Aktindsigt. Dokumenter indgået til myndighed. Opbevaring/sagsbehandling

§ 4, stk. 1, i offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) indeholder den generelle bestemmelse med adgang til aktindsigt. Bestemmelsen lyder

"Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v."

Udgangspunktet er herefter, at en anmodning om aktindsigt i en sag inden for den offentlige forvaltning skal imødekommes. Et afslag kan kun gives, hvis betingelserne i bestemmelsen i § 4, stk. 1, ikke er opfyldt (eller betingelserne i undtagelsesbestemmelserne i §§ 7-14 er opfyldt).

Denne ret til aktindsigt gælder dog ifølge § 4, stk. 1, kun for sagsakter, der foreligger i kommunens forvaltning og indgår i en administrativ sagsbehandling i kommunen.

Når det drejer sig om materiale, der er udarbejdet af selvstændige offentlige organer som eksempelvis statslige udvalg til eget brug, foreligger der som udgangspunkt ingen sag i en kommune, selv om materialet er oversendt til en mødedeltager, der er ansat i kommunen, når dette er sket til vedkommendes personlige brug.

På samme måde foreligger der efter Indenrigsministeriets opfattelse, når det drejer sig om materiale, der er udarbejdet af et selvstændigt, uafhængigt organ som Ørestadsselskabet til organets eget brug, som udgangspunkt ingen sag i Københavns Kommune, selv om en ansat i kommunen, i dette tilfælde plandirektør (B), deltager i et møde i Ørestadsselskabets regi.

I det omfang, som det materiale, den pågældende ansatte har modtaget, derimod måtte være afgivet til sagsbehandling i kommunen, er materialet i henhold til offentlighedslovens § 4, stk. 1, omfattet af adgangen til aktindsigt.

Indenrigsministeriet har ikke i de foreliggende oplysninger fundet grundlag for at antage, at materialet er afgivet til administrativ sagsbehandling i Københavns Kommune.

Det er i denne forbindelse efter ministeriets opfattelse i sig selv uden betydning, at plandirektør (B) i det omhandlede referat af mødet den 5. januar 1994 er beskrevet som ansat i kommunen.

Indenrigsministeriet finder på denne baggrund ikke, at Københavns Kommune har handlet i strid med offentlighedslovens regler ved at afslå Deres klienters anmodning om aktindsigt i dokumenter vedrørende udskrivelsen af arkitektkonkurrencen om Ørestaden, da sådanne dokumenter, herunder det omhandlede mødereferat, ikke er indgået i en administrativ sagsbehandling i kommunen.

..."

Advokaten klagede til mig den 31. oktober 1994. I den anledning bad jeg Indenrigsministeriet om en udtalelse efter at ministeriet forinden havde indhentet en udtalelse fra Københavns Kommune. Jeg skrev bl.a. følgende til ministeriet

"...

Det fremgår at Københavns Kommune, Plan- og Ejendomsdirektoratet, i sin udtalelse af 9. september 1994 til Indenrigsministeriet har oplyst at kommunen "ikke ligger inde med dokumenter om idékonkurrencens udskrivning, der er eller har været undergivet en administrativ behandling i Københavns Kommune". Det bedes oplyst hvilke dokumenter vedrørende idékonkurrencens udskrivning Københavns Kommune i det hele taget er i besiddelse af, og hvordan disse dokumenter i givet fald er journaliseret og opbevaret i kommunen.

..."

I udtalelsen af 2. januar 1995 (til Indenrigsministeriet) anførte Københavns Kommune følgende

"...

Plan- og Ejendomsdirektoratet har på j.nr. 1, som omfatter vej- og bebyggelsesforhold på Amager Fælled og Ørestaden, registreret 2 dokumenter vedrørende udskrivning af idékonkurrencen for Ørestaden

1) (Indbog 1a). Kopi af skrivelse af 3. marts 1993 fra selskabet (D) A/S til Overborgmester (E) i egenskab af næstformand for Ørestadsselskabets bestyrelse. Selskabet tilbyder sig som rådgiver i den forberedende planlægningsproces før en evt. arkitektkonkurrence. Skrivelsen er umiddelbart henlagt uden yderligere behandling i direktoratet.

