Inspektion af Vejen Kommune

§ 21, stk. 1, i skattestyrelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 276 af 12. april 1997, nu lovbekendtgørelse nr. 174 af 19. marts 1998 ) lyder således

'Klager over den kommunale skattemyndigheds afgørelse efter § 2 indgives til skatteankenævnet. Klagen skal være skriftlig og begrundet. Klagen skal været modtaget i skatteankenævnet senest en måned fra modtagelsen af den afgørelse, der klages over, eller, hvor særskilt underretning om afgørelsen er undladt, jf. § 3, stk. 4, fra modtagelsen af årsopgørelsen. For sømænd m.v., der sejler i udenrigsfart, er klagefristen dog 3 måneder regnet fra afgørelsens dato.

Om klagevejledning står der følgende i forvaltningslovens § 25, stk. 1

'Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder eventuel tidsfrist. Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.'

I Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven (1986) står der bl.a. følgende i punkt 141 om klagevejledningens indhold

'Vejledningen skal indeholde angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klagen, herunder om eventuelle tidsfrister.....

Selve klagevejledningen skal udformes således, at modtageren ikke med rimelighed kan komme i tvivl om, hvornår en klage skal være kommet i myndighedens besiddelse.'

Kommunens klagevejledning angiver ikke fra hvilket tidspunkt klagefristen løber og hvornår klagen skal være kommet i myndighedens besiddelse.

Kommunens formulering af klagevejledningen kan bringe modtageren i tvivl om hvornår klagen skal være kommet i myndighedens besiddelse.

Det er derfor min opfattelse at kommunen bør omformulere sin klagevejledning, så den mere præcist angiver hvordan klagefristen beregnes.

Skatteankenævnet

I skatteankenævnets kendelse af 30. september 1997 i sagen 1998-692-980 henvises til en vedlagt klagevejledning.

I klagevejledningen står bl.a. følgende

'Kravene til klagen

Klagen skal være skriftlig. Den afgørelse, der påklages, skal følge med i original eller bekræftet kopi. Klagen skal angive på hvilke punkter den trufne afgørelse påklages og de kendsgerninger, synspunkter og bevisligheder, hvorpå klagen støttes. Bevislighederne skal følge med i original eller bekræftet kopi.

Personlig forhandling

Såfremt De ønsker at afgive en mundtlig udtalelse i sagen efter reglerne i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 ) over for en sagsbehandler i landsskatteretten, bedes dette anført i klagen.'

I skattestyrelseslovens § 25, stk. 2, står følgende

'Klage til Landsskatteretten skal ske skriftligt. Den afgørelse, der påklages, samt den i § 21, stk. 2, nævnte sagsfremstilling skal følge med klageskrivelsen i original eller kopi. Klagen skal angive, på hvilke punkter afgørelsen anses for urigtig og begrundelsen herfor. Dokumenter, som ønskes anvendt som beviser, skal følge med klageskrivelsen i original eller kopi.'

Bestemmelsen er nu ændret.

I § 26, stk. 1, står følgende

'Klageren har adgang til at udtale sig ved en mundtlig forhandling.'

Ad 'Kravene til klagen'

Skatteankenævnets vejledning oplyser ikke - som anført i skattestyrelseslovens § 25, stk. 2, - at sagsfremstillingen skal vedlægges. Vejledningen oplyser at hvis afgørelse og bevisligheder vedlægges i kopi skal disse være bekræftede. Et krav om at kopier skal være bekræftede fremgår ikke af bestemmelsens ordlyd.

På denne baggrund er det min opfattelse at disse punkter i vejledningen bør ændres, så det er i overensstemmelse med lovens bestemmelse.

Ad 'Personlig forhandling'

Skattestyrelseslovens § 26, stk. 1, giver klageren adgang til at udtale sig ved en mundtlig forhandling med Landsskatterettens sekretariat. Denne regel har et videre indhold end forvaltningslovens § 21, stk. 1, idet denne bestemmelse alene angår en parts ret til at afgive en udtalelse til sagen. Det må antages at bestemmelsen i forvaltningslovens § 21, stk. 1, ikke gælder i sager der indbringes for Landsskatteretten, fordi den i henhold til § 21, stk. 2, nr. 3, er fortrængt af den særlige bestemmelse i skattestyrelseslovens § 26, stk. 1.

Det er derfor min opfattelse at vejledningen på dette punkt må ændres, således at der henvises til bestemmelsen i skattestyrelsesloven og således at formuleringen er i overensstemmelse med bestemmelsen.

Overspringelsesreglerne

Skattestyrelseslovens § 21, stk. 5, og § 31, stk. 1, (nu § 31, stk. 2) indeholder regler, hvorefter klageren, hvis klagemyndigheden ikke har færdigbehandlet klagen inden en bestemt frist, kan indbringe klage for den højere instans.

§ 21, stk. 5, lyder således

'Har skatteankenævnet ikke afgjort klagen inden 3 måneder efter klagens modtagelse, kan den påklagede afgørelse påklages direkte til Landsskatteretten.'

§ 23. Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. En begæring herom skal fremsættes overfor myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen.

Stk. 2. En begæring om skriftlig begrundelse efter stk. 1 skal besvares snarest muligt. Hvis begæringen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at begæringen er modtaget af vedkommende myndighed, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår begæringen kan forventes besvaret.

§ 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Stk. 3. Begrundelsens indhold kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til denne til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jfr. § 15.

§ 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at klagevejledning på nærmere angivne sagsområder, hvor særlige forhold gør sig gældende, kan undlades eller ske på anden måde end nævnt i stk. 1.'

Begrundelse

En begrundelse skal efter forvaltningslovens § 24 fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold, jf. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (1992), s. 279ff. Hvis afgørelsen bygger på et administrativt skøn skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Om fornødent skal begrundelsen indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Det fremgår af Vejen Kommunes afgørelse af 21. februar 1996 om tilbagebetaling af hjælp ydet efter bistandslovens § 46 at afgørelsen var begrundet i at klienten stod uden midler men givetvis ville få udbetalt løn på et senere tidspunkt. Der var endvidere henvist til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 4. En nærmere begrundelse fremgår af kommunens journalark. Det nævnes heri at den tidligere arbejdsgiver endnu ikke har indgivet konkursbegæring, hvorfor klienten (endnu) ikke har anmeldt sit lønkrav til Lønmodtagernes Garantifond.

Da begrundelsen ifølge kommunens journalark for afgørelsen om tilbagebetalingspligt er, at der er forhold der viser at klienten i løbet af kortere tid ville være i stand til at tilbagebetale den udbetalte kontanthjælp finder jeg at kommunen burde have henvist til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 3 og ikke nr. 4. Den nærmere betydning af den fejlagtige henvisning har jeg ikke fundet grundlag for at udtale mig om. Jeg kan dog i den forbindelse henvise til UfR 1983, s. 1117ff, vedrørende spørgsmålet.

I kommunens afgørelser om tilbagebetalingspligt af 1. marts 1996, 14. marts 1996, 13. juni 1996 og 16. oktober 1996 er der henvist til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 1, samt 'uforsvarlig økonomi'. I afgørelsen af 8. august 1997 er der henvist til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 3.

Den nærmere begrundelse for afgørelserne af 1. og 14. marts 1996 samt 8. august 1997 fremgår af kommunens journalark.

For så vidt angår afgørelsen af 1. marts 1996 gøres udbetalingen tilbagebetalingspligtig på baggrund af de dispositioner klienten har foretaget vedrørende gæld til sin arbejdsgiver. Klienten skyldte på dette tidspunkt arbejdsgiveren kr. 52.589,-. Vedrørende afgørelsen af 14. marts 1996 er der i journalarket på ny henvist til gælden til arbejdsgiveren.

Endelig vedrørende afgørelsen af 8. august 1997 er der i journalarket henvist til at klienten har en fast månedlig indtægt på ca. kr. 11.000,-.

Generelt bemærker jeg at de af kommunen meddelte begrundelser ikke fremstår som en konkret forklaring på, hvorfor afgørelserne har fået det pågældende indhold. Således fremgår det ikke af afgørelserne hvilke hovedhensyn der har været bestemmende for afgørelsernes indhold. Det er ikke tilstrækkeligt at begrundelserne eventuelt er anført i kommunens egne journalark. Jeg finder ikke at begrundelserne opfylder kravene i forvaltningslovens § 24.

Klagevejledning

For så vidt angår kommunens afgørelser af 1. og 14. marts 1996 er som klageinstans anført kommunen selv, hvilket jeg finder uheldigt. Der skulle retteligt, jf. forvaltningslovens § 25, være henvist til det sociale ankenævn via Vejen Kommune, jf. bistandslovens § 15.

Skriftlighed

Afgørelsen af 29. maj 1996, hvorefter fremtidig udbetalt kontanthjælp ikke blev gjort tilbagebetalingspligtig ses ikke at være fremsendt til klienten.

Vejen Kommunes afgørelse af 13. juni 1996 vedrørende afslag på hjælp til samvær med klientens datter blev givet mundtligt. Der foreligger endvidere på sagen ikke nogen skriftlig meddelelse af kommunens afgørelse af 26. juli 1989 vedrørende udbetaling af kontanthjælp, eller af afgørelsen af 26. september 1989, hvorefter kontanthjælpen blev stoppet. Endelig er der ikke nogen skriftlig meddelelse af en afgørelse fra februar 1993, hvorefter kommunen udbetalte kr. 500,- mod tilbagebetalingspligt i overlevelseshjælp samt kr. 1.000,- til aconto husleje.

Det er almindeligt antaget at der i dansk forvaltningsret ikke gælder nogen almindelig regel om at forvaltningsafgørelser skal meddeles skriftligt, se f.eks. John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer, 2. udg. (1992), s. 267, og Carl Aage Nørgaard og Jens Garde, Forvaltningsret, Sagsbehandling, 4. udg. (1995), s. 241. Det følger imidlertid af lovgivningen at visse afgørelser skal meddeles skriftligt, ligesom det er antaget at særligt indgribende afgørelser bør udfærdiges skriftligt.

Jeg har tidligere udtalt at det kan følge af god forvaltningsskik at afgørelser bør meddeles skriftligt, se eksempelvis Folketingets Ombudsmands Beretning for 1992, s. 141ff samt - især - s. 267ff.

Jeg henleder i den forbindelse opmærksomheden på forvaltningslovens § 23, hvorefter en part der har fået en afgørelse meddelt mundtligt kan forlange en skriftlig begrundelse for afgørelsen, med mindre afgørelsen giver parten fuldt ud medhold.

Såfremt klienten havde modtaget en skriftlig afgørelse ville denne således skulle have indeholdt en begrundelse for afgørelsens indhold, jf. forvaltningslovens §§ 23 og 24, samt en klagevejledning, jf. forvaltningslovens § 25. Såvel begrundelse samt klagevejledning ville være af betydning for klientens overvejelser om hvorvidt han ville klage over en eller flere af afgørelserne.

5. Opfølgning

Det fremgår af lov om kommunal aktivering, § 3, stk. 2, at der for kontanthjælpsmodtagere over 25 år skal udarbejdes en handlingsplan inden 6 måneder efter det tidspunkt man begynder at modtage kontanthjælp. Fra klienten på ny ansøgte om kontanthjælp den 21. februar 1996 og indtil han fik nyt arbejde i marts 1997 gik der over et år. Der blev ikke udarbejdet nogen handlingsplan for klienten i denne periode, hvilket jeg finder beklageligt.

6. Underretning

Denne rapport sendes til Vejen Kommune og Tilsynsrådet for Ribe Amt samt til Folketingets Retsudvalg."

§ 31, stk. 1, lyder således

'Sager om spørgsmål, som Landsskatteretten kan påkende, kan først indbringes for domstolene, når de er blevet påkendt eller afvist af Landskatteretten. Er der forløbet mere end 6 måneder efter en sags indbringelse for Landsskatteretten, kan sagen dog indbringes for domstolene, selv om Landsskatteretten endnu ikke har påkendt den.'

Bestemmelsen er nu ændret.

I sagen 1998-692-980 (150342-xxxx) modtog skatteankenævnet skatteyderens klage den 11. april 1997 og nævnets kendelse er dateret den 30. september 1997. Nævnets sagsbehandlingstid oversteg således 3 måneder. Klageren har derfor kunnet anvende skattestyrelseslovens § 21, stk. 5. Tilsvarende gælder de øvrige tre sager.

Det fremgår ikke af denne sag eller af de øvrige sager om skattekontoret eller skatteankenævnet giver skatteyderne vejledning om overspringelsesreglerne.

Jeg beder Vejen Kommune om at oplyse mig om hvorvidt skatteydere vejledes om bestemmelsen og hvordan og hvornår vejledningen gives.

Gennemgang af de 4 skattesager

De 4 skattesager er gennemgået hovedsageligt i relation til sagsbehandlingsreglerne mens de materielle skatteretlige spørgsmål ikke har været genstand for en tilsvarende gennemgang.

J.nr. 150342-xxxx (mit j.nr. 1998-0692-980)

Sagsfremstilling

Sagen drejer sig om forhøjelse af skattepligtig indkomst for indkomståret 1995. Baggrunden for forhøjelsen var at skatteyderen havde beregnet fradrag for kørsel mellem hjem og uddannelsessted.

Med brev af 10. april 1997 påklagede skatteyderen skattekontorets kendelse til skatteankenævnet.

Den 24. april 1997 anmodede skatteankenævnet skattekontoret om en udtalelse. I anmodningen var angivet en svarfrist for skattekontoret på 14 dage jf. skattestyrelseslovens § 21, stk. 2, 1. pkt.

Den 6. maj 1997 afgav skattekontoret sin udtalelse til skattteankenævnet.

Den 19. juni 1997 fremsendte skatteankenævnet en sagsfremstilling og forslag til ansættelse til høring hos skatteyderen. I brevet skrev skatteankenævnet bl.a.

'I anledning af Deres klage over administrationens ansættelse af Deres indkomst/formue for indkomståret 1995 fremsendes hermed i henhold til skattestyrelseslovens § 21, stk. 2, ankenævnets sagsfremstilling og forslag til ansættelse.

Kan De ikke tiltræde denne fremstilling eller forslag til ansættelse, kan De skriftligt overfor ankenævnet, gerne stilet til nedennævnte sekretær, redegøre for Deres opfattelse af sagen og hvilke punkter De er uenig i.

