Aktindsigt i dokumenter om socialinspektørs afskedigelse

§ 11. Oplysninger i dokumenter, der er omfattet af § 7 og § 10, nr. 1-4, om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, skal uanset disse bestemmelser meddeles i overensstemmelse med lovens almindelige regler.

...

§ 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om

1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold..."

Tilsynsrådet har vurderet at visse dokumenter i sagen skulle undtages fra aktindsigt under henvisning til at der dels var tale om I) interne arbejdsdokumenter (§ 7 i offentlighedsloven og dels II) oplysninger om private forhold (§ 12 i offentlighedsloven).

Ad I) interne arbejdsdokumenter

De dokumenter i sagen som jeg har fået tilsendt, og som tilsynsrådet har anset for interne arbejdsdokumenter, består af notater fra møder afholdt i kommunen og en udtalelse fra (B) om sagen.

Tilsynsrådet har i sin vejledende udtalelse af 6. februar 1996 givet udtryk for den opfattelse at de pågældende dokumenter ikke har været anvendt helt eller delvist på anden måde end til internt brug.

I en afskedigelsessag som den foreliggende har den person beslutningen vedrører, partsstatus efter forvaltningsloven og er i denne sammenhæng en udenforstående person i forhold til myndigheden. Den brevveksling eller udveksling af dokumenter der måtte finde sted mellem myndigheden og den pågældende part om afskedigelsen, er således ikke intern idet parten ikke modtager dokumenterne vedrørende sin afskedigelse på myndighedens vegne, men på egne vegne. Dette betyder at dokumenter om sagen der oprindelig blev udarbejdet til myndighedens eget brug - f.eks. interne referater af møder mellem myndigheden og parten - mister deres interne karakter hvis de afgives til den pågældende. Sådanne dokumenter vil ikke efterfølgende kunne undtages fra aktindsigt med hjemmel i § 7 i offentlighedsloven.

Justitsministeriet har givet udtryk for en tilsvarende opfattelse i sin vejledning om aktindsigt i personalesager fra 1997, pkt. 12. Jeg er opmærksom på at vejledningen ikke var udarbejdet da tilsynsrådet afgav sin udtalelse i sagen. Jeg henviser i øvrigt til John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1992), s. 132ff, betænkning nr. 857 fra 1978 om offentlighedslovens revision, s. 183ff, og Jon Andersen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 273.

a) Da (B) i afskedigelsessagen ikke har handlet på kommunens vegne, men derimod som en udenforstående person, er hans egen udtalelse om sagen ikke et internt arbejdsdokument i henhold til § 7 i offentlighedsloven. Aktindsigt i denne udtalelse kan således ikke nægtes med hjemmel i denne bestemmelse.

b) (B)'s udtalelse i sagen henviser til dokumenter som (B) har modtaget fra kommunen. Disse dokumenter mistede ved afgivelsen til (B) deres interne karakter. Derfor kan heller ikke disse dokumenter undtages fra aktindsigt efter § 7.

Jeg har i øvrigt ved min undersøgelse konstateret at et af de dokumenter - et mødereferat - som (B) i udtalelsen har oplyst at have modtaget, ikke findes blandt de akter jeg har lånt. Jeg går dog ud fra at dokumentet indgår i sagen.

c) Som sagen er forelagt for mig, står det mig ikke helt klart om (B) har fået udleveret samtlige de dokumenter som tilsynsrådet har anset for interne, eller om der er dokumenter iblandt som ikke er afgivet til (B). Enkelte af de undtagne dokumenter er således ikke omtalt i (B)'s udtalelse, og det fremgår heller ikke i øvrigt af sagen om de er afgivet til (B).

Hverken tilsynsrådets vejledende udtalelse af 6. februar 1996 eller rådets udtalelse af 5. marts 1996 indeholder dog oplysninger der tyder på at rådet har foretaget en undersøgelse af om de dokumenter rådet har anset for at være interne, indeholder oplysninger om faktiske omstændigheder der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, og som derfor - i medfør af § 11, stk. 1, i offentlighedsloven - er undergivet aktindsigt.

Hvis de pågældende dokumenter ikke er afgivet til (B), skulle der være foretaget en vurdering af om der var grundlag for ekstrahering af oplysninger i dokumenterne efter § 11, stk. 1, i offentlighedsloven. Hvis dokumenterne er afgivet til (B), har de mistet deres interne karakter og kan som følge heraf ikke efterfølgende undtages fra aktindsigt med hjemmel i § 7 i offentlighedsloven.

Jeg har henstillet til tilsynsrådet at genoptage sagen med henblik på en fornyet stillingtagen til om de nævnte akter - i lyset af det jeg har anført ovenfor - har kunnet nægtes udleveret til Dem, eventuelt om ekstrahering skulle være sket. Jeg har bedt tilsynsrådet om at underrette mig om hvad der videre sker i sagen."

