Kommunes videregivelse af oplysninger til privat skole. Krav til samtykket. Notatpligt

§ 6 i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 276 af 13. maj 1998) omhandler myndigheders notatpligt. § 6 i offentlighedsloven finder anvendelse i tilfælde, hvor myndigheder modtager oplysninger, men ikke i tilfælde, hvor myndigheder udleverer oplysninger. I tilfælde, hvor myndigheder udleverer oplysninger, kan det dog følge af god forvaltningsskik, at myndighederne bør foretage notat herom, jf. herved Folketingets Ombudsmands beretning 1989, side 369*.

Den foreliggende sag giver derfor efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke de kommunale tilsynsmyndigheder anledning til at overveje spørgsmål om notatpligt nærmere, idet spørgsmål om (K) Kommunes notatpligt i denne sag, hvor kommunen har udleveret fortrolige oplysninger, vedrører principperne om god forvaltningsskik, der ikke er omfattet af de kommunale tilsynsmyndigheders kompetence. Hvorvidt den private skole har haft notatpligt i sagen, er endvidere ikke et spørgsmål, som de kommunale tilsynsmyndigheder kan tage stilling til, da tilsynet ikke omfatter privatskoler.”

Jeg sendte udtalelserne til A. I brev af 15. november 2000 fastholdt A at han ikke på noget tidspunkt havde givet tilladelse til at han søns journal blev udleveret fra skolepsykologisk kontor. Skolelederen på den private skole havde over for ham givet udtryk for at han ville tage kontakt til skoleforvaltningen ”for at flytte Deres søn over”. A påpegede at skoleforvaltningen ikke er det samme som skolepsykologisk kontor, og at det er normalt at kommunen indhenter en skriftligt tilladelse til at kunne udlevere materiale fra den ene forvaltning til den anden.

Ombudsmandens udtalelse

”I det følgende lægges til grund at den private skole ikke er omfattet af forvaltningslovens regler. Det lægges tillige til grund at der i det materiale der blev videregivet, var indeholdt oplysninger om rent private forhold.

Efter forvaltningslovens § 28, stk. 1, må en forvaltningsmyndighed ikke videregive oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold til en anden forvaltningsmyndighed. Videregivelse kan dog ske hvis en af betingelserne i § 28, stk. 2, er opfyldt, f.eks. hvis den oplysningerne vedrører, har givet samtykke (nr. 1). Samtykket skal være skriftligt og indeholde nærmere oplysninger (stk. 4).

Efter lovens § 29, stk. 1, må der i ansøgningssager ikke indhentes oplysninger om ansøgernes rent private forhold hos en anden forvaltningsmyndighed. Indhentelse af sådanne oplysninger kan dog ske hvis en af betingelserne i § 29, stk. 2, er opfyldt, f.eks. at ansøgeren har givet samtykke hertil (nr. 1). Samtykket skal være konkretiseret, men derudover stilles der ikke som i § 28 særlige krav til samtykket, herunder krav om at det skal være skriftligt. Et mundtligt samtykke er således tilstrækkeligt, jf. Folketingstidende 1985-86, Tillæg B, sp. 109, og Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986), pkt. 187.

I ansøgningssager er der ikke krav om at der skal indhentes samtykke både efter § 28 (til videregivelsen) og efter § 29 (til indhentelsen). Af de nævnte steder i forarbejderne og i vejledningen til loven fremgår det at et samtykke efter § 29 er tilstrækkeligt.

Bestemmelserne i § 28 gælder kun for videregivelse fra en forvaltningsmyndighed til en anden forvaltningsmyndighed, og § 29 gælder imidlertid kun hvor en forvaltningsmyndighed indhenter oplysninger fra en anden forvaltningsmyndighed.

Ved forvaltningsmyndigheders videregivelse af fortrolige oplysninger til andre end forvaltningsmyndigheder, f.eks. som her en privatskole, må berettigelsen bedømmes på grundlag af de almindelige tavshedspligtsbestemmelser i forvaltningslovens § 27 og i straffelovens § 152. Herefter er det afgørende om videregivelsen kan anses for ’berettiget’.

