Adgangsvej. Afhentning af affald. Sagsbehandlingstid

Adgangsvej. Afhentning af affald. Sagsbehandlingstid

I starten af juni måned 1996 gennemgik renovatørerne i Næstved Kommune adgangsvejene til alle ejendomme i kommunen.

Sagens omstændigheder var følgende

Den 25. og 26. juni 1996 meddelte Næstved Kommune A og B at adgangsvejene for ejendommene X og Y ikke opfyldte kravene i regulativet for husholdningsaffald i Næstved Kommune. Hvad ejendommen X angik, fremgik det at der var trin på adgangsvejen. Brevet indeholdt følgende alternativer for A - og B - i den anledning

“Såfremt De skønner det ikke umiddelbart kan lade sig gøre at indrette adgangsvejen, så den kan opfylde regulativets bestemmelser, kan De, hvis De ønsker det, ansøge om tilladelse til at sætte sækken eller containeren til restaffald og containeren til aviser og andet papir ud til vejen.

Ansøgningen kan ske på vedlagte skema.”

Om frister anførte kommunen

“15. juli 96 Skal ansøgning om tilladelse til at sætte sæk/container til restaffald og container til teknisk forvaltning.

15. august 96 Skal adgangsvejene opfylde regulativets krav.

Såfremt adgangsforholdene på Deres ejendom ikke er i orden, eller De ikke har ansøgt om tilladelse til at sætte sækken/containeren ud til vej, vil affaldet efter 15. august blive afhentet på specialrute for Deres regning.”

Jeg valgte at koncentrere min undersøgelse om ejendommen X da forholdene vedrørende de to ejendomme var praktisk taget ens i henseende til genstanden for min undersøgelse som var Næstved Kommunes sagsbehandlingstid mm.

Den 10. juli 1996 spurgte A telefonisk kommunen om hvordan han skulle forholde sig i forbindelse med at der var trin direkte fra fortovet og ind til ejendommen. Sagen blev på den baggrund sat i bero indtil kommunen havde truffet en principiel afgørelse om behandlingen af sådanne sager.

Den 19. august 1996 skrev kommunen til A at trin på adgangsvejen kun kunne accepteres hvis de nødvendige bygningsændringer ville være bekostelige. Da forholdet på ejendommen X kunne afhjælpes med en lille rampe, fik A afslag på dispensation fra regulativets bestemmelser. A fik en frist indtil 1. september 1996 til at etablere rampen eller søge om tilladelse til at sætte sækken og containeren ud til vejen på afhentningsdagen. Kommunen beklagede samtidig sin svartid.

Den 3. september 1996 meddelte kommunen A at affaldet på ejendommen X var hentet ved specialafhentning samme dag på timelønsbasis. Denne fremgangsmåde ville kommunen bruge indtil de fysiske forhold var bragt i orden, eller der var opnået tilladelse til at sætte affaldet ud til vejen. Som de foregående breve var også dette brev vedlagt et standardmæssigt ansøgningsskema om dispensation.

Den 23. september 1996 klagede A til kommunen over den efter A’s opfattelse urimelige behandling han havde været udsat for. A henviste bl.a. til fristen i brevet af 19. august 1996 til at etablere rampen og anmodede kommunen om en ny og længere frist.

Den 27. januar 1997 rykkede A skriftligt for et svar på klagen. Den 10. oktober 1997 skrev A første gang til mig om kommunens sagsbehandlingstid. A orienterede samtidig borgmesteren om dette skridt.

I anledning af A’s brev til mig oplyste Næstved Kommune i et brev til mig af 17. oktober 1997 bl.a. at kommunen i anledning af A’s klage til mig havde taget kontakt til vognmanden med henblik på en vurdering af de nuværende adgangsforhold således at sagen kunne blive afsluttet forskriftsmæssigt, og A kunne få et skriftligt svar på sin klage. Jeg sendte den 28. oktober 1997 A’s brev med bilag videre til kommunen som en anmodning fra A om at sagen blev fremskyndet. Jeg meddelte i den forbindelse kommunen at jeg gik ud fra at kommunen - medmindre sagen var tæt på at blive afsluttet - i et brev til A ville give oplysning om hvad sagens behandling beroede på, og så vidt muligt om hvornår den kunne ventes afsluttet.

