Justitsministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssag og ministeriets manglende overholdelse af egne frister mv.

Justitsministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssag og ministeriets manglende overholdelse af egne frister mv.

Et ægtepar klagede til mig over Wambergudvalgets afslag i brev af 31. marts 1999 på ægteparrets begæring om aktindsigt i udvalgets mødereferater. Jeg oversendte den 18. juni 1999 klagen til Justitsministeriet som en anmodning fra ægteparret om Justitsministeriets stillingtagen. Jeg henviste i den forbindelse til at Wambergudvalget er nedsat af justitsministeren.

Den 29. maj 2000, den 2. november 2000 og den 1. marts 2001 videresendte jeg klager fra ægteparret til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid til ministeriet som anmodninger fra ægteparret om at klagesagens behandling blev fremskyndet. Jeg meddelte samtidig Justitsministeriet at jeg gik ud fra at ministeriet – medmindre sagen var tæt på at blive afsluttet – ville oplyse ægteparret om hvor langt sagen var kommet, og så vidt muligt om hvornår den kunne ventes afsluttet.

I brev af 1. maj 2001 klagede ægteparret igen til mig over hvad parret betegnede som Justitsministeriets forhaling af sagen. Ægteparret henviste i brevet til at de frister for færdigbehandling af sagen som havde udgjort Justitsministeriets reaktion på oversendelserne herfra til ministeriet, ikke var overholdt. Ægteparret henviste endvidere til at parrets rykker i et brev af 17. april 2001 – som parret havde sendt efter udløbet af Justitsministeriets seneste frist for afslutningen af klagesagen – ikke var blevet besvaret.

Jeg bad den 10. maj 2001 Justitsministeriet om en udtalelse i anledning af ægteparrets klage til mig over ministeriets sagsbehandlingstid. Jeg bad endvidere om en datoliste over de foretagne ekspeditioner med angivelse af i hvilket omfang parret havde modtaget underretning i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, punkt 206 og 207, om underretning af den der er part i sagen når sagsbehandlingen trækker ud. Jeg bad herudover Justitsministeriet om at angive i hvilket omfang ægteparrets rykkere var blevet besvaret, jf. vejledningens punkt 208. Med dette sidste punkt sigtede jeg (især) til det som ægteparret havde oplyst i klagen til mig om ministeriets manglende reaktion på parrets rykker i brev af 17. april 2001. Jeg bad endvidere om udlån af sagens akter.

Den 5. juli 2001 skrev ægteparret igen til mig idet parret henviste til at heller ikke Justitsministeriets seneste frist (udgangen af juni måned) var blevet overholdt af ministeriet.

Den 10. juli 2001 sendte Justitsministeriet mig det ønskede materiale.

I udtalelsen af denne dato anførte Justitsministeriet for så vidt angår ministeriets sagsbehandlingstid, følgende

”I den anledning [mit brev af 10. maj 2001; min bemærkning] vedlægges kopi af Justitsministeriets endelige besvarelse af dags dato til [ægteparret]. Som det fremgår heraf, beklager Justitsministeriet den meget lange sagsbehandlingstid, der i det væsentligste har beroet på principielle overvejelser, ligesom ministeriet over for [ægteparret] har beklaget, at de ikke i fornødent omfang under sagens ekspedition er blevet behørigt informeret om, hvorpå sagen har beroet, og hvornår ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen.

Justitsministeriet kan henholde sig hertil.”

Ombudsmandens udtalelse

”Genstanden for min undersøgelse er Justitsministeriets sagsbehandlingstid forud for ministeriets færdigbehandling den 10. juli 2001 af Deres klage over Wambergudvalgets afslag på aktindsigt og ministeriets overholdelse i den forbindelse af ministeriets egne retningslinier i vejledningen til forvaltningsloven (1986). Min undersøgelse omfatter således ikke en stillingtagen til sagens realitet (Wambergudvalgets afgørelse af 31. marts 1999) eller Justitsministeriets kompetenceafgørelse (ministeriets afgørelse af 10. juli 2001). Jeg har den 30. juli 2001 modtaget Deres brev af 25. juli 2001 med en klage over disse to afgørelser og har oprettet en (særskilt) sag i den anledning (mit j.nr. 2001-2620-601 BG). De vil modtage særskilt svar herpå.

1. Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Wambergudvalget traf den 31. marts 1999 afgørelse vedrørende Deres anmodning om aktindsigt i udvalgets mødereferater, og Justitsministeriet modtog den 21. juni 1999 Deres klage over udvalgets afgørelse. Justitsministeriet afsluttede den 10. juli 2001 sagens behandling (idet ministeriet ikke anså sig for kompetent til at tage stilling til sagens realitet).

Ministeriet har over for Dem beklaget den meget lange sagsbehandlingstid som ifølge ministeriet i det væsentligste har beroet på principielle overvejelser. Den samlede sagsbehandlingstid i Justitsministeriet udgør, som det fremgår, mere end to år. Jeg er enig i at ministeriets sagsbehandlingstid har været meget lang.

Det fremgår af sagens akter at der løbende har været ekspeditioner i sagen. De ekspeditioner som har været foretaget udadtil, har imidlertid næsten udelukkende bestået i besvarelse af yderligere begæringer fra Dem om aktindsigt i dokumenter i den aktuelle sag og i andre sager med tilknytning til Wambergudvalget. Justitsministeriet ses f.eks. ikke at have indhentet materiale fra andre myndigheder til brug for ministeriets principielle overvejelser. Som Justitsministeriet har forelagt sagen for mig, er grundlaget for den kompetenceafgørelse hvormed ministeriet afsluttede sin behandling af sagen (ministeriets kompetence i forhold til Wambergudvalget), et notat fra Justitsministeriets lovafdeling. Notatet er dateret den 7. december 2000.

Jeg finder det meget kritisabelt at ministeriet først den 10. juli 2001 afsluttede sagen og ikke – i det mindste – i løbet af januar måned 2001 således som ministeriet havde stillet Dem i udsigt i brevet af 20. november 2000. Jeg henviser i den forbindelse tillige til at denne type af sager (aktindsigtssager) bør prioriteres forud for andre sager.

Jeg har samtidig hermed gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse, men foretager mig ikke mere i anledning af Deres klage over den tid som Justitsministeriet har brugt til sagens behandling.

2. Justitsministeriets sagsbehandling i tilknytning til sagsbehandlingstiden

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) er anført følgende om forvaltningsmyndighedens pligter når sagsbehandlingstiden trækker ud

’

206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

’

2.1. Justitsministeriets underretning til Dem om hvad sagen beroede på

Justitsministeriet har over for Dem og i udtalelsen til mig beklaget at De ikke i fornødent omfang er blevet behørigt orienteret om hvad sagen har beroet på. Justitsministeriet har i sit brev af 14. februar 2000 oplyst Dem om at sagen beroede på principielle overvejelser om ministeriets kompetence i forhold til Wambergudvalget. De har i efterfølgende breve af 17. februar, 3. april og 6. oktober 2000 på forskellig måde søgt denne oplysning uddybet, dog uden resultat.

Jeg finder det meget beklageligt at Justitsministeriet ikke i fornødent omfang har orienteret Dem om hvad sagens behandling beroede på.

2.2. Justitsministeriets orientering af Dem om den forventede sagsbehandlingstid

Justitsministeriet har over for Dem og i udtalelsen til mig beklaget at De ikke i fornødent omfang er blevet behørigt orienteret om hvornår ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen. Justitsministeriet har den 21. september 1999 (’inden for 4 uger’), 1. november 1999 (’må forventes at kunne medgå endnu 8 uger’), 3. januar 2000 (’inden udgangen af februar måned’), 14. juni 2000 (’i løbet af september måned 2000’), 20. november 2000 (’i løbet af januar 2001’), 7. marts 2001 (’inden 4 uger’) og – efter at jeg den 10. maj 2001 havde indledt min undersøgelse af ministeriets sagsbehandlingstid – den 31. maj 2001 (’inden udgangen af juni’) oplyst Dem om hvornår ministeriet forventede at klagesagen var færdigbehandlet. De har således med jævne mellemrum modtaget oplysninger om hvornår Justitsministeriet forventede at kunne færdigbehandle sagen. Jeg er således ikke enig med Justitsministeriet i at De ikke i fornødent omfang har modtaget behørig underretning om den forventede sagsbehandlingstid. Forholdet er det at ingen af de frister for Justitsministeriets afsluttende behandling af sagen som ministeriet selv har angivet over for Dem, har været overholdt af ministeriet – heller ikke den i brev af 31. maj 2001 senest angivne frist (inden udgangen af juni).

