Anvendelse af anonyme medarbejderbidrag

Anvendelse af anonyme medarbejderbidrag

I Finansministeriets serie af publikationer "Den offentlige sektor år 2000" indgår publikationen "Resultatvurdering af ledere", Finansministeriet, august 1992. Der er tale om en vejledning om resultatvurderingen med tilhørende spørgeskemasæt. Ifølge vejledningen, s. 10, er formålet med resultatvurderingen at skabe bedre resultater i en organisation ved

"- at fremme den ledelsesmæssige dialog om resultater og resultatkrav i organisationen,

- at forpligte den enkelte leder på bestemte resultatkrav og

- at forpligte topledelsen på opbakning til den enkelte leder på basis af indgået aftale."

I vejledningen om medarbejdernes vurdering af lederen (s. 36-38) er der om anonymitet i forbindelse med den foreslåede spørgeskemaundersøgelse anført følgende

"Det er vigtigt at fastholde, at skemaerne skal besvares anonymt. Dette indebærer også, at undersøgelsen ikke vil kunne gennemføres i meget små enheder (under 5 medarbejdere).

En leder med få medarbejdere kan i stedet forberede sig til resultatvurderingssamtalen ved at drøfte sin personaleledelse med medarbejderne, enkeltvis eller i fællesskab. Men resultatet bliver aldrig så pålideligt som ved en anonymt gennemført undersøgelse."

Det fremgår ikke af vejledningen om anonyme medarbejderbidrag eller vurderinger som er foretaget på grundlag heraf, vil kunne indgå i grundlaget for konkrete personaleretlige beslutninger over for offentligt ansatte ledere.

En af mine medarbejdere deltog i marts 1995 i et kursus hvor en medarbejder fra Finansministeriet gav udtryk for at spørgsmålet måtte besvares bekræftende. Da jeg ikke kunne tilslutte mig denne opfattelse, besluttede jeg allerede da af egen drift at oprette en sag herom. Min plan var herefter ved lejlighed at rette henvendelse til Finansministeriet.

I december 1995 blev en privat konsulentrapport om forholdene i Sundhedsstyrelsen omtalt i medierne. Det fremgik at rapporten var baseret på anonyme medarbejderbidrag. I den forbindelse modtog jeg en skrivelse af 13. december 1995 fra MF A hvori han spurgte om jeg ville vurdere de retssikkerhedsmæssige aspekter i den forestående "omstrukturering" i Sundhedsstyrelsen.

Jeg svarede A at jeg ikke havde grundlag for at indlede en undersøgelse af den konkrete sag vedrørende Sundhedsstyrelsen. Samtidig underrettede jeg A om at jeg i lyset af de ovenfor anførte overvejelser over for Finansministeriet havde rejst det generelle spørgsmål om brug af anonyme medarbejderudtalelser i konkrete personalesager.

I mit brev til Finansministeriet skrev jeg således

"For beslutninger om uansøgt afskedigelse af offentligt ansatte og for andre indgribende personaleretlige beslutninger i forhold til en offentligt ansat gælder de almindelige forvaltningsretlige krav til sagsbehandlingen og de almindelige forvaltningsretlige hjemmelskrav. Beslutninger af denne karakter er omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb, og denne lovs sagsbehandlingsregler skal derfor iagttages. Ud over uansøgt afskedigelse gælder det f.eks. uansøgt forflyttelse og disciplinære reaktioner af enhver art. Tilsvarende krav til sagsbehandlingen og hjemmelsgrundlaget gælder derimod ikke for tjenestebefalinger og andre beslutninger der træffes i forbindelse med en myndigheds ledelse og fordeling af de opgaver, som det påhviler myndigheden at varetage. F.eks. kan ændringer i en ansats arbejdsopgaver der er begrundet i ændringer i forvaltningens opgaver og hvor ændringen i opgaverne ikke anvendes som en disciplinær reaktion, normalt foretages uden partshøring af den ansatte. Jeg henviser i den forbindelse til Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 40f og s. 150ff.

For de indgribende personaleretlige afgørelser indebærer det anførte bl.a. at vedkommende myndighed må sikre sig at der foreligger det fornødne grundlag for den personaleretlige afgørelse, og at den ansatte forud for afgørelsen får lejlighed til at kommentere, korrigere og supplere det påtænkte afgørelsesgrundlag, jf. reglerne om partshøring.

