Kommunes sagsbehandlingstid i en revalideringssag. Kassation af arkivalier.

Kommunes sagsbehandlingstid i en revalideringssag. Kassation af arkivalier.

A klagede til mig over myndighedernes sagsbehandlingstid i hans sag om revalideringsstøtte.

Af sagens akter fremgik det at A var født den 6. juni 1975. Med baggrund i A's astma og bronkitis blev der i november 1989 på A's fars foranledning rejst en revalideringssag.

Sagen havde haft følgende forløb indtil A's far på A's vegne i brev af 12. februar 1993 klagede til mig

29.11.89

A's far havde en samtale med sagsbehandleren B, Socialcentret X, om A's fremtid. På denne foranledning rejstes revalideringssagen

12.01.90

Sagsbehandleren B havde en samtale med A om A's fremtid.

05.04.90

Brev fra A's far til B med forespørgsel om hvor langt revalideringssagen var kommet.

19.04.90

Socialcentret X anmodede K Kommunes Forvisitation om at A på grund af hans astma kom ind under børnerevalideringen.

16.06.90

Brev fra Socialcentret X til A med orientering om at sagen var videresendt til revalideringssektionen.

19.08.90

Forvisitationsmøde i K Kommunes centralforvaltning.

07.12.90

A's far ringede til Socialcentret X for at høre hvor langt indstillingen til revalidering var nået i systemet. Han oplyste at A og han havde planer om, at A tog ophold 1 år i USA.

13.06.91

A's far ringede til Socialcentret X i anden anledning og B blev opmærksom på, at A's revalideringssag endnu ikke var afsluttet.

19.06.91

B rykkede revalideringssektionen i K Kommune.

20.06.91

B rykkede revalideringssektionen i K Kommune.

21.06.91

Brev fra Socialcentret X til A's far med opfordring til at kontakte revalideringssektionen i K Kommunes centrale forvaltning for at rykke for svar.

08.07.91

Brev fra Socialcentret X til A og hans far med beklagelse over at revalideringssektionen ikke havde ladet høre fra sig.

...

I et notat ligeledes af 8. juli 1991 anførte Socialcentrets sagsbehandler B bl.a.

"...

Sagen er at undertegnede i april 1990 indsendte sagen vedr. revamuligheder for kl. søn (til) forvisitationen. Jeg havde forstået at alt var o.k. og at drengen havde været indkaldt og der var dels en godk. som reva berettiget dels behandlingsplan, men intet er sket. Det var kun fordi faderen ringede i anden anledning at jeg blev informeret om denne meget dårlige og langsommelige sagsbehandling. Jeg har siden opdagelsen forsøgt at ringe den ansvarlige (...) (op) mindst 4 gange hvilket er bekræftet af sek. og (...) - den sidste blev så sat til at ringe faderen op - og nu står jeg så m. ansvaret hvilket er dybt urimeligt. Sagen er at sønnen skal til Amerika i aug. og efter dette vil han ud at sejle. men p.g.a. astmatisk bronkitis skal han undersøges. Dette gøres gratis i Danmarks rederiforening, lægekontoret dagligt. Kl. tilskrives nu og man må håbe at kl. er tilfreds hermed. Kopi til sagen.

..."

Ved brev af 12. februar 1993 klagede A's far over den lange sagsbehandlingstid til mig. Den 25. februar 1993 videresendte jeg klagen til Socialcentret X og bad A's far afvente afgørelse i sagen. Den 20. april 1993 rettede A's far imidlertid henvendelse til mig igen, da der endnu ikke forelå en afgørelse i sagen.

Herefter indhentede jeg udtalelser af 15. juni 1993 og 10. marts 1994 fra henholdsvis Socialcentret X og Socialdirektoratet i Københavns Kommune.

Socialcentret X skrev i udtalelsen blandt andet følgende

"...

Den 29.11.89 fremgår det af vedlagte fotokopi af sagsmaterialet, at sagsbehandleren havde en samtale med faderen om sønnens fremtid, blandt andet om revalideringsstøtte.

På det tidspunkt var praksis i (K) kommune, at man fra lokalkontoret foretog indberetning til centralforvaltningen i de såkaldte børnerevalideringssager. Vor indberetning af 19.4.90 på det særlige skema vedlægges med bilag i fotokopi. Imidlertid havde man besluttet at decentralisere arbejdet med dette klientel, men udlægningen til lokalforvaltningen var ikke startet. Den 19.8.90 var sagen med på et forvisitationsmøde centralt. Her besluttede man at oversende sagen til børnerevalideringsafsnittet. Det har herefter ikke været muligt at fremskaffe oplysninger om, hvad der videre er sket. Der foreligger tilsyneladende ikke sagsakter fra centralforvaltningen, ligesom man ikke har kopier af sådanne i socialcentret. Den 13.6.91 henvendte faderen sig til socialcentret for at få vejledning omkring erhvervelse af selvstændigt pas til sønnen på grund af dennes forestående ophold i USA og senere om en søfartsbog til sønnen, da der var planer om, at han skulle ud at sejle. Sagsbehandleren havde da en samtale med centralforvaltningen. Denne samtale huskes af begge parter. Socialcentrets sagsbehandler oplyser, at hun rykkede for svar på henvendelsen om revalideringshjælp, hvilket også fremgår af socialcentrets sagsakter, mens centralforvaltningen kun kan huske, at man talte om spørgsmålet om erhvervelse af søfartsbogen. Der henvises herom til notat i socialcentrets sag af 8.7.91. Siden har der ikke - ifølge vore akter - været rettet henvendelse i sagen, og man har heller ikke - beklageligvis - foretaget sig noget herfra.

..."

Socialdirektoratet i K Kommune skrev blandt andet følgende i udtalelsen

"...

Det kan bekræftes, som det fremgår af akterne fra socialcentret (X), at (K) Kommunes centrale forvaltning, nu Socialdirektoratet, modtog underretning fra socialcentret (X), dateret den 19.4.1990, i henhold til bistandslovens § 19, samt at denne underretning blev behandlet på et forvisitationsmøde den 19.8.1990.

Underretningen blev herefter oversendt til behandling hos børnerevalideringsmedarbejderne i Centralforvaltningen, hvor man på dette tidspunkt havde til opgave at registrere de omtalte underretninger og, om fornødent, at fremsætte forslag til og vejledning om eventuelle revalideringsplaner.

I den konkrete sag har man ikke fra centralt hold fundet anledning til at foretage en særlig indsats i sagen på indberetningstidspunktet, ligesom man beklageligvis ikke har opfattet indberetningen som en egentlig ansøgning om revalideringsstøtte. Dette er desværre ikke skriftligt meddelt til socialcentret (X) eller forældremyndighedsindehaveren.

Klageren har af samme årsag heller ikke modtaget orientering i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, pkt. 206 og 207, om orientering af ansøgere og klagere, når sagsbehandlingen trækker ud.

I løbet af sidste halvdel af 1991 er alle børnerevalideringssager decentraliseret fra Centralforvaltningen. I sager, hvor der ikke er sket en central sagsbehandling til supplement af den lokale sag, er der ikke udsendt eller opbevaret aktstykker i det centrale arkiv. Dette er tilfældet i denne sag.

Der kan således ikke udarbejdes en datoliste over de udførte ekspeditioner i centralt regi.

Det skal bemærkes, at der, til trods for den fremførte kritik, ikke synes at være sket en reel forhaling af sagen, idet (A's) fader selv rettede henvendelse, da sønnen var omkring 16 år og oplyste, at han og sønnen skulle rejse til Amerika. Herudover ønskede faderen undersøgt, om sønnen på grund af den kroniske astma kunne klare at arbejde til søs. Han blev, som allerede oplyst af socialcentret, anbefalet at kontakte lægekonsulent ved Danmarks Rederiforening.

Det kan desuden anføres, at det ikke var muligt at følge sønnen i udlandet, samt at en realistisk behandling af en evt. revalideringssag først kunne finde sted ved evt. hjemkomst til Danmark."

A og A's far fik mulighed for at kommentere myndighedernes udtalelser.

I en skrivelse til A udtalte jeg herefter følgende

"Som sagen er oplyst for mig blev der ikke foretaget ekspeditioner i Deres sag efter den 19. august 1990, hvor Deres sag blev behandlet på et forvisitationsmøde i (K) Kommunes centralforvaltning. Der var ikke foretaget yderligere i sagen i tiden indtil Deres fars henvendelse til mig den 20. april 1993, uanset at (B) fra Socialcentret (X) adskillige gange havde rykket for at få en afgørelse i sagen.

Socialdirektoratet fandt altså ikke anledning til at besvare disse henvendelser med oplysning om at der ikke var oprettet nogen sag. Sagen henlå således uekspederet i mere end 2 år og 8 måneder i Socialdirektoratet.

Jeg finder dette særdeles kritisabelt, og jeg har informeret Socialdirektoratet i (K) Kommune om min opfattelse og henstillet at der snarest sker en behandling af Deres ansøgning, og at der træffes en afgørelse.

Siden Deres sag startede i 1990 er der sket en omlægning af sagsbehandlingen, således at det ikke længere er (K) Kommunes centrale forvaltning som behandler sagerne. Socialdirektoratet må derfor drage omsorg for at Deres sag bliver behandlet ved rette decentrale myndighed.

Socialdirektoratet i (K) Kommune har i udtalelsen til mig oplyst at direktoratet ikke opfattede socialcentrets indberetning som en ansøgning. Dette blev hverken meddelt Dem, Deres far eller Socialcentret (X).

Det fremgår af socialcentrets brev til forvisitationen at "man ... anmode(r) om at (A) kommer ind under revasektionen". Det fremgår endvidere at Deres fars brev af 5. april 1990 blev medsendt til forvisitationen. I dette brev står blandt andet: "Mit spørgsmål er hvor langt er (A's) sag nået, med hensyn til at han kan få revalidering?".

På denne baggrund må jeg stille mig uforstående over for at Socialdirektoratet kunne opfatte indberetningen som andet end en ansøgning. Socialdirektoratet har beklaget den fejlagtige opfattelse af indstillingen.

Jeg har gjort Socialdirektoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg finder det meget uheldigt at der ikke findes akter på Deres sag fra den periode, hvor sagen var i Socialdirektoratet. Disse er tilsyneladende bortkommet i forbindelse med decentraliseringen af børnerevalideringssagerne i sidste halvdel af 1991. Det har ikke ved telefonisk henvendelse til Socialdirektoratet været muligt at få en nærmere redegørelse for, hvad der er sket med sagens akter.

Justitsministeriet har i notat af 14. august 1991 om en myndigheds adgang til at slette oplysninger i en sag blandt andet anført følgende

"...

I § 7 i bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne er det således bestemt, at kassation af arkivalier kun må finde sted med rigsarkivarens samtykke eller i henhold til bestemmelser, som er godkendt af rigsarkivaren.

Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale, som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med institutionens og dens medarbejderes tjenstlige virke.

For kommunale myndigheder er reglerne om afleveringspligt og kassation fastsat i bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

Kassation af arkivalier må ifølge bekendtgørelserne kun finde sted efter nærmere fastsatte regler.

...

Reglerne om kassation fører således som den altovervejende hovedregel til, at myndighederne ikke på egen hånd må kassere, slette eller på anden måde tilintetgøre oplysninger og dokumenter, som de én gang er kommet i besiddelse af.

..."

Jeg har fundet anledning til at præcisere disse regler over for Socialdirektoratet.

Jeg har efter min gennemgang af sagen ikke fundet grundlag for at kritisere sagsbehandlingen i Socialcentret (X). Deres sagsbehandler, (B), har adskillige gange over for Socialdirektoratet rykket for en afgørelse, og hun har over for Dem beklaget at der ikke blev truffet afgørelse. Min kritik er således i det hele rettet mod Socialdirektoratet.

..."

Jeg modtog herefter underretning om at Socialcentret havde truffet afgørelse i sagen den 7. september 1993. Afgørelsen blev senere den 30. november 1994 stadfæstet af Det Sociale Ankenævn.

Jeg meddelte herefter A at jeg ikke foretog mig videre i anledning af klagen.

Resumé

A klagede den 12. februar 1993 over den tid der indtil da var medgået til behandlingen af hans revalideringssag. A, der led af astma og bronkitis, havde ved en henvendelse til det lokale socialcenter i K Kommune fået rejst en revalideringssag den 29. november 1989. Socialcentret havde i april måned 1990 videresendt A's ansøgning til K Kommunes centrale forvaltning. Efter det oplyste var der imidlertid ikke foretaget ekspeditioner i sagen efter den 19. august 1990. Den centrale forvaltning begrundede dette med at den ikke havde opfattet indberetningen fra socialcentret som en ansøgning. Sagen havde derfor henligget uekspederet i 2 år og 8 måneder. Ombudsmanden fandt dette særdeles kritisabelt, og han henstillede at der snarest blev truffet en afgørelse i sagen.

Under sagens behandling blev det oplyst at den centrale forvaltning i K Kommune i forbindelse med en decentralisering i 1991 af behandlingen af kommunens børnerevalideringssager ikke havde bevaret aktstykker i det centrale arkiv og at akterne i A's sag tilsyneladende var bortkommet. Ombudsmanden fandt i den forbindelse anledning til at præcisere reglerne om kassation af arkivalier. (J. nr. 1993-395-052).