Kommunens pligt til at give rigtige og fyldestgørende oplysninger til tilsynsmyndighederne

Kommunens pligt til at give rigtige og fyldestgørende oplysninger til tilsynsmyndighederne

Landsorganisationen A rettede henvendelse til mig og anmodede mig om at vurdere om det var i overensstemmelse med reglerne om notatpligt og reglerne om god forvaltningsskik at Farum Kommune alene indgik mundtlige aftaler med private firmaer om udførelse af opgaver, og at kommunen i den forbindelse ikke tog notater om aftalernes indhold.

Det fremgik af sagen at landsorganisationen A ved breve af 2. og 9. november 1999 anmodede Farum Kommune om aktindsigt i de kontrakter og aftaler som Farum Kommune havde indgået med diverse private firmaer.

I brev af 2. november 1999 er anmodningen formuleret således

” Anmodning om aktindsigt

På mødet den 27. oktober 1999 i Farum om tvangsaktivering blev jeg af adskillige lokale politikere opfordret til at gennemse de kontrakter og aftaler, som Farum Kommune har lavet med diverse firmaer om at benytte aktiverede borgere til at udføre dele af disse firmaers produktioner og f.eks. pakkeopgaver samt udlån af de aktiverede til at arbejde i produktionerne på selve virksomhederne.

Disse kontrakter og aftaler vil jeg gerne have mulighed for at gennemse.

”

I brev af 9. november 1999 er anmodningen formuleret således

” Vedr. Aktindsigt i aftaler med virksomheder om tvangsaktivering af ledige i Farum

I brev af 5-11-99 journalnr. 00.07.03G01 beder I mig præcisere hvilke konkrete aftaler jeg ønsker aktindsigt i.

Jeg ønsker aktindsigt i ALLE aftaler mellem Farum Kommune og Private Virksomheder, hvor der indgår anvendelse af ledige som aktiveret arbejdskraft.

Mens I finder disse frem, vil jeg gerne have aktindsigt i aftalerne/kontrakterne mellem Farum Kommune og virksomhederne (X) og det firma der er ansvarlig for produkterne af mærket ( ).”

Ved brev af 25. november 1999 meddelte Farum Kommune organisationen afslag på anmodningen. Kommunen skrev

”Med henvisning til Deres brev af 9. november 1999 skal vi oplyse, at en begæring om aktindsigt skal angå konkrete sager. Kommunen kan ikke påtage sig at behandle en ansøgning om aktindsigt i alle aftaler/kontrakter på et område, jf. offentlighedsloven § 4, stk. 3.

Vi skal samtidig meddele, at vi ikke ønsker at imødekomme ansøgningen om aktindsigt i de anførte aftaler mellem Farum Kommune og 2 navngivne private firmaer.

Afslaget er begrundet i, at en offentliggørelse vil skade såvel kommunens som de pågældende firmaers økonomiske interesser, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5 og 6.

”

Landsorganisationen klagede ved brev af 21. januar 2000 over afgørelsen til Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt.

Under tilsynsrådets behandling af sagen anmodede tilsynsrådet ved brev af 1. februar 2000 Farum Kommune om en udtalelse. Tilsynsrådet skrev bl.a.

”Tilsynsrådet skal i den anledning anmode Byrådet om en udtalelse.

Byrådets udtalelse bedes vedlagt fotokopi af aftalerne mellem Farum Kommune og virksomhederne (X) og det firma, der er ansvarlig for produkterne af mærket ( ), jf. (A)’s brev af 9. november 1999.”

Den 15. marts 2000 fremkom Farum Kommune med følgende udtalelse

”Ved brev af 1. februar 2000 med bilag har Tilsynsrådet anmodet Byrådet om en udtalelse i anledning af den foreliggende klage fra Landsorganisationen A v/ sekretær ( ) over nægtelse af aktindsigt i aftaler mellem private firmaer og Farum Kommune om udførelse af arbejde for de private firmaer i Farum Kommunes Produktionshus.

Tilsynsrådet har endvidere anmodet om at få tilsendt kopi af aftalerne mellem Farum Kommune og virksomhederne (X) og det firma, der er ansvarlig for produkterne af mærket ( ).

Vi skal i den anledning oplyse, at der ikke foreligger skriftlige aftaler mellem Farum Kommune og private firmaer om udførelse af arbejde i Produktionshuset. Udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset aftales løbende mundtligt fra opgave til opgave.”

Den 11. juli 2000 fremkom tilsynsrådet med følgende udtalelse

”

Idet Tilsynsrådet henviser til Farum Byråds udtalelse må Tilsynsrådet konstatere, at de mundtlige aftaler om udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset er en del af kommunens forretningsvirksomhed og forholdet er således ikke omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Tilsynsrådet foretager ikke videre i denne sag.

”

Den 19. juli 2000 klagede landsorganisationen til mig. Ved brev af 26. juli 2000 meddelte jeg landsorganisationen at ombudsmanden normalt ikke tager stilling til forhold der ikke er færdigbehandlet af myndighederne. Da det fremgik af landsorganisationens brev at landsorganisationen tillige havde klaget til Indenrigsministeriet, anmodede jeg landsorganisationen om at afvente Indenrigsministeriets svar før organisationen tog stilling til om der var grundlag for at klage til mig.

