Journaliseringspraksis hos socialcenter i sag om tilbagebetaling af boligstøtte

Journaliseringspraksis hos socialcenter i sag om tilbagebetaling af boligstøtte

A klagede over et krav om tilbagebetaling af boligstøtte for 1997.

Det fremgik af sagens akter at Socialcenter Bispebjerg den 7. september 1998 havde truffet afgørelse om at A skulle tilbagebetale 3.360 kr. i for meget udbetalt boligsikring for 1997. Socialcenter Bispebjerg havde ved afgørelsen lagt til grund at A i 1997 havde haft en husstandsindkomst på 137.780 kr. – svarende til en uoplyst indkomststigning på 69.182 kr.

A klagede den 15. september 1998 til Socialcenter Bispebjerg over afgørelsen og skrev bl.a. følgende

”Imidlertid har jeg ved brev af 16. marts 1997 oplyst Socialcenter Bispebjerg om, at jeg forventede at modtage dagpenge som fuldtidsforsikret hele det pågældende år, hvorfor den forventede indkomst i stedet for de 68.598 kr. skulle være 136.000 kr. Jeg har vedlagt en kopi af mit brev fra dengang, hvoraf også fremgår, hvordan mit estimat fremkommer.

Deres krav om tilbagebetaling bygger på præmissen om, at min faktiske indkomst for 1997 blev højere end den forventede indkomst, De havde fastsat for mig. Men eftersom jeg tidligt på året informerede Dem om, at den af Dem fastsatte forventede indkomst var for lav, er præmissen for kravet forkert. På dette grundlag indklager jeg tilbagebetalingskravet.”

Socialcenter Bispebjerg bekræftede ved brev af 25. september 1998 modtagelsen af A’s klage og meddelte samtidig at afgørelsen ville blive taget op til fornyet vurdering.

Den 17. december 1998 videresendte Socialcenter Bispebjerg A’s klage til det sociale nævn. Socialcentret skrev i den forbindelse bl.a. følgende

”Resume af sagen

Pågældende har modtaget boligsikring i hele året 1997 med kr. 280 månedligt.

Boligsikringen er beregnet på et indkomstgrundlag på kr. 68.000. Beregningsgrundlaget er fastsat udfra pågældendes egen meddelelse i brev af 3/1-96 om forventet indkomst for 1996 tillagt sædvanlig stigningsprocent ved beregning af indkomst for 1997. Der har ikke efterfølgende været kontakt med ansøgeren omkring boligsikringen eller beregningen heraf.

Klagerens klagepunkter: Klageren anfører, at han d. 16/3-97 tilskrev socialcentret om at han forventede en indkomst i 1997 på i alt kr. 136.500. Han vedlægger kopi af det nævnte brev. På baggrund heraf finder han ikke at han skal tilbagebetale boligsikringen, idet han har givet korrekte oplysninger til socialcentret.

Remonstration: Socialcentret har ved gennemgang af sagen ikke fundet et brev, der svarer til det af klienten anførte, ligesom det ikke af sagsnotater eller lignende fremgår, at der skulle have været kontakt med ansøgeren omkring indkomstforhold i 1997. Boligsikringen for 1997 må derfor baseres på det nævnte efterreguleringsgrundlag på kr. 137.000.

Afgørelse efter remonstration: Kravet om tilbagebetaling af boligsikringen for hele året 1997, 12 måneder a 280 kr. = i alt kr. 3360, fastholdes.”

Ved brev af 5. januar 1999 til det sociale nævn påpegede A bl.a. at Socialcenter Bispebjerg to gange tidligere – i 1993 og 1994 – havde rettet tilbagebetalingskrav imod ham, men at kravet efterfølgende var blevet trukket tilbage. A skrev bl.a. følgende herom

”Den herværende henvendelse er således for at gøre opmærksom på, at der ikke er tale om et enkeltstående tilfælde af en sådan sag, men at Socialcenter Bispebjerg i to tidligere tilfælde indirekte har påtaget sig skylden for fejl, som har medført tilbagebetalingskravet overfor mig, derved at socialcenteret har trukket kravene tilbage, efter jeg har henledt opmærksomheden på de af mig tidligere fremsendte breve. Umiddelbart er det svært at se forskellen på denne sag og de to foregående, idet jeg også i løbet af 1997 har meddelt en ændring af min forventede indkomst til socialcentret. Af samme grund stiller jeg mig også undrende overfor socialcentrets afvisning af min klage i denne sag, og må fastholde min anke over tilbagebetalingskravet.”

Det sociale nævn tiltrådte den 9. marts 1999 Socialcenter Bispebjergs afgørelse af 7. september 1998. Det sociale nævn skrev bl.a. følgende

”Nævnet har ved afgørelsen lagt vægt på, at Deres endelig opgjorte husstandsindkomst for 1997 overstiger det anvendte beregningsgrundlag med 69.182 kr., og dermed med mindst 10.000 kr. samt at det på det foreliggende grundlag ikke findes godtgjort, at De har givet boligstøtteadministrationen meddelelse om denne indkomststigning.

De er gennem de modtagne bevillingsskrivelser blevet gjort opmærksom på, at De i alle tilfælde af indtægtsændringer har en oplysningsforpligtelse overfor boligstøtteadministrationen.

Nævnet er således enig i Socialcenter Bispebjergs afgørelse.”

Ved brev af 16. marts 1999 kommenterede A nævnets afgørelse.