Originalskrivelsen er overgået til Økonomidirektoratet i Overborgmesterens Afdeling under j.nr. 2. Økonomidirektoratet har med skrivelse af 7. juni 1993 fremsendt kopi til Ørestadsselskabet og henlagt sagen uden yderligere behandling. Orientering om fremsendelsen er modtaget i Plan- og Ejendomsdirektoratet og henlagt på 3 (indbog 5), jf. nedenfor.

2) (Indbog 1b). Telefax af 8. juli 1993 fra arkitekt (F), fa. (G), Byplanlæggere og arkitekter m.a.a., til (H), regionplansagkyndig i Plandirektoratet i anledning af (F's) daværende opgaver for Ørestadsselskabet. Telefaxen, der udover til (H) også ses at være fremsendt til (I), Ørestadsselskabets direktør, er et oplæg til en indledende snak om arkitektkonkurrencen om Ørestaden. (H) var på daværende tidspunkt fra Københavns Kommune stillet til rådighed for Ørestadsselskabet med henblik på at indarbejde materiale fra Københavns Kommuneplan 1993 i konkurrencematerialet. Oplægget har ikke været forelagt andre medarbejdere i direktoratet og er henlagt uden yderligere behandling i direktoratet.

Pr. 24. januar 1994 oprettedes i Plan- og Ejendomsdirektoratet selvstændigt sagsnummer 4, arkitektkonkurrence Ørestad. Frem til konkurrencens udskrivning den 13. april 1994 er registreret 2 dokumenter

Med telefax af 22. december 1993 til (B) fremsender Ørestadsselskabet I/S kopi af skrivelse af 20. december 1993 fra ..., v/direktør (K) til Ørestadsselskabet, hvori der anmodes om et møde angående idékonkurrencens omfang. Materialet er henlagt uden behandling efter (B's) deltagelse i møde den 5. januar 1994, jf. nedenfor under b).

(Indbog 4a). Referat af 21. januar 1994 fra møde den 5. januar 1994 i Ørestadsselskabet fra Ørestadsselskabet til (B). Referatet er nærmere beskrevet i den ovennævnte skrivelse af 9. september 1994 fra Plan- og Ejendomsdirektoratet til Indenrigsministeriet og er i forbindelse med Indenrigsministeriets behandling af klagesagen tidligere fremsendt.

(Indbog 4b). Skrivelse af 13. april 1993 (skal rettelig være 1994; min udhævning) med bilag fra Ørestadsselskabet til dommerkomiteen m.fl. Skrivelsen er en orientering om offentliggørelsen af idékonkurrencen samme dag bilagt dommerkomiteens mødeoversigt, pressemeddelelse og konkurrenceprogrammet samt DAL's vejledning for dommere i arkitektkonkurrencer. Materialet er henlagt uden yderligere behandling med henblik på opbevaring af materialet for Overborgmesteren.

Derudover har Plan- og Ejendomsdirektoratet - i anledning af, at (H) fungerer som sekretær for Overborgmesteren i dennes egenskab af næstformand i Ørestadsselskabets bestyrelse - oprettet sag PD 3, Ørestadsselskabets bestyrelse og Ørestadsrådet. Sagen opbevares adskilt fra Plan- og Ejendomsdirektoratets øvrige sager og kan alene rekvireres af (H), som i denne sammenhæng alene refererer til Overborgmesteren.

Sagen er temmelig omfattende og indeholder diverse bestyrelsesmaterialer - såsom mødeindkaldelser, dagsordener med bilag, oplæg til bestyrelsesmøder m.v. og mødereferater. Udskrivning af idékonkurrencen er behandlet i en række af disse dokumenter, som alene er modtaget som følge af Overborgmesterens medlemskab af det private selskab Ørestadsselskabets bestyrelse. Såfremt Ombudsmanden uanset dette måtte ønske at se materialet, skal man foreslå, at Ombudsmanden retter henvendelse til Plan- og Ejendomsdirektoratet, fuldmægtig (L), tlf. ..., med henblik på nærmere aftale om gennemsyn af sagen, da det er meget vanskeligt at udtage den del af materialet, der omhandler udskrivningen af idékonkurrencen.

..."

Den 25. januar 1995 bad Indenrigsministeriet kommunen - under henvisning til at det af kommunens udtalelse fremgik at der fandtes dokumenter vedrørende konkurrencens udskrivning - om at udskille dette materiale og fremsende det til ministeriet.