Den 21. august 2000 udtalte Indenrigsministeriet følgende

”

I den anledning skal Indenrigsministeriet meddele, at tilsynsrådene fører tilsyn med, at kommunerne overholder lovgivningen, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, jf. § 61 i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 810 af 28. oktober 1999).

Tilsynsrådene kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål vedrørende skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen.

Indenrigsministeriet er ikke almindelig klageinstans i forhold til tilsynsrådene, men ministeriet fører tilsyn med, at tilsynsrådene ikke tilsidesætter lovgivningen, og at tilsynsrådenes udtalelser ikke er udtryk for en urigtig retsopfattelse eller hviler på et urigtigt faktisk grundlag, jf. § 61 a i lov om kommunernes styrelse.

I medfør af officialprincippet påhviler det en forvaltningsmyndighed, herunder et tilsynsråd, at tilvejebringe et fyldestgørende faktisk og retligt grundlag, forinden myndigheden træffer afgørelse i en sag. Tilsynsrådet vil i den forbindelse som regel skulle indhente en udtalelse fra kommunen, og tilsynsrådet vil normalt kunne lægge kommunens oplysninger om de faktiske forhold til grund.

Der henvises til Folketingets Ombudsmands beretning for 1993, side 119ff, og Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, Sagsbehandling (1995), side 127.

Indenrigsministeriet lægger på baggrund af de foreliggende oplysninger, herunder det af Farum Kommune over for Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt oplyste, til grund, at der alene foreligger mundtlige aftaler mellem Farum Kommune og private firmaer om udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset.

Retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 4 og forvaltningslovens § 9 gælder alene dokumenter, der er indgået til eller oprettet af myndigheden på tidspunktet for fremsættelsen af aktindsigtsbegæringen. Disse bestemmelser giver således ikke en ansøger krav på, at myndigheden producerer dokumenter til opfyldelsen af aktindsigtsanmodningen.

Der foreligger således ikke dokumenter omfattet af Landsorganisationen (A)’s anmodning om aktindsigt, og Indenrigsministeriet foretager derfor ikke videre i anledning af landsorganisationens henvendelse.

”

Den 25. oktober 2000 modtog jeg en klage fra landsorganisationen A over Indenrigsministeriets udtalelse af 21. august 2000 og over at Farum Kommune helt undlader at indgå aftaler på skriftligt grundlag med private firmaer om at lade aktiverede ledige udføre diverse pakke- og montageopgaver i kommunens produktionshus. Landsorganisationen skrev bl.a.

”(A) beder på baggrund af ovenstående sagsforløb Ombudsmanden undersøge, om det er i overensstemmelse med lovgivning og god forvaltningsskik, at Farum Kommune helt undlader at lave skriftlige aftaler med diverse private firmaer. Det er vel at mærke aftaler der har været indgået gennem flere år og som efter (A)’s opfattelse årligt omfatter to-cifrede millionbeløb.

Såfremt Ombudsmanden vurderer, at der skal indgås skriftlige aftaler og/eller at der er notatpligt for aftalerne mellem Farum Kommune og de private firmaer, så anmoder (A) samtidigt om, at Ombudsmanden vurderer hvorvidt disse dokumenter vil være omfattet af mulighed for aktindsigt.”

Ved brev af 31. oktober 2000 skrev jeg følgende til landsorganisationen

”

Ad 1

Det fremgår af de indsendte bilag at Farum Kommune har meddelt Dem afslag på aktindsigt i aftaler indgået mellem kommunen og en række private firmaer om at lade aktiverede ledige udføre f.eks. pakkeopgaver for disse firmaer i kommunens produktionshus.

De har indbragt Farum Kommunes afgørelser for Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt som i den anledning har indhentet en udtalelse af 15. marts 2000 fra Farum Kommune. Det fremgår heraf at der ikke foreligger skriftlige aftaler mellem kommunen og de private firmaer idet udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset aftales mundtligt fra opgave til opgave.

Sagen har herefter været indbragt for Indenrigsministeriet som i brev af 21. august 2000 har udtalt følgende

Ombudsmanden behandler klager over den offentlige forvaltning og skal bedømme om myndigheder eller personer der er omfattet af hans kompetence, handler i strid med gældende ret - eller på anden måde gør sig skyldig i fejl eller forsømmelser ved udøvelsen af deres opgaver (§ 7, stk. 1, og § 21 i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand).

Jeg har gennemgået Deres sag og har på det for mig foreliggende grundlag ikke fundet fejl eller forsømmelser der kan give mig anledning til at foretage mig mere i sagen. Derfor har jeg besluttet ikke at iværksætte en egentlig ombudsmandsundersøgelse i anledning af Deres klage idet der ikke er udsigt til at jeg vil kunne hjælpe Dem. Jeg henviser til ombudsmandslovens § 16, stk. 1, hvoraf det fremgår at ombudsmanden selv afgør om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Ad 2

De har i Deres klage bedt mig undersøge om det er i overensstemmelse med lovgivningen og god forvaltningsskik at Farum Kommune helt undlader at lave skriftlige aftaler med diverse private firmaer. De tilføjer at det i øvrigt er landsorganisationens opfattelse at mange af Produktionshusets produktioner er konkurrenceforvridende, og at de aktiverede burde tilbydes almindelige lønmodtagerrettigheder.

