Indenrigsministeriets sagsbehandlingstid. Ændring af identitet

Indenrigsministeriets sagsbehandlingstid. Ændring af identitet

Den 28. juni 1996 meddelte Udlændingestyrelsen A opholdstilladelse efter udlændingelovens § 7, stk. 2, indtil den 28. april 1999.

Den 1. maj 1997 blev A’s ægtefælle, B, og børnene, C, D, E og F, meddelt opholdstilladelse efter udlændingelovens § 9, stk. 1, nr. 2.

Ved brev af 8. september 1997 oplyste advokat G som advokat for H Udlændingestyrelsen om at børnene C, F og D rettelig var H’s søskende, og at børnene opholdt sig hos ham. Advokaten anmodede om at børnene måtte bevare opholdstilladelsen i Danmark, og at deres navne måtte blive ændret til de korrekte navne.

Den 10. november 1997 bad Udlændingestyrelsen advokaten om at oplyse hvorvidt han repræsenterede H’s angivelige søskende i forhold til styrelsen.

I brev af 25. november 1997 blev det over for Udlændingestyrelsen oplyst at A og B havde erkendt at de nævnte børn ikke var deres børn, men at der er tale om søskende til H.

Den 20. januar 1998 meddelte advokaten Udlændingestyrelsen at H havde anmodet ham om også at repræsentere H’s søskende i forhold til styrelsen.

Udlændingestyrelsen bad herefter ved brev af 23. januar 1998 advokaten om at sende samtykkeerklæring fra forældremyndighedsindehaveren A vedrørende advokatens repræsentation af F og samtykkeerklæring fra forældremyndighedsindehaverne A og B vedrørende advokatens repræsentation af børnene C og D.

Den 10. februar 1998 oplyste advokaten Udlændingestyrelsen om at han ikke repræsenterede A og B. Advokaten anførte at disse havde forældremyndigheden med urette.

I brev af 20. februar 1998 tilkendegav Udlændingestyrelsen over for advokaten at A og B var at betragte som rette indehavere af forældremyndigheden over børnene, under alle omstændigheder indtil styrelsen havde truffet afgørelse vedrørende børnenes identitet. Styrelsen fastholdt kravet om fremskaffelse af samtykke fra forældremyndighedsindehaverne til varetagelse af børnenes sag over for styrelsen såfremt advokaten ville orienteres om sagen.

Den 5. marts 1998 meddelte advokaten Udlændingestyrelsen at han ikke kunne sende samtykkeerklæringer fra A eller B. Advokaten rejste i den forbindelse spørgsmål vedrørende sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden i Udlændingestyrelsen.

I breve af henholdsvis 5. maj og 3. juli 1998 erindrede advokaten Udlændingestyrelsen om brevet af 5. marts 1998.

Den 10. august 1998 klagede advokaten til Indenrigsministeriet idet Udlændingestyrelsen ikke havde besvaret hans henvendelser.

Den 21. august bekræftede Indenrigsministeriet modtagelsen af klagen og orienterede advokaten om at ministeriet havde anmodet Udlændingestyrelsen om en udtalelse om sagen.

I brev af 26. august 1998 bad Udlændingestyrelsen på ny advokaten om at sende samtykke fra forældremyndighedsindehaverne hvis advokaten ønskede at modtage oplysninger om handlingsforløbet i sagen. Udlændingestyrelsen tilføjede at styrelsen på advokatens vegne havde forsøgt at indhente samtykke, men ikke havde modtaget svar på henvendelserne i sagen.

Ved brev af 20. oktober 1998 bad advokaten Indenrigsministeriet oplyse hvorvidt der forelå en udtalelse fra Udlændingestyrelsen.

Ved telefonisk henvendelse til advokatens kontor den 27. oktober 1998 orienterede Indenrigsministeriet om at ministeriet ikke havde modtaget en udtalelse fra styrelsen, men at ministeriet ville rykke for svar. Den samme dag erindrede Indenrigsministeriet Udlændingestyrelsen om sagen.

Den 17. november 1998 afgav Udlændingestyrelsen en udtalelse til Indenrigsministeriet.