Det er et grundlæggende princip – som også afspejles i §§ 28 og 29 i forvaltningsloven – at personoplysninger, herunder også oplysninger af meget følsom karakter, kan videregives til enhver anden brug hos såvel offentlige myndigheder som private når den oplysningerne angår, har givet sit samtykke hertil. Baggrunden herfor er bl.a. at den oplysningerne angår, selv anses som rådig over oplysningerne, og at den pågældende kan have behov for at oplysningerne videregives til andre, jf. bl.a. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 3. udg. (1999), s. 470, og Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 139.

Ved videregivelse til private er der ikke fastsat samtykkekrav svarende til forvaltningslovens § 28, stk. 4. Reglerne i forvaltningslovens kapitel 8 (§§ 28-32) antages imidlertid i et vist omfang at finde tilsvarende anvendelse ved afgørelsen af hvorvidt videregivelse af fortrolige oplysninger fra den offentlige forvaltning til personer uden for den offentlige forvaltning kan anses for berettiget, jf. bl.a. Jon Andersen, Juristen 1991, s. 8f, og de sager der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning for 1987, s. 194f*, og for 1991, s. 156f*.

I sagen refereret i beretningen for 1991, s. 156, udtalte jeg således at Den Sociale Ankestyrelses videregivelse af en afgørelseskopi til egen læge i førtidspensionssager forudsatte et skriftligt samtykke på samme måde som hvis der havde været tale om videregivelse til en anden forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 4, 2 pkt.

I den nævnte sag var der tale om en situation hvor en myndighed uopfordret og på eget initiativ videregav oplysninger til en privat. I den foreliggende sag blev der videregivet oplysninger på den private skoles initiativ til brug for behandlingen af en ansøgning om optagelse på skolen. Hvis den private skole havde været en offentlig myndighed, kunne videregivelsen således have fundet sted på baggrund af et mundtligt samtykke fra Dem, jf. forvaltningslovens § 29, stk. 2, nr. 1.

Private skoler modtager tilskud fra det offentlige og er i et vist omfang også underlagt offentlig kontrol, jf. lov om friskoler og private grundskoler (lovbekendtgørelse nr. 529 af 6. juni 2001). De opgaver der varetages af private skoler, svarer i vidt omfang til de opgaver der varetages af folkeskolerne.

Ved lov nr. 478 af 31. maj 2000 blev lov om friskoler og private grundskoler ændret således at der bl.a. blev indsat en bestemmelse i § 5, stk. 8, om at kapitel 8 i forvaltningsloven om tavshedspligt mv. gælder for bestyrelsen, lederen og andre ansatte ved en privat skole. Loven trådte i kraft den 1. juli 2000. Inden det tidspunkt havde ansatte mfl. på en privat skole ikke tavshedspligt hverken efter forvaltningslovens regler eller direkte efter reglerne i straffeloven.

Når henses til at ansatte mfl. på den private skole på det tidspunkt da oplysningerne fra kommunen blev videregivet til skolen, ikke var undergivet tavshedspligt, og til at de oplysninger der blev videregivet, var personoplysninger af meget følsom karakter, mener jeg at det havde været bedst stemmende med god forvaltningsskik om (K) Kommune forinden videregivelsen fandt sted, havde indhentet et skriftligt samtykke fra Dem. Se også Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 139.

Jeg har gjort tilsynsrådet og Indenrigsministeriet bekendt med min opfattelse. Jeg har dog ikke udtalt min opfattelse som kritik af tilsynsrådet og Indenrigsministeriet idet det ligger uden for de kommunale tilsynsmyndigheders kompetence at tage stilling til spørgsmål om god forvaltningsskik.