Ombudsmanden kan ikke behandle klager over forhold der kan indbringes for en højere forvaltningsmyndighed, før denne myndighed har truffet afgørelse (ombudsmandslovens § 14). Heri ligger også at den myndighed der klages over, normalt skal have haft lejlighed til at tage stilling til de forhold der klages over.

Det fremgår ikke af Deres henvendelse at Farum Kommune har haft anledning til at tage stilling til Deres klage. Jeg har derfor i dag sendt kopi af Deres brev med bilag videre til Farum Kommune som en anmodning fra Dem om at kommunen tager stilling til det De har anført.

Jeg beder Dem afvente Farum Kommunes svar og udnytte en eventuel klagemulighed (jf. Indenrigsministeriets vejledning i brev af 21. august 2000) før De tager stilling til om der er grundlag for at klage til mig.

”

Ved brev af 29. november 2000 skrev Farum Kommune følgende til mig

”Vi har modtaget Deres brev af 31. oktober 2000.

Farum Kommune skal i den anledning oplyse, at kommunen af hensyn til et praktisk og smidig samarbejde med en række private firmaer vælger ikke at indgå skriftlige aftaler med disse firmaer om udførelse af diverse opgaver for kommunens produktionshus.

Vi anser dette for at være en særdeles hensigtsmæssig ordning, og står uforstående overfor klagen fra ( ) om, at dette skulle være i strid med lovgivningen og god forvaltningsskik.

Der spares megen tid og mange ressourcer ved at indgå mundtlige aftaler. Det ville være helt ude af proportion hvis hver enkelt opgave, hvor stor eller lille den er, skulle dokumenteres ved en skriftlig kontrakt.

Med hensyn til spørgsmålet om notatpligt er det kommunens opfattelse, at forholdet falder udenfor området af offentlighedslovens § 6, da der ikke træffes forvaltningsmæssige afgørelser i disse sager.”

Ved brev af 5. december 2000 meddelte Farum Kommune at kommunen havde skrevet følgende til landsorganisationen

” Vedrørende: Anmodning om aktindsigt.

Farum Kommune har fra Folketingets Ombudsmand modtaget kopi af Deres brev af 24. oktober 2000.

Farum Kommune har i den anledning fremsendt brev dateret den 29. november 2000 til Folketingets Ombudsmand. Kopi af brevet vedlægges til orientering.

Kommunen har ikke yderligere bemærkninger til de af Dem stillede spørgsmål.”

Ved brev af 12. januar 2001 modtog jeg på ny en henvendelse fra Landsorganisationen A hvori landsorganisationen anmodede mig om at vurdere om ”Farum Kommune i denne sag arbejder i overensstemmelse med lovgivningen, god forvaltningsskik og om kommunen opfylder sin notatpligt”.

Ved brev af 15. februar 2001 anmodede jeg Farum Kommune om en udtalelse i anledning af landsorganisationens henvendelse. Jeg skrev bl.a. følgende

”Jeg beder Farum Kommune om i udtalelsen bl.a. at besvare følgende spørgsmål

Med hvilke private firmaer er der indgået aftaler?

Er samtlige aftaler med private firmaer indgået mundtligt?

Er der i kommunens interne dokumenter oplysninger om indholdet af de mundtligt indgåede aftaler? I bekræftende fald bedes kopi heraf fremsendt.

Har kommunen foretaget skriftlig eller elektronisk kommunikation med de pågældende firmaer eller med andre som belyser indholdet af aftalerne? I bekræftende fald bedes kopi eller udskrift fremsendt.

Hvilke oplysninger om de indgåede aftaler har kommunen givet sin revision, jf. den kommunale styrelseslovs § 42? Kopi heraf bedes fremsendt.

Hvilke personer i Farum Kommune har indgået aftalerne?

Hvilke retningslinjer er der fra politisk side eller fra den administrative ledelse udstukket for fremgangsmåden ved indgåelse af aftaler og for aftalernes nærmere indhold? Hvis retningslinjerne er nedfældet skriftligt eller indholdet af retningslinjerne er omtalt i dokumenter der er i kommunens besiddelse, bedes kopi heraf medsendt.

Hvilke foranstaltninger har kommunen truffet for at sikre at kommunens viden om mundtligt indgåede aftaler ikke formindskes når ansættelsesforholdet ophører for de ansatte der har kendskab til aftalerne?

Hvilke foranstaltninger har kommunen truffet for at sikre at de indgåede aftaler overholdes af firmaerne?

Er der i kommunens interne dokumenter eller i kommunens kommunikation med andre oplysninger der belyser hvilke af de indgåede aftaler der ikke er blevet overholdt fuldt ud?

Hvilke oplysninger om deres rettigheder og om aftalernes indhold giver kommunen de personer som af kommunen henvises?”

Ved brev af 6. april 2001 fremkom Farum Kommune med følgende udtalelse

”

Indledningsvis skal vi bemærke, at vi har noteret os, at der i Landsorganisationens brev anføres, at Landsorganisationen ønsker og er indforstået med, at alle sagsakter er tilgængelige for offentligheden/pressen.

Farum Kommune skal i den forbindelse henlede opmærksomheden på, at der er skræmmende eksempler på, at oplysninger om firmaer, som har fået udført arbejde gennem samarbejde med kommunale beskæftigelsesprojekter er blevet påført store tab ved forskellige aktioner mod firmaernes produkter.

