Kommunes sagsbehandlingstid i sag om opstilling af vindmølle. Videresendelse til rette myndighed

Kommunes sagsbehandlingstid i sag om opstilling af vindmølle. Videresendelse til rette myndighed

A ansøgte den 18. september 1998 Otterup Kommune om godkendelse af opstilling af en vindmølle på A’s ejendom. A havde erfaret at der højst kunne opstilles tre møller i området ifølge kommunens vindmølleplan, og han bad derfor om at den ene af de tre møller som naboen havde søgt opstillet, blev opstillet hos ham.

Kommunen svarede den 24. september 1998 at A’s nabo havde ansøgt om at få opstillet tre vindmøller, og at kommunen ikke kunne pålægge naboen at lade den ene mølle opføre på A’s ejendom. A ville få mulighed for at gøre indsigelse mod projektet i forbindelse med offentliggørelse af en eventuel landzonetilladelse til naboen fra Fyns Amt.

I brev af 26. september 1998 fremsendte B på A’s vegne en ansøgning til Otterup Kommune om byggetilladelse til opstilling af en vindmølle på A’s ejendom. Ansøgningen var vedlagt en ansøgning om landzonetilladelse til Fyns Amt. Det fremgik af den trykte ansøgningsblanket at ansøgningen skulle indgives til teknisk forvaltning i beliggenhedskommunen.

Kommunen svarede i brev af 16. oktober 1998 at kommunen ikke i øjeblikket kunne behandle ansøgningen da der allerede var modtaget en anden ansøgning om tilladelse til opstilling af tre vindmøller. Kommunen havde det princip at ansøgningerne blev behandlet i den rækkefølge de tilgik kommunen. Hvis den anden ansøger fik tilladelse til at opstille tre møller, ville der ifølge kommunens vindmølleplan ikke være mulighed for at opstille flere vindmøller i det pågældende område.

I brev af 26. oktober 1998 kvitterede Fyns Amt for modtagelse af B’s ansøgning af 1. oktober 1998 om opstilling af en vindmølle på A’s grund.

Den 29. oktober 1998 skrev B til kommunen og bad om at sagen blev forelagt for medlemmerne af teknisk udvalg på udvalgets møde den 2. november 1998.

Med brev af 3. november 1998 til Fyns Amt sendte B kopi af brevet af 29. oktober 1998 til kommunen til brug for amtets vurdering af den tidligere fremsendte ansøgning. Det oplystes desuden i brevet at kommunen havde vedtaget at indstille naboens ansøgning til godkendelse.

Den 19. november 1998 sendte B kopi af tidligere fremsendt ansøgning og diverse korrespondance til kommunen.

I brev af 19. marts 1999 meddelte Fyns Amt A på forespørgsel bl.a. følgende

”Situationen er den, at Amtet ved brev af 8. oktober 98 fra (B) (kopi vedlægges) er blevet orienteret om, at firmaet på Deres vegne har fremsendt en landzoneansøgning til Otterup Kommune, om tilladelse til opførelse af en vindmølle på Deres ejendom.

Det fremgår endvidere af dette brev, at Fyns Amt på et senere tidspunkt vil modtage landzoneansøgningen med dertil hørende bilag fra Otterup Kommune.

Fyns Amt har p.t. ikke modtaget landzoneansøgningen fra Otterup Kommune. Dette er baggrunden for, at sagen p.t. ikke er under behandling i Fyns Amt.”

Den 25. marts 1999 modtog kommunen en kopi af A’s brev af 24. marts 1999 til Naturklagenævnet vedrørende klagesagen over naboens landzonetilladelse.

Den 3. januar 2000 skrev kommunen således til A

”Under henvisning til Deres telefonsamtale med Borgmester ( ), om svar på ovennævnte ansøgning dateret 26/9 1998, skal jeg hermed meddele at kommuneingeniør ( ) er fratrådt den 1. dec. 1999 og vores souschef ( ) er sygemeldt, men vi vil vende tilbage snarest muligt.”

Herefter klagede A i brev af 11. marts 2000 til mig over at han trods adskillige rykkere endnu ikke havde modtaget svar fra kommunen på sin ansøgning af 26. september 1998.

Otterup Kommune udtalte i brev af 30. marts 2000 til mig bl.a. følgende

”Otterup Kommune modtager den 21. september 1998 ansøgning fra (A) om opstilling af en vindmølle. Der er imidlertid allerede indkommet ansøgning fra dennes nabo om opstilling af 3 vindmøller indenfor samme udlagte vindmølleområde.

(A) meddeles den 24. september 1998 af daværende kommuneingeniør ( ), at hans ansøgning afventer den allerede indgået ansøgning om 3 vindmøller på det udlagte vindmølleområde.

Kommunen modtager dernæst på vegne af (A) fra (B) ansøgning om opførelse af én vindmølle. Sagsbehandleren oplyser ansøger, at ansøgningen ikke p.t. kan behandles, idet man allerede har modtaget ansøgning om 3 møller indenfor samme udlagte vindmølleområde. Det oplyses ved samme lejlighed, at ansøger ikke kan forvente, at opnå tilladelse til opførelse af én mølle, dersom der gives tilladelse til de allerede ansøgte 3 vindmøller.

Herefter afventer sagen behandlingen i Fyns Amt.

I den efterfølgende periode opstår der i kommunalt regi, flere på hinanden følgende uheldige omstændigheder, bl.a. udskiftning af sagsbehandler, længerevarende sygdom samt endelig udskiftning af teknisk chef.”

I brev af 10. april 2000 bad jeg kommunen om en supplerende udtalelse om hvad der var sket i sagen i perioden 29. oktober 1998 til 3. januar 2000. Jeg bad desuden om en mere specificeret redegørelse for de omstændigheder der var årsag til den lange sagsbehandlingstid, og en forklaring på hvorfor der endnu ikke var afgivet endeligt svar i sagen.

I brev af 3. maj 2000 udtalte kommunen supplerende bl.a. følgende

”I fortsættelse af Deres skrivelse af den 10. april 2000 skal jeg i det følgende prøve at uddybe sagsforløbet i ovennævnte sag.

Udskiftning af sagsbehandler samt chefskifte har vanskeliggjort min redegørelse for sagsforløbet i denne sag, og ved gennemgang af sagen må jeg dybt beklage tidsforløbet samt sagsgangen.

I det følgende er kommentarer af undertegnede for overskueligheden skrevet i kursiv.

Sagsforløb

21.09.1998: Otterup Kommune modtager skrivelse af d. 18.9.98 fra (A) hvori han ansøger om at komme i betragtning med opstilling af et stk. vindmølle.

28.09.1998: Otterup Kommune modtager ansøgning af d. 26.09.98 om opstilling af vindmølle fra firmaet (B), der søger på vegne af (A). Der er vedlagt kopi af ansøgningsskema for landzonetilladelse.

16.10.1998Kommunens daværende sagsbehandler besvarer (B), at ansøgningen ikke i øjeblikket kan behandles grundet allerede indkommet ansøgning fra nabo.

’Vor daværende sagsbehandler vælger formodentlig at lade ansøgningen afvente behandling af naboens allerede indkomne ansøgning om opstilling af 3 vindmøller, da dette vil umuliggøre tilladelse til opstilling af yderligere vindmøller i området, og det er sandsynligvis årsagen til at han ikke fremsender ansøgningsskema til Fyns Amt for landzonetilladelse og derved starter sagsforløbet'.

26.10.1998: Otterup Kommune modtager kopi af kvittering fra Fyns Amt for modtagelse af ansøgning fra (B).

29.10.1998: Otterup Kommune modtager pr. fax d. 30.10.98 supplement til tidligere ansøgning fremsendt af (B), som anmoder om fremlæggelse af sagen for Teknisk Udvalg.19.11.1998: Otterup Kommune modtager pr. fax d. 19.11.98 kopi af orienterende skrivelse til Fyns Amt fra (B).

25.03.1999: Otterup Kommune modtager kopi af skrivelse til Naturklagenævnet. (A) kommenterer heri Fyns Amts svarskrivelse.

'I april måned 1999 rejser sagsbehandleren til en anden kommune, og det formodes at sagen fejlagtigt er blevet vurderet som færdigbehandlet og herefter er blevet arkiveret'. 01.06.1999: Genbesættes stillingen som sagsbehandler af undertegnede.

Medio december 1999: 'Undertegnede modtager henvendelse fra et af vore medlemmer i Udvalget for Teknik og Miljø, vedr. vort manglende svar til (A), og jeg får derigennem kendskab til sagen, som umiddelbart virker vanskelig at afdække. Jeg vurderer, at der skal indsamles afklarende oplysninger.

Vor forvaltningschef fratrådte medio november sin stilling og grundet min rolle som stedfortræder med deraf større arbejdsbyrde, var det umuligt for mig at overkomme opgaven, hvorfor sagen måtte afvente normale tilstande i forvaltningen.

Herefter kom jeg mellem Jul og Nytår ud for et voldsomt trafikuheld, som medførte at jeg blev sygemeldt i en længerevarende periode'.

03.01.2000: Otterup Kommune fremsender svarskrivelse til (A), idet denne har henvendt sig til Borgmesteren for at få svar på sin ansøgning. Personalet i Teknisk Forvaltning meddeler ansøger at sagsbehandleren er syg samt at der er udskiftet chef.

15.03.2000: Undertegnede tilbage efter sygdom.

21.03.2000: Otterup Kommune modtager skrivelse af den 20.03.2000 fra Ombudsmanden.

30.03.2000: Undertegnede fremsender redegørelse for hændelsesforløbet i sagen til Ombudsmanden.

11.04.2000: Otterup Kommune modtager skrivelse af d. 10.04.2000 fra Ombudsmanden, som udbeder sig yderligere oplysninger.

'Der tages kontakt til Fyns Amt for om muligt at afdække yderligere omkring sagsforløbet. Amtet kan supplere med skrivelse af 19. marts 1999 hvori det oplyses at kommunen ikke har fremsendt ansøgning om landzonetilladelse'.

03.05.2000: Otterup Kommune fremsender endeligt afslag til (A), samt nærværende redegørelse til Ombudsmanden.”

Ombudsmandens udtalelse

”Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man således ud over den absolutte sagsbehandlingstid desuden tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

Fra De den 26. september 1998 indgav ansøgning til kommunen og til De klagede til mig den 11. marts 2000, havde sagen været indbragt for kommunen i et år og fem en halv måned.

I denne periode sendte kommunen to breve til Dem, nemlig brevet af 16. oktober 1998 og brevet af 3. januar 2000. Kommunen ses ikke herudover at have foretaget sig noget i sagen. Jeg anser det for meget kritisabelt at kommunen ikke foretog nogen sagsbehandlingsskridt overhovedet i så lang tid. Selv om sagen afventede behandlingen af naboens ansøgning, burde kommunen have undersøgt hvor langt denne sag var nået, og hvornår den blev afsluttet således at kommunen kunne give et endeligt svar på Deres ansøgning. Jeg kan til orientering oplyse at Naturklagenævnet har oplyst til en af mine medarbejdere at nævnet afsluttede sin behandling af klagesagen den 28. maj 1999. Hvis kommunen havde orienteret sig herom, kunne sagen have været afsluttet ca. et år tidligere end sket.

Selv om der forelå en politisk beslutning om at behandle ansøgningerne i den rækkefølge de indkom, kunne ansøgningerne fra Dem og Deres nabo efter min opfattelse med fordel have været behandlet under ét således at det blev afgjort samlet hvis ansøgning der kunne imødekommes. Herved havde man undgået berostillelsen af Deres ansøgning og dermed også den lange sagsbehandlingstid.

Jeg har forståelse for at der kan opstå en vis forsinkelse i sagsbehandlingen i perioder med udskiftninger i det personale som sagen hører under, og som følge af sygdom. Kommunen har imidlertid en forpligtelse til under alle omstændigheder at drage omsorg for en forsvarlig sagsbehandling af kommunens sager, herunder en forsvarlig bemanding. Det endelige ansvar for indretningen af kommunens administration påhviler kommunalbestyrelsen, men borgmesteren skal påse at sagerne ekspederes uden unødig forsinkelse. Jeg henviser til § 17, stk. 6, og § 31, stk. 2, i den kommunale styrelseslov og § 4, stk. 3, i normalstyrelsesvedtægt for kommuner.

Otterup Kommune burde derfor have søgt at imødegå forsinkelser i sagsbehandlingen som følge af personaleudskiftning og sygdom. Sagen efterlader desuden det indtryk at kommunen ikke har haft et effektivt opfølgningssystem.

Af Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986) fremgår det af punkt 206 og 207 at hvis en forvaltningsmyndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den der er part i sagen, underretning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge. Desuden bør myndigheden give parten underretning når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

Kommunen burde i overensstemmelse hermed på et tidligere tidspunkt have orienteret Dem om dels at sagens behandling blev forsinket, dels hvornår et svar kunne forventes.

Endvidere burde kommunen have besvaret Deres anmodning af 29. oktober 1998 om at sagen blev forelagt for det tekniske udvalg.

For så vidt angår Deres ansøgning til Fyns Amt om landzonetilladelse, blev denne fremsendt til Otterup Kommune som ikke videresendte den til Fyns Amt. Efter forvaltningslovens § 7, stk. 2, har en forvaltningsmyndighed som modtager en skriftlig henvendelse der ikke vedrører dens sagsområde, pligt til at videresende henvendelsen til rette myndighed. Ansøgningen blev af Dem korrekt indsendt til kommunen med henblik på at kommunen kunne videresende ansøgningen til amtet med sine bemærkninger. Selv om kommunen ikke kunne støtte ansøgningen, var kommunen efter min opfattelse ikke berettiget til at tilbageholde denne.

Sammenfattende er det min opfattelse at Otterup Kommunes sagsbehandling har været meget kritisabel.

Jeg har gjort kommunen bekendt med min opfattelse. Da De nu har modtaget endeligt svar i sagen fra kommunen, foretager jeg mig ikke mere.”

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En grundejer klagede den 11. marts 2000 over at Otterup Kommune ikke havde besvaret hans ansøgning af 26. september 1998 om tilladelse til opstilling af en vindmølle. Kommunen svarede først endeligt den 3. maj 2000.

Ombudsmanden udtalte at kommunens sagsbehandling havde været meget kritisabel. Selv om sagen afventede behandlingen af en nabos ansøgning, burde kommunen have undersøgt hvor langt denne sag var nået, og hvornår den blev afsluttet. I øvrigt kunne ansøgningerne med fordel have været behandlet under ét.

Kommunen burde desuden have søgt at undgå forsinkelser i sagsbehandlingen som følge af personaleudskiftninger og sygdom.

Endvidere burde kommunen på et tidligere tidspunkt have orienteret grundejeren om at sagens behandling blev forsinket, og om hvornår svar kunne forventes. (J.nr. 2000-0897-100).