Aktindsigt i bedømmelsesudvalgs indstilling

§ 1. Loven gælder for universiteter og andre højere uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet.

...

Kapitel 2

Styrelsesregler

Konsistorium

§ 3. Konsistorium er institutionens øverste kollegiale organ. Konsistorium varetager institutionens interesser som uddannelses-og forskningsinstitution og fastlægger retningslinjer for dens langsigtede virksomhed og udvikling.

Stk. 2. Konsistorium godkender

Institutionens organisation, herunder fakultets- og institutionsstrukturen.

Institutionens budget.

Forslag til statut. I statutten fastsættes de nærmere regler om institutionens styrelse, de kollegiale organers virksomhed, regler om valg mv. ...

Statutten godkendes af undervisningsministeren.

...

Fakultetsråd

§ 5. Opdeles institutionen i flere hovedområder, vælges for hvert hovedområde et fakultetsråd, som varetager hovedområdets faglige interesse. ...

Stk. 2. Fakultetsrådet har i øvrigt følgende opgaver

...

2) Nedsættelse af sagkyndige udvalg, der skal bedømme videnskabelige arbejder med henblik på erhvervelse af PH.D.- og doktorgrader.

3) Tildeling af PH.D. - og doktorgrader.

...'

Odense Universitets konsistorium har i henhold til universitetslovens § 3, stk. 2, nr. 3, vedtaget en statut der den 6. september 1993 er godkendt af Undervisningsministeriet. Statutten indeholder i § 62, stk. 4, følgende bestemmelse

'De kollegiale organers møder er offentlige, medmindre det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt, at behandlingen sker for lukkede døre. Sager om enkeltpersoners personlige, økonomiske eller arbejdsmæssige forhold behandles for lukkede døre.'

Bek. nr. 410 af 2. juni 1987 om erhvervelse af doktorgraden (doktorbekendtgørelsen) er udstedt med hjemmel i lov om styrelse af højere uddannelsesinstitutioner, jf. lovbek. nr. 161 af 17. marts 1987 (styrelsesloven). Bekendtgørelsen er efter ophævelsen af styrelsesloven opretholdt ved bestemmelsen i universitetslovens § 14, stk. 2, jf. § 14, stk. 1, nr. 5.

Doktorbekendtgørelsen indeholder bl.a. følgende bestemmelser

' § 3. Universiteterne i København, Århus og Odense samt universitetscentrene i Roskilde og Aalborg har ret til at tildele doktorgraden inden for de af følgende fagområder, der er repræsenteret på den enkelte institution...

...

§ 10. Efter indlevering af afhandlingen skal et antal eksemplarer af denne under hele sagens behandling være til rådighed for det kollegiale organ, der behandler den.

§ 11. Til at bedømme en indleveret afhandling nedsætter det kollegiale organ, der behandler sagen, snarest og normalt senest 3 måneder efter indleveringen et bedømmelsesudvalg på 2 eller 3 medlemmer.

Stk. 2. Medlemmerne af udvalget skal enten være professorer inden for fagområdet eller personer, der må anses for at besidde en faglig indsigt på et tilsvarende niveau. Medlemmerne udpeges så vidt muligt blandt institutionens nærmeste fagkyndige videnskabelige medarbejdere og lærere...

...

Stk. 6. Et udvidet bedømmelsesudvalg, jf. §§ 15 og 16, består normalt af det første nedsatte udvalgs medlemmer suppleret med indtil yderligere to fagkyndige, således at udvalget får et ulige antal medlemmer...

...

§ 12. Bedømmelsesudvalget afgiver en motiveret skriftlig indstilling om afhandlingens antagelse til forsvar for doktorgraden eller om dens forkastelse til det kollegiale organ, som har nedsat udvalget. Hvis der er uenighed i udvalget om bedømmelsen, afgiver medlemmerne indstilling enkeltvis eller gruppevis.

...

§ 13. Efter modtagelse af den endelige indstilling fra bedømmelsesudvalget sender det kollegiale organ snarest indstilling til forfatteren af afhandlingen.

...

§ 14. Det kollegiale organ træffer på grundlag af bedømmelsesudvalgets indstilling beslutning om en afhandlings antagelse til forsvar for doktorgraden eller om dens forkastelse efter de bestemmelser, der er fastsat i §§ 15 og 16.

Stk. 2. Medlemmer af bedømmelsesudvalg, som ikke samtidig er medlemmer af det kollegiale organ, indkaldes med mindst 14 dages varsel til det møde, hvor indstillingen skal behandles. De deltager i drøftelserne uden stemmeret.

...

§§ 17 og 19 i bekendtgørelse om erhvervelse af doktorgraden af 2. juni 1987 angiver den offentlighed, der er omkring doktorafhandlinger. Universitetet betragter bedømmelsesudvalgets indstilling om antagelse til forsvar og den efterfølgende indberetning efter forsvaret til fakultetsrådet som fortroligt materiale, ligesom fakultetsrådets behandling af bedømmelsesudvalgs indstillinger foregår på et lukket fakultetsrådsmøde.

Det står selvfølgelig den pågældende doktorand frit selv at udlevere sin bedømmelse til andre, og universitetet har noteret sig, at Københavns Universitet i sit brev af 2. juni 1994 til (B) oplyser, at udleveringen af bedømmelsen sker i forståelse med doktoranden og bedømmelsesudvalgets formand."

I skrivelse af 11. oktober 1995 tog Undervisningsministeriet stilling til klagen. Ministeriet skrev bl.a.

"I Undervisningsministeriet har kravet om at få udleveret et bedømmelsesudvalgs indstilling vedrørende tildeling af doktorgrader givet anledning til principielle overvejelser. Ministeriets konklusion er, at indstillingen kan nægtes udleveret i medfør af forvaltningslovens § 7 (og ikke § 12, som antaget af universitetet), jf. begrundelsen i de følgende afsnit.

Udgangspunktet for retten til aktindsigt er, at kun dokumenter, der er led i administrativ sagsbehandling, er underkastet retten til aktindsigt. Bedømmelsesudvalgets indstilling må betragtes som et dokument, jf. bekendtgørelse om erhvervelse af doktorgraden nr. 410 af 2. juni 1987, § 12.

Et bedømmelsesudvalg, der er nedsat af et fakultetsråd med henblik på at bedømme en afhandling, der er indleveret med henblik på at opnå doktorgraden, må efter ministeriets opfattelse betragtes som en del af samme myndighed.