Såfremt De ønsker vejledning, kan De henvende Dem til sekretariatet.

De bedes samtidig tilkendegive, om De ønsker personligt fremmøde for ankenævnet. De kan dog vælge alene at udtale Dem skriftligt.

Fristen for indsigelse er 4 uger fra modtagelsen af dette brev.'

Ombudsmandens bemærkninger

I skattestyrelseslovens § 21, stk. 3, står følgende

'Forinden skatteankenævnet afgør en klage, skal der udarbejdes en sagsfremstilling. Sagsfremstillingen skal indeholde en redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske forhold, der påtænkes tillagt betydning ved afgørelsen. Hvis ikke nævnet fuldt ud kan imødekomme klagerens påstand, sendes sagsfremstillingen til klageren med opfordring til at fremkomme med bemærkninger til fremstillingen inden 14 dage. Stk. 2, 3. pkt., finder tilsvarende anvendelse. Klageren oplyses samtidig om, at klageren i øvrigt har ret til at udtale sig skriftligt eller mundtligt over for skatteankenævnet, før klagen afgøres.'

I skattestyrelseslovens § 21, stk. 2, 3. pkt., står følgende

'Skatteankenævnet kan efter anmodning give en længere frist, hvis omstændighederne ved den påklagede afgørelse i særlig grad taler derfor.'

I bemærkningerne til den citerede bestemmelse og til § 21, stk. 2, (Folketingstidende 1995/96, tillæg A, sp. 2667) står bl.a. følgende

'Der foreslås i denne forbindelse, at der fastsættes en høringsfrist på 14 dage overfor den kommunale skattemyndighed, med mulighed for skatteankenævnet, dvs. for nævnets formand, til i det enkelte tilfælde efter anmodning at give den kommunale skattemyndighed en længere frist, hvis den påklagede afgørelse er af en sådan særlig karakter, at en længere frist er fornøden.

Det foreslås en tilsvarende høringsfrist - med dispensationsmulighed - overfor klageren, således at denne får 14 dage til at kommentere den sagsfremstilling, som skal danne grundlag for skatteankenævnets afgørelse af klagen.'

I brevets første afsnit har ankenævnet henvist til skattestyrelseslovens § 21, stk. 2. Jeg går ud fra at skatteankenævnet har villet henvise til stk. 3, og ikke til stk. 2.

Det fremgår ikke af sagen at skatteyderen har anmodet om en længere hørings-frist end den i loven foreskrevne frist på 14 dage, ligesom det ej heller fremgår at nævnets formand har taget stilling til en længere frist.

Det er min opfattelse at der i bestemmelserne ikke er hjemmel til at ankenævnet uopfordret kan give en længere høringsfrist. Nævnet (nævnets formand) kan alene dispensere fra fristen, hvis nævnet anmodes herom og hvis omstændighederne ved den påklagede afgørelse i særlig grad taler derfor.

J.nr. 170763-xxxx (mit j.nr. 1998-693-211)

Sagsfremstilling

Sagen angik spørgsmålet om valg af transportvej og beregning af transportafstand i forbindelse med befordringsfradrag. Kommunens skattekontor ændrede den 17. april 1997 (A)'s skatteansættelse for indkomståret 1995. Årsagen var at afstanden for befordring frem og tilbage mellem (A)'s sædvanlige bopæl og arbejdsplads ifølge skattekontorets digitale vejdatabase var 85 km. - og ikke 96 km. som (A) havde selvangivet.

Den 19. maj 1997 klagede (A) til skatteankenævnet.

Den 22. maj 1997 anmodede skatteankenævnet skattekontoret om en udtalelse over klagen.

Den 12. juni 1997 udtalte skattekontoret sig.

Den 22. august 1997 gav skatteankenævnet (A) medhold i klagen og nedsatte skatteansættelsen til det selvangivne.

Ombudsmandens bemærkninger

1. Ifølge § 21, stk. 2, 2. og 3. pkt., i skattestyrelsesloven skal den kommunale skattemyndighed afgive udtalelse til skatteankenævnet inden 14 dage. Skatteankenævnet kan efter anmodning give en længere frist, hvis omstændighederne ved den påklagede afgørelse i særlig grad taler derfor.

Jeg gør opmærksom på at skattekontoret afgav udtalelse 3 uger efter skatteankenævnets anmodning herom. Der er i sagen ingen oplysninger om at skatteankenævnet havde givet skattekontoret en længere frist end de 14 dage, der også fremgik af skatteankenævnets brev af 22. maj 1997. I givet fald burde skatteankenævnet efter min opfattelse have gjort notat herom på sagen - også selv om offentlighedslovens § 6 om notatpligt ikke finder direkte anvendelse på forholdet. Jeg henviser til den sag der er nævnt i ombudsmandens beretning for året 1989, s. 369, hvoraf kopi vedlægges. Det fremgår heraf at det følger af god forvaltningsskik at en myndighed - også uden for offentlighedslovens § 6's anvendelsesområde - bør drage omsorg for at foretage skriftligt notat om ekspeditioner af væsentlig betydning for behandlingen af en sag hvis de ikke fremgår af sagens akter i øvrigt.

2. Af skatteankenævnets brev af 22. maj 1997 til (A) fremgik at (A) senere ville modtage en sagsfremstilling der beskrev sagens forhold, og at der ville blive sendt et forslag til sagens afgørelse. Det fremgik også at (A) herefter kunne tage stilling til om der var yderligere oplysninger som (A) ønskede at fremsende til sagen, og at (A) til den tid også kunne anmode om et møde med skatteankenævnet.

Da skatteankenævnet gav (A) fuldt ud medhold i klagen, fik (A) ikke tilsendt sagsfremstilling eller forslag til sagens afgørelse. Dette er i overensstemmelse med bestemmelsen i § 11, stk. 6, i forretningsordenen for skatteankenævn (Skatteministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 17. juni 1996 ). Det fremgår heraf at sagsfremstillingen og forslag til klagens afgørelse på det foreliggende grundlag sendes til udtalelse hos klageren medmindre skatteankenævnet kan give klageren fuldt ud medhold i klagen, jf. skattestyrelseslovens § 21, stk. 3.

Jeg går på den baggrund ud fra at indholdet af brevet af 22. maj 1997 til (A) skyldes brugen af standardbreve. Hvis det er tilfældet, henstiller jeg at skatteankenævnet overvejer at ændre standardbrevet således at det fremgår at klageren ikke vil få tilsendt en sagsfremstilling og et forslag til sagens afgørelse, hvis nævnet kan give klageren fuldt ud medhold i klagen.

J.nr. 310746-xxxx og 300366-xxxx (mine j.nr. 1998-690-980 og 1998-691-980)

Sagsfremstilling

I disse to sager havde kommunens skattekontor i agterskrivelser af 30. april 1997 foreslået en forhøjelse af skatteydernes indkomst efter en gennemgang af et aktieselskabs regnskaber. Skatteyderne var far og søn og forslaget til forhøjelse var afgivet under henvisning til faderens bestemmende indflydelse i selskabet. Skatteyderne blev indbudt til et møde med skattekontoret inden 14 dage, hvis de ikke kunne godkende forslaget. De fik oplyst at de i stedet kunne sende et brev med deres indsigelser inden for den samme frist. Den 21. maj 1997 traf skattekontoret afgørelser i begge sager i overensstemmelse med de nævnte agterskrivelser. Brevene var stilet til skatteyderne med kopi til deres fælles advokat.

Advokaten havde forinden den 2. maj 1997 meddelt skattekontoret at han repræsenterede begge skatteydere 'i en eventuel sag med Vejen kommune'. Advokaten anførte i sine enslydende breve bl.a.

'Det bemærkes, at jeg nu vil påbegynde gennemgang af sagen med bilag med henblik på, at der afholdes et møde inden den af Dem angivne frist.'

Advokaten klagede den 27. maj 1997 til skatteankenævnet over at skattekontoret ikke havde indkaldt til et møde om sagerne, før der blev truffet afgørelse.

Den 30. maj 1997 sendte skatteankenævnet klagen til udtalelse i skattekontoret.

Den 2. juni 1997 skrev advokaten igen til skatteankenævnet. Han bemærkede at klagen tillige omfattede selve forhøjelsen af klienternes skattepligtige indkomster, hvis nævnet ikke tog hans påstand om ophævelse af skatteansættelsen til følge. Samtidig fremsatte han ønske om et møde med skatteankenævnet om sagen. Den efterfølgende klagesagsbehandling kom alene til at dreje sig om det nævnte formelle spørgsmål om møde forud for skattekontorets afgørelse.

Skattekontoret anførte den 23. juni 1997 følgende i en udtalelse om klagen over manglende møde

'Skatteadministrationen mener ikke, at skatteansættelsen er ugyldig, og at formalia ikke er overholdt. Det er skatteadministrationens opfattelse, at Deres repræsentant først ville gennemgå bilagsmaterialet, og derefter afholde et møde med Dem, med henblik på stillingtagen til, om der skulle fremsættes anmodning om et møde med skatteadministrationen. En sådan anmodning har skatteadministrationen ikke modtaget.'

I et brev af 22. august 1997 stilet til klagerne og med en kopi til advokaten skrev ankenævnet bl.a.

'I anledning af Deres klage over administrationens ansættelse af Deres indkomst/formue for indkomståret 1993 fremsendes hermed i henhold til skattestyrelseslovens § 21, stk. 2, ankenævnets sagsfremstilling og forslag til ansættelse.'

Klagerne blev i brevet bedt om at tilkendegive om de ønskede personligt fremmøde for ankenævnet eller om de valgte alene at udtale sig skriftligt. Fristen for indsigelse var sat til 14 dage fra modtagelsen af brevet.

Den 10. september 1997 blev klagerne indbudt til at møde skatteankenævnet den 24. september 1997. Den 14. oktober 1997 sendte ankenævnet en enslydende indbydelse nu til den 29. oktober 1997. Begge breve blev som de tidligere breve og selve afgørelsen i sagen sendt i kopi til advokaten.

Der blev den 29. oktober 1997 afholdt møde med skatteankenævnet om sagen. Advokaten og en revisor mødte for klagerne. Af referatet fra mødet fremgår det at advokaten forklarede, at sagen knapt nok var lagt på hans bord før brevet af 2. juni 1997 blev udfærdiget. Efter advokatens opfattelse var det herefter ikke hans opgave at indkalde til et møde, men skattekontorets pligt at følge op på sagen ved indkaldelse til et møde. Både revisoren og advokaten fremførte under mødet at sagerne materielt set var komplekse.

I sin afgørelse i brev af 4. november 1997 anførte skatteankenævnet

'Skatteankenævnet finder, at der er usikkerhed om hvem der skulle have taget initiativ til afholdelse af møde mellem parterne og finder derfor, at skatteadministrationens afgørelse skal kendes for ugyldig.'

I den endelige sagsfremstilling som efter det oplyste ikke blev sendt til klagerne eller advokaten, står følgende om nævnets afgørelse

'Skatteankenævnet finder, at der er så stor usikkerhed om hvem der skulle tage initiativ til mødet, at sagen har været behæftet med en væsentlig sagsbehandlingsfejl, således at skatteadministrationens afgørelse kendes for ugyldig.'

Ombudsmandens bemærkninger

1. Forvaltningslovens § 8, stk. 1, er sålydende

'Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.'

Hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, gælder reglen om ret for parten til at lade sig repræsentere ikke, jf. § 8, stk. 2.

Bestemmelserne gælder direkte kun i afgørelsessager, jf. lovens § 2, stk. 1.

Sådan som bestemmelsen i § 8, stk. 1, er formuleret, må udgangspunktet være at breve under sagens forløb og underretning om selve afgørelsen gives til partsrepræsentanten. En underretning også af parten selv om afgørelsen i sagen i form af en kopi vil dog efter omstændighederne være ønskelig eller påkrævet, som f.eks. hvor der er fastsat særlige klagefrister eller frist for indbringelse af afgørelsen for domstolene, jf. bl.a. forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter (1992) s. 133.

Det forhold at en myndighed i en sag med et partsrepræsentationsforhold stiler breve til parten selv i stedet for partsrepræsentanten kan efter omstændighederne opfattes som et udtryk for at myndigheden ikke anerkender partsrepræsentationsforholdet generelt eller konkret, jf. de nævnte bestemmelser i forvaltningslovens § 8 om partens undtagelsesvise personlige medvirken. Forholdet kan under alle omstændigheder medføre en usikkerhed mellem partsrepræsentanten og parten om hvem der skal reagere i anledning af myndighedens henvendelse. Betydningen af at breve i sagen ikke stiles til parten selv, er selvfølgelig størst hvis partsrepræsentanten ikke er professionel.

Risikoen for at partsrepræsentanten ikke bliver inddraget i sagen er endvidere større, hvis brevene i sagen ikke stiles til partsrepræsentanten, men til parten. Jeg bemærker i den sammenhæng at de almindelige retsvirkninger der er knyttet til en underretning om en afgørelse kun udløses, hvis partsrepræsentanten - og ikke kun parten selv - modtager underretning om afgørelsen.

Endelig kan et partsrepræsentationsforhold være udtryk for at parten ikke selv ønsker at beskæftige sig med sagen.

I forretningsordenen for skatteankenævn er der i § 17 fastsat særlige bestemmelser om repræsentation. Efter disse regler skal både en eventuel partsrepræsentant og klageren have de vigtigste breve i sagen tilsendt. Disse regler bør imidlertid læses i lyset af de generelle bestemmelser om partsrepræsentation i forvaltningslovens § 8 og kan efter min opfattelse ikke forstås som en anvisning om at brevene skal stiles til parten og ikke til partsrepræsentanten.

Som det fremgår af sagsfremstillingen ovenfor, havde skatteyderne siden den 2. maj 1997 været repræsenteret af advokat. På den baggrund og under henvisning til det jeg har anført i de foregående afsnit, burde skattekontoret efter den 2. maj 1997 have stilet brevene i sagen til advokaten og ikke til parten. Tilsvarende gælder skatteankenævnet. At myndighederne i de konkrete sager har gjort det omvendt, synes dog ikke at have givet anledning til misforståelser.

Nogle af skatteankenævnets breve til parten selv har øverst til højre under oplysningerne om dato, journalnummer og sagsbehandler været påført oplysning om at kopi er tilsendt advokaten. Jeg henviser til brevene af 22. august 1997 og senere.

