Notat fra praktikvejleder til rektor for et pædagogseminarium

Notat fra praktikvejleder til rektor for et pædagogseminarium

En pædagogstuderende, A, påbegyndte den 1. februar 1999 en praktikperiode i en skolefritidsordning, institution X, som led i sin uddannelse på Z pædagogseminarium.

Den 11. maj 1999 blev der afholdt møde med deltagelse af A, seminariets praktikvejleder, B, samt en pædagog på institution X og institutionens leder. Emnet for mødet var en afbrydelse af praktikperioden for A i form af afskedigelse. På mødet drøftedes bl.a. en række konkrete episoder på institutionen som A havde været involveret i.

I brev af 27. maj 1999 til seminariet meddelte lederen af institution X at A var afskediget fra institutionen. I brevet var bl.a. anført følgende

”På baggrund af partshøring mellem (A), seminariets praktiklærer (B), praktikvejleder ( ) og undertegnede afskediger jeg hermed (A) pr. 31.5.1999.

Begrundelsen for afskedigelsen er, at (A) trods gentagne samtaler ikke overholder institutionens regler for omgang med børn.

Samtidig gør vi opmærksom på, at vi ved høringen ikke har godkendt praktikperioden og må derfor give bedømmelsen betænkelig.”

Seminariet indkaldte herefter til en praktikvurderingssamtale der afholdtes den 22. juni 1999. I samtalen deltog A, en praktikvejleder fra institution X og institutionens leder, en uddannelseschef fra seminariet, en repræsentant fra Pædagogstuderendes Landssammenslutning (PLS) samt seminariets praktikvejleder, B.

I brev af 25. juni 1999 til A meddelte seminariet at A’s praktikperiode i institution X ikke var godkendt. Seminariet anførte bl.a. følgende

”Efter afholdt praktikvurderingssamtale den 22. juni 1999 foreligger der nu en skriftlig konklusion, hvoraf det fremgår, at din praktikperiode i institution (X), i perioden 01.02.99. til afbrydelse i maj 1999 er blevet vurderet til ikke-godkendt.

(Konklusionen vedlægges sammen med de i studieordningen fastsatte mål for perioden).”

I konklusionen på praktikvurderingssamtalen er bl.a. anført følgende

”

Baggrunden for mødet var den, at institutionen havde afbrudt praktikken i utide.

I den forbindelse var der fra institutionen afgivet vurderingen ’betænkelig’. En skriftlig udtalelse i form af et referat i 2/3.mødet afholdt den 11.5. på institutionen forelå som begrundelse og var bekendt for samtlige deltagere. Med udgangspunkt i de studieordningsfastsatte uddannelsesmål for perioden, samt (A)’s egne mål fastlagt i samarbejde med institutionen og seminariets praktikvejleder, blev det vurderet, hvorvidt målene var nået og de ansvarlige parter nåede frem til vurderingen ’ikke godkendt’.

.”

Afgørelsen blev påklaget af PLS. Klagen blev indgivet til seminariet i medfør af § 34 i uddannelsesbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 930 af 8. december 1997 om uddannelse af pædagoger). PLS henviste til at seminariets afgørelse led af retlige mangler.

I en afgørelse af 31. august 1999 fastholdt seminariet den tidligere trufne beslutning af 25. juni 1999 om ikke at godkende A’s praktik i institution X.

PLS påklagede den 14. september 1999 afgørelsen til Undervisningsministeriet under henvisning til at afgørelsen led af retlige mangler.

Undervisningsministeriet anmodede i brev af 20. september 1999 seminariet om en udtalelse i anledning af PLS’s klage. Seminariets rektor udtalte i brev af 10. oktober 1999 bl.a. at referatet fra mødet den 11. maj 1999 efter seminariets vurdering indeholdt en række begrundede ”tilkendegivelser” og udtalelser om hvorvidt A kunne nå de for praktikken fastlagte mål for det uddannelsesmæssige udbytte af perioden. I udtalelsen anførtes videre bl.a. følgende

”Det skal endvidere bemærkes, at (B) i et internt notat til mig har forklaret, at hun efter 2/3-mødet har haft flere samtaler med (A).”

I en afgørelse af 2. november 1999 gav Undervisningsministeriet PLS medhold og annullerede A’s praktikperiode i institution X på grund af retlige mangler.

Den 1. august 1999 havde A påbegyndt et nyt praktikforløb i en skolefritidsordning, institution Y. A opsagde imidlertid i slutningen af oktober 1999 sin praktikantstilling og søgte om orlov fra seminariet.

Institution Y udarbejdede i november 1999 en vurdering af A’s praktikophold. Institutionen konkluderede at man ikke kunne godkende praktikken.

Seminariet indkaldte herefter til en praktikvurderingssamtale der afholdtes den 24. november 1999.

I mellemtiden havde PLS i brev af 12. november 1999 anmodet seminariet om aktindsigt. I brevet anførte PLS bl.a. følgende

”PLS har nu haft lejlighed til at gennemgå ministeriets afgørelse af 2. november 1999, samt de bilag seminariet har fremsendt til ministeriet.

PLS har klart tilkendegivet overfor ministeriet og seminariet, at vi finder, at der er dokumentation for, at (Z) Pædagog-Seminarium har spillet en aktiv rolle i forbindelse med afbrydelsen af (A)’s praktikforløb og de alvorlige anklager, der i den forbindelse blev rejst mod ham. Vi er endda blev oplyst om, at seminariet åbenbart efterfølgende fastholder anklagerne mod (A).

På baggrund af det samlede sagsforløb, vil PLS nu kontakte en advokat med henblik på en konkret undersøgelse vedrørende mulighederne for at rejse erstatningskrav overfor (Z) Pædagog-Seminarium.

Til brug for den videre sagsbehandling skal vi anmode om, at få tilsendt kopi af samtlige sagsakter/breve med videre, som relaterer sig til (A)’s uddannelsesforløb på (Z) Pædagog-Seminarium, herunder også kopi af de interne notater som du henviser til i brev af 10. oktober 1999 til Undervisningsministeriet.

”

Den 2. december 1999 meddelte seminariet A at praktikforløbet på institution Y ikke var godkendt. Seminariet anførte bl.a. følgende

”Referat af og konklusion på vurderingssamtalen med (A).

Samtalen fandt sted på (Z) Pædagog-Seminarium d. 24. november, 1999.

Til stede var: (A) og fra institution (Y) praktikvejleder ( ) og souschef ( ). Fra seminariet deltog praktikkoordinator ( ) og praktikvejleder ( ).