Videregivelsen fra (K) Kommune fandt i denne sag sted på baggrund af oplysninger om at der forelå et mundtligt samtykke fra Dem. Selv om det er min opfattelse at kommunen burde have indhentet et skriftligt samtykke fra Dem, finder jeg anledning til at komme med bemærkninger vedrørende spørgsmålet om notatpligt. Det skyldes bl.a. at bemærkningerne er relevante i en situation hvor et skriftligt samtykke blot bliver forevist, men ikke udleveret til den myndighed som er blevet anmodet om at videregive oplysninger

Det følger af bestemmelsen i offentlighedslovens § 6 at der i sager hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, påhviler myndigheden en forpligtelse til at gøre notat hvis myndigheden mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger.

Reglen i offentlighedslovens § 6 om notatpligt finder således kun anvendelse i afgørelsessager og kun for så vidt angår oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder. Bestemmelsen må imidlertid anses som et udslag af en almindelig retsgrundsætning om at offentlige myndigheder i alle sagstyper har pligt til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner og andre væsentlige elementer i en sagsbehandling, jf. f.eks. Folketingets Ombudsmands beretning for 1989, s.138*. Pligten til at tage notat er normalt en forudsætning for en effektiv kontrol med om myndighederne har handlet korrekt. Pligten har således bevismæssig betydning.

(K) Kommune modtog oplysninger fra den private skole, nemlig oplysninger om at De havde givet samtykke til skolen til at den kunne indhente oplysninger fra Pædagogisk Psykologisk Rådgivning og fra andre skoler hvor Deres søn havde gået. Det er min opfattelse at kommunen som et udslag af de nævnte almindelige retsgrundsætninger havde pligt til at gøre notat om sådanne oplysninger. Jeg mener også at kommunen burde have taget notat om hvilke oplysninger kommunen udleverede til den private skole i forbindelse med skolens henvendelse.

Det er på den baggrund min opfattelse at Tilsynsrådet og Indenrigsministeriet burde have påtalt at (K) Kommune ikke havde taget notat om de oplysninger kommunen modtog fra den private skole. Jeg har gjort tilsynsrådet og Indenrigsministeriet bekendt med min opfattelse.”

NOTER: (*) FOB 1989, s. 138 og 369, FOB 1987, s. 194 og FOB 1991, s. 156.

Kommunes videregivelse af oplysninger til privat skole. Krav til samtykket. Notatpligt

Det fremgår af sagens akter at A i efteråret 1997 rettede henvendelse til skolelederen på en privat skole med forespørgsel om hvorvidt hans søn ville kunne optages på skolen. I forbindelse med forespørgslen anmodede skolelederen for den private skole Pædagogisk Psykologisk Rådgivning under K Kommune om indsigt i forskellige sagsakter vedrørende A’s søn med henblik på en vurdering af om den private skole ville kunne give ham et relevant undervisningstilbud. Kommunen udleverede sagsakterne til skolelederen til gennemsyn. Efter at skolelederen havde foretaget en vurdering af sagen og givet afslag på at optage A’s søn på skolen, blev akterne tilbageleveret til kommunen. Skolelederen oplyste over for kommunen at A havde givet samtykke til at den private skole kunne indhente relevante sagsakter fra kommunen. A bestred efterfølgende at det var tilfældet.

Den 4. august 1998 klagede A til mig over at K Kommune havde udleveret fortrolige oplysninger om hans søn til den private skole uden hans samtykke. Jeg sendte den 25. august 1998 A’s klage videre til skoleforvaltningen i K Kommune som en anmodning fra A om at kommunen tog stilling til hans indsigelse.

Efter at A havde fået svar fra kommunen, klagede han den 3. maj 1999 til tilsynsrådet over K Kommunes behandling af sagen. Tilsynsrådet indhentede en udtalelse af 16. august 1999 fra kommunen. Udtalelsen var vedlagt et brev af 9. august 1999 fra en ledende psykolog fra skolepsykologisk kontor. Af brevet fremgår følgende vedrørende hændelsesforløbet

”I slutningen af efteråret 1997, forespørger (A) skolelederen på den private skole om hans søn ville kunne optages på skolen. I overensstemmelse med skolens optagelsesprocedure, gør skolelederen for den private skole en eventuel optagelse af sønnen betinget af, at skolen får tilladelse til at indhente relevante oplysninger fra Pædagogisk Psykologisk Rådgivning samt rette henvendelse til andre skoler, hvor sønnen tidligere har gået. Efter at have modtaget faderens accept anmoder skolen PPR afdeling Vest, v/en psykolog om indsigt i relevante sagsakter med henblik på en vurdering af om skolen vil kunne give (A)’s søn et relevant undervisningstilbud.