Vi skal dernæst bemærke, at Landsorganisationen A ved tidligere henvendelser til kommunen, Tilsynsrådet og Arbejdsmarkedsrådet tager afsæt i teorierne om tvangsarbejde og konkurrenceforvridende virksomhed. Til eksempel henvises til nedenfor nævnte korrespondance mellem landsorganisationen og Arbejdsmarkedsrådet fra april 2000.

Farum Kommune kan hertil oplyse, at Arbejdsmarkedsnævnet i 1987 gav tilladelse til den beskæftigelse, som kommunen ansøgte om godkendelse af, og der aldrig har været rejst sager om konkurrenceforvridning i forbindelse med Produktionshusets samarbejde med private firmaer. Hvad angår aflønningen af de beskæftigede følges de regler lovgivningen giver mulighed for. Hvis reglerne om aflønningen skal ændres må det ske gennem en ny lovgivning, som kommunen vil have forståelse for.

Generelt kan Farum Kommune fremvise gode resultater på det beskæftigelsesmæssige område, herunder resultater vedrørende beskæftigelse og integration af indvandrere, som har været blandt de bedste på landsplan, hvilket bl.a. skyldes, at der sker en oplæring af de svageste grupper af ledige i Produktionshuset. Dette arbejde ønsker kommunen ikke vanskeliggjort ved usaglig kritik og ulovlige aktioner.

Med hensyn til de rejste spørgsmål kan vi oplyse følgende

· Det er korrekt, at aftaler om udførelse af arbejde i Produktionshuset for private firmaer sker på den måde, at vilkårene aftales mundtligt fra gang til gang. Dette har vist sig som en nem og smidig løsning, hvad enten der er tale om helt små eller større opgaver. Samarbejdet med firmaerne i denne form har i øvrigt altid foregået efter princippet om tillid mellem parterne, og dette har aldrig givet anledning til problemer, men har fungeret til de involverede parters fulde tilfredshed.

· Alle aftaler indgås som anført mundtligt, og der foreligger ikke skriftlig eller elektronisk kommunikation om disse.

· I relation til kommunens revision har spørgsmål om de indgåede aftaler med private firmaer været godkendt uden bemærkninger i de forløbne år.

· Aftaler om udførelse af arbejde i Produktionshuset indgås af ledelsen, der består af en chef og en souschef.

· Arbejdet i Produktionshuset tilrettelægges og udføres under ansvar af ledelsen i Produktionshuset, og der foreligger ikke særlige instrukser for udførelsen af dette arbejde. Hvis der rejses spørgsmål om arbejdet i Produktionshuset sker dette til ledelsen.

· Aftaler med de private firmaer har som nævnt bygget på gensidig tillid. Spørgsmål om aftalernes overholdelse har aldrig være et problem. Gennem årene er der ikke forekommet tilfælde af uoverensstemmelse, som ikke straks er løst ved en snak mellem parterne.

· Spørgsmålet om oplysning til de ansatte om deres rettigheder og om aftalernes indhold kan besvares således: De ansatte i Produktionshuset bliver ved ansættelsen fuldt orienteret om deres rettigheder. Orienteringen sker mundtligt og ledsages af uddybende forklaringer samt besvarelse af spørgsmål fra de ansatte.

· Med hensyn til aftalerne med de private firmaer kan vi oplyse, at aftalerne betragtes som fortrolige oplysninger, der ikke gøres tilgængelige for de ansatte.

Til Ombudsmandens orientering skal vi afslutningsvis oplyse, at Landsorganisationen (A) i april 2000 rettede en klage til Arbejdsmarkedsrådet over pakke og monteringsarbejder i Farum samt anmodning om oplysning om hvilke firmaer, de aktiverede i Farum arbejder for som led i deres aktivering.

Arbejdsmarkedsrådet henviste i sit svar til, at hovedspørgsmålet om hvorvidt kommunalt aktiveringsarbejde bør udføres på ordinære arbejdsmarkedsvilkår er et lovgivningsspørgsmål. Arbejdsmarkedsrådet henviser endvidere til, at rådet ikke kan lave om på de gældende regler for ledige med dagpengeret og ledige kontanthjælpsmodtagere og at Landsforeningens spørgsmål om konkurrenceforvridning kun kan tages op i andre politiske organer.

”

Den 14. maj 2001 anmodede jeg på ny Farum Kommune om at besvare mit brev af 15. februar 2001. Jeg skrev bl.a. følgende

”Ved Farum Kommunes brev af 6. april 2001 modtog jeg en delvis besvarelse af min anmodning om en udtalelse.

Det fremgår af § 19 i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand at myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, er forpligtede til at meddele ombudsmanden de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv. som forlanges af ombudsmanden. Bestemmelsen er sålydende

’ § 19 Myndigheder, der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, er forpligtet til at meddele ombudsmanden de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som forlanges af ombudsmanden.

Stk. 2. Ombudsmanden kan afkræve myndigheder, der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, skriftlige udtalelser.

Stk. 3. Ombudsmanden kan indkalde personer til for retten at afgive forklaring om forhold, som er af betydning for ombudsmandens undersøgelser. Forklaringerne afgives efter reglerne i retsplejelovens kapitel 68.