(A) anmodede om at en medstuderende deltog i samtalen, men iflg. Bekendtgørelsen § 15 stk. 4 er der ikke åbnet for den mulighed.

Formålet med samtalen var at få klarhed over, hvorvidt (A) kan siges at have opfyldt betingelserne for at få praktikken på institution (Y) godkendt. Samtalen centrerede sig derfor om at sandsynliggøre, at (A) har opfyldt sine mål, og derigennem levet op til de uddannelsesmæssige krav, der stilles til en 2. lønnet praktikant.

Den endelige vurdering forelå efter 2 timers møde, hvor (A) havde mulighed for at vise, at de pædagogiske overvejelser, han har gjort sig omkring sine mål og de valgte aktiviteter var tilstrækkelige i forhold til kravene. Det lykkedes ikke (A) at tydeliggøre, at de uddannelsesmæssige mål er nået.

Såvel praktikstedets to repræsentanter som seminariets praktikvejleder var enige om, at konklusionen på samtalen: ikke godkendt.”

Seminariets praktikbedømmelse blev påklaget af PLS i brev af 17. december 1999. Klagen blev indgivet til seminariet i medfør af uddannelsesbekendtgørelsens § 34. PLS anførte bl.a. følgende

”Med udgangspunkt i det forløb (A) var igennem i foråret, herunder de alvorlige anklager seminariet på det tidspunkt rejste mod vores medlem (A), føler vi med den sidste afgørelse, at (Z) Pædagog-Seminarium åbenbart forsøger at lægge hindringer i vejen for, at (A) kan gennemføre pædagoguddannelsen.

Med udgangspunkt i den redegørelse vi har modtaget fra (A), samt seminariets skrivelse af 2. december 1999, skal vi gøre opmærksom på, at det fremstår som om, at ’vurderingssamtalen’ blev gennemført som en egentlig eksamination, hvilket efter vores opfattelse er i strid med bekendtgørelsen § 15, stk. 4.

Vi kan endvidere konstatere, at seminariet afviste at lade en af (A)’s medstuderende overhøre samtalen. Han blev bortvist. PLS er blevet oplyst om, at denne problemstilling vil blive rejst særskilt ved henvendelse til Undervisningsministeriet.

Med henvisning til PLS’s brev af 12. november 1999, skal vi benytte lejligheden til fortsat at efterlyse kopier af diverse notater, referater, sagsakter med videre, der relaterer sig til (A)’s uddannelsesforløb/praktikforløb på seminariet. Vi ser frem til at modtage dette materiale senest den 30. december 1999.”

Seminariet anførte i sin afgørelse af 8. januar 2000 at praktikvurderingssamtalen var gennemført med alle de parter der er nævnt i uddannelsesbekendtgørelsens bestemmelser. Seminariet udtalte herefter bl.a.

”Det fremgår af referatet fra samtalen, at der ikke har været tale om en ’overhøring’. Samtalen har af gode grunde måttet tage udgangspunkt i dels den fremsendte vurdering fra praktikinstitutionen og dels de kommentarer, som (A) havde udarbejdet på baggrund af den tilsendte vurdering. Da praktikvurderingssamtalen er kommet i stand på baggrund af en afbrydelse af praktikken i utide, så har seminariet naturligvis måttet medvirke til en drøftelse af, hvorvidt målene for perioden har været nået og i hvilken udstrækning. (A) har deltaget i denne samtale og har fået lejlighed til at kommentere den vurdering af målene, som er fremlagt fra såvel praktikinstitutionen som seminariet.

PLS anfører tillige i brevet af 17. december, at seminariet skulle have bortvist en af (A)’s medstuderende fra deltagelse i mødet. Dette er næppe heller i overensstemmelse med de faktiske forhold.

I henhold til uddannelsesbekendtgørelsens § 15, stk. 4 er det fastsat, hvilke parter der har adgang til at deltage i en praktikvurderingssamtale. Der var indkaldt til en helt almindelig praktikvurderingssamtale. Seminariet finder ikke der er hjemmel til at lade medstuderende fra årgangen eller gode venner deltage/overvære en praktikvurderingssamtale. Dette er meddelt såvel (A) som den medstuderende.

Seminariet har i enkeltstående tilfælde – såfremt en studerende udtrykte et stor behov herfor og ønske herom – givet mulighed for at en repræsentant for den studerendes faglige organisation kunne deltage som observatør under samtalen.

Sluttelig efterlyser PLS i brevet af 17. december 1999 kopier af diverse notater, referater og sagsakter m.v., der har relation til (A)’s uddannelsesforløb.

På seminariets vegne kan jeg oplyse, at alle relevante breve, referater og notater er udleveret eller fremsendt i kopi til rette vedkommende. Dette gælder også i det ovenfor skitserede forløb, hvor samtlige breve og referater er fremsendt til (A). Der foreligger således ikke – mig bekendt – noget materiale, som PLS med rette kunne forvente at modtage.”

PLS påklagede i brev af 21. januar 2000 seminariets afgørelse til Undervisningsministeriet. PLS gjorde bl.a. gældende at der ikke havde kunnet foretages en praktikvurdering idet halvdelen af praktikperioden ikke var gennemført, jf. uddannelsesbekendtgørelsens § 15, stk. 7. For så vidt angik spørgsmålene om aktindsigt og bisidder, anførte PLS følgende

”Aktindsigt

PLS har i skrivelse af 12. november 1999 – og gentaget i skrivelse af 17. december 1999 anmodet seminariet om kopi af samtlige sagsakter/breve/notater med videre med relation til (A)’s uddannelsesforløb på (Z) Pædagog-Seminarium.

I afgørelsen af 8. januar 2000 afviser seminariet dette ønske, med henvisning til at alt er ’udleveret til eller fremsendt i kopi til rette vedkommende’.

Det er ikke korrekt. I rektor ( )’s skrivelse til Undervisningsministeriet af 10. oktober 1999, side 2 henvises der til et internt notat fra (B). Dette notat er (A) ikke bekendt med. Da notatet er nævnt og inddraget i sagen, finder PLS, at (A) har krav på at blive gjort bekendt med blandt andet omtalte notat.

Vi skal derfor anmode ministeriet om at foranledige, at (A) får indsigt og tilsendt kopi af samtlige breve/notater med videre – herunder også det inddragede interne notat – der relaterer sig til (A)’s uddannelsesforløb på (Z) Pædagog-Seminarium.

Bortvisning

Som det fremgår af (A)’s redegørelse fra mødet den 24. november 1999, ønskede han, at en medstuderende skulle overhøre samtalen, netop med henblik på at have en person, han kunne drøfte forløbet med efterfølgende.