Psykologen fremskaffer vedlagte bilag som skolelederen får forevist samtidigt med, at psykologen videregiver PPR’s vurdering af sagen. Skolelederen anmoder om at få lov at beholde de udleverede akter nogle få dage, for grundigt at kunne gennemlæse disse, og bedre begrunde sin stillingtagen til sagen overfor familien. Dette ønske imødekommes, og ifølge skolelederen modtager skolen fra (A) derudover yderligere sagsakter herunder skoleudtalelser. Umiddelbart efter at skolen har givet endeligt afslag på optagelsen af (A)’s søn tilbageleveres de udleverede papirer.

Ovenstående hændelsesforløb er gennemlæst og bekræftet af skolelederen på den private skole samt psykologen fra Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, afdeling Vest.”

Tilsynsrådet besluttede den 24. marts 2000 at tilsynsrådet ikke havde grundlag for at udtale at K Kommune havde handlet ulovligt i sagen. Om baggrunden for beslutningen fremgår bl.a. følgende

”Tilsynsrådet har gennemgået de akter, der blev overgivet til den private skole. Tilsynsrådet er enig med Dem og (K) Kommune i, at de pågældende akter indeholder oplysninger om meget personlige forhold.

I henhold til lov nr. 571 af 19. december 1985 (forvaltningsloven) § 28, stk. 2 kan der under visse omstændigheder overgives oplysninger om private forhold til en anden forvaltningsmyndighed.

Akterne blev imidlertid overgivet til en privatskole.

I henhold til lov om friskoler og private grundskoler, jf. lovbekendtgørelse nr. 512 af 2. juli 1998 § 5 skal frie grundskoler, der modtager tilskud efter loven, være selvejende institutioner og skal i sit virke som uddannelsesinstitution være uafhængig.

Lov om friskoler og private grundskoler § 5 har følgende ordlyd

’§ 5. Frie grundskoler, der modtager tilskud i henhold til denne lov, skal være selvejende institutioner, hvis vedtægtsbestemmelser om styrelse og økonomiske forhold skal godkendes af undervisningsministeren. Ministeren kan fastsætte nærmere regler om vedtægternes indhold.

Stk. 2. Skolen skal i sit virke som selvejende uddannelsesinstitution være uafhængig, og skolens midler må alene komme skolens skole- og undervisningsvirksomhed til gode.

Stk. 5. Den overordnede ledelse af skolen varetages af en bestyrelse, som er ansvarlig for skolens drift over for undervisningsministeren.

’

Tilsynet med den frie grundskoles almindelige virksomhed føres af forældrekredsen. Dog kan tilsynet med om eleverne har et standpunkt, der svarer til folkeskolens standpunkt i visse tilfælde føres af kommunalbestyrelsen.

Tilsynsrådet finder, at den private skole ikke er omfattet af den offentlige forvaltning, jf. herved specielt lov om friskoler og den frie grundskole § 5.

Hjemmelen til at overgive private oplysninger til den private skole kan således ikke findes i forvaltningslovens § 28, stk. 2, idet denne bestemmelse alene finder anvendelse ved overgivelse af akter til en forvaltningsmyndighed.

I forvaltningslovens § 27, stk. 1, jfr. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152f er der fastsat regler for tavshedspligt, for personer der virker inden for den offentlige forvaltning.

I henhold til disse bestemmelser har den der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Det vil derfor være et brud på tavshedspligten, såfremt en person, der virker indenfor den offentlige forvaltning uberettiget videregiver fortrolige oplysninger.

