 30. november 2001 modtog jeg brev af 27. november 2001 med bilag fra amtet. Det fremgik af de indsendte bilag at X Amt først ved brev af 27. november 2001 havde givet A dispensation fra byggelinjebestemmelserne i lov om offentlige veje således at A kunne foretage den ansøgte ombygning. Amtet havde således ikke på et tidligere tidspunkt truffet afgørelse vedrørende dette forhold som amtet ellers telefonisk havde oplyst til en af mine medarbejdere den 14. november 2001.

Jeg anmodede herefter den 17. december 2001 X Amt om en udtalelse i anledning af klagen fra A over den tid amtet havde anvendt til sagens behandling. Jeg bad endvidere om udlån af sagens akter.

På baggrund af en af mine medarbejderes telefoniske forespørgsel til sagen den 27. februar 2002 meddelte amtet telefonisk den 1. marts 2002 at amtet ville undersøge sagen og ringe tilbage med svar. En af mine medarbejdere rykkede telefonisk den 6. marts 2002 amtet for svar.

Den 8. marts 2002 meddelte amtet telefonisk en af mine medarbejdere at amtets udtalelse var blevet sendt den 7. marts 2002.

Da jeg endnu ikke havde modtaget amtets udtalelse og sagens akter, kontaktede en af mine medarbejdere den 14. marts 2002 og den 18. marts 2002 igen amtet. Begge gange blev der lagt en besked om at amtets sagsbehandler skulle ringe til en af mine medarbejdere.

Den 20. marts 2002 fik en af mine medarbejdere telefonisk oplyst at amtet ville sende kopi af udtalelsen og sagens akter næste dag.

Da jeg stadig ikke havde modtaget amtets udtalelse og sagens akter, rettede en af mine medarbejdere den 25. marts 2002 igen telefonisk henvendelse til amtet. Amtet oplyste da at udtalelsen var sendt den 21. marts 2002, men at der for en sikkerheds skyld ville blive sendt en kopi samme dag.

Da jeg fortsat ikke havde modtaget amtets udtalelse og sagens akter, anmodede jeg ved brev af 9. april 2002, under henvisning til ombudsmandslovens § 17, stk. 1, om en udtalelse vedrørende amtets behandling af min telefoniske anmodning om oplysninger om hvad der var passeret i A’s sag i X Amt, og vedrørende min anmodning om en udtalelse i A’s sag.

Den 10. april 2002 sendte amtsborgmesteren i X Amt et sålydende brev til mig

”Ombudsmandens brev af 9. april 2002 er modtaget i (X) Amt i dag. Sagsforløbet som det gengives i brevet er overordentligt pinligt for (X) Amt. Det er ikke nødvendigt at bemærke, at det er i strid med amtets regler og kutymer.

Jeg har straks bedt forvaltningen om en redegørelse og har understreget, at der ufortøvet skal sendes det ønskede svar til ombudsmandsinstitutionen.

Overfor både ombudsmanden og den pågældende skal jeg dybt beklage forløbet.”

Den 22. april 2002 modtog jeg X Amts udtalelse af 19. april 2002. I udtalelsen anførte amtet bl.a. følgende

”Indledningsvis skal amtet dybt beklage den i realiteten manglende behandling af ombudsmandsinstitutionens henvendelser til (X) Amt indtil nu. Det kan ikke undskyldes, men det tjener til delvis forklaring, at sagsbehandleren i perioden har været ramt af private, personligt belastende omstændigheder, hvis konsekvenser for behandlingen af sagen, forvaltningen desværre først nu er blevet opmærksom på.

Det overordentligt uacceptable forløb i forbindelse med besvarelsen af ombudsmandsinstitutionens henvendelser i sagen fra den 14. november 2001 og frem til nu hverken kan eller vil (X) Amt forsøge at bortforklare. (X) Amt kan kun dybt beklage forløbet.”

Vedlagt X Amts udtalelse af 19. april 2002 var en oversigt over ind- og udgået post i sagen. Af denne oversigt fremgik det at mit brev af 17. december 2001 hvori X Amt blev anmodet om en udtalelse i anledning af A’s klage over amtets sagsbehandlingstid, var bortkommet (efter sammenhængen må jeg antage hos amtet). Af oversigten fremgik der således ingen ekspeditioner i sagen i perioden fra amtets brev af 27. november 2001 til mig og indtil amtet den 10. april 2002 modtog mit brev af 9. april 2002.

Ombudsmandens udtalelse

”Det er et fundamentalt princip at offentligt ansatte ikke må videregive oplysninger der er urigtige eller vildledende, eller fortie oplysninger der er af betydning for en sags bedømmelse. Dette generelle princip er bl.a. formuleret i § 5, stk. 2, i lov om ministres ansvarlighed (lov nr. 117 af 15. april 1964) om en minister der forsætligt eller groft uagtsomt giver Folketinget urigtige eller vildledende oplysninger. Princippet om sandhedspligt har endvidere fundet udtryk i straffelovens § 162 og § 163 (lovbekendtgørelse nr. 808 af 14. september 2001).