Som det fremgår af seminariets afgørelse af 8. januar 1999 [rettelig 2000; min bemærkning] blev vedkommende øjeblikkeligt bortvist fra mødet.

Som udgangspunkt mener vi, at den studerende har adgang til at kræve at andre overhører en vurderingssamtale i henhold til § 15, stk. 4 i uddannelsesbekendtgørelsen. Vi skal derfor bede ministeriet tage stilling til, om det var korrekt, at seminariet bortviste (A)’s medstuderende fra samtalen den 24. november 1999.

PLS finder yderligere at (A) havde ret til at medtage en bisidder til samtalen den 24. november 1999. Praktikinstitutionen er uden for en hver tvivl underlagt forvaltningslovens bestemmelser. PLS finder således, at en beslutning i henhold til § 15, stk. 4 falder ind under begrebet ’afgørelsessager’, da en sådan beslutning som udgangspunkt må anses for at være retligt bindende for den studerende.

Vi skal derfor venligst anmode ministeriet om konkret at tage stilling til, om det lovmedholdelige i, at seminariet bortviste (A)’s medstuderende fra samtalen den 24. november 1999. Med udgangspunkt i forvaltningslovens kapitel 3, § 8, finder PLS umiddelbart at (A) havde ret til at lade sig bistå ved omtalte møde.”

I en udtalelse af 15. februar 2000 til Undervisningsministeriet udtalte seminariets rektor bl.a. følgende om spørgsmålene om aktindsigt og bisidder

”PLS rejser i forbindelse med klagen endvidere to spørgsmål i forlængelse af den tidligere klagesag vedr. ovennævnte studerende. PLS hævder, at seminariet ikke har givet PLS aktindsigt i alle sagens akter, herunder et internt notat fra sagens daværende seminariepraktikvejleder (B) til mig. Der er tale om et personligt tjenstligt notat fra praktikvejlederen til mig, hvorfor det efter mit skøn ikke vedrører den foreliggende praktiksag.

Det er naturligvis sådan, at en studerende i forbindelse med ’afgørelsessager’ har mulighed for at tage en bisidder med, når denne bisidder har status som repræsentant for de studerendes organisation, PLS eller DSR. Men på (Z) Pædagog-Seminarium har vi den praksis, at vi normalt ikke tillader ’tilfældige’ studerende som bisidder med ved en praktiksamtale, studievejledning, faglig vejledning eller lignende. Derfor bortvisningen af den pågældende medstuderende. Vi er en uddannelsesinstitution, der stiller krav til de studerende om høj grad af selvstændighed og evne til at kunne argumentere. Det er en del af de kvalitetskrav vi forsøger at fastholde i uddannelsen.

Hvis der havde været tale om en på forhånd defineret samarbejdssituation eller en supervisionssituation, så havde det naturligvis været en anden sag, men den studerende havde end ikke på forhånd henvendt sig med et ønske om at tage en bisidder med eller forespurgt om muligheden for at have en medstuderende med ved samtalen.”

I brev af 7. marts 2000 besvarede Undervisningsministeriet klagen over seminariets bedømmelse af praktikforløbet på institution Y. Ministeriet anførte bl.a. følgende

”PLS peger på,

at halvdelen af praktikperioden ikke var gået, da praktikken blev afbrudt. Den gennemførte praktikperiode kunne derfor ikke bedømmes af praktikstedet.

at (Z) Pædagogseminarium ikke har givet den ønskede aktindsigt. Især mangler PLS kopi af et internt notat

at en af (A) ønsket bisidder blev nægtet adgang til at overvære vurderingssamtalen.

Vi har bedt (Z) Pædagogseminarium om en udtalelse om de rejste klager. Udtalelsen af 15. februar 2000 vedlægges i kopi.

Til punkt 1

Vi må således give PLS medhold i, at der ikke kan finde praktikbedømmelse sted for praktikperioden, der blev afbrudt den 29. oktober.

Til punkt 2 har seminariet forklaret, at det interne notat er et tjenstligt notat, der derfor ikke skal udleveres

(Z) Pædagogseminarium er som selvejende institution ikke direkte omfattet af forvaltningslovens bestemmelser. Men de forvaltningsretlige principper, der ligger til grund for forvaltningsloven skal følges af seminariet.

Ministeriet kan ikke på det foreliggende grundlag afgøre, om det interne notat er omfattet af principperne om aktindsigt for interne arbejdsdokumenter eller ej. Det fremgår ikke af seminariets begrundelse for at afvise aktindsigt. Vi vil derfor bede seminariet om nærmere at begrunde, hvorfor aktindsigt afvises. Som rettesnor anvendes forvaltningslovens §§ 12 og 13.

Til punkt 3 har seminariet udtalt, at det alene er ved afgørelsessager, en studerende kan tage en bisidder med.

Om forvaltningsloven henvises til bemærkningerne ovenfor i 2. afsnit under punkt 2.

En vurderingssamtale er en eksamenslignende situation, hvor en præstation ikke afgøres, men vurderes, og hvor principperne i forvaltningsloven ikke har virkning.

(Z) Pædagogseminarium kan derfor godt afvise at lade en bisidder for den studerende medvirke ved vurderingssamtalen.

Konklusion. Den afbrudte praktikperiode er for kort til at blive bedømt og tæller derfor ikke som en Ikke-godkendt praktikperiode i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 6.

(Z) Pædagogseminarium er ved kopi af dette brev blevet bedt om på ny at vurdere afvisningen af aktindsigt i det interne notat, og hvis afvisningen fastholdes, at begrunde afvisningen ud fra principperne i forvaltningsloven. Resultatet bedes meddelt PLS.

(Z) Pædagogseminarium kan godt afvise en bisidder ved vurderingssamtalen.

Disse afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.”

I brev af 5. april 2000 har seminariets rektor nærmere begrundet afslaget på aktindsigt i det omtalte notat. Seminariet udtalte bl.a. følgende

”Der er tale om et internt notat fra seminariets praktikvejleder til mig som rektor. Et notat, som kun blev lavet meget hurtigt, fordi det på det tidspunkt, hvor sagen startede ikke var muligt for praktikvejlederen at komme i kontakt med hverken min souschef eller mig på grund af externe møder. Der er med andre ord tale om et internt notat med en meget foreløbig og som nævnt hurtigt skrevet sagsfremstilling.

I min forståelse kan notatet omfattes af Lov om offentlighed i forvaltningen § 7. Heraf fremgår det, at ’retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter’. For mig at se kommer notatet således ind under kategorien ’dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug’ (§ 7, pkt. 1).