Bedømmelsesudvalgets indstilling til fakultetsrådet om afhandlingens antagelse til forsvar for doktorgraden i medfør af nævnte bekendtgørelses § 12 må derfor betragtes som et internt arbejdsdokument, jf. lov om offentlighed, § 7, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt med mindre de undtagelser, der er angivet i lovens § 8, foreligger.

Indstillingen er efter ministeriets opfattelse ikke et sådant dokument, at bestemmelserne i lovens § 8, pkt. 1-4, kan påberåbes. Ligesom undtagelsesbestemmelsen i lovens § 11 om meddelelse af faktiske oplysninger ikke ses at have betydning i denne sag.

Undervisningsministeriet må herefter give Odense Universitet medhold i, at indstillingen fra bedømmelsesudvalget vedrørende (doktorafhandlingen) ikke skal udleveres, idet indstillingen må anses for et internt arbejdsdokument i medfør af lov om offentlighed, § 7, og at dokumentet ikke er af en sådan beskaffenhed, at bestemmelserne i lovens §§ 8 og 11 kan påberåbes som grundlag for udlevering."

Den 19. oktober 1994 klagede A og B til mig. På baggrund af klagen bad jeg Odense Universitet og Undervisningsministeriet om udtalelser. Med brev af 15. december 1994 supplerede klagerne deres klage; dette brev sendte jeg til Undervisningsministeriet således at brevet kunne indgå i grundlaget for de udtalelser jeg havde bedt om.

Den 16. januar 1995 afgav Odense Universitet en udtalelse. Heri anførte universitetet bl.a. følgende

"Som det fremgik af universitetets skrivelse af 2. august 1994, var man af den opfattelse, at en anmodning om aktindsigt kunne afvises alene med henvisning til § 12 stk.1. i Lov om offentlighed i forvaltningen af 19. december 1985. Herudover fandt man, at §§ 17 og 19 i bekendtgørelse om erhvervelse af doktorgraden af 2. juni 1987 angiver den offentlighed, der er omkring doktorafhandlinger.

Ved Undervisningsministeriets afgørelse i sagen ved skrivelse af 11. oktober 1994 blev man opmærksom på, at afvisning ikke kan ske med henvisning til § 12, stk.1, da det fremgår af betænkning om offentlighedslovens revision af 1978 at ændringen fra 'enkeltpersoners personlige forhold' til 'private forhold' er begrundet i et ønske om en begrænsning i anvendelsen af denne undtagelsesbestemmelse.

Undervisningsministeriet gav universitetet medhold i, at bedømmelsesudvalgets indstilling ikke skal udleveres, men med henvisning til § 7 i Lov om offentlighed i forvaltningen, der omhandler 'dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug'.

Man er enig i, at et bedømmelsesudvalg må betragtes som en del af den samme myndighed og at bedømmelsesudvalgets indstilling er et dokument, der er udarbejdet til fakultetets eget brug, og derfor fritaget for aktindsigt, og man finder stadig, at bekendtgørelsen om doktorgraden gør op med offentlighed omkring disputatser.

Udover henvisningen til § 7 i Lov om Offentlighed i forvaltningen mener man også at kunne henvise til § 13,6, hvorefter 'retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet'.

Hvis en indstilling fra et bedømmelsesudvalg går ud på, at en afhandling skal forkastes, kan der være en interesse for udenforstående i at se en sådan bedømmelse, men spørgsmålet er om det er rimeligt over for den pågældende forfatter af afhandlingen. (A) og (B) gør gældende, at det er værket og ikke forfatteren, der bliver bedømt. Et bedømmelsesudvalg bedømmer afhandlingen, men bedømmer herved indirekte forfatterens evner til at udføre videnskabeligt arbejde. Der kan ligge en offentlig interesse i at afhandlinger frit kan indleveres uden at forfatteren derved skal risikere at få offentlig omtale på grund af en forkastet afhandling.

Dette synspunkt stemmer med udtryk i forarbejderne til den tilsvarende bestemmelse i offentlighedsloven af 1970, hvor det er nævnt, at bestemmelsen i § 13,6. vil kunne finde anvendelse på det offentliges virksomhed i forbindelse med afholdelse af eksaminer og andre prøver, hvor offentligheden også i almindelighed må kunne afskæres fra at gøre sig bekendt med de enkelte besvarelser. I dette tilfælde kan en afhandling vel ligestilles med en eksamensbesvarelse, og en eksaminators og censors votering, der jo er unddraget aktindsigt, kan sammenlignes med et bedømmelsesudvalgs indstilling og et fakultetsråds behandling af denne. Fakultetsrådet behandler disse sager for lukkede døre med hjemmel i vedlagte Statut for Odense Universitet § 62, stk.4.

Bekendtgørelsen om doktorgraden går videre end gældende bestemmelser vedrørende eksamensbesvarelser, der er undtaget fra aktindsigt, idet det fremgår, at en afhandling, der skal forsvares for doktorgraden, skal være offentlig tilgængelig. Man finder, at bekendtgørelsen om doktorgraden har taget endelig stilling til offentlighed omkring disputatser."

Den 10. februar 1995 afgav Undervisningsministeriet en udtalelse. Heri anførte ministeriet bl.a. følgende

"Idet ministeriet henviser til universitetets udtalelse af 16. januar 1995, skal vi anføre, at vi fortsat er af den opfattelse, at bedømmelsesudvalgets indstilling bør være unddraget offentlighed i medfør af lov om offentlighed i forvaltningen § 7.

Kompetencen til at træffe beslutning om tildeling af doktorgrader ligger efter universitetsloven i fakultetsråd, og bedømmelsesudvalg nedsættes af fakultetsrådet med henblik på afgivelse af en fagkyndig vurdering til fakultetsrådet som grundlag for rådets stillingtagen. Der henvises til ministeriets brev af 11. oktober 1994 til (A) og (B).

Hvis man måtte nå til det resultat, at en indstilling fra et bedømmelsesudvalg ikke er et internt arbejdsdokument og derfor ikke omfattet af § 7, opstår spørgsmålet om anvendelse af offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6. Ministeriet er i den henseende enig med Odense Universitet i de synspunkter, som universitetet fremfører herom i brev af 16. januar 1995. Til synspunktet i sidste afsnit i brevet om at bekendtgørelsen om doktorgraden har taget endelig stilling til offentlighed omkring disputatser bemærkes, at en ret til aktindsigt som offentlighedsloven (eller forvaltningsloven) måtte hjemle, naturligvis må respekteres.