Ved brev af 20. januar 1999 rykkede advokaten Indenrigsministeriet for svar på brevet af 20. oktober 1999.

Den 29. januar 1999 traf Udlændingestyrelsen afgørelse om ændring af identitet for børnene F og C og D. I afgørelsen, der var stilet til A og B, blev bl.a. anført følgende

”Udlændingestyrelsen modtog den 10. september 1998 et brev fra advokat ( ), hvoraf det fremgår, at de tre ovennævnte børn retteligt er søskende til hans klient, den somaliske statsborger ( ). Endvidere oplyste advokat ( ) i sit brev, at de tre børns rette identitet er ( ), 14 år, ( ), 16 år, og ( ), 10 år. Det fremgår endvidere af dette brev, at børnene ikke længere bor hos Dem, men hos ( ).

Advokat ( ) anmodede i sit brev om, at børnenes identiteter måtte blive ændret.

Ved brev af 10. november 1997 anmodede styrelsen Dem om at fremsætte Deres eventuelle bemærkninger til oplysningerne fra advokat ( ).

De har ved brev af 25. november 1997 bekræftet, at børnene ikke er Deres, men at der er tale om ( ) tre søskende, som han tvang ( ) til at søge om familiesammenføring med.

Styrelsen har valgt at betragte dette brev som en anmodning om ændring af børnenes identitet.

Styrelsen skal meddele, at anmodningen om identitetsændring ikke kan imødekommes.

Styrelsen har ved afgørelsen lagt vægt på, at styrelsen ikke finder at kunne lægge Deres ændrede oplysninger om børnenes identitet til grund, da denne ikke findes dokumenteret eller på anden måde sandsynliggjort.

( ) vil således fortsat være registreret med dette navn og som værende født den ( ). De to drenge vil være registreret som henholdsvis ( ), født den ( ), og ( ), født den ( ).

Styrelsens afgørelse er truffet på baggrund af følgende omstændigheder

[Udlændingestyrelsen havde herefter anført nogle oplysninger vedrørende børnene der er afgivet i forbindelse med styrelsens behandling af A’s og B’s sager i styrelsen; min bemærkning.]

( ) har den 13. august 1990 til sin asylsag oplyst, at han ingen søskende har. I et skema vedrørende familieforhold til brug for asylsagen har han ligeledes oplyst at være enebarn.

Styrelsen har ved brev af 3. december 1998 anmodet Dem om at fremsætte Deres eventuelle bemærkninger hertil. Styrelsen oplyste ved samme lejlighed, at såfremt styrelsen ikke havde modtaget Deres svar inden 3 uger fra brevdato, ville der blive truffet afgørelse på det foreliggende grundlag.

De ses ikke at have reageret på denne henvendelse.

Styrelsen har på baggrund af disse omstændigheder ikke fundet at kunne lægge Deres ændrede forklaringer om børnenes identiteter til grund.

Styrelsen finder ikke, at det kan føre til et andet resultat, at ( ) senere på en direkte forespørgsel har oplyst, at hans far havde endnu en hustru, som han først fik kendskab til, da han var seks til ni år gammel.

Endvidere finder styrelsen ikke, at det forhold, at børnene siden september 1997 har boet sammen med ( ), kan føre til et andet resultat.”

Udlændingestyrelsen traf samtidig afgørelse om inddragelse af børnenes opholdstilladelse da børnene ikke længere boede hos forældremyndighedsindehaverne. Der blev ikke fastsat en udrejsefrist idet B havde indgivet en ansøgning om asyl omfattende de tre børn. Udlændingestyrelsen afslog samtidig at meddele opholdstilladelse efter udlændingelovens § 9, stk. 2, nr. 1, og § 9, stk. 2, nr. 4.

Den 2. februar 1999 klagede advokaten over Udlændingestyrelsens afgørelse af 29. januar 1999. Advokaten anmodede i den forbindelse om at der blev foretaget en blodprøve til dokumentation for hans klienters forklaringer. Advokaten anmodede samtidig om at klienterne måtte få opholdstilladelse efter udlændingelovens § 9, stk. 2, nr. 1, idet H havde haft plejetilladelse til sine søskende, og børnene havde nær tilknytning til ham.