Set i henhold til samme lov, § 12, kan der endvidere i denne sag siges at være tale om personfølsomme oplysninger, der vedrører ’enkeltpersoners private forhold’.”

I brev af 31. juli 2000 til PLS udtalte Undervisningsministeriet bl.a. følgende

ӯnske om aktindsigt fra studerende (A).

Vi har modtaget vedlagte svar af 5. april 2000 fra ( ) Pædagog Seminarium. Det fremgår heraf, at det interne notat er blevet til i hast og træder i stedet for en mundtlig orientering af rektor/souschef. Seminariet fastholder, at notatet er udarbejdet til internt brug og derfor ikke skal udleveres.

(Z) Pædagog Seminarium henviser i sit svar til offentlighedslovens bestemmelser i § 7 og § 12.

Forvaltningsloven finder anvendelse på forhold mellem myndigheder og parter i en sag, mens offentlighedsloven finder anvendelse på forhold mellem myndigheder og 3. mænd (andre end parter). Det er således forvaltningslovens bestemmelser, der skal anvendes i den foreliggende sag.

Forvaltningslovens § 12 har den samme bestemmelse som offentlighedslovens § 7, men med tilføjelse af et stk. 2. Stk. 2 bestemmer, at oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, er trods bestemmelsen i stk. 1 omfattet af retten til aktindsigt.

Efter ministeriets skøn foreligger der hverken i seminariets omtale af det interne notat i brev af 10. oktober 1999 eller brev af 15. februar 2000 eller i PLS’s omtale af notatet holdepunkter for, at notatet indeholder oplysninger, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Vi kan således på det foreliggende grundlag ikke give PLS medhold i, at det interne notat skal udleveres.

Denne afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.”

Advokat C klagede herefter i brev af 1. december 2000 til mig på vegne af PLS der repræsenterede A, over Undervisningsministeriets behandling og afgørelse vedrørende spørgsmålet om henholdsvis aktindsigt i internt notat og adgangen til at benytte bisidder i en praktikvurderingssamtale. Advokat C anførte bl.a. følgende

”Sagen indebærer således efter det foreliggende en stillingtagen til, dels spørgsmålet om hvilke regler om aktindsigt, der gælder for (Z) Pædagog Seminarium, dels om Undervisningsministeriets behandling af min klients klage og afslag på aktindsigt under hensyn hertil er (behandlet) korrekt.

Med hensyn til førstnævnte spørgsmål er det min opfattelse, at pædagogseminarier, som er oprettet som selvejende institutioner med vedtægter godkendt af ministeren, jfr. lov om uddannelse af pædagoger § 6, stk. 2, på trods af, at de i samme bestemmelse omtales som private, er omfattet af en så intens offentlig regulering af både organisatorisk og økonomisk karakter, som med hensyn til tilrettelæggelse og indhold af de af seminariet udførte opgaver, at disse seminarier må henregnes til den offentlige forvaltning, jfr. forvaltningslovens § 1, stk. 1 og offentlighedslovens § 1, stk. 1.

Det bør i den forbindelse tillige tillægges vægt, at ministeren i henhold til bestemmelserne i lov om uddannelse af pædagoger § 11 er tillagt beføjelse til direkte at intervenere i seminariets ledelse samt til, at seminarievirksomhed efter loven kan drives – og fortsat bliver drevet – i rent statsligt regi.

Det bemærkes tillige, at der hverken i den for seminarierne gældende lovgivning, ved administrative forskrifter eller på anden måde er fastsat bestemmelser, som varetager de samme retssikkerhedsmæssige hensyn, der ligger bag offentlighedsprincippet i forvaltnings- og offentlighedslovene.

Det er således som udgangspunkt min opfattelse, at behandlingen af min klients anmodning om aktindsigt burde være sket på grundlag af forvaltnings- og offentlighedslovene og at det omhandlede notat efter den abstrakte beskrivelse heraf må kunne henføres til forvaltningslovens § 13, subsidiært reglerne om egen acces i offentlighedslovens § 4, stk. 2.

Det bemærkes, at notatet efter det oplyste er indgået i relation til i det mindste rektors stillingtagen til den af min klient indgivne klage over praktikvurderingen.

Såfremt det ikke antages, at seminariet umiddelbart er omfattet af Forvaltnings- og Offentlighedslovene, har ministeriet i sin afgørelse af henholdsvis 7. marts og 31. juli 2000 i det mindste tilkendegivet som sin opfattelse, at de forvaltningsretlige principper, der ligger til grund for forvaltningsloven, skal følges af seminariet, idet ministeriet blandt andet har anført, at spørgsmålet om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter skal bedømmes med forvaltningslovens §§ 12 og 13 som rettesnor.

Det er umiddelbart svært at se, at en stillingtagen til sagen på grundlag af ministeriets retsopfattelse skulle føre til noget andet resultat med hensyn til omfanget af aktindsigten, end hvad der måtte følge af en direkte anvendelse af henholdsvis forvaltnings- og offentlighedslovene.

Med hensyn til spørgsmålet om ministeriets behandling af klagen over seminariets afslag på aktindsigt skal jeg særligt fremhæve, at det må anses for et normalt – og i de fleste tilfælde nødvendigt – skridt ved en klagemyndigheds bedømmelse af et afslag på aktindsigt, at klagemyndigheden selv får forelagt den eller de omhandlede akter med henblik på en selvstændig stillingtagen til, hvorvidt dokumentet eller dele heraf er omfattet af retten til aktindsigt i henhold til blandt andet bestemmelserne i forvaltningslovens § 13 og bestemmelserne i offentlighedslovens § 4, stk. 2 om egen acces.

Særligt under hensyn til sagens karakter, herunder at min klient har oplevet det møde, som blev afholdt ved institutionen d. 11. maj og i særdeleshed seminarielærer (B)’s fremfærd under dette møde som krænkende, finder han det utilfredsstillende, at ministeriet har taget stilling til sagen om aktindsigt, uden mulighed for selv at have bedømt karakteren af det omhandlede notat.

Jeg skal desuden anmode Ombudsmanden om at vurdere Undervisningsministeriets afgørelse i skrivelse af 7. marts 2000 ( ) med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt min klient med rette blev nægtet adgang til at møde med bisidder under den praktikvurderingssamtale, der i henhold til bekendtgørelse om uddannelse af pædagoger § 15, stk. 3-5 blev afholdt i forbindelse med min klients efterfølgende praktikforløb i efteråret 1999 ved institution (Y).

Jeg skal i relation hertil særligt pege på, at deltagerne i den pågældende vurderingssamtale i henhold til bekendtgørelsen såvel er repræsentanter fra seminariet som repræsentanter for praktikinstitutionen – sidstnævnte som kommunal institution klart omfattet af forvaltningsloven.

