Partsrepræsentation. Retten til at frabede sig direkte henvendelser til parten

Partsrepræsentation. Retten til at frabede sig direkte henvendelser til parten

Advokat A klagede til mig over at Arbejdsskadestyrelsen skrev direkte til A's klienter eller sendte en kopi af brevvekslingen til klienterne til trods for at A flere gange havde bedt Arbejdsskadestyrelsen om at undlade dette. A oplyste at Arbejdsskadestyrelsen senest den 13. maj 1996 havde skrevet direkte til A's klient B, og at A blot havde modtaget en kopi til orientering heraf. I brevet anførte A endvidere

"...

Når mine klienter anmoder mig om at varetage deres interesser, ligger heri, at mine klienter ønsker, at jeg varetager korrespondancen bl. a. med forsikringsselskab og Arbejdsskadestyrelsen. Mine klienter kan ikke forstå, hvorfor de skal tilskrives direkte, og der er hyppigt tale om personer med hjerneskade eller andre former for svækkelse, der gør, at det er en psykisk belastning for de pågældende at modtage skrivelser direkte fra Arbejdsskadestyrelsen.

Hertil kommer, at denne ekspeditionsform, som jeg tidligere har redegjort gentagne gange for overfor Arbejdsskadestyrelsen, medfører en ganske ekstraordinær arbejdsmæssig belastning, idet de pågældende klienter, når de modtager skrivelser fra Arbejdsskadestyrelsen direkte, i 80% af tilfældene retter henvendelse hertil telefonisk for nærmere at drøfte indholdet af det pågældende materiale og de pågældende skrivelser, således at min behandlingstid vedrørende disse sager bliver væsentligt forøget.

..."

I brev af 29. maj 1996 bad jeg Arbejdsskadestyrelsen om en udtalelse i anledning af A's klage. Jeg bad om at udtalelsen blev sendt til mig via Socialministeriet med henblik på ministeriets eventuelle bemærkninger.

I brev af 25. juni 1996 skrev Arbejdsskadestyrelsen bl.a.

"...

Vi har indrettet vores praksis i disse sager på den måde, at vi efter de normale fuldmagtsregler betragter fuldmagtshaveren (advokaten) som hovedadressat i de breve, vi sender i sagen.

Vi har af servicemæssige hensyn valgt at sende kopi til den skadelidte (de efterladte) af det brev, vi sender til fuldmagtshaveren.

Det skyldes ikke mindst, at vi ved siden af 'professionelle' fuldmagtshavere som for eksempel advokater også har mindre 'professionelle' fuldmagtshavere. Lokale fagforeninger og medlemsforeninger m.v. For at undgå, at skadelidte (efterladte) lider et retstab, hvilket kunne være tilfældet ved afgørelser, hvor der skal reageres inden for en ankefrist, har vi valgt at orientere skadelidte ved en kopi af brevet til fuldmagtshaveren.

På brevet til skadelidte (efterladte) er det angivet, at der er tale om en kopi til orientering.

Denne praksis har advokat (A) kritiseret, idet han ønsker, at vi ikke orienterer hans klienter om brevene til ham. Advokaten er senest ved brev af 22. april 1996 orienteret om vores praksis ved fuldmagt.

Der vedlægges en kopi af vores brev af 22. april 1996 til advokat (A).

I den konkrete sag, som advokaten henviser til i sit brev til Folketingets Ombudsmand er vores normale praksis ved fuldmagt desværre ikke blevet fulgt.

Vi beklager naturligvis fejlen i denne sag."

Socialministeriet udtalte i brev af 9. juli 1996 bl.a.

"...

Ministeriets mere generelle betragtninger om repræsentation og bistand fra andre

På ethvert tidspunkt af en sags behandling findes en part at kunne lade sig repræsentere eller bistå af andre. Der er ikke fastsat regler om, hvem der kan bistå en part. En part kan lade sig repræsentere eller bistå såvel af særlig sagkyndige, som f.eks. en advokat, som af andre.

En part kan vælge at lade sig repræsentere i forbindelse med hele sagens behandling eller alene under en del.

Hvis en part under hele sagen har været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt gives til den pågældende parts repræsentant. Der vil dog ofte i sådanne tilfælde også skulle gives underretning til parten selv. Det er i 'Forvaltningsloven med kommentarer', John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1992, side 133, anført, at dette i alt fald bør gælde, hvor repræsentanten ikke er professionel.