Stk. 4. Ombudsmanden kan besigtige ethvert tjenestested og har adgang til samtlige lokaler.’

Under henvisning til ovenstående bestemmelse i ombudsmandsloven skal jeg på ny anmode Farum Kommune om at besvare min anmodning af 15. februar 2001. Jeg gør i den forbindelse opmærksom på at spørgsmål 1, 3, 5 og 8 overhovedet ikke er besvaret, og at spørgsmål 9 ikke er præcist eller fyldestgørende besvaret.

Vedrørende spørgsmål 6 ønsker jeg oplysninger om hvilke navngivne personer i Farum Kommune der har indgået aftalerne med de private firmaer.

Vedrørende spørgsmål 7 har jeg følgende bemærkninger

Farum Kommune skriver i brevet af 6. april 2001 bl.a. følgende

’Arbejdet i Produktionshuset tilrettelægges og udføres under ansvar af ledelsen i Produktionshuset, og der foreligger ikke særlige instrukser for udførelsen af dette arbejde. Hvis der rejses spørgsmål om arbejdet i Produktionshuset sker dette til ledelsen.’

Jeg opfatter dette som en oplysning om hvordan arbejdet i Produktionshuset for så vidt angår de aktiverede, tilrettelægges og udføres.

På denne baggrund beder jeg Farum Kommune om at oplyse hvilke retningslinjer der fra politisk side eller fra den administrative ledelses side er udstukket for fremgangsmåden ved indgåelse af aftaler mellem Farum Kommune og private firmaer. Jeg beder endvidere Farum Kommune om at oplyse hvilke retningslinjer der er udstukket for aftalernes nærmere indhold.”

Ved brev af 19. juni 2001 besvarede Farum Kommune mit brev af 14. maj 2001 på følgende måde

”

Farum Kommune anerkender herved modtagelsen af skrivelse af 14. maj 2001 fra Folketingets Ombudsmand. Indledningsvis skal vi bemærke, at Farum Kommune beklager, at Folketingets Ombudsmand er af den opfattelse, at Farum Kommunes besvarelse ikke er præcis og fyldestgørende.

Dette skal vi hermed nedenfor forsøge at råde bod på, idet vi vil tage udgangspunkt i rækkefølgen af de oprindeligt af Folketingets Ombudsmand stillede spørgsmål som følger

Ad spørgsmål 1

Da sagen set fra Farum Kommunes synspunkt har så mange faktiske og politiske aspekter, finder vi det formålstjenligt, at der bliver afholdt et møde om dette spørgsmål. Vi vil derfor gerne invitere Folketingets Ombudsmand til et møde i Farum Kommune, Produktionshuset, hvor der vil blive lejlighed til fremvise lokalerne og aktiviteterne i samme, ligesom vi specifikt vil oplyse og redegøre for vort samarbejde med de enkelte private firmaer. Såfremt Folketingets Ombudsmand endvidere måtte være interesseret heri, vil vi kunne arrangere 1 eller 2 konkrete virksomhedsbesøg hos private firmaer, med hvem vi samarbejder. Aftale om et møde bedes venligst rettet til forvaltningsdirektør ( ), Produktionshuset.

Ad spørgsmål 2

Der foreligger ikke i Farum Kommunes interne dokumenter oplysninger om indholdet af de mundtlige indgåede aftaler. Det eneste skriftlige materiale, der foreligger, er de enkelte fakturaer til de private firmaer, der bliver fremsendt efter arbejdets udførelse og med baggrund i de mellem parterne mundtligt aftalte stykpriser (enhedspriser).

Ad spørgsmål 5

Farum Kommune har ikke udover de sædvanlige regnskabstal fra Produktionshusets område givet særskilte oplysninger om de indgåede aftaler til revisionen. Det skal i den forbindelse udtrykkeligt bemærkes, at revisionen ej heller har stillet spørgsmål hertil.

Ad spørgsmål 8

Farum Kommune har ikke fundet anledning til specielt at sikre, at Farum Kommune, Produktionshusets viden og kendskab til de mundtligt indgåede aftaler ikke formindskes, når ansættelsesforholdet måtte ophøre for de ansatte, der har kendskab til aftalerne. I den forbindelse skal bemærkes, at de 2 involverede medarbejdere med kendskab hertil løbende i det daglige orienterer hinanden om alle forhold af betydning på området, herunder de konkret indgåede mundtlige aftaler, ligesom det skal oplyses, at de 2 involverede medarbejdere har et længerevarende ansættelsesforhold med tilhørende kompetence i Farum Kommune.

Ad spørgsmål 9

Der er ikke truffet specielle foranstaltninger fra Farum Kommunes side for at sikre, at de indgåede aftaler overholdes af de private firmaer. Dette skyldes, at samarbejdsforholdet til de enkelte firmaer generelt set har været af længere varighed, hviler på den igennem årene opbyggede gensidige tillid i samarbejdet og indtil dato ikke har givet anledning til problemer.

Ad spørgsmål 6

I Farum Kommune, Produktionshuset er der fra Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalgets side givet en generel politisk bemyndigelse til at indgå de omhandlede aftaler for forvaltningsdirektør ( ) og souschef ( ).