Med hensyn til ministeriets bemærkning om, at vurderingssamtalen i relation til afgrænsningen af afgørelsesbegrebet, jfr. forvaltningslovens § 2, må sidestilles med en eksamen, er det umiddelbart min opfattelse, at denne parallel ikke er nærliggende. Formålet med vurderingssamtalen er ikke at der skal ske bedømmelse af den studerendes præstation under samtalen, men derimod at der med udgangspunkt i forud for samtalen fælles formulerede mål for praktikforløbet skal finde en drøftelse sted af det samlede praktikforløb. Der kan i en sådan situation – særligt hvis der har været problemer i forbindelse med praktikforløbet – være et særligt behov for at medtage en bisidder.

At beslutningen om vurdering af praktikken i øvrigt har karakter af en afgørelse følger i øvrigt af, at vurderingen er afgørende for den studerendes mulighed for at videreføre studierne.”

Den 17. januar 2001 anmodede jeg Undervisningsministeriet om en udtalelse. I mit brev til ministeriet anførte jeg bl.a. følgende

”Umiddelbart forstår jeg Undervisningsministeriets brev af 7. marts 2000 således at (Z) Pædagogseminarium ikke kan antages at være en del af den offentlige forvaltning. Jeg beder også Undervisningsministeriet om at af- eller bekræfte denne forståelse, ligesom jeg beder om en nærmere redegørelse for spørgsmålet. Jeg anmoder tillige om at modtage kopi af gældende vedtægter for seminariet.

Under forudsætning af at min forståelse af Undervisningsministeriets brev af 7. marts 2000 er korrekt – at (Z) Pædagogseminarium ikke kan antages at være en del af den offentlige forvaltning – beder jeg endvidere Undervisningsministeriet om en redegørelse for hjemlen til at de forvaltningsretlige principper der ligger til grund for forvaltningsloven, skal følges af seminariet.

I brevene af 7. marts og 31. juli 2000 har Undervisningsministeriet udtalt sig om spørgsmålet om aktindsigt i et konkret notat og om hvorvidt (Z) Pædagogseminarium kunne afvise at lade en bisidder for den studerende medvirke ved vurderingssamtalen. Jeg anmoder tillige Undervisningsministeriet om at oplyse hvorvidt ministeriet ved disse breve har truffet afgørelse som klageinstans eller blot udtalt sig vejledende og derved givet udtryk for ministeriets retsopfattelse.”

Undervisningsministeriets anførte i sin udtalelse til mig af 2. februar 2001 bl.a. følgende

”Undervisningsministeriet udgav i 1995 en publikation om selvejende institutioner. Det fremgår heraf, at de selvejende institutioner, der i deres lovgrundlag har en bestemmelse om, at Undervisningsministeriet er øverste forvaltningsmyndighed, efter Undervisningsministeriets opfattelse er en del af den offentlige forvaltning og dermed omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven.

De øvrige selvejende institutioner er ikke direkte omfattet af de to love. De selvejende seminarier hører til denne sidste kategori. Seminarieområdet omfatter tillige statsseminarier. De to seminarietyper har fælles regelgrundlag såvel for uddannelserne som for klageadgang.

I lovgrundlaget for pædagogseminarier – lbkg. nr. 980 af 1. november 2000 – er der ikke adgang til at afskære klageadgang til Undervisningsministeriet over retlige spørgsmål ved afgørelser om en studerendes retsstilling, men en bemyndigelse til at afskære alle andre klager til ministeriet. I bekendtgørelsen for pædagoguddannelsen – bkg. nr. 930 af 8. december 1997 – er hjemmelen udmøntet i § 34. De øvrige former for seminarier har tilsvarende bestemmelser.

Den retssikkerhedsgaranti for den studerende, som denne rekursadgang er udtryk for, har givet ministeriet grundlag for at antage, at forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik skal anvendes af de selvejende institutioner på seminarieområdet.

Det giver endvidere de studerende på de selvejende seminarier den samme retssikkerhed, som de studerende på statsseminarierne har.

Der har således udviklet sig en praksis på seminarieområdet, hvorefter forvaltningsretlige principper antages at gælde for de selvejende institutioners behandling af klager fra de studerende.

Derimod har denne praksis ikke udviklet sig på de selvejende institutioner, der ikke udbyder uddannelser på lige fod med statsinstitutioner, og som i deres regelgrundlag har mulighed for at afskære al klageadgang til Undervisningsministeriet, herunder klager vedrørende retlige spørgsmål ved afgørelser om en studerendes retsstilling.

Ministeriet har ikke truffet afgørelse som klageinstans i disse to spørgsmål. Ministeriet har blot udtalt sig vejledende og derved givet udtryk for ministeriets retsopfattelse.

I spørgsmålet om aktindsigt har ministeriet fundet, at seminariets behandling af sagen har fundet sted på grundlag af de dokumenter, der allerede er tilgængelige i sagen, og vi har derfor ikke fundet anledning til at gå videre med spørgsmålet.

I spørgsmålet om bisidder har ministeriet vejledende udtalt, at vurderingssamtalen ikke er en afgørelsessag i forvaltningsretlig betydning, men snarere må betragtes som en eksamenslignende situation, hvor seminariet kan nægte en bisidder at medvirke.”

Jeg sendte udtalelsen til advokat C der i brev af 23. april 2001 anførte bl.a. følgende

”Med hensyn til karakteren af undervisningsministeriets vurdering i skrivelser af 7. marts og 31. juli 2000 anfører ministeriet i skrivelse af 2. februar 2001, at ministeriet ikke skulle have truffet afgørelse som klageinstans i disse 2 spørgsmål, men blot udtalt sig vejledende og derved givet udtryk for ministeriets retsopfattelse.

Som det fremgår af de i ombudsmandens skrivelse af 17. januar 2001 citerede bestemmelser i henholdsvis lov om uddannelse af pædagoger § 24 og den tilhørende bekendtgørelse § 34, kan klage over seminariets afgørelser, når klagen vedrører retlige spørgsmål, indbringes for Undervisningsministeriet.

Spørgsmålet om henholdsvis aktindsigt og adgang til at benytte bisidder, er under nærværende sag fremkommet som et led i behandlingen af de afgørelser, som seminariet har truffet vedrørende vurderingen af (A)’s praktik.