Der er videre sammesteds anført andre situationer, hvor det må anses for at være påkrævet særskilt at underrette parten, selv om parten, helt eller delvis, har ladet sig repræsentere - også i situationer hvor parten har været repræsenteret af advokat.

Umiddelbart synes der ikke at være belæg for, at en partsrepræsentant ud fra skrevne retsregler vil kunne kræve , at en afgørelse (og henvendelser fra myndigheden om sagens behandling i øvrigt) kun meddeles til ham. Det kan herefter være et udgangspunkt, at det står myndigheden frit for at sende afgørelsen til parten selv. Der henvises herunder til 'Forvaltningsret', Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., 1. udg. Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1994, side 395.

Nærmere kommentarer til Arbejdsskadestyrelsens praksis

Arbejdsskadestyrelsen har, jf. brev af 25. juni 1996, en praksis, hvorefter fuldmagtshaver betragtes som hovedadressat, og hvor der, angiveligt af servicemæssige hensyn, sendes kopi til skadelidte/efterladte af breve, Styrelsen sender.

Socialministeriet har noteret sig, at det af brevet til parten er angivet, at der er tale om en kopi til orientering, således at der som udgangspunkt ikke burde herske tvivl om henvendelsens karakter. Partens advokat kan herudover til sin klient understrege, at kopien er til orientering, og at der ikke skal reageres på den.

En sådan praksis finder Ministeriet ikke strider mod skrevne retsregler. Samtidig sikrer en således generel orientering, at der gives orientering i de situationer, hvor det, jf. ovenstående, må anses for påkrævet.

I tilfælde, hvor parten i sagen lader sig repræsentere ved advokat uden begrænsning i repræsentationens omfang, kan det efter en konkret vurdering i enkeltstående sager ikke afvises, at det kan være mere hensynsfuldt at undlade at orientere parten gennem kopier. Ministeriet finder imidlertid, at en sådan 'undtagelsesregel' skal afvejes over for de administrative problemer, dette måtte indebære.

Bemærkninger til den konkret fremtrukne sag

Ministeriet har noteret sig, at Styrelsen har beklaget, at der er sket en fejl."

A havde ikke yderligere bemærkninger til sagen.

Ombudsmandens udtalelse

"Jeg har efter indhentelse af udtalelserne fra Arbejdsskadestyrelsen og Socialministeriet forstået Deres klage sådan at den både vedrører

at Arbejdsskadestyrelsen har sendt breve direkte til Deres klienter (med brevkopi til Dem), og

at Arbejdsskadestyrelsen i de tilfælde hvor breve sendes til Dem, samtidig sender en kopi til orientering til Deres klient.

Jeg har endvidere forstået at De har bedt Arbejdsskadestyrelsen om at undlade at sende breve til Deres klienter. Dette gælder både breve der stiles til klienterne (med brevkopi til Dem), og breve hvor klienten modtager en 'kopi til orientering' af brevvekslingen mellem Dem og Arbejdsskadestyrelsen.

Forvaltningslovens § 8, som trådte i kraft den 1. januar 1987, har følgende ordlyd

' § 8. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt., gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov.'

I forarbejderne til denne bestemmelse (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 131) er der bl.a. anført

'...

Har en part under hele sagen været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt gives til den pågældende repræsentant. Når det findes hensigtsmæssigt, kan der også gives underretning til parten selv. Fremsætter en part anmodning om, at henvendelser fra myndigheden også eller i stedet rettes til parten selv, bør myndigheden efterkomme anmodningen. Har parten kun været repræsenteret eller bistået under en del af sagen, skal underretning gives til parten selv.

...'

Vedrørende punkt 1

Jeg har forstået at Arbejdsskadestyrelsens praksis er at sende brevvekslingen i sagen til partsrepræsentanten. Arbejdsskadestyrelsen har samtidig beklaget at styrelsen i det fremhævede eksempel havde stilet brevet til Deres klient og alene sendt Dem en brevkopi.

