Sagsbehandlers notat i journalen i en pensionssag

§ 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

’

Som det ses, følger det af § 24 at kommunen var forpligtet til at anføre de hovedhensyn afgørelsen byggede på, samt om fornødent en kortfattet fremstilling af sagens faktiske omstændigheder.

Kommunens brev af 18. marts 1999 indeholdt ingen beskrivelse af forhold som blev tilskrevet (A) som tjenstlige forseelser. De konkrete episoder/forhold kommunen mente at kunne bebrejde hende, burde efter min mening have været beskrevet - i hvert fald i hovedtræk - ligesom kommunens karakterisering af forholdene som udtryk for ’kritisabel sagsbehandling’ osv. burde være fremgået. Ligeledes burde det have været anført hvilke regler (A) skulle have overtrådt i forbindelse med journaliseringen.

Disse forhold finder jeg beklagelige.

Afgørelsens formulering

Det følger af almindelige forvaltningsretlige grundsætninger at en forvaltningsafgørelse skal formuleres og udformes så præcist at adressaten skal kunne sætte sig ind i afgørelsens retlige indhold.

Kommunens brev af 18. marts 1999 indeholdt en helt generel og upræcis beskrivelse af afgørelsens præmisser. Afgørelsens retsfølger blev knyttet nøje sammen med de generelle præmisser og beskrev dermed tilsvarende uklart de krav (A) skulle leve op til hvis hun ville undgå afskedigelse. Hun måtte ikke underkende ’medarbejder- eller ledelseskompetencer’. Hun skulle udvise ’loyalitet’ og skulle lave ’indstillinger der ikke var præget af den enkelte ansattes sagsbehandling og personlige holdning’. Endelig måtte der ikke komme klager ’med baggrund i dårlig, langsommelig eller på anden måde utilfredsstillende sagsbehandling hvor borgere føler sig truet eller nedvurderet eller trådt på’.

Afgørelsen indeholdt desuden ingen tidsmæssig afgrænsning af hvor længe advarslens gentagelsesvirkning skulle vare.

Denne beskrivelse af (A)’s fremtidige forpligtelser var efter min mening så upræcis at afgørelsen af denne grund må anses for ugyldig.

Tilsynsrådets afgørelse af 15. februar 2000

Som det ses, har jeg i modsætning til Tilsynsrådet for (Y) Amt fundet at irettesættelsen/advarslen savnede sagligt grundlag, samt at den led af væsentlige formelle mangler. Jeg har derfor overvejet om jeg burde udstrække min undersøgelse til også at gælde tilsynsrådets afgørelse.

Jeg har dog ikke fundet tilstrækkelig anledning hertil, bl.a. fordi det nærmere indhold af de kommunale tilsynsmyndigheders kompetence til at tage stilling til forhold mellem en kommune og dens ansatte i et vist omfang er uklart; jeg har i anledning af en anden konkret klage for nylig rejst en række spørgsmål herom over for Indenrigsministeriet. Endvidere har jeg lagt vægt på at en sådan undersøgelse ville medføre at en stillingtagen til sagens hovedproblemer ville trække yderligere ud.”

NOTER: (*) FOB 1987, s. 59, FOB 1990, s. 339, FOB 1992, s. 40, FOB 1992, s. 85,

FOB 1993, s. 173, FOB 1994, s. 169, FOB 1994, s. 424, FOB 1996, s. 164, og FOB 2000, s. 261.

Sagsbehandlers notat i journalen i en pensionssag

A, der er født i 1945, blev i 1960’erne uddannet i sygekassevæsenet. Fra begyndelsen af 1970’erne har hun været beskæftiget i forskellige kommuner med sagsbehandling inden for social- og sundhedsforvaltningens område. Hun har været ansat i X Kommune siden 1984. Forud for ansættelsen i X Kommune havde hun gennemgået Dansk Kommunalkursus I og II samt forvaltningshøjskolens 800-timers kursus i socialforvaltning. I 1987 blev A overflyttet fra bistandsafdelingen til pensionsafdelingen. I 1997 tildeltes A et personligt tillæg ”med baggrund i at du er en ressourceperson på pensionsansøgningsområdet”. Samtidig fik hun et engangsvederlag for sin ekstra indsats i forbindelse med en kollegas sygdom.

I efteråret 1998 behandlede A en ansøgning om førtidspension fra en 27-årig psykisk syg mand. I sagens journal noterede A i perioden fra 2. december 1998 til 2. februar 1999 bl.a. følgende

”2/12.98 Alle pensionssager, der kan afgøres inden den 31/12 1998 skal afgøres inden denne dato, evt. med en lavere pension end lidelsen berettiger til - efterfølgende kan det så undersøges, om der er grundlag for en højere pension.

Ud fra dette er denne sag d.d. drøftet med lægekonsulenten, da der nok ikke er tvivl om, at [klienten] er berettiget til i hvert fald forhøjet almindelig førtidspension. Ifølge lægekonsulenten er der ikke stillet nogen psykiatrisk diagnose, hvorfor der bør indhentes en psykiatrisk speciallægeerklæring.

Hvis han på næste Afgørelsesmøde tilkendes forhøjet almindelig førtidspension fra den 1/10 1998 og vi efterfølgende skal undersøge, om han er berettiget til mellemste førtidspension, vil vi ikke kunne tilkende ham den højere pension fra samme dato og vil dermed ’snyde’ ham for det skattefrie beløb fra den 1/10 1998 og indtil speciallægeerklæringen er kommet retur. Indhenter vi imidlertid den nødvendige dokumentation, vil der evt. kunne tilkendes mellemste førtidspension fra den 1/10 1998.

Situationen er drøftet mellem lægekonsulent ( ), afdelingsleder (B) og undertegnede.

Konklusionen blev, at der indhentes en psykiatrisk speciallægeerklæring nu - den skal vi under alle omstændigheder have - og at sagen drøftes på Afgørelsesmøde den 15/12 1998 uden for dagsordenen. (A)

7/12.98 Fra ( ), psykiatrigruppen modtaget kopi af Skovvangs beskrivelse af [klientens] psykiske og sociale funktionsniveau samt Klient-Handlingsplan.

Det er aftalt, at undertegnede sender kopi af speciallægeerklæringen til ( ), når den kommer. (A)

15/12.98 Flertallet af Afgørelsesudvalget besluttede d.d. at tilkende forhøjet almindelig førtidspension i henhold til § 14, stk. 3, nr. 1 fra den 1/10 1998 - ( ) stemte imod.

Når speciallægeerklæringen kommer retur fra overlægerne fra Psykiatrisk afdl. CSH skal der tages stilling til, om der er grundlag for at rejse ansøgning om forhøjelse.

Forvaltningen har ikke lavet indstilling og sagen har ikke været sendt til partshøring. (A)

s.d. Afgørelsesudvalget har på møde dags dato besluttet at tilkende pågældende forhøjet almindelig førtidspension i henhold til § 14, stk. 3, nr. 2 fra den 1/10 1998.

6/1.99 Fra sagsbehandler ( ), psykiatrigruppen modtaget kopi af statusattest, indhentet fra psykiatrisk ambulatorium. Hun spørger, om der fortsat er behov for en psykiatrisk speciallægeerklæring. Overlæge ( ) skal have besked, såfremt vi stadig ønsker erklæringen. (A)

19/1.99 Sagen forelagt lægekonsulenten, der fortsat mener, der er behov for speciallægeerklæringen.

Undertegnede har d.d. telefonisk aftalt med en sekretær på psykiatrisk ambulatorium, at hun giver beskeden til overlæge ( ). (A)

19/1.99 Afgørelsesudvalget har på møde dags dato besluttet at fastholde den allerede trufne afgørelse.

27/1 1999 Det Sociale Nævn hjemviser sagen til fornyet afgørelse. Nævnet begrunder afgørelsen med, at sagen ikke er tilstrækkelig oplyst vedrørende den psykiske lidelse, og at der således ikke på det foreliggende grundlag kan træffes afgørelse om, hvilken pension, pågældende opfylder betingelsen for. Det pointeres, at der hverken er lovbestemt eller ulovbestemt hjemmel til at træffe en foreløbig afgørelse i sager om tilkendelse af førtidspension. (A)

2/2.99 Da jeg ikke synes, det klart fremgår, hvad nævnet har tænkt sig, (X) Kommune kan gøre i forbindelse med den bevilling, der er givet, er situationen d.d. telefonisk drøftet med sagsbehandler ( ), Det Sociale Nævn.

( ) er enig i, at det vil være ulogisk at frakende en pension, som ansøgeren i hvert fald er berettiget til. Det mest logiske er, når speciallægeerklæringen kommer, at tilkende den rigtige pension (formentlig mellemste) fra den 1/10 1998 - så bliver ansøgeren i hvert fald ikke snydt for det skattefrie beløb.