At Justitsministeriet ikke har overholdt nogen af de angivne frister, må anses for meget kritisabelt – også antallet af meddelte frister taget i betragtning (syv). Jeg henviser i den forbindelse til at fastsættelsen af en frist for sagens færdigbehandling ikke giver mening medmindre fristen overholdes, eller dog på det tidspunkt da det må forudses at fristen ikke kan overholdes, på myndighedens eget initiativ følges op af en ny frist. Justitsministeriet har ikke i noget tilfælde fulgt ikke iagttagede frister op – ved selv at oplyse Dem om at den tidligere meddelte frist desværre ikke kunne overholdes – og meddelt en ny frist.

2.3. Justitsministeriets besvarelse af Deres rykkere

I Deres klage til mig af 1. maj 2001 har De udtrykkeligt henvist til ministeriets manglende besvarelse af Deres rykker af 17. april 2001.

At Justitsministeriet ikke besvarede Deres rykker i brev af 17. april 2001 i overensstemmelse med ministeriets egen vejledning, punkt 208 – og andre af de rykkere som De har sendt ministeriet under sagens forløb, herunder Deres breve af 6. marts 2000, 6. oktober 2000 og 5. februar 2001 – finder jeg meget beklageligt. Jeg henviser til at Justitsministeriet i brevet af 31. maj 2001 med henvisning til Deres rykker i brev af 17. april 2001 har beklaget denne fejl.

Jeg har samtidig hermed gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse af de ovenstående tre punkter (pkt. 2.1, 2.2 og 2.3), men foretager mig i øvrigt ikke mere i anledning af Deres klage i brev af 1. maj 2001.

Som det fremgår af det som jeg har anført ovenfor, har sagsbehandlingen i den foreliggende sag været meget mangelfuld. Jeg har dog ikke fundet grundlag for at iværksætte en mere generel undersøgelse af det pågældende kontors sagsbehandling(stider) idet jeg på det foreliggende grundlag går ud fra at der er tale om et enkeltstående tilfælde af så mangelfuld sagsbehandling, eller at forløbet af denne sag om nødvendigt giver ministeriet anledning til at overveje om der er behov for en opstramning af sagsbehandlingsrutiner mv. i det pågældende kontor.”

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

Et ægtepar bad om indsigt i Wambergudvalgets mødereferater. Udvalget afslog begæringen, og ægteparret klagede til Justitsministeriet. Sagen kom i Justitsministeriet til at dreje sig om ministeriets kompetence over for Wambergudvalget.

Ombudsmanden videresendte i flere tilfælde breve fra ægteparret om Justitsministeriets sagsbehandlingstid til besvarelse i ministeriet og satte senere en nærmere undersøgelse af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i gang. Ministeriet afsluttede sin behandling af sagen samtidig med at ministeriet afgav udtalelse til ombudsmanden om sagsbehandlingstiden. Sagen havde på dette tidspunkt været behandlet i ministeriet i mere end to år.

Som sagen forelå oplyst for ombudsmanden, udgjorde et notat fra ministeriets lovafdeling grundlaget for ministeriets afgørelse. Ombudsmanden kritiserede at der gik over et halvt år fra lovafdelingen havde skrevet notatet, og til ministeriet traf afgørelse.

Ombudsmanden mente endvidere at det var meget beklageligt at Justitsministeriet ikke i fornødent omfang havde underrettet klagerne om hvorfor sagen trak ud. Forholdet var det at Justitsministeriet ikke i noget tilfælde overholdt de frister for behandlingen af sagen som ministeriet selv i syv tilfælde oplyste til ægteparret – eller på eget initiativ fulgte de overtrådte frister op med nye frister. Ombudsmanden henviste til at angivelsen af en frist for sagens færdigbehandling ikke giver nogen mening medmindre fristen overholdes eller myndigheden selv på det tidspunkt da det må forudses at tidsplanen ikke kan holdes, følger den overtrådte frist op med en ny frist.

Ombudsmanden mente endelig at det var meget beklageligt at Justitsministeriet under sagens behandling i fire tilfælde ikke havde besvaret ægteparrets rykkere.

På trods af den meget mangelfulde sagsbehandling i den foreliggende sag mente ombudsmanden ikke der var grundlag for at starte en generel undersøgelse af det pågældende kontors sagsbehandling(stider). Ombudsmanden gik ud fra at der var tale om et enkeltstående tilfælde af så mangelfuld sagsbehandling, og at forløbet af den foreliggende sag gav ministeriet anledning til at overveje om der var behov for en opstramning af sagsbehandlingsrutiner mv. i det pågældende kontor. (J.nr. 2001-1626-600).