Det sociale nævn svarede herpå i brev af 29. marts 1999 og skrev bl.a. følgende

”De henviser i denne forbindelse til, at der er tale om en fejl i sagsbehandlingen, idet det af Dem nævnte brev ikke er fremsendt den 16. marts 1998 – men den 16. marts 1997 samt at denne fejl bør medfører, at Deres klage behandles på ny.

De henviser ligeledes til, at Nævnet ikke har taget hensyn til, at De i 1993 og 1994 har haft sager af lignende art og karakter hos Socialcenter Bispebjerg.

Nævnet finder ikke anledning til at genoptage behandlingen af Deres sag, idet der i nævnte notat alene er tale om en trykfejl/skrivefejl, hvorefter der retteligen skulle have stået ’Pågældende oplyser i sin klage, at han i brev af 16. marts 1997 meddeler boligstøtteadministrationen ’.

Nævnet har i forbindelse med afgørelsen af den 9. marts 1999 – uanset Deres henvisning til tidligere sager i Socialcenter Bispebjerg – ikke fundet det godtgjort, at De har rettet henvendelse til socialcentret i forbindelse med ændrede indkomstforhold. Nævnet har i denne forbindelse lagt vægt på, at det påhviler boligstøttemodtageren at godtgøre, at kommunen har modtaget de fornødne oplysninger til at ændre den løbende boligstøtte – og dette findes i nærværende sag ikke godtgjort. Der henvises til pkt. 14.2. i Vejledning om individuel boligstøtte – kopi vedlagt.”

Ved brev af 3. maj 1999 klagede A til mig over Socialcenter Bispebjergs afgørelse af 7. september 1998 og det sociale nævns afgørelser af 9. og 29. marts 1999 (mit j.nr. 1999-1398-083).

Den 12. november 1999 videresendte jeg A’s klage til det sociale nævn som en anmodning fra A om at nævnet uddybede begrundelsen for at nævnet lagde mere vægt på Socialcenter Bispebjergs oplysninger om at socialcentret ikke havde modtaget A’s brev af 16. marts 1997, end på A’s oplysninger om at A i brevet havde oplyst socialcentret om indkomstændringen for 1997.

I anledning af mit brev af 12. november 1999 anmodede det sociale nævn den 24. november 1999 Socialcenter Bispebjerg om bemærkninger.

Den 17. december 1999 redegjorde Socialcenter Bispebjerg for sagen. Socialcentret skrev bl.a. følgende

”Som klienten anfører i sit brev, har Socialcentret tidligere fraveget krav om tilbagebetaling i forbindelse med de årlige efterreguleringer. Dette er sket ved efterregulering for årene 1993 og 1994. Ved ansøgning til lejemålet ( ) fra 11/7-93 anslår klienten den årlige indkomst til 100.000. Klienten anfører endvidere, at indkomstoplysningen er forbundet med usikkerhed. Ved iværksættelse af boligsikring anvendes denne indkomst fra 11/7-93, men indkomsten korrigeres ikke fra 1/1-93. Endvidere burde Socialcentret ved årsskiftet 93/94 have forhørt sig nærmere hos klienten med hensyn til den aktuelle indkomst. Det er derfor valgt at fravige kravene i årene 1993 og 1994.

Kravet vedr. efterregulering for 1997 er fastholdt – jævnfør tidligere indstilling til Nævnet – fordi nævnte brev af 16/3-97 ikke ses modtaget i centret. Hvad angår sagsområder som f.eks. boligsikring findes der ikke et decideret journaliseringssystem for indgået post. Efter modtagelse af posten i Sekretariatet hvor der anføres datostempel, fordeles posten hver dag til gruppen hvor man selv sørger for viderefordeling til respektive sagsbehandlere (på anførte tidspunkt fast personnummerinddeling). I brevet af 16/3-97 anføres dels emnet (ændring af forventet indkomst) samt sagsområde (boligsikring). Brevet burde derfor være fordelt korrekt til gruppen.”

Den 23. februar 2000 meddelte det sociale nævn A en uddybende begrundelse for det sociale nævns afgørelser af 9. og 29. marts 1999. Det sociale nævn henviste i den forbindelse til Socialcenter Bispebjergs redegørelse og skrev desuden bl.a. følgende

”På baggrund af ovennævnte redegørelse fra Lokalcenter Bispebjerg finder Det Sociale Nævn ikke anledning til, at genoptage behandling af Deres sag, idet der er en overvejende formodning for, at indkomne breve til lokalcentret på omhandlede tidspunkt blev forsynet med datostempel for derefter, at blive viderefordelt til respektive sagsbehandlere. Nævnet finder det således ikke godtgjort, at De i marts 1997 har rettet henvendelse til lokalcentret vedrørende ændrede indkomstforhold.

Nævnet henviser i den forbindelse til pkt. 14.2 i Vejledning om individuel boligstøtte, hvorefter [det] påhviler boligstøttemodtageren at godtgøre, at kommunen har modtaget de fornødne oplysninger til at ændre den løbende boligsikring.”

Ved brev af 28. februar 2000 rettede A på ny henvendelse til mig om sagen. A anførte i den forbindelse bl.a. at enhver tvivl efter hans opfattelse måtte komme ham til gode når han nu fremførte en ny klage på samme grundlag som i 1993 og 1994 hvor Socialcenter Bispebjerg begik fejl som var så alvorlige at socialcentret havde været nødt til at frafalde tilbagebetalingskrav mod ham, og når socialcentrets eneste argument for at afvise klagen var at man ikke kunne finde hans brev.