Sagen til drøftelse på gruppemøde før den kommer til efterretning for Afgørelsesudvalget. (A)”

Som anført i journalen hjemviste det sociale nævn afgørelsen. Nævnet skrev i afgørelsen dateret 26. januar 1999 bl.a.

”Sagen hjemvises til fornyet afgørelse i (X) Kommune.

Nævnet begrunder afgørelsen med, at Deres sag ikke er tilstrækkeligt oplyst vedrørende Deres psykiske lidelse, og at der således ikke på det foreliggende kan træffes afgørelse om, hvilken førtidspension De måtte være berettiget til.

Nævnet har ved afgørelsen lagt vægt på, at det følger af officialmaksimen, der er en forvaltningsretlig grundsætning, at det er afgørelsesmyndigheden, der har ansvaret for, at en sag er tilstrækkeligt belyst, før der træffes afgørelse.

Der er således ikke, hverken lovbestemt eller ulovbestemt, hjemmel til at træffe en foreløbig afgørelse i sager om tilkendelse af førtidspension.

Nævnet skal i den forbindelse bemærke, at (X) Kommunes fremgangsmåde i denne sag er kritisabel, og nævnet er meget betænkelig ved, at det af (X) Kommunes journalark side 1-3 fremgår, at pensionssager, der kan afgøres inden den 31. december 1998, skal afgøres inden denne dato, eventuelt med en lavere pension end lidelsen berettiger til, og at det efterfølgende kan undersøges, om der er grundlag for at rejse en forhøjelsessag.”

B, som i to år havde været A’s nærmeste leder, udarbejdede den 25. februar 1999 et notat til kommunens personalechef hvori han indstillede at A blev afskediget. Han skrev bl.a.

”Jeg har gennem ca. 2 år været (A)’s nærmeste leder, og kender hende ud fra en faglig synsvinkel som et meget pertentligt menneske med orden i ’sagerne’ - der bliver i den forbindelse set mere på detaljer end helheder.

På et personligt plan anser jeg hende, for, i arbejdsmæssige sammenhænge, at være fuldstændig uegnet til at have med andre mennesker at gøre, hvilket jeg ønsker at begrunde i følgende dokumenterbar adfærd

· Manglende samarbejdsvilje

· Manglende loyalitet mod såvel ledelse som øvrige kolleger

· Manglende vilje til omstilling

· Utilfredsstillende behandling af borgere

· Direkte og indirekte anfægtelse af ledelsesretten

Som dokumentation vedlægges notatet ’Indhold i udvalgte notater i (A)’s personalesag’ med underliggende bilag.

Afslutningsvis ønsker jeg at knytte følgende kommentarer til det seneste underbilag/seneste episode, der jo indirekte har været udslagsgivende for dette notat samt ønsket om afskedigelse.

Underbilaget er et personrelateret journalark bestående af siderne 2-4. Af denne journal fremgår blandt andet følgende udtalelser, der efter gældende lovgivning ikke hører hjemme der, eller som udviser forkert sagsbehandling, og som klart underbygger tidligere nævnte adfærd

[Citat af notaterne som er citeret ovenfor; min bemærkning].

Som det ses af ovenstående er der, blot for at nævne nogle, tydeligt tilkendegivet underkendelse af andres kompetencer, illoyalitet, dårlig sagsbehandling, mangel på organisationsforståelse, forvirring af borgeren, personlig stillingtagen - alt sammen noget, der ikke burde høre hjemme ved (X) kommune, og slet ikke i en personsag.”

Den 9. marts 1999 indstillede B følgende til personalekontoret

”

Som det ses af ovenstående er der, blot for at nævne nogle, tydeligt tilkendegivet underkendelse af andres kompetencer, illoyalitet, dårlig sagsbehandling, mangel på organisationsforståelse, forvirring af borgeren, personlig stillingtagen - alt sammen noget, der ikke burde høre hjemme ved (X) kommune, og slet ikke i en personsag!

Som yderligere dokumentation for den nævnte adfærd vedlægges notatet ’Indhold af udvalgte notater i (A)’s personalesag’ med underliggende bilag.

”

I de vedlagte notater gengaves kortfattede notater fra A’s personalesag i perioden fra 1993 til 1998 med kritik af A’s adfærd generelt eller i konkrete sager samt nogle breve og notater om A’s forhold. Det kan ikke ses om A havde haft lejlighed til at udtale sig om notaterne. Det gennemgående tema i notaterne er at A blev oplevet som ufleksibel og formalistisk, mens der ikke blev udtrykt kritik af hendes sagsbehandling. Notaterne giver intet klart indtryk af i hvilken udstrækning kritikken havde givet anledning til personaleretlige reaktioner.

Den 9. marts 1999 blev A af B indkaldt til møde den 11. marts 1999. Som emne blev angivet ”partshøring” i forbindelse med ”undertegnedes ønske om at sanktionere din arbejdsmæssige adfærd ved (X) Kommune”. Til stede ved mødet ville ifølge indkaldelsen være ham selv og en ansat i løn- og personalekontoret. A blev vejledt om at hun kunne medtage en bisidder.

Den 10. marts 1999 henvendte A og hendes tillidsmand sig personligt på personalekontoret for at få aktindsigt. Det må lægges til grund at de fik udleveret de akter som forelå på daværende tidspunkt.

Den 11. marts 1999 afholdtes møde med deltagelse af A, B, en ansat i personalekontoret samt HK’s tillidsrepræsentant, C. Fra mødet udarbejdede kommunen følgende referat

”

Repræsentanterne fra (X) Kommune fremlagde sagens faktiske omstændigheder og kunne - med baggrund i flere sagsforløb - dokumentere: kritisabel sagsbehandling, utilfredsstillende behandling af borgere (flere borgerklager), anfægtelse af ledelsesretten, manglende loyalitet over ledelse/kolleger, manglende samarbejdsevne/- vilje m.m.

(X) Kommune tilkendegav, at man påtænkte at sanktionere med en advarsel til (A) med baggrund i førnævnte kritikpunkter. Fristen for indsigelser blev fremlagt til mandag kl. 12 til ( ) eller (B).

(C) anmodede om forlænget frist, men fristen blev i den forbindelse forlænget til tirsdag kl. 12, hvor en påtænkt advarsel ønskes iværksat af (X) Kommune. (C) mente, at der skulle tilbydes en frist på 14 dage.

(A)/(C) ønskede ikke derudover at komme med kommentarer/indsigelser til sagen, men vil fremkomme med efterfølgende skriftlige indsigelser, såfremt dette skønnes nødvendigt.”

Den 11. marts 1999 var en torsdag, dvs. fristen for A til at udtale sig udløb tirsdag den 16. marts 1999 kl. 12.00. Referatet blev underskrevet af såvel kommunen som A’s repræsentant.

Den 17. marts 1999 afholdtes nyt møde i sagen med deltagelse af B og en ansat i løn- og personalekontoret samt tillidsrepræsentanten og en repræsentant for HK. Kommunen udarbejdede følgende notat fra mødet

”

HK anførte bl.a. (X) Kommunes manglende regler for journalisering og mente ikke, at (A) ensidigt kunne lastes for kritisabel adfærd. HK forbeholdt sig ret til at føre sagen videre, såfremt (X) Kommune ville effektuere den påtænkte advarsel.

(X) Kommune vil på baggrund af mødet forbeholde sig ret til at effektuere den påtænkte advarsel til (A) inden ugens udgang.”

Den 18. marts 1999 sendte X Kommune A et brev med overskriften ”Tilrettevisning/advarsel”. Brevet havde følgende indhold

”I henhold til afholdt høringsmøde den 11. marts 1999 kan det hermed meddeles dig, at (X) Kommune har besluttet at give dig en tilrettevisning/advarsel på baggrund af din arbejdsmæssige adfærd.

Advarslen har baggrund i følgende kritikpunkter i dit hidtidige virke ved (X) Kommunes pensionsgruppe

· kritisabel sagsbehandling

· utilfredsstillende behandling af borgere

· anfægtelse af ledelsesretten

· manglende loyalitet overfor ledelse/kolleger

· manglende samarbejdsevne/-vilje.

Vi finder således ikke, at du i tilstrækkelig grad på det faglige - og specielt det personlige plan har levet op til de krav, (X) Kommune stiller til sagsbehandlingen i administrationen, både eksternt i forhold til borgere og internt i forhold til øvrige kolleger/ledere. Begrundelsen for (X) Kommunes holdning fremgår i øvrigt af de udleverede sagsakter (herunder notat af 9. marts 1999) i forbindelse med din aktindsigt.