I Fagligt etiske principper i offentlig administration, betænkning afgivet af DJØF’s fagligt etiske arbejdsgruppe, anføres s. 146ff bl.a. følgende

’ 3. Sandhedspligten i den offentlige forvaltning

3.1. Almindelige synspunkter

Udgangspunktet er enkelt. Den offentligt ansatte må ikke, bevidst eller uagtsomt, videregive oplysninger, der er urigtige eller, eventuelt på grund af fortielser, vildledende, eller medvirke til, at andre gør det.

Denne forpligtelse til sandhed følger af tjenesteforholdet, og pligten gælder derfor principielt i alle forhold, hvor de pågældende optræder i deres egenskab af offentligt ansatte. Sandhedspligten gælder således i forhold til andre offentligt ansatte, ministre, kommunalpolitiske organer, Folketinget, Folketingets Ombudsmand og de kommunale tilsynsmyndigheder. Og den gælder i forhold til organisationer, borgere, pressen og offentligheden i al almindelighed.’

Efter § 19, stk. 1, i ombudsmandsloven (lov nr. 473 af 12. juni 1996) er myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, forpligtet til at meddele ombudsmanden de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv. som forlanges af ombudsmanden. Endvidere kan ombudsmanden afkræve de myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, skriftlige udtalelser, jf. ombudsmandslovens § 19, stk. 2.

I overensstemmelse med det ovenfor anførte forudsættes det at de oplysninger som myndighederne afgiver til ombudsmanden, er rigtige og fyldestgørende. Jeg henviser til Jon Andersen mfl., Ombudsmandsloven med kommentarer (1999), s. 94f, og til en udtalelse i Folketingets Ombudsmands beretning for 1982, s. 275*.

Ved telefonisk henvendelse til (X) Amt den 14. november 2001 spurgte jeg om hvad der var passeret i sagen. Amtet oplyste at (A) havde modtaget svar i sagen. Denne oplysning var urigtig idet (X) Amt først traf endelig afgørelse i sagen den 27. november 2001.

Ved brev af 17. december 2001 anmodede jeg (X) Amt om en udtalelse i anledning af klagen fra (A) over den tid amtet havde anvendt til sagens behandling. Jeg bad endvidere om udlån af sagens akter.

Som svar på adskillige telefoniske forespørgsler i sagen i perioden fra den 27. februar 2002 til den 25. marts 2002 oplyste (X) Amt flere gange at udtalelsen fra amtet i sagen var blevet afsendt. Dette viste sig ikke at være tilfældet. Først efter min skriftlige henvendelse til amtsborgmesteren den 9. april 2002 modtog jeg den 22. april 2002 (X) Amts udtalelse i sagen.

Det er af afgørende betydning for udøvelsen af den kontrolfunktion som bl.a. Folketingets Ombudsmand er tillagt, at de myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, besvarer ombudsmandens henvendelser, og som det fremgår af det jeg har anført ovenfor, er der da også en pligt for offentligt ansatte til at fremkomme med sande og fyldestgørende oplysninger.

På baggrund af det ovenfor anførte er jeg er enig med (X) Amt at i at det er beklageligt at amtet i første omgang ikke besvarede min anmodning om en skriftlig udtalelse vedrørende sagsbehandlingstiden i (A)’s sag. Endvidere finder jeg det meget beklageligt at (X) Amt telefonisk afgav direkte urigtige oplysninger til ombudsmandsinstitutionen.”

Samtidig med at jeg afgav denne udtalelse, bad jeg X Amt om en udtalelse om hvorvidt amtet ville iværksætte tiltag til at undgå lignende situationer i fremtiden, f.eks. ved anvendelse af erindringssystemer, på en sådan måde at opmærksomheden henledes på verserende sager og ubesvarede henvendelser.

I brev af 4. oktober 2002 udtalte X Amt herefter bl.a. følgende

”Som nævnt i Amtets brev af 19. april 2002 til Ombudsmanden er sagsforløbet for så vidt angår ombudsinstitutionens henvendelser til Amtet forløbet i en periode, hvor sagsbehandleren har været ramt af private, personligt belastende omstændigheder. Disse omstændigheder er en medvirkende årsag til det dybt beklagelige sagsforløb.

De personlige omstændigheder fratager selvsagt ikke forvaltningen for det formelle ansvar for sagsforløbet eller for ansvaret for at overveje, om sagsforløbet bør give anledning til tiltag med henblik på at undgå lignende situationer i fremtiden.