(B)'s telefaxbrev af 16. december 1994 giver ikke ministeriet anledning til at ændre opfattelse. Henvisningen til den tidligere styrelseslovs § 10, stk. 6 må formentlig bero på en misforståelse. Ministeriet går ud fra, at der med hensyn til spørgsmålet om offentlig adgang til møder i de kollegiale organer er tænkt på bestemmelsen i den tidligere styrelseslovs § 24. Som det fremgår af universitetets brev, behandles sager om doktorgrader for lukkede døre efter statuttens § 62, stk. 4, hvorefter 'De kollegiale organers møder er offentlige, medmindre det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændigheder iøvrigt findes nødvendigt, at behandlingen sker for lukkede døre. Sager om enkeltpersoners personlige, økonomiske eller arbejdsmæssige forhold behandles for lukkede døre'.

Jeg sendte klagerne en kopi af udtalelserne fra Odense Universitet og Undervisningsministeriet, og den 6. marts 1995 kom klagerne med bemærkninger hertil. Klagerne skrev

"Vort udgangspunkt er, at det ikke bør være en hemmelig handling at opnå doktorgraden.

I brevet fra Odense Universitet hævdes det, at en indstilling fra et bedømmelsesudvalg til en doktordisputats ikke skal udleveres, fordi det omhandler 'dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug'.

Det hævdes videre, at : 'I dette tilfælde kan en afhandling vel ligestilles med en eksamensbesvarelse...'.

Dette må betyde, at Odense Universitet sidestiller en doktorafhandling, skrevet på baggrund af mange års forskning, et livsværk, med en studerendes skriftlige eksamensbesvarelse, der her og nu er produceret på et par timer.

Den sammenligning halter. Den vordende doktorand er ikke under det mundtlige forsvar til eksamen. Forfatteren skal netop ikke bevise, at han er velbevandret i f.eks. kemi eller historie. Den del er forlængst bestået.

Måske kunne man sige, at de officielle opponenter er til eksamen, hvor doktoranden gennem sit forsvar skal forsøge at blødgøre den kritik, de fremkommer med både i deres skriftlige indstilling og i deres mundtlige indlæg under den offentlige forsvarshandling, sådan som det fremgår af Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 410 af 2. juni 1987 (§ 19).

At eksamener er offentlige betyder blot, at det offentlige (gennem et censorkorps) udøver en vis kontrol, og sikrer en rimelig og ensartet bedømmelse.

Tildelingen af en doktorgrad er et prærogativ for landets universiteter: Tildelingen foretages af fakultetsrådet på basis af en tilfredsstillende forsvarshandling, hvor det til forsvar godkendte værk præsenteres.

Fra salen kan enhver, der forud har anmeldt sig til ordstyreren opponere ex auditorio. Det var netop, hvad den ene af os gjorde i et brev til Odense Universitet.

I dansk ret og i den offentlige forvaltning er der et alment krav om lighed, blandt andet om, at jævnbyrdige bør have lige vilkår. Denne respekt for lighedsprincippet forudsætter, at også dem, der agter at opponere ex auditorio, skal have adgang til begge de to - i realiteten eneste skriftlige dokumenter - som vedrører forsvarshandlingen, nemlig afhandlingen, som skal være offentliggjort, samt selve indstillingen, som er fakultetets 'positive anmeldelse'.

Efter vor opfattelse har det ingen mening at skjule denne indstilling.. Den har allerede været forelagt for fakultetsrådet på et møde, hvortil offentligheden har adgang. Ideelt set er der tale om dokumentet , der som det eneste giver alle interesserede den faglige indføring til forfatterens afhandling.

Videnskabsetisk er det helt uforståeligt, at nogen kan/vil påstå, at hensynet til forfatteren bevirker, at man er afskåret fra offentlig indsigt til noget, der reelt er grundlaget for, at det overhovedet kan lade sig gøre at kunne opponere. Indstillingen, der jo pr. definition altid vil være positiv, fordi den er godkendt af de fagkyndige, kan simpelthen ikke indeholde et eneste element, der berettiger til hemmeligholdelse under henvisning til forfatterens personlige forhold.

Arbejdsgangen er denne

Når en forfatter har indleveret en afhandling, får han/hun lejlighed til eventuelt at tiltræde, at afhandlingen skal vurderes af navngivne sagkyndige. Når disse sagkyndige har skrevet deres indstilling, får forfatteren lejlighed til at læse indstillingen og komme med eventuelle bemærkninger.

På dette tidspunkt har forfatteren stadig mulighed for at trække i nødbremsen og fortryde.

Hvis forfatteren på dette tidspunkt af processen accepterer den positive indstilling til fakultetsrådet - og hvem vil ikke det, selvom den nok også indeholder en del faglig kritik af værket (cfr forfatteren) - skal sagen påny forelægges fakultetsrådet.

Det er normalt en formssag for rådet i et offentligt møde at tiltræde den positive indstilling, skrevet af fagkyndige, rådet selv har udpeget.

På dette tidspunkt bør indstillingen efter vor opfattelse være offentlig tilgængelig, ligesom selve afhandlingen skal være det.

Der er jo tale om den helt centrale begrundelse for at netop denne afhandling er så vægtig , at den skønnes egnet til at blive forsvaret, ikke alene overfor indstillingens forfatter , men sandelig også overfor opponenter ex auditorio."

Den 8. marts 1996 sendte jeg en foreløbig redegørelse i sagen til Undervisningsministeriet. På den baggrund afgav Undervisningsministeriet den 30. april 1996 en supplerende udtalelse. De relevante dele af denne udtalelse er citeret nedenfor i forbindelse med de spørgsmål den supplerende udtalelse angår.

Ombudsmandens udtalelse

"a. Offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen) indeholder bl.a. følgende bestemmelser

' § 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug,

brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

...'

' § 11. Oplysninger i dokumenter, der er omfattet af § 7 og § 10, nr. 1-5, om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, skal uanset disse bestemmelser meddeles i overensstemmelse med lovens almindelige regler.

Stk. 2....'

' § 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om

1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

2) ...

Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.'

' § 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

...

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.'

Universitetsloven (jf. bek. nr. 334 af 27. maj 1993 af lov om universiteter mfl.) indeholder blandt andre følgende bestemmelser

'Kapitel 1

Almindelige bestemmelser

§ 17. Når en afhandling antages til forsvar, skal forfatteren drage omsorg for, at eksemplarer af den kan erhverves, og den skal efter institutionens nærmere bestemmelse foreligge tilgængelig mindst 4 uger, før forsvaret finder sted.

...