Det forventes derfor, at du fremtidigt lever op til de forventninger, der kan stilles til personale ved (X) Kommunes administration. Med baggrund i specielt den seneste sag fra 98/99 ønsker vi dog at konkretisere følgende

Vi forventer med denne skriftlige tilrettevisning/advarsel, at du ikke i fremtiden - hverken mundtligt eller skriftligt - underkender øvrige medarbejdere eller lederes kompetence, således at der opstår unødvendig tvivl om (X) Kommunes holdning i konkrete sager.

Vi forventer, at du udviser loyalitet overfor øvrige medarbejdere eller ledere, således at der bl.a. ikke sker oplysning om navngivne ansattes holdninger (hverken skriftligt og mundtligt) i sagsbehandlingen (herunder journalark).

Vi forventer, at det af den fremtidige sagsbehandling klart fremgår, at indstillinger, afgørelse m.v. er truffet af (X) Kommune (om det sker enstemmigt eller ej, og hvem der i givet fald har stemt for og imod - er irrelevant og forvirrende for borgere) - og ikke er præget af den enkelte ansattes sagsbehandling og personlige holdning.

Vi forventer ikke , at der fremtidigt kommer klager over sagsbehandlingen fra borgere med baggrund i dårlig, langsommelig eller på anden måde utilfredsstillende sagsbehandling, hvor borgere føler sig nedvurderet eller ’trådt på’.

Samtlige de forhold, som er nævnt ovenfor, indgår alle som elementer i de normer og krav, som vi forventer, at en medarbejder ved (X) Kommune lever op til i udførelsen af sit arbejde.

Det er derfor selvsagt også krav, som vi med rette kan stille overfor dig i arbejdsmæssig sammenhæng.

Såfremt vi derfor under den løbende opfølgning finder, at du - mod vore forventninger - ikke er i stand til at indfri de stillede krav, må det påregnes, at der indledes en afskedigelsesprocedure.”

Den 6. maj 1999 holdtes et nyt møde mellem kommunen og HK om sagen. HK protesterede imod inddragelsen af de tidligere notater i sagen. HK henviste til at der var tale om forældet materiale, samt til at A ikke var blevet partshørt. HK anførte på ny at der ikke i kommunen fandtes retningslinjer for journalisering. Endelig anførte HK at ”ansatte må have mulighed for at lave notater om betænkeligheder”.

Under mødet kommenterede X Kommune ifølge et referat fra mødet HK’s synspunkter på følgende måde

” HK fremførte på samme måde som i den tidligere forhandling bl.a.

At de tidligere notater i sagen ikke kan anvendes - heller ikke som baggrundsmateriale - dels p.g.a. alderen, dels p.g.a. den manglende partshøring i forbindelse med notaterne

At (X) Kommune ikke har retningslinjer for journalisering

At ansatte må have mulighed for at lave notater om betænkeligheder.

Endelig fremførte HK som nyt, at advarslen i. h. t. forvaltningsloven skal indeholde henvisning til retsregler.

(X) Kommune fremførte, at advarslen/tilrettevisningen var givet med baggrund i en konkret sag fra ultimo 98 (notat af 9. marts 1999), hvor der efter (X) Kommunes skøn er udvist meget utilfredsstillende sagsbehandling. De tidligere notater i sagen kan efter (X) Kommunes opfattelse bruges som dokumentation af kritisabel adfærd flere år tilbage.

Med hensyn til interne retningslinjer for journalisering, så er det rigtigt, at (X) Kommune ikke på indeværende tidspunkt har udarbejdet retningslinjer udover forvaltningslovens bestemmelser, men der vil på baggrund af den konkrete sag blive taget initiativ til retningslinjer på området. Hvad angår den konkrete sag, så er det (X) Kommunes skøn, at (A) efter mere end 10 års ansættelse i afdelingen, burde vide at personlig stillingtagen, angivelse af øvrige kolleger m.v. ikke hører hjemme i journalisering af personsager, der er omfattet af aktindsigt jævnfør forvaltningsloven.

(X) Kommune har intet imod, at ansatte har mulighed for - og i praksis - laver notater om egne betænkeligheder ved sagsbehandlingen af konkrete sager. Det er dog (X) Kommunes holdning, at det klart bør fremgå af overskrift og/eller indhold, at der er tale om interne arbejdsdokumenter, som således ikke vil være omfattet af borgeres ret til aktindsigt i henhold til forvaltningslovens § 12.

(X) Kommune fremførte, at der ved udstedelse af tilrettevisning/advarsel til (A) er udøvet et skøn i henhold til ledelsesretten, der er en del af gældende retsgrundsætning på arbejdsmarkedet.

Ud fra parternes forskellige synspunkter kunne der ikke opnås enighed.”

HK Kommunal anmodede om et møde som blev afholdt den 6. juli 1999. Under mødet gentog HK de tidligere synspunkter samt kritiserede at advarslen ingen angivelse indeholdt om hvor lang tid den skulle gælde. X Kommune fastholdt at tilrettevisningen/advarslen var berettiget.

HK indbragte derpå sagen for Tilsynsrådet for Y Amt ved et brev af 24. september 1999. HK skrev bl.a.

”(A) blev i oktober 1984 ansat i (X) kommunes social- og sundhedsforvaltning.

På et møde i efteråret 1998, hvori deltog en sagsbehandler, en sagsbehandler/gruppeleder, en lægekonsulent samt en sektionsleder, meddelte sidstnævnte, at alt tydede på, at statsrefusionen på førtidspensioner med virkning fra årsskiftet 98/99 ville blive nedsat fra 50% til 35%, og at alle ansøgninger om førtidspension, der kunne tilkendes før 31. december 1998, derfor skulle tilkendes.

Senere på året kom (A) i en konkret sag i tvivl om, hvorvidt det var en sådan sag, der var tænkt på, og hun tog derfor sagen med på et gruppemøde, hvor samme sektionsleder var til stede. På mødet fik hun dette bekræftet. Samtidig drøftede man dog det problematiske i, at klienten i tilfælde af tilkendelse af den laveste pension ikke modtager så højt et skattefrit beløb som han ellers ville have fået, og at dette beløb ikke ville blive efterreguleret med mindre man senere tildeler en højere pension med tilbagevirkende kraft.

Sektionslederen (B), (der også er Jobcenterleder) tog sagen med til drøftelse med Arbejdsmarkedschef (...), og kom tilbage med besked om, at sagen skulle med på møde i Afgørelsesudvalget d. 15. december 1998, vel at mærke til orientering udenfor dagsorden, da dagsordenen allerede var skrevet.

På mødet i Afgørelsesudvalget fik klienten tilkendt den laveste pension (forhøjet almindelig førtidspension).

Afgørelsen blev herefter påklaget af klienten til Det Sociale Nævn. I denne forbindelse medsendes sagens akter til Det sociale Nævn - incl. journalnotater. I journalnotater har (A) løbende noteret oplysninger til brug for sagen. Og da sagen havde været med på gruppemøde på trods af, at den ikke var ’færdig’ til det, fremgår også af journalnotaterne (A)’s betænkeligheder ved pålægget/ordren om, at alle sager, der kunne afgøres inden 31. december 1998, skulle afgøres.

I afgørelse af 26. januar 1999 hjemviser Det Sociale Nævn (måske som bekendt) sagen til fornyet behandling og udtaler kritik af (X) Kommunes fremgangsmåde (at flest mulige sager skulle afgøres osv.).

...

(A) opsøgtes d. 3. februar 1999 af sektionsleder (B), som kraftigt giver udtryk for, at han opfattede (A)’s fremgangsmåde som illoyal.

Den 10. februar 1999 opsøgtes (A) af arbejdsmarkedschef (...), der gav udtryk for, at pålægget om at afgøre størst muligt antal sager inden 31. december 1998 ikke har været politikernes holdning.

...

I forbindelse med at (A) fik aktindsigt gik det op for hende, at der lå en masse notater på personalesagen, som hun aldrig havde haft kendskab til. (X) Kommune påberåber sig ikke direkte ret til at lægge også disse notater til grund for den aktuelle sag, men anvender det alligevel som yderligere dokumentation i et notat af 9. marts 1999 (som (A) får udleveret kopi af i forbindelse med anmodningen om aktindsigt) jfr. notatets 2. sidste afsnit samt notat af 18. februar 1999.

...

Der henvises således til gamle notater, som stammer fra perioden 18. november 1993 til 17. maj 1995. Notaterne er alle udarbejdet af Sektionsleder (...). Det er typisk for disse notater, at der ikke er konklusioner, ligesom (A)’s bemærkninger til notaterne ikke findes, af den simple årsag, at (A) ikke har kendt til deres eksistens. På trods af dette anvendes de til at underbygge og uddybe den aktuelle sag. Det bemærkes, at HK/KOMMUNAL langt fra er enig i de problemfelter, der på baggrund af disse gamle notater er trukket ud i notatet af 18. februar 1999.