Spørgsmålene blev således rejst i min klients skrivelse af 21. januar 2000 til ministeriet som en integreret del af klagen over (Z) Pædagogseminariums afgørelse i skrivelse af 8. januar og Undervisningsministeriet tog at dømme efter indholdet i skrivelsen af 7. marts 2001 stilling til spørgsmålene i henhold til de ovenfor angivne klagebestemmelser, jfr. blandt andet formuleringen i skrivelsens side 3; ’disse afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed’.

Den efterfølgende behandling af aktindsigtsspørgsmålet i Undervisningsministeriets skrivelse af 31. juli 2000, som fandt sted som opfølgning på anmodningen over for (Z) Pædagogseminarium om en nærmere begrundelse for afslaget på aktindsigt, har da også på ganske tilsvarende måde karakter af en endelig afgørelse i henhold til klagebestemmelserne.

Såfremt ministeriet ikke måtte have fundet, at bestemmelserne i lov om uddannelse af pædagoger § 24, jfr. bekendtgørelsens § 34, afgav hjemmel for klage, burde ministeriet således have klargjort dette over for min klient.

Under henvisning til bestemmelsen i lov om uddannelse af pædagoger § 24, stk. 3, hvorefter retlige spørgsmål ved afgørelser om en studerendes retsstilling altid kan indbringes for undervisningsministeren er det tillige min opfattelse, at bestemmelsen i bekendtgørelsens § 34 under ingen omstændigheder kan forstås således, at centrale spørgsmål vedrørende offentlighed i relation til seminariet og adgang til bisidder i forbindelse med indenfor studiet centrale bedømmelser, skulle være afskåret.

Såvel afslag på aktindsigt, som nægtelse af at medbringe bisidder bør da også opfattes som afgørelser i forvaltningsretlig forstand.

Det er således min opfattelse, at ministeriet både havde pligt til at behandle min klients henvendelser som rekursmyndighed og at dette rent faktisk er sket i ministeriets skrivelser af henholdsvis 7. marts og 31. juli 2000.”

Jeg sendte advokat C’s udtalelse til Undervisningsministeriet. I brev af 1. juni 2001 udtalte ministeriet bl.a. følgende

”Advokat (C) har anført, at ministeriets brev af 31. juli 2000 ikke kan betragtes som blot en vejledende udtalelse, men må være ministeriets afgørelse af spørgsmålet om aktindsigt i det interne notat, idet brevet slutter med, at afgørelsen ikke kan indbringes for anden administrativ myndighed.

Som det fremgår af brevet har det været ministeriets opfattelse, at (Z) Pædagogseminarium har truffet afgørelse i sagen på grundlag af de oplysninger, der har været tilgængelige for advokat (C)’s klient. Ministeriet har skønnet, at disse oplysninger har været tilstrækkelige til at danne grundlag for den trufne afgørelse. Vi har derfor ikke fundet anledning til at bede om at få det interne notat tilsendt fra seminariet og har således ikke haft en egentlig sagsbehandling af spørgsmålet. Det er derfor ikke korrekt af ministeriet at kalde udtalelsen for en afgørelse, hvilket vi beklager.”

Den 7. juni 2001 anmodede jeg advokat C om eventuelle bemærkninger. I brev af 11. juni 2001 anførte advokat C at han fandt ministeriets angivelse af at seminariet skulle have truffet afgørelse i sagen på grundlag af de oplysninger der havde været tilgængelige for hans klient, for uforståelig når seminariet til forskel fra ministeriet netop havde kendt indholdet af det omhandlede notat. Advokat C udtalte at det derfor fortsat var hans opfattelse at det var en fejl fra ministeriets side at man ikke til brug for bedømmelsen af sagen havde indhentet kopi af notatet.

Ombudsmandens udtalelse

”1. Forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder for den offentlige forvaltning, jf. forvaltningslovens § 1, stk. 1, og offentlighedslovens § 1, stk. 1.

(Z) Pædagog-Seminarium er en privat selvejende institution, jf. § 1 i seminariets vedtægter.

I den juridiske litteratur er beskrevet relevante kriterier for vurderingen af hvorvidt en selvejende institution skal anses for at falde inden for, henholdsvis uden for den offentlige forvaltning, se f.eks. Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (1. udgave), 1994, s. 65ff.

Pædagoguddannelsen foregår på statsseminarier, på private seminarier eller på Centre for Videregående Uddannelse der af undervisningsministeren er godkendt til at uddanne pædagoger. Et privat seminarium skal være en selvejende institution eller udgøre en del af en sådan med vedtægter godkendt af ministeren, jf. § 6, stk. 1 og 2, i pædagoguddannelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 980 af 1. november 2000 om uddannelse af pædagoger).

I et tilfælde som det foreliggende hvor pædagoguddannelsesloven omtaler de selvejende institutioner som ’private seminarier’, er det min opfattelse at der er tale om private institutioner der falder uden for den offentlige forvaltning.

Jeg er på den baggrund enig i Undervisningsministeriets opfattelse hvorefter (Z) Pædagog-Seminarium falder uden for begrebet den offentlige forvaltning i henholdsvis forvaltningslovens § 1, stk. 1, og offentlighedslovens § 1, stk. 1, og at seminariet dermed ikke er omfattet af de to love.

2. Undervisningsministeriet har i udtalelsen af 2. februar 2001 oplyst at der har udviklet sig en praksis på seminarieområdet hvorefter de forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik gælder for de selvejende institutioners behandling af klager fra de studerende. Ministeriet har som begrundelse herfor henvist til den retssikkerhedsgaranti for den studerende som rekursadgangen i uddannelsesbekendtgørelsens § 34 er udtryk for, samt hensynet til at de studerende på de selvejende seminarier bør have den samme retssikkerhed som de studerende på statsseminarierne. Som det fremgår af sagen, har Undervisningsministeriet således lagt til grund at seminariet var forpligtet til at anvende forvaltningslovens bestemmelser ved behandlingen af nærværende sags problemstillinger om aktindsigt og bisidder.

Endvidere har (Z) Pædagog-Seminarium ikke under sagen på nogen måde taget afstand fra ministeriets opfattelse.

På den baggrund har jeg ved behandlingen af Deres klage uden nærmere efterprøvelse lagt til grund at der foreligger en praksis som beskrevet af Undervisningsministeriet hvorefter de forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik gælder for de selvejende institutioners behandling af klager fra de studerende.

3. § 28, stk. 2, i den generelle lov om selvejende institutioner for videregående uddannelser mv. (jf. lov nr. 311 af 24. april 1996, nu lovbekendtgørelse nr. 684 af 11. juli 2000 om Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser mv.) fastsætter at retlige spørgsmål ved afgørelser om en studerendes retsstilling altid kan indbringes for undervisningsministeren. Ifølge lovens § 1, stk. 3, gælder loven for seminarierne i det omfang det følger af lovgivningen om uddannelserne på seminarierne.