Myndigheden er ikke afskåret fra at benytte private konsulentfirmaer eller anden form for privat bistand til sagsoplysningen. Men myndigheden må i givet fald sikre sig at samtlige indhentede oplysninger af betydning for sagen videregives til myndigheden, således at de kan indgå umiddelbart i grundlaget for myndighedens afgørelse. Dette gælder såvel skriftligt som mundtligt modtagne oplysninger. En sådan videregivelse er påkrævet, dels for at myndigheden som forudsat i det almindelige forvaltningsretlige sagsoplysningsprincip selv kan kontrollere at de fornødne oplysninger for afgørelsen foreligger, dels for at myndigheden kan sikre sig at partshøring og aktindsigt foretages i overensstemmelse med de almindelige bestemmelser herom. Jeg henviser i den forbindelse til Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 162 og s. 322ff.

Den myndighed som skal træffe en indgribende personaleretlig beslutning, må som anført sikre sig at det fornødne grundlag for den påtænkte afgørelse er tilvejebragt. Heri ligger ikke alene at alle relevante forhold i sagen er belyst ved det foreliggende materiale, men også at oplysningerne er pålidelige. Er der tvivl om holdbarheden af et væsentligt faktum, hører det med til en fyldestgørende sagsoplysning at søge denne tvivl afklaret, således at det ved en sædvanlig bevismæssig vurdering kan afgøres om den pågældende oplysning kan lægges til grund for afgørelsen, jf. Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret (1994), s. 299. Heraf følger at oplysninger der alene fremtræder som anonyme, eller oplysninger der af anden grund ikke kan kontrolleres af myndigheden, ikke kan indgå i grundlaget for en indgribende personaleretlig reaktion over for en offentligt ansat. Det samme gælder for vurderinger hvis faktuelle grundlag ikke lader sig kontrollere. Når en myndighed er afskåret fra at kontrollere holdbarheden af en oplysning, vil den ansatte selvsagt normalt også være afskåret fra at udtale sig herom i forbindelse med partsaktindsigt og partshøring. Dette understreger vigtigheden af at anonymt baserede oplysninger og vurderinger ikke indgår som led i den bevismæssige vurdering af om der er grundlag for indgribende personaleretlige reaktioner. Derimod kan anonyme medarbejdervurderinger benyttes som anledning til overvejelser om hvorvidt der i det hele taget bør indledes en personalesag.

Finansministeriets publikation om 'Resultatvurdering af ledere' indeholder ingen bemærkninger om de begrænsninger der gælder for brugen af ledervurderinger der er baseret på anonyme udtalelser fra medarbejdere.

På den baggrund vil jeg spørge om Finansministeriet kan tilslutte sig mine ovenfor anførte bemærkninger om anvendelsen af anonyme medarbejderbidrag, og om ministeriet er indstillet på at udsende en vejledning om spørgsmålet til de statslige myndigheder."

Finansministeriet meddelte mig ved brev af 12. januar 1996 at ministeriet tilsluttede sig ombudsmandens bemærkninger samt at ministeriet i forbindelse med genoptryk/revurdering af publikationen ville foretage en præcisering vedrørende spørgsmålet.

Resumé

Ombudsmanden rettede henvendelse til Finansministeriet i anledning af publikationen "Resultatvurderinger af ledere" som indgik i ministeriets serie af publikationer "Den offentlige sektor år 2000".

Med vejledningen fulgte et sæt af spørgeskemaer - og af vejledningen fremgik at skemaerne skulle besvares anonymt. Det fremgik ikke om disse anonyme bidrag ville kunne indgå som grundlag for konkrete personaleretlige beslutninger over for lederen.

Ombudsmanden udtalte at almindelige forvaltningsretlige krav til hjemmel og sagsbehandling også gælder i forbindelse med beslutninger om afskedigelse og andre indgribende personaleforanstaltninger over for offentligt ansatte. En myndighed der træffer en indgribende personaleretlig afgørelse, må sikre sig at der foreligger det fornødne grundlag, og at den ansatte forud for afgørelsen bliver partshørt. På den baggrund mente ombudsmanden at anonyme oplysninger, eller oplysninger der af anden grund ikke kan undersøges af myndigheden eller den ansatte, ikke kan indgå i grundlaget for en indgribende personaleretlig reaktion over for en offentligt ansat.

Ombudsmanden spurgte om Finansministeriet kunne tilslutte sig hans opfattelse, og om ministeriet var indstillet på at udsende en vejledning om spørgsmålet. (J.nr. 1995-523-819).