Kommunes sagsbehandlingstid i førtidspensionssag. Genvurdering. Underretning af klagere og besvarelse af rykkere

§ 1. Klager over afgørelser indsendes til den myndighed, som har truffet afgørelsen. Dette skal fremgå af klagevejledningen.

Stk. 2.

HENSTILLING OM GENVURDERING AF PÅKLAGEDE AFGØRELSER I SOCIALE UDVALG/MAGISTRATER OG REVALIDERINGS- OG PENSIONSNÆVN (REMONSTRATION).

§ 2. Det henstilles til sociale udvalg/magistrater og revaliderings- og pensionsnævn at indføre en ordning, hvorefter der ved modtagelsen af en klage, der er indsendt rettidigt, skal foretages en genvurdering af sagen med henblik på en vurdering af, om der er grundlag for at give klageren medhold, helt eller delvis, jfr. paragraf 3.

REGLER OM GENVURDERING M.V. (REMONSTRATION)

§ 3. Kan der efter en fornyet vurdering gives klageren fuldt ud medhold, skal klageren have skriftlig besked herom, normalt inden 4 uger efter klagens modtagelse.

Stk. 2.

Stk. 3. Hvis den oprindelige afgørelse ikke ændres, sendes klagen hurtigst muligt – og normalt inden 4 uger efter modtagelsen af klagen – til klageinstansen med begrundelse for den trufne afgørelse sammen med de sagsakter, der forelå ved afgørelsen af sagen.

Stk. 4.

ANDRE BESTEMMELSER

§ 4. Myndigheder, der ikke anvender den i §§ 2 og 3 nævnte ordning, skal videresende klagesagen til klageinstansen med begrundelse for den trufne afgørelse sammen med de sagsakter, der forelå ved afgørelsen af sagen. Dette skal ske hurtigst muligt – og normalt inden 14 dage efter modtagelsen af klagen.

’

Denne bekendtgørelse blev ophævet i forbindelse med at den nye lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (lov nr. 453 af 10. juni 1997) med senere ændringer trådte i kraft den 1. juli 1998. I lov om retssikkerhed og administration på det sociale område – i det følgende omtalt som retssikkerhedsloven – findes følgende bestemmelse om pligt til at genvurdere sagen

’ § 66. Inden en klage behandles, skal den myndighed som har truffet afgørelsen, vurdere, om der er grundlag for at give klageren helt eller delvist medhold. Derfor skal en klage først afleveres til den myndighed, som har truffet afgørelsen.

Stk. 2. Kan myndigheden ikke give klageren medhold, sendes klagen med begrundelse for afgørelsen og genvurderingen videre til klageinstansen.

§ 5.

Stk. 3. Hvis myndigheden ikke kan færdiggøre sin genvurdering inden for fristen på 4 uger på grund af, at der skal skaffes yderligere oplysninger, vurderinger o.lign., skal klageren have besked herom, og om hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet.

§ 6. Hvis myndigheden vurderer, at afgørelsen ikke skal ændres, sendes genvurderingen med begrundelse til ankeinstansen inden 4 uger efter, at klagen er modtaget.’

I forbindelse med Københavns Kommunes afslag på mellemste førtidspension blev De vejledt om at klage skulle indgives til socialcentret, og at socialcentret derefter ville tage stilling til om afgørelsen måtte fastholdes. Københavns Kommune fulgte således den klageproceduren som socialministeren i bekendtgørelse nr. 122 af 28. marts 1985 henstillede til de sociale udvalg og magistrater at anvende.

Fra De klagede over kommunens afslag på mellemste førtidspension den 15. juli 1996 til det sociale nævn den 3. februar 2000 meddelte Dem at Deres klage over afgørelsen nu var modtaget i nævnet, gik der mere end 3 år og 6 måneder.

Som det fremgår af bekendtgørelserne fra såvel før som efter retssikkerhedslovens ikrafttræden, har udgangspunktet været at en genvurdering efter disse bestemmelser skulle finde sted inden for 4 uger efter kommunens modtagelse af klagen over en afgørelse truffet af kommunen.