Der tages i de forvaltningsretlige regler ikke stilling til, om et samtykke til videregivelse af en fortrolig oplysning bevirker, at der er tale om en berettiget videregivelse og dermed ikke et brud på tavshedspligten.

Tilsynsrådet finder imidlertid, at det er umiddelbart klart, at (K) Kommune var berettiget til at give materialet til lederen af den private skole til brug for lederens overvejelse om, hvorvidt skolen kunne optage Deres søn, forudsat at De havde givet samtykke til, at kommunen udleverede materialet.

(K) Kommune oplyser, at De overfor den private skole havde givet Deres samtykke til, at der blev indhentet relevante oplysninger om Deres søn.

De har overfor Tilsynsrådet benægtet dette samtykke, således skriver De i brev af 7. september 1999 til Tilsynsrådet

’Jeg har ikke givet min tilladelse til at den private skole kunne få aktindsigt i journal fra K Kommuneskole. Jeg afviser fuldstændig den påstand man kommer med. Papiret er taknemmeligt så man kan skrive hvad man vil.’

Tilsynsrådet har ikke – som en domstol – mulighed for at foretage bevisførelse i en sag som denne. Som sagen foreligger for Tilsynsrådet, finder Tilsynsrådet det ikke muligt, at fastslå, hvorvidt der er givet samtykke eller ej.

Tilsynsrådet har herefter ikke grundlag for at udtale, at (K) Kommune i den konkrete sag har handlet ulovligt.”

Den 3. april 2000 klagede De til Indenrigsministeriet over tilsynsrådets udtalelse. Den 18. april 2000 skrev Indenrigsministeriet bl.a. følgende til Dem

”I sager, der rejses ved ansøgning, kan der indhentes oplysninger om ansøgerens rent private forhold, når denne har samtykket i indhentelsen, jf. § 29 i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991). Der er ikke krav om, at samtykket er skriftligt. Hvis der er givet samtykke til, at oplysninger om rent private forhold indhentes, er det ikke nødvendigt, at den myndighed som oplysninger indhentes hos, skal meddele samtykke til videregivelsen i henhold til § 28 i forvaltningsloven – der som udgangspunkt indeholder et krav om, at samtykket er skriftligt.

Der henvises til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 1999, side 560 og side 571.

Forvaltningslovens regler om indhentelse og videregivelse af oplysninger gælder for udveksling af oplysninger mellem forvaltningsmyndigheder eller inden for en forvaltningsmyndighed. Når forvaltningsmyndigheder derimod videregiver oplysninger til andre end forvaltningsmyndigheder, er det afgørende for, hvorvidt videregivelsen kan ske, om denne er berettiget. Principperne bag reglerne i forvaltningsloven om udveksling af oplysninger kan i den forbindelse danne udgangspunkt for vurderingen.

Dette vil i en sag som den foreliggende indebære, at uanset om den private skole kan henregnes til den offentlige forvaltning eller ej vil (K) Kommune – i det omfang De har givet samtykke til den private skole til, at skolen kan indhente oplysninger fra kommunen – kunne videregive oplysninger til skolen uden kommunen forinden indhenter et (mundtligt eller skriftligt) samtykke fra Dem.

Hertil kommer, at Indenrigsministeriet – ligesom tilsynsrådet – ikke har mulighed for at afklare, hvilke af de i sagen foreliggende modstridende oplysninger om, hvorvidt De har givet den private skole samtykke til at indhente de omhandlede oplysninger, der er korrekte.

Indenrigsministeriet finder på denne baggrund ikke grundlag for at foretage videre i anledning af Deres henvendelse.”

Den 25. april 2000 klagede A til mig over udtalelserne fra tilsynsrådet og Indenrigsministeriet. I anledning af A’s klage bad jeg den 8. maj 2000 ministeriet og tilsynsrådet om udtalelser. Jeg bad myndighederne udtale sig om hvorvidt myndighederne i forbindelse med vurderingen af spørgsmålet om hvorvidt K Kommunes videregivelse af oplysningerne til den private skole var berettiget, overvejede om kommunen forinden videregivelsen selv burde have indhentet et samtykke, eventuelt skriftligt, eller som minimum have sikret sig at der forelå et samtykke til indhentelsen.