Den 13. april 2000 anmodede jeg det sociale nævn om en udtalelse i sagen. Jeg bad om at nævnet forinden indhentede en udtalelse fra Socialcenter Bispebjerg. Jeg skrev bl.a. følgende i brevet til nævnet

” Af det sociale nævns brev af 23. februar 2000 til (A) fremgår at lokalcentret i et brev af den 17. december 1999 har oplyst følgende til nævnet

’

Hvad angår sagsområder som fx boligsikring findes der ikke et decideret journaliseringssystem for indgået post. Efter modtagelse af posten i sekretariatet hvor der anføres datostempel, fordeles posten hver dag til gruppen hvor man selv sørger for viderefordeling til respektive sagsbehandler (på anførte tidspunkt fast personnummerinddeling). I brevet af den 16. marts 1997 anføres dels emnet (ændring af forventet indkomst) samt sagsområde (boligsikring). Brevet burde derfor være fordelt korrekt til gruppen.

’

De to sidste sætninger i citatet kan forstås således at brevet af 16. marts 1997 rent faktisk er modtaget i socialcentrets sekretariat og anført med emne og sagsområde, hvorfor det ’burde’ være korrekt fordelt til gruppen.

Jeg beder om at det af udtalelserne fremgår om det er en korrekt forståelse af citatet. I givet fald beder jeg om at få oplyst hvilken betydning det har at brevet er modtaget i sekretariatet, men (tilsyneladende) ikke kan findes i gruppen.

Hvis citatet derimod skal forstås sådan at heller ikke sekretariatet kan oplyse om socialcentret har modtaget et brev fra (A) af den 16. marts 1997 – og beskrivelsen af sagsgangen i sekretariatet således er en generel beskrivelse af proceduren når sekretariatet modtager breve – beder jeg om at det fremgår af udtalelserne om der ud over den i nævnets notat omtalte gennemgang af sagen i socialcentret har været iværksat konkrete tiltag for at finde det brev af 16. marts 1997 som (A) angiver at have sendt til socialcentret.

Jeg beder endvidere om at det af udtalelserne fremgår hvilken betydning myndighederne har tillagt de generelle forhold omkring socialcentrets administration kombineret med oplysningen om at der ikke findes et egentligt journaliseringssystem for sagsområdet. Jeg bemærker i den forbindelse at myndighederne i deres afgørelser henviser til at det påhviler boligstøttemodtageren at godtgøre at kommunen har modtaget de fornødne oplysninger til at ændre den løbende boligstøtte.

Under henvisning til socialcentrets oplysninger om at der ikke er et egentligt journaliseringssystem for indgået post på boligsikringsområdet, skal jeg endelig bede om at det af udtalelserne fremgår hvordan myndighederne mener at borgerne generelt set kan løfte dokumentationsbyrden under disse forhold, og hvordan systemet kan sikre at socialcentret kan sikre at man efterlever By- og Boligministeriets vejledning om boligstøtte, pkt. 14.2, om at kommunen bør kvittere for modtagelsen af oplysninger om ændrede forhold i løbet af boligstøtteåret.”

Socialcenter Bispebjerg afgav udtalelse i sagen den 29. maj 2000. Socialcentret skrev bl.a. følgende

”Vedrørende de i Folketingets Ombudsmands skrivelse af den 14. april 2000 rejste spørgsmål skal bemærkes

I skrivelse af den 17. december 1999 med bilag har en sagsbehandler ved Lokalcentret Bispebjerg beskrevet den administrative forretningsgang i forhold til indkommet post på lokalcentret. Denne beskrivelse giver ikke en præcis beskrivelse af, hvordan post modtages, journaliseres m.m. efter modtagelsen i lokalcentret.

Den post, der dagligt modtages på lokalcentret, bliver uanset modtageformen umiddelbart åbnet, datostemplet og fordelt til de respektive sagsbehandlende afsnit i lokalcentret.

Modtaget post bliver herefter i numerisk rækkefølge under et ekspeditionsnummer registreret i den pågældende sag på et journalark, der er henlagt på sagen.

Tilsvarende registrering på journalarket sker ved personlige henvendelser eller andre for sagsekspeditionen relevante sagspåtegninger. I enkeltstående tilfælde er det dog direkte påtegnet modtagne skrivelser hvilken ekspedition, der er sket inden henlæggelse på den pågældende sag.

I forhold til sagsbehandlingen af henvendelser fra (A) er denne forretningsgang da også fulgt i forhold til lokalcentrets 2 sager vedrørende boligsikringsydelser til (A).

Brevene fra (A) modtaget den 13.11.1991, 10.06.1992, 02.08.1993, 26.08.1993, 18.07.1994, 07.02.1995, 29.02.96, 30.03.1999 og 05.10.1999 er således alle registrerede på journalarket. Brevene af henholdsvis den 29.07.96 om ændring af bankkonto og den 12.09.1999 om klage over lokalcentrets afgørelse er påtegnet om den skete sagsekspedition.

I forhold til de breve, der faktisk ses modtaget her, mangler efter det af (A) angivne gennem sagsforløbet 2 breve sendt fra ham til lokalcentret. Disse breve skulle henholdsvis være et brev dateret den 30.09.1994 og et brev dateret den 16. marts 1997.

De manglende breve fra (A) skulle begge vedrøre ændrede indkomstforhold. Modtagelse af brevene ville i begge tilfælde have medført en anden beregning af den boligsikring, (A) var berettiget til for det pågældende år.

For så vidt angår det af (A) angivne brev af den 30. 09.1994 findes nu 2 eksemplarer i lokalcentrets sager. Disse to kopier er ikke skrevet med ens typer uanset ens indhold. Den ene kopi er sendt til lokalcentret den 27.02.1996 som støtte for klagen over efterregulering. Den anden kopi er sendt til Folketingets Ombudsmand den 03.05.1999 som BILAG 5.