(X) Amt har derfor gennemgået sagsforløbet og har herunder vurderet det i forhold til den nuværende praksis for så vidt angår spørgsmålet om at blive opmærksom på verserende sager og ubesvarede henvendelser. I vurderingen er det med stor vægt indgået, at der er tale om et helt usædvanligt og helt enkeltstående sagsforløb, som skyldes konkrete, personlige forhold. Disse forhold har ført til et hændelsesforløb, som det forekommer vanskeligt om ikke umuligt at undgå gennem et system for erindring eller lignende.

Det er også indgået, at et tilfælde som det aktuelle - i øvrigt også mindre graverende tilfælde - forekommer sjældent.

Derimod er det indlysende, at en rigtig tilrettelægning af sagsbehandlingen, for eksempel i samarbejder medarbejdere imellem, kan være med til at sikre, at personlige forhold, der kan få indflydelse på den enkelte medarbejders arbejdsindsats, konstateres, så der kan reageres.

(X) Amt ser derfor snarere en hensigtsmæssig organisering af arbejdet og en udvikling af de sociale kompetencer som løsningen på en situation som det aktuelle. Forvaltningen for Teknik og Miljø i (X) Amt arbejder med organisationsudvikling baseret på selvforvaltende grupper og udvikling af sociale kompetencer. Heri ligger tillige - i øvrigt i fortsættelse af de senere års udstrakte delegation - at der gives den enkelte medarbejdet et større råderum med et tilhørende større ansvar for at handle, inden et sagsforløb udvikler sig uacceptabelt. Udviklingen af de sociale kompetencer vil ruste medarbejderne til at leve op til dette større ansvar, og det er forventningen, at den sammen med udviklingen af samarbejdet medarbejderne imellem også vil medvirke til, at forløb som det aktuelle undgås i fremtiden.”

Herefter anførte jeg i brev af 26. november 2002 til X Amt bl.a. følgende

”Jeg tager det (X) Amt anfører vedrørende forebyggelse af lignende situationer til efterretning idet jeg ikke kan være uenig i de betragtninger amtet har anført med hensyn til betydningen af en hensigtsmæssig organisering af arbejdet og udvikling af sociale kompetencer for at opfange tilfælde hvor en medarbejder har vanskeligt ved at fungere. Amtets udtalelse angår således hovedsageligt sådanne ekstreme sagsforløb som det foreliggende. Amtets udtalelse indeholder derimod ikke nærmere oplysninger om de redskaber og rutiner som amtets sagsbehandlere og ledere i almindelig har til rådighed i forbindelse med sagsstyringen, herunder journalisering og behandlingen af de enkelte sager (herunder også besvarelser af henvendelser fra parten) inden for relevante og rimelige tidsterminer.

Jeg beder derfor (X) Amt afgive en udtalelse hvori der redegøres for de redskaber og rutiner amtets tekniske forvaltning i almindelighed anvender i forbindelse med sagsbehandlingen i konkrete sager efter plan- og byggelovgivningen. I denne forbindelse beder jeg (X) Amt redegøre for amtets journaliseringspraksis samt eventuelle automatiske erindringssystemer. Endvidere beder jeg amtet komme ind på om amtet anvender f.eks. sagstilstandslister, aktbesvarelseslister eller lignede.”

I brev af 13. januar 2003 udtalte X Amt herefter bl.a. følgende

”I (X) Amt registreres al ud- og indgående post, der vedrører plan- og byggesagsbehandlingen. Det sker i en elektronisk journal, hvor den pågældende sagsakt registreres med hensyn til journalnummer, emne, sagsbehandler, dato for afsendelse/modtagelse og afsender/modtager.

Af den elektroniske journal kan der laves forskellige statistiske oversigter m.m. Først og fremmest kan den enkelte sagsbehandler til enhver tid og efter behov få et overblik over egne verserende sager, og lederen kan få et overblik over den enkelte sagsbehandlers verserende sager. Efter behov kan sagsbehandler og leder på det grundlag gennemgå de enkelte sagers status m.v.

Det er en årelang erfaring i (X) Amts forvaltning for teknik og miljø, at dette system, kombineret med den ansvarlighed hos den enkelte medarbejder, der også følger af den øgede decentralisering, har givet den tilstrækkelige sikkerhed for, at henvendelser kun i meget sjældne og ekstreme tilfælde er forblevet ubesvarede eller er blevet besvaret med helt uacceptable lange ekspeditionstider.

Det er forvaltningens vurdering, baseret på erfaringer fra tidligere praksis, at indførelse af for eksempel et automatisk erindringssystem ikke vil betyde nogen målelig forbedring i forhold til praksis i dag. Det er derfor forvaltningens vurdering, at omkostningerne og ulemperne ved at indføre automatiske erindringssystemer eller lignende kontrolsystemer så som sagstilstandslister og aktbesvarelseslister ikke vil stå mål med fordelene.