Efter min gennemgang af kommunens sagsakter er det for mig uforståeligt hvilke forhold i Deres sag der har været årsag til det fuldstændig uacceptable sagsforløb som Deres sag har haft.

Under behandlingen af Deres klage over kommunens pensionsafgørelse har der været foretaget 2 reelle sagsbehandlingsskridt.

Samtykke til indhentelse af nye lægelige oplysninger

Det første drejer sig om kommunens forsøg på at få Deres samtykke til at indhente nye lægelige oplysninger.

Kommunens sagsbehandler rettede telefonisk henvendelse til Dem den 22. juni 1998. På dette tidspunkt havde behandlingen af Deres klage været 2 år undervejs i kommunen. Sagsbehandleren ønskede Deres samtykke til at indhente nye lægelige oplysninger. De meddelte at De ikke ønskede at give Deres samtykke til at indhente sådanne oplysninger. Alligevel var de eneste sagsbehandlingsskridt som kommunen foretog det næste ¾ år, knyttet til spørgsmålet om at indhente yderligere lægelige oplysninger. Således er det noteret i journalen fra december 1998 at (D) fra smerteklinikken på Rigshospitalet meddelte at De ikke ønskede at give samtykke til indhentning af nye lægelige oplysninger. På trods af disse ifølge notaterne utvetydige tilkendegivelser både fra Deres side og fra (D) på Deres vegne skrev kommunen igen den 29. marts 1999 til Dem for skriftligt at få bekræftet at De ikke ville give samtykke.

Jeg forstår ikke hvad baggrunden var for at kommunen mente at det var nødvendigt også at have denne tilkendegivelse på skrift med deraf følgende forsinkelse af sagens behandling. Var kommunen i tvivl om hvorvidt (D) fra Rigshospitalet havde fuldmagt til at nægte samtykke på Deres vegne – hvilket kunne være helt berettiget at undersøge nærmere da der ikke er en almindelig formodning for at en medarbejder på et hospital repræsenterer en patient i forhold til kommunen som pensionsmyndighed – måtte kommunen efter min opfattelse have søgt denne tvivl afklaret. Men det var helt unødvendigt i den foreliggende sag hvor De selv utvetydigt på kommunens telefoniske henvendelse havde tilkendegivet det samme som (D), nemlig at De ikke ønskede at give samtykke. Jeg har ikke grund til at tro at kommunen var i tvivl om hvorvidt det var Dem personligt som kommunen talte med den 22. juni 1998, for henvendelsen skete efter opringning fra kommunen til Dem. Jeg formoder at kommunens sagsbehandler derved har været ganske sikker på hvem vedkommende talte med. I øvrigt fremgår det heller ikke af kommunens brev af 29. marts 1999 at kommunen skriver til Dem fordi kommunen skulle være i tvivl om Deres hidtil tilkendegivne opfattelse.

Derfor mener jeg at det er stærkt kritisabelt at ¾ års sagsbehandlingstid blev anvendt på at forsøge at afklare et spørgsmål som efter sagens akter allerede skulle stå kommunen klart.

Partshøring

Det andet sagsbehandlingsskridt som kommunen foretog i forbindelse med sin behandling af sagen, drejer sig om en partshøring foretaget den 12. november 1999. Kommunen angav i sit brev til Dem at kommunen ikke med sikkerhed kunne se om De havde haft lejlighed til at gøre Dem bekendt med de sagsakter der ville udgøre grundlaget for revurderingen. Derfor fremsendte forvaltningen kopi af det materiale der ville blive forelagt for pensionsteamet.

For mig står det ikke klart hvilket materiale det drejer sig om. Den 18. juli 1997 skrev socialcentret til Dem at socialcentret havde imødekommet Deres anmodning om aktindsigt, og at materialet nu lå klar til afhentning. Af et notat af 2. november 1999 fremgår det endvidere at remonstration af klagesagen kunne finde sted på grundlag af de foreliggende lægeakter der var vedlagt i kopi i forbindelse med pensionsansøgningen.