Ad II) oplysninger om private forhold

Tilsynsrådet har også undtaget visse dokumenter fra aktindsigten fordi de indeholdt oplysninger om private forhold.

Som det fremgår af tilsynsrådets vejledende udtalelse af 6. februar 1996 til Glamsbjerg Kommune, drejer det sig om en vielsesattest og om fødsels- og dåbsattester.

Efter min opfattelse er der tale om oplysninger af privat karakter som kan undtages fra aktindsigt efter § 12, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven.

Jeg har derfor ikke fundet grundlag for at kritisere tilsynsrådets afgørelse for så vidt angår disse oplysninger.

I øvrigt går jeg ud fra at De nu har fået aktindsigt i den fratrædelsesblanket som jeg er enig med tilsynsrådet i ikke kan anses for at indeholde private oplysninger.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af Deres klage ..."

Tilsynsrådet meddelte mig senere at tilsynsrådet havde genoptaget sagen og bedt kommunalbestyrelsen om at udtale sig om i hvilket omfang kommunalbestyrelsen på bagggrund af min udtalelse ville imødekomme A's ansøgning om aktindsigt i B's afskedigelsessag, og at kommunalbestyrelsen havde udtalt at A's ansøgning om aktindsigt ville blive imødekommet.

Jeg tog det oplyste til efterretning og meddelte tilsynsrådet at jeg ikke foretog mig mere i sagen.

Aktindsigt i dokumenter om socialinspektørs afskedigelse

A klagede over at have fået delvist afslag på anmodning om aktindsigt i en række dokumenter under henvisning til offentlighedslovens § 7, nr. 1, og § 12, stk. 1, nr. 1.

Af sagens akter fremgik det at A i november 1995 søgte Glamsbjerg Kommune om aktindsigt i en socialinspektør, B's, afskedigelsessag.

Efter at have modtaget en vejledende udtalelse fra Tilsynsrådet for Fyns Amt gav kommunen den 21. december 1995 A aktindsigt i en række dokumenter i sagen. Aktindsigten blev givet ved at A fik adgang til gennemsyn af akterne på rådhuset under tilstedeværelse af to ansatte.

Den 2. januar 1996 klagede A til Tilsynsrådet for Fyns Amt over omfanget af den aktindsigt han havde fået. Han skrev bl.a. at han ikke havde set et eneste stykke papir eller referat af møde der omhandlede de ting der fik kommunen til at gribe til et så alvorligt middel som at afskedige B, der havde været ansat i kommunen i 16 år, heraf i 13 år som socialinspektør.

Den 17. januar 1996 bad tilsynsrådet Glamsbjerg Kommune om en udtalelse om sagen. Tilsynsrådet bad om at få oplyst om der var dokumenter i sagen A ikke havde fået aktindsigt i, og i bekræftende fald med hvilken begrundelse.

Kommunen skrev bl.a. følgende den 29. januar 1996 til tilsynsrådet

"...

I den anledning fremsendes hermed, forinden udarbejdelse af den ønskede udtalelse til tilsynsmyndigheden, to omslag indeholdende sagens akter i kopi.

Omslaget med overskriften 'Protokollat i forbindelse med fratræden' indeholder de akter, (A) har set.

Omslaget med overskriften 'Bilag ... socialinspektør (B)', indeholder de akter, der er blevet undtaget fra aktindsigt efter offentlighedsloven, idet det skal bemærkes, at akter mærket med farven blå er undtaget efter § 7 (interne arbejdsdokumenter); akter mærket med farven grøn er undtaget efter § 12 (oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold).

Der anmodes venligst om en vejledende udtalelse fra Tilsynsrådet for Fyns Amt om, hvorvidt nogle af de undtagne akter burde være forelagt (A).

Så snart den vejledende udtalelse foreligger, vil Kommunalbestyrelsens udtalelse til sagen blive udarbejdet og fremsendt til tilsynsmyndigheden efter politisk behandling.

..."

Den 6. februar 1996 skrev tilsynsrådet bl.a. følgende til Glamsbjerg Kommune

"Tilsynsrådet har modtaget kopi af samtlige sagsakter, herunder også akter, som blev undtaget fra aktindsigt ved (A)'s gennemlæsning af sagen på rådhuset den 21. december 1995.

De fra aktindsigt undtagne akter er dels betegnet som interne arbejdsdokumenter, dels som oplysninger af privat karakter.

De som interne betegnede akter indeholder notater om møder i forvaltningen og med (B).

De som private betegnede akter er fødsels-, dåbs- og vielsesattester og en fratrædelsesblanket til Kommunernes Pensionsforsikring indeholdende oplysninger om (B)'s lønindplacering og pensionering.