Ad spørgsmål 7

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget har i ovennævnte generelle bemyndigelse alene lagt vægt på, at der ved aftalernes indgåelse sikres, at den til enhver tid gældende lovgivning på området [bliver] overholdt, ligesom der ved fastsættelsen af størrelsen på stykpriser (enhedspriser) sker en koordinering med de stykpriser (enhedspriser), som andre offentlige institutioner såsom f.eks. revalideringsinstitutioner anvender ved påtagelse af tilsvarende arbejde for private virksomheder.”

Tirsdag den 30. oktober 2001 deltog to af mine medarbejdere og jeg i et møde med repræsentanter for Farum Kommune.

Under dette møde blev det fra Farum Kommunes side oplyst at der ikke var tale om at Farum Kommune drev en helt papirløs forvaltning. Kommunen er imidlertid ved tilrettelæggelsen af kommunens drift og ved stillingtagen til anmodninger om aktindsigt nødt til at tage højde for at virksomhederne som kommunen samarbejder med, bliver udsat for hærværk og chikane. Der findes ikke deciderede kontrakter mellem kommunen og de pågældende virksomheder, men kommunen foretager visse interne notater ved indgåelse af de enkelte aftaler som også danner grundlag for den senere afregning.

Den 12. april 2002 sendte jeg en foreløbig redegørelse i sagen til Farum Kommune med henblik på at kommunen kunne fremkomme med eventuelle bemærkninger.

Ved brev af 2. maj 2002 meddelte Farum Kommune at kommunen havde taget den foreløbige redegørelse til efterretning.

Ved brev af 8. maj 2001 fremsendte jeg den foreløbige redegørelse af 12. april 2002 til Landsorganisationen A med henblik på at landsorganisationen kunne fremkomme med eventuelle bemærkninger.

Ved brev af 22. maj 2002 fremkom landsorganisationen med sine bemærkninger til sagen.

Ombudsmandens udtalelse

”Som anført ovenfor anmodede Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt under sin behandling af sagen Farum Kommune om en udtalelse i anledning af landsorganisationens klage over afslag på aktindsigt.

Farum Kommune fremkom den 15. marts 2000 bl.a. med følgende udtalelse

’Vi skal i den anledning oplyse, at der ikke foreligger skriftlige aftaler mellem Farum Kommune og private firmaer om udførelse af arbejde i Produktionshuset. Udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset aftales løbende mundtligt fra opgave til opgave.’

Den 11. juli 2000 meddelte tilsynsrådet at rådet ikke foretog sig videre i sagen, og henviste til kommunens udtalelse, idet tilsynsrådet bemærkede at de mundtlige aftaler var en del af kommunens forretningsvirksomhed hvorfor forholdet efter tilsynsrådets opfattelse ikke var omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Landsorganisationen klagede herefter til Indenrigsministeriet der den 21. august 2000 fremkom med bl.a. følgende udtalelse

’I medfør af officialprincippet påhviler det en forvaltningsmyndighed, herunder et tilsynsråd, at tilvejebringe et fyldestgørende faktisk og retligt grundlag, forinden myndigheden træffer afgørelse i en sag. Tilsynsrådet vil i den forbindelse som regel skulle indhente en udtalelse fra kommunen, og tilsynsrådet vil normalt kunne lægge kommunens oplysninger om de faktiske forhold til grund.

Der henvises til Folketingets Ombudsmands beretning for 1993, side 119ff,* og Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, Sagsbehandling, 1995, side 127.

Indenrigsministeriet lægger på baggrund af de foreliggende oplysninger, herunder det af Farum Kommune over for Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt oplyste, til grund, at der alene foreligger mundtlige aftaler mellem Farum Kommune og private firmaer om udførelse af arbejdsopgaver i Produktionshuset.

Retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 4 og forvaltningslovens § 9 gælder alene dokumenter, der er indgået til eller oprettet af myndigheden på tidspunktet for fremsættelsen af aktindsigtsbegæringen. Disse bestemmelser giver således ikke en ansøger krav på, at myndigheden producerer dokumenter til opfyldelsen af aktindsigtsanmodningen.

Der foreligger således ikke dokumenter omfattet af Landsorganisationen (A)’s anmodning om aktindsigt, og Indenrigsministeriet foretager derfor ikke videre i anledning af landsorganisationens henvendelse.’

Ved brev af 29. november 2000 skrev Farum Kommune bl.a. følgende til mig

’Farum Kommune skal i den anledning oplyse, at kommunen af hensyn til et praktisk og smidig samarbejde med en række private firmaer vælger ikke at indgå skriftlige aftaler med disse firmaer om udførelse af diverse opgaver for kommunens produktionshus.

Vi anser dette for at være en særdeles hensigtsmæssig ordning, og står uforstående overfor klagen fra ( ) om, at dette skulle være i strid med lovgivningen og god forvaltningsskik.

Der spares megen tid og mange ressourcer ved at indgå mundtlige aftaler. Det ville være helt ude af proportion hvis hver enkelt opgave, hvor stor eller lille den er, skulle dokumenteres ved en skriftlig kontrakt.

Med hensyn til spørgsmålet om notatpligt er det kommunens opfattelse, at forholdet falder udenfor området af offentlighedslovens § 6, da der ikke træffes forvaltningsmæssige afgørelser i disse sager.’