Denne påførsel er sket med en skrift der er så lille, at oplysningen kan overses ved almindelig læsning, hvilket jeg finder uheldigt.

2. Skatteankenævnets sagsbehandling og afgørelse har alene vedrørt det formelle spørgsmål om afholdelse af møde forud for skattekontorets ændring i skatteansættelsen for indkomståret 1993 for de pågældende skatteydere. I brevene af 22. august 1997 hvormed sagsfremstillingen mv. blev sendt til partshøring er materialet blevet præsenteret som forslag til ansættelse.

Jeg går ud fra at denne fejl kan henføres til brugen af standardbreve. At det forholder sig sådan, udleder jeg tillige af den omstændighed at brevet af 22. august 1997 indeholder en opfordring til at tilkendegive om der ønskes personligt fremmøde for ankenævnet. Et sådant ønske havde advokaten som nævnt ovenfor fremsat den 2. juni 1997.

3. Skatteankenævnets sagsfremstilling skal i sager hvor der ikke umiddelbart er grundlag for at give klageren fuldt medhold, som minimum indeholde en henvisning til bl.a. 'relevante lovregler', jf. forretningsordenens § 11, stk. 3. Forretningsordenens bestemmelse må forstås på samme måde som bestemmelsen i forvaltningslovens § 24 om en henvisning til 'de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet'. Når der bortses fra love med en entydig, almindelig betegnelse som f.eks. bistandsloven, skal henvisningen være klar og specifik, dvs. omtale retsreglerne så de uden videre kan identificeres ved angivelse af lovens eller bekendtgørelsens nummer og dato, samt ved præcis angivelse af de relevante bestemmelsers paragraf, stk., litra eller nummer, jf. Hans Gammeltoft-Hansen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 368.

I sin sagsfremstilling fremsendt til skatteyderne den 22. august 1997 har skatteankenævnet i strid med forretningsordenen henvist til 'cirkulære til skattestyrelseslovens punkt 6' uden nærmere angivelse af cirkulærets nummer og dato.

4.2. 4 sager fra social- og sundhedsforvaltningen

J.nr. 240864-xxxx (mit j.nr. 1998-828-980)

Gennemgang af sag om anbringelse af barn uden for hjemmet i henhold til bistandslovens § 33, stk. 2, nr. 10.

Sagsfremstilling

Sagen drejer sig om en dreng født den 7. december 1991 der har været frivilligt anbragt uden for hjemmet i en plejefamilie i henhold til bistandslovens § 33, stk. 2, nr. 10 siden den 18. februar 1996. Drengen har haft betydelige udviklingsproblemer. Der er tale om en familie - forældrene og tre børn - med sociale og økonomiske problemer. Forældrene er gift men faderen kommer kun lejlighedsvis i hjemmet.

Den 4. april 1997 flyttede familien fra Ølgod Kommune til Vejen Kommune der dermed overtog familiens sociale sager herunder sagen om anbringelse uden for hjemmet. I februar 1998 flyttede familien tilbage til Ølgod og sagen i Vejen Kommune vedrører således perioden fra april 1997 til den 20. februar 1998 hvor sagen blev afsluttet i Vejen Kommune og sagsakterne fremsendt til Ølgod Kommune.

Sagen er i kommunen oprettet på faderens cpr-nummer der omfatter familiens samlede kontakt med social- og sundhedsforvaltningen herunder ansøgninger om økonomisk hjælp efter bistandsloven. Mine undersøgelser omfatter alene sagen om anbringelse af barnet uden for hjemmet.

Det fremgår af sagens journalark at der den 10. april 1997 var overdragelsesmøde mellem sagsbehandleren i Ølgod Kommune og sagsbehandleren i Vejen Kommune. Kopi af sagens akter blev afleveret til Vejen Kommune der fik en udførlig orientering om sagen, herunder om familiens sociale problemer.

Den 1. maj 1997 blev der afholdt et møde hos plejefamilien hvor bl.a. sagsbehandlerne fra Ølgod og Vejen Kommuner deltog tillige med forældrene bistået af advokat. Det fremgår at det var Ølgod Kommunes opfattelse at hjemgivelse kunne ske hvis forældrene anmodede om det. Det er oplyst at forældrene valgte at lade sig repræsentere af advokat idet de anmodede om at få barnet hjemgivet. Ifølge referatet i journalarket blev der imidlertid indgået et 'kompromis' om at barnet først kunne flytte hjem i august 1997.

Af journalarket fra 9. og 12. juni 1997 fremgår det at sagsbehandleren og afdelingsledelsen efter gennemgang af sagen ikke fandt en hjemgivelse forsvarlig eller hensigtsmæssig på daværende tidspunkt. Af notatet fra den 12. juni 1997 fremgår det at det internt i forvaltningen blev det besluttet at forelægge sagen for børn- og ungeudvalget med henblik på en tvangsmæssig anbringelse, hvis det ikke var muligt at få forældrenes accept til opretholdelse af den frivillige anbringelse.

Den 7. august blev der afholdt møde vedrørende barnets fortsatte anbringelse i familiepleje. Forældrene mødte sammen med deres advokat. Det fremgår af referatet at det var forældrenes hensigt at få barnet hjemgivet men at de - efter en længere drøftelse på mødet - accepterede at han ikke kom hjem på daværende tidspunkt.

I Vejen Kommunes handleplan af 28. august 1997 for anbringelsen er forholdet beskrevet således

'...

Forældrenes indstilling til anbringelsen

(Moderen) giver udtryk for at have en erkendelse af at det vil være uhensigtsmæssigt at hjemgive (drengen) på nuværende tidspunkt i forhold til de problemer (drengen) har.

(Faderen) giver udtryk for at han ikke er enig med socialforvaltningen i at forholdene i hjemmet ikke på nuværende tidspunkt kan anses for at være stabile nok til at kunne dække de særlige behov (drengen) har for stabilitet og forudsigelighed. På trods heraf indvilliger (faderen) i at samarbejde om en fortsat anbringelse af (drengen) og om at tage imod hjælp fra familiekonsulent med det formål senere at få [drengen] hjem.

(Forældrene) giver begge udtryk for problemer i samarbejdet med plejefamilien. Det aftales, at der vil blive arbejdet på at bedre dette samarbejde. (Forældrene) er ikke enige i socialforvaltningens antagelse om at anbringelsen forventes at komme til at vare omkring 2-3 år. Tidsperspektivet for dem er 1 år.'

Det fremgår endvidere af handleplanen - der er underskrevet af begge forældre - at formålet med anbringelsen bl.a. er at få barnets problemer nærmere afdækket ved hjælp af en psykologundersøgelse og udtalelser fra småbørnskonsulent og læge.

Den 9. og 10. oktober 1997 anmodede Vejen Kommune om disse udtalelser. Udtalelserne forelå i løbet af oktober og november måned 1997.

Ombudsmandens bemærkninger

Min gennemgang af sagen har vist at spørgsmålet om den fortsatte anbringelse af barnet uden for hjemmet er søgt oplyst på en forsvarlig og grundig måde. Jeg har herved lagt til grund at samtlige sagsskridt og alle indhentede oplysninger er omtalt/gengivet i Vejen Kommunes journalark, s. 1-24 (med henvisninger til sagens underbilag).

Mere generelt giver sagen mig anledning til at bemærke følgende vedrørende forholdet mellem frivillige og tvangsmæssige anbringelser uden for hjemmet

Bistandslovens § 33, stk. 1 og stk. 2, nr. 11 samt § 35, stk. 1, er sålydende

' § 33. Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om foranstaltninger efter stk. 2, når det må anses for at være af væsentlig betydning af hensyn til et barns eller en ungs særlige behov for støtte. Det bør tilstræbes, at barnet eller den unge kan blive i hjemmet. Beslutningen træffes med samtykke fra forældremyndighedens indehaver, jf. dog § 34. En beslutning efter stk. 2, nr. 11, kræver tillige samtykke fra den unge, der er fyldt 15 år.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan beslutte

...

11) at anbringe barnet eller den unge uden for hjemmet, på en døgninstitution, i en plejefamilie eller på et andet godkendt opholdssted, som må anses for egnet til at imødekomme barnets eller den unges særlige behov, jf. §§ 66 og 96.

§ 35, stk. 1. Når der på grund af

1) utilstrækkelig omsorg for eller behandling af barnet eller den unge,

2) vold eller andre alvorlige overgreb,

3) misbrugsproblemer, kriminel adfærd eller andre svære sociale vanskeligheder hos barnet eller den unge eller

4) andre adfærds- eller tilpasningsproblemer hos barnet eller den unge er åbenbar risiko for, at barnets eller den unges sundhed eller udvikling lider alvorlig skade, kan børn- og ungeudvalget uden samtykke fra forældremyndighedens indehaver og den unge, der er fyldt 15 år, træffe beslutning om, at barnet eller den unge anbringes uden for hjemmet, jf. § 33, stk. 2, nr. 11. Der kan kun træffes en beslutning efter 1. pkt., når det må anses for godtgjort, at problemerne ikke kan løses under barnets eller den unges fortsatte ophold i hjemmet.'

Med virkning fra 1. juli 1998 er disse bestemmelser i bistandsloven afløst af tilsvarende regler i Lov om Social service, jf. denne lov, § 40, stk., 1 og stk. 2, nr. 11 samt § 42, stk. 1.

Som det fremgår af § 33, stk. 1, er udgangspunktet at barnet eller den unge skal blive i hjemmet ligesom det er en forudsætning for en anbringelse uden for hjemmet at forældremyndighedens indehaver(e) samtykker.

Hvis barnet eller den unge skal anbringes uden for hjemmet uden samtykke forudsætter det at betingelserne i bistandslovens § 35 er opfyldt.

Forældrenes samtykke står således som et centralt krav for den meget indgribende foranstaltning at anbringe et barn udenfor hjemmet, et krav der kun fraviges hvis der foreligger særligt belastede forhold i hjemmet eller hos den unge.

Jeg må lægge til grund at socialforvaltningen i Vejen Kommune - i modsætning til Ølgod Kommune - mente at der var grundlag for at forelægge sagen for børn- og ungeudvalget med henblik på en tvangsmæssig (fortsat) anbringelse, hvis forældrene ikke accepterede opretholdelsen af den frivillige ordning.

Det fremgår ikke klart af journalarket om det under samtalerne med forældrene er blevet tilkendegivet dem direkte at kommunen i givet fald ville søge at gennemføre tvangsmæssige foranstaltninger.

Det er utvivlsomt at det af mange grunde herunder hensynet til samarbejdet mellem forældrene og disses medvirken og motivation, kan være hensigtsmæssigt at søge at 'overtale' forældrene (eller den af forældrene) der gerne vil have børn hjemgivet, til en (fortsat) frivillig ordning også i de tilfælde hvor man mener betingelserne for en tvangsmæssig anbringelse er opfyldt.

Anbringelse af et barn udenfor hjemmet - også frivillig anbringelse - er imidlertid en foranstaltning af så indgribende karakter at det må sikres at det nødvendige samtykke er reelt og at forældrene er klar over at det alene er dem der afgør om en frivillig anbringelse skal fortsætte. Hvis forvaltningen mener at der (i stedet) er grundlag for at indlede en sag om tvangsmæssig anbringelse må dette tilkendegives direkte overfor forældrene.

Social- og sundhedsforvaltningen har efterfølgende meddelt mig at formuleringen i jornalnotatet fra mødet, ifølge hvilket mødet blev indledt med en redegørelse for baggrunden for mødet og Vejen Kommunes holdning til hjemgivelse af barnet, reelt dækker over at der ved pågældende møde blev givet forældrene en meget grundig og direkte orientenrig om forvaltningens vurderinger. Det blev herunder oplyst at forvaltningen ville være indstillet på at forelægge sagen for børn- og ungeudvalget med henblik på en tvangsmæsig beslutning såfremt forældrene ikke var indstillet på at meddele samtykke til en fortsat anbringelse.

På baggrund af det oven for anførte er det derfor min opfattelse at forældrene og deres advokat er blevet behørigt og grundigt oplyst om sagens omstændigheder. Jeg tilslutter mig forvaltningens efterfølgende bemærkning om at ovenstående burde have fremgået mere klart af journalnotatet.

J.nr. 220117-xxxx (Mit j.nr. 1998-829-980)

Sagsfremstilling

Sagen drejer sig om en klage over at en beboer på et plejehjem efter den 30. september 1997 ikke længere ville blive ledsaget til læge o.lign. af plejepersonalet på plejehjemmet Lindecentret, hvor hun bor.

Det fremgår af sagen at der den 26. september 1997 blev afholdt et møde mellem klager (der er datter til plejehjemsbeboeren) og moderens kontaktsygeplejerske fra Vejen Kommune. Af udateret brev til klager fremgår det at det på mødet blev aftalt at klageren fremover skulle sørge for betaling af moderens regninger.

Den 30. september 1997 blev datteren ringet op af kontaktsygeplejersken som oplyste at det af Lindecentret var blevet besluttet at moderen fremover ikke ville blive ledsaget af personale når hun skulle til læge o.lign. Ved akut sygdom skulle der laves en konkret vurdering af behovet for ledsagelse.

Datteren modtog efterfølgende et udateret brev hvoraf såvel beslutningen af 26. september 1997 som beslutningen af 30. september 1997 stod beskrevet som aftalt mellem parterne.

Den 10. oktober 1997 klagede datteren til Klagerådet i Vejen Kommune og anmodede i den forbindelse om en begrundelse for afgørelsen af 30. september 1997. Hun anførte at emnet ikke var blevet drøftet på mødet den 26. september 1997, og hun stillede sig uforstående overfor at hendes mor fremover ikke kunne blive ledsaget til læge o.l.

I brev af 20. oktober 1997 bekræftede klagerådet modtagelsen af klagen og oplyste at svar kunne forventes i løbet af næste måned. Samme dag anmodede klagerådet Lindecentret om en udtalelse i sagen.

I brev dateret 20. oktober 1997 afgav Lindecentret sin udtalelse. Af udtalelsen fremgik blandt andet følgende

'...

I forbindelse med gennemgangen af (klientens) hjælp, vurderede vi, at det er forsvarligt, at hun selv tager med Taxa til læge, tandlæge mm. Ved acut sygdom vil personalet lave en nyvurdering, om (hun) har behov for ledsagelse, hvis (hun) ikke kan tage afsted alene, og der ikke er en fra hendes eget netværk der kan tage med, vil en fra personalet ledsage hende.