I udtalelsen af 9. marts 1995 henholdt Indenrigsministeriet sig til sin udtalelse af 27. oktober 1994 og anførte videre følgende

"...

Hverken det anførte i (advokatens) brev af 31. oktober 1994 til Folketingets Ombudsmand eller det materiale, Københavns Kommune har fremsendt ved brevene af henholdsvis den 2. januar og 6. februar 1995 giver således ministeriet anledning til en ændret opfattelse af sagen.

Om det fremkomne materiale bemærkes, at der er tale om breve fra Ørestadsselskabet, som er tilgået overborgmesteren i hans egenskab af medlem af bestyrelsen for Ørestadsselskabet.

Disse breve kan således ikke efter Indenrigsministeriets opfattelse anses for tilgået Københavns Kommune med henblik på administrativ sagsbehandling i kommunen.

Det bemærkes i den forbindelse, at det forhold, at materialet er journaliseret i kommunens Plan- og Ejendomsdirektorat, efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke i sig selv indebærer, at materialet kan anses for afgivet af overborgmesteren til administrativ sagsbehandling i kommunen med den virkning, at materialet er omfattet af adgangen til aktindsigt efter § 4, stk. 1, i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer).

..."

I brev af 22. marts 1995 fremsatte advokaten bemærkninger til ministeriets udtalelse og anførte bl.a. at "klagen ikke blot drejer sig om overborgmesterens behandling af sager vedrørende Ørestadsselskabet, men også og navnligt vedrørende de to embedsmænd (B's) og (H's) deltagelse i møder vedrørende Ørestadsselskabet".

Efter en gennemgang af sagen udtalte jeg i min afsluttende skrivelse af 4. juli 1995 følgende

" 1. Omfanget af min undersøgelse .

Min undersøgelse har alene omfattet kommunens afgørelse i aktindsigtssagen og Indenrigsministeriets udtalelse. Ørestadsselskabet I/S' beslutning af 30. juni 1994 - på baggrund af Justitsministeriets udtalelse af 3. maj 1994 - har ikke været omfattet af min undersøgelse.

2. § 4, stk. 1, i offentlighedsloven .

Lov om offentlighed i forvaltningen har bl.a. følgende bestemmelse i § 4, stk. 1

"Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. ..."

Retten til aktindsigt forudsætter således at dokumenterne

er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som

led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

a) Spørgsmålet om dokumenterne er indgået til myndigheden.

På baggrund af oplysningerne i sagen og min gennemgang af de dokumenter jeg har modtaget, må jeg lægge til grund at materialet - også vedrørende udskrivelsen af arkitektkonkurrencen - fysisk er sendt til kommunen og journaliseret og opbevaret i kommunens plan- og ejendomsdirektorat.

I hvert fald følgende tre personer i Københavns Kommune har modtaget et eller flere dokumenter fra Ørestadsselskabet I/S med oplysninger om arkitektkonkurrencens udskrivning

· overborgmester (E) der er næstformand for bestyrelsen for Ørestadsselskabet I/S,

· afdelingsarkitekt (H) der har været stillet til rådighed for Ørestadsselskabet I/S med henblik på at indarbejde materiale fra kommuneplanen i konkurrencematerialet og som fungerer/har fungeret som sekretær for overborgmesteren i dennes egenskab af næstformand i selskabets bestyrelse, og

· plandirektør (B) der har deltaget i et møde (den 5. januar 1994) i Ørestadsselskabet I/S om arkitektkonkurrencen som rådgiver for selskabets direktør.

Spørgsmålet er derfor om det materiale de pågældende modtog fra Ørestadsselskabet I/S har kunnet journaliseres og opbevares i kommunen uden at materialet dermed måtte anses for indgået til kommunen, eller om forudsætningen herfor må være at materialet blev holdt adskilt fra andre dokumenter i kommunen som en i forhold til de pågældende privat korrespondance.

Jeg har tidligere givet udtryk for den opfattelse at en offentligt ansat der har eksterne opgaver - f.eks. som bestyrelsesmedlem i et selskab der varetager offentlige opgaver eller som medarbejder i en særligt oprettet offentlig administrativ myndighed - af praktiske grunde må have mulighed for at råde over det journaliserings- og arkiveringssystem der allerede består på (hoved)arbejdspladsen, uden at modtagne oplysninger herved kan anses for indgået til denne myndighed. Det er dog naturligvis herved en forudsætning at det sikres at adskillelsen fra myndighedens øvrige sager er reel, og at materialet således ikke har været tilgængeligt for myndighedens øvrige medarbejdere, og at det ikke afgives til myndigheden.

b) Spørgsmålet om dokumenterne er indgået "som led i administrativ sagsbehandling".