Ved brev af 15. februar 2001 anmodede jeg Farum Kommune om at fremkomme med en udtalelse og herunder svare på 11 nærmere opregnede spørgsmål. I den forbindelse anmodede jeg kommunen om udtrykkeligt at oplyse om ’der i kommunens interne dokumenter [er] oplysninger om indholdet af de mundtligt indgående aftaler’ (spørgsmål 3).

Farum Kommune fremkom med en udtalelse den 6. april 2001.

Som nævnt ovenfor anmodede jeg ved brev af 14. maj 2001 på ny Farum Kommune om at besvare mit brev af 15. februar 2001. I brevet fremhævede jeg at kommunen bl.a. ikke havde besvaret mit spørgsmål 3.

Ved brev af 19. juni 2001 fremkom kommunen med følgende udtalelse

’

Der foreligger ikke i Farum Kommunes interne dokumenter oplysninger om indholdet af de mundtlige indgåede aftaler. Det eneste skriftlige materiale, der foreligger, er de enkelte fakturaer til de private firmaer, der bliver fremsendt efter arbejdets udførelse og med baggrund i de mellem parterne mundtligt aftalte stykpriser (enhedspriser).

’

Under mødet den 30. oktober 2001 mellem ombudsmandsinstitutionen og embedsmænd fra Farum Kommune kom det imidlertid frem at der i kommunen foruden de nævnte fakturaer faktisk findes visse interne notater om de mundtligt indgåede aftaler.

Det er et fundamentalt princip at offentligt ansatte ikke må videregive oplysninger der er urigtige eller vildledende, eller fortie oplysninger der er af betydning for en sags bedømmelse. Dette generelle princip er bl.a. formuleret i ministeransvarlighedslovens § 5, stk. 2, om en minister der forsætligt eller groft uagtsomt giver Folketinget urigtige eller vildledende oplysninger. Princippet om sandhedspligt har endvidere fundet udtryk i straffelovens § 162 og § 163.

I Fagligt etiske principper i offentlig administration, s. 146ff, Betænkning afgivet af DJØF’s fagligt etiske arbejdsgruppe, anføres bl.a. følgende

’ 3. Sandhedspligten i den offentlige forvaltning

3.1. Almindelige synspunkter

Udgangspunktet er enkelt. Den offentligt ansatte må ikke, bevidst eller uagtsomt, videregive oplysninger, der er urigtige eller, eventuelt på grund af fortielser, vildledende, eller medvirke til, at andre gør det.

Den forpligtelse til sandhed følger af tjenesteforholdet, og pligten gælder derfor principielt i alle forhold, hvor de pågældende optræder i deres egenskab af offentligt ansatte. Sandhedspligten gælder således i forhold til andre offentligt ansatte, ministre, kommunalpolitiske organer, Folketinget, Folketingets Ombudsmand og de kommunale tilsynsmyndigheder. Og den gælder i forhold til organisationer, borgere, pressen og offentligheden i al almindelighed.

’

Efter ombudsmandslovens § 19 er myndigheder der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, forpligtede til at meddele ombudsmanden de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv. som forlanges af ombudsmanden.

I overensstemmelse med det ovenfor anførte forudsættes det at de oplysninger som myndighederne afgiver til ombudsmanden, er rigtige og fyldestgørende. Jeg henviser til Jon Andersen mfl., Ombudsmandsloven med kommentarer (1999), s. 94f, og til en udtalelse i Folketingets Ombudsmands beretning for 1982, s. 275.*

Også i forhold til de kommunale tilsynsmyndigheder forudsættes det at de oplysninger der afgives af en kommune til tilsynsmyndigheden, er rigtige og fuldstændige.

Efter de oplysninger som jeg - efter min gennemgang af sagens akter og efter mit møde med Farum Kommune - har kendskab til, må jeg lægge til grund at det er korrekt at der ikke foreligger egentlige skriftlige aftaler mellem kommunen og de private firmaer.

Derimod er det direkte urigtigt når Farum Kommune i sit brev af 19. juni 2001 til mig skriver

’Der foreligger ikke i Farum Kommunes interne dokumenter oplysninger om indholdet af de mundtlige indgåede aftaler. Det eneste skriftlige materiale, der foreligger, er de enkelte fakturaer til de private firmaer, der bliver fremsendt efter arbejdets udførelse og med baggrund i de mellem parterne mundtligt aftalte stykpriser (enhedspriser).’

På grundlag af sagsforløbet og de oplysninger jeg havde modtaget fra Farum Kommune, var jeg forud for mit møde med Farum Kommune den 30. oktober 2001 bibragt den opfattelse at der overhovedet ikke eksisterede skriftligt materiale i kommunen der afspejlede de aftaler som kommunen indgik med firmaerne. Først ved mødet med Farum Kommune den 30. oktober 2001 fik jeg oplyst at der rent faktisk forelå skriftligt internt materiale om aftalerne.

Farum Kommune har således under hele sagens forløb gentagne gange oplyst at der ikke fandtes skriftlige kontrakter mellem kommunen og de private firmaer, uden samtidig at anføre at der i kommunen fandtes andre dokumenter der afspejlede indholdet af de pågældende aftaler. På baggrund af en henvendelse fra landsorganisationen til mig med spørgsmålet om hvorvidt der var notatpligt for aftalerne, oplyste kommunen at forholdet faldt uden for området af offentlighedslovens § 6. Denne oplysning måtte naturligt forstås således at kommunen ikke havde foretaget nogen notater.