For så vidt angår brevet af den 16. marts 1997 er lokalcentret alene bekendt med den kopi (A) har sendt i forbindelse med den nuværende klagesag.

Det er fortsat på denne baggrund lokalcentrets opfattelse, at der ikke på lokalcentret er modtaget henvendelser fra (A) hverken i skriftligt form ved et brev af den 30. marts 1997 eller i mundtlig form vedrørende de ændrede indkomstforhold.

(A) angiver, at lokalcentret tidligere skulle have erkendt betydelige fejl i forbindelse med en tidligere klage fra (A) over tidligere års boligsikring.

Dette er ikke i overensstemmelse med lokalcentrets opfattelse.

De endelige afgørelser vedrørende tidligere års boligstøtte til (A) er truffet ud fra konkrete vurderinger af de foreliggende forhold. Afgørelserne er herunder ikke truffet med baggrund i, at det nævnte brev af den 30. september 1994 fra (A) skulle være bortkommet eller lignende på lokalcentret.

(A) anfører til støtte for klagesagen, at der i foråret 1999 blev omtalt administrative problemer på lokalcentret. Det er korrekt, at pressen i foråret 1999 påstod, at der blandt andet ikke skete åbning af indkommet post. Beskrivelserne og de faktiske forhold har imidlertid ikke relation til indholdet af denne klagesag.

Lokalcentrets administration, der var omtalt i pressen i foråret 1999, og hvortil klageren henviser, er efter lokalcentrets opfattelse uden betydning fra afgørelsen i denne klagesag, hvor (A) anfører at have sendt et brev om ændrede indkomstforhold den 16. marts 1997, der ikke ses modtaget her.

Som det fremgår af ovenstående journaliseres indkommet post i den enkelte konkrete sag. Der foretages i øvrigt en sagsekspedition, hvor boligstøttemodtagere f.eks. underrettes om bevillingsgrundlag og eventuelle ændringer heri. Reglerne i By- og Boligministeriets vejledning om boligstøtte overholdes i den løbende ekspedition af boligstøttesager.

Såfremt klagere anfører at have afgivet oplysninger, der ikke ses modtaget bliver dette særligt bedømt. Der bliver i den forbindelse taget hensyn til enhver oplysning, der med rimelighed kan støtte klagerens angivelse”.

Det sociale nævn afgav udtalelse i sagen den 31. august 2000. Nævnet skrev bl.a. følgende

”Der findes hverken i offentlighedsloven, forvaltningsloven eller anden lovgivning en ’pligt’ til journalisering af ind- og udgående post. Derimod er det i tidligere ombudsmandsberetning fra 1994 anført, at ’offentlige myndigheder bør foretage journalisering af modtaget post umiddelbart efter modtagelsen (samme dag eller dagen efter) efter principperne om god forvaltningsskik.’ Ombudsmanden tog til efterretning, at der som resultat heraf blev udarbejdet et internt cirkulære i det omhandlende ministerium om journalisering af indkommen post.

I 1992 blev der vedtaget ’lov om offentlige arkiver.’ Denne er senest ændret 17.07.2000. Ifølge denne skal myndigheden drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde og i den forbindelse skal udarbejde journalplaner, der varetager arkivmæssige hensyn. En hjemmel til at fastsætte regler om journalisering af indkommen post er ikke udnyttet.

I ombudsmandsberetning fra 1993 anføres, at myndighederne efter reglerne om god forvaltningsskik bør foretage en systematisk journalisering af ind- og udgående post, bl.a. under hensyn til forvaltningslovens regler om aktindsigt.

Nævnet finder på baggrund heraf, at den af socialcentret oplyste fremgangsmåde med hensyn til journalisering ikke med sikkerhed opfylder de tilkendegivelser om umiddelbar journalisering af indkommen post, som er anført i tidligere ombudsmandsberetninger, men finder på baggrund af Socialcenter Bispebjergs redegørelse af 29. maj 2000 vedrørende arbejdsgange og journalisering af indgående post i centret ikke grundlag for at antage, at der er indgået breve fra (A) af henholdsvis 30. september 1994 og 16. marts 1997 til socialcentret.

Nævnet bemærker i den forbindelse, at boligstøttemodtagerens bevisbyrde med hensyn til at godtgøre, at kommunen har modtaget de fornødne oplysninger til at ændre den løbende boligsikring kan løftes ved at afsenderen benytter postvæsenets muligheder for at registrere dette eller eventuelt sikrer sig ved fremmøde eller telefonisk henvendelse, at myndigheden har modtaget oplysningerne.

Endvidere finder nævnet, at boligstøttemodtageren bør være opmærksom på, om han modtager ny bevillingsskrivelse efter meddelelse om ændring, idet kommunens ændring af boligstøtteberegningen meddeles ved en sådan.”

Den 4. september 2000 anmodede jeg A om eventuelle bemærkninger til Socialcenter Bispebjergs og det sociale nævns udtalelser af henholdsvis 29. maj 2000 og 31. august 2000.

I brev af 4. september 2000 påpegede A bl.a. at Socialcenter Bispebjerg to gange tidligere – i 1993 og 1994 – havde frafaldet krav om tilbagebetaling i tilfælde hvor et brev fra ham til socialcentret var bortkommet i socialcentret, og at dette havde skabt en forventning hos ham om at brevet kunne være modtaget i socialcentret uden at han modtog en ny bevillingsskrivelse.