Da De ikke har givet samtykke til at der blev indhentet yderligere lægelige oplysninger, ser det for mig ud som om De burde have kendskab til alle de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder som var til ugunst for Dem og af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Disse oplysninger ville kommunen nemlig være forpligtet til at give Dem aktindsigt i da socialcentret imødekom Deres aktindsigtsansøgning den 18. juli 1997.

Også for så vidt angår dette sagsbehandlingsskridt, mener jeg efter det for mig foreliggende at partshøringen har været unødig og med til at forhale sagens behandling yderligere. Sagen skulle nemlig efter oplysninger i kommunens journal af 2. november 1999 behandles i pensionsteamet den 18. november 1999, men på grund af partshøringen måtte det udsættes til den 1. december 1999.

Underretning af klager og besvarelse af rykkere

Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven indeholder i pkt. 206-208 regler om god forvaltningsskik. Punkterne har denne ordlyd

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.”

Kommunen meddelte Dem den 24. juli 1996 i anledning af kommunens modtagelse af klagen at De kunne forvente at høre fra kommunen snarest muligt.

De har selv, mens Deres klage har været under behandling i kommunen, ringet eller skrevet til kommunen for at få klagebehandlingen fremskyndet. Dette er – ifølge de notater og dokumenter der findes i sagen – sket den 12. december 1996, den 29. maj 1997, umiddelbart inden den 18. juli 1997 (jf. indholdet af socialcentrets brev til Dem af 18. juli 1997) og den 20. maj 1999.

Deres telefoniske rykker af 12. december 1996 blev besvaret under telefonsamtalen. De fik oplyst at sagen skulle forelægges pensionsteamet i februar 1997.

Deres skriftlige henvendelse af 29. maj 1997 blev skriftligt besvaret den 18. juli 1997. De fik oplyst til hvem De kunne klage over langsommelig sagsbehandling. De fik oplyst at pensionsteamet holdt ferie, men ville være tilbage i august måned 1997. De fik ikke oplyst hvornår De kunne forvente Deres sag forelagt.

Deres skriftlige klage af 20. maj 1999 til socialcenterchefen blev bekræftet modtaget den 26. maj 1999, men ifølge de for mig foreliggende sagsakter aldrig besvaret.

På baggrund af det forløb sagen har haft, mener jeg at De har været fuldstændig utilstrækkeligt underrettet. Jeg mener dette under de foreliggende omstændigheder er meget kritisabelt.

Som det fremgår af Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, skal rykkerskrivelser i en sag som Deres besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge.

Deres brev af 29. maj 1997 måtte kommunen naturligt forstå som en skriftlig rykker. Den blev ifølge sagsakterne først besvaret i midten af juli 1997. Jeg mener ikke at en sagsbehandlingstid på 1½ måned til besvarelse af en rykker er tilfredsstillende.

Endvidere har De ikke før kommunen afgav sin udtalelse til mig af 21. december 1999, fået svar på Deres skriftlige klage over kommunens langsommelige sagsbehandling.

Jeg mener dette er stærkt kritisabelt. Det efterlader det indtryk at Deres sagsbehandlingstidsklage aldrig har været undergivet en seriøs behandling i kommunen før Deres klage til mig. Det fremgår således ikke om socialcenterchefen – som De rettede Deres klage til – på noget tidspunkt har haft lejlighed til at forholde sig til klagens indhold. Netop i en situation som Deres hvor sagsbehandlingstiden har overskredet enhver rimelighed, forekommer det mig ejendommeligt at socialcentrets ledelse ikke straks ved modtagelsen af Deres klage greb ind. Om dette skyldes at socialcentrets ledelse ikke var bekendt med brevets indhold, kan jeg naturligvis ikke udtale mig om. Men netop i en situation som den foreliggende må ledelsen sørge for at der er procedurer som gør at ledelsen bliver bekendt med klager af denne karakter.