Jeg har tidligere haft lejlighed til at udtale mig om partsrepræsentation, se bl.a. Folketingets Ombudsmands beretning for året 1991, s. 162, og beretningen for 1992, s. 367. Det er således min opfattelse at brevvekslingen under sagens behanding normalt skal sendes til partsrepræsentanten. Jeg har dog udtalt at det efter min opfattelse var acceptabelt at Den Sociale Ankestyrelse, som ofte behandler meget personlige sager, stilede den endelige afgørelse i sagen til parten selv, forudsat partsrepræsentanten fik en kopi. Jeg tilføjede dog at fremgangsmåden ikke var acceptabel hvis myndighedens afgørelse kunne påklages inden for en kortere frist til en overordnet myndighed, eller hvis der var søgsmålsfrist for indbringelse af sagen for domstolene, eller hvis parten eller partsrepræsentanten udtrykkeligt havde gjort opmærksom på at den endelige skrivelse skulle adresseres til repræsentanten (Folketingets Ombudsmands beretning for året 1992, s. 367f ).

I Deres sag vedrørende (B) kan jeg således tilslutte mig Arbejdsskadestyrelsens beklagelse af at styrelsen havde stilet brevet til Deres klient. Jeg har gjort Arbejdsskadestyrelsen bekendt hermed, men da det beroede på en fejl i forhold til styrelsens almindelige praksis, foretager jeg mig ikke yderligere vedrørende dette punkt.

Vedrørende punkt 2

Efter det oplyste sender Arbejdsskadestyrelsen altid parten en kopi af brevene til partsrepræsentanten (både brevene under sagens behandling og den endelige afgørelse i sagen). Det fremgår af genparten at det blot er en kopi til orientering. De har ikke kunnet få Arbejdsskadestyrelsen til at fravige denne praksis.

Det fremgår af forarbejderne til § 8 at myndighederne kan sende en kopi til parten hvis det er hensigtsmæssigt, og i øvrigt bør gøre det hvis parten fremsætter begæring herom.

John Vogter, Forvaltningsloven med kommentarer (1992), s. 132f, anfører om underretninger i sager med partsrepræsentation bl.a.

'...

Har en part under hele sagen været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt gives til den pågældende parts repræsentant, jfr.

FOB 1958, side 191

Anmodet skattedepartementet om at overveje en ordning, hvorved den revisor, der på en skatteyders vegne har påklaget en ansættelse til et skatteråd, underrettes om afgørelsen samtidig med skatteyderen.

Der vil dog ofte i sådanne tilfælde også skulle gives underretning til parten selv, jfr.

FOB 1982, side 69

Meddelt skattedepartementet, at det kunne være ønskeligt, om departementet og landsskatteretten nærmere overvejede en ændring af praksis, således at retten fremtidig altid sender sine kendelser til vedkommende skatteyder (klager), selv om denne er repræsenteret af advokat, revisor eller anden befuldmægtiget.

Det bør i alt fald gælde, hvor repræsentanten ikke er professionel.

En sådan underretning også af parten selv vil navnlig være påkrævet i de tilfælde, hvor der er fastsat særlige klagefrister eller frist for indbringelse af afgørelsen for domstolene. I disse tilfælde kan en eventuel forsømmelse fra partsrepræsentantens side umiddelbart påføre parten et væsentligt retstab, som kunne undgås ved at sende underretning også til parten selv.

Underretning bør også gives til parten selv hvor denne eller dennes repræsentant har anmodet herom. Fremsætter en part anmodning om, at henvendelser fra myndigheden også eller i stedet rettes til parten selv, bør myndigheden således efterkomme anmodningen, jfr. vejledningens pkt. 43.

...'

Karsten Loiborg mfl., Forvaltningsret (1994), s. 395, anfører i afsnittet om hvem der skal have underretning om selve afgørelsen i sagen, bl.a.

'...

I tilfælde, hvor parten lader sig repræsentere ved en anden, jf. FVL § 8, skal afgørelsen meddeles til partsrepræsentanten (jf. FOB 1991, 161, ...) - forudsat at det ligger bevismæssigt klart, at repræsentationsforhold fortsat består. Partsrepræsentanten kan på den anden side ikke kræve, at afgørelsen kun meddeles til ham. Det står myndigheden frit for også at sende afgørelsen til parten selv, og parten kan i øvrigt til enhver tid helt eller delvist ophæve partsrepræsentationsforholdet og dermed også bestemme, at afgørelsen skal sendes til parten selv.

...'

Efter min opfattelse er myndighederne som udgangspunkt berettiget til som service over for parten at sende en kopi af den endelige afgørelse i sagen til parten, herunder eventuelt kopi af den øvrige brevveksling under sagen. Jeg bemærker endvidere at det for at undgå misforståelser om repræsentationsforholdet bør fremgå at det blot er en kopi til orientering.