I brev af 6. september 2000 tilføjede A at det var hans opfattelse at de problemer i Socialcenter Bispebjerg – som pressen havde omtalt – havde betydning også i hans sag. A pegede i den forbindelse bl.a. på at problemerne i socialcentret måtte være opstået længe før presseomtalen i foråret 1999, og at A’s klagesag i øvrigt først opstod i september 1998. Endelig kommenterede A Socialcenter Bispebjergs bemærkninger om at brevet af 30. september 1994 fandtes i to udgaver. Jeg har forstået A’s kommentarer hertil sådan at den udgave af brevet der var vedlagt A’s klage til mig, reelt var en afskrift af det oprindelige brev, og at det ikke fra A’s side var hensigten at bilaget skulle fremstå som en kopi af det oprindelige brev.

Jeg anmodede den 8. september 2000 om Socialcenter Bispebjergs og det sociale nævns eventuelle bemærkninger til A’s breve.

Det sociale nævn skrev den 21. september 2000 bl.a. følgende

”I vejledningen til boligstøtteloven er det præciseret, at borgeren har bevisbyrden for, at de nødvendige oplysninger er kommet frem til forvaltningen.

Borgerens mulighed for at ’bevise’, at et brev med f.eks. ændrede indtægtsoplysninger er [afsendt], er den samme som ved fremsendelse af andre skrivelser. Såfremt borgeren grundet konsekvensen af manglende fremsendelse af oplysningerne har en særlig interesse i at sikre sig, at myndigheden har modtaget det fremsendte, synes det ikke urimeligt, at borgeren efter fremsendelsen retter en eventuelt telefonisk forespørgsel til forvaltningen herom, således at forvaltningen kan be- eller afkræfte modtagelsen af skrivelsen. Der forefindes også mulighed for anden ’kvittering’ hos posthuset uden at det kræver, at skrivelsen sendes anbefalet.

Nævnet har ikke yderligere bemærkninger, og skal for så vidt angår sagsgangen i socialcentret henvise til socialcentrets redegørelse og skrivelse herfra af 31. august 2000.”

Ombudsmandens udtalelse

”Som det fremgår, har De under sagen gjort gældende at De ved brev af 16. marts 1997 orienterede Socialcenter Bispebjerg om en forventet indkomststigning, og at kravet om tilbagebetaling af boligstøtte – der udsprang af indkomststigningen – derfor var uberettiget.

Jeg må forstå Socialcenter Bispebjerg, herunder socialcentrets breve af 17. december 1999 og 29. maj 2000 til det sociale nævn, således at Socialcenter Bispebjerg ikke mener at have modtaget post fra Dem af 16. marts 1997.

Spørgsmålet om hvorvidt De ved brev af 16. marts 1997 orienterede Socialcenter Bispebjerg om en ændring i Deres indkomst, må på den baggrund efter min opfattelse anses som et bevisspørgsmål.

Ombudsmanden er ikke egnet til at afklare et sådan bevisspørgsmål fordi ombudsmanden i almindelighed ikke har mulighed for at afhøre vidner i sagen, men behandler klager på et skriftligt grundlag. En endelig konstatering af om det kan lægges til grund at De ved brev af 16. marts 1997 orienterede Socialcenter Bispebjerg om indkomstændringen, må derfor efter min opfattelse ske ved domstolene.

Jeg er derfor afskåret fra at gå ind i en nærmere vurdering af om betingelserne for at kræve tilbagebetaling af boligstøtten var opfyldt i Deres sag.

Sagen har imidlertid givet mig anledning til en nærmere undersøgelse af Socialcenter Bispebjergs journaliseringspraksis som den kommer til udtryk i Deres sag. Jeg har i den forbindelse koncentreret mig om journaliseringspraksis for så vidt angår indkommen post til socialcentret. Herudover har jeg fundet anledning til at se nærmere på oplysningsgrundlaget for det sociale nævns afgørelser i sagen.

Jeg har ved min gennemgang af sagen koncentreret mig om disse to emner.

Efter § 16, stk. 1, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand afgør ombudsmanden selv om en klage giver tilstrækkelig grundlag for undersøgelse.

1. Socialcenter Bispebjergs journaliseringspraksis for så vidt angår indkommen post

Ifølge § 9, stk. 1, i arkivloven, skal myndighederne drage omsorg for at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

På det tidspunkt hvor der blev truffet afgørelse i Deres sag, fremgik arkivlovens regler af lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. Arkivloven er efterfølgende ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997, lov nr. 429 af 31. maj 2000 og lov nr. 445 af 31. maj 2000, og de ajourførte regler findes i dag i bekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000 af lov om offentlige arkiver m.v. De ændringer af arkivloven der har fundet sted, har imidlertid ikke betydning for behandlingen af Deres sag.

Der er ikke fastsat regler hvorefter de kommunale myndigheder i almindelighed har pligt til at journalisere indkommen post.

Folketingets Ombudsmand har imidlertid tidligere haft lejlighed til at tage stilling til spørgsmål om myndighedernes pligt til journalisering.

I en sag der er gengivet i Folketingets Ombudsmands beretning for 1974, s. 193f*, udtalte den daværende ombudsmand bl.a. følgende

’Efter min mening tilsiger god forvaltningsskik, at indkommet post så vidt muligt journaliseres umiddelbart efter modtagelsen (samme dag eller dagen efter), og således inden de pågældende dokumenter går til sagsekspedition. Herfor taler for det første de almindelige formål med foretagelse af journalisering, jfr. herved administrationsrådets rapport (1968) om journalisering, s. 4, herunder tilvejebringelse af en sikker kontrol med sagsbehandlingen.’