I notatet af 9. marts 1999 anføres bl.a., at sektionsleder (B) mener at kunne dokumentere, at (A) mangler samarbejdsvilje, mangler vilje til omstilling og at hun behandler borgere utilfredsstillende. Det anføres ligeledes, at han anser hende for ’fuldstændig uegnet til at have med andre mennesker at gøre’.

Efter HK/KOMMUNALs opfattelse harmonerer dette dårligt med det forhold, at (X) Kommune i forbindelse med overgang til ny løn udarbejdede et afkrydsningsskema til lederens vurdering af de ’bløde’ personlige kvalifikationer set i relation til jobbets krav. Skemaet er for (A)’s vedkommende udarbejdet af sektionsleder (B). Vedr. punkterne Samarbejdsevne, Service og Omstillingsevne er jobbets krav i skemaet vurderet til det højest mulige (Meget stor betydning). Vedr. samme punkter er (A) selv vurderet til ’Lever op til jobbets krav’.

Skemaet er udarbejdet i efteråret 98. Det skal bemærkes, at alle skemaer i Arbejdsmarkedsafdelingen ved en efterfølgende forhandling mellem tillidsrepræsentanten og Arbejdsmarkedschef (...) er aftalt destrueret, idet lederne havde udfyldt dem meget forskelligt. Skemaet ligger således ikke på personalesagen, men er (A)’s eget.

Af notatet af 9. marts 1999 fremgår, at den direkte anledning til ønsket om negativ sanktion udspringer af journalnotaterne på førnævnte pensionssag. Det anføres, at der er skrevet journalnotater, som efter gældende lovgivning ikke hører hjemme der. Ved en forhandling har HKs repræsentant forespurgt, hvilken lov der indeholder bestemmelser om, hvad der må skrives i journalnotater og kunne ikke udover en henvisning til forvaltningsloven og retssikkerhedsloven (Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område) få dette yderligere specificeret.

Det er ligeledes nævnt, at der er udvist forkert sagsbehandling. På forespørgsel om, hvilke fejl der var gjort, blev det meddelt, at sagsbehandlingsfejlen var at skrive disse notater, som efter (X) Kommunes opfattelse ikke skulle være der.

Notat af 9. marts 1999 indeholder gengivelse af 7 punkter fra journalnotaterne, som hver især efter kommunens opfattelse er kritisable. I det følgende kommenteres disse enkeltvis.

Ad. 1: Det kritiseres, at (A) i en journal skriver, at der er givet et sådant pålæg fra ledelsen. Som tidligere nævnt er dette gjort for at begrunde, at der træffes afgørelse i en sag, der ikke er helt ’klar’ til det.

Ad. 2: Det kritiseres, at det af journalen fremgår, at en sag har været drøftet og at der måske er usikkerhed om, hvilken pension, der skal tildeles. Klienten må ikke få det indtryk, at der er usikkerhed, idet det er egnet til at skabe forvirring for klienten/borgeren. (A) har skrevet notatet, idet drøftelsen rent faktisk har fundet sted.

Ad. 3: Det kritiseres, at der i journalen er skrevet, at vi ’vil dermed ’snyde’ ham for det skattefrie beløb’. Kommunen finder at det er uacceptabelt at skrive ordet ’snyde’ selv om det er skrevet i citationstegn. (A) har anvendt ordet, ordet er anvendt både på gruppemøde og på møde i Afgørelsesudvalget om den konkrete situation.

Ad. 4: (X) kommune finder, at det er uacceptabelt at skrive, hvordan der er stemt i Afgørelsesudvalget. I den forbindelse skal bemærkes, at klienten under alle omstændigheder vil få dette oplyst, hvis vedkommende beder om aktindsigt, idet stemmefordelingen også fremgår af selve pensionsskemaet, som selvfølgelig også er omfattet af aktindsigten.

Ad. 5: Det kritiseres, at der står, at forvaltningen ikke har lavet indstilling. Der burde efter kommunens opfattelse have stået: Sagsbehandleren har ikke lavet indstilling, idet sagsbehandleren ikke er forvaltningen. Efter (A)’s opfattelse er dette et helt almindeligt journalnotat.

Ad. 6: Dette notat burde efter kommunens opfattelse ikke have stået der. Det er lidt uklart for os hvorfor. Der er blot tale om et direkte citat fra Det sociale Nævns afgørelse, der i sin fulde ordlyd er sendt til den pågældende klient/borger.

Ad. 7: Efter kommunens opfattelse tilkommer det ikke (A) at ’synes’ noget, idet sagen er hjemvist til fornyet behandling i Afgørelsesudvalget. Det kritiseres ligeledes i denne forbindelse, at det fremgår af journalen, at sagen har været drøftet med en sagsbehandler i Det sociale Nævn, idet kommunen igen her fremhæver, at det ikke af journalnotater må fremgå, at der er usikkerhed, ligesom kommunen finder, at notatet er udtryk for, at (A) og sagsbehandleren i Det sociale Nævn hermed sætter sig til dommere over politikerne. Efter (A)’s opfattelse er også dette udtryk for et helt almindeligt journalnotat.

Efter HK/KOMMUNALs opfattelse er der som tidligere nævnt ikke belæg for at tildele hverken tilrettevisning eller advarsel til (A) på det foreliggende grundlag. Således har (A) i overensstemmelse med offentlighedsloven overholdt sin notatpligt, idet det bemærkes, at det ikke på noget tidspunkt fra kommunen har været tilbagevist, at den konkrete (ulovlige) ordre (om at afgøre så mange pensionssager som muligt inden 31. december 1998) rent faktisk er givet.

I tilrettevisningen/advarslen er anført, at man ikke forventer, at der fremover vil komme klager osv. Udformningen heraf gør det stort set umuligt for (A) at afværge en fyring, idet blot en enkelt klage fra en utilfreds borger (evt. helt ubegrundet) kan medføre indledelse af en afskedigelsessag. Subsidiært burde advarslen som minimum have angivet en tidsfrist, så den pga. forældelse ikke ved en senere lejlighed kunne få selvstændig betydning.

Alt i alt finder HK/KOMMUNAL som tidligere nævnt, at der slet ikke er grundlag for tildeling af tilrettevisningen/advarslen.”

X Kommune kommenterede klagen i et brev af 22. december 1999. Kommunen skrev bl.a.

”Der er dog enighed om, at advarslen formelt kunne være gjort tidsbegrænset, men i det konkrete tilfælde har arbejdsmarkedsafdelingen ikke fundet anledning hertil, da afdelingen finder, at sanktionen i sig selv må formodes at få den ønskede effekt, hvorfor advarslen over tid vil miste sin betydning.

Økonomiudvalget har i øvrigt følgende kommentarer til hændelsesforløbet omkring den tjenstlige advarsel/tilrettevisning til (A)

Person- og Kulturforvaltningen har overordnet set, (er nærmere begrundet i selve advarslen) tildelt (A) en advarsel med baggrund i hendes meget uprofessionelle, obstruerende og negative facon at agere på i visse arbejdsmæssige sammenhænge. Person- og Kulturforvaltningen skønner blandt andet, at (A) gennem sine handlinger stiller spørgsmålstegn ved følgende

· Kompetencefordelingen i det kommunale selvstyre, herunder det politiske niveaus ret til at tolke loven samt herigennem løbende træffe beslutninger - også i personsager.

· Ledelsesretten, herunder det politiske niveaus ret til at uddelegere et eller flere ansvarsområder til én ikke folkevalgt person (ledelsesrepræsentant), der i det daglige udmønter de politiske beslutninger.

· Socialudvalgets troværdighed overfor såvel klienten som Det Sociale Nævn. Tillige har (A) sået tvivl omkring borgerens retssikkerhed, hvilket hverken den administrative eller den politiske ledelse i kommunen kan acceptere.

Socialudvalget i (X) kommune har uddelegeret sin ret til at træffe afgørelser i sager om førtidspension til et afgørelsesudvalg bestående af 2 politikere, arbejdsmarkedschefen samt afdelingslederen på førtidspensionsområdet, dog således, at sagen ved stemmelighed i Afgørelsesudvalget efterfølgende afgøres i Socialudvalget. Forvaltningen har i forbindelse med behandlingen af sagen en mulighed for at udarbejde en skriftlig faglig indstilling til afgørelsesudvalget. Forvaltningen tegnes i førtidspensionssager i det daglige af afdelingslederen på førtidspensionsområdet.

Forvaltningen arbejder til stadighed med at optimere sin drift i forhold til de landspolitiske udmeldinger, der blandt andet kommer via løbende tilpasninger af den eksisterende lovgivning, og forventer i den forbindelse, at de enkelte administrative ledere iværksætter tiltag, der hurtigst muligt bringer forvaltningen i takt med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder de underliggende intentioner i lovgivningen. Det være sig i relation til såvel økonomiske som adfærdsændrende tiltag.

