Sagsbehandlingstid i forbindelse med behandling af en anmodning om aktindsigt