Ved lov nr. 312 af 24. april 1996 blev bl.a. pædagoguddannelsesloven bragt i overensstemmelse med principperne i loven om selvejende institutioner for videregående uddannelser mv. I pædagoguddannelsesloven indsattes således som § 24 følgende bestemmelse

’ § 24. Et seminariums afgørelser efter denne lov eller efter regler fastsat i medfør af loven kan påklages til undervisningsministeren, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Undervisningsministeren fastsætter nærmere regler om adgangen til at klage og kan herunder bestemme, at klager ikke kan indbringes for ministeren eller kan indbringes for et særligt klagenævn, hvis afgørelser ikke kan indbringes for anden administrativ myndighed.

Stk. 3. Retlige spørgsmål ved afgørelser om en studerendes retsstilling kan altid indbringes for undervisningsministeren.’

Bestemmelsen er med en enkelt sproglig ændring fortsat gældende.

Uddannelsesbekendtgørelsen indeholder følgende bestemmelse

’ § 34. Klage over seminariets afgørelser i henhold til denne bekendtgørelse indgives til seminariet. Seminariets afgørelse kan, når klagen vedrører retlige spørgsmål, indbringes for Undervisningsministeriet.

Stk.2 ’

Undervisningsministeriet har i udtalelsen af 2. februar 2001 anført at ministeriet i sine breve af 7. marts og 31. juli 2000 ikke har truffet afgørelse som klageinstans i spørgsmålene om aktindsigt og bisidder, men at ministeriet blot har udtalt sig vejledende og derved givet udtryk for ministeriets retsopfattelse.

De spørgsmål som under sagen blev rejst over for Undervisningsministeriet om henholdsvis ret til indsigt i dokumenter og om ret til bisidder, må efter min opfattelse utvivlsomt anses for spørgsmål om Deres klients retsstilling på seminariet som er omfattet af klageadgangen efter de omtalte bestemmelser.

Jeg kan derfor ikke tilslutte mig ministeriets beklagelse af at ministeriets svar i brevene af 7. marts 2000 og 31. juli 2000 er udformet som afgørelser.

Endvidere finder jeg det beklageligt at ministeriet ikke reelt har behandlet klagerne som afgørelsessager, jf. ministeriets udtalelse af 1. juni 2001.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet bekendt med min opfattelse.

4. Det fremgår af sagen at PLS i breve af 12. november og 17. december 1999 anmodede (Z) Pædagog-Seminarium om at modtage samtlige sagsakter som relaterede sig til (A)’s uddannelsesforløb på (Z) Pædagog-Seminarium, herunder et internt notat udarbejdet af praktikvejleder (B), (Z) Pædagog-Seminarium, til seminariets rektor. (Z) Pædagog-Seminarium meddelte at alt relevant materiale var udleveret. PLS anmodede herefter Undervisningsministeriet om at tage stilling til spørgsmålet.

Undervisningsministeriet meddelte i brev af 7. marts 2000 PLS at ministeriet havde anmodet (Z) Pædagog-Seminarium om nærmere at begrunde hvorfor seminariet havde afvist at meddele aktindsigt i omtalte notat. Ministeriet anførte i den forbindelse at seminariet som rettesnor ved vurderingen skulle anvende forvaltningslovens §§ 12 og 13 i lovens kapitel 4.

Aktindsigtsbestemmelserne i forvaltningslovens kapitel 4 gælder for parter i afgørelsessager, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1, sammenholdt med forvaltningslovens § 9, stk. 1, 1. pkt.

Ved anden forvaltningsvirksomhed er det offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt der finder anvendelse.

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 4, stk. 2, om egenacces indebærer at der med hensyn til oplysninger om egne personlige forhold er adgang til aktindsigt i samme omfang som hvis den pågældende havde været part i en afgørelsessag. Se f.eks. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (3. udgave), 1999, s. 261. For så vidt angår oplysninger om egne personlige forhold, kommer det således ikke den pågældende til skade at han eller hun ikke er part i en afgørelsessag.

For så vidt angår interne dokumenter, er der ret til aktindsigt i disse i det omfang det følger af ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 12, stk. 2, eller den tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 11, stk. 1. Der er endvidere ret til aktindsigt i de tilfælde der er beskrevet i forvaltningslovens § 13 eller den tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 8. Der kan nærmere henvises til Jon Andersen mfl., Forvaltningsret (1. udgave), 1994, s. 271ff.

Myndighederne har endvidere efter begge regelsæt i henhold til princippet om meroffentlighed mulighed for at give aktindsigt i videre omfang. Der kan nærmere henvises til Jon Andersen mfl., Forvaltningsret (1. udgave), 1994, s. 265ff.

I forhold til personer som ønsker indsigt i dokumenter om egne personlige forhold, er det således uden betydning for omfanget af indsigten om anmodningen om indsigt afgøres efter offentlighedslovens bestemmelser om egenacces eller efter forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. På den baggrund har jeg ikke fundet tilstrækkelig anledning til nærmere at undersøge hvorvidt Deres klients anmodning om aktindsigt skulle afgøres efter det ene eller det andet regelsæt.

Ved en myndigheds afgørelse af klager over aktindsigt gælder (efter begge regelsæt) det almindelige forvaltningsretlige sagsoplysningsprincip. Det indebærer at klagemyndigheden skal indhente og gennemgå samtlige de akter som helt eller delvis er omfattet af det påklagede afslag på aktindsigt. Det anførte gælder også i forhold til interne dokumenter. Jeg henviser i den forbindelse til at interne dokumenter ikke mister deres interne karakter ved at blive videregivet til klagemyndigheden til brug for myndighedens afgørelse af spørgsmål om aktindsigt i dokumenterne, jf. herved John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (3. udgave), 1998, s. 170, og min udtalelse i Folketingets Ombudsmands beretning for 1996, s. 314ff*.

Undervisningsministeriet har i sin supplerende udtalelse af 1. juni 2001 til mig oplyst at ministeriet ikke – før ministeriet udtalte sig til støtte for (Z) Pædagog-Seminariums afslag på aktindsigt – har set det i sagen omhandlede notat. Undervisningsministeriet har for så vidt angår det interne notat, baseret afgørelsen på sagens parters omtale heraf. Ministeriet udtalte således i brev af 31. juli 2000 til PLS at efter ministeriets skøn forelå der hverken i seminariets omtale af det interne notat i brev af 10. oktober 1999 eller brev af 15. februar 2000 eller i PLS’s omtale af notatet holdepunkter for at notatet indeholder oplysninger der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Det fremgår endvidere af sagen at (Z) Pædagog-Seminarium alene har vurderet spørgsmålet om aktindsigt i det interne notat på grundlag af offentlighedslovens §§ 7 og 12. Seminariet ses således eksempelvis ikke at have overvejet om notatet indeholder oplysninger omfattet af ekstraheringspligten.