Som følge af en meget lang venteliste/sagsbehandlingstid på førtidspensionsområdet blev (B) i efteråret 1997 ansat som leder af sikringsområdet, blandt andet for at løse denne problemstilling.

Med baggrund i ovenstående har Økonomiudvalget følgende direkte bemærkninger til HK’s klage af 24. september 1999

Det er korrekt, at (B) ved flere lejligheder i efteråret 1998 var opmærksom på, at folketinget arbejdede med en lovændring, der sandsynligvis ville medføre en refusionsomlægning på førtidspensionsområdet fra den 01.01.1999, hvilket med baggrund i den omtalte venteliste - og til forvaltningens tilfredshed - medførte, at (B) på ansvarlig vis bad alle medarbejdere i arbejdsmarkedsafdelingen om at tilrettelægge arbejdet på en sådan måde, at flest muligt rejste førtidspensionssager på kvalificeret vis kunne afgøres inden 31.12.1998. Det vil sige forsøge at afvikle/nedbringe ventelisten endnu hurtigere.

Hvad denne udmelding evt. måtte have affødt af mistolkninger hos de enkelte sagsbehandlere, er som udgangspunkt denne sag uvedkommende, blot sagsbehandlingen blev foretaget på et sagligt og fagligt forsvarligt grundlag. Økonomiudvalget finder (B)’s udmelding og intentionen bag udmeldingen ganske klar, men finder, at (A) bevidst bruger (B)’s udmelding negativt, hvilket er uacceptabelt.

(B) kontaktede naturligvis (A), da han blev bekendt med den journalføring, der er foregået i den konkrete sag, og påtalte blandt andet journaliseringen som værende forkert og i direkte modstrid med gældende regler, ligesom han påtalte (A)’s adfærd som illoyal overfor (X) kommune.

Lige så selvfølgeligt er det - jf. sagens omtale af arbejdsmarkedschef (...)’s snak med (A) - at det ikke er det politiske niveau, der kommer med udmeldinger om, hvordan sagsbehandlingen kan/skal optimeres og foregå på førtidspensionsområdet, idet det politiske niveau har uddelegeret denne kompetence til forvaltningen.

Med hensyn til de gamle notater for perioden fra 1993 - 1998 er disse brugt af (B) til at påvise, at (A) tidligere i sit ansættelsesforhold har udvist en for (X) kommune upassende adfærd. Det kan i den forbindelse selvfølgelig diskuteres, om tidligere ledere ikke burde have grebet ind på dette tidspunkt. Det bør i relation hertil bemærkes, at den sidste episode er fra september 1997 omhandlende en borger, der følte sig nedgjort og overfuset af (A), og altså fra tiden under (B)’s ledelse. Det bør ligeledes bemærkes, at episoden er mundtligt påtalt overfor (A), og derfor må være at betragte som en mundtlig advarsel, der kunne lægges i forlængelse af denne sag.

Der foreligger en lignende episode i marts 1999. Denne episode er HK ligeledes efterfølgende gjort bekendt med.

I forbindelse med den efter HK’s opfattelse manglende harmoni mellem (B)’s vurdering i notatet af 9. marts 1999 og det omtalte afkrydsningsskema samt Forberedelsesskema til leder vedr. medarbejdersamtaler, skal det bemærkes, at det først omtalte skema ikke er vedlagt HK’s klage. Baggrunden for at førstnævnte skema, efter aftale med HK blev destrueret, var, at skemaerne blev brugt meget forskelligt af de enkelte ledere, herunder blandt andet til at underbygge retten til kvalifikationsløn (HK havde bedt om, at flest mulige ’overskydende’ løntrin som følge af indplacering på ny løn blev placeret som kvalifikationsløn i stedet for udligningstillæg), hvilket var tilfældet her, og derfor heller ikke udtryk for en reel vurdering.

Med hensyn til Forberedelsesskema til leder vedr. medarbejdersamtaler har arbejdsmarkedsafdelingen gjort opmærksom på, at dette skema er udarbejdet ultimo 1997, altså ganske få måneder efter at (B) var tiltrådt sin stilling. (B) følte ikke, at han havde det fornødne grundlag for på det tidspunkt at udtale sig negativt/kritisk (manglende kendskab til personen), hvorfor de medarbejdersamtaler, der er afholdt i denne periode også alle sammen er positive. Endvidere havde (B) et ønske om at gøre rent bord i forbindelse med omstruktureringsprocessen (lederskifte mv.) med henblik på at kunne styrke medarbejderudviklingen, hvorfor han også ville være meget sikker, inden han udtalte sig kritisk om en medarbejder, da dette ellers kunne få enhver udvikling til at ’falde til jorden’.

På baggrund af de i sagen foreliggende oplysninger, ønsker udvalget at knytte følgende bemærkninger til HK’s kommentarer og spørgsmål til de 7 punkter i notatet af 9. marts 1999

Ad ad1: Generelle overordnede ledelsesmæssige beslutninger og udmeldinger skal/må ikke fremgå af en personsag. Økonomiudvalget skal i den forbindelse i øvrigt som et kuriosum bemærke, at beslutningen/udmeldingen er gengivet forkert i journalen, idet der står, at der skal tilkendes pensioner, som den pågældende ansøger ikke er berettiget til, - dette er ulovligt og selvfølgelig ikke udmeldingen!

Ad ad2: Der bliver her foretaget vurderinger/afgørelser, der kun kan træffes af Afgørelsesudvalget, alternativt Socialudvalget. Der udtrykkes en usikkerhed på vegne af (X) kommune, som (A) slet ikke ved, om (X) kommune - i dette tilfælde Afgørelsesudvalget - har. I øvrigt bør det bemærkes, at drøftelser slet ikke bør fremgå af journalarket, med mindre disse medfører en samtidig relevant beslutning.

Ad ad3: Det kan godt være, at (A) har brugt denne vending i flere sammenhænge, og der tilsyneladende har været nogen, der har været overbærende, så længe det foregik internt og mundtligt. Det er absolut ikke Økonomiudvalgets opfattelse, at man skal udtale sig således, og udvalget ønsker at tage skarpt afstand herfra, og mener derfor heller ikke at sådanne vendinger hører til i en journal.

Ad ad4: Da det fremgår af pensionsskemaet, er der ingen grund til at nævne det på journalen. I øvrigt skal kun afgørelsen nævnes på journalarket.

Ad ad5: Dette må betragtes som en måde at obstruere på, idet Afgørelsesudvalget ikke behøver forvaltningens indstilling for at kunne træffe beslutning, og Afgørelsesudvalget indestår jo i øvrigt selv for, at sagen er tilstrækkeligt belyst (et skøn).

Ad ad6: Dette er ikke relevant for journaliseringen. Der kan blot stå, at sagen hjemvises.

Ad ad7: Det står enhver medarbejder ansat ved (X) kommune frit for at mene eller føle noget omkring noget overordnet. Men sådanne synspunkter og tanker skal ikke fremgå af en personjournal, men i stedet drøftes enten mundtligt eller skriftligt med lederen for området.

Det skal bemærkes, at det flere steder i HK’s kommentarer til ovenstående punkter fremgår, at (A) mener, at der er tale om helt almindelige journalnotater, hvilket Økonomiudvalget stiller sig helt uforstående overfor, og det er da også efterfølgende blevet påvist ikke at være korrekt.

Forvaltningen har nemlig i forbindelse med dette brev gennemgået 23 tilfældige sager, der har været behandlet indenfor det seneste år. I ingen af disse sager er der fundet lignende notater.

HK mener, at det stort set vil være umuligt for (A) at afværge en afskedigelse som følge af tilrettevisningens udformning.

Økonomiudvalget er ikke enig i denne opfattelse, men ønsker at fastholde den meddelte tilrettevisning. Udvalget finder ikke, at (A) skulle have overholdt sin notatpligt i henhold til offentlighedsloven, og slet ikke med den begrundelse, at der skulle være givet en ulovlig udmeldingsordre. (B) har efter udvalgets opfattelse drevet ledelse og dermed lagt op til at optimere (X) kommunes drift i forbindelse med en lovændring.

Advarslen/tilrettevisningen er samlet set udtryk for et skøn, foretaget af kommunens ledelse, og skulle det - mod forventning - vise sig, at (A) ikke ser sig i stand til at leve op til de samme krav, som stilles til kommunens øvrige ansatte, vil konsekvensen heraf naturligvis kunne blive en afskedigelse. Hvad angår eventuelle fremtidige borgerklager, vil disse blive nøje vurderet, før der eventuelt sanktioneres yderligere overfor (A).”