Den 17. februar 1998 skrev A igen til mig. A klagede over at der ikke var sket mere i sagen og bad mig vurdere Næstved Kommunes sagsbehandlingstid.

Den 4. marts 1998 skrev Næstved Kommune til mig på baggrund af en telefonisk henvendelse den 27. februar 1998 fra mit kontor. Da det fremgik af kommunens brev at A ikke havde fået endeligt svar på sin klage (i brev af 23. september 1996) til borgmesteren, bad jeg den 13. marts 1998 Næstved Kommune om en udtalelse om dens sagsbehandlingstid mm.

Mit høringsbrev krydsede et brev fra kommunen dateret den 11. marts 1998 hvorved kommunen meddelte mig at A nu havde fået svar.

I sit svar til A af samme dato beklagede kommunen dybt at A ikke tidligere havde fået svar på klagen af 23. september 1996 og rykkerskrivelsen af 27. januar 1997.

I brevet indskærpede kommunen A at bringe adgangsforholdene i orden eller at søge om tilladelse til at sætte affaldet ud til vejen.

I en udtalelse af 24. marts 1998 beklagede Næstved Kommune at kommunen ikke havde orienteret A om at sagsbehandlingen var trukket ud, jf. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, pkt. 206-207. Dette skyldtes dels travlhed i sektionen dels at sagen havde været forlagt hvilket kommunen samtidig beklagede. Kommunens udtalelse var vedlagt en datoliste over de foretagne ekspeditioner således som jeg havde bedt om.

A modtog den 31. marts 1998 en kopi af kommunens udtalelse og datoliste.

A bemærkede hertil den 16. april 1998 at han ikke blot den 27. januar 1997, men også den 17. februar 1997 havde rykket for svar hvilket ikke fremgik af kommunens datoliste. A anførte endvidere at den manglende klagevejledning i kommunens afgørelse af 19. august 1996 måtte medføre at afgørelsen var ugyldig.

Den 14. september 1998 orienterede Næstved Kommune mig ved en brevkopi om at kommunen havde givet A tilladelse at sætte affaldet frem til afhentning ved vej således som vognmanden havde oplyst at A rent faktisk havde gjort under hele sagsforløbet.

Ombudsmandens udtalelse

”Som jeg allerede har nævnt, har jeg koncentreret min undersøgelse til at angå Næstved Kommunes sagsbehandlingtid m.m. vedrørende ejendommen (X).

Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om myndighedernes sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man således ud over den absolutte sagsbehandlingstid desuden tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

Det fremgår af Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven (1986), punkt 205-207, at hvis en forvaltningsmyndighed ikke kan træffe afgørelse inden for en kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den der er part i sagen, underretning om hvad sagen beror på, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge. Myndigheden bør endvidere give den der er part i sagen, underretning når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

Af samme vejlednings punkt 208 fremgår det at rykkerskrivelser fra den der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, almindeligvis bør besvares med det samme. Besvarelsen bør (som ved den ovenfor nævnte underretning) indeholde oplysning om hvad sagen beror på, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge.

Den samlede sagsbehandlingstid

Den 11. marts 1998 besvarede Næstved Kommune Deres klage af 23. september 1996 til borgmesteren. Den samlede sagsbehandlingstid for behandlingen af Deres klage var således på knap 1½ år. I sit svar indskærpede kommunen de forhold som var nævnt i kommunens tidligere breve til Dem. Kommunen har i sin udtalelse oplyst - og beklaget - at sagen har været forlagt. Denne beklagelse kan jeg tilslutte mig. Kommunens undersøgelser i sagsforløbet begrænser sig efter det oplyste til en enkelt besigtigelse af forholdene på stedet. På den baggrund må jeg anse den samlede sagsbehandlingstid for meget beklagelig.