Tilsynsrådet skal vejledende udtale følgende

I henhold til offentlighedslovens § 7 omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses blandt andet dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug. Efter tilsynsrådets opfattelse er de anførte akter at betragte som interne dokumenter, som er udarbejdet af Glamsbjerg kommune til eget brug. Det fremgår ikke af sagen, at de interne arbejdsdokumenter har været anvendt helt eller delvist på anden måde end til internt brug.

For så vidt angår de som private betegnede akter er det tilsynsrådets opfattelse, at fratrædelsesblankettens oplysninger om lønindplacering og pensionering ikke kan undtages fra offentlighed i medfør af offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Tilsynsrådet finder, at de nævnte oplysninger som vedrørende kommunens udgifter i forbindelse med en kommunal ansættelse ikke kan betegnes som private. Attesterne er derimod undtaget aktindsigt."

Den 14. februar 1996 udtalte Glamsbjerg Kommune bl.a. følgende til tilsynsrådet

"...

Kommunalbestyrelsen kan bekræfte, at klageren den 21. december 1995 ved fremmøde på rådhuset fik aktindsigt i ovennævnte sag, idet man fremlagde de akter, der efter Lov om offentlighed i forvaltningen skal fremlægges og undtog de akter, der efter samme lov kan undtages.

...

Undtagelser var sket i henhold til lovens § 7 (interne arbejdsdokumenter) og lovens § 12, stk. 1, nr. 1 (oplysninger af privat karakter).

Med fremsendelsen anmodedes tilsynsrådet om en vejledende udtalelse om, hvorvidt nogle af de undtagne akter efter juridisk vurdering burde være forelagt klageren.

Tilsynsrådet har svaret med vejledende udtalelse af 6. februar 1996, hvoraf fremgår, at ét undtaget dokument - en standard fratrædelsesblanket - ikke kunne undtages aktindsigt.

For øvrige akters vedkommende er tilsynsrådets vurdering helt identisk med den af Glamsbjerg Kommune foretagne.

Det falder derfor helt naturligt for kommunalbestyrelsen at følge tilsynsrådets vejledning.

..."

Den 5. marts 1996 udtalte tilsynsrådet bl.a. følgende

"...

Af udtalelsen [tilsynsrådets udtalelse af 6. februar 1996; min bemærkning] fremgår det, at oplysningerne i en fratrædelsesblanket om lønindplacering og pensionering efter tilsynsrådets opfattelse ikke kan undtages fra offentlighed i medfør af offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1, medens de øvrige sagsakter kan undtages fra offentlighed efter de af kommunalbestyrelsen anførte bestemmelser.

I brev af 14. februar 1996, som ligeledes vedlægges til Deres orientering, har kommunalbestyrelsen meddelt, at den nævnte blanket efter anmodning vil blive forevist for Dem, og at de øvrige akter, som blev undtaget fra offentlighed ved Deres fremmøde på rådhuset den 21. december 1995, fortsat ikke undergives aktindsigt.

Da der således gives aktindsigt i overensstemmelse med tilsynsrådets vejledende udtalelse, finder tilsynsrådet ikke anledning til at foretage videre.

..."

Tilsynsrådet har i brev af 25. november 1996 til mig henholdt sig til sin udtalelse af 5. marts 1996.

Ombudsmandens udtalelse

"Jeg har koncentreret min undersøgelse om omfanget af den aktindsigt De har fået i sagen om (B)'s afskedigelse.

Offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985) indeholder bl.a. følgende bestemmelser

' § 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug,

...

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

En gårdejer klagede over afslag på aktindsigt i en række dokumenter i forbindelse med afskedigelse af en socialinspektør. Der var tale om notater fra møder i kommunen og med socialinspektøren, og om en udtalelse fra socialinspektøren om sagen. Tilsynsrådet mente i sin vejledende udtalelse til kommunen at dokumenterne var undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 7, nr. 1.

Ombudsmanden udtalte at socialinspektørens udtalelse om sagen ikke var omfattet af offentlighedslovens § 7, nr. 1, da socialinspektøren ikke havde handlet på kommunens vegne i sagen, men som en udenforstående person.

Det var ikke klart om samtlige de dokumenter som var anset for interne, var blevet udleveret til socialinspektøren. Ombudsmanden udtalte at dokumenterne - hvis de var blevet udleveret til socialinspektøren - havde mistet deres interne karakter. Hvis dokumenterne ikke var blevet udleveret til socialinspektøren, skulle kommunen foretage en vurdering af om der var grundlag for ekstrahering af oplysningerne i dokumenterne efter offentlighedslovens § 11, stk. 1.

Ombudsmanden henstillede til tilsynsrådet at genoptage sagen.

Gårdejerens anmodning om aktindsigt blev herefter imødekommet. (J.nr. 1996-2523-801).