I et brev af 18. januar 2000 til tilsynsrådet fremsatte HK/Kommunal bemærkninger til kommunens udtalelse. HK gjorde i alt væsentligt det samme gældende som tidligere i sagen. Herudover gjorde HK opmærksom på at A ikke på noget tidspunkt tidligere var blevet beskyldt for at være uprofessionel, samt afviste at hun skulle have betvivlet det politiske niveaus ret til at tolke loven eller til at uddelegere, eller at hun havde stillet spørgsmålstegn ved socialudvalgets troværdighed. Den konkrete sag viste i øvrigt, påpegede HK, at A ikke havde mistolket noget som helst

”

Ad. Side 2, de sidste to afsnit : Sagsforløbet i den konkrete sag viser jo netop, at (A) ikke har mistolket noget som helst. Sagen blev jo rent faktisk afgjort på et utilstrækkeligt grundlag, idet den pågældende sag blev hjemsendt fra Det Sociale Nævn med begrundelsen: ’ Deres sag ikke er tilstrækkeligt oplyst Og der således ikke på det foreliggende kan træffes afgørelse ’ Efter hvad HK/KOMMUNAL har erfaret, omgjorde kommunen efterfølgende afgørelsen i sagen. Det skal i den forbindelse bemærkes, at (A) jo i den konkrete sag forespurgte, om det var den type sager, der var tænkt på.

”

Tilsynsrådet meddelte i brev af 15. februar 2000 sin afgørelse. Afgørelsen havde følgende indhold

”I henhold til styrelseslovens § 61 kan tilsynsmyndigheden alene påse, om den lovgivning, der særligt retter sig til kommuner og offentlige myndigheder overholdes i modsætning til den lovgivning, der gælder både for kommuner og private, for eksempel funktionærloven. Tilsvarende kan tilsynsmyndigheden ikke tage stilling til uoverensstemmelser om tjenestemandsregulativer, overenskomster og lignende.

Tilsynsmyndigheden skal dog altid - herunder i sager om uoverensstemmelser mellem kommunen og dens ansatte - tage stilling til, om styrelses-, forvaltnings- og offentlighedslovens regler er overholdt, og om almindelige retsgrundsætninger, for eksempel lighedsgrundsætningen og retsgrundsætningen om, at offentlige myndigheder ikke må forfølge uvedkommende formål er overholdt.

Tilsynsrådet kan ikke tage stilling til hensigtsmæssigheden af en kommunes sagsbehandling, eller om den er i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Det er en forudsætning for at anvende sanktioner efter styrelseslovens § 61, stk. 1 og 2, at der ikke må være rimelig tvivl om, at lovgivningen er tilsidesat.

Som sagen er oplyst, er forvaltningslovens regler om partshøring i forbindelse med behandlingen af sagen om tilrettevisningen/advarslen overholdt, ligesom forvaltningslovens regler om begrundelse af tilrettevisningen/advarslen er efterlevet.

Da der efter det oplyste er uoverensstemmelser mellem (A)’s og (X) Kommunes udlægning af indholdet af kommunens instruks fra efteråret 1998 om at færdigekspedere flest mulige sager inden udgangen af året, har tilsynsrådet ikke tilstrækkeligt grundlag til at kunne afgøre, om tilrettevisningen/advarslen hviler på et usagligt grundlag på dette punkt, idet en nærmere afklaring kun kan finde sted gennem en vidneafhøring i retten.

Ligeledes har tilsynsrådet ikke tilstrækkeligt grundlag til at kunne afgøre, om tilrettevisningen/advarslen iøvrigt hviler på et usagligt grundlag.

Tilsynsrådet har ikke muligheder for at efterprøve om (A) har optrådt illoyalt over for (X) Kommune ved at foretage de nævnte journalnotater, da dette må afgøres på baggrund af en tolkning af funktionærloven og eventuelle overenskomster.

Tilsvarende har tilsynsrådet ikke mulighed for at afgøre i hvilket omfang, der kan lægges vægt på notatet af 18. februar 1999 ved tildelingen af advarslen/tilrettevisningen, da dette er et ansættelsesretligt spørgsmål.

Tilsynsrådet må herefter henvise forbundet til eventuelt at få efterprøvet om tilrettevisningen/advarslen har været lovlig under et civilt søgsmål.”

HK/Kommunal rettede derpå henvendelse til mig i brev af 3. juli 2000 om sagen. Vedlagt var følgende erklæring underskrevet af gruppeleder ( )

”På et møde i førtidspensionsgruppen i efteråret 1998, hvori jeg deltog, blev der af daværende sektionsleder (B) givet pålæg om, at alle pensionssager, der var lige ved at være færdigbehandlede skulle med på møde i Afgørelsesudvalget inden 31.12.98, og at disse sager havde 1. prioritet frem for al anden sagsbehandling.”

Endvidere vedlagdes følgende spørgsmål og svar til og fra lægekonsulent ( )

”I forbindelse med et konkret sagsforløb har HK (X)-by fået refereret følgende hændelsesforløb

På et møde i førtidspensionsgruppen i efteråret 1998, blev der af daværende sektionsleder (B) afgivet ordre om, at alle pensionssager, der var lige ved at være færdigbehandlede skulle med på møde i afgørelsesudvalget inden 31.12.98 for enhver pris, og at disse sager skulle fremskyndes frem for al anden sagsbehandling.

Idet jeg ligeledes har fået oplyst, at du var til stede på det pågældende møde i førtidspensionsgruppen, tillader jeg mig hermed at spørge, om ovennævnte fremstilling også er dækkende for din opfattelse af mødet. I givet fald bedes du venligst tilkendegive dette ved din underskrift, hvortil også eventuelle yderligere kommentarer kan knyttes.

Vedrørende ovenstående

Jeg kan selvfølgelig ikke eksakt erindre det nøjagtige hændelsesforløb, men som jeg husker det, er ovenstående i overensstemmelse med min opfattelse af hvad der skete dengang.”

Endelig vedlagdes følgende e-mail af 27. november 1998 fra B til alle i arbejdsmarkedsafdelingen

”Jeg vil i forbindelse med vedtagelsen af finansloven gerne bede Jer om at være opmærksomme på to punkter, der kan have stor økonomisk betydning for Arbejdsmarkedsafdelingen

Refusionstaksten på førtidspensioner omlægges fra de nuværende 50% til 65% kommunal finansiering.

Efter 52 ugers sygdom er sygedagpenge en ren kommunal udgift - tidligere var der 50% statsrefusion.

Jeg vil derfor først i næste rundsende en liste, til blandt andet revalideringssagsbehandlerne, over personer, der været syge længere end 52 uger med henblik på, at finde ud af, hvornår disse kan overgå til en alternativ ydelse, herunder selvforsørgelse.

Endvidere vil jeg gerne bede jer om at fremkomme med personer/sager, i hvilke I kunne have en formodning om, at der kunne være tale om, at personen skal/burde tilkendes pension inden den 31.12.1998. Det er ikke noget i skal snakke med personerne om - blot sende mig en post med navn og cpr.nr., så vender jeg tilbage.

Hvis dette ikke lige er dit område, så kan posten betragtes som lidt information.”

HK henviste til de ovenfor citerede dokumenter og anså det for dokumenteret at det blev besluttet at alle pensionssager der var lige ved at være færdige, for enhver pris skulle fremskyndes.

I brev af 22. august 2000 bad jeg X Kommune om en redegørelse for hvilke forhold kommunen havde lagt vægt på ved meddelelsen af tilrettevisningen/advarslen, samt om at uddybe dem. Endvidere bad jeg kommunen om at redegøre for om der var fastsat interne retningslinjer for journalisering da notatet blev lavet, samt om der efterfølgende er fastsat sådanne retningslinjer. Herudover bad jeg om en redegørelse for hvilke dokumenter A havde fået udleveret i forbindelse med partshøringen, samt for hvorledes partshøringen konkret var blevet afviklet. Jeg henviste i denne forbindelse til praksis som den bl.a. var beskrevet i Folketingets Ombudsmands beretning for 1987, s. 59,* for 1990, s. 339,* for 1992, s. 85,* for 1993, s. 173,* og for 1994, s. 169.* Ligeledes bad jeg kommunen komme ind på opfyldelsen af begrundelseskravet i forvaltningslovens §§ 22 og 24. Jeg bad særligt kommunen komme ind på om den havde opfyldt kravet i § 24, stk. 1, 2. pkt., om angivelse af de hovedhensyn der havde været bestemmende for skønsudøvelsen.

X Kommune svarede i brev af 19. september 2000 ved at henvise til kommunens brev af 22. december 1999 til tilsynsrådet. Kommunen oplyste at den havde udleveret samtlige de foreliggende sagsakter med undtagelse af notat af 5. marts 1999 som kommunen mente var undtaget fra partsaktindsigt i henhold til forvaltningslovens § 12, stk. 1.