Jeg har gjort kommunen bekendt med min opfattelse.

Kommunens besvarelse af rykkerskrivelser og orientering af Dem om sagens forløb

Det må ligeledes anses for meget beklageligt at kommunen ikke i overensstemmelse med vejledningens pkt. 208 besvarede Deres rykkerskrivelse af 27. januar 1997.

Kommunens beklagelse over at den ikke i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning pkt. 206-207 har orienteret Dem om at sagsbehandlingen trak ud, kan jeg tilslutte mig. Det er efter min opfattelse meget beklageligt at kommunen heller ikke gav Dem denne orientering efter modtagelsen af mit brev af 28. oktober 1997 hvori det var anført at jeg gik ud fra at kommunen - medmindre sagen var tæt på at blive afsluttet - ville give Dem oplysning om hvad sagens behandling beroede på, og så vidt muligt om hvornår den kunne ventes afsluttet.

Jeg har gjort kommunen bekendt med min opfattelse, men foretager mig i øvrigt ikke mere i anledning af Deres klage i brev af 17. februar 1998.

De har den 16. april 1998 som kommentar til kommunens udtalelse og datoliste bemærket at De har sendt kommunen to rykkerskrivelser og ikke kun én. Jeg har valgt ikke at gå videre med denne del af sagen for at undersøge om kommunen har modtaget Deres rykkerskrivelse af 17. februar 1997, og i givet fald hvorfor denne ikke (også) blev journaliseret på affaldssagen. Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand, hvorefter ombudsmanden selv afgør om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelser. Det fremgår ikke af den kopi af Deres brev af 17. februar 1997 som De har sendt mig den 16. april 1998, hvilken forvaltning i kommunen brevet blev sendt til. Det fremgår derimod at brevet ikke var stilet til den person i kommunens tekniske forvaltning som behandlede affaldssagen. Efter brevets indhold i øvrigt at dømme antager jeg at brevet blev sendt til skatteforvaltningen.

Kommunens afgørelse i brev af 19. august 1996

Indtil 1. januar 1997 var ombudsmandens muligheder for at behandle klager over den kommunale forvaltning begrænset til normalt kun at omfatte forhold der kan påklages til en statslig myndighed. Efter den 1. januar 1997 kan ombudsmanden også behandle sådanne klager.

Ombudsmanden kan dog ikke tage stilling til afgørelser eller andre forhold i kommunen fra før 1. januar 1997.

Kommunernes afgørelser på affaldsområdet kan ikke påklages til en statslig myndighed, jf. § 57 i den dagældende bekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 1996 om bortskaffelse, planlægning og registrering af affald. Derfor er jeg afskåret fra at tage stilling til Deres indvending mod kommunens afgørelse af 19. august 1996.”

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En borger klagede over en kommunes sagsbehandlingstid, og over at afgørelsen manglede klagevejledning. Kommunen havde brugt knap 1½ år på at besvare borgerens klage uden undervejs at underrette borgeren om sagens forløb.

Ombudsmanden udtalte at en samlet sagsbehandlingstid på 1½ år måtte anses for meget beklagelig. Ombudsmanden anså det ligeledes for meget beklageligt at kommunen ikke havde besvaret borgerens rykkerskrivelse. Endvidere var det meget beklageligt at kommunen trods opfordring fra ombudsmanden ikke havde orienteret borgeren om at sagsbehandlingen trak ud. For så vidt angik den manglende klagevejledning, udtalte ombudsmanden at han ikke var kompetent til at behandle spørgsmålet da den tidligere ombudsmandslov, hvorefter ombudsmanden normalt ikke kunne behandle sager der ikke kunne indbringes for en statslig myndighed, skulle lægges til grund i sagen. (J.nr. 1998-0487-100).