Kommunens samlede sagsbehandlingstid

De to sagsbehandlingsskridt som jeg har nævnt ovenfor, forsøg på indhentelse af samtykke og partshøring, er de eneste reelle sagsbehandlingsskridt der er foregået i de mere end 3 år og 6 måneder fra Københavns Kommune modtog Deres klage til sagen kunne behandles i det sociale nævn.

Dette skal sammenholdes med at udgangspunktet er at en genvurdering af en afgørelse skal finde sted inden for 4 uger fra klagen er modtaget. En sådan relativt kort sagsbehandlingstid skal ses i sammenhæng med at myndigheden jo i forbindelse med sin afgørelse forudsættes at have tilvejebragt alle nødvendige oplysninger og derfor hurtigt må kunne vurdere om der i klagen er angivet sådanne forhold at der må gives klageren medhold, eller om afgørelsen skal fastholdes.

Jeg anser på denne baggrund kommunens sagsbehandlingstid for at være overordentlig kritisabel.

Jeg skal i den forbindelse understrege at en klageprocedure hvorefter klagen skal indgives til den myndighed der har truffet afgørelse i sagen, forudsætter at sagerne bliver videresendt til det sociale (anke)nævn. Det må således anses for et alvorligt angreb på borgernes retssikkerhed hvis en klageordning kan gøres illusorisk ved at klager over afgørelser der bliver indgivet i overensstemmelse med den fastsatte klageprocedure, aldrig eller med meget betydelig forsinkelse videreekspederes til klagemyndigheden.

Jeg betragter derfor denne sag med stor alvor.

Jeg kan oplyse at jeg i marts 1999 blev opmærksom på nogle avisartikler der beskrev forholdene på socialcentrene i København. Af avisartiklerne fremgik at der skulle ligge tusindvis af ubesvarede henvendelser i flere af de københavnske socialcentre. I den anledning bad jeg under henvisning til ombudsmandslovens § 17, stk. 1 (der vedrører ombudsmandens muligheder for at tage en sag op af egen drift) borgmester Winnie Larsen-Jensen om underretning om hvad der fra borgmesterens side ville blive foretaget i sagen.

Jeg har siden modtaget orientering fra borgmesteren om situationen og om hvad kommunen har foretaget sig for at forbedre situationen.

Jeg har inddraget Deres sag i den sag som jeg har rejst over for Københavns Kommune af egen drift. På baggrund af Deres sag har jeg i dag bedt borgmester Winnie Larsen-Jensen om at redegøre for hvilken sagsstyring der er etableret i kommunen. Jeg har herunder bedt borgmesteren om nærmere at redegøre for om kommunen har en egentlig restancekontrol, dvs. løbende kontrollerer at henvendelser til kommunens socialcentre bliver besvaret. Jeg har i tilslutning hertil spurgt om hvorledes kommunens journaliseringssystem (dvs. sagsregistreringssystem) er indrettet, netop for så vidt angår muligheden for at anvende journalsystemet til registrering af sagsrestancer.

Jeg har endvidere bedt socialborgmesteren om at underrette mig om resultatet af de overvejelser kommunen gør sig om at indføre visse enkle fælles retningslinjer for den lokale sagsbehandling af klagesager.

Konklusion

Som jeg har anført ovenfor, har jeg anset kommunens samlede sagsbehandlingstid på mere end 3 år og 6 måneder for overordentlig kritisabel.

Jeg har anset det for stærkt kritisabelt at ¾ års sagsbehandlingstid blev anvendt på at forsøge at afklare om De ville give Deres samtykke til indhentning af nye lægelige oplysninger, et spørgsmål som efter sagens akter allerede skulle stå kommunen klart.

Endvidere mener jeg at partshøringen var unødig og med til at forhale sagens behandling yderligere.

På baggrund af det forløb sagen har haft, mener jeg at De har været fuldstændig utilstrækkeligt underrettet om hvorpå sagens afgørelse beroede, og om hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge. Det mener jeg er meget kritisabelt.