§ 19. Forsvarshandlingen er offentlig og ledes af formanden for det kollegiale organ, som sagen hører under, eller en anden videnskabelig medarbejder eller lærer, som formanden har udpeget dertil.

Stk. 2. Til at fungere som officielle opponenter beskikkes to af bedømmelsesudvalgets medlemmer. Under særlige omstændigheder kan dog andre fagkyndige beskikkes som officielle opponenter.

Stk. 3. Eventuelle uofficielle opponenter må melde sig til den, der leder forsvarshandlingen, inden handlingens begyndelse. Lederen af forsvarshandlingen kan dog lade senere anmeldte opponenter få ordet, men uden at fratage tidligere opponenter deres forrettigheder.'

b. Statutten for Odense Universitet er udstedt med hjemmel i universitetsloven, og doktorbekendtgørelsen er udstedt med hjemmel i den tidligere gældende lov om styrelse af højere uddannelsesinstitutioner og opretholdt ved universitetsloven. Der er ikke hjemmel til at sådanne administrativt fastsatte forskrifter kan fravige bestemmelserne i offentlighedsloven. Jeg bemærker herved dels at en bekendtgørelse kun kan derogere en lov hvis der er udtrykkelig lovhjemmel hertil, dels at den offentlighed der er omhandlet i doktorbekendtgørelsen (§ 17, stk. 1, om mulighed for at erhverve afhandlingen, og § 19, stk. 1, om mødeoffentlighed i forbindelse med forsvarshandlingen), ikke er den form for dokument offentlighed som omhandles i offentlighedsloven. Spørgsmålet om aktindsigt i bedømmelsesudvalgets indstilling i forbindelse med en doktorafhandling skal derfor udelukkende afgøres efter bestemmelserne i offentlighedsloven.

c. Jeg er enig med Undervisningsministeriet i at et bedømmelsesudvalgs indstilling ikke kan undtages fra aktindsigt med hjemmel i offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1, så længe indstillingen kun indeholder oplysninger om og vurderinger af den afhandling der er indleveret til bedømmelse. I den udstrækning indstillingen måtte indeholde 'oplysninger om enkeltpersoners (herunder doktorandens; min bemærkning) private, herunder økonomiske, forhold', vil disse oplysninger dog kunne undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1.

d. I relation til bestemmelsen i offentlighedslovens § 7 om interne arbejdsdokumenter er det for det første et spørgsmål om et bedømmelsesudvalg, nedsat i medfør af universitetslovens § 5, stk. 2, nr. 2, og doktorbekendtgørelsens § 11, stk. 1 og stk. 6, 1. punktum, jf. § 15 og § 16, er en anden forvaltningsmyndighed end universitetet (fakultetsrådet).

Spørgsmålet må anses for tvivlsomt.

Det forhold at et bedømmelsesudvalg i praksis ofte vil have ét eller flere eksterne medlemmer, er i denne forbindelse ikke afgørende idet samtlige medlemmer af et bedømmelsesudvalg i denne egenskab må anses for ansat ved det pågældende universitet. Det fremgår af universitetsloven og doktorbekendtgørelsen at et sagkyndigt bedømmelsesudvalg har til opgave at bistå fakultetsrådet i forbindelse med afgørelsen af spørgsmålet om hvorvidt en afhandling skal antages som doktorafhandling, og at bedømmelsesudvalget nedsættes af fakultetsrådet.

Lov nr. 280 af 10. juni 1970 om offentlighed i forvaltningen indeholdt i § 5, nr. 4, en bestemmelse hvorefter 'brevveksling inden for samme myndighed' ikke var omfattet af adgangen til offentlighed. Af forarbejderne til denne bestemmelse der indholdsmæssigt svarer til bestemmelsen i § 7, nr. 2, i den nugældende offentlighedslov af 1985, fremgår bl.a. følgende (jf. Folketingstidende 1969-70, tillæg B, sp. 2071f og sp. 2075)

'(sp. 2071f )

Spørgsmål 5

'Under henvisning til forslagets § 5, nr. 4, udbedes en redegørelse for, hvad der forstås ved 'samme myndighed' (jf. kommissionsbetænkningen s. 65).'

...

(sp. 2075)

'Af en vis interesse i denne forbindelse er også en sag, der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning 1966, s. 25. I denne sag havde en læge klaget over, at Københavns universitet og undervisningsministeriet havde nægtet ham adgang til at blive bekendt med det materiale, der forelå om bedømmelsen af en afhandling, som lægen i 1939 havde indleveret til det lægevidenskabelige fakultet med henblik på at opnå den medicinske doktorgrad. Den foreliggende sag måtte afgøres efter reglerne i loven af 1866, men det fremgår af referatet, at universitetet over for ombudsmanden havde udtalt, at erklæringen fra det af fakultetet nedsatte bedømmelsesudvalg, som i første omgang havde fået overdraget at bedømme afhandlingen, jf. § 6 i anordning nr. 259 af 13. oktober 1927 om erhvervelse af doktorgraden ved Københavns universitet, måtte anses som internt arbejdsmateriale udarbejdet til brug for fakultetet, og som sådant unddraget aktindsigt også efter reglerne i partsoffentlighedsloven.'

Denne redegørelse kan justitsministeriet tiltræde.'

I den sag der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning for året 1966, s. 25f, tog ombudsmanden ikke stilling til universitetets og Undervisningsministeriets synspunkt om at et bedømmelsesudvalg ikke er et selvstændigt forvaltningsorgan i forhold til vedkommende fakultet idet den konkrete sag skulle afgøres efter lov af 2. februar 1866 om erklæringers meddelelse til ansøgere og klagere.

I sin supplerende udtalelse af 30. apri 1996 har Undervisningsministeriet bl.a. anført

'Generelt mener ministeriet fortsat, at det vil være rigtigst at betragte bedømmelsesudvalget, der nedsættes af (normalt) fakultetsrådet for at tilvejebringe grundlag for dettes beslutning, som et internt organ på universitetet. Som anført i Ombudsmandens brev er medlemmerne ansat af universitetet, og universitetet (fakultetsrådet/dekanen) skal, hvis man finder, at indstillingen giver mangelfuld vejledning eller er behæftet med væsentlige formelle mangler, sende den tilbage til bedømmelsesudvalget til omarbejdning eller rettelse af fejl, jf. bekendtgørelsens § 12, stk. 3. Dette tyder efter ministeriets opfattelse også på, at bedømmelsesudvalget ikke kan anses for en i forhold til universitetet selvstændig 'myndighed', hvilket også ville have den følge, at bedømmelsesudvalget, der er et rent fagligt organ uden selvstændig administrativ bistand, selv måtte tage stilling til, om betingelserne for at imødekomme henholdsvis afslå en anmodning om aktindsigt var opfyldt.'