I den sag der er gengivet i Folketingets Ombudsmands beretning for 1993, s. 294f* – den sag som det sociale nævn omtaler i udtalelsen af 31. august 2000 – henviste jeg til den daværende ombudsmands udtalelse fra 1974 og tilføjede derefter bl.a. følgende

’Som det fremgår af den daværende ombudsmands ovenfor gengivne udtalelse, må det antages, at god forvaltningspraksis tilsiger, at myndighederne tilrettelægger journaliseringsarbejdet således, at indkommen post så vidt muligt journaliseres umiddelbart efter modtagelsen. Udtalelsen forudsætter, at posten i den aktuelle sag skulle journaliseres, men tager næppe stilling til spørgsmålet om hvorvidt der i almindelighed er pligt til journalisering.’

I den omtalte sag fra 1993 udtalte jeg herefter at det var min opfattelse at god forvaltningsskik tilsiger at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommen og (udgående) post, og at dette i særlig grad må gælde hvor undladelsen vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt.

Efter reglerne på boligstøtteområdet skal boligstøttemodtageren ikke tilbagebetale for meget udbetalt boligstøtte hvis boligstøttemodtageren godtgør at vedkommende i løbet af året har givet meddelelse til myndighederne om de ændrede forhold der medførte at retten til boligstøtte bortfaldt eller blev nedsat. Reglen herom fandtes da der blev truffet afgørelse i Deres sag i § 47, stk. 3, i boligstøtteloven (lovbekendtgørelse nr. 96 af 22. februar 1996 om individuel boligstøtte). Den gældende regel herom findes i dag i § 47, stk. 4, i boligstøtteloven (lovbekendtgørelse nr. 62 af 31. januar 2001).

Boligstøttemodtagerens pligt til at oplyse om ændrede forhold er af afgørende betydning såvel i relation til muligheden for omberegning af boligstøtten i løbet af året som i relation til muligheden for periodeopdeling af efterfølgende regulering af boligstøtten.

Boligstøttemodtageren vil således i forbindelse med en eventuel efterregulering af boligstøtten have en væsentlig interesse i at kunne godtgøre at myndighederne i løbet af støtteåret skriftligt er blevet orienteret om ændrede forhold af betydning for retten til boligstøtte. Det er min opfattelse at hensynet til borgerens mulighed for at varetage denne interesse – som det i sagen fra 1993 nævnte hensyn til borgerens adgang til aktindsigt – tilsiger at myndighederne foretager en systematisk journalisering af (bl.a.) indkommen post, herunder sikrer at journaliseringen sker i umiddelbar tidsmæssig sammenhæng med myndighedernes modtagelse af posten. Jeg bemærker i den forbindelse at en tidsmæssig sammenhæng mellem modtagelsen af posten og registreringen heraf efter min opfattelse generelt må antages at kunne medvirke til at mindske risikoen for at indkommen post forlægges eller bortkommer hos myndigheden.

Som det fremgår ovenfor, har Socialcenter Bispebjerg i udtalelsen af 17. december 1999 til det sociale nævn beskrevet socialcentrets procedure i forbindelse med modtagelsen af indkommen post.

Socialcenter Bispebjerg har desuden i sin udtalelse af 29. maj 2000 præciseret at posten ved modtagelsen i socialcentret umiddelbart bliver åbnet, datostemplet og fordelt til de relevante afsnit i socialcentret hvorefter posten i numerisk rækkefølge under et ekspeditionsnummer bliver registreret på den relevante sags journalark eller eventuelt påtegnet med den ekspedition der er foretaget.

Det sociale nævn har i udtalelse af 31. august 2000 oplyst at Socialcenter Bispebjergs fremgangsmåde med hensyn til journalisering efter nævnets opfattelse ’ikke med sikkerhed opfylder de tilkendegivelser om umiddelbar journalisering af indkommen post, som er anført i tidligere ombudsmandsberetninger ’.

I forbindelse med min gennemgang af akterne i Deres sag har jeg – bl.a. på baggrund af Socialcenter Bispebjergs udtalelse af 29. maj 2000 – foretaget en undersøgelse af om de enkelte breve fra Dem til Socialcenter Bispebjerg er påstemplet datoen for modtagelsen i socialcentret og noteret på sagens oplysningsark under et ekspeditionsnummer. Jeg bemærker i den forbindelse at jeg går ud fra at sagens ’oplysningsark’ er identisk med det i udtalelsen af 29. maj 2000 omtalte ’journalark’.

Jeg har desuden foretaget en sammenligning af den dato der er påstemplet de enkelte breve fra Dem til Socialcenter Bispebjerg, med den dato der er anført i forbindelse med noteringen af det pågældende brev på oplysningsarket.

Efter denne gennemgang har jeg kunne konstatere at Deres breve til Socialcenter Bispebjerg i tre tilfælde (bortset fra brevene af 30. september 1994 og 16. marts 1997) ikke er noteret på oplysningsarket. Det drejer sig om Deres breve modtaget i socialcentret den 29. juli 1996, 12. september 1996 og 29. september 1998. For så vidt angår brevene modtaget den 29. juli 1996 og 12. september 1996, er sagsbehandlingen med relation til brevet påtegnet selve brevet, mens brevet modtaget den 29. september 1998 hverken har en sådan påtegning eller er noteret på oplysningsarket. Jeg har desuden konstateret at det for så vidt angår Deres brev af 27. februar 1996, ikke fremgår hvornår brevet – og det efterfølgende sagsbehandlingstrin – er noteret på oplysningsarket.