Ved brev af 9. april 1999 bad Indenrigsministeriet Udlændingestyrelsen om en kopi af afgørelsen af 29. januar 1999.

Den 23. april 1999 erindrede advokaten Indenrigsministeriet om brevet af 2. februar 1999. Advokaten bad endvidere ministeriet om at oplyse hvornår der kunne forventes at blive truffet en afgørelse i sagen.

Ifølge advokatens brev af 13. august 1999 havde han den 19. maj 1999 en telefonsamtale med Indenrigsministeriet. Der forelå imidlertid ikke noget notat om denne samtale.

Den 25. maj 1999 rykkede Indenrigsministeriet Udlændingestyrelsen for en kopi af afgørelsen af 29. januar 1999. Udlændingestyrelsen sendte en kopi af afgørelsen den 26. maj 1999.

Den 8. juni 1999 indhentede Indenrigsministeriet telefonisk oplysninger fra Udlændingestyrelsen.

Ved brev af 16. juni 1999 erindrede advokaten Indenrigsministeriet om brevet af 2. februar 1999 og efterfølgende breve.

Den 13. august 1999 erindrede advokaten Indenrigsministeriet om brevene af 2. februar, 23. april og 16. juni 1999. Advokaten erindrede tillige ministeriet om telefonsamtalen af 19. maj 1999 og bad om at få oplyst hvad ministeriet agtede at foretage sig i sagen.

I brev af 14. september 1999 erindrede advokaten igen Indenrigsministeriet om de forudgående henvendelser. Advokaten anførte i den forbindelse at han fortsat var uden svar eller reaktion fra ministeriet, og bad om at få oplyst hvad der var foretaget i sagen snarest muligt.

Den 22. november 1999 rykkede advokaten på ny Indenrigsministeriet for svar. Advokaten bad endvidere ministeriet oplyse om ministeriet havde modtaget hans breve.

Den 21. december 1999 foretog Indenrigsministeriet et sagsbehandlingsskridt.

Ved brev af 22. december 1999 klagede advokaten til mig over at Indenrigsministeriet endnu ikke havde truffet en afgørelse i sagen, og over at ministeriet ikke havde besvaret hans skriftlige henvendelser.

Jeg bad den 10. januar 2000 Indenrigsministeriet om en udtalelse i anledning af klagen.

Den 12. januar 2000 sendte Indenrigsministeriet en kopi til mig af ministeriets brev af 7. januar 2000 til advokaten. I brevet redegjorde Indenrigsministeriet for sagens kronologiske forløb og tilføjede følgende

”Da De fortsat ikke ses over for udlændingemyndighederne at have tilkendegivet, at De har ( ) og ( ) samtykke til, at De kan repræsentere børnene ( ), ( ) og ( ), skal Indenrigsministeriet anmode Dem om at oplyse, hvorvidt Deres henvendelser skal betragtes som en klage over, at Udlændingestyrelsen ikke vil anse Dem som partsrepræsentant for ( ), ( ) og ( ).

Indenrigsministeriet skal meget beklage, at ministeriet ikke har besvaret Deres henvendelser tidligere.”

Den 19. januar 2000 sendte advokaten en kopi til mig af Indenrigsministeriets brev af 7. januar 2000 og hans svar af 14. januar 2000 til ministeriet. I brevet af 14. januar 2000 anførte advokaten at han fortsat repræsenterede H og H’s søskende. Advokaten oplyste at hans oprindelige brev skulle betragtes som en anmeldelse af det ulovlige forhold og som en klage over at Udlændingestyrelsen ikke havde ønsket at undersøge dette forhold, herunder at anerkende ham som partsrepræsentant for børnene.