I relation til spørgsmålet om hvorvidt et bedømmelsesudvalgs indstilling kan undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 7, er det imidlertid ikke nødvendigt at tage endelig stilling til spørgsmålet om hvorvidt et bedømmelsesudvalg er 'samme myndighed' som fakultetsrådet. Dette skyldes at fakultetsrådet 'snarest' efter modtagelsen af et bedømmelsesudvalgs (endelige) indstilling skal sende denne til doktoranden, jf. doktorbekendtgørelsens § 13, stk. 1. Fra dette tidspunkt er det åbenbart at indstillingen er afgivet til en (i forhold til universitetet og dets organer) udenforstående privatperson. I denne situation har det - også i relation til den tidligere gældende offentlighedslov (lov nr. 280 af 10. juni 1970 om offentlighed i forvaltningen) - altid været fast antaget at et arbejdsdokument mister sin interne karakter, jf. John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1992), s. 131ff, Asbjørn Jensen, Bo Vesterdorf og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1986), s. 106ff, samt Niels Eilschou Holm, Offentlighedsloven (1971), s. 75f, jf. s. 55ff; alle med henvisninger til lovforarbejder, teori og praksis.

Fra det tidspunkt hvor et bedømmelsesudvalgs indstilling er fremsendt til doktoranden, kan indstillingen derfor med sikkerhed ikke længere undtages fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i offentlighedslovens § 7.

I sin supplerende udtalelse af 30. april 1996 har Undervisningsministeriet bl.a. anført

'Ministeriet er enig med Folketingets Ombudsmand i, at det er en fejl, at ministeriet ikke har været opmærksom på, at bedømmelsesudvalgets indstilling i hvert fald ikke kan anses for et internt dokument, efter at det er sendt til doktoranden, jf. også offentlighedslovens § 5, og at spørgsmålet om, hvorvidt bedømmelsesudvalget må anses for en intern enhed i forhold til universitet, derfor i denne sag er uden betydning.'

Jeg finder det beklageligt at Undervisningsministeriet ikke har været opmærksom på at indstillingen med sikkerhed ikke kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 7 fra det tidspunkt hvor indstillingen er sendt til doktoranden.

e. Undervisningsministeriet har anført at oplysningerne i et bedømmelsesudvalgs indstilling ville kunne undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, i den udstrækning der ikke kan ske undtagelse fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 7. Undervisningsministeriet har herved erklæret sig enig i Odense Universitets synspunkter i denne relation. Universitetet har dels anført at en doktorafhandling må kunne sammenlignes med en eksamensbesvarelse (som ifølge forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, i almindelighed vil kunne undtages fra aktindsigt efter denne bestemmelse), og at eksaminators og censors votering 'jo er undtaget fra aktindsigt', dels at sager om tildeling af doktorgraden efter universitetets statut behandles for lukkede døre.

Spørgsmålet om undtagelse af dokumenter udarbejdet i forbindelse med eksaminer er omtalt af John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1992), s. 218f, Asbjørn Jensen, Bo Vesterdorf og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1986), s. 176, samt Niels Eilschou Holm, Offentlighedsloven (1971), s. 48. Den nævnte litteratur henviser til forarbejderne til bestemmelsen i § 2, stk. 1, nr. 4, i lov nr. 280 af 10. juni 1970 om offentlighed i forvaltningen, jf. Folketingstidende 1969-70, tillæg A, sp. 589. Den nævnte bestemmelse i offentlighedsloven af 1970 svarer indholdsmæssigt til § 13, stk. 1, nr. 6, i den nugældende offentlighedslov af 1985. Eilschou Holm henviser det anførte sted tillige til betænkning nr. 325/1963, s. 64.

I Folketingstidende 1969-70, tillæg A, sp. 589, anføres

' ad nr. 4. Bestemmelsen svarer til kommissionsudkastets § 2, stk. 1, nr. 7.

... Det forudsættes, at der kun vil blive gjort brug af bestemmelsen i tilfælde, hvor hemmeligholdelse af hensyn til det offentliges eller enkeltpersoners interesse er klart påkrævet.

... Bestemmelsen i nr. 4 vil tillige kunne finde anvendelse på det offentliges virksomhed i forbindelse med afholdelse af eksaminer og andre prøver, idet f. eks. skriftlige opgaver selvfølgelig ikke skal kunne forlanges udleveret på forhånd, ligesom offentligheden også i almindelighed må kunne afskæres fra at gøre sig bekendt med de enkelte besvarelser.'

Betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen indeholder offentlighedskommissionens udkast til en offentlighedslov. Kommissionens lovudkast indeholdt i § 2, stk. 7, en opsamlingsbestemmelse ad modum bestemmelsen i § 13, stk. 1, nr. 6, i den nugældende offentlighedslov af 1985. I bemærkningerne til lovudkastet anfører kommissionen ingen konkrete eksempler på i hvilke tilfælde opsamlingsbestemmelsen ville kunne anvendes. Derimod anføres generelt følgende (jf. betænkning nr. 325/1963, s. 64)

'Man forudsætter, at der kun vil blive gjort brug af den under § 2, nr. 7, foreslåede bestemmelse i tilfælde, hvor hemmeligholdelse af hensyn til det offentliges eller enkeltpersoners interesse klart vil tilsige det.'

Forudsætningen om at opsamlingsbestemmelsen kun kan anvendes hvor særlige hensyn klart gør undtagelse fra offentlighed påkrævet, er også forudsat i forarbejderne til opsamlingsbestemmelsen i offentlighedsloven af 1970, § 2, stk. 2, nr. 4, jf. citatet ovenfor fra Folketingstidende 1969-70, tillæg A, sp. 589, og Niels Eilschou Holm, Offentlighedsloven (1971), s. 47f.

I den sag der er refereret i Folketingets Ombudsmands beretning for året 1976, s. 96ff, har ombudsmanden generelt udtalt sig om forståelsen af opsamlingsbestemmelsen i offentlighedsloven af 1970. Det anføres bl.a. (s. 103)

'Efter § 2, stk. 2, kan aktindsigt afslås, 'hvis adgangen til at blive gjort bekendt med sagens dokumenter findes at burde vige for væsentlige hensyn' (min kursivering) til nærmere angivne interesser; efter § 2, stk. 2, nr. 4, kan aktindsigt således afslås, hvis adgangen til at blive gjort bekendt med akterne findes at burde vige for væsentlige hensyn til beskyttelse af andre interesser end de i nr. 1-3 nævnte, 'hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet ' (min kursivering).