Herudover har jeg konstateret at der i en række tilfælde forløber adskillige dage – og i nogle tilfælde flere uger – mellem Socialcenter Bispebjergs modtagelse af Deres breve og noteringen af brevene på sagens oplysningsark. Det enkelte brev ses således generelt først omtalt på oplysningsarket på det tidspunkt hvor der er foretaget sagsbehandling med relation til brevet.

Jeg finder det beklageligt at de tre ovenfor nævnte breve fra Dem til Socialcenter Bispebjerg ikke er noteret på sagens oplysningsark, og jeg bemærker i den forbindelse – for så vidt angår de to førstnævnte breve – at en notering af et sagsbehandlingsskridt på selve det indkomne brev selvsagt ikke bidrager til at sikre borgernes efterfølgende mulighed for at bevise modtagelsen af brevet i de tilfælde hvor brevet måtte blive forlagt eller bortkomme.

Jeg er desuden enig med det sociale nævn i at Socialcenter Bispebjergs journalisering ikke fuldt ud kan siges at varetage det ovenfor omtalte behov for umiddelbar journalisering med henblik på at sikre borgernes efterfølgende mulighed for at bevise at myndighederne har modtaget post. Jeg finder ligeledes dette forhold beklageligt.

Samlet finder jeg det kritisabelt at Socialcenter Bispebjerg – særligt i en sagstype som denne hvor bevisbyrden for myndighedernes modtagelse af borgernes meddelelser til myndighederne som udgangspunkt påhviler borgerne – ikke konsekvent har foretaget journalisering af den indkomne post, herunder en umiddelbar notering af samtlige breve på sagens oplysningsark.

Jeg har orienteret Socialcenter Bispebjerg om min opfattelse af socialcentrets journaliseringspraksis.

Ved min gennemgang af Deres sag har jeg i øvrigt noteret mig at det efter min opfattelse ikke klart fremgår af sagen hvad der var baggrunden for at Socialcenter Bispebjerg i 1996 opgav kravet om tilbagebetaling af boligstøtte for 1994. Jeg bemærker i den forbindelse at jeg må forstå Socialcenter Bispebjergs udtalelse af 17. december 1999 til det sociale nævn sådan at kravet om tilbagebetaling af boligstøtte for 1994 blev opgivet fordi socialcentret ikke ved årsskiftet 1993-94 havde forhørt sig hos Dem om Deres aktuelle indkomst, ligesom jeg må forstå Socialcenter Bispebjergs udtalelse af 29. maj 2000 til det sociale nævn sådan at socialcentret aldrig havde modtaget Deres brev af 30. september 1994 (og derfor heller ikke kunne have forlagt brevet). Samlet må jeg forstå Socialcenter Bispebjergs udtalelser til det sociale nævn sådan at eftergivelsen af kravet vedrørende 1994 skyldtes andre forhold end at et brev fra Dem om ændrede indkomstforhold af 30. september 1994 var bortkommet i socialcentret.

Denne forklaring på eftergivelsen af kravet vedrørende boligstøtte for 1994 stemmer efter min opfattelse dårligt overens med indholdet af Socialcenter Bispebjergs brev til Dem af 10. april 1996 hvorefter tilbagebetalingskravet blev frafaldet da ’De 30/9-94 har meddelt ændret indkomst’.

Jeg finder det uheldigt at der efter min opfattelse ikke er overensstemmelser mellem indholdet af Socialcenter Bispebjergs brev til Dem af 10. april 1996 og indholdet af de udtalelser vedrørende samme spørgsmål som Socialcenter Bispebjerg afgav i forbindelse med min behandling af Deres klager hertil. Jeg bemærker i den forbindelse at forløbet omkring eftergivelsen af kravet vedrørende boligstøtte for 1994 efter min opfattelse kan have haft betydning for de forventninger De måtte have til at modtage respons fra myndighederne på meddelelser om ændrede indkomstforhold. Jeg henviser i den forbindelse til det jeg har anført herom under punkt 2.

Jeg har orienteret Socialcenter Bispebjerg om min opfattelse af det nævnte forhold.

2. Oplysningsgrundlaget for det sociale nævns afgørelse i Deres sag

Det fremgår af sagen at det sociale nævn ved afgørelserne af 9. og 29. marts 1999 har lagt vægt på at De efter nævnets opfattelse ikke har godtgjort at De ved brev af 16. marts 1997 har givet Socialcenter Bispebjerg meddelelse om indkomstændring.

I udtalelsen af 31. august 2000 anfører det sociale nævn (bl.a.) at en boligstøttemodtager bør være opmærksom på om vedkommende – efter meddelelse til myndighederne om ændret indkomst eller lignende – modtager en ny bevillingsskrivelse. Jeg må forstå dette sådan at det sociale nævn er af den opfattelse at en boligstøttemodtager der har givet meddelelse om ændrede forhold, og som ikke efterfølgende modtager en ny bevillingsskrivelse, selv bør tage initiativ til at sikre sig at myndighederne faktisk har modtaget meddelelsen om de ændrede forhold.

Herudover anfører det sociale nævn i brevene hertil af 31. august 2000 og 21. september 2000 at en boligstøttemodtager der ønsker at sikre sig bevis for fremsendelse af et brev til myndighederne, kan benytte postvæsenets muligheder herfor eller sikre sig modtagelsen ved telefonisk eller personlig henvendelse.