Den 15. februar 2000 afgav Indenrigsministeriet en udtalelse til mig. I udtalelsen redegjorde ministeriet for sagens forløb og oplyste at ministeriet i anledning af advokatens brev af 14. januar 2000 havde anmodet Udlændingestyrelsen om en udtalelse om sagen. Indenrigsministeriet henholdt sig til det der var anført i ministeriets brev af 7. januar 2000 til advokaten hvori ministeriet beklagede ikke at have besvaret hans henvendelser tidligere.

Ved brev af 22. februar 2000 sendte jeg en kopi til advokaten af Indenrigsministeriets udtalelse med henblik på hans eventuelle bemærkninger.

Herefter sendte advokaten den 8. marts 2000 til min orientering kopi af et brev af 1. marts 2000 fra Politimesteren i X-by til advokaten og kopi af Udlændingestyrelsens brev af 29. januar 1999 til A og B.

Ombudsmandens udtalelse

”Jeg bemærker indledningsvis at den sag der er til bedømmelse hos mig, vedrører den tid der er gået i Indenrigsministeriet til behandling af Deres brev af 2. februar 1999 og de senere henvendelser. Min bedømmelse omfatter derfor ikke Udlændingestyrelsens afgørelse af 29. januar 1999 eller spørgsmålet om indholdet af Indenrigsministeriets brev af 7. januar 2000. Bedømmelsen omfatter heller ikke en stillingtagen til hvorvidt De er part i den sag der vedrører spørgsmålet om eventuel ændring af identiteten for børnene.

Fra De rettede henvendelse til Indenrigsministeriet den 2. februar 1999 og til De klagede til mig den 22. december 1999, havde sagen været indbragt for ministeriet i mere end 10 måneder.

I den periode foretog Indenrigsministeriet særdeles få sagsbehandlingsskridt. Ministeriet anmodede således den 9. april 1999 Udlændingestyrelsen om en kopi af styrelsens afgørelse og rykkede herfor telefonisk den 25. maj 1999. Herudover ses Indenrigsministeriet alene at have indhentet/modtaget telefoniske oplysninger henholdsvis den 8. juni og den 21. december 1999.

Først mere end 11 måneder efter Deres henvendelse af 2. februar 1999 bad Indenrigsministeriet Dem i brevet af 7. januar 2000 om at oplyse hvorvidt Deres henvendelser skulle betragtes som en klage over at Udlændingestyrelsen ikke ville anse Dem som partsrepræsentant for børnene (C ) og (D) og (F).

Indenrigsministeriet burde efter min opfattelse på et langt tidligere tidspunkt have anmodet Dem om at præcisere Deres klage.

Justitsministeriet har i en cirkulæreskrivelse af 4. juni 1997 til samtlige ministerier og styrelser mv. anført bl.a. følgende

’Borgeren bør under alle omstændigheder – hvor der ikke er fastsat særlige frister f.eks. i vejledninger – have et svar fra myndigheden inden 1 måned efter sagens modtagelse. Træffer myndigheden afgørelse i sagen inden 1 måned, udgøres svaret af afgørelsen. Er det ikke muligt at træffe afgørelse inden for denne frist, kan et foreløbigt svar til den pågældende bestå i, at myndigheden bekræfter at have modtaget sagen og oplyser, hvorpå sagen beror og så vidt muligt, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.’

Af Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven (1986) fremgår det af punkt 206 og 207 at en forvaltningsmyndighed hvis myndigheden ikke kan træffe afgørelse i sagen inden for en rimelig tid, bør give parten oplysning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at kunne træffe afgørelse. Tilsvarende bør myndigheden underrette parten når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

Indenrigsministeriet burde efter min opfattelse i overensstemmelse med Justitsministeriets cirkulæreskrivelse og vejledning have bekræftet modtagelsen af sagen

over for Dem og have oplyst Dem om hvad sagen beroede på, og hvornår en afgørelse kunne forventes af foreligge.

Af den nævnte vejledning fremgår det endvidere under punkt 208 at rykkerskrivelser fra den der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, i almindelighed bør besvares med det samme.

Som det fremgår af det der er anført ovenfor, har De oplyst at De den 19. maj 1999 havde en telefonsamtale med Indenrigsministeriet. Indenrigsministeriet har derimod ikke oplyst om en sådan samtale, ligesom ministeriet ikke har fremsendt et notat om denne samtale.