Allerede af ordlyden af § 2, stk. 2, nr. 4, fremgår det, at bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde. Af bestemmelsens forarbejder (betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen, Folketingstidende 1969/70, till. A, sp. 589) fremgår det, at bestemmelsen blev indsat for derigennem at tilgodese hensynet til interesser, der enten ikke egner sig til selvstændig formulering, eller som man ikke ved lovens udformning har kunnet overskue. Det er i forarbejderne fremhævet som en forudsætning for bestemmelsen, at der kun ville blive gjort brug af den i tilfælde, hvor hemmeligholdelse af hensyn til det offentliges eller enkeltpersoners interesser er klart påkrævet.'

Forarbejderne til den nugældende offentlighedslov af 1985 forudsætter at opsamlingsbestemmelsen fortsat anvendes restriktivt, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 229, hvor det anføres

'Bestemmelsen i nr. 6 er enslydende med den gældende offentlighedslovs § 2, stk. 2, nr. 4. Bestemmelsen forudsættes som hidtil kun anvendt i begrænset omfang, hvor der er et klart behov derfor.'

Jeg kan herved også henvise til Asbjørn Jensen, Bo Vesterdorf og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1986), s. 174ff, og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1992), s. 217ff. Sidstnævnte sted anføres bl.a. (s. 219)

'Den eksemplifikation, der er foretaget i forslaget til offentlighedsloven af 1970, er utvivlsomt ikke udtømmende. Også andre beskyttelsesinteresser end de nævnte kan komme i betragtning. Der kan således næppe på forhånd drages absolutte grænser for, hvilke typer af interesser der i givet fald vil kunne varetages gennem anvendelse af generalklausulen. I det omfang, der er spørgsmål om at begrænse offentlighedsprincippet af hensyn til interesser, der falder uden for de i lovmotiverne nævnte, må der givetvis stilles strengere krav med hensyn til styrken af det aktuelle beskyttelsesbehov ...'

Af forarbejderne til den nugældende og den tidligere offentlighedslov fremgår således at en anmodning om aktindsigt i skriftlige eksamensbesvarelser i almindelighed vil kunne afslås (nu efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6). Derimod er doktorafhandlinger - endsige et bedømmelsesudvalgs vurdering heraf - ikke nævnt i forarbejderne som eksempler på oplysninger som kan undtages fra aktindsigt med hjemmel i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

De eksempler som i forarbejderne er angivet i relation til opsamlingsbestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, kan ikke anses for udtømmende. Odense Universitet og Undervisningsministeriet har på denne baggrund ment at kunne jævnføre eksamensbesvarelser samt eksaminators og censors vurdering heraf med doktorafhandlinger samt bedømmelsesudvalgets vurdering heraf.

Efter min opfattelse kan eksamensbesvarelser ikke anses for umiddelbart sammenlignelige med et bedømmelsesudvalgs vurdering af en doktorafhandling. For det første er der efter min opfattelse en vis forskel mellem eksamensbesvarelser (det være sig på folkeskoleniveau, gymnasialt niveau eller i en videregående uddannelse) og en videnskabelig afhandling som er indleveret med henblik på erhvervelse af doktorgraden. Jeg er i denne henseende enig i de hovedsynspunkter klagerne har anført herom i deres brev af 6. marts 1995. Jeg kan tilføje at den videnskabelige afhandling efter min opfattelse vanskeligt ville kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedsloven, og at det i øvrigt følger af bestemmelsen i doktorbekendtgørelsens § 17, stk. 1, at afhandlingen (herudover) skal være tilgængelig på en nærmere angivet måde.

Jeg mener heller ikke at på den ene side eksaminators og censors votering i forbindelse med vurderingen af en skriftlig eksamensbesvarelse og på den anden side et bedømmelsesudvalgs indstilling ganske kan sidestilles. Voteringen i forbindelse med vurderingen af en skriftlig eksamensbesvarelse er langt fra undergivet de samme (kvalificerede) krav med hensyn til indhold og form som et bedømmelsesudvalgs indstilling.

At eksaminators og censors votering 'jo er unddraget aktindsigt' (citat fra Odense Universitets udtalelse af 16. januar 1995), mener jeg ikke kan tillægges nogen betydning allerede fordi en undtagelse fra aktindsigt i denne forbindelse må antages at måtte skyldes bestemmelserne om undtagelse af interne arbejdsdokumenter fra aktindsigt (offentlighedslovens § 7 og den tilsvarende bestemmelse i forvaltningslovens § 12), og ikke bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

Heller ikke det forhold at fakultetsrådet efter universitetets statut behandler sager om tildeling af doktorgraden for lukkede døre, er efter min opfattelse i sig selv tilstrækkeligt til at kunne undtage bedømmelsesudvalgets indstilling fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 13, stk. 1. nr. 6. Som det fremgår af det ovenfor under pkt. b anførte, kan statutten ikke fravige offentlighedsloven. Efter min opfattelse kan heller ikke det forhold at universitetet i statutten har bestemt at en sagstype skal behandles for lukkede døre i fakultetsrådet, i sig selv indebære at samtlige dokumenter i sager af den pågældende sagstype kan undtages fra aktindsigt efter opsamlingsbestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

Hertil kommer at en bestemmelse om at en sag behandles for lukkede døre, regulerer omfanget af møde offentlighed i forbindelse med en sag. Da det ikke under en mundtlig forhandling af en sag - på samme måde som i forbindelse med dokumentoffentlighed - er muligt at undtage visse oplysninger i en sag fra offentlighed, vil der være behov for en bredere og mere generel undtagelse fra en hovedregel om møde offentlighed end undtagelserne fra dokument offentlighed i en tilsvarende sag. Endvidere skal jeg bemærke at det almindelige udgangspunkt er at der ikke er mødeoffentlighed i den danske forvaltning. Mødeoffentlighed kræver særlig (og formentlig også positiv) hjemmel. I forbindelse med dokumentoffentlighed efter offentlighedsloven (og forvaltningsloven) er udgangspunktet det modsatte; der skal gives aktindsigt medmindre der i offentlighedsloven - eventuelt suppleret af særlige bestemmelser om tavshedspligt (jf. offentlighedslovens § 14) - eller i forvaltningslovens kapitel 4 er hjemmel til at begrænse adgangen til aktindsigt. I tilfælde hvor der ikke er mødeoffentlighed, er dette ikke alene begrundet i hensynet til at oplysninger ikke gives til offentligheden i strid med væsentlige modhensyn, men også efter omstændighederne hensynet til forvaltningsmyndighedens (det kollegiale organs) interne beslutningsproces.