Jeg mener det er utilfredsstillende at kommunen anvendte 1½ måned på at besvare en rykker.

Endvidere mener jeg det er stærkt kritisabelt at De ikke før kommunens udtalelse til mig af 21. december 1999 fik svar på Deres skriftlige klage til socialchefen af 20. maj 1999. Som anført ovenfor forekommer det ejendommeligt at socialcentrets ledelse ikke straks ved modtagelsen af Deres klage greb ind.

Jeg har gjort borgmester Winnie Larsen-Jensen bekendt med den række af kritikpunkter som jeg har anført ovenfor.

På baggrund af Deres sag har jeg som anført ovenfor bedt borgmesteren orientere mig om kommunens eventuelle eksisterende restancekontrol og om kommunens overvejelser om retningslinier for den lokale sagsbehandling af klagesager.”

§ 74. Socialministeren fastsætter regler for behandling af klagesager, herunder også regler om tidsfrister for indsendelse og videresendelse af klager m.v.’

Socialministeren har i bekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område (bekendtgørelse nr. 11 af 8. januar 1998) i kapitel 2 fastsat fælles regler for behandlingen af klagesager. Om indsendelse af klager og genvurdering fremgår følgende

’§ 4. Kommunen, amtskommunen, det sociale nævn og Den Sociale Sikringsstyrelse skal genvurdere en afgørelse, som der klages over. Derfor skal klagen indgives til den myndighed, der har truffet afgørelsen.

Stk. 2.

Kommunes sagsbehandlingstid i førtidspensionssag. Genvurdering. Underretning af klagere og besvarelse af rykkere

En kvinde klagede til mig over en kommunes sagsbehandlingstid i forbindelse med remonstration af en afgørelse om førtidspension til hende.

Det fremgik af sagens akter at A den 26. oktober 1994 søgte om mellemste førtidspension. Københavns Kommune, Socialcentret Vanløse, tilkendte den 28. juni 1996 A forhøjet almindelig førtidspension, men afslog A’s ansøgning om mellemste førtidspension. I klagevejledningen der ledsagede afgørelsen, var anført at hvis A ønskede at klage, skulle klagen rettes til socialcentret. Socialcentret ville herefter tage stilling til om afgørelsen måtte fastholdes, eller om A kunne indstilles til højere pension.

A klagede den 15. juli 1996 til Revaliderings- og Pensionsnævnet over kommunens afgørelse. A’s klage blev stilet til Socialcentret Vanløse. Samtidig klagede A over socialforvaltningens langsommelige behandling af sagen.

Den 24. juli 1996 anerkendte Socialcentret Vanløse at have modtaget A’s klage og oplyste at A kunne forvente at høre fra socialcentret snarest muligt.

Ifølge et journalnotat af 10. september 1996 modtog det relevante behandlerafsnit først sagen denne dato fordi klagen ved en fejl var gået til et andet afsnit i centret.

Den 12. december 1997 [ skal formentlig være 1996, min bemærkning ] noterede kommunen at A havde ringet og rykket for en afgørelse vedrørende anke af pensionssagen. A fik oplyst at sagen skulle forelægges pensionsteam i februar måned 1997. Sagen blev lagt til kopiering til brug for pensionsteamet.

I et brev dateret og modtaget den 29. maj 1997 skrev A således til socialcentret, att. B

”Jeg henvender mig til Dem, fordi De er sagsbehandler af min pensionsafgørelse og ankesag fra juli 1996. Som Dem bekendt har jeg flere gange henvendt mig telefonisk, for at rykke efter en afgørelse angående min ankesag. Hvor De har givet udtryk for at den først skulle op på et teammøde. Det er åbenbart ikke sket endnu, selvom det er 10 måneder siden at De modtog ankesagen.

Derfor må De som sagsbehandler, nu oplyse mig om mine klagemuligheder, hvilket er mine rettigheder. Så jeg kan indgive en samlet klage over, hvordan Socialcentret Vanløse i det hele taget har behandlet min pensionssag på.