...'

Den 7. november 1997 oplyste klagerådet at rådet ikke fandt at der var anledning til at komme med henstilling eller forslag til ændring af afgørelsen. Klagerådet begrundede blandt andet dette med at afgørelsen af 30. september 1997 ikke var i strid med Vejen Kommunes serviceniveau.

Ombudsmandens bemærkninger

Bistandslovens §§ 50 og 57 indeholder følgende bestemmelser

' § 50. Kommunalbestyrelsen skal

1) sørge for tilbud om personlig pleje og praktisk bistand til opgaver, som normalt udføres i hjemmet, og om hjælp til vedligeholdelse af fysiske og psykiske færdigheder til personer med behov herfor samt

2) iværksætte eller yde støtte til generelle omsorgstilbud med aktiverende og forebyggende sigte for personer, der modtager social pension bortset fra invaliditetsydelse.

Stk. 2. Tilbudene efter stk. 1 skal bidrage til at skabe rammer, som i videst mulig omfang tilstræber trivsel. Brugerne af tilbudene skal have størst muligt medansvar for og indflydelse på udformningen af tilbudene. Kommunalbestyrelsens tilrettelæggelse af tilsynet med opgavernes udførelse skal så vidt muligt ske i samarbejde med brugerne af tilbudene.'

' § 57. Kommunalbestyrelsens afgørelser om ret til tilbud i det enkelte tilfælde, jf. § 50, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. En klage over en afgørelse om hjemmehjælp efter § 51 eller over udførelsen af hjemmehjælpsopgaverne kan ansøgeren eller modtageren dog forelægge eller kræve, at kommunalbestyrelsen forelægger for det lokale klageråd, jf. § 56b.'

Forvaltningslovens §§ 8, 19, 22 og 25 indeholder følgende bestemmelser

' § 8. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt., gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov.'

'§ 19. Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis

1) det efter oplysningernes karakter og sagens beskaffenhed må anses for ubetænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag,

2) udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse,

3) partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse,

4) parten ikke har ret til aktindsigt efter reglerne i kapitel 4 med hensyn til de pågældende oplysninger,

5) den påtænkte afgørelse vil berøre en videre, ubestemt kreds af personer, virksomheder m.v., eller hvis forelæggelsen af oplysningerne for parten i øvrigt vil være forbundet med væsentlige vanskeligheder, eller

6) der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at gøre sig bekendt med grundlaget for den påtænkte afgørelse og til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.

Stk. 3. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at nærmere angivne sagsområder, hvor bestemmelserne i stk. 2, nr. 1 eller 5, i almindelighed vil finde anvendelse, ikke skal være omfattet af bestemmelsen i stk. 1.'

' § 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.'

'§ 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at klagevejledning på nærmere angivne sagsområder, hvor særlige forhold gør sig gældende, kan undlades eller ske på anden måde end nævnt i stk. 1.'

Afgørelser truffet efter bistandslovens § 50 kan ikke påklages til en højere forvaltningsmyndighed, men klagerådet for hjemmeplejen kan tage sager indenfor rådets område op til drøftelse og eventuel videreformidling til kommunalbestyrelsen.

Lindecentret er en institution under Vejen Kommune og er dermed omfattet af forvaltningslovens regler vedrørende partshøring, begrundelse og klagevejledning.

Som sagen foreligger oplyst for mig meddelte Lindecentret den 30. september 1997 telefonisk datteren at der var truffet afgørelse om at moderen fremover ikke ville blive ledsaget af personale når hun skulle til læge o.lign. Efter det i sagens akter oplyste har emnet ikke været berørt under mødet den 26. september 1997 og Lindecentrets telefonsamtale med klager den 30. september 1997 kan ikke siges at opfylde betingelserne til en partshøring.

Jeg må herefter lægge til grund at plejehjemsbeboeren eller dennes eventuelle partsrepræsentant ikke har haft lejlighed til at udtale sig om emnet forud for afgørelsen, hvilket jeg finder burde være sket.

Lindecentret har ikke i det udaterede brev om afgørelsen af 30. september 1997 begrundet denne, hvorfor begrundelsespligten i henhold til forvaltningslovens § 22 ikke er opfyldt. I den foreliggende sag burde brevet have indholdt en redegørelse for de oplysninger der var rekvireret og som dannede grundlag for plejehjemmets afgørelse om at begrænse den bistand der hidtil var blevet stillet til rådighed for moderen. Endvidere burde brevet have indeholdt en henvisning til de retsregler der var anvendt, d.v.s. bistandslovens §§ 50 og 57. Ydermere er der ikke i afgørelsen givet oplysning om muligheden for at indbringe sagen for klagerådet, jf. Socialministeriets vejledning nr. 124 af 19. juni 1996 om sociale tilbud til ældre mfl., pkt. 45, hvilket jeg finder burde være sket.

For så vidt angår Klagerådet i Vejen Kommunes udtalelse af 7. november 1997 bemærkes at klagerådet ikke kan træffe afgørelser i sager og derfor ikke er omfattet af forvaltningslovens regler vedrørende partsaktindsigt, partshøring, begrundelsespligt, klagevejledning, vejledning og repræsentation.

Selvom klagerådet ikke er omfattet af forvaltningslovens regler er rådet dog omfattet af almindelige ulovbestemte grundsætninger om forvaltningsmyndigheders sagsbehandling. Det fremgår af forvaltningslovens § 8 at en part er berettiget til at lade sig repræsentere af andre. Det fremgår ikke af bestemmelsen hvornår myndighederne har pligt til at kræve dokumentation for et repræsentationsforhold. Jeg gør i den forbindelse opmærksom på at der i visse situationer kan være grund for myndighederne til at indhente dokumentation for partsrepræsentation; typisk vil det være i tilfælde hvor myndighederne ikke i øvrigt i løbet af sagen har eller vil få kontakt med parten selv. Dette vil specielt være tilfældet hvor parten ikke er repræsenteret af en typisk partsrepræsentant, som eksempelvis en advokat eller revisor.

Det kan dog ikke give mig anledning til bemærkninger at kommunen i den foreliggende sag ikke stillede krav om dokumentation for repræsentaionsforholdet. Hensynet til at pårørende kan yde uformel bistand til ældre og svagelige familiemedlemmer taler herfor; i hvert fald når der ikke foreligger omstændigheder der kan give anledning til at betvivle repræsentationsforholdets eksistens.

Selvom klagerådet ikke træffer afgørelse og ikke er omfattet af forvaltningsloven burde rådet efter min mening også have givet en begrundelse for sin beslutning om ikke at henstille til kommunen.

Endvidere burde klagerådet efter min mening have forelagt kommunens udtalelse for klageren med henblik på at klageren fik lejlighed til at kommentere den.

J.nr. 240762-xxxx (Mit j.nr. 1998-830-980)

Sagsfremstilling

Sagen drejer sig om revalidering af en nu 35-årig kvinde med tre børn.

Den 8. januar 1991 fødte hun sit andet barn. I forbindelse med graviditeten fik hun bækkenløsning. Hun var på daværende tidspunkt færdiguddannet som sygehjælper, men måtte på grund af bækkenløsningen lade sig sygemelde fra den 9. juli 1990.

Efter endt barselsorlov i juni 1991 kunne klienten ikke genoptage sit arbejde på grund af bækkenløsningen og senere følgerne efter meningitis hvorfor hun overgik til at modtage sygedagpenge.

Den 16. oktober 1991 modtog Vejen Kommune et uddybende spørgeskema fra klienten. Af s. 3 på dette skema fremgår det at klienten mente at det ville blive nødvendigt for hende at skifte job på grund af hendes sygdom.

Den 21. november 1991 overgik sagen fra Vejen Kommunes dagpengekontor til kommunens revalideringsafdeling. I brev af samme dato blev klienten indkaldt til en samtale den 18. december 1991 vedrørende hendes fremtidige situation. Det fremgår af kommunens journalark af samme dato at aftalen blev annulleret, og at klienten blev indkaldt til møde senere i januar måned. Næste tilføjelse til journalen er den 20. marts 1992, hvor klienten samme dag havde været til møde hos kommunen. Ifølge kommunens journalark oplyste klienten i den forbindelse at der ikke var sket ændringer i hendes tilstand.

Ultimo marts 1992 ansøgte klienten om revalidering, eventuelt til zoneterapeut eller fodplejer. Klienten blev i den forbindelse foreslået at der blev indhentet en speciallægeerklæring for at man derefter kunne tage stilling til om klienten var berettiget til revalideringsydelse.

Den 28. april 1992 anmodede kommunen om en speciallægeundersøgelse af klienten. Den 11. juni 1992 modtog kommunen speciallægeundersøgelsen.

Den 18. juni 1992 godkendtes klienten som revalidend, men fik samtidig afslag på hjælp til uddannelse til zoneterapeut eller fodplejer. Klienten blev samme dag telefonisk oplyst om afgørelsen. Det blev i den forbindelse aftalt at klienten selv skulle tage kontakt til en erhvervsvejleder til vurdering af hvilken uddannelse hun kunne tænke sig. Klienten skulle herefter vende tilbage til kommunen. Den 14. juli 1992 blev klienten meddelt afgørelsen skriftligt. Af afgørelsen fremgik blandt andet

'...

På mødet vedtog man at acceptere Dem som revalidend i bistandslovens forstand og godkende en hjælp til en uddannelse der ikke vil være rygbelastende. Hjælpen bevilges i.h.t. bistandslovens §43, når der foreligger en realistisk revalideringsplan, med et endeligt sigte på en uddannelse.

Deres tidligere ønske om hjælp til uddannelse til zoneterapeut eller fodpleje gives der hermed afslag på, idet der vurderes at beskæftigelsessituationen efterfølgende vil være vanskelig samt at arbejdet som fodplejer er rygbelastende.

De anmodes hermed om at rette henvendelse til socialforvaltningen m.h.p. aftale om en realistisk revalideringsplan.

Denne afgørelse kan inden 4 uger fra dato ankes til Revaliderings- og pensionsnævnet i Ribe. En eventuel anke skal sendes til herværende socialforvaltning, som herefter videresender den og sagens bilag.'

Den 3. september 1992 oplyste klienten telefonisk at hun sandsynligvis ønskede en uddannelse som laborant, hvorfor det aftaltes at hun tilmeldte sig VUC i faget matematik, og sandsynligvis også fysik og kemi. Revalideringsafdelingen støttede klienten i dette valg.

Medio november 1992 oplyste klienten at hun med sin erhvervsvejleder var blevet enig om at det bedste for hende ville være en uddannelse som socialpædagog. Hun gik på det tidspunkt til engelsk og matematik, 9.-10. klasse udvidet, og hun ville forsøge at fortsætte med dansk og psykologi, eventuelt efter jul. Det aftaltes at klienten skulle til skriftspsykolog til vurdering af hvad klienten egentligt kunne tænke sig.

Efter modtagelse af udtalelse fra psykolog den 5. maj 1993 blev klienten bevilget bruttorevalideringsydelse til følgende erhvervsplan: Uddannelse i HF-enkeltfag fra den 1. august 1992 til den 31. juli 1993, samt uddannelse som socialpædagog fra den 1. august 1993 til den 1. februar 1997. Bevillingen omfattede tillige kursusafgifter, nødvendige bøger og materialer samt transportudgifter.

Endvidere blev klienten bevilget psykologsamtaler efter bistandslovens § 46a. Af bevillingen af 16. juli 1993 fremgik at kommunens afgørelse kunne påklages til det sociale ankenævn inden 4 uger.

Af kommunens journalark af 9. juni 1994 fremgår at klienten telefonisk meddelte kommunen at hun havde bestået 1. år på socialpædagogisk seminarium samt at hun var gravid, hvorfor hun ikke kunne afslutte næste semesters praktikperiode. Dette ville betyde at næste semester ikke ville regnes med som bestået. Hun påregnede at starte på uddannelsen igen den 1. august 1995. Klienten blev oplyst at hun ikke ville kunne få revalideringsydelse under graviditeten, hvorfor hun skulle have kontanthjælp frem til 1. august 1995 idet hun ikke var berettiget til barselsdagpenge. Hun blev henvist til at søge kontanthjælp, eller selv finde et arbejde idet hun skulle arbejde i 13 uger og have 200 timer for at kunne få barselsdagpenge.

Den 27. juni 1994 meddelte klienten telefonisk at hun havde fået oplyst at hun alligevel godt kunne få praktikbevis selvom hun måtte gå på barselsorlov før afslutningen af perioden. Praktikperioden der var fra den 1. august 1994 til den 31. januar 1995 var lønnet, hvorfor hun ville kunne få barselsdagpenge i 24 uger. Klienten ville herefter undersøge muligheden for forældreorlov i resten af perioden frem til skolestart. Alternativt ville hun forsøge at starte igen efter ca. 1 måneds barselsorlov. Der blev herefter udfærdiget en ny bevilling af revalidering hvorefter kommunen supplerede praktiklønnen op til bruttorevalideringsydelsen. Bevillingen indeholdt klagevejledning.

Den 20. december 1994 oplyste klienten telefonisk at hun havde bestået praktikperioden. Hun havde fødselstermin til den 30. december 1994, og hun påtænkte derefter at tage barsels- og forældreorlov, og påbegynde sin uddannelse igen den 1. februar 1996. Hun ville da mangle 2 år af uddannelsen. Det aftaltes med klienten at revalideringsydelsen herefter blev stoppet fra den 1. januar 1995 og at kommunen skulle meddele dette til klientens fagforening. I brev af samme dato meddelte kommunen klienten at bruttorevalideringsydelsen stoppede ved udgangen af december måned 1994 på grund af barselsorlov og at revalideringssagen blev stillet i bero. Der var ikke givet klagevejledning. Det fremgår ikke af sagen at der er sendt et brev til klientens fagforening vedrørende den stoppede revalideringsydelse.

Den 19. januar 1996 meddelte klienten telefonisk at hun påbegyndte uddannelsen igen den 1. februar 1996, idet hendes barsels- og forældre orlov nu var slut. Hun regnede med at være færdig med uddannelsen i januar 1998. Kommunen forlængede herefter revalideringsperioden til den 31. januar 1998. Endvidere bevilgedes transportgodtgørelse efter kilometertakst da klienten ikke kunne benytte offentlige transportmidler.