Jeg lægger til grund at der har været en telefonsamtale den anførte dag. Jeg har imidlertid ikke grundlag for at antage at Deres første rykkerbrev der er dateret den 23. april 1999, er blevet besvaret under denne samtale.

Indenrigsministeriet har først den 7. januar 2000 reageret på rykkerbrevet af 23. april 1999 og Deres efterfølgende rykkerbreve af 16. juni, 13. august, 14. september og 22. november 1999.

Indenrigsministeriet burde efter min opfattelse have besvaret Deres rykkerbreve på et langt tidligere tidspunkt end den 7. januar 2000.

Sammenfattende er det min opfattelse at Indenrigsministeriets sagsbehandling har været meget kritisabel.

Jeg har gjort Indenrigsministeriet bekendt med min opfattelse. Jeg har i den forbindelse henstillet til Indenrigsministeriet at ministeriet – i betragtning af den tid der indtil nu er medgået til besvarelse af Deres henvendelse af 2. februar 1999 – fremskynder en endelig besvarelse mest muligt. Jeg har samtidig udbedt mig underretning om ministeriets afsluttende svar til Dem.”

Den 22. juni 2000 modtog jeg en kopi af Indenrigsministeriets brev af 21. juni 2000 til advokaten. Af brevet fremgik at advokaten havde meddelt Indenrigsministeriet at hans henvendelse til ministeriet skulle betragtes som en klage over at Udlændingestyrelsen ikke ville anerkende ham som partsrepræsentant for børnene. Det fremgik endvidere at Indenrigsministeriet den 19. april 2000 havde meddelt advokaten at ministeriet på baggrund af sagens omstændigheder ville betragte ham som partsrepræsentant for børnene C, D og F.

Det fremgik endvidere at Indenrigsministeriet havde fundet at der burde foretages en nærmere undersøgelse af de familiemæssige relationer mellem børnene og de personer der havde medvirket til at få dem her til landet. Indenrigsministeriet havde derfor anmodet Udlændingestyrelsen om at få foretaget DNA-undersøgelser samt eventuelt aldersundersøgelser med henblik på fastlæggelse af de pågældendes identitet, herunder de pågældendes familiemæssige relationer. Indenrigsministeriet havde endvidere anmodet Udlændingestyrelsen om herefter at træffe fornyet afgørelse om hvorvidt der var grundlag for at meddele de pågældende opholdstilladelse her i landet eller inddrage de meddelte tilladelser.

Den 29. juni 2000 meddelte jeg Indenrigsministeriet at jeg ikke foretog mig mere i sagen.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En advokat klagede over Indenrigsministeriets sagsbehandlingstid i forbindelse med ministeriets behandling af hans klage over Udlændingestyrelsens afslag på en ansøgning om identitetsændring for 3 børn. Advokaten klagede også over at ministeriet ikke havde besvaret hans breve.

Fra advokatens første henvendelse til ministeriet gik der mere end 11 måneder før man bad ham præcisere klagen. Ministeriet havde ikke bekræftet modtagelsen af klagen eller oplyst hvornår svar kunne forventes. Ministeriet besvarede det første rykkerbrev 8 måneder efter modtagelsen.

Ombudsmanden udtalte at Indenrigsministeriet på et langt tidligere tidspunkt burde have bedt advokaten om at præcisere klagen. Ombudsmanden udtalte endvidere, med henvisning til Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. juni 1997 til samtlige ministerier og styrelser og Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven (1986), at Indenrigsministeriet burde have bekræftet modtagelsen af sagen over for advokaten og have oplyst om hvorfor sagen trak ud, og hvornår en afgørelse kunne forventes. Indenrigsministeriet burde også på et langt tidligere tidspunkt have besvaret advokatens rykkerbreve.

Sammenfattende mente ombudsmanden at Indenrigsministeriets sagsbehandling var meget kritisabel. Ombudsmanden henstillede til ministeriet at fremskynde en endelig besvarelse i sagen mest muligt. (J.nr. 1999-3780-600).