Københavns Kommune har i afgørelsen af 9. august 1994 og i udtalelserne af 9. september 1994 og 2. januar 1995 flere gange fremhævet at det pågældende materiale ikke har været undergivet almindelig sagsbehandling. Det er således anført at dokumenterne efter at have været modtaget (umiddelbart) er henlagt uden yderligere behandling i direktoratet.

I bemærkningerne til forslaget om lov om offentlighed i forvaltningen (Folketingstidende 1985/86 tillæg A, sp. 210) er der anført følgende om betingelserne for at et dokument kan anses som værende undergivet administrativ sagsbehandling

"...

Uden for falder således dokumenter, der blot modtages til "opbevaring" (f.eks. i Rigsarkivet) eller alene undergives "ren teknisk" eller lignende bearbejdning (stempling, legalisering o.l.). Tilsvarende gælder dokumenter, der er sendt til en myndighed ved en åbenbar fejltagelse, når disse ikke indgår som element i myndighedens afgørelsesgrundlag.

Uden for falder endvidere andet "papirmateriale" som f.eks. undervisningsmateriale, kort, bøger, brochurer, selv om det produceres eller anvendes af offentlige myndigheder. Indgår et sådant materiale derimod f.eks. i en klagesag over den pågældende myndighed, vil det normalt på det grundlag blive omfattet af retten til aktindsigt i den pågældende klagesag.

Om dokumentbegrebets nærmere afgrænsning henvises til bemærkninger til §§ 5-6, samt til udvalgets overvejelser s. 160ff i betænkningen."

I betænkning nr. 857/1978, s. 160, anføres bl.a. følgende om hvilke dokumenter der bør være omfattet af loven

"...

For det første må bestemmelsen - ligesom loven i almindelighed - antages at bygge på en forudsætning om, at dokumenter kun bliver undergivet aktindsigt efter loven, såfremt de modtages af eller afsendes fra en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling. Med denne begrænsning af lovens rækkevidde har det navnlig været tanken at afskære aktindsigt med hensyn til dokumenter, der blot opbevares eller befordres af en forvaltningsmyndighed eller alene gøres til genstand for en teknisk bearbejdning af myndigheden. Det gælder således også for egentlige dokumenter, at de skal have karakter af aktstykker for at blive omfattet af loven, sml. ovenfor under 1 om det beslægtede problem med hensyn til andre genstande end skriftstykker i traditionel forstand.

At eksempelvis dokumenter, der af private indleveres til postbesørgelse hos postvæsenet, ikke bør være omfattet af loven, er da også efter udvalgets opfattelse indlysende. Det samme gælder imidlertid ligeledes dokumenter, der af private indleveres til opbevaring i det offentliges arkiver m.v. - ofte med klausuler om hemmeligholdelse i en kortere eller længere årrække. Såfremt offentlighedsloven blev gjort anvendelig på private arkivalier, måtte det befrygtes, at indlevering af sådanne dokumenter i en række tilfælde ville blive undladt til skade navnlig for forskningen. Heller ikke i tilfælde, hvor dokumenter alene indleveres til forvaltningsmyndigheder med henblik på en teknisk eller anden dermed ligestillet bearbejdning, såsom stempling, legalisering o.lign., bør de være undergivet aktindsigt.

..."

Som det fremgår er der snævre grænser for hvilke dokumenter der ikke er omfattet af bestemmelsen, og på baggrund af forarbejderne må det efter min opfattelse lægges til grund at den nævnte passus i § 4, stk. 1, - om at dokumenterne skal være indgået til myndigheden "som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed" - kun udeholder dokumenter som ikke er tillagt eller kan tillægges betydning for myndighedens administrative virksomhed på området. Det skal med andre ord typisk være dokumenter hvis indhold er myndighedens almindelige løbende administrative virksomhed helt uvedkommende.