I brev af 18. april 1996 indkaldte kommunen klienten til opfølgningsmøde den 2. maj 1996. På dette møde oplyste klienten at hendes søn havde astma/allergi som hun søgte medicinbevilling til. I meddelelse af 26. juni 1996 gav kommunen klienten bevilling til lægeordineret medicin samt hudcremer til behandling af sønnens astma og børneeksem, alt i henhold til bistandslovens § 48, stk. 1 og 2.

Det fremgår af Vejen Kommunes journalark af 11. februar 1998 at klienten fra den 1. marts 1998 havde fået arbejde og at hun pr. 1. februar 1998 var flyttet, hvorfor revalideringssagen blev afsluttet.

Ombudsmandens bemærkninger

Forvaltningslovens § 25 har følgende indhold

' § 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at klagevejledning på nærmere angivne sagsområder, hvor særlige forhold gør sig gældende, kan undlades eller ske på anden måde end nævnt i stk. 1.'

Offentlighedslovens § 6 har følgende indhold

' § 6. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

...'

Bistandslovens § 43, stk. 1, har følgende indhold

' § 43. Når det må anses for påkrævet af hensyn til en persons mulighed for fremtidig at klare sig selv og sørge for sin familie, ydes der hjælp til uddannelse og erhvervsmæssig optræning eller omskoling, i det omfang der ikke ydes hjælp hertil efter reglerne i anden lovgivning.'

Efter bistandslovens § 43 kan der efter en forud fastlagt erhvervsplan ydes revalidering, når det må anses for påkrævet af hensyn til en persons mulighed for at klare sig selv og sørge for sin familie. Det er kommunerne der som 1. instans træffer afgørelse om revalidering. Afslag på revalidering efter bistandsloven kan påklages til de sociale ankenævn, jf. bistandslovens § 15.

Såfremt et revalideringsforløb må afbrydes på grund af længerevarende fravær stoppes revalideringsydelsen i fraværsperioden, jf. § 1, stk. 4, i Socialministeriets bekendtgørelse nr. 517 af 2. juli 1990.

Det fremgår af Vejen Kommunes journalark af 21. november 1991 at klienten blev indkaldt til en (ny) samtale i januar 1992. Det næste notat på journalarket vedrører et møde med klienten den 20. marts 1992.

Det fremgår heraf at klientens tilstand var uændret - det kan dog ikke ses i forhold til hvornår. Det fremgår ikke af sagen hvad der er sket i perioden mellem de to notater.

Jeg har tidligere haft lejlighed til at udtale mig om myndighedernes notatpligt, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for året 1992, s. 40ff, og beretningen for året 1996, s. 150ff. Det er herefter min opfattelse at det vil være bedst stemmende med almindelig retsgrundsætninger såfremt det havde været noteret på journalarket hvad der var sket i den mellemliggende periode. Dette er begrundet i muligheden for at foretage en nødvendig bevissikring. Endvidere er det en forudsætning for gennemførelsen af retten til aktindsigt. Der er imidlertid også et hensyn at tage til den myndighed der behandler sagen. Således vil det være en fordel for myndigheden at have noteret faktuelle oplysninger såfremt myndigheden på et senere tidspunkt skal træffe afgørelse i sagen. Det gælder specielt hvis der efterfølgende sker sagsbehandlerskift i forbindelse med sagens behandling. Endelig kan det være af betydning for vurdering og kontrol udøvet af rekursinstanser, eller i forbindelse med en retssag, revision eller eventuel ved en tilsynsmyndigheds sagsbehandling.

Jeg bemærker at Vejen Kommunes skriftlige afgørelse af 20. december 1994 vedrørende ophør med udbetaling af revalideringsydelse på grund af barselsorlov, ikke indeholdt en klagevejledning i henhold til forvaltningslovens § 25.

Såfremt Vejen Kommunes notat af 20. december 1994 skal forstås således at kommunen har lovet klienten at skrive direkte til klientens fagforening, finder jeg at dette burde være sket.

J.nr. 250859-xxxx (j.nr. 1998-831-980)

Sagsfremstilling

Sagen drejer sig om en 38-årig mand der første gang den 8. oktober 1987 søgte om kontanthjælp idet han var blevet opsagt fra sit arbejde.

Da forvaltningslovens regler vedrørende partshøring og begrundelse for kommunernes vedkommende trådte i kraft den 1. januar 1989, har jeg i nærværende sag valgt at koncentrere min behandling omkring Vejen Kommunes afgørelser efter dette tidspunkt.

Den 26. juli 1989 henvendte klienten sig på ny til Vejen Kommune og ansøgte om kontanthjælp, da han var blevet fyret fra sit arbejde. Kommunen traf samme dag afgørelse om udbetaling af kontanthjælp efter bistandslovens § 37 fra den 1. august 1989. Den 26. september 1989 oplyste klienten at han havde fået arbejde fra den 18. september 1989 og ville få udbetalt løn første gang den 5. oktober 1989. Kommunen besluttede herefter at betale husleje samt underhold for 4 dage pr. 1. oktober 1989. Der ligger ikke skriftlige afgørelser på sagen vedrørende hjælpen ydet i 1989.

Ultimo februar 1993 søgte klienten på ny om kontanthjælp. Det fremgår af kommunens journalark af 4. marts 1993 at kommunen sidst i februar 1993 havde udbetalt kr. 500,- i overlevelseshjælp, samt den 1. marts 1993 havde udbetalt aconto kr. 1.000,- til husleje.

Der foreligger ikke nogen skriftlig afgørelse på sagen vedrørende dette.

Den 4. marts 1993 traf Vejen Kommune afgørelse, hvorefter der blev ydet klienten kontanthjælp efter bistandslovens § 37 fra den 25. februar 1993. Hjælpen var ifølge afgørelsen ikke tilbagebetalingspligtig. Denne afgørelse blev meddelt skriftligt og var vedlagt klagevejledning.

Klienten henvendte sig den 26. april 1993 hos Vejen Kommune med en børnebidragsresolution. Ifølge resolutionen af den 31. marts 1993 var klienten blevet pålagt at betale normalbidrag til et barn. Klienten oplyste at børnebidrag fra den 1. marts 1993 til den 30. april 1993 var betalt kontant. Ifølge journalarket ville kommunen fra den 1. maj 1993 medtage udgiften til børnebidrag ved beregningen af kontanthjælpen. På sagen foreligger der en beregning af 26. april 1993 hvori udgiften til børnebidrag er medtaget. Beregningen er stilet til klienten, men det fremgår ikke af sagen om beregningen er sendt til klienten.

Vejen Kommune indkaldte klienten til opfølgningsmøde den 9. juni 1993. Af kommunens journalark fra denne dato fremgår det at klienten primært var interesseret i arbejde indenfor finansbranchen, men ellers var åben overfor øvrige muligheder. Det aftaltes mellem parterne at klienten skulle starte på Asserbølgård i uge 27, såfremt han ikke inden dette tidspunkt havde fået arbejde.

Den 22. juni 1993 blev der indgået en ansættelsesaftale vedrørende jobtilbud til klienten. Klienten blev fastansat i 1994.

Klienten mødte op hos Vejen Kommune den 21. februar 1996 og oplyste at han den 6. februar 1996 var blevet opsagt fra sit arbejde med løn til den 31. maj 1996. Klienten fik udbetalt kr. 2.800,- i løn for februar 1998. Da der var tale om et forsørgelsesproblem blev han henvist til bistands-/visitationsafdelingen.

Den 21. februar 1996 fik klienten udbetalt kr. 500,- efter bistandslovens § 46 mod tilbagebetaling i henhold til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 4. Af afgørelsen fremgår at klienten står uden midler men givetvis vil få udbetalt løn for perioden på et senere tidspunkt.

Den 1. marts 1996 ansøgte klienten på ny om kontanthjælp der blev bevilget i henhold til bistandslovens § 37. Samme dato blev der truffet afgørelse om tilbagebetalingspligt af kontanthjælpen, jf. bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 1, begrundet i 'uforsvarlig økonomi'. Som klageinstans var anført Vejen Kommune. Klienten har underskrevet at være bekendt med tilbagebetalingspligten.

Det fremgår af kommunens journalark af 1. marts 1996 at tilbagebetalingspligten var begrundet i de dispositioner klienten havde lavet vedrørende gæld til arbejdsgiver. Ifølge brev af 23. februar 1996 fra klientens arbejdsgiver fremgår det at klienten ikke kan påregne at få yderligere løn udbetalt, da han skylder arbejdsgiveren kr. 52.589,-, som ville blive modregnet i lønnen.

Den 14. marts 1996 traf kommunen afgørelse om at tildele klienten kontanthjælp efter bistandslovens § 37 fra den 12. februar 1996, samt afgørelse om tilbagebetalingspligt i medfør af bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 1. Der er i afgørelsen henvist til 'uforsvarlig økonomi'. Det fremgår af kommunens journalark at beløbet er gjort tilbagebetalingspligtig med baggrund i de dispositioner klienten har foretaget sig vedrørende gældsafvikling med arbejdsgiveren.

Det fremgår af kommunens journalark af 29. maj 1996 at tilbagebetalingspligten for kontanthjælpen blev stoppet med virkning fra 31. juni 1996. Baggrunden herfor var at klienten ikke længere var ansat hos sin tidligere arbejdsgiver, og hans løn derfor ikke længere gik til gældsafvikling. Det ses ikke at denne afgørelse er meddelt klienten. Kontanthjælpsudbetalingen fortsatte herefter pr. 31. maj 1996. Af journalarket af samme dato fremgår det endvidere at det aftaltes at klienten de næste par måneder selv forsøgte at finde arbejde.

Det fremgår af kommunens journalark af 13. juni 1996 at klienten ansøgte om økonomisk hjælp til samvær med sin datter. Der blev givet afslag på dette i henhold til bistandslovens § 46b. Klienten blev orienteret mundtligt om afslaget.

Samme dag traf kommunen endvidere afgørelse om at yde klienten hjælp i henhold til bistandslovens § 46 for perioden fra den 13. juni 1996 til den 30. juni 1996. Hjælpen blev gjort tilbagebetalingspligtig på grund af 'uforsvarlig økonomi'. Klienten underskrev en erklæring om at han var gjort bekendt med dette. Det var i erklæringen oplyst at afgørelsen kunne påklages til amtsankenævnet.

Det fremgår af kommunens journalark af 15. oktober 1996 at der i henhold til bistandslovens § 46 blev givet afslag til klienten på hjælp til depositum i forbindelse med flytning. Samme dag blev der givet overlevelseshjælp i henhold til samme paragraf. Hjælpen blev gjort tilbagebetalingspligtig i henhold til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 1.

Den 16. oktober 1996 underskrev klienten en erklæring om tilbagebetalingen.

Af kommunens journalark af 19. november 1996 fremgår det at kommunen vurderede at der for tiden ikke kunne iværksættes alternative foranstaltninger til kontanthjælp.

Klienten rettede den 26. november 1996 henvendelse til kommunen med anmodning om hjælp til tandlæge. Den 25. februar 1997 traf kommunen afgørelse, hvorefter der blev bevilget klienten hjælp til tandbehandling i henhold til bistandslovens § 46a. Afgørelsen var vedlagt klagevejledning.

Den 17. februar 1997 vurderede kommune på ny at der ikke på daværende tidspunkt kunne iværksættes alternativer til kontanthjælp.

Ved telefonisk henvendelse den 26. marts 1997 til Vejen Kommune oplyste klienten at han nu havde fået arbejde, hvorfor kontanthjælpsudbetalingen blev stoppet. Sagen blev herefter henlagt.

Klienten anmodede herefter den 7. august 1997 kommunen om hjælp til betaling af lys og varme, samt overlevelseshjælp indtil han igen fik udbetalt løn. Den 8. august 1997 blev der bevilget klienten hjælp i henhold til bistandslovens § 46. Hjælpen blev gjort tilbagebetalingspligtig i henhold til bistandslovens § 26, stk. 1, nr. 3. Det fremgår af kommunens journalark af samme dato at dette var begrundet i at klienten var i arbejde og derfor i løbet af kort tid ville have mulighed for at tilbagebetale beløbet. På ny underskrev klienten en erklæring om at han var gjort bekendt med tilbagebetalingspligten. Erklæringen indeholdt klagevejledning.

Ombudsmandens bemærkninger

Bistandslovens § 26 har følgende indhold

' § 26. Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om tilbagebetaling,

1) når der må ydes en person hjælp på grund af pågældendes uforsvarlige økonomi, ubegrundede opgivelse af et arbejde eller beskæftigelsesfremmende foranstaltning, nægtelse af at påtage sig et rimeligt tilbud om arbejde eller af at deltage i beskæftigelsesfremmende foranstaltninger,

2) når der må ydes en person hjælp, fordi den pågældende eller ægtefællen er indblandet i en kollektiv arbejdsstrid,

3) når der på det tidspunkt, da der søges om hjælp på grund af økonomisk trang, foreligger forhold, der viser, at pågældende i løbet af kortere tid vil være i stand til at tilbagebetale hjælpen,

4) når en person, der har modtaget hjælp, senere får udbetalt en erstatning, et underholdsbidrag eller lignende, der dækker samme tidsrum og samme formål som den udbetalte hjælp.

Stk. 2. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, nr. 1-3, kan tilbagebetaling kun kræves, hvis kommunalbestyrelsen ved hjælpens udbetaling har gjort modtageren bekendt med tilbagebetalingspligten.

...'

Lov om kommunal aktivering, § 3, stk. 2, har følgende indhold

'Kommunalbestyrelsen har for kontanthjælpsmodtagere, der er fyldt 25 år, pligt til at udarbejde en individuel handlingsplan senest efter en sammenhængende periode med 6 måneders kontanthjælp. For kontanthjælpsmodtagere under 25 år kan kommunalbestyrelsen udarbejde en handlingsplan ud fra en vurdering af det individuelle behov.'

Forvaltningslovens §§ 22, 23, 24 og 25 har følgende indhold

' § 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Inspektion af Vejen Kommune

Den 7. april 1999 afgav jeg følgende rapport til Vejen Kommune

" 1. Indledning

Ved lov nr. 473 af 12. juni 1996 om Folketingets Ombudsmand der trådte i kraft den 1. januar 1997, blev den tidligere eksisterende begrænsning i ombudsmandens kompetence over for kommunerne ophævet.

