Dispensation til opførelse af garage. Mundtligt tilsagn

Dispensation til opførelse af garage. Mundtligt tilsagn

Det fremgik af sagens akter at A den 31. juli 1995 anmeldte et byggeri af en garage på sin ejendom ( ) til X Kommune. Byggeriet ville ifølge anmeldelsen blive 3,5 m højt. Da garagen med sin placering nærmere end 2,5 m fra skellet efter de gældende regler kun måtte være højst 2,5 m høj, opfattede kommunen anmeldelsen som en dispensationsansøgning.

Den 8. august 1995 blev ansøgningen sendt til A’s nabo, B, med anmodning om bemærkninger. Ved brev af 15. august 1995 fik A besked fra kommunen om at der var foretaget nabohøring, og at A kunne forvente svar på ansøgningen omkring 25. august 1995. Den 17. august 1995 skrev B bl.a. følgende til kommunen

"Vi har forståelse for ønsket om en garage, men kan som sagt ikke tillade en bygningshøjde på 3,5 m til kip, som i realiteten også ville blive højere, set fra vores side af plankeværket, idet der er en niveauforskel på ca. 20 cm efter jordpåfyldning."

A modtog en kopi af brevet. Den 30. august 1995 oplyste kommunen at A’s ansøgning kunne forventes behandlet på et møde i planlægnings- og miljøudvalget den 20. september 1995.

Den 12. september 1995 skrev A bl.a. følgende til kommunen

"Vi vil herved meddele, at vi er i fuld gang med at bygge garagen op i mursten, som senere skal sandskures, så den ligner det øvrige byggeri på ejendommen.

Dette vil ikke ændre dimensionerne på de allerede indsendte tegninger.

Vi er meget kede af, at vores nabo ikke ville give os en naboaccept på højden.

...

Hvis vi ikke på trods af dette får den søgte dispensation, vil alternativet – hvis reglerne skal holdes – blive et meget stejlt tag, som kun vil kunne beklædes med tagpap, da betontagsten som oprindeligt planlagt – ikke vil kunne holde. Tagpap vil ødelægge byggeriets pæne udseende og vil overhovedet ikke falde i med miljøet i kvarteret. Vi vedlægger tegning på dette."

På mødet den 20. september 1995 traf planlægnings- og miljøudvalget afgørelse om at imødekomme dispensationsansøgningen. Den 21. september 1995 ringede A til teknisk forvaltning i kommunen for at spørge til sagen. A talte med C som er bygningsinspektør og afdelingsarkitekt i teknisk forvaltning. Sådan som A opfattede forløbet, meddelte C ham under telefonsamtalen planlægnings- og miljøudvalgets beslutning uden forbehold. C’s opfattelse af hvad der blev meddelt under telefonsamtalen, er refereret således i et notat fra statsamtet af 18. december 1996

"(C) oplyser, at han er protokolfører på PMU’s møder, samt at han den 21. september 1995 på Des telefoniske forespørgsel oplyste, at de kunne forvente at få et brev fra borgmesteren om, at deres dispensationsansøgning var blevet imødekommet på PMU."

Få dage efter telefonsamtalen købte A materialer til at bygge tagkonstruktionen på garagen i overensstemmelse med de tegninger som A havde indsendt til kommunen. A satte straks herefter byggeriet i gang.

Efter planlægnings- og miljøudvalgets beslutning om at imødekomme A’s dispensationsansøgning rettede A’s nabo, B, henvendelse til udvalgsformanden og tilkendegav sin utilfredshed med beslutningen. Formanden besluttede på den baggrund at der skulle foretages en besigtigelse på stedet. Besigtigelsen blev foretaget den 9. oktober 1995 af to medarbejdere fra teknisk forvaltning. A var ikke formelt indkaldt til besigtigelsen, men var til stede da han tilfældigvis opdagede de to medarbejdere på sin grund. Da A under besigtigelsesforretningen fik oplyst at der var problemer med byggeriet, valgte A at indstille arbejdet.

På baggrund af besigtigelsen besluttede formanden at sagen på ny skulle behandles i et udvalgsmøde. Til brug for udvalgsmødet udarbejdede teknisk forvaltning en redegørelse for sagen. Af denne fremgik bl.a. at der i 1979 var blevet givet tilladelse til at foretage en terrænregulering af det areal hvor garagen nu er beliggende, men at besigtigelsen havde vist at der var foretaget en opfyldning på et større areal end det der oprindelig var givet tilladelse til. Teknisk forvaltning indstillede at den givne dispensation blev tilbagekaldt, og at der blev fastlagt et niveauplan i kote 3,2 for den del af grunden hvor garagen er opført.

På et møde afholdt den 18. oktober 1995 besluttede planlægnings- og miljøudvalget at følge indstillingen fra teknisk forvaltning således at dispensationen blev tilbagekaldt, og der blev fastlagt et niveauplan i kote 3,2 for den del af grunden hvor garagen er opført. Den 19. oktober 1995 ringede A til C og blev oplyst om udvalgets beslutning.

Den 22. oktober 1995 skrev A til kommunen og redegjorde for sit syn på sagen. A skrev bl.a. følgende

"Det er ubegribeligt, at der først gives dispensation til at bygge til 3,5 m i kip, og derefter tilbagekaldes dispensationen med den begrundelse, at terrænforskellen på 20 cm til nabogrund gør, at der er ansøgt under andre forudsætninger. Dette er ikke noget, der på nogen måde kan udledes af Småhusreglementet, og i så fald ville det i værste konsekvens være yderst logisk, maksimalt at justere den dispenserede højde på 3,5 m ned til 3,3 m.

Det er for undertegnede utrolig vigtigt, at man snart når til en løsning på problemerne, eftersom der på grunden p.t. står opmagasineret materialer til tagkonstruktionen for ca. kr. 25.000, som ved tilbagekaldelse af dispensation er fuldstændig ubrugelige."

A bad kommunen om en skriftlig redegørelse for sagen.

Ved brev af 1. november 1995 meddelte kommunen A udvalgets beslutning af 18. oktober 1995. Kommunen skrev bl.a. følgende

"Sagen blev herefter behandlet af udvalget igen den 18. oktober 1995, hvor det blev besluttet at udvalgets tidligere dispensation blev annulleret samt at der i henhold til bestemmelserne i Bygningsreglement for småhuse 1985, afsnit 2.3.2 og 12.5.1 fastlægges et niveauplan for den del af grunden, hvor garagen er opført, i kote 3,20.

Herefter vil det være muligt at opføre en garage med fladt tag, uden at der kræves dispensation.