Jeg bemærker i den forbindelse at det efter reglerne på boligstøtteområdet ikke er alle ændrede forhold der medfører en ændret ret til boligstøtte. Det er derfor min opfattelse at en støttemodtager der efter at have givet meddelelse om ændrede forhold til myndighederne ikke modtager en ny bevillingsskrivelse, ikke nødvendigvis deraf kan udlede at meddelelsen ikke er nået frem til myndighederne. Jeg henviser i den forbindelse også til at beregningen af boligstøtte beror på ganske indviklede regler hvorfor det ikke kan forlanges at boligstøttemodtageren skal kunne gennemskue om en given ændring af vedkommendes forhold bevirker ændring i retten til støtte.

For så vidt angår omstændighederne i Deres konkrete sag, finder jeg desuden grundlag for – som De selv har gjort i brevet til mig af 4. september 2000 – at pege på at forløbet omkring Deres tidligere klage over tilbagebetaling af boligstøtte for 1994, herunder særligt Socialcenter Bispebjergs brev af 10. april 1996, efter min opfattelse kan have haft betydning for den forventning De måtte have haft om at en meddelelse fra Dem om ændrede forhold ville blive fulgt op af en ny bevillingsskrivelse fra myndighederne (eller af en kvitteringsskrivelse i øvrigt). Jeg bemærker i den forbindelse at jeg forstår Socialcenter Bispebjergs brev af 10. april 1996 sådan at socialcentret faktisk havde modtaget meddelelsen af 30. september 1994 fra Dem, og at dette blev taget i betragtning i forbindelse med efterreguleringen.

Efter at have gennemgået Deres sag må jeg lægge til grund at det sociale nævn ikke i forbindelse med afgørelserne tog Socialcenter Bispebjergs journaliseringspraksis i betragtning.

Som det fremgår ovenfor under punkt 1, er det min opfattelse at myndighedernes systematiske og umiddelbare journalisering af indkommen post er af væsentlig betydning for en borgers mulighed for at godtgøre at myndigheden har modtaget meddelelser fra borgeren til myndigheden om ændrede forhold.

Jeg er enig med det sociale nævn i at det efter omstændighederne må forventes at boligstøttemodtageren aktivt medvirker til at sikre sig at meddelelser om ændrede forhold er modtaget hos myndighederne, men jeg finder samtidig anledning til at præcisere at boligstøttemodtageren og myndighederne må antages at have en fælles interesse i at der ikke efterfølgende opstår tvivlstilfælde som i Deres sag hvorfor forventningen om boligstøttemodtagerens medvirken efter min opfattelse ikke bør have betydning for de krav man kan stille til myndighedernes journalisering. Jeg henviser i den forbindelse også til at det af punkt 14.2.2. i vejledning nr. 177 af 11. december 2000 om individuel boligstøtte fremgår at kommunen bør kvittere skriftligt for modtagelsen af oplysninger om ændrede forhold i løbet af boligstøtteåret.

På denne baggrund finder jeg det kritisabelt at det sociale nævn – som jeg forstår nævnets afgørelser af 9. marts og 29. marts 1999 – traf afgørelser i Deres sag uden først at have foretaget en nærmere oplysning og vurdering af sagens konkrete omstændigheder, herunder særligt tilvejebragt et kendskab til Socialcenter Bispebjergs journaliseringspraksis. Jeg henviser i den forbindelse særligt til de under punkt 1 omtalte forhold vedrørende Socialcenter Bispebjergs journaliseringspraksis – forhold som til dels også er omtalt i det sociale nævns udtalelse af 31. august 2000 til mig.

Jeg har gjort det sociale nævn bekendt med min opfattelse af de nævnte forhold, men foretager mig i øvrigt ikke videre i denne forbindelse.”

NOTER: (*) FOB 1974, s. 193, og FOB 1993, s. 294.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En boligstøttemodtager klagede over krav om tilbagebetaling af boligstøtte for 1997.

Boligstøttemodtageren gjorde gældende at han i marts 1997 skriftligt havde orienteret socialcenteret om den indkomststigning der senere førte til kravet om tilbagebetaling. Socialcentret gjorde heroverfor gældende at centret ikke havde modtaget brevet med boligstøttemodtagerens orientering.

Sagen gav bl.a. ombudsmanden anledning til en gennemgang af socialcentrets journaliseringspraksis for så vidt angik indkommen post.

Ombudsmanden udtalte herefter at hensynet til boligstøttemodtagerens interesse i at kunne godtgøre at myndighederne skriftligt var orienteret om ændrede forhold, må føre til at indkommen post indjournaliseres systematisk. Efter en gennemgang af den konkrete sag mente ombudsmanden det var kritisabelt at socialcentret ikke konsekvent havde foretaget journalisering af den indkomne post, herunder en umiddelbar notering af samtlige breve på sagens oplysningsark.

Boligstøttemodtageren havde under sagen gjort gældende at socialcentret tidligere havde forlagt indkommen post fra ham, og at socialcenteret i disse tilfælde havde eftergivet krav om tilbagebetaling. Ombudsmanden mente det var uheldigt at der ikke var overensstemmelse mellem indholdet af en tidligere afgørelse til boligstøttemodtageren og det der fremgik af socialcentrets udtalelser i forbindelse med sagen hos ombudsmanden.

Endelig mente ombudsmanden det var kritisabelt at det sociale nævn ikke foretog en nærmere oplysning og vurdering af sagens konkrete omstændigheder, herunder særligt havde skaffet sig kendskab til socialcentrets journaliseringspraksis, før nævnet traf afgørelse i sagen.

For så vidt angik selve spørgsmålet om hvorvidt boligstøttemodtageren havde orienteret socialcentret om indkomststigningen, var der tale om et bevisspørgsmål som ikke ville kunne afklares ved ombudsmandens behandling af sagen. (J.nr. 2000-0790-083).