Tværtimod er det forvaltningens vurdering, at indførelse af øgede kontrolsystemer snarere vil medføre ansvarsforflygtigelse og samtidig blive en unødig belastning for den arbejdsglæde, der er en af forudsætningerne for stor produktivitet og høj kvalitet.

Sammenfattende er det forvaltningens opfattelse, at de redskaber, der ligger i den elektroniske journals muligheder, kombineret med den i redegørelsen af 4. oktober 2002 nævnte udvikling af medarbejdernes øgede sociale kompetencer og ansvarsbevidsthed, dækker forvaltningens behov for sagsstyring. Det peger erfaringerne på, når der ses bort fra enkeltstående, helt ekstreme sagsforløb, som næppe noget kontrolsystem i praksis helt vil kunne forhindre. Det er forvaltningens vurdering, at borgerreaktioner peger i samme retning.

(X) Amts forvaltning for teknik og miljø har derfor ikke overvejelser om at genindføre de automatiske erindringssystemer, som blev afskaffet for år tilbage fordi de havde vist sig overflødige, eller at indføre sagstilstandslister, aktbesvarelseslister eller lignende.”

Herefter udtalte jeg i brev af 3. marts 2003 til X Amt bl.a. følgende

”Det fremgår af brevet at (X) Amt har et elektronisk journalsystem hvori al ud- og indgående post vedrørende plan- og byggesagsbehandling registreres. Endvidere fremgår det at amtet via dette journaliseringssystem har mulighed for at lave forskellige statistiske oversigter mm. Jeg går ud fra at amtet benytter denne mulighed efter behov.

Vedrørende anvendelse af automatiske erindringssystemer har jeg noteret mig amtets vurdering hvorefter ’omkostningerne og ulemperne ved at indføre automatiske erindringssystemer eller lignende kontrolsystemer så som sagstilstandslister og aktbesvarelseslister ikke vil stå mål med fordelene’. Jeg må tage amtets opfattelse til efterretning og har således ikke grundlag for at henstille at amtet overvejer at indføre automatiske erindringssystemer.

Til amtets vurdering vil jeg dog tilføje at efter min erfaring - både ud fra mit kendskab til forholdene hos andre forvaltningsmyndigheder og ud fra forholdene ved ombudsmandsinstitutionen - kan sådanne erindringssystemer efter omstændighederne være en stor hjælp for den enkelte medarbejder og kan have en konstruktiv effekt. Om et automatisk erindringssystem af medarbejderne opfattes som en demotiverende faktor, eller om systemet derimod opfattes som en positiv hjælp, kommer efter min opfattelse an på hvordan systemet introduceres og anvendes i praksis. Introduktionen og anvendelsen af et sådant system vil i høj grad afhænge af ledelsens tilgang hertil. Et automatisk erindringssystem er efter min opfattelse ikke i første række et kontrolsystem, men derimod et praktisk arbejdsredskab som kan medvirke til at skabe overblik og dermed øge den enkelte medarbejders forudsætninger for stor produktivitet og høj kvalitet i arbejdet, og dermed også vil kunne have positiv indvirkning på arbejdsglæde og motivation.”

Jeg foretog mig herefter ikke yderligere i sagen.

NOTE: (*) FOB 1982, s. 275.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

Som følge af en borgers klage over et amts sagsbehandlingstid rettede ombudsmanden henvendelse til amtet. Amtet oplyste telefonisk at borgeren havde modtaget svar hvilket senere viste sig at være urigtigt idet amtet først efterfølgende traf endelig afgørelse i sagen. Ombudsmanden bad amtet om sagens dokumenter og en udtalelse. Som svar på adskillige telefoniske forespørgsler oplyste amtet flere gange at udtalelsen var afsendt hvilket viste sig ikke at være tilfældet. Først efter at ombudsmanden havde henvendt sig til amtsborgmesteren, sendte amtet udtalelsen.

Ombudsmanden anførte at det er et fundamentalt princip at offentligt ansatte ikke må videregive oplysninger der er urigtige. Myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, er forpligtet til at give de oplysninger og de dokumenter mv. som ombudsmanden forlanger. Endvidere kan ombudsmanden kræve skriftlige udtalelser.

Ombudsmanden mente det var beklageligt at amtet ikke i første omgang besvarede hans anmodning om en skriftlig udtalelse. Endvidere mente ombudsmanden det var meget beklageligt at amtet telefonisk gav direkte urigtige oplysninger til ombudsmandsinstitutionen.

Ombudsmanden bad amtet om en udtalelse om hvad amtet ville gøre for at undgå lignende situationer i fremtiden. (J.nr. 2002-1087-509).