Efter § 18 i loven kan ombudsmanden undersøge enhver institution eller virksomhed samt et hvert tjenestested der hører under ombudsmandens virksomhed.

Som et led i denne inspektionsvirksomhed foretog jeg sammen med retschef Jens Møller og 4 af embedets øvrige medarbejdere den 4. marts 1998 inspektion i Vejen Kommune.

Inspektionen var den første af sin art, men det er min hensigt at inspektionsbesøg i kommuner i fremtiden fast skal indgå i de årlige inspektionsplaner.

Formålet med en inspektion i en kommune er dels at jeg selv og mine medarbejdere kan få et indtryk af hvorledes den kommunale forvaltning arbejder i det daglige, dels at give mulighed for at undersøge behandlingen af nogle konkrete sager med henblik på belysning af sagsbehandlingsrutiner og -måder i kommuner på de forskellige fagområder.

Inspektionen den 4. marts 1998 bestod af en indledende samtale med direktionen og medarbejderrepræsentanter, besøg i social og sundhedsforvaltningen og skattekontoret, besøg på to af kommunens plejehjem og en afsluttende samtale med direktionen.

I tilslutning hertil udarbejdede jeg to notater om henholdsvis mine iagttagelser under besøgene i forvaltningen og de to plejehjem og om samtalerne med kommunens direktion og medarbejderrepræsentanter.

Under inspektionen bad jeg om at modtage fire sager fra skattekontoret og fire sager fra social- og sundhedsforvaltningen fra en bestemt periode. Disse sager modtog jeg med kommunens breve af henholdsvis 6. og 19. marts 1998.

Med brev af 16. april 1998 sendte jeg de to notater til kommunen og bad om at modtage eventuelle bemærkninger hertil. Disse bemærkninger modtog jeg med kommunens brev af 14. maj 1998. Bemærkningerne er indarbejdet i denne rapport.

Denne rapport har i en foreløbig udgave været sendt til Vejen Kommune med henblik på kommunens eventuelle bemærkninger om faktiske og retlige forhold som rapporten måtte give anledning til. Jeg modtog Vejen Kommunes bemærkninger i brev af 28. december 1998. Bemærkningerne er indarbejdet i denne rapport.

I afsnit 2 har jeg beskrevet mine iagttagelser fra samtalerne og rundvisningen i den centrale forvaltning og de to plejehjem. Afsnit 3 indeholder de bemærkninger som mine iagttagelser har givet anledning til. I afsnit 4 er der en omtale af de sager fra henholdsvis social- og sundhedsforvaltningen og skattekontoret som jeg har haft til gennemgang.

2. Vejen Kommune

Vejen Kommune har godt 16.500 indbyggere. Der er ca. 1.140 (pr. 01. oktober 1997 ) fastansatte ved kommunen i forvaltningen og kommunens institutioner.

I 1996 blev der etableret en ny ledelses- og organisationsstruktur i Vejen Kommune. Den administrative ledelse af kommunen varetages af direktionen der udover borgmesteren som kommunens øverste administrative leder består af kommunaldirektøren, centralforvaltningsdirektøren, den tekniske direktør, socialdirektøren og skoledirektøren. Under centralforvaltningen er bl.a. samlet arbejdsopgaver som økonomi, skat, organisationsudvikling, personaleudvikling og personaleadministration.

Byrådet og direktionen er beliggende på rådhuset. Selve rådhusbygningen har for nylig gennemgået en renovering og har således nu niveaufri adgang til bygningens stueplan med en informationsskranke umiddelbart til højre for indgangen. På tidspunktet for inspektionen var der endnu ikke blevet opstillet henvisningsskilte/tavler i forhallen, men dette ville ske.

Under min samtale med direktionen blev det oplyst at man var opmærksom på at elevatoren i rådhuset er for lille til de brede eldrevne kørestole hvilket kan give problemer for kørestolsbrugere med ærinde på de øvrige etager. I sådanne tilfælde er det dog muligt at afholde møde i et kontor i stueetagen.

2.1. Socialforvaltningen

Social- og sundhedsforvaltningen i Vejen Kommune består af fire afdelinger: Rådgivningsafdelingen (beliggende i rådhusets stueetage og første sal), Afdelingen for Dagforanstaltninger (første sal på Lindetorvet), Afdelingen for Jobkontakten (beliggende i en tidligere gård), og Helseafdelingen (rådhusets anden sal).

2.1.1. Rådgivningsafdelingen

Rådgivningsafdelingen varetager området for sikringsydelser. Afdelingen er beliggende i rådhusets stueetage på begge sider af en gang. Der er adgang til afdelingen gennem rådhusets forhal hvortil der er etableret en rampe til kørestole. Fra gangens loft hænger skilte med pile der viser vej til de forskellige kontorer.

Borgerne henvender sig ved skranken i et kontor beliggende i den første del af gangen. Personlige henvendelser i sager om sygedagpenge og familieydelser ekspederes almindelighed ved skranken. Der er lavet en venteplads på gangen hvor borgeren kan vente på at komme til ved skranken. Det kan forekomme, at flere borgere taler med personalet ved skranken på samme tid.

I hvert af de to kontorer henholdsvis til højre og til venstre for skranken sidder to sagsbehandlere. Såfremt borgeren skal have en samtale med en sagsbehandler foregår denne på den pågældendes kontor. I de tilfælde hvor begge sagsbehandlere samtidig har en klient til samtale vil den ene samtale foregå i et af rådhusets øvrige lokaler. Der er planer om at lave de to kontorer om til enkeltmandskontorer. I forbindelse hermed vil man være opmærksom på at sikre flugtveje for personalet.

Borgerne foretager tidsbestilling forud. Det er muligt at få en tid indenfor 14 dage efter henvendelsen. Der bliver her taget hensyn til sagens art og hastende karakter.

2.1.2. Afdelingen for Dagforanstaltninger

Afdelingen for Dagforanstaltninger er beliggende på 1. sal på Lindetorvet. Der er adgang hertil med trappe og elevator og lokalerne i afdelingen er handicaptilgængelige.

Afdelingen varetager dagplejetilbud, sundhedspleje og ungdomsskole. Ungdomsskoletilbud er organisatorisk en del af Skole-kulturforvaltningen. Henvendelser til afdelingen sker hyppigst telefonisk og sjældent personligt. Samtalerne foregår derfor oftest ved skranken lige inden for døren, men der er også mulighed for at borgeren kan komme hen til en af de to sagsbehandleres skriveborde, der er placeret i samme lokale som skranken.

I den modsatte ende af 1. salen er der administrationslokaler for den kommunale ungdomsskole.

2.1.3. Afdelingen for Jobkontakten

Afdelingen for Jobkontakten er beliggende på Kærsdalgård. Bygningerne på gården er forsynet med skilte der gør det muligt for borgeren at finde det rigtige kontor.

I den ene af gårdens bygninger er jobformidlingen beliggende. Samtaler med rådgivere på Jobkontakten foregår i et kontor hvor to rådgivere har deres skrivebord. Det er således muligt at der kan være to borgere til stede på samme tid. Hvis dette er tilfældet vil den ene af rådgiverne så vidt muligt prøve at benytte et andet lokale i bygningen.

Personalet er opmærksomme på at det kan være et problem for borgerne at udtale sig om personlige forhold under overværelse af andre borgere. Indretningen af gårdens lokaler er dog helt ny og der forventes derfor ikke at ske ændringer heri. Der er planer om at ordne lokalerne på bygningens 1. sal blandt andet med henblik på et mødelokale. Yderligere vil man af hensyn til personalets sikkerhed forsøge at samle hele gårdens personale i den bygning.

På nuværende tidspunkt foregår alle aktiviteter i bygningen i stueetagen. Denne bygning er tilgængelig for handicappede. I bygningen er der et mødelokale som også bruges til venterum. Her er det muligt for borgerne at drikke kaffe, mens de venter på en samtale.

I den anden bygning på Jobkontakten er der et værksted hvor nogle af kontanthjælpsmodtagerne er beskæftiget. Via en trappe er der adgang til1. salen, hvor der er et stort mødelokale, som også benyttes til venterum for borgerne. Her er det også muligt at drikke kaffe i ventetiden. Ved siden af mødelokalet er placeret et kontor med tre medarbejdere. Der er ikke i kontoret foretaget afskærmning af nogen art, så lokalet er et stortrum uden nogen mulighed for diskretion for den enkelte borger. Det er ikke muligt for handicappede at få adgang til 1. salen. Samtaler med en handicappet borger vil derfor foregå i et af lokalerne i den anden bygning i gården.

Personalet oplyste om en episode dagen før besøget med en borger der ikke ville forlade bygningen og som truede et medlem af personalet på livet. Personalet mente at det netop derfor er hensigtsmæssigt at sidde flere sammen i det samme rum. Der blev talt om at afskærmning med skillevægge kunne være en mulighed for at give borgerne mulighed for at gennemføre deres ærinde mere diskret i forhold til de andre tilstedeværende på kontoret. Der er ligeledes et hensyn at tage til de andre borgere i lokalet, der bliver utrygge f.eks. hvis en borger hidser sig op.

2.1.4. Helseafdelingen

Under helseafdelingen hører følgende områder: Pensioner (folkepension, førtidspension, personlige tillæg), Boligydelser (Boligsikring og Bolig-støtte), Hjælpemidler, Hjemmeplejen og de sociale institutioner.

Helseafdelingens kontorer på rådhuset ligger på 2. sal på den side af gangen der vender ud mod torvet. I den ene ende ligger afdelingslederens kontor, som er meget stort. Man har overvejet at inddrage en del af kontoret (flytte skillevæggen) for at få mere plads til afdelingens øvrige funktioner. I forlængelse af afdelingslederens kontor er den del af afdelingen der er umiddelbart tilgængelig for borgerne. Der er tale om et mindre kontorlandskab med en halv skillevæg i midten. I hver del er der to skriveborde med en stol ved siden af, hvor sagsbehandlerne kan modtage borgerne. I midten er der en skranke med indgang fra gangen. Afdelingens souschef sidder i det sidste kontor (der er indgang fra kontorlandskabet).

Det er navnlig i pensions- og boligstøttesagerne at borgerne personligt henvender sig i afdelingen. I særdeleshed i forbindelse med udbetalingerne af disse ydelser er der mange henvendelser med opklarende spørgsmål til udbetalingsmeddelelserne mv. Det blev oplyst at der på visse dage kunne være op til 15 personlige henvendelser samtidig.

Som de fysiske forhold er i dag er der ikke mulighed for at samtaler/møder med de borgere der ønsker det, kan foregå i private former. Kun hvis afdelingslederen eller souschefen ikke er tilstede er der således mulighed for at anvende kontorer hvor dørene kan lukkes for sådanne samtaler. Der blev fra personalets side givet udtryk for at såvel borgerne som sagsbehandlerne anser dette som et problem og at mange borgere (måske navnlig de ældre) føler ubehag ved ikke at kunne have samtaler i enrum med sagsbehandleren.

Der er elevator til etagen fra hallen i rådhusets stueetage. Denne kan dog ikke rumme de moderne store kørestole. Afdelingen anså imidlertid ikke dette for et problem idet man i de forholdsvis sjældne tilfælde kunne anvende et af kontorene i stuen.

2.2. Skattekontoret

Skattekontoret, der hører under centralforvaltningen, ligger på 2. sal i en bygning i rådhuspassagen tæt ved rådhuset. Der er elevator. Såvel bygningen som lokalerne er handicaptilgængelige.

Kontoret er opdelt i 3 afdelinger

1) Administrationsafdelingen er indrettet i et stort lokale med åbent kontorlandskab og fem skranker til ekspedition tæt ved indgangen. Længere tilbage er der plads til mere diskret kundeservice ved et bord med delvis afskærmning. Desuden er der mulighed for møder i særskilte lokaler, også uden for sædvanlig åbningstid. I denne afdeling varetages foruden kundeekspedition sager om forskudsregistrering, lønmodtagerligning og dødsbobeskatning.

2) Afdelingen for erhvervsligning er indrettet som et kontorlandskab i et aflangt lokale, hvor der også er et mødebord. Der er ingen afskærmning. Afdelingen varetager ligningsmæssige opgaver vedrørende selvstændige erhvervsdrivende.

3) Juridisk afdeling varetager selskabsligning og er indrettet med enkeltkontorer. Der er angiveligt ikke problemer med sikkerheden for personalet i forhold til klienterne, der typisk er partsrepræsentanter i form af advokater og revisorer.

Herudover er der et større mødelokale hvor skatteankenævnet mødes hver 5. uge.

I skattekontoret er der ansat personale svarende til 16,26 årsværk ud af ialt 35 i centralforvaltningen.

De ansatte i skattekontoret udtages hvert år til ligning, i modsætning til de folkevalgte der følger de almindelige retningslinier.

Personalet følger kontinuerligt kurser på Forvaltningshøjskolen samt mere sporadiske kurser. Desuden er der fælles intern informationsvirksomhed mellem 8 kommuner i omegnen f.eks. om nye regler.

Kommunen har decentrale journalsystemer, men overvejer at få et centralt system. Der arbejdes i høj grad med elektroniske hjælpemidler, men alt materiale ligger også på papir.

Kommunen har eget skatteankenævn der består af 7 medlemmer valgt af byrådet. Efter drøftelser i skatteankenævnet og økonomiudvalget blev det besluttet pr. 1. april 1997 at sekretariatsbetjeningen af nævnet efter aftale med Kolding Kommune varetages af en ansat i denne kommune. Baggrunden herfor er ønsket om at undgå habilitetsproblemer. Skattekontoret i Vejen Kommune udfører alt det forberedende arbejde. Man kan her nævne de regler der er herom. Efter min opfattelse er det en enkel og anbefalelsesværdig måde at sikre sig mod mistanke om toinstansinhabilitet ved behandlingen af skatteankenævnets sager.

Organisatorisk hører kommunen under Told- og Skatteregion Esbjerg. Regionen får som led i tilsynet tilsendt kommunens ligningsplaner og ligningsredegørelser. Desuden får den en statusrapport over antallet af afsluttede og forventede kontrolsager. Regionen kommer mindst hvert andet år på tilsynsbesøg i skattekontoret. Der er i øvrigt et tæt - og godt - samarbejde med regionen.