Når det tages i betragtning at offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, som det fremgår ovenfor, er tiltænkt et ganske snævert anvendelsesområde, er der således efter min opfattelse næppe tilstrækkeligt grundlag for generelt at undtage indstillinger fra bedømmelsesudvalg vedrørende doktorafhandlinger fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

For så vidt angår indstillinger som konkluderer at en afhandling bør antages, vil der i almindelighed ikke være tilstrækkeligt væsentlige hensyn - hverken af offentlig eller privat (dvs. i forhold til doktoranden) karakter - som kan begrunde en sådan undtagelse fra aktindsigt.

Drejer det sig derimod om indstillinger der går ud på forkastelse af afhandlingen, vil afvejningen efter offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, kunne stille sig anderledes. Det kan ikke afvises at udsigten til offentliggørelse af en eventuel negativ, detaljeret bedømmelse i nogle tilfælde kan afholde doktorander fra at indlevere et disputatsarbejde. I afvejningen vil der således kunne inddrages et almindeligt offentligt hensyn til at sikre at der ved universiteterne udføres forskning som resulterer i videnskabelige afhandlinger der bliver indleveret til bedømmelse med henblik på tildeling af en akademisk grad. Dette hensyn vil kunne tale for at oplysninger i en indstilling fra et bedømmelsesudvalg der konkluderer at en afhandling ikke bør antages, efter omstændighederne undtages fra aktindsigt.

Undervisningsministeriet har i sin supplerende udtalelse af 30. april 1996 bl.a. anført følgende

'Udover den fejlagtige henvisning til bedømmelsesudvalgets interne karakter som begrundelse for at afvise kravet om aktindsigt har ministeriet også ligesom Odense Universitet henvist til bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1 nr. 6. Odense Universitet og ministeriet har herved lagt vægt på den offentlige interesse, der kan ligge i, at afhandlinger frit kan indleveres, uden at forfatteren derved kan risikere at få offentlig omtale på grund af en forkastet afhandling.

...

I lyset af bl.a. de synspunkter, der er anført af ombudsmanden om § 13, stk. 1 nr. 6, er ministeriet imidlertid af den opfattelse, at der kan være grund til en revurdering af spørgsmålet om offentlighed i bedømmelsesudvalgsindstillinger. Det kan formodentlig ikke fastholdes, at der aldrig kan gives aktindsigt i bedømmelsesudvalgsindstillinger, og der kan anføres gode grunde til, at offentligheden kan gøre sig bekendt med bedømmelsesudvalgets indstilling i forbindelse med det offentlige forsvar, der indgår som et væsentligt element i en sag om tildeling af doktorgrad.

Afstemningsreglerne i doktorgradsbekendtgørelsen (§§ 15 og 16) muliggør både, at en positiv og en negativ indstilling under særlige stemmekrav kan tilsidesættes af det organ, der efter loven har beslutningskompetence i sager om tildeling af doktorgrader. Ministeriet finder derfor, at det rigtigste vil være, at der sondres mellem tilfælde, hvor det faktisk besluttes, at afhandlingen antages til forsvar, og hvor den ikke antages. Under en eller anden form bør det i så fald klargøres, at bedømmelsesudvalgets indstilling (og korrespondance med doktoranden herom) ikke kan kræves udleveret, jf. § 13, stk. 1, nr. 6, under sagens behandling forud for beslutningen om antagelse til forsvar henholdsvis forkastelse. Antages afhandlingen til forsvar, bliver udvalgets indstilling derimod offentlig tilgængelig. Det vil formodentlig i så fald være hensigtsmæssigt, at det ikke kommer til at bero på, om enkelte personer kræver aktindsigt, men at alle potentielle uofficielle opponenter bliver gjort bekendt med, at bedømmelsesudvalgets indstilling kan udleveres. Dette kunne oplyses i forbindelse med at der sker offentliggørelse af oplysning om tid og sted for forsvaret, og hvor afhandlingen kan erhverves.

En sådan ordning, der delvis må baseres på en vurdering af doktorgradssager i relation til bestemmelsen i lovens § 13, stk. 1, nr. 6, vil indebære en væsentlig ændring i forhold til, hvad der hidtil har været praksis inden for universitetsområdet. Ministeriet vil derfor finde det rigtigst, om institutionerne får lejlighed til at fremkomme med deres synspunkter, før der eventuelt under en eller anden form fastsættes bestemmelser herom. Ministeriet vil også sætte stor pris på oplysning om, hvorledes ombudsmanden ser på foranstående.'

Undervisningsministeriets supplerende udtalelse giver mig på dette sted anledning til følgende bemærkninger

En generel nyordning i forbindelse med behandling af anmodninger om aktindigt i bedømmelsesudvalgets indstilling i sager om tildeling af doktorgraden må tilrettelægges således at der sker overholdelse af de gældende regler i offentlighedsloven, herunder tidagesfristen i offentlighedslovens § 16, stk. 2.

Jeg ser ikke at der skulle være noget til hinder for en ordning hvorefter det offentliggøres at der vil kunne gives aktindsigt i bedømmelsesudvalgets indstilling, jf. herved princippet i offentlighedslovens § 4, stk. 1. 2. punktum.

Jeg henstiller til Undervisningsministeriet at genoptage den konkrete sag og at træffe en ny afgørelse om aktindsigt i lyset af de synspunkter jeg har anført.

f. Jeg har ikke fra Undervisningsministeriet modtaget det eller de konkrete dokumenter klagerne har ønsket aktindsigt i. På denne baggrund, og da Undervisningsministeriet kun har begrundet sin opfattelse ved henvisninger til generelle hensyn, må jeg gå ud fra at Undervisningsministeriet ikke i forbindelse med sin behandling af sagen har haft de omhandlede dokumenter til gennemsyn.

Efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 11, stk. 1, skal visse oplysninger i dokumenter der er omfattet af lovens § 7, ekstraheres. Som rekursmyndighed er Undervisningsministeriet forpligtet til at påse at også bestemmelsen i offentlighedslovens § 11, stk. 1, er overholdt. En stillingtagen til hvorvidt ekstraheringspligten er overholdt, kræver at Undervisningsministeriet i forbindelse med sin behandling af sagen gennemgår de dokumenter som universitetet har undtaget fra aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 7.