På den baggrund kan der efter min opfattelse vanskeligt argumenteres for at dokumenter vedrørende Ørestaden - herunder vedrørende udskrivelsen af arkitektkonkurrencen - isoleret set kan udeholdes på baggrund af dette led i offentlighedslovens § 4, stk. 1. Kommunen ejer 55% af interessentskabet, og kommunen har naturligvis en væsentlig interesse i alle spørgsmål om planlægning af Ørestaden og de tilhørende bane- og vejanlæg. Jeg mener derfor at det afgørende for aktindsigtsspørgsmålet er om materialet efter retningslinierne ovenfor under a) har været tilgængeligt i kommunen for andre end dem der direkte har deltaget i Ørestadsselskabet I/S' (i modsætning til kommunens) arbejde i sagen.

3. Vurdering af aktindsigtsspørgsmålet for de enkelte sager/dokumenter.

På baggrund af det jeg har anført ovenfor har jeg følgende bemærkninger til spørgsmålet om aktindsigt i de dokumenter der er omtalt i kommunens udtalelse af 2. januar 1995, og som jeg har haft lejlighed til at gennemse.

a) Ifølge Københavns Kommunes oplysninger er der på sagen ét dokument vedrørende udskrivning af idékonkurrencen for Ørestaden og på sagen fire dokumenter om konkurrencens udskrivning til og med orientering om offentliggørelsen af idékonkurrencen den 13. april 1994.

Jeg må på baggrund af kommunens oplysninger gå ud fra at de pågældende sager er blevet opbevaret sammen med plan- og ejendomsdirektoratets øvrige sager, og at der ikke er taget særlige forholdsregler for at sikre at kun personer med hverv i Ørestadsselskabet I/S havde adgang til dokumenterne. På den baggrund er der efter min opfattelse ikke på grundlag af offentlighedslovens § 4, stk. 1, mulighed for at undtage dokumenterne i disse sager fra aktindsigt. I bestemmelsens forstand må dokumenterne siges at være indgået til Københavns Kommune som led i administrativ sagsbehandling, jf. det jeg har anført ovenfor under afsnit 2. For så vidt angår disse dokumenter er jeg således ikke enig i den afgørelse kommunen traf den 9. august 1994, og dermed ikke i Indenrigsministeriets udtalelse af 27. oktober 1994.

Jeg har gjort Indenrigsministeriet bekendt med min opfattelse og henstillet til ministeriet at foranledige at Københavns Kommune træffer en ny afgørelse vedrørende Deres anmodning om aktindsigt på baggrund af det jeg har anført.

b) Plan- og Ejendomsdirektoratets sag PD 3 er opbevaret adskilt fra Plan- og Ejendomsdirektoratets øvrige sager og har alene kunnet rekvireres af arkitekt (H), jf. oplysningerne i kommunens udtalelse af 2. januar 1995. Dokumenterne i sagen består fortrinsvis af mødeindkaldelser, dagsordener og referater fra bestyrelsesmøder i Ørestadsselskabet I/S. Det fremgår endvidere heraf at (H) har fungeret som sekretær for overborgmesteren i dennes egenskab af næstformand for bestyrelsen. På den baggrund er det min opfattelse at denne sag har været holdt adskilt fra andre sager i kommunen og har været utilgængelig for kommunens øvrige medarbejdere på en sådan måde, at sagens dokumenter ikke kan siges at være indgået til Københavns Kommune som forvaltningsmyndighed. Jeg kan derfor ikke kritisere at Indenrigsministeriet har tiltrådt at Københavns Kommune ikke har givet aktindsigt i dokumenterne i denne sag.

Jeg foretager herefter ikke mere i sagen."

Aktindsigt. Dokumenter indgået til myndighed. Opbevaring/sagsbehandling

En advokat klagede til mig for sin klient (A) over Indenrigsministeriets udtalelse af 27. oktober 1994. Ministeriet fandt ikke at Københavns Kommune handlede i strid med offentlighedslovens regler ved den 9. august 1994 at afslå A's anmodning om aktindsigt i dokumenter om udskrivelsen af arkitektkonkurrencen om Ørestaden.

I anledning af klagen indhentede jeg udtalelser af 2. januar og 9. marts 1995 fra henholdsvis Københavns Kommune og Indenrigsministeriet. Jeg havde endvidere sagens akter til gennemsyn.

Sagens forløb var følgende

Den 30. juni 1994 afslog Ørestadsselskabet I/S A's anmodning om aktindsigt i dokumenter om arkitektkonkurrencen om Ørestaden. Selskabet henviste til at Justitsministeriet (den 3. maj 1994) havde udtalt at Ørestadsselskabet I/S ikke kunne henregnes til den offentlige forvaltning, og at reglerne om offentlighed i forvaltningen derfor ikke umiddelbart gjaldt for selskabet.

Ifølge lov om Ørestaden ejer Københavns Kommune 55% af interessentskabet og finansministeren 45%.

Den 3. august 1994 anmodede advokaten - efter at A havde fået mundtligt afslag - Københavns Kommunes plan- og ejendomsdirektorat om aktindsigt i dokumenterne. Kommunen afslog den 9. august 1994 anmodningen med følgende begrundelse

"I den anledning skal man meddele, at udskrivelsen af Arkitektkonkurrencen ikke henhører under den kommunale forvaltning, men foretages af Ørestadsselskabet, som i henhold til en Justitsministeriel afgørelse ikke er omfattet af forvaltnings- og offentlighedsloven.

I henhold til forvaltningslovens § 2, stk. 1, gælder loven for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed og i henhold til offentlighedslovens § 4, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt alene dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed, som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dennes virksomhed. Da udskrivningen af Arkitektkonkurrencen alene er et anliggende for Ørestadsselskabet, er dokumenter vedrørende udskrivning af Arkitektkonkurrencen ikke undergivet en administrativ sagsbehandling i Københavns kommune. På denne baggrund er de ønskede dokumenter ikke omfattet af retten til aktindsigt."

I brev af 15. august 1994 klagede advokaten over afslaget til Indenrigsministeriet. Han anførte bl.a. følgende

"...

Kommunen bestrider ikke, at sagsmaterialet rent faktisk findes i kommunens forvaltning.

Det afgørende spørgsmål er herefter, om materialet kan siges at være eller have været genstand for sagsbehandling i en af kommunens forvaltningsgrene, herunder Plan- og Ejendomsdirektoratet.

Der søges om aktindsigt i dokumenter angående udskrivelsen af arkitektkonkurrencen. Navnlig søges der om aktindsigt i referatet fra det møde, der blev afholdt den 5. januar d.å. vedrørende arkitektkonkurrencen. I dette møde deltog direktøren for Københavns Kommunes Plan- og Ejendomsdirektorat (B).

Det fremgår af Betænkning til Lovforslag L 24 vedrørende Ørestaden m.v. afgivet af Folketingets Miljø- og Planlægningsudvalg den 15. juni 1992, s. 2, 2. sp., og s. 3, at arkitektkonkurrencen vedrørende Ørestaden i henseende til tilrettelæggelse og indhold skal "koordineres med planlægningen af de tilgrænsede fredede områder på Amager..." (s. 2, sp. 2) og "forholdet til de tilgrænsede bebyggede områder på Amager både for at sikre et arkitektonisk og funktionelt samspil mellem de gamle og nye byområder..." (s. 3, sp. 1) inddrages.

Det fremgår endvidere, at "den konkrete planlægning af Ørestaden må ske i fuld åbenhed..." (s. 3, sp. 1). Programmet for arkitektkonkurrencen skal fremsendes til partierne bag loven, inden endelig afgivelse af programmet til Københavns Kommune (s. 3, sp. 3).

Det fremgår således,

· at direktøren for Københavns Kommunes Plan- og Ejendomsdirektorat rent faktisk deltager i møder vedrørende forberedelsen af afholdelsen af arkitektkonkurrencen,

· at kommunen - bl.a. i egenskab af planmyndighed - løbende skal inddrages i forberedelse, afholdelse og gennemførelse af arkitektkonkurrencen,

· at kommunens egen planlægning berøres af det nærmere indhold af arkitektkonkurrencen og

· at processen i øvrigt skal gennemføres i størst mulig offentlighed.

Kommunen er således efter forarbejderne til loven om Ørestaden forpligtet til løbende at behandle spørgsmålet. Kommunens begrundelse om, at de pågældende dokumenter ikke indgår i en sagsbehandling, synes således ganske uholdbar. Enten har man undladt at opfylde sine forpligtelser efter loven ved ikke løbende at sagsbehandle spørgsmålet eller også meddeler man offentligheden oplysninger, som er i strid med sandheden.

..."

Ministeriet indhentede en udtalelse af 9. september 1994 fra kommunen der bl.a. anførte følgende

"...

Som det fremgår af bestemmelserne (i lov om Ørestaden; min bemærkning) , skal Københavns Kommune, som planmyndighed, tidligst inddrages i forbindelse med udarbejdelsen af kommuneplantillægget. Det er således alene Ørestadsselskabets ansvar - i samråd med Ørestadsrådet - at udskrive, afholde og bedømme idékonkurrencen og herefter i sammenhæng med den offentlige debat udarbejde en helhedsplan.

Københavns Kommune har ikke, udover rent praktisk at bidrage med uddrag, planer og andet materiale fra Kommuneplan 1993, som Ørestadsselskabet ønskede skulle indgå i konkurrenceprogrammet, været deltager i udskrivningen af konkurrencen og ligger ikke inde med dokumenter om idékonkurrencens udskrivning, der er eller har været undergivet en administrativ behandling i Københavns Kommune. Københavns Kommunes bidrag er optrykt dels i den offentligt tilgængelige Kommuneplan 1993, dels i det offentligt tilgængelige konkurrenceprogram, udgivet af Ørestadsselskabet.

For så vidt angår det af advokaten særligt fremhævede mødereferat fra mødet den 5. januar 1994, skal det oplyses, at Københavns Kommune ikke var repræsenteret på mødet, ligesom Ørestadsselskabets anden ejerpart, Finansministeriet, heller ikke deltog i mødet, men at plandirektør (B), sammen med Undervisningsministeriets byggedirektør (C), på baggrund af deres personlige erfaringer med udskrivning af større arkitektkonkurrencer, var anmodet om at deltage i mødet som Ørestadsselskabets direktørs rådgivere. Det aktuelle mødereferat er således ikke indgået i Københavns Kommune med henblik på en administrativ behandling, men alene fremsendt til orientering for plandirektør (B) som mødedeltager.

..."

I brev af 23. september 1994 fremsatte advokaten bemærkninger til udtalelsen. Advokaten konkluderede bl.a. at sagen efter hans opfattelse havde været under behandling i kommunen. Han anførte at kommunen ikke burde omgå aktindsigtsreglerne ved at lade embedsmænd optræde som privatpersoner under møder som klart ligger inden for deres normale stillingsmæssige opgaver.

I sin udtalelse af 27. oktober 1994 anførte Indenrigsministeriet bl.a. følgende

"...

Resumé

En advokat klagede for en klient over en udtalelse fra Indenrigsministeriet som støttede Københavns Kommunes afslag på aktindsigt i dokumenter om en arkitektkonkurrence om Ørestaden, udskrevet af Ørestadsselskabet I/S.

Dokumenterne var sendt til embedsmænd i Københavns Kommune og journaliseret og opbevaret der.

Ifølge Københavns Kommune blev dokumenterne opbevaret for embedsmænd der i deres egenskab af rådgivere for Ørestadsselskabet eller som bestyrelsesmedlemmer i Ørestadsselskabet deltog i selskabets planlægning af Ørestaden. Efter Københavns Kommunes opfattelse indgik dokumenterne derfor ikke som led i kommunens administrative sagsbehandling, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1.

Ombudsmanden udtalte at den omhandlede passus i § 4, stk. 1, om "... led i administrativ sagsbehandling ..." måtte forstås således at kun dokumenter hvis indhold ikke var tillagt eller kunne tillægges betydning for myndighedens administrative virksomhed, kunne udeholdes. Københavns Kommune ejede 55% af interessentskabet, og havde som udgangspunkt en så væsentlig interesse i alle spørgsmål om planlægning af Ørestaden at modtagne dokumenter vedrørende Ørestaden vanskeligt isoleret set kunne udeholdes på baggrund af offentlighedslovens § 4, stk. 1. Afgørende for om dokumenterne kunne anses for indgået i kommunens sagsbehandling, var herefter om materialet havde været tilgængeligt, også for andre end dem der direkte havde deltaget i Ørestadsselskabets (i modsætning til kommunens) arbejde i sagen. Ud fra dette kriterium meddelte ombudsmanden Indenrigsministeriet og Københavns Kommune at han mente Københavns Kommune burde have meddelt aktindsigt i nogle af dokumenterne. (J. nr. 1994-2574-401).