Det er endnu uafklaret, hvilken betydning lovændringen om statens overtagelse af selskabsligningen (lov nr. 1106 af 29. december 1997 ) vil få for kommunen. Loven forudsætter at de kommuner der erfaringsmæssigt kan løfte ligningsopgaven vedrørende selskaber, fremover på aftalebasis og for en passende betaling skal udføre selskabsligning på de statslige told- og skattemyndigheders vegne med klageadgang direkte til Landsskatteretten. Kommunen er interesseret i en sådan ordning, hvorefter Vejen Kommune foretager skatteansættelsen af selskaber på regionens vegne. I så fald vil det være vigtigt at det gøres klart både indadtil og udadtil, f.eks. ved angivelse på brevpapiret, at kommunen i denne funktion optræder på regionens vegne.

Skatteprovenuet fra privatpersoner udgør ca. 81%, mens provenuet fra selskabs-skatten kun udgør ca. 5%.

Af kommunens ca. 16.500 indbyggere er ca. 13.000 skatteydere. Heraf er 11.200 lønmodtagere, 1.600 selvstændige erhvervsdrivende, 230 selskaber og 40 fonde og foreninger.

Kommunen har flere erhvervsvirksomheder end mange andre kommuner af samme størrelse. Kommunen har haft den største vækst over fem år i antallet af erhvervsvirksomheder i hele Ribe Amt. Skattegrundlaget er dog ikke vokset tilsvarende, hvilket skyldes at der er mange pendlere. Desuden er der en del skatteydere der tager arbejde syd for grænsen der ligger i kun ca. en times afstand. Der er derfor også en del - komplicerede - sager vedrørende udlandsindkomster.

Personer der både er lønmodtagere og erhvervsdrivende registreres som erhvervsdrivende, hvis de er momsregistrerede.

I tilfælde hvor flere erhvervsdrivende personer hører til samme selskab, men til forskellige kommuner, vil der typisk blive udpeget en ligningsinteressentkommune. For bankers vedkommende vil ligningen i reglen blive foretaget af den kommune, hvor hovedkontoret ligger. Det er den reelle aktivitet der er afgørende.

Erhvervsdrivende udtages til ligningsmæssig kontrol ved manuel visitering. Udgangspunktet er selvangivelsen og andre indberettede oplysninger, herunder SE-nr. Den ligningsmæssige kontrol forudsætter kontakt til skatteyderen. Hvis sagen synes klar, sender skattekontoret et udspil til skatteyderen og herefter afholdes om nødvendigt et møde. Hvis sagen er mindre klar, vil der typisk blive afholdt et møde. Ofte kan sagerne klares ved telefonisk kontakt til og korrespondance med revisor. Større sager gennemgås i samarbejde med regionen. Undersøgelse af f.eks. en virksomheds aftalemæssige forhold kan tage op til 1/2 - 3/4 år. Det er vigtigt at sagerne belyses fuldt ud. Om nødvendigt foretages en decideret revision.

Lønmodtagere udtages til kontrol ved maskinel søgning. Hvis der skal ske ændringer i ansættelsen, kontaktes skatteyderen i form af en agterskrivelse. Hvis der fremsættes indsigelser, tilbyder skattekontoret at der holdes møde om sagen. Erfaringsmæssigt giver et møde bedre forståelse hos skatteyderen, men nogle afslår tilbuddet.

Antallet af gennemførte kontrolsager for indkomståret 1995 var 23,9% af det samlede mandtal.

Inddrivelser foretages ikke af skattekontoret, men af økonomisk afdeling.

I forbindelse med inspektionen modtog jeg følgende materiale

Ligningsredegørelse 1995, Ligningsplan 1996, Statusrapport samt skatteanke-nævnets årsberetning. Endvidere modtog jeg en pjece om skatteankenævnet.

Jeg bad også om at modtage fire upåklagede sager fra skatteankenævnets møde i november 1997 med henblik på en gennemgang i relation til sagsbehandlingsreglerne jf. nedenfor under afsnit 4.

2.3. Besøg på to af kommunens plejehjem

Retschef Jens Møller og to af embedets øvrige medarbejdere besøgte ældrecentret Kærdalen, (2.3.1), mens jeg og to andre medarbejdere besøgte plejehjemmet Egely, (2.3.2).

2.3.1. Ældrecentret Kærdalen

Centret er nybygget og blev taget i brug i juni 1997. Bygningen er på ca. 1400 m2 i ét plan og består af 36 ældreboliger og en centerdel. Institutionen er tillige dagcenter og udgangspunkt for hjemmeplejen i område Nord, der er et af fire decentrale hjemmeplejeområder i Vejen Kommune. Personalet udgør 60 årsværk, men der er fælles personale på dette område i kommunen.

Centerdelen består af et stort åbent opholdslokale med en terapidel, et stort mødelokale med klaver samt et cafeteria, hvor der i den ene ende er et rygefrit område. Der er selvbetjening, og en varm ret til frokost kan købes for 13 kr. Dette tilbydes også til udefra kommende pensionister og efterlønsmodtagere. Beboerne er omfattet af den kommunale madudbringningsordning der koster 75 kr. om ugen for fuld kost. Maden bringes fra plejehjemmet Egely. Der er desuden et hvilerum til personer i dagpleje og et rum med kondiredskaber. På gangen ud for hvilerummet er anbragt en læsehjælpsskærm. Bygningen er desuden udstyret med automatiske branddøre.

Fra centerdelen udgår gange til de enkelte boligafsnit. Gangene er belagt med cementfliser for at symbolisere overgangen fra egen bolig. Der er meget ovenlys og store vinduer/glasvægge, hvilket gør rummene indbydende. I de enkelte boligafsnit er der fællesrum med TV,hvor beboerne bl.a. kan spise sammen, hvis de ønsker det. Desuden er der atriumgårde med forskellig beplantning. For enden af hver gang findes et opladningsrum til elektriske kørestole.

Boligerne er på ca. 54 m2 og består af et opholdsrum med køkken, et soveværelse og et badeværelse. Desuden er der egen terrasse.

Beboerne betaler selv for el og antenne. Nettohuslejen udgør typisk ca. 1.150 kr. pr. md. Heri er medregnet beboernes andel af leje af fællesrum. Beboerne modtager sædvanlig hjemmehjælp. Ved indgangen til hver bolig er der installeret en ekstra lås, så det altid er muligt for personalet at få adgang til boligen. Beboerne bestemmer selv om døren til deres bolig skal være aflåst. Mange havde åbentstående døre under besøget. Alle beboerne har nødkald.

Yderdøre aflåses sidst på eftermiddagen. Hoveddøren låses dog først om aftenen for udefra kommende.

I et afsnit af centerdelen har personalet eget opholdsrum og badefaciliteter. Der er et særskilt rum til sygeplejerskerne. Der er ikke et lokale specielt for rygere, men institutionen har en nedskrevet rygepolitik. Personalet råder over særlige løbehjul til nem og hurtig færdsel på gangene.

Det blev oplyst at indeklimaet kan blive for varmt om sommeren og generelt er for tørt.

I arealet om bygningen er der planer om at anlægge en petanquebane og en bålplads. Der er for tiden problemer med overfladevand.

Der er nedsat en arrangementsgruppe til at planlægge aktiviteter af forskellig art. I forbindelse med inspektionen modtog jeg et eksemplar af vinterprogrammet for aktiviteter og en arrangementskalender. Desuden modtog jeg et eksemplar af institutionens blad 'Kærmyssen'.

I forbindelse med inspektionen blev der holdt et møde med brugerrådet. Herunder blev det oplyst at kommunen har en fælles uprioriteret venteliste til alle ældreinstitutionerne, og at der for tiden er ca. 25 på listen. Desuden blev det oplyst at kommunen i 1997 oprettede et ældreråd, og at ældrerådet og ledergruppen mødes en gang om året til drøftelse af bl.a. kvalitet i hjemmehjælpen. Der er endnu ikke indgået kontrakter med borgerne om hjemmehjælp, men det er planen at indføre det. I den forbindelse modtog jeg en henvendelse fra formanden for ældrerådet om kommunens nedskæringer på ældreområdet.

2.3.2. Plejehjemmet Egely

Plejehjemmet der er bygget i 1970 er i ét plan, består af 39 enkeltboliger, en boenhed for demente, en aflastningsgang samt centralkøkken. Yderligere er der til plejehjemmet tilknyttet 10 ældreboliger.

Der er adgang til plejehjemmet via hovedindgangen fra parkeringspladsen. I den del af plejehjemmet hvor de 10 ældreboliger er placeret er der egen adgang for beboerne. Herved kan beboerne komme og gå uden at skulle igennem plejehjemmets andre afdelinger. Ved at have sammenbygget denne afdeling med resten af plejehjemmet har man dog også samtidig sikret, at beboerne ikke behøver at gå udenfor for at komme til de andre afdelinger.

På parkeringspladsen udenfor hovedindgangen er placeret skilte der med numre viser vej til de forskellige boliger. Indenfor glasdøren ved hovedindgangen er ligeledes placeret navneskilte. Hovedindgangen låses klokken 20. Glasdørene i hovedindgangen går automatisk op ved besøg udefra, mens der skal trækkes i en snor når en person kommer indefra og vil have dørene åbnet.

Plejehjemmets enkelte afdelinger er placeret på lange gange. På den ene side af gangene er boligerne placeret mens den anden side består af store vinduer. Dette gør gangene meget lyse og venlige. Udenfor vinduerne er der græsplæner.

De 10 ældreboliger tilknyttet plejehjemmet er hver på 45 m2. Boligerne består af et køkken, en stue, et soveværelse samt badeværelse. Fra stuen er der fra hver bolig udgang til en lille have. Jeg havde lejlighed til at besøge en af boligerne og hilse på beboeren.

Boligerne er sådan indrettet at det er muligt at manøvrere rundt med en kørestol. Personalet oplyste at der dog er et problem i badeværelset, hvor der ved håndvasken ikke er plads til at der kan stå en hjælper på begge sider af beboeren.

Plejehjemmets enkeltboliger er på 25 m2. Boligerne indeholder en 16 m2 stor stue, et badeværelse samt et lille køkken bag indgangsdøren bestående af håndvask og køleskab. Det er ikke muligt at lave mad i boligen. Placeringen af håndvasken i badeværelset giver samme problem med hensyn til plads til to hjælpere som tilfældet var i ældreboligerne.

Plejehjemmets boenhed for demente, Solsikken, huser 6 faste beboere. Endvidere er der 3 aflastningspladser på afdelingen. Beboerne bor i boliger af samme størrelse som plejehjemmets øvrige enkeltboliger. Afdelingen er med en dør og et gardin afskærmet fra resten af plejehjemmet. Dørene er ikke aflåst.

Det opsatte gardin virker som en væg for beboerne og bevirker derfor i nogle tilfælde at beboerne ikke bevæger sig udenfor afdelingen. Skulle dette dog ske følger et medlem af personalet efter beboeren og de to følges så tilbage igen. På den måde undgår man fysisk magtanvendelse når en dement beboer med fare for sig selv forlader plejehjemmet.

Et lokale på plejehjemmet er indrettet til fysioterapi. Tre gange om ugen er terapien bemandet med en plejehjemsassistent som kan hjælpe og rådgive beboerne. Lokalet er aldrig aflåst og det er dermed muligt for beboerne sammen med en af de ansatte også at benytte sig af faciliteterne uden for åbningstiden.

En gang om ugen er der i terapien besøg af en ergoterapeut fra ERGO-FYS Gruppen på rådhuset. Ved yderligere behov er det også muligt at tilkalde terapeuten på andre tidspunkter. Ifølge personalet er der et glimrende samarbejde med ERGO-FYS Gruppen. Ligeledes foregår bestilling af hjælpemidlerne til beboerne effektivt og ventetiden er kort.

Plejehjemmets centralkøkken producerer mad til udbringning til pensionister i Vejen Kommune. Maden er såkaldt kølemad, som kan bestå af en middag, smørrebrød eller en lun ret. Udbringning heraf sker tre gange om ugen. Ved at producere kølemad spares en del omkostninger i transport da udbringning tre gange om ugen er tilstrækkeligt til at dække hele ugens forbrug. I køkkenet produceres i alt ca. 260-270 middage. Heraf er de 60-70 til Egelys beboere, 100 til hjemmeboende pensionister og resten til andre centre i Vejen Kommune.

Plejehjemmets beboere kan vælge at spise i deres egen bolig eller i et af fællesrummene. Morgenmaden kan også indtages ved borde placeret tæt ved indgangen hvilket gør det muligt for beboerne at følge med i aktiviteterne på plejehjemmet.

I plejehjemmets dagligstue kan beboerne opholde sig dagen igennem. I 'Midtpunktet' er opstillet borde hvor beboerne kan sidde sammen, drikke kaffe, strikke, spille kort og andet. I 'Midtpunktet' er der ligeledes et køkken hvor beboerne kan lave mad sammen med en ansat. Dette bruges især til beboere på aflastning på plejehjemmet da det kan hjælpe dem til at klare madlavningen på egen hånd, når de er hjemme i egen bolig igen.

Plejehjemmet råder over en kiosk der gratis drives af en af kommunens efterlønsmodtagere. Kiosken er åben en halv time to gange om ugen.

3. Ombudsmandens bemærkninger

3.1. Tilgængelighed

Siden 1978 har der i byggelovgivningen været fastsat såkaldte handicapkrav med det formål at sikre at bebyggelserne kan benyttes af alle, også af personer der - midlertidigt eller permanent - har gangbesvær eller må benytte kørestol eller hvis orienteringsevne på anden måde er nedsat. I Bygningsreglementet fra 1995 er der kommet yderligere krav der generelt tilgodeser bygningers tilgængelighed. Disse krav skal efterkommes ved nybyggeri, (væsentlige) ombygninger og ved ændret brug af bygninger. Reglerne omfatter således ikke i øvrigt eksisterende byggeri.

Det er en særlig opgave for ombudsmanden at overvåge retsstillingen for handicappede idet Folketinget ved beslutning af 2. april 1993 anmodede ombudsmanden om 'at følge udviklingen i ligebehandlingen (af handicappede) og eventuelt meddele påtale, hvor dette er muligt inden for ombudsmandens kompetence'.

Ved ombudsmandens undersøgelse af om der i offentlige bygninger og lignende er tilgængelighed for handicappede personer med midlertidig nedsat bevægelse eller orienteringsevne kan ombudsmanden således undersøge om de omtalte handicapkrav i byggelovgivningen er iagttaget.