En undtagelse fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, er ikke en undtagelse af et helt dokument, men af enkelte oplysninger fra aktindsigt, jf. også lovens § 13, stk. 2. Som rekursmyndighed må Undervisningsministeriet i en sag som den foreliggende tage stilling til hvorvidt samtlige oplysninger i et dokument vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 13, stk. 1, nr. 6. Også dette kræver at Undervisningsministeriet i forbindelse med sin behandling af sagen gennemgår de dokumenter som universitetet har undtaget fra aktindsigt med henvisning til § 13, stk. 1, nr. 6. Hertil kommer at selv om det som ovenfor anført ikke kan antages at et bedømmelsesudvalgs indstilling almindeligvis og i sin helhed kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen i § 13, stk. 1, nr. 6, kan det principielt ikke udelukkes at enkelte konkrete oplysninger i et sådant dokument ville kunne undtages fra aktindsigt. En stillingtagen til hvorvidt dette måtte være tilfældet, kræver også en konkret gennemgang af de omhandlede dokumenter.

Undervisningsministeriet har i sin supplerende udtalelse af 30. april 1996 bl.a. anført

'Netop fordi det er dette synspunkt om den offentlige interesse i, at forfattere ikke afholder sig fra at indlevere doktorafhandlinger til bedømmelse af frygt for, at en negativ bedømmelse offentliggøres, der har ligget til grund for, at ministeriet fandt, at indstillinger generelt ikke kunne kræves udleveret, har ministeriet ikke foretaget en konkret vurdering af bedømmelsesudvalgets indstilling og medsendt den til ombudsmanden. Ministeriet mener, at denne præmis må tages i betragtning ved vurderingen af den manglende forholden sig til den konkrete indstilling.'

Jeg må anse det for en beklagelig fejl at Undervisningsministeriet ikke i forbindelse med sin behandling af sagen har haft det eller de dokumenter Odense Universitet har afslået at give klagerne aktindsigt i, til gennemsyn.

Det er i fortsættelse heraf også en fejl at Undervisningsministeriet ikke har sendt mig de omhandlede dokumenter i forbindelse med fremsendelsen af sagens øvrige akter.

For god ordens skyld skal jeg bemærke at dokumenter - herunder interne arbejdsdokumenter - ikke i videre udstrækning bliver undergivet aktindsigt alene i kraft af at de fremsendes til en rekursinstans som skal tage stilling til en klage over afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter; se herved John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer (1992), s. 138. Det samme gælder i relation til dokumenter som ombudsmanden har til gennemsyn i forbindelse med behandlingen af en sag, jf. det ovenfor citerede værk, s. 137f, med henvisninger."

Undervisningsministeriet meddelte mig senere at ministeriet havde genoptaget sagen og vurderet denne i lyset af mine bemærkninger i redegørelsen. Ministeriet havde fra universitetet rekvireret bedømmelsesudvalgets indstilling og fandt ikke at indstillingen indeholdt oplysninger eller vurderinger som gav grundlag for at indstillingen ikke i sin fulde udstrækning kunne omfattes af aktindsigt. Ministeriet havde derfor anmodet universitetet om at fremsende den samlede indstilling til A og B.

Jeg tog det meddelte til efterretning og foretog mig herefter ikke mere i sagen.

NOTER: (*1) Jf. FOB 1966, 2. 25 f

Aktindsigt i bedømmelsesudvalgs indstilling

A og B klagede til mig over at Undervisningsministeriet havde tiltrådt en afgørelse fra et universitet hvorved universitetet havde afslået at give aktindsigt i et bedømmelsesudvalgs indstilling vedrørende antagelse af en doktordisputats. Sagens nærmere omstændigheder var følgende

I brev af 21. juli 1994 klagede A og B til Undervisningsministeriet over at Odense Universitet havde afslået en anmodning om aktindsigt i bedømmelsesudvalgets indstilling for antagelse af en doktordisputats. I klagen til Undervisningsministeriet henviste klagerne bl.a. til at Københavns Universitet, Det juridiske Fakultet (med skrivelse af 2. juni 1994), havde givet B aktindsigt i bedømmelsesudvalgets indstilling i forbindelse med en doktorafhandling som var indleveret til forsvar ved Københavns Universitet.

I anledning af klagen indhentede Undervisningsministeriet en udtalelse af 2. august 1994 fra Odense Universitet. Heri anførte universitetet bl.a. følgende

"Universitetet har i den konkrete sag afslået at udlevere bedømmelsesudvalgets indstilling for antagelsen af (disputatsen).

Under henvisning til ovenstående kan det oplyses, at universitetet finder, at et bedømmelsesudvalgs indstilling er undtaget fra bestemmelserne om aktindsigt, jfr. § 12, stk. 1 i Lov om offentlighed i forvaltningen af 19. december 1985.

Ombudsmandens udtalelse

Resumé

Et universitet afslog at give aktindsigt i et bedømmelsesudvalgs indstilling om antagelse af en doktordisputats. Undervisningsministeriet tiltrådte afgørelsen og henviste til at indstillingen var et internt arbejdsdokument. Ministeriet henviste endvidere til undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6.

Ombudsmanden udtalte at det var tvivlsomt om bedømmelsesudvalget var samme myndighed som fakultetsrådet, men fandt det ikke nødvendigt at tage endelig stilling til spørgsmålet. Dette skyldtes at indstillingen efter bekendtgørelse om erhvervelse af doktorgraden snarest efter afgivelsen skal sendes til doktoranden og herefter med sikkerhed ikke kan være omfattet af § 7. Ombudsmanden fandt det beklageligt at ministeriet ikke havde været opmærksom på dette.

Ombudsmanden udtalte om offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, at bestemmelsen ifølge forarbejderne var tiltænkt et snævert anvendelsesområde og at der derfor ikke er tilstrækkeligt grundlag for generelt at undtage bedømmelsesudvalgs indstillinger fra aktindsigt. Anvendelsen af bestemmelsen må afhænge af en konkret vurdering af indstillingen i den enkelte sag.

Ombudsmanden fandt det endvidere beklageligt at ministeriet ikke ved sin behandling af sagen havde haft bedømmelsesudvalgets indstilling til gennemsyn da ministeriet som rekursmyndighed måtte påse overholdelsen af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 11, stk. 1, og § 13, stk. 2.

Ombudsmanden henstillede at ministeriet genoptog sagen. (J.nr. 1994-2494-701).