Derfor håber jeg at høre nærmere herom snarest muligt.”

Ifølge journalnotat af 16. juli 1997 blev socialcentret opmærksom på at sagen fejlagtigt ikke var lagt til kopiering.

Den 18. juli 1997 skrev socialcentret følgende til A

”Jeg skriver til dig som lovet efter vores telefonsamtale.

Vedrørende klageadgang ved klage over langsommelig sagsbehandling skal denne tilsendes Socialcenterchef (C), Socialcentret Vanløse, Linde Alle 40-44, 2720 Vanløse.

M.h.t. din anmodning om aktindsigt ligger denne nu klar til afhentning ved modtagelsen Kontanthjælpsafsnittet.

Jeg er meget ked af den lange tid, din klagesag har taget, den er nu lagt til vurdering på Pensions-Team, der for øjeblikket holder ferie, men vender tilbage i august md. 1997.”

Den 11. maj 1998 noterede sagsbehandleren i journalen at sagen havde ligget til færdigbehandling hos en anden sagsbehandler siden 20. juli 1997. Da denne sagsbehandler holdt op, returneredes sagen til den oprindelige sagsbehandler der kunne konstatere at sagen fortsat ikke havde været forelagt pensionsteamet. Sagen blev på ny lagt til pensionsteamet.

Den 22. juni 1998 modtog sagsbehandleren sagen retur fra lægesekretæren fordi der ønskedes nye lægelige oplysninger. Sagsbehandleren ringede til A, men A ønskede ikke at give samtykke til at indhente nye lægelige oplysninger.

Den 24. september 1998 ringede D fra smerteklinikken om nye lægelige oplysninger til brug for pensionsteamet.

Der findes et notat fra december 1998 hvoraf fremgår at der igennem et stykke tid havde været en del opringninger fra D fra smerteklinikken, Rigshospitalet, der dog ikke havde truffet sagsbehandleren i kommunen. Smerteklinikken meddelte at A ikke ønskede at give samtykke til indhentning af nye lægelige oplysninger.

Først den 29. marts 1999 skrev kommunen igen følgende til A

”Jeg skriver til dig efter at have drøftet din sag med en repræsentant fra pensionsteamet.

Pensionsteamet ønsker en skriftlig tilbagemelding fra dig i forbindelse med, at du tidligere har givet udtryk for både personligt og via smerteklinikken (D), at du ikke ønsker at der skal indhentes nye lægelige oplysninger.

Jeg vil derfor bede dig om, at sætte kryds på nedenstående brev og returnere dette til undertegnede.

Din sag vil efterfølgende blive forelagt pensionsteam på først ledige møde.”

Det fremgår at A den 31. marts 1999 satte kryds på brevet om at hun ikke ønskede at der skulle indhentes nye lægelige oplysninger. A skrev samtidig at hun pr. 1. juni 1999 flyttede til Y-by.

Den 26. april 1999 blev sagen lagt til pensionsteamet med henblik på remonstration (dvs. genvurdering af sagen som følge af en klage).

I et brev af 20. maj 1999 skrev A til socialcenterchefen. A skrev bl.a. at hun utallige gangen havde rykket for en afgørelse i sagen, og at hun hver gang var blevet lovet at der snart skulle komme en afgørelse. A klagede derfor over den lange sagsbehandlingstid.

Den 21. maj 1999 noterede kommunen i journalen at sagen var modtaget retur fra lægesekretæren. Den originale lægemappe skulle fremskaffes i forbindelse med remonstration af klagesagen.

Den 26. maj 1999 bekræftede Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Vanløse at forvaltningen den 25. maj 1999 havde modtaget A’s klage over den lange sagsbehandlingstid i forbindelse med A’s anke over tilkendelse af almindelig forhøjet førtidspension. Forvaltningen meddelte at A ville høre fra forvaltningen så snart sagen var behandlet.