Jeg indhentede en udtalelse fra HK/Kommunal som i brev af 5. december 2000 bl.a. skrev

”Side 1 nederst og side 2 øverst: På det tidspunkt (B) blev bekendt med journalføringen, påtalte han (A)’s adfærd som værende illoyal overfor ham - ikke overfor (X) Kommune. Han nævnte på daværende tidspunkt intet om journalføringen som værende forkert og i strid med gældende regler. Dette element kom først ind på et senere tidspunkt.

Side 2, Ad ad 1: (A) fastholder, at det er sket som tidligere beskrevet. Hun oplyser, at der i den konkrete sag blev bestilt en speciallægeerklæring ca. 1 uge før mødet i afgørelsesudvalget. Efter afgørelsen var truffet forespurgte hun, hvorvidt anmodningen om speciallægeerklæring skulle trækkes tilbage, hvilket hun fik besked om, at den ikke skulle. Såfremt afgørelsesudvalget var af den overbevisning, at sagen var tilstrækkeligt oplyst, var der ingen grund til yderligere oplysninger fra speciallæge.

Side 3, 2. øverste afsnit: Forvaltningen har gennemgået 23 tilfældige sager behandlet indenfor det sidste år (22.12.98 - 22.12.99). Den allerstørste del af disse sager må antages at være behandlet efter, at (A) fik tildelt en påtale/advarsel d. 18. marts 1999. I sagens natur er den form for journalnotater udeladt efter denne dato.”

I et brev af 16. november 2000 til X Kommune bad jeg på ny kommunen redegøre for om der på daværende tidspunkt var fastsat retningslinjer for journalisering. Kommunen svarede i brev af 6. december 2000

”

(X) Kommune havde ikke på daværende tidspunkt udarbejdet særskilte/egne skriftlige regler eller retningslinier vedr. journalisering. Kommunen fulgte i såvel spørgsmålet om journalisering som i øvrige retssikkerheds- og sagsbehandlingsmæssige sammenhænge retningslinierne i gældende lovgivning - herunder reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og retssikkerhedsloven.

Denne praksis - som man finder fuldt ud lever op til normerne for god journalisering - er fortsat gældende i (X) Kommune.

Det forudsættes, at sagsbehandlere på det sociale område, er bekendt med gældende love og praksis på området - herunder forvaltningsloven, offentlighedsloven og retssikkerhedsloven.

Det er således forudsat - jfr. Kommunens bemærkninger i brev af 22. december 1999 til Dem under ’ad 1’ til ’ad 7’ - at sagsbehandlerne er loyale over for de kompetancer, der er gældende og de beslutninger, der bliver truffet, at sagsbehandlerne er bekendte med at journalen alene skal indeholde relevante og objektive oplysninger og ikke meninger, og at journalen slet ikke skal anvendes som et manifest, at en indstilling ikke er det samme som en beslutning, og at journalen ikke skal indeholde ledelsesmæssige beslutninger medmindre de retter sig direkte mod den enkelte sag.

”

I et brev af 25. januar 2001 kommenterede kommunen HK/Kommunals brev af 5. december 2000. Kommunen skrev bl.a.

”Ad. 2.

Det er korrekt, at den af (A) bestilte speciallægeerklæring ikke blev trukket tilbage. Den var jo bestilt og ville under alle omstændigheder kunne bruges i det videre sagsforløb, herunder til vurdering, hvordan resterhvervsevnen bedst kunne udnyttes (revalidering på resterhvervsevnen, herunder evt. tilbud om skånejob).

Ad. 3.

(X) kommune er umiddelbart enig i det nævnte ræsonnement, og står som tidligere nævnt gerne til rådighed for en praksisundersøgelse eller alternativt en gennemgang af andre tilfældigt udvalgte sager.”

Ombudsmandens udtalelse

”(A)’s notater i journalen

Kommunens breve og notater før meddelelsen af afgørelsen af 18. marts 1999 omtalte både (A)’s journalføring i slutningen af 1998 i en konkret sag samt andre episoder/forhold i tiden efter 1993 som grundlag for tilrettevisningen/advarslen. Af brevets formulering og kommunens efterfølgende udtalelser må jeg forstå at hovedårsagen til at kommunen traf afgørelsen, var de pågældende notater.

Jeg har derfor begrænset min undersøgelse til om (A)’s journalisering lovligt kan anses for tjenesteforseelser eller på anden måde kritisable.

(X) Kommune havde ikke dengang og har heller ikke nu fastsat udtrykkelige retningslinjer for hvorledes socialforvaltningens journaler skal føres. I udtalelsen af 6. december 2000 har kommunen oplyst at journalføringen skulle ske i overensstemmelse med ’gældende lovgivning - herunder reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og retssikkerhedsloven’ samt praksis. Bortset fra reglen i § 6 i offentlighedsloven om pligt til at notere mundtligt modtagne oplysninger ses den omtalte lovgivning ikke at indeholde regler om hvorledes journaliseringen skal foregå.

Derimod indeholder Socialministeriets bekendtgørelse nr. 515 af 9. juni 2000 om kommuners, amtskommuners samt Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion mv. på visse dele af det sociale område i kapitel 5 regler om journalisering. Ifølge bekendtgørelsens § 31 skal ’al relevant dokumentation vedrørende personer, der henvender sig om ydelser, journaliseres’. § 33, stk. 3 og 4, indeholder følgende regel

’ Stk. 3. I sager om social pension, delpension, dagpenge, tilbud om aktivering m.v. og hjælp til forsørgelse efter lov om aktiv socialpolitik angives særligt, hvornår fremtagelse af sagen sker med henblik på en fornyet vurdering af økonomiske eller andre forhold, samt oplysning om grundlaget for og resultatet af en foretaget vurdering. Dette gælder dog ikke for de lovpligtige årsomregninger, jf. lov om social pension. Der skal med jævne mellemrum ske fremtagelse af de enkelte sager, således som det fremgår af bestemmelserne i de enkelte love. Formålet er at sikre, at udgifterne ikke stiger på grund af manglende opfølgning.

Stk. 4. Hvis en ydelse er tilkendt eller ændret på et grundlag, som afviger fra de normale regler, skal der anføres særlig bemærkning herom.’

Bekendtgørelse nr. 515 af 9. juni 2000 afløste bekendtgørelse nr. 98 af 16. februar 1998 som afløste bekendtgørelse nr. 927 af 2. december 1993. Begge disse bekendtgørelser indeholdt bestemmelser der svarer til § 33, stk. 3 og 4, i den nugældende bekendtgørelse. Bekendtgørelsen tager sigte på at styrke den revisionsmæssige kontrol af kommuner og har således et overvejende dokumentationsmæssigt formål.

Hvilke forhold der må, og hvilke der skal beskrives i en journal, og hvilke forhold det er udelukket at notere, må ud over på bekendtgørelsen og offentlighedslovens § 6 bero på den almindelige ulovbestemte grundsætning om notatpligt samt almindelig praksis. Ved den nærmere stillingtagen til journaliseringspligtens omfang og indhold spiller det efter min mening en særlig rolle at journalisering og notater tilgodeser de overordnede formål at tjene som dokumentation over for kontrolinstanser for hvorledes de enkelte sager er blevet ekspederet, og sikre at myndigheden har overblik over sagernes hidtidige sagsforløb uden at være afhængig af den enkelte sagsbehandlers hukommelse. Endvidere har journalisering til formål at give et bedre grundlag for borgernes medindflydelse, bl.a. i form af partsaktindsigt, egenacces og indsigtsret. Jeg henviser herved bl.a. til mine udtalelser i Folketingets Ombudsmands beretning for 1992, s. 40,* for 1994, s. 424,* for 1996, s. 164,* og for 2000, s. 261.*

Journaliseringen skal ske under hensyntagen navnlig til myndighedens pligt til at sørge for at de noterede oplysninger er korrekte, dækkende og opdaterede. Endvidere må journaliseringen ikke være mere omfattende end formålet tilsiger, og den skal begrænse sig til oplysninger af relevans for den foreliggende sag.

Om der, som (X) Kommune er inde på, yderligere gælder en begrænsning som følge af den ansattes loyalitetspligt, er tvivlsomt. Jeg er imidlertid tilbøjelig til at mene at loyalitetspligten sætter en vis grænse for journaliseringspligtens indhold og form. Jeg henviser i denne forbindelse til persondatalovens § 5 med hvilken der fra 1. juli 2000 er indført generelle retningslinjer for behandlingen af personhenførbare oplysninger på edb. § 5 er i en vis udstrækning en kodifikation af allerede på ulovbestemt grundlag gældende principper.

Vurderet på denne baggrund må det være åbenbart at gengivelsen i journalen af afgørelsesudvalgets tre afgørelser i sagen, omtalen af at sagen var blevet drøftet med andre (lægekonsulent, afdelingsleder osv.), omtalen af at en speciallægeerklæring var rekvireret, samt beskrivelsen af de ekspeditioner der blev foretaget, eller som ikke blev foretaget (indstilling fra sagsbehandler og undladelse af partshøring), var både relevant og pligtmæssig.