Ombudsmandens grundlag for at bedømme et forhold er imidlertid i et vist omfang mere vidtgående end hvad der i almindelig forvaltningsretlig terminologi betegnes som 'gældende ret'; i dette tilfælde byggelovgivningens tilgængelighedskrav. Ombudsmanden har således også en vis mulighed for at anlægge mere overordnede humanitære eller medmenneskelige betragtninger i sin bedømmelse af et forhold. Ombudsmandens vurdering er i den forbindelse præget af krav om hensynsfuld og menneskeværdig behandling af borgerne.

Som anført omfatter byggelovgivningens tilgængelighedskrav ikke eksisterende byggeri bortset fra væsentlige ombygninger i forbindelse med ændret brug af bygninger. Som led i det udvidede bedømmelsesgrundlag jeg har nævnt ovenfor har jeg imidlertid i et vist omfang også mulighed for at tage stilling til spørgsmålet om tilgængelighed i andre bygninger.

Generelt er det således min opfattelse på dette område at det så vidt muligt må tilstræbes at det i offentlige bygninger med almindelig publikumssøgning er muligt for handicappede (og personer med midlertidig nedsat bevægelses- eller orienteringsevne) at komme ind og blive betjent som andre borgere. Som minimum må der efter min opfattelse være i hvert fald et handicaptilgængeligt lokale, der kan anvendes til modtagelse og betjening af handicappede borgere.

For så vidt angår tilgangen til Vejen Kommunes rådhus har jeg noteret mig, jf. ovenfor, at der efter renoveringen er niveaufri adgang til rådhusets reception og mulighed for at modtage handicappede borgere i hvert fald - for så vidt angår kørestolsbrugere - i rådhusets stueetage.

Forholdene lever således på dette område op til de krav der efter min opfattelse - på ulovbestemt grundlag - kan stilles til tilgængelighed.

Under samtalen med direktionen rejste jeg endvidere spørgsmålet om handicaptilgængelighed i forbindelse med fritidsundervisning. Direktionen oplyste at denne undervisning næsten udelukkende foregår i offentlige lokaler, der er indrettet til også at modtage handicappede. Det er således muligt for kørestolsbrugere at komme ind på egen hånd et eller andet sted på institutionen/stederne, men det er ikke alle rum der er tilgængelige.

På baggrund af den beskrivelse kan dette ikke give mig anledning til bemærkninger.

3.2. Diskretionshensyn under forvaltningens behandling af borgerhenvendelse

Efter forvaltningslovens § 27 har offentligt ansatte tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger om borgerne. Efter de almindelige principper om god forvaltningsskik skal forvaltningens ansatte optræde høfligt og hensynsfuldt overfor borgerne.

Det følger af disse regler at en borger der henvender sig i forvaltningen, har krav på at samtaler om personlige og andre fortrolige forhold kan finde sted uden at andre - såvel ansatte som borgere - har mulighed for at overhøre samtalen.

Som de fysiske forhold er idag er der ikke alle steder i socialforvaltningens afdelinger mulighed for at samtaler med de borgere der ønsker det, kan foregå i private former jf. beskrivelsen ovenfor. For så vidt angår helseafdelingen blev der endvidere fra personalets side givet udtryk for, at både borgerne og sagsbehandlerne anser det som et problem at man ikke kan have samtaler i enerum med sagsbehandleren.

Ved samtalen med direktionen rejste jeg spørgsmålet om diskretionsproblemerne og foreslog blandt andet muligheden for opstilling af skillevægge o.lign. Direktionen oplyste at man ville undersøge forholdene og overveje forbedringer.

Jeg beder kommunen underrette mig om resultatet af disse overvejelser, herunder hvilke foranstaltninger der eventuelt er iværksat for at forbedre mulighederne for personlige samtaler under diskretion i socialforvaltningen.

3.3. Personalesikkerhed ved borgerhenvendelser

Under inspektionen rejste jeg spørgsmålet om hvilke forholdsregler der var foretaget til beskyttelse af medarbejdernes sikkerhed under udførelsen af deres arbejde i kontakt med borgerne.

Direktionen oplyste at man var opmærksom på problemet i forbindelse med ombygningen af kontorerne på rådhuset. Det blev således oplyst at personalet - på tidspunktet for inspektionen - i de fleste kontorer i socialforvaltningen på rådhuset var placeret inderst i kontoret med ryggen mod vinduerne. Direktionen oplyste at man havde taget forskellige tiltag i den anledning. Der er således blevet afholdt et kursus for personalet i håndtering af disse situationer, ligesom der skal laves klare aftaler for fremgangsmåden ved alarmering af politiet. Af fysiske foranstaltninger blev det nævnt at skriveborde er blevet udskiftet således at de kan hæves når klienten kommer ind, hvilket formodes at have en præventiv virkning. Direktionen oplyste i øvrigt at der den 3. marts 1998 havde været et uheld på Jobkontakten, hvor et medlem af personalet var blevet truet af en klient. Dette uheld har bl.a. medført planer om at etablere et vagtværn på Jobkontakten, der skal være tilstede i åbningstiderne.

Endelig er det overvejet at etablere nødudgange.

Efter min mening bør det sikres at det personale der er i en risikogruppe i den forstand at de i det daglige arbejde bliver konfronteret med klienter der kan være opfarende, fysisk placeres sådan i kontoret/kontorlandskabet at der er mulighed for at komme væk uden at man skal passere en eventuel aggressiv klient. Ligeledes bør der være mulighed for at tilkalde umiddelbar hjælp. Jeg beder på den baggrund og på baggrund af de initiativer direktionen selv har bebudet på området, om oplysninger om hvordan forholdene er/vil blive forbedret.

3.4. Åbningstider

I den centrale del af forvaltningen er åbningstiden i Vejen Kommune på ugentligt 14 3/4 time. Da dette efter min opfattelse - navnlig i sammenligning med andre kommuner - må betegnes som en forholdsvis kort åbningstid rejste jeg spørgsmålet overfor direktionen.

Direktionen oplyste at der ikke har været en kritik af korte åbningstider som er sket udfra en afvejning af borgernes behov i forhold til de ansattes mulighed for at kunne udføre arbejdet i perioder uden direkte borgerkontakt. I øvrigt kan der i et vist omfang aftales møder udenfor åbningstiden. Det blev endvidere oplyst at kommunen i højere grad end tidligere forsøger at give information til borgerne, således at behovet for personlig henvendelse skulle blive tilsvarende mindre. Der gælder en særordning i Teknisk Forvaltning hvor dørene aldrig er lukkede og hvor det således er muligt at komme i kontakt med personalet også udenfor den almindelige åbningstid.

På baggrund af de oplysninger direktionen har givet om åbningstiderne, kan dette forhold ikke give mig anledning til yderligere bemærkninger.

3.5. Oplysninger om sagsbehandlingstid m.m.

Forvaltningsloven indeholder ikke regler om myndighedernes sagsbehandlingstid. Der har heller ikke for ombudmandens praksis udviklet sig faste tidsmæssige normer for sagsbehandlingstiden. Ombudsmanden tager imidlertid ofte stilling til rimeligheden af sagsbehandlingstiden i konkrete sager. De retningslinier der kan udledes heraf er blandt andet gengivet i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986). Vejledningens pkt. 205-207 er sålydende

'Svarfrister m.v.

205. Forvaltningsloven indeholder ikke generelle regler om sagsbehandlingstiden. Baggrunden herfor er bl.a., at de opgaver, der udføres af den offentlige forvaltning, er af så forskellig karakter og omfang, at det ikke ville være muligt i en lov, der skal gælde for hele den offentlige forvaltning, at fastsætte bestemte regler for sagsbehandlingstiden, som med rimelighed vil kunne håndhæves ved domstolene.

Derimod kan der på baggrund af folketingets ombudsmands udtalelser om, hvad der med hensyn til sagsbehandlingstiden må antages at følge af almindelig god forvaltningsskik, gives nogle vejledende regler om sagsbehandlingens tilrettelæggelse, herunder om underretning til den, der er part i en sag, om den forventede sagsbehandlingstid.

Ombudsmanden har i nogle afgørelser også peget på, at myndighederne med henblik på at sikre, at sager ikke henligger i længere tid, inden afgørelse træffes, og at sager ikke bliver glemt og derfor ikke afgjort, bør oprette tilstrækkeligt effektive erindringssystemer.

206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.'

I brev af 4. juni 1997 henstillede Indenrigsministeriet til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd at der blev fastsat målsætninger for sagsbehandlingstiden i sager hvor forvaltning træffer afgørelse overfor borgerne.

I Vejen Kommune blev Indenrigsministeriets henstilling behandlet af økonomiudvalget den 7. juni 1997 hvor følgende indstilling fra Vejen Kommunes Direktion blev tiltrådt

'Indenrigsministeriet har ved brev af 4. juni 1997 henstillet til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd, at de enkelte kommunalbestyrelser og amtsråd opstiller målsætninger for, hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelser i forhold til borgerne. Målsætningerne bør efter ministeriets opfattelse være forsvarlige og realistiske.

Sagsbehandlingstider skal således være acceptable for borgerne. Samtidig skal målsætningerne være afpasset efter, hvad kommunerne selv anser for realistisk.

Kommunerne opfordres til at udarbejde en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider. På sigt kan det overvejes at informere kommunens borgere om målsætningerne i forbindelse med serviceinformation.

Justitsministeriet har udsendt en tilsvarende henstilling til de statslige myndigheder.

Direktionen har behandlet henstillingen i sit møde den 17. juni 1997. Direktionen indstiller til økonomiudvalget, at der ikke fastsættes målsætninger på området, men at man fastholder nuværende praksis på området med kvitteringsskrivelser med angivelse af, hvornår borgeren kan forvente svar.'

Under henvisning hertil spurgte jeg under inspektionen om der altid blev kvitteret for henvendelser fra borgerne og om der i disse kvitteringsbreve blev angivet en forventet sagsbehandlingstid.

Direktionen oplyste at man ved enhver henvendelse fra borgerne principielt kvitterer med et svarbrev med en angivelse af hvornår borgerne kan forvente at høre fra kommunen igen og med angivelse af en kontaktperson i forvaltningen. Kommunen oplyste at man ikke havde valgt at fastsætte en egentlig svarfrist idet man ikke mente at kunne sætte en enkel frist gældende for samtlige sager - blandt andet fordi sagerne er meget varierende og nogle var dårligt oplyst fra starten.

På min anmodning om at modtage kopier af nogle kvitteringsbreve fra socialforvaltningen oplyste socialdirektøren at det var vedtaget at kopier af disse skulle gemmes i forvaltningen. Det var dog efterfølgende blevet konstateret at det rent faktisk endnu ikke var iværksat men at det nu ville ske.

Jeg anmoder om at modtage kopi af de første 5 kvitteringsbreve som socialforvaltningen har sendt i maj måned 1998 med angivelse af om borgeren har fået svar indenfor den angivne frist. Hvis dette ikke er tilfældet beder jeg om oplysninger om hvorvidt og i givet fald på hvilken måde borgeren er blevet underretttet.

3.6. Plejehjemsbesøgene

Besøgene på ældrecentret Kærdalen og plejehjemmet Egely gav henholdsvis retschef Jens Møller og mig meget positive indtryk af institutionerne.

På Kærdalen modtog retschef Jens Møller en henvendelse fra Formanden for Ældrerådet om kommunens nedskæringer på ældreområdet. Jeg nævnte efterfølgende dette for kommunens direktion der var opmærksom på problemet.

Jeg har herefter i et særskilt brev meddelt Formanden for Ældrerådet at jeg ikke foretager mig mere i sagen.

Særligt vedrørende afdelingen for senildemente, 'Solsikken' på Plejehjemmet Egely var det efter min opfattelse særdeles positivt at de senildemente beboere kunne opholde sig i afdelingen uden nogen form for egentlig afspærring. Jeg gjorde dog direktionen opmærksom på at man efter min opfattelse kunne ønske sig en lukket gårdhave hvor beboerne kan opholde sig udendørs.

På Ældrecentret Kærdalen er det beboerne der selv bestemmer om døren til deres egen bolig skal være aflåst. Yderdørene aflåses sidst på eftermiddagen. Hoveddøren låses dog først om aftenen for udefra kommende.

Jeg beder kommunen oplyse mig i hvilket omfang og på hvilken måde beboerne kan komme ind og ud af centret i den periode hvor yderdørene aflåses.

4. Gennemgang af udlånte sager

Under inspektionen anmodede jeg om udlån af 4 sager fra skattekontoret og 4 sager fra social- og sundhedsforvaltningen. For så vidt angår skattesagerne bad jeg om upåklagede sager fra det sidst afholdte møde i Skatteankenævnet i november 1997 (således at klagefristen til Landsskatteretten var udløbet). For så vidt angår de sociale sager bad jeg om den sidst afgjorte sag i januar 1998 fra områderne, anbringelse af barn udenfor hjemmet, hjemmehjælp, revalidering og kontanthjælp.

4.1. 4 sager fra Skattekontoret

Generelt om klagevejledning

Vejen Kommunes skattekontor

I de 4 skattesager som jeg har modtaget, gav skattekontoret følgende klage-vejledning

'Hvis De vil klage over afgørelsen, skal De gøre det inden en måned. Klagen skal være skriftlig og begrundet. Den skal sendes til: Vejen kommune, Skatteankenævnet, Rådhuset, 6600 Vejen.'

1.

Indledning

2.

Vejen Kommune

3.

Ombudsmandens bemærkninger

4.

Gennemgang af udlånte sager

5.

Opfølgning

6.

Underretning

Resumé

Den 4. marts 1998 foretog ombudsmanden inspektion af Vejen Kommune.

Ombudsmanden besøgte kommunens socialforvaltning, skattekontoret og to af kommunens plejehjem. Ombudsmanden rejste spørgsmål om ændringer af de fysiske forhold i socialforvaltningen for at forbedre mulighederne for personlige samtaler under diskretion.

Under inspektionen bad ombudsmanden om lån af 4 sager fra skattekontoret og 4 sager fra social- og sundhedsforvaltningen. Ombudsmandens gennemgang af sagerne gav især anledning til bemærkninger om reglerne om partshøring, begrundelse, klagevejledning og notatpligt. (J.nr. 1998-0251-419).