Jeg modtog den 7. november 2000 fra Indenrigsministeriet udtalelser af 20. juni 2000, 18. august 2000 og 6. november 2000 fra henholdsvis K Kommune, tilsynsrådet og Indenrigsministeriet. Af udtalelsen fra Indenrigsministeriet fremgår bl.a. følgende

”Ved brev af 20. juni 2000 har (K) Kommune bl.a. oplyst til tilsynsrådet, at kommunen, når den modtager en anmodning fra en skole om oplysninger til brug for behandling af en ansøgning om optagelse på skolen, altid sikrer sig, at der foreligger fornødent samtykke. Hvorledes kommunen sikrer sig dette, afhænger af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, og undertiden kræver kommunen et – mundtligt eller skriftligt – samtykke direkte fra ansøgeren. I andre tilfælde finder kommunen det tilstrækkeligt, at den skole, der anmoder om oplysningerne, oplyser, at ansøgeren har meddelt samtykke. (K) Kommune har endvidere oplyst, at man i den foreliggende sag på grundlag af kommunens kendskab til den private skole og proceduren på skolen i sager som den foreliggende fandt det tilstrækkeligt at lægge oplysningerne fra skolens leder om, at (A) havde meddelt samtykke, til grund.

Ved brev af 18. august 2000 til Indenrigsministeriet har Tilsynsrådet bl.a. meddelt, at tilsynsrådet kan henholde sig til rådets udtalelse af 24. marts 2000. Tilsynsrådet har endvidere oplyst, at det efter rådets opfattelse kunne overvejes, hvorvidt (K) Kommunes undladelse af at tage notat i henhold til offentlighedslovens § 6 burde have været inddraget i sagen, men at tilsynsrådet under henvisning til sagens karakter ikke fandt anledning til at gå nærmere ind i dette forhold under sagens behandling.

Indenrigsministeriet kan i den anledning oplyse, at sagen har givet ministeriet anledning til følgende overvejelser

I sager, der rejses ved ansøgning, kan der indhentes oplysninger om ansøgerens rent private forhold, når denne har samtykket i indhentelsen, jf. § 29 i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991). Der er ikke krav om, at samtykket er skriftligt. Hvis der er givet samtykke til, at oplysninger om rent private forhold indhentes, er det ikke nødvendigt, at der over for den myndighed som oplysningerne indhentes hos, skal meddeles samtykke til videregivelsen i henhold til § 28 i forvaltningsloven – der som udgangspunkt indeholder et krav om, at samtykket er skriftligt.

Der henvises til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 1999, side 560 og side 571.

Forvaltningslovens § 28 om indhentelse af oplysninger gælder for udveksling af oplysninger mellem forvaltningsmyndigheder, og reglen i § 29 gælder tillige i et vist omfang for udveksling af oplysninger inden for en forvaltningsmyndighed. Når forvaltningsmyndigheder derimod videregiver oplysninger til andre end forvaltningsmyndigheder, er det afgørende for, hvorvidt videregivelsen kan ske, om denne er berettiget. Principperne bag reglerne i forvaltningsloven om udveksling af oplysninger kan i den forbindelse danne udgangspunkt for vurderingen. Der henvises til John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 1999, side 531.

Der er efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke i henhold til forvaltningsloven – eller hvis den private skole ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning i henhold til principperne bag reglerne i forvaltningsloven – krav om, at (K) Kommune skulle indhente et samtykke fra (A), inden kommunen udleverede fortrolige oplysninger om (A)’s søn til den private skole.