Det er af afgørende betydning for udøvelsen af den kontrolfunktion som bl.a. tilsynsrådet, Indenrigsministeriet og Folketingets Ombudsmand er tillagt, at der ikke vil kunne opstå nogen form for tvivl dels om hvilket materiale der forefindes i en sag, dels om at dette materiale uden nogen form for dokumentundertrykkelse stilles til rådighed for den pågældende kontrolmyndighed. Som det fremgår af det jeg har anført ovenfor, er der da også en pligt for offentligt ansatte og folkevalgte politikere til at fremkomme med sande og fyldestgørende udtalelser.

Ved manglende omtale af et eller flere dokumenters eksistens i et svar på en anmodning om aktindsigt eller i forbindelse med en udtalelse til brug for kontrolmyndighederne er der - som det rent faktisk også skete i denne sag - betydelig risiko for at parten og prøvelsesmyndighederne fejlagtigt lægger til grund at der ikke findes (yderligere) dokumenter. Både tilsynsrådet, Indenrigsministeriet og jeg lagde, som det fremgår af det ovenfor citerede, Farum Kommunes udtalelse af 15. marts 2000 til grund for de afgivne udtalelser.

Det må have stået Farum Kommune klart at oplysningerne var ufyldestgørende og for så vidt angår oplysningen om notatpligten, direkte vildledende.

Jeg anser det forhold at Farum Kommune bibragte Landsorganisationen (A), Tilsynsrådet for Frederiksborg Amt, Indenrigsministeriet og senest ombudsmandsinstitutionen det indtryk at der ikke fandtes noget skriftligt materiale i Farum Kommune om indholdet af de indgåede aftaler, for meget kritisabelt.

Jeg har gjort Farum Kommune bekendt med min opfattelse.

I overensstemmelse med Farum Kommunes tilkendegivelse på mødet den 30. oktober 2001 forventer jeg at Farum Kommune træffer en endelig afgørelse om aktindsigt i det skriftlige materiale der findes om kontrakterne.

Jeg har bedt Farum Kommune om at underrette mig om kommunens afgørelse.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i sagen.”

Den 29. april 2002 besvarede jeg et spørgsmål fra Folketingets Udvalg for Forretningsordenen om hvilke sager ombudsmanden har haft inden for de seneste 5 år vedrørende Farum Kommune, og om hvorvidt der er områder ombudsmanden i øjeblikket behandler vedrørende Farum Kommune. I tilslutning til min besvarelse af dette spørgsmål har jeg sendt kopi af min endelige redegørelse til Folketingets Udvalg for Forretningsordenen og Folketingets Retsudvalg.

NOTER: (*) FOB 1993, s. 119, FOB 1982, s. 275.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En organisation bad en kommune om aktindsigt i kontrakter og aftaler som kommunen havde indgået med private firmaer. Kommunen afslog begæringen. Organisationen indbragte sagen for tilsynsrådet. Til brug for tilsynsrådets behandling af sagen udtalte kommunen bl.a. at der ikke var skriftlige aftaler med de private firmaer, og at aftaler blev indgået mundtligt fra opgave til opgave.

Tilsynsrådet, og senere Indenrigsministeriet, lagde den pågældende udtalelse til grund for behandlingen af sagen om afslag på aktindsigt.

Organisationen rettede henvendelse til ombudsmanden og bad ham om at vurdere om det var i overensstemmelse med reglerne om notatpligt og reglerne om god forvaltningsskik at en kommune udelukkende indgik mundtlige aftaler med private firmaer om udførelse af opgaver, og at kommunen i den forbindelse ikke tog notater om aftalernes indhold.

I den anledning bad ombudsmanden kommunen om at svare på en række spørgsmål, herunder om der i kommunens interne dokumenter var oplysninger om indholdet af de mundtlige aftaler.

Kommunen svarede kun delvis, hvorefter ombudsmanden henledte kommunens opmærksomhed på ombudsmandslovens § 19 om myndigheders pligt til at udlevere de oplysninger og dokumenter som forlanges af ombudsmanden, og gentog de spørgsmål som kommunen ikke havde svaret på.

Kommunen gav herefter yderligere oplysninger og inviterede ombudsmanden til et møde med kommunen med henblik på en nærmere drøftelse af de stillede spørgsmål.

Under dette møde oplyste kommunen at den ikke drev en helt papirløs forvaltning. Kommunen oplyste samtidig at der ikke fandtes deciderede kontrakter mellem kommunen og de pågældende virksomheder, men at kommunen tog visse interne notater ved indgåelse af de enkelte aftaler som bl.a. dannede grundlag for den senere afregning.

På den baggrund udtalte ombudsmanden at det måtte have stået kommunen klart at de oplysninger den gav inden mødet, var ufyldestgørende og til dels vildledende.

Ombudsmanden anså det forhold at kommunen havde bibragt den pågældende organisation, tilsynsrådet, Indenrigsministeriet og senest ombudsmandsinstitutionen det indtryk at det ikke fandtes noget skriftligt materiale i kommunen om indholdet af de indgåede aftaler, for meget kritisabelt. (J.nr. 2001-0163-001).