Selv i det tilfælde hvor (Z) Pædagog-Seminarium i relation til det interne notat havde foretaget en vurdering heraf og direkte over for Undervisningsministeriet havde udtalt at notatet ikke indeholdt oplysninger af væsentlig betydning for sagens afgørelse, ville dette ikke have været tilstrækkeligt for ministeriets vurdering af sagen. Det ville netop være (Z) Pædagog-Seminariums vurdering heraf og af om notatet eventuelt måtte anses for omfattet af forvaltningslovens § 13 eller den tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 8, som ministeriet skulle efterprøve. Jeg henviser til mine udtalelser i Folketingets Ombudsmands beretning for 1996, s. 314ff*, og i beretningen for 1997, s. 240ff*.

PLS anmodede som nævnt om aktindsigt i samtlige sagsakter som relaterede sig til (A)’s uddannelsesforløb på (Z) Pædagog-Seminarium. Seminariets rektor udtalte i brev af 8. januar 2000 at alle relevante breve, referater og notater var udleveret eller fremsendt i kopi til rette vedkommende, og at der således rektor bekendt ikke forelå noget materiale som PLS med rette kunne forvente at modtage.

Det er min opfattelse at en stillingtagen til spørgsmålet om aktindsigt kræver at Undervisningsministeriet i forbindelse med sin behandling af sagen indhenter og gennemgår samtlige dokumenter som PLS søgte seminariet om aktindsigt i. Jeg henviser herved til at ministeriet som nævnt ovenfor burde have behandlet klagen som en afgørelsessag, og at ministeriet ikke kunne fravige de almindelige krav til sagsbehandlingen under henvisning til at ministeriet alene udtalte sig vejledende.

Jeg finder Undervisningsministeriets behandling af sagen om aktindsigt beklagelig.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet bekendt med min opfattelse, og jeg har i dag henstillet til ministeriet at genoptage behandlingen af sagen om aktindsigt.

På det foreliggende grundlag foretager jeg mig ikke mere i anledning af denne del af Deres klage. Jeg beder Dem afvente Undervisningsministeriets afgørelse før De tager stilling til om der er grundlag for at klage til mig.

5. Undervisningsministeriet udtalte vedrørende spørgsmålet om bisidder at (Z) Pædagog-Seminarium var berettiget til at afvise at lade (A)’s medstuderende deltage som bisidder i praktikvurderingssamtalen den 24. november 1999.

Det er et grundlæggende princip i dansk forvaltningsret at den der er part i en sag i den offentlige forvaltning, på ethvert tidspunkt kan lade sig repræsentere eller bistå af andre. Ved forvaltningslovens gennemførelse blev denne almindelige grundsætning som hidtil havde været gældende på ulovbestemt grundlag, anset for så væsentlig at den blev optaget i forvaltningslovens § 8 der er sålydende

’§ 8. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt. gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov.’

Efter forvaltningslovens § 2 gælder bestemmelsen direkte i sager hvori der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed.

Undervisningsministeriets opfattelse hvorefter en praktikvurderingssamtale ikke er en del af en afgørelsessag i forvaltningslovens forstand, kan give anledning til tvivl. Jeg har imidlertid ikke fundet tilstrækkeligt grundlag for en nærmere stillingtagen da grundsætningen om retten til repræsentation – også efter forvaltningslovens gennemførelse – må antages at gælde i videre omfang på ulovbestemt grundlag. Dette har jeg tidligere udtalt i f.eks. Folketingets Ombudsmands beretning for året 1992, s. 347ff*, for 1997*, s. 299ff*, og for 2000, s. 229ff*.

Undervisningsministeriet burde derfor have vurderet sagen ikke alene på grundlag af bestemmelserne i forvaltningslovens § 8, men tillige på grundlag af de tilsvarende bestemmelser der gælder supplerende på ulovbestemt grundlag.

Efter min mening burde Undervisningsministeriet på dette grundlag have foretaget en nærmere prøvelse af om det var berettiget at nægte (A)’s medstuderende adgang som bisidder til praktikvurderingssamtalen.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet bekendt med min opfattelse, men foretager mig i øvrigt ikke mere i anledning af denne del af Deres klage.”

Undervisningsministeriet meddelte mig efterfølgende at ministeriet havde givet PLS indsigt i det pågældende interne notat.

Jeg foretog mig herefter ikke mere i sagen.

NOTER: (*) FOB 1996, s. 314, FOB 1997, s. 240 og 299, FOB 1992, s. 347, og

FOB 2000, s. 229.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En pædagogstuderende klagede over at Undervisningsministeriet havde godkendt et seminariums delvise afslag på hans anmodning om aktindsigt i samtlige dokumenter om hans hidtidige uddannelsesforløb. Den studerende klagede også over at ministeriet havde godkendt afvisningen af hans anmodning om at lade en medstuderende deltage som bisidder i en praktikvurderingssamtale. Ministeriet henviste til at forvaltningslovens regler om partsrepræsentation mm. ikke fandt anvendelse fordi der ikke var tale om en afgørelsessag.

Ombudsmanden mente ikke det var nødvendigt at undersøge nærmere om aktindsigtsanmodningen skulle afgøres efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. Ombudsmanden henviste til at det i forhold til personer som ønsker aktindsigt i dokumenter om egne personlige forhold, er uden betydning for omfanget af aktindsigten om anmodningen om indsigt afgøres efter offentlighedslovens bestemmelser om egenacces eller efter forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager.

Ombudsmanden mente det var beklageligt at Undervisningsministeriet under behandlingen af sagen ikke havde indhentet og gennemgået samtlige sagsakter som den studerende havde søgt seminariet om aktindsigt i. Ombudsmanden henstillede til ministeriet at genoptage denne del af sagen.

Vedrørende spørgsmålet om bisidder udtalte ombudsmanden at grundsætningen om retten til repræsentation på ulovbestemt grundlag må antages at gælde i videre omfang end forvaltningslovens § 8. Undervisningsministeriet burde derfor ikke have vurderet sagen alene på grundlag af bestemmelserne i forvaltningslovens § 8, men også på grundlag af den ulovbestemte retsgrundsætning om repræsentation. (J.nr. 2000-3677-701 og j.nr. 2000-3700-709).