Den 15. september 1999 modtog jeg A’s klage over sagsbehandlingstiden i forbindelse med kommunens remonstration af afgørelsen om førtidspension.

I perioden fra jeg havde modtaget A’s klage og en måned frem, forsøgte en af mine medarbejdere adskillige gange at få kontakt med sagsbehandleren i socialcentret for at få en redegørelse for sagens sammenhæng. Først den 13. oktober 1999 lykkedes det at få kontakt med A’s sagsbehandler der kunne bekræfte A’s oplysninger i klagen.

I et brev af 25. oktober 1999 bad jeg borgmester Winnie Larsen-Jensen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Kommune, om en udtalelse om klagen. Jeg bad kommunen redegøre for den tid som indtil nu havde været anvendt til sagens behandling, herunder om kommunens redegørelse for årsagen til at sagen endnu ikke var videresendt til det sociale nævn. Jeg bad endvidere om en datoliste over de foretagne ekspeditioner med angivelse af i hvilket omfang A havde modtaget underretning i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, punkt 206-207 om underretning af en part når sagsbehandlingen trækker ud. Jeg underrettede det sociale nævn om at jeg havde bedt kommunen om en udtalelse om sagsbehandlingstiden. Samtidig sendte jeg en kopi af A’s brev til Det Sociale Nævn for Københavns og Frederiksberg Kommuner som en anmodning fra A om at nævnet behandlede A’s klage over kommunens afgørelse.

Den 2. november 1999 noterede kommunen i journalen at A ikke ønskede at medvirke til at nye lægeoplysninger blev indhentet. Det blev aftalt at remonstration af klagesagen kunne finde sted på de foreliggende lægeakter der var vedlagt i kopi i forbindelse med pensionsansøgningen. Sagen skulle derfor på pensionsteamets møde den 18. november 1999.

Den 12. november 1999 skrev Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Lokalcentret Vanløse, til A og oplyste at hendes klage over pensionsafgørelsen af 27. juni 1996 i umiddelbar fremtid ville blive behandlet af lokalcentrets pensionsteam. Da det ikke med sikkerhed kunne ses om A havde haft lejlighed til at gøre sig bekendt med de sagsakter der ville udgøre grundlaget for revurderingen, fremsendte forvaltningen kopi af det materiale der ville blive forelagt teamet. Lokalcentret havde håbet at sagen kunne blive behandlet på mødet den 18. november 1999, men da A forinden skulle have mulighed for at sætte sig ind i oplysningerne med henblik på eventuelle kommentarer, forventedes sagen i stedet behandlet den 1. december 1999.

Den 21. december 1999 skrev Københavns Kommune, Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, Borgmesteren, bl.a. følgende til mig

”Årsagen til, at sagen endnu ikke er oversendt til det sociale nævn er – udover den langsommelige sagsbehandling – at der først er foretaget partshøring i sagen den 18. november 1999. Remonstrationen vil herefter ske hurtigst muligt.

Det fremgår af sagen (datolisten), at der i en vis udstrækning er sket underretning af (A), idet lokalcentret den 24. juli 1996 sendte kvitteringsskrivelse, og den 12. december 1996 stillede i udsigt, at hun ville modtage svar i februar 1997. Den 18. juli 1997 blev der meddelt klagevejledning og adgang til aktindsigt, og den 22. juni 1998 blev (A) kontaktet med henblik på samtykke til indhentelse af supplerende lægelige oplysninger. Den 29. marts 1999 meddelte lokalcentret, at nægtelse af samtykke skal foreligge skriftligt, og den 25. maj 1999 blev der kvitteret for den skriftlige klage. Det skal dog bemærkes, at den del af orienteringen er sket på initiativ af (A).

Det er det lokale centers vurdering, at det ikke er muligt at forklare, endsige undskylde langsommeligheden.

Sagsbehandlingen har således ikke fulgt retningslinjerne i vejledningen om forvaltningsloven, vejledningen til retssikkerhedsloven og reglerne om god forvaltningsskik, samtidig med at borgeren har udvist betydelig tålmodighed.