Ligeledes må jeg anse det for helt utvivlsomt at det både var lovligt og relevant af (A) at notere at det sociale nævn havde hjemvist sagen, og at hjemvisningsafgørelsen ikke klart fastlagde hvad kommunen dernæst skulle gøre, dvs. om hjemvisningen var en stadfæstelse af afgørelsen og et pålæg om at sagen blev genoptaget til vurdering af en forhøjelse af pensionen, eller om der var tale om en fuldstændig annullation af afgørelsen og et dertil knyttet påbud om genoptagelse.

Alle disse forhold blev beskrevet korrekt i journalen, og alle var relevante til opfyldelse af journaliseringspligten og dens dokumentationsmæssige formål.

Et væsentligt punkt er om tjenestebefalingen om at sager der kunne afgøres inden 31. december 1998, også skulle afgøres inden da, burde have været noteret. § 33, stk. 4, i refusionsbekendtgørelsen bestemmer, som det ses, at det skal bemærkes hvis tilkendelserne sker på et grundlag der afviger fra de almindelige regler. Det stemmer efter min mening overens med princippet i denne regel at det også noteres hvis sagen i øvrigt er blevet behandlet på en anden måde end normalt. Uanset hvorledes (B)’s e-mail skulle forstås, var den udtryk for en generel fremskyndelse af nogle sager som i øvrigt ikke efter deres indhold var hastende. På denne baggrund må det antages at der lovligt kunne gøres notat om beslutningen. Det kan i hvert fald ikke antages at det ligefrem skulle være udelukket at der gøres notat om ledelsesbeslutninger som den foreliggende.

Som sagen er oplyst for mig, må jeg lægge til grund at der forelå en ledelsesbeslutning om at fremskynde førtidspensionssager og så vidt muligt forelægge dem for afgørelsesudvalget inden 31. december 1998. Det må ligeledes lægges til grund at denne tjenestebefaling blev begrundet med hensynet til at der så vidt muligt blev truffet afgørelse inden der den 1. januar 1999 trådte en ny (lavere) refusionstakst i kraft. Der er bevismæssig usikkerhed om hvorvidt pålægget gik ud på at sagerne skulle fremmes for enhver pris.

(A) oplyste at hun forstod ordren således at den også gjaldt sager som ikke var færdigoplyste, og som derfor risikerede at ende med at der umiddelbart blev truffet afgørelse om en lavere pension end den som den pågældende var berettiget til.

Efter min mening er der ikke tilstrækkeligt grundlag for at bebrejde (A) at hun på denne baggrund i notatet beskrev prioriteringsbeslutningen som hun gjorde, og gennem denne henvisning gjorde opmærksom på at tjenestebefalingen førte til at sagen blev forelagt afgørelsesudvalget inden en rekvireret speciallægeerklæring forelå. Set i dette lys var det også naturligt i forbindelse med notatet om afgørelsesudvalgets afgørelse at notere at der ikke forelå indstilling fra sagsbehandleren, samt at der ikke var foretaget partshøring. Det ville efter min mening snarere have været tjenestestridigt hvis (A) ikke havde gjort opmærksom på at sagen efter hendes mening ikke var klar til at blive afgjort - en vurdering som i øvrigt senere blev bekræftet da det sociale nævn hjemviste sagen til ny behandling fordi den ikke var behandlet i overensstemmelse med det almindelige officialprincip.

Denne del af (A)’s journalisering har efter min mening ikke kunnet berettige kommunen til at meddele hende en tilrettevisning/advarsel. Det tilføjes at såfremt det måtte lægges til grund at tjenestebefalingen gik ud på at sagerne skulle fremmes og afgøres for enhver pris alene for at undgå den lavere statsrefusion, ville der være tale om en ulovlig ordre som (A) ikke alene havde ret, men også pligt til at udarbejde notat om.

Jeg har ikke ved mine ovennævnte bemærkninger taget stilling til om en hensyntagen til den lavere refusionstakst eventuelt på anden måde lovligt kunne indgå i kommunens prioritering af sagerne.

Partshøring

Kommunens brev af 18. marts 1999 til (A) indeholdt en tilrettevisning/advarsel og havde således klart karakter af at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1.

Forud for afgørelsen fik (A) og hendes faglige organisation udleveret alle de på daværende tidspunkt foreliggende dokumenter. Udleveringen skete den 10. marts 1999 efter at (A) havde bedt om partsaktindsigt. Kommunen forelagde på et møde den 11. marts 1999 med (A) og hendes tillidsrepræsentant, dvs. efter at materialet var udleveret, kommunens syn på sagen. Referatet fra mødet er kortfattet, og beskrivelsen af de forhold der blev bebrejdet (A), er gengivet i generelle vendinger.

I sager som den foreliggende hvor en offentlig myndighed træffer ledelsesmæssige beslutninger hvorved der bebrejdes en ansat nogle forhold, bør der efter min mening i almindelighed gives den ansatte en redegørelse - der efter omstændighederne bør være skriftlig - for grundlaget for den påtænkte afgørelse. Der sigtes herved til en redegørelse der angiver de forhold fra den ansattes side der lægges vægt på, og som - for så vidt der foreligger bevismæssige spørgsmål - angiver det bevismæssige grundlag for at de pågældende forhold antages at foreligge. Det er endvidere min opfattelse at der herefter bør gives den ansatte lejlighed til at fremkomme med en udtalelse der kan indgå i grundlaget for afskedigelsesmyndighedens endelige stillingtagen.

Dette har jeg i adskillige sager givet udtryk for, bl.a. i de udtalelser jeg henviste til i mit brev af 22. august 2000 til (X) Kommune. Retspraksis ligger på linje hermed.

Den fremgangsmåde der blev anvendt af (X) Kommune, levede efter min opfattelse ikke op til disse krav. Jeg skal herved navnlig henvise til at en række af de bebrejdelser der blev rettet mod (A), ikke er blevet beskrevet for hende på en klar og forståelig måde. Dette gælder f.eks. påstanden om at hun skulle have anfægtet ledelsesretten. For andre af forholdene gælder at det ikke af sagen kan ses præcis hvilke forhold der sigtes til, f.eks. påstanden om manglende loyalitet over for ledelsen. Det har heller ikke af det skriftlige materiale været muligt for (A) at se hvorledes kommunen så på de enkelte forhold. Alle de fremdragne forhold - gamle som nye - blev forelagt som havde de samme betydning. Det var derfor ikke muligt for (A) at vurdere hvilke hun i særlig grad burde forsøge at tilbagevise. Denne usikkerhed har senere vist sig ved at kommunen efterfølgende har tonet de ældre beskrevne forhold meget ned i forhold til forholdene omkring journaliseringen.

Jeg finder videre at det er betænkeligt at kommunen gav (A) og hendes organisation så kort frist til at udtale sig. Materialet blev - på (A)’s foranledning - udleveret den 10. marts 1999, og allerede den 16. marts 1999 inden kl. 12 skulle partshøringssvaret foreligge. Fristen skal ses i sammenhæng med at de påberåbte forhold omfattede adskillige episoder fra en periode på seks år - episoder som (A) efter det oplyste ikke tidligere havde haft lejlighed til at kommentere.

Jeg finder disse forhold beklagelige.

Begrundelse

Forvaltningslovens §§ 22 og 24 har følgende indhold

’ § 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En sagsbehandler i en kommune fik en skriftlig advarsel efter at hendes nærmeste leder havde udtalt sig kritisk om hende i et notat til kommunens afdelingschef. Anledningen til indberetningen var at sagsbehandleren dels havde taget et notat i journalen i en pensionssag, dels havde beskrevet en regel i samme notat der kunne give det indtryk at visse sager skulle fremmes for enhver pris for at kommunen kunne opnå en økonomisk fordel. Sagsbehandleren havde endvidere i notatet gjort opmærksom på at sagen endnu ikke var behørigt oplyst og derfor ikke var klar til afgørelse. Notatet gav anledning til at Det Sociale Nævn senere ophævede afgørelsen og hjemviste den til fornyet afgørelse. Kommunen mente sagsbehandlerens notater både var i strid med regler om journalisering og udtryk for illoyalitet.

Før advarslen blev sagsbehandleren indkaldt til et møde og fik her at vide at hendes sagsbehandling var kritisabel, at der var flere borgerklager, at hun havde anfægtet ledelsesretten, og at hun manglede loyalitet og samarbejdsevne/vilje.

Ombudsmanden mente ikke at der var grundlag for at bebrejde sagsbehandleren notaterne i journalen, og heller ikke at der var grundlag for at give hende en advarsel. Desuden mente ombudsmanden ikke at kommunen havde foretaget en korrekt partshøring eller givet en fyldestgørende og tilstrækkelig klar begrundelse. (J.nr. 2000-2142-812).