I forbindelse med afgørelsen af, om fortrolige oplysninger kan udleveres, er forvaltningsmyndigheder, herunder kommunale myndigheder, efter Indenrigsministeriets opfattelse bundet af almindelige forvaltningsretlige principper, herunder officialmaksimen. Officialmaksimens formål er at bidrage til at sikre, at myndighedernes afgørelser er materielt lovlige og rigtige. Det forudsætter ikke alene, at alle relevante forhold er belyst ved det foreliggende materiale, men også, at oplysningerne er pålidelige. Er der tvivl om holdbarheden af et væsentligt faktum, hører det med til sagsoplysningen at søge denne tvivl afklaret, således at det ved en sædvanlig bevismæssig vurdering kan afgøres, om den pågældende oplysning kan lægges til grund for afgørelsen.

Der kan herved henvises til Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., Forvaltningsret, 1994, side 299.

En myndighed, der udleverer fortrolige oplysninger på baggrund af en oplysning om, at den, som oplysningerne vedrører, har meddelt samtykke til udleveringen, vil på grundlag af officialmaksimen efter omstændighederne være forpligtet til at undersøge oplysningen om samtykket nærmere, eventuelt ved henvendelse til den, de fortrolige oplysninger vedrører.

(K) Kommune udleverede de omhandlede oplysninger på baggrund af, at den private skole oplyste til kommunen, at (A) havde meddelt samtykke hertil. (K) Kommune har oplyst til Tilsynsrådet, at man blandt andet på baggrund af kommunens hidtidige erfaringer med den private skole fandt at kunne lægge det af skolens leder oplyste om (A)’s samtykke til grund.

Indenrigsministeriet finder ikke grundlag for at fastslå, at der, da (K) Kommune udleverede de omhandlede oplysninger til den private skole, har foreligget begrundet tvivl om rigtigheden af skolens oplysning til kommunen om, at (A) havde givet samtykke til udleveringen. Indenrigsministeriet skal i den forbindelse bemærke, at tilsynsrådenes tilsyn med kommunerne ikke omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunens dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige eller spørgsmål vedrørende principperne om god forvaltningsskik.

Indenrigsministeriet har – ligesom tilsynsrådet – endvidere ikke mulighed for at afklare, hvilke af de i sagen foreliggende modstridende oplysninger om, hvorvidt (A) har givet den private skole samtykke til at indhente de omhandlede oplysninger, der er korrekte.

Indenrigsministeriet kan på den baggrund henholde sig til ministeriets udtalelse af 18. april 2000.

Tilsynsrådets bemærkning vedrørende offentlighedslovens § 6 i rådets udtalelse af 18. august 2000 giver endvidere Indenrigsministeriet anledning til følgende bemærkninger

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En far ansøgte en privat skole om optagelse af sin søn på skolen. Skolen rettede i den forbindelse henvendelse til kommunen med ønske om indsigt i forskellige sagsakter vedrørende drengen med henblik på at vurdere om skolen kunne give ham et relevant undervisningstilbud. Skolen oplyste over for kommunen at faren havde givet samtykke til at skolen kunne indhente relevante sagsakter fra kommunen. Kommunen udleverede herefter forskellige dokumenter til skolen til gennemsyn. Faren bestred efterfølgende at han havde givet samtykke til at skolen kunne indhente oplysningerne.

Faren klagede over kommunen, først til tilsynsrådet og herefter til Indenrigsministeriet. Hverken tilsynsrådet eller Indenrigsministeriet mente der var grundlag for at udtale at kommunen havde handlet ulovligt ved at udlevere oplysningerne.

Ombudsmanden udtalte at det havde været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen inden den udleverede oplysningerne til skolen, havde indhentet et skriftligt samtykke fra faren. Ombudsmanden meddelte tilsynsrådet og Indenrigsministeriet sin opfattelse, men udtalte ikke sin opfattelse som en kritik af myndighederne.

Ombudsmanden mente at kommunen ud fra en almindelig retsgrundsætning havde pligt til at tage notat om de oplysninger man modtog fra skolen, om at faren mundtligt havde givet samtykke til at skolen kunne indhente oplysninger. Ombudsmanden mente endvidere at kommunen havde pligt til at tage notat om hvilke oplysninger den udleverede til skolen i forbindelse med skolens henvendelse. (J.nr. 2000-1416-703).