På dette grundlag finder jeg, at sagsbehandlingen har været helt uacceptabel langsom, ligesom jeg ikke – som centret – kan finde nogen hverken forklaring eller undskyldning for langsommeligheden.

På baggrund af denne konkrete klage har jeg bedt forvaltningen vurdere mulighederne for at indføre visse enkle fælles retningslinjer for den lokale sagsbehandling af klagesager, således at risikoen for lignende sager i fremtiden kan minimeres i størst muligt omfang.”

Jeg modtog efterfølgende kopi af nævnets brev af 7. januar 2000 til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Vanløse. Nævnet konstaterede at det den 23. december 1999 havde modtaget erstatningskopier i A’s sag, men at der bl.a. manglede kopi af selve afgørelsen af 28. juni 1996. Nævnet bad om at modtage de manglende bilag mv. inden 8 dage. Nævnet oplyste at sagen herefter ville blive hastebehandlet i nævnet.

Den 24. januar 2000 rykkede nævnet kommunen for svar.

Jeg modtog den 3. februar 2000 kopi af det sociale nævns brev af 2. februar 2000 til A hvori nævnet bl.a. oplyser A om at hendes klage over en afgørelse truffet af kommunen nu er modtaget i nævnet.

Den 14. marts 2000 har Det Sociale Nævn for Københavns og Frederiksberg Kommuner afgjort at A opfylder betingelserne for at få mellemste førtidspension. Pensionen er tilkendt med tilbagevirkende kraft fra den 1. november 1994.

Ombudsmandens udtalelse

”Regler om procedurer i forbindelse med klage over afgørelser på det sociale område

De klagede den 15. juli 1996 over Københavns Kommunes afslag på at tilkende Dem mellemste førtidspension.

På daværende tidspunkt var det reglerne i bekendtgørelse nr. 122 af 28. marts 1985 om indsendelse af klager over afgørelser truffet af sociale udvalg/magistrater og regionale nævn inden for det sociale område og om genvurdering i forbindelse med klager (remonstration) der var gældende for Københavns Kommunes behandling af klagen. Bekendtgørelsen har følgende bestemmelser

*GENERELT OM INDSENDELSE AF KLAGER

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En kvinde klagede over en kommunes sagsbehandlingstid i forbindelse med kommunens genvurdering af hendes førtidspensionssag. Kvinden klagede i juli 1996 over kommunens afslag på at tilkende hende mellemste førtidspension. Først i februar 2000 meddelte det sociale nævn at klagen over kommunens afgørelse nu var modtaget i nævnet.

Ombudsmanden anså den samlede sagsbehandlingstid på mere end 3 år og 6 måneder, fra kommunen modtog kvindens klage til det sociale nævn kunne behandle sagen, for overordentlig kritisabel. Ombudsmanden understregede at en klageprocedure hvorefter klagen skal indgives til den myndighed der har truffet afgørelse i sagen, forudsætter at sagerne bliver videresendt. Derfor betegnede ombudsmanden det som et alvorligt angreb på borgernes retssikkerhed hvis en klageordning kan gøres illusorisk ved at klager over afgørelser der bliver indgivet i overensstemmelse med den fastsatte klageprocedure, aldrig eller kun med meget betydelig forsinkelse videreekspederes til klagemyndigheden.

Ombudsmanden mente også det var meget kritisabelt at kvinden ikke blev underrettet tilstrækkeligt om hvorfor sagen ikke blev afsluttet, og om hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge. Ligeledes var det utilfredsstillende at kommunen anvendte 1½ måned på at besvare en rykker.

På baggrund af sagen bad ombudsmanden kommunen redegøre for hvilken sagsstyring der var etableret i kommunen, og for om kommunen havde en egentlig restancekontrol. Ombudsmanden bad endelig om underretning om resultatet af de overvejelser kommunen gjorde sig om at indføre fælles retningslinier for den lokale sagsbehandling af klagesager. (J.nr. 1999-2708-000).