Jeg finder dog ikke at parten er afskåret fra at frabede sig denne underretning fra myndighederne, medmindre de direkte henvendelser er nødvendige i forhold til bestemmelsen i § 8, stk. 1, 2. punktum. Det forudsætter endvidere at partsrepræsentation under disse forudsætninger ikke kan afslås med hjemmel i § 8, stk. 2, som dog er en meget snæver undtagelsesbestemmelse.

Normalt kan det næppe antages at ligge inden for partsrepræsentantens fuldmagt at meddele myndigheden at parten ikke ønsker en brevkopi tilsendt, idet det som udgangspunkt må antages at være i partens interesse at blive orienteret om sagen. Et ønske om at parten ikke modtager underretning om sagen via myndighederne, må derfor som udgangspunkt fremkomme direkte fra parten selv.

Det udgangspunkt kan dog efter omstændighederne fraviges hvis det er i partens interesse at vedkommende ikke underrettes af myndighederne via brevkopier. Det kan f.eks. være oplysninger i sagen om partens psykiske problemer som taler for at undlade underretning.

Gør sådanne omstændigheder sig gældende, bør myndighederne enten efter anmodning fra partsrepræsentanten eller på eget initiativ undlade at sende brevkopier til parten. Ved vurderingen af om dette er forsvarligt, bør myndighederne tillige inddrage om vedkommende er repræsenteret af en 'professionel' partsrepræsentant, eller om vedkommende eventuelt bør vejledes om mulighederne for at lade sig repræsentere af en sådan.

I brevene til partsrepræsentanten bør der herefter gøres udtrykkeligt opmærksom på at myndighederne ikke længere orienterer parten. I sager hvor myndigheden tidligere har sendt brevkopier til parten, bør myndigheden overveje eventuelt at underrette parten om at en sådan orientering ikke længere vil forekomme.

Jeg bemærker dog samtidig at myndighederne bør fremsende brevkopier til parten hvis denne selv beder herom, selv om partsrepræsentanten har anmodet myndigheden om at undlade dette. Jeg henviser til at parten på ethvert tidspunkt helt eller delvist kan ophæve repræsentationsforholdet.

Den ovenfor beskrevne fleksible praksis med hensyn til at sende brevkopier til parten er efter min opfattelse bedst i overensstemmelse med god forvaltningsskik. Jeg har gjort Arbejdsskadestyrelsen og Socialministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg bemærker samtidig at jeg ikke har haft grundlag for at gå nærmere ind i de konkrete sager som jeg har forstået ligger til grund for Deres oprindelige henvendelse hertil, og jeg har derfor ikke konkret taget stilling til om Arbejdsskadestyrelsen i disse sager efter min opfattelse burde have efterkommet Deres anmodning om ikke at sende brevkopier til Deres klienter.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af Deres henvendelse."

NOTER:(*1) Jf. FOB 1991, s. 162, FOB 1992, s. 367, FOB 1988, s. 191 og FOB 1982, s. 69.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En advokat klagede over at Arbejdsskadestyrelsen altid sendte parten en kopi af de breve som styrelsen sendte til partsrepræsentanten. I en konkret sag havde Arbejdsskadestyrelsen stilet brevet direkte til parten og alene sendt partsrepræsentanten en kopi.

Klagen blev forelagt Socialministeriet efter at Arbejdsskadestyrelsen havde afgivet sin udtalelse.

Ombudsmanden udtalte at myndighederne som udgangspunkt er berettiget til som service at sende parten en kopi - til orientering - af den endelige afgørelse i sagen, herunder eventuelt kopi af den øvrige brevveksling med partsrepræsentanten. Efter ombudsmandens opfattelse er parten dog ikke afskåret fra at frabede sig denne underretning medmindre partens personlige medvirken har betydning for sagens afgørelse - eller hensyn til parten selv medfører at partsrepræsentationen må afslås. Endvidere udtalte ombudsmanden at det i særlige tilfælde kan være omfattet af partsrepræsentantens fuldmagt at meddele myndighederne at parten ikke ønsker underretning om brevvekslingen i sagen. Den beskrevne fleksible praksis er efter ombudsmandens opfattelse bedst i overensstemmelse med god forvaltningsskik. Ombudsmanden tilsluttede sig Arbejdsskadestyrelsens beklagelse af at man i en konkret sag ved en fejl havde stilet brevet direkte til advokatens klient og alene sendt advokaten en kopi. (J.nr. 1996-1282-009).