Hvis De ønsker at klage over afgørelsen, skal klagen inden 4 uger fra afgørelsens modtagelse indgives til Naturklagenævnet, Vermundsgade 38 B, 2100 Kbh. Ø."

Den 5. november 1995 skrev A til kommunen at han ikke fandt at kommunens brev af 1. november 1995 gav svar på hans henvendelse af 22. oktober 1995. Den 14. november 1995 redegjorde borgmesterkontoret herefter yderligere for sagen og skrev bl.a. følgende

"Det bemærkes indledningsvis, at det ikke er korrekt, at koten blev fastlagt til 3,40 i byggetilladelse af 12. juli 1979. I byggetilladelsen godkendte kommunen, at der blev fyldt op til kote 3,40, men der blev ikke fastlagt noget niveauplan i byggelovens forstand, jf. det dagældende bygningsreglement (Bygningsreglement 77, kap. 3.1.1, stk. 4). Bestemmelsen vedlægges i fotokopi. Vi kan til orientering oplyse, at niveauplanet ikke er det niveau, hvorpå bebyggelsen placeres, men en gennemsnitskote for det højeste og det laveste niveau for det naturlige terræn.

Med hensyn til årsagen til ændringen af koten bemærkes, at kommunen efter planlægnings- og miljøudvalgets møde – i forbindelse med Deres nabo (B)’s personlige fremmøde i kommunen – blev opmærksom på, at den i (B)’s brev af 17. august 1995, som tillige er fremsendt til Dem, nævnte jordpåfyldning, omfatter et større areal end godkendt af byggemyndigheden. Vi henviser til ibrugtagningstilladelse af 12. juli 1979 med tilhørende tegning af 9. april 1979, hvor terrænregulering i form af jordpåfyldning til 2 parkeringspladser i grundens nordøstlige hjørne er markeret til kote 3,40, men for et mindre areal end den nu konstaterede opfyldning. Vi vedlægger en fotokopi af tegningen. Forøgelsen af det opfyldte areal udgør ca. 20-25 cm i højden og i længden ca. 3,5 m.

Planlægnings- og miljøudvalgets beslutning i mødet den 20. september 1995 er derfor sket under urigtige forudsætninger, hvorfor udvalget har fundet det påkrævet at vurdere dispensationsansøgningen påny på baggrund af de faktiske forhold på stedet. Som bekendt besigtigede planlægnings- og miljøudvalget ejendommene den 9. oktober 1995, og i sit møde den 18. oktober 1995 besluttede udvalget at omgøre den tidligere trufne beslutning.

Udvalget besluttede samtidigt at fastlægge et niveauplan i medfør af 'Småhusreglementet', punkt 2.3.2 og 12.5.1, for den del af grunden, hvorpå garagen er placeret. Niveauplanet blev således fastlagt til kote 3,20 [ifølge håndskreven tilføjelse i marginen den 25. juni 1996 rettet til 3,40], svarende til gennemsnittet mellem kote 3,20 i forkant og kote 3,00 i bagkant af garagen. Dette indebærer som nævnt, at der kan opføres en garagebygning med fladt tag uden dispensation.

I Deres brev af 22. oktober 1995 anfører De bl.a., at kommunen skulle have godkendt den skete forøgelse af det opfyldte areal, idet kommunen den 26. marts 1981 har givet byggetilladelse til opførelse af en carport. De anfører, at carporten blev opført i kote 3,40, beliggende 3,00 m fra vejskel med en længde på 7,17 m, således at det bageste punkt lå 10,17 m fra vejskel, og at dette er skitseret nøjagtigt på et tilhørende bilag.

Vi skal hertil bemærke, at det ikke af ansøgningen og den omhandlede tegning fremgår, at koten er forøget, og det tilføjes, at der ej heller er ansøgt om tilladelse til den omhandlede påfyldning, som på det pågældende sted forøger koten til 3,40, jf. i øvrigt nedenfor.

De bemærker endvidere, at der tillige i forbindelse med besigtigelse og godkendelse af den opførte carport i 1982, jf. ibrugtagningstilladelse af 23. juli 1982, er sket en godkendelse af forøgelsen af påfyldningen til kote 3,40, idet byggearbejdet 'blev konstateret udført i overensstemmelse med bestemmelserne i byggeloven, det dertil hørende bygningsreglement, samt øvrige bestemmelser og anvisninger for bygningers opførelse og indretning. Ibrugtagelsen indbefatter, at kommunalbestyrelsen som byplanmyndighed, vejmyndighed og påtaleberettiget i forhold til de på ejendommen hvilende servitutter intet har fundet at indvende mod det udførte byggearbejde.'

Vi skal hertil bemærke, at det ovenfor anførte citat fra ibrugtagningstilladelsens standardbestemmelse ikke er fuldstændigt, idet der tillige er anført: '– ... så vidt det ved foretagen besigtigelse har kunnet konstateres ...'. Det fremgår desuden af en standardbestemmelse i byggetilladelser, og således også af byggetilladelse af 26. marts 1981 for den ovennævnte carport, at byggetilladelsen ikke indeholder nogen dispensation fra byggelovgivningens bestemmelser, der ikke er ansøgt og ikke skriftligt meddelt.

Ifølge den dagældende byggelov, (lovbekendtgørelse nr. 530 af 25. oktober 1976) § 13, jf. § 2, jf. § 16, skulle der indhentes tilladelse til ændring af en grunds naturlige terræn, bl.a. ved påfyldning. En sådan tilladelse er ikke søgt, og tilladelse/godkendelse af den skete forøgelse af påfyldningen er således ej heller givet. At den tilsynsførende i forbindelse med besigtigelsen af den fuldførte carport skulle have bemærket, at der var sket en yderligere påfyldning ville bero på et rent tilfælde, og det er da ej heller sket i denne sag.

Til Deres orientering vedlægges fotokopi af et uddrag af den dagældende byggelov, idet det for en ordens skyld bemærkes, at den nugældende byggelov ikke i realiteten indeholder ændringer på det pågældende område.

I Deres brev af 22. oktober 1995 har De endvidere oplyst, at De finder en løsning af sagen påkrævet under hensyn til, at De har købt materialer for ca. 25.000 kr.

Vi skal hertil bemærke, at det af byggelovgivningen, herunder 'Småhusreglementet' fremgår, at byggeri ikke må iværksættes, før dispensation er givet, jf. 'Småhusreglementet', punkt 1.2.1.

Planlægnings- og miljøudvalgets dispensationsbeslutning er ikke blevet bekendtgjort for Dem på en for kommunen forpligtende måde. Deres kendskab til udvalgets beslutning beror alene på, at De ved en telefonisk henvendelse til en af kommunens sagsbehandlere har formået denne til at fremkomme med oplysninger fra udvalgets møde.

Det er derfor kommunens opfattelse, at dispositioner, som måtte være truffet af Dem med henblik på etablering af en garagebygning, før en nødvendig dispensation er behørigt meddelt, er kommunen uvedkommende."

Den 30. december 1995 ansøgte A på ny planlægnings- og miljøudvalget om dispensation til opførelse af garagen, dog med den ændring at højden blev reduceret til 3,3 m. A skrev bl.a. følgende

"Der foregår herefter en korrespondance mellem Borgmesterkontoret og os, og det fremgår heraf, at udvalgets tilbagekaldelse af dispensationen skyldes, at en 20 cm opfyldning foretaget i 1979 af tidligere ejer var blevet 10 m2 større end oprindeligt godkendt.

Da det er muligt for os uden større udgift at ændre konstruktionen, således at højden reduceres med de 20 cm, er vi indstillet på at foretage denne ændring, og vi anmoder derfor udvalget om på ny at behandle vor ansøgning dog således, at højden reduceres til 3,30 m."

I brev af samme dag fremkom A med sine kommentarer til borgmesterkontorets brev af 14. november 1995. Af brevet fremgår bl.a. følgende

"I Deres brev af 1. f.m. anfører De, at 'udvalget på grund af en protest mod bygningens højde fra Deres nabo ønskede at foretage en besigtigelse'.

De har imidlertid i Deres brev af 15. august 1995 meddelt, at vores ansøgning i henhold til byggelovens § 22 er sendt til udtalelse hos den berørte nabo, og at denne havde 14 dages frist til at svare. Dette har denne gjort i brev af 17. s.m., hvor han gør indsigelse mod ansøgningen og henviser til, at 'der er en niveauforskel på 20 cm efter jordpåfyldning'.

Dette brev har været udvalget bekendt, da det i sit møde den 20. september 1995 vedtog at give dispensationen, og der har således ikke været tale om 'urigtige forudsætninger' m.h.t. den skete påfyldning.

...

Lovens forudsætninger for udvalgets behandling og godkendelse den 20. september 1995 har således været opfyldt. Dette er vi blevet underrettet om telefonisk, og vi må bestride, at det ikke er 'en for kommunen forpligtende måde'. Som det turde være bekendt, er en mundtlig tilkendegivelse efter dansk retspraksis lige så bindende som en skriftlig.

Vi undrer os meget over Deres udtryk, at vi 'ved en telefonisk henvendelse til en af kommunens sagsbehandlere har formået denne til at fremkomme med oplysninger fra udvalgets møde'. Vi har i hele sagens forløb haft gode samtaler med afdelingsleder og sagsbehandler og ikke på nogen måde prøvet på at 'formå' dem til nogetsomhelst ejheller ved den nævnte lejlighed."

Den 10. januar 1996 skrev teknisk forvaltning til A at hans ansøgning var sendt til nabohøring. Den 21. januar 1996 fremkom A’s nabo, B, med sine bemærkninger. Han oplyste at han ikke ville tillade en dispensation. Om baggrunden herfor skrev han bl.a. følgende

"De 20 cm jordpåfyld, som er nævnt i (H)’s brev er ikke foretaget i 1979, men er påført successivt af senere ejere, og nuværende ejer har fortsat denne aktivitet, således at påfyldet er fortsat til nu ca. 45 cm på en længde af ca. 10 m. Det er tydeligt at se på stakittet, både da der lå 20 cm og nu også de ca. 45 cm, da stakittet i hele sin udstrækning på grunden er 185 cm højt med 5 cm luft mod jord. På familien (H)’s side er højden af stakittet ved garagen nu ca. 140 cm."

Den 1. februar 1996 meddelte teknisk forvaltning A at man ikke fandt at der var grundlag for at ændre planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 18. oktober 1995. Forvaltningen skrev bl.a. følgende

"Da Deres nabo tilsyneladende fortsat ikke vil kunne leve med en garagebygning, der overstiger 2,50 m i højden, og der dermed ikke efter vort skøn foreligger nye aspekter i sagen, er der ikke grundlag for at give dispensation.

Dermed er udvalgets afgørelse af 18. oktober 1995, som meddelt Dem i brev af 1. november 1995, fortsat gældende.

Vi vedlægger kopi af Deres nabos høringssvar.

Hvis De ønsker at klage over afgørelsen, skal klagen inden 4 uger fra afgørelsens modtagelse indgives til Naturklagenævnet, Vermundsgade 38 B, 2100 Kbh. Ø."

Den 12. februar 1996 bad A borgmesteren om i sin egenskab af formand for planlægnings- og miljøudvalget at gå ind i sagen. Den 20. februar 1996 meddelte borgmesteren A at han ikke havde bemærkninger til teknisk forvaltnings behandling af sagen. Teknisk forvaltning havde fulgt den af planlægnings- og miljøudvalget fastlagte praksis hvorefter sager hvori udvalget allerede har truffet en afgørelse, ikke forelægges på ny såfremt der ikke er nye oplysninger i sagen.

Den 1. marts 1996 skrev A igen til borgmesteren. A oplyste at han havde indgivet en ny ansøgning, og at der dermed forelå nye oplysninger. A meddelte at han agtede at klage til tilsynsrådet for amtet. I brev af 15. marts 1996 fastholdt borgmesteren at ansøgningen af 30. december 1995 ikke indeholdt sådanne nye oplysninger at forelæggelse for planlægnings- og miljøudvalget havde været fornøden. Han havde imidlertid som udvalgsformand efter omstændighederne ekstraordinært besluttet alligevel at forelægge ansøgningen for udvalget.

På et udvalgsmøde den 20. marts 1996 blev det besluttet at fastholde afgørelsen af 18. oktober 1995 om at give afslag på dispensation. Beslutningen blev meddelt A i brev af 1. april 1996. Kommunen skrev følgende om baggrunden for beslutningen;

"Baggrunden for udvalgets beslutning er, at det med det fastlagte niveauplan er muligt at opføre en garage med fladt tag, som overholder bestemmelserne i bygningsreglementet, jf. brev af 1. november 1995."

Kommunen vejledte A om at afgørelsen kunne indbringes for amtsrådet, og meddelte samtidig at den klagevejledning A tidligere havde fået om at afgørelsen kunne indbringes for Naturklagenævnet, ikke var korrekt.

Den 25. april 1996 klagede A til tilsynsrådet over kommunens behandling af sagen. Den 8. maj 1996 meddelte tilsynsrådet at kommunalbestyrelsens afgørelser vedrørende forhold der er omfattet af byggelovens § 23, for så vidt angår retlige spørgsmål kan påklages til statsamtet. Tilsynsrådet havde på den baggrund sendt klagen til statsamtet. Statsamtet bad samme dag kommunen om en udtalelse, og A modtog meddelelse herom.

Den 9. maj 1996 udstedte kommunen påbud om at A inden den 1. juli 1996 skulle fjerne den del af garagetaget der oversteg 2,5 m. Den 23. maj 1996 bad A kommunen om at hans klage til tilsynsrådet måtte blive tillagt opsættende virkning. Den 31. maj 1996 fastholdt kommunen sit påbud og oplyste samtidig at en klage ikke havde opsættende virkning medmindre klagemyndigheden bestemte andet. Den 18. juni 1996 bad A statsamtet om at A’s klage måtte blive tillagt opsættende virkning. Den 26. juni 1996 tillagde statsamtet klagen opsættende virkning.

I udtalelse af 1. juli 1996 til statsamtet redegjorde kommunen for sagens forløb. Den 28. juli 1996 kommenterede A kommunens udtalelse. A gjorde opmærksom på at kommunen i sin udtalelse udelukkende havde refereret det faktiske forløb af sagen, men ikke havde kommenteret A’s klage. Statsamtet sendte A’s udtalelse til kommunen med henblik på bemærkninger. Den 19. september 1996 meddelte kommunen at man kunne henholde sig til udtalelsen af 1. juli 1996.

Statsamtet afgørelse forelå den 24. oktober 1996. Af denne fremgår følgende

"Ifølge § 22 i byggeloven kan kommunalbestyrelsen meddele dispensation fra bestemmelser i loven og de i medfør af loven fastsatte bestemmelser, når det skønnes foreneligt med de hensyn, der ligger til grund for de pågældende bestemmelser.

Efter § 23 i byggeloven kan kommunens afgørelser for så vidt angår retlige spørgsmål påklages til Statsamtet.

Den aktuelle sag angår ansøgninger om dispensation fra gældende højdebestemmelser til opførelse af carport nærmere naboskel end 2,50 m, jf. BR-S 1985, afsnit 12.5.1. I den forbindelse er blandt andet opstået spørgsmålet om, hvorvidt den i sagen foreliggende begunstigende forvaltningsakt er bekendtgjort på en for (X) Kommune forpligtende måde samt spørgsmålet om eventuel ugyldighed af kommunens afgørelser på grund af manglende partshøring af Dem, samt lovligheden af det af kommunen givne påbud.

For så vidt angår den af Planlægnings- og Miljøudvalget i (X) Kommune trufne afgørelse af 20. september 1995, hvor man besluttede at imødekomme Deres dispensationsansøgning skal man på baggrund af de i sagen foreliggende oplysninger meddele, at (Y) Statsamt ikke anser afgørelsen for at være bekendtgjort overfor Dem på en for kommunen forpligtende måde.

Denne vurdering er truffet under hensyntagen til almindelige forvaltningsretlige principper, herunder at en myndighed (Planlægnings- og Miljøudvalget) frit kan omgøre begunstigende afgørelser, indtil afgørelsen er egentlig bekendtgjort, samt at bekendtgørelsen skal foretages af den myndighed eller person, der har kompetence hertil. En underhåndsmeddelelse fra en underordnet, uformel meddelelse om et kollegialt forvaltningsorgans afgørelse, givet af et menigt medlem er derfor ikke tilstrækkelig til at tjene som egentlig bekendtgørelse. Statsamtet henviser i den forbindelse til den på området foreliggende litteratur, herunder 'Forvaltningsret. Sagsbehandling, Hjemmel, Prøvelse' ved Jon Andersen, konsulent, Folketingets Ombudsmand.

Statsamtet har ved afgørelsen lagt vægt på oplysninger om, at De ikke har fået skriftlig meddelelse om afgørelsen af formanden for Planlægnings- og Miljøudvalget, men blot telefonisk har fået 'underholdsmeddelelse' [skal være underhåndsmeddelelse, min bemærkning] fra Teknisk Forvaltning i (X) Kommune.

For så vidt angår den af Planlægnings- og Miljøudvalget trufne afgørelse af 18. oktober 1995 samt den af Byplanafdelingen trufne afgørelse af 1. februar 1996 ... skal Statsamtet udtale følgende

Kan en part ikke antages at være bekendt med, at myndigheden (kommunen) er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder (i aktuelle tilfælde terrænforholdene), må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden (kommunen) har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse, jf. forvaltningslovens § 19, stk. 1, 1. pkt. Høringspligten udløses af antagelsen om, at parten ikke ved, at myndigheden (kommunen) er i besiddelse af bestemte oplysninger. Pligten til høring gælder ifølge forvaltningslovens § 19, stk. 1, 2. pkt. kun såfremt oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og i øvrigt er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

I den anledning skal man meddele, at det er Statsamtets opfattelse, at kommunen ved behandlingen af byggesagen vedrørende (ejendommen) skulle have anset Dem for værende part i sagen i henhold til forvaltningslovens § 19. Statsamtet har i den forbindelse lagt vægt på, at behandlingen af byggesagen og dennes udfald er af væsentlig interesse for Dem som ansøger i sagen. Partshøringen skulle inden Planlægnings- og Miljøudvalgsmødet den 18. oktober 1995 have omfattet de i kommunen foreliggende oplysninger om udfyldning på 20 cm på et større areal end godkendt af byggemyndigheden, og De burde endvidere inden Byplanafdelingens beslutning af 1. februar 1996 være blevet partshørt for så vidt angår de af Deres nabo afgivne oplysninger om, at der på Deres ejendom ( ) er foretaget en yderligere påfyldning op til 45 cm, idet der ses at være tale om oplysninger, der er til ugunst for Dem.

Formålet med forvaltningslovens § 19 er at give en part mulighed for at udtrykke sin mening, før der træffes afgørelse i en sag, og manglende partshøring anses som udgangspunkt som en væsentlig mangel, der i princippet medfører ugyldighed.

På baggrund af ovenstående finder Statsamtet den af Planlægnings- og Miljøudvalget trufne beslutning af 18. oktober 1996 [skal være 1995, min bemærkning] samt den af Byplanafdelingen trufne afgørelse af 1. februar 1996 uden gyldighed.

Derimod finder Statsamtet, at den af Planlægnings- og Miljøudvalget trufne beslutning af 20. marts 1996 er gyldig, idet De forinden har været bekendt med de i sagen foreliggende oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, jf. Deres nabos høringssvar af 21. februar 1996, som De modtog i kopi fra kommunen samtidig med Byplanafdelingens afgørelse ved skrivelse af 1. februar 1996.

De har således haft mulighed for at fremkomme med en udtalelse til disse oplysninger, hvilket De blandt andet har gjort i Deres brev af 12. februar 1996. Forvaltningslovens § 19 anses således for opfyldt for så vidt angår denne afgørelse.

Ved skrivelse af 1. april 1996 fik De meddelelse om resultatet af Planlægnings- og Miljøudvalgets behandling af Deres fornyede dispensationsansøgning på møde den 20. marts 1996. Udvalget havde således besluttet at meddele afslag på dispensation fra BR-S 1985, afsnit 12.5.1. under henvisning til, at det med det fastlagte niveauplan er muligt at opføre en garage med fladt tag, som overholder de pågældende bestemmelser i BR-S 1985.

Ifølge byggelovens § 22 kan kommunen meddele dispensation fra bestemmelser i loven eller de i henhold til loven fastsatte bestemmelser, når det skønnes foreneligt med de hensyn, der ligger til grund for de pågældende bestemmelser. Da det af Kommunalbestyrelsens udtalelse fremgår, at afgørelsen beror på en skønsmæssig vurdering , er byggelovens betingelser for at påklage afgørelsen ikke opfyldt.

Statsamtet kan derfor ikke foretage videre i sagen vedrørende denne afgørelse.

Ifølge § 16 A, stk. 1 i byggeloven påser Kommunalbestyrelsen i sagsbehandlingen, at denne lov og de regler, der er fastsat med hjemmel i loven, overholdes. Såfremt Kommunalbestyrelsen bliver opmærksom på et ulovligt forhold, skal den søge forholdet lovliggjort, medmindre det er af ganske underordnet betydning, jf. byggelovens § 16 A, stk. 3.

I den anledning skal man meddele, at Kommunalbestyrelsen efter Statsamtets opfattelse har haft hjemmel til at udstede det omhandlede påbud i medfør af byggelovens § 17, stk. 1 om at bringe ejendommen matr.nr. ( ), i overensstemmelse med reglerne i BR-S 1985, afsnit 12.5.1 og fjerne den del af taget, som overskrider 2,50 m nærmere naboskel end 2,50 m.

Under henvisning til Deres klage over kommunens sagsbehandling skal det bemærkes, at klager herover ikke henhører under Statsamtets kompetence, men skal rettes til Kommunalbestyrelsen.

Eventuelt erstatningspørgsmål vedrørende de af Dem indkøbte materialer (værdispildsbetragtninger) til brug for carportens tag henhører ikke under Statsamtets kompetence, men De henvises til domstolene."

I brev af 15. december 1996 kommenterede A statsamtets afgørelse. A fastholdt at planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 20. september 1995 var meddelt ham på en bindende måde. Herudover skrev A bl.a. at forudsætningen for den ansøgning der blev behandlet i udvalgets møde den 20. marts 1996, måtte være bortfaldet i og med at beslutningen truffet i mødet den 18. oktober 1995 var ugyldig, og at A dermed måtte kunne færdiggøre garagen i overensstemmelse med det der blev vedtaget på mødet den 20. september 1995. Endelig kritiserede A planlægnings- og miljøudvalgets begrundelser for de trufne afgørelser. Den 23. december 1996 skrev statsamtet bl.a. følgende til A

"Ad. 1) Underretning om afgørelsen truffet i PMU's møde den 20. september 1995.

Fra kommunens side foreligger det nu oplyst, at det var bygningsinspektør og afdelingsarkitekt (C), der den 21. september 1995 på baggrund af Deres telefoniske forespørgsel oplyste, at De kunne forvente at få et brev fra borgmesteren om, at Deres dispensationsansøgning var blevet imødekommet.

(C) var protokolfører på det pågældende PMU-møde, men behandlede som bekendt ikke selvstændigt Deres dispensationsansøgning og har ikke kompetence til selvstændigt at træffe afgørelse og underskrive i en sag, der behandles på et PMU-møde. Desuden kræver enhver skriftlig meddelelse af en på et PMU-møde truffen afgørelse, at Teknisk Direktør, ( ) endelig underskriver afgørelsen. Det er således Teknisk Direktør og ikke en afdelingsarkitekt, der har den endelige underskriftskompetence i disse sager.

På baggrund af ovenstående må statsamtet derfor fastholde, at der den 21. september 1995 ikke er givet en meddelelse af afgørelsen på PMU-mødet den 20. september 1995 på en for kommunen bindende måde.

Ad. 2) PMU's afgørelser af 18. oktober 1995 og 20. marts 1996.

Statsamtet har ved sin afgørelse af 24. oktober 1996 forudsat, at De fortsat ønskede at søge om dispensation fra BR-S 85, afsnit 12.5.1, jf. Deres fornyede dispensationsansøgning af 30. december 1995, hvorefter statsamtet tillige tog stilling til den af PMU senest trufne afgørelse af 20. marts 1996, og i den forbindelse vurderede, at der forelå en gyldig og bindende afgørelse, hvorved PMU afslog at meddele Dem dispensation til det ansøgte.

Ad. 3) Begrundelser.

Statsamtet vurderede i sin afgørelse, at den af PMU trufne afgørelse den 20. marts 1996 er lovmedholdelig, herunder også i relation til reglerne om partshøring og begrundelse.

I øvrigt henvises til statsamtets afgørelse af 24. oktober 1996.

Ad. 4) Klage over sagsbehandlingen.

Statsamtet henviser til, at statsamtet har fundet den politisk trufne afgørelse af 20. marts 1996 at være truffet på gyldigt grundlag, jf. ovenstående pkt. 3."

Den 19. januar 1997 kommenterede A statsamtets brev. A skrev bl.a. at C som souschef i teknisk forvaltning havde kompetence til at underskrive alle breve. A oplyste at han agtede at klage til mig.

Den 11. februar 1997 fremsatte kommunen påbud om at A inden den 3. marts 1997 skulle fjerne den del af garagetaget der er højere end 2,5 m, i en afstand af 2,5 m fra skellet.

Den 26. februar 1997 klagede A til mig over X Kommunes sagsbehandling og afgørelser og over Y Statsamts sagsbehandling og afgørelse af 24. oktober 1996. A anførte bl.a. at den oplysning som statsamtet havde lagt til grund for sin afgørelse – at den telefoniske underretning til ham om afgørelsen af 20. september 1995 blev givet til ham af en ansat i forvaltningen som ikke havde bemyndigelse til at underskrive i sådanne sager – ikke er korrekt. Underretningen blev givet til A af C som har bemyndigelse til at underskrive alle breve i X Kommunes tekniske forvaltning.

Da statsamtet ikke havde taget stilling til A’s indsigelse, videresendte jeg den 12. marts 1997 A’s henvendelse til statsamtet med henblik på besvarelse. Den 17. marts 1997 svarede statsamtet bl.a. følgende

"På denne baggrund har statsamtet den 14. marts 1997 på ny rettet henvendelse til (X) Kommune og talt med (C) i Teknisk Forvaltning, der oplyste, at det er korrekt, at han nu er udnævnt til teknisk vicedirektør, men at dette ikke var hans stilling i september 1995.

(C) har overfor statsamtet på ny understreget, at afgørelser, truffet på planlægnings- og miljøudvalgsmøder (PMU) underskrives af udvalgsformanden og teknisk direktør, samt at (C) ingen underskriftskompetence har i afgørelser, truffet på et møde i PMU.

(C) har videre oplyst, at han underskriver breve i forbindelse med den administrative opfølgning af PMU-afgørelser, og ved særlige vigtige breve underskriver såvel den tekniske direktør som (C). I alle andre breve, dvs. almindelige administrative breve underskriver sagsbehandleren og evt. tillige (C).

(C) har endvidere oplyst, at han i byggesager optræder som bygningsinspektør og i andre sager som afdelingsarkitekt. Udadtil 'tegner' han afdelingen, men ikke PMU og dettes afgørelser.

Til yderligere orientering har (C) i hovedtræk redegjort for fremgangsmåden ved et PMU-møde som følger

Teknisk Forvaltning forbereder og forelægger sagen for PMU, der herefter behandler sagen på et PMU-møde af et stående politisk udvalg. Når afgørelsen efterfølgende ligger klar fra Teknisk Forvaltnings side (jævnfør ovenfor side 1) underskriver PMU-formanden, der står inde for den politiske del af afgørelsen, medens den tekniske direktør underskriver afgørelsen og står inde for det faglige/tekniske.

På baggrund af ovenstående finder statsamtet fortsat, at (C) ikke havde kompetence til at give Dem telefonisk underretning om en i PMU truffen afgørelse i september 1995 på en for kommunen bindende måde, idet (C) ikke på noget tidspunkt selvstændigt kunne træffe afgørelser i PMU, der som bekendt består af en flerhed af personer, der kan træffe beslutningerne. (C) kunne således ikke 'tegne' PMU, men det kunne kun udvalgsformanden samt den tekniske direktør."

Den 8. april 1997 klagede A igen til mig. A skrev samtidig til statsamtet. A anførte at statsamtet i forbindelse med sit seneste svar havde manglet en væsentlig oplysning, nemlig at C siden midten af 1980'erne har været stedfortræder for den tekniske chef. På den baggrund sendte jeg den 20. maj 1997 A’s henvendelse til statsamtet således at statsamtet kunne få lejlighed til at tage stilling til betydningen af denne oplysning.

Statsamtet bad kommunen om en udtalelse, der forelå den 11. juni 1997. Af denne fremgår bl.a. følgende

"Stedfortræderfunktionen indebærer, at stedfortræderen i tilfælde af den tekniske direktørs forfald som følge af f.eks. sygdom, ferie etc. overtager dennes funktioner, herunder underskriftskompetencen for så vidt angår den skriftlige meddelelse om PMU's afgørelser. Vi kan oplyse, at (C) ikke fungerede som stedfortræder for den tekniske direktør i forbindelse med den trufne afgørelse.

Vi kan for god ordens skyld oplyse, at den tekniske direktør ikke alene har underskriftskompetencen med hensyn til sådanne meddelelser

Udvalgsformanden er af udvalget bemyndiget til at forestå gennemførelsen af udvalgets beslutninger, herunder underskrive meddelelser om udvalgets afgørelser og beslutninger. Den tekniske direktør 'kontrasignerer' udvalgsformandens skriftlige meddelelser. Den tekniske direktør har således ikke den endelige underskriftskompetence. Denne tilkommer udvalgsformanden."

Den 11. juli 1997 fremkom A bl.a. med følgende bemærkninger til kommunens afgørelse

"Endvidere oplyser kommunen, at (C) ikke fungerede som stedfortræder i forbindelse med den trufne afgørelse. Det kan vi selvsagt ikke have nogen viden om, men vi gentager, at (C) ikke ved den omhandlede telefonsamtale den 21. september 1995 nævnte, at han ikke havde kompetence til at underrette os om udvalgets vedtagelse.

Det er i øvrigt ikke funktionen den pågældende dag, men (C)’s generelle kompetence, som De har lagt til grund for Deres afgørelse. Kommunen slutter sit brev med at komme ind herpå, og det fremgår heraf sammenholdt med det ovennævnte citat, at der kan sættes lighedstegn mellem kompetencerne hos henholdsvis den tekniske direktør og hans stedfortræder, når denne fungerer i hans sted, således som vi har fremført i vore breve af 8. april 1997."

I brev af 1. september 1997 fastholdt statsamtet sin afgørelse af 24. oktober 1996 og skrev bl.a. følgende

"Det fremgår således af kommunens interne regler, at (C) i sin funktion som stedfortræder for den tekniske direktør ikke er bemyndiget til alene at underskrive meddelelser om PMU's afgørelser og beslutninger og som følge deraf heller ikke med bindende virkning for PMU mundtligt kan meddele en afgørelse, truffet af PMU. Det bemærkes, at (C) iøvrigt ikke konkret fungerede som stedfortræder for den tekniske direktør i forbindelse med den trufne afgørelse."

Den 20. september 1997 skrev A herefter til mig at A opretholdt sin klage. I anledning af klagen indhentede jeg udtalelser modtaget den 21. november 1997 fra X Kommune og Y Statsamt. Myndighederne henholdt sig i udtalelserne til deres afgørelser og tidligere udtalelser i sagen.

Den 26. oktober 1998 sendte jeg en foreløbig redegørelse for sagen til X Kommune og Y Statsamt. Jeg skrev at det var min opfattelse at Planlægnings- og Miljøudvalget i kommunens afgørelse af 20. september 1995 blev meddelt på en for kommunen i forhold til A bindende måde. Jeg bad statsamtet om – efter at have indhentet en udtalelse fra kommunen – at fremkomme med bemærkninger til hans opfattelse og overveje spørgsmålet om tilbagekaldelse i lyset heraf. Jeg bad om at statsamtet forud for afgivelsen af udtalelserne foranledigede at der blev indhentet en udtalelse fra A’s nabo, B, om de spørgsmål som min behandling af sagen gav anledning til.

Med brev af 31. august 1999 sendte Y Statsamt kopi af udtalelser fra henholdsvis X Kommune og B’s advokat. Af Statsamtet brev fremgik at statsamtet havde fundet det rettest at genoptage sagens behandling, og at man i den anledning havde bedt kommunen og advokaten om at komme med eventuelle yderligere bemærkninger inden den 21. september 1999. Af kommunens udtalelse af 23. februar 1998 fremgik at kommunen tog ombudsmandens opfattelse af at planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 20. september 1995 var blevet meddelt A på bindende måde, til efterretning, men at kommunen ikke fandt anledning til at ændre den senere beslutning om at trække dispensationen tilbage.

Den 30. september 1999 oplyste statsamtet at A med virkning fra den 1. september 1999 havde solgt ejendommen ( ). Statsamtet spurgte på den baggrund om salget gav mig anledning til at fremkomme med yderligere bemærkninger i forhold til dem der var fremsat i den foreløbige redegørelse af 26. oktober 1998.

Jeg skrev herefter den 14. oktober 1999 bl.a. følgende til statsamtet

”Det er (A) der har klaget til mig. Min sag angår spørgsmålet om Planlægnings- og Miljøudvalget i (X) Kommunes afgørelse af 20. september 1995 blev meddelt (A) på en bindende måde, og i givet fald om udvalget med rette kunne tilbagekalde sin afgørelse. Jeg kan alene fremsætte min opfattelse af dette spørgsmål og i den forbindelse eventuelt henstille at sagen genovervejes på grundlag af den opfattelse som jeg mener er rigtig.

Jeg har ikke mulighed for at træffe en bindende afgørelse i forhold til (A) og heller ikke mulighed for at tage stilling til hvilke retsvirkninger en overdragelse af ejendommen har i forhold til en dispensation som måtte blive meddelt til (A).

Overdragelsen af ejendommen giver mig på den baggrund ikke anledning til at fremsætte yderligere bemærkninger i forhold til det som er anført i min foreløbige redegørelse.”

Den 23. december 1999 skrev X Kommune til mig at kommunens tekniske forvaltning ved en besigtigelse havde konstateret at garagebyggeriet på ejendommen ( ) var afsluttet af ejendommens nuværende ejere. Kommunen oplyste at det endvidere kunne konstateres at garagen var opført i overensstemmelse med den beslutning som planlægnings- og miljøudvalget havde truffet på sit møde den 20. marts 1996, dvs. med fladt tag.

Den 12. januar 2000 modtog jeg statsamtets bemærkninger til sagen. Af statsamtets brev af 10. januar 2000 fremgår bl.a. følgende

”Vi har indhentet de omhandlede udtalelser og har ved brev af 31.8.98 meddelt (X) Kommune, (B) og (A), at vi i anledning af Deres brev af 26.10.98 har fundet det rettest at genoptage behandlingen af sagen.

Efter at vi havde fået oplyst, at ejendommen pr. 1.9.99 var solgt til (de nuværende ejere) forespurgte vi Dem, om denne ejendomshandel gav anledning til yderligere bemærkninger i forhold til Deres redegørelse af 26.10.98. De har ved brev af 14.10.99 meddelt, at dette ikke er tilfældet.

(X) Kommune har i brev af 23.12.99 meddelt, at garagen af ejendommens nuværende ejere nu er opført med murede vægge og built up tag (fladt tag).

Den nuværende ejer ( ) har telefonisk den 27.12.99 bekræftet, at garagen nu er udført med fladt tag, som kommunen og naboen har ønsket. Han er tilfreds med denne løsning.

Statsamtet har på ovennævnte baggrund gennemgået hele sagen på ny, og skal herefter fuldt ud tilslutte os Deres retsopfattelse jf. den foreløbige redegørelse af 26.10.98.

Vi har herefter overvejet spørgsmålet om tilbagekaldelsen af den givne dispensation, men da garagen nu er opført med fladt tag i overensstemmelse med den beslutning, som Planlægnings- og Miljøudvalget traf på sit møde den 20.3.96, finder vi på det foreliggende grundlag ikke anledning til at foretage videre i sagen.

Vi har i den forbindelse navnlig lagt vægt på, at garagen af den nye ejer nu er færdigbygget i overensstemmelse med hans ønsker.”

Ombudsmandens endelige udtalelse

”(X) Kommune har truffet i alt fire afgørelser i sagen: planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 20. september 1995, planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 18. oktober 1995, teknisk forvaltnings afgørelse af 1. februar 1996 og Planlægnings- og Miljøudvalgets afgørelse af 20. marts 1996.

Det centrale spørgsmål i sagen er om planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse af 20. september 1995 blev meddelt til Dem på en måde som var bindende for kommunen. Vurderingen af de øvrige problemer i sagen – herunder af betydningen af sagsbehandlingsfejl i forbindelse med de øvrige afgørelser som kommunen har truffet – er afhængig af afgørelsen af dette spørgsmål. Jeg har derfor valgt at koncentrere min undersøgelse herom.

Det følger af forvaltningsrettens almindelige regler at en forvaltningsafgørelse først bliver bindende når den meddeles den afgørelsen vedrører. Indtil da kan forvaltningsafgørelsen i forhold til den pågældende frit tilbagekaldes. Hvis der på et forvaltningsområde er foreskrevet en særlig form for forvaltningens afgørelse, gælder det samme indtil afgørelsen er meddelt i den foreskrevne form. Se f.eks den sag der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning for 1983, s. 251f*.

Efter almindelige forvaltningsretlige regler kan en afgørelse meddeles såvel skriftligt som mundtligt, jf. bl.a. Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, Sagsbehandling (1995), 4. udg., s. 241f, og Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (1994), s. 383f. I byggeloven og i bygningsreglementet findes der ingen særlige bestemmelser om afgørelsernes form. På byggelovens område kan afgørelser om dispensation således meddeles såvel skriftligt som mundtligt.

Det fremgår af sagen at planlægnings- og miljøudvalget på mødet den 20. september 1995 besluttede at imødekomme Deres ansøgning om dispensation. Bygningsinspektør og afdelingsarkitekt i teknisk forvaltning, (C), var protokolfører på mødet.

Efter min gennemgang af sagen finder jeg endvidere at kunne lægge til grund at (C) den 21. september 1995 på Deres telefoniske forespørgsel meddelte Dem at De kunne forvente at få et brev fra borgmesteren om at Deres dispensationsansøgning var blevet imødekommet på planlægnings- og miljøudvalgsmødet. Denne meddelelse var således fuldt ud i overensstemmelse med beslutningen på udvalgsmødet.

Hertil kommer at sagen efterlader det indtryk at såvel teknisk forvaltning som planlægnings- og miljøudvalget under det senere forløb selv opfattede den tidligere beslutning som meddelt Dem (’den givne dispensation’, jf. bl.a. udskriften fra forhandlingsprotokollen fra mødet i planlægnings- og miljøudvalget den 18. oktober 1995). Først i kommunens brev af 14. november 1995 til Dem gøres det gældende ’at planlægnings- og miljøudvalgets dispensationsbeslutning er ikke blevet bekendtgjort for Dem på en for kommunen forpligtende måde’.

Under disse omstændigheder mener jeg at udvalgets afgørelse på mødet den 20. september 1995 må anses for meddelt på en for kommunen i forhold til Dem bindende måde. Jeg kan derfor ikke tilslutte mig (X) Kommunes og (Y) Statsamts afvigende retsopfattelse.

Afgørelsen om at give Dem dispensation er truffet i medfør af bestemmelsen i byggelovens § 22. Ifølge bestemmelsen kan der meddeles dispensation fra bestemmelserne i byggeloven og i bygningsreglementet ’når det skønnes foreneligt med de hensyn, som ligger til grund for de pågældende bestemmelse’. Planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse ligger inden for rammerne af § 22 og er dermed lovlig.

Spørgsmålet er herefter om planlægnings- og miljøudvalget med rette har kunnet tilbagekalde sin afgørelse.

Byggeloven indeholder ikke speciel hjemmel for tilbagekaldelse af en meddelt dispensation. Spørgsmålet om tilbagekaldelsens lovlighed må derfor vurderes ud fra uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger om tilbagekaldelse.

Efter disse regler kan en forvaltningsmyndighed som hovedregel ikke tilbagekalde en begunstigende afgørelse der har beroet på en skønsmæssig vurdering, blot med henvisning til at afgørelsen er truffet på et urigtigt faktisk grundlag, og at afgørelsen ikke ville være blevet truffet (eller i hvert fald ikke ville have fået samme indhold) hvis man havde været klar over det rette forhold. Baggrunden herfor er at det påhviler vedkommende forvaltningsmyndighed at drage omsorg for at tilvejebringe de oplysninger der er fornødne for at træffe afgørelse i foreliggende sager. Hvis det senere viser sig at de faktiske omstændigheder hvorpå den trufne afgørelse byggede, var urigtige eller utilstrækkelige, men at ansøgeren ikke har været skyld i eller i øvrigt har forårsaget myndighedens vildfarelse, må risikoen for det passerede derfor som regel placeres hos det offentlige. Dette medmindre afgørelsen for en efterfølgende vurdering ligefrem må anses for at falde uden for de rammer for skønsudøvelsen loven sætter, eller medmindre væsentlige offentligretlige hensyn kan begrunde tilbagekaldelsen, jf. bl.a. Karsten Revsbech mfl., Forvaltningsret, Almindelige Emner (1997), 3. udg., s. 446f, Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (1994), s. 628f, og den sag der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning for 1983, s. 221f*.

I denne sag må der dog også tages hensyn til at der er tale om en tvist mellem Dem og Deres (tidligere) nabo. Det antages at der i sådanne sager er en videre adgang til at tilbagekalde end normalt idet tilbagekaldelse til ugunst for den ene part vil være til gunst for den anden part – i dette tilfælde Deres nabo, jf. bl.a. Karsten Revsbech mfl., Forvaltningsret, Almindelige Emner (1997), 3. udg., s. 450f, og Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (1994), s. 630.

Jeg finder dog at det ovenfor nævnte om at tilbagekaldelsesgrunden eksisterede forud for den oprindelige afgørelse, må have stor vægt, bl.a fordi Deres nabo blev hørt og fremkom med oplysninger om påfyldning af jord på Deres grund inden afgørelsen om at give dispensation blev truffet.

Efter min mening burde (Y) Statsamt og (X) Kommune have lagt til grund at planlægnings- og miljøudvalgets afgørelse på mødet den 20. september 1995 blev meddelt på en for kommunen i forhold til Dem bindende måde og – som konsekvens heraf – have taget stilling til spørgsmålet om tilbagekaldelse.

Jeg har gjort (X) Kommune og (Y) Statsamt bekendt med min opfattelse. I lyset af at statsamtet efter at have modtaget min foreløbige redegørelse har genoptaget sagen og erklæret sig enig i den retsopfattelse der er fremsat i den foreløbige redegørelse, og af at De med virkning fra den 1. september 1999 har solgt ejendommen ( ), finder jeg imidlertid ikke anledning til at foretage mig mere.”

NOTER: (*) FOB 1983, s. 251 og s. 221

Ombudsmandens endelige udtalelse

Resumé

En husejer anmeldte byggeri af en garage til kommunen. Kommunen opfattede anmeldelsen som en dispensationsansøgning og traf på et møde i planlægnings- og miljøudvalget afgørelse om at imødekomme ansøgningen.

Da husejeren ringede til teknisk forvaltning for at spørge til sagen, blev han af en bygningsinspektør og afdelingsarkitekt der havde været protokolfører på mødet i planlægnings- og miljøudvalget, orienteret om udvalgets beslutning. Husejeren satte umiddelbart herefter byggeriet i gang.

På baggrund af en efterfølgende besigtigelse, foranlediget af en henvendelse fra naboen, besluttede udvalgsformanden at sagen på ny skulle behandles i et udvalgsmøde. Teknisk forvaltning indstillede at dispensationen blev kaldt tilbage. Udvalget fulgte indstillingen.

Husejeren rettede herefter på ny henvendelse til kommunen der meddelte ham at afgørelsen om at give dispensation ikke var bekendtgjort for ham på en for kommunen bindende måde. Kommunen gjorde gældende at husejerens kendskab til udvalgets beslutning udelukkende beroede på hans telefoniske henvendelse.

Husejeren klagede til statsamtet der herefter traf afgørelse om at dispensationsafgørelsen ikke var bekendtgjort på en for kommunen bindende måde.

Ombudsmanden udtalte i en foreløbig udtalelse at det følger af forvaltningsrettens almindelige regler at en forvaltningsafgørelse først bliver bindende når den meddeles den afgørelsen vedrører. Indtil da kan afgørelsen frit tilbagekaldes. Afgørelser kan efter almindelige forvaltningsretlige regler meddeles både skriftligt og mundtligt.

Ombudsmanden mente at såvel statsamt som kommune burde have lagt til grund at udvalgets oprindelige beslutning blev meddelt på en for kommunen bindende måde. Som konsekvens heraf burde statsamtet og kommunen have taget stilling til lovligheden af tilbagekaldelsen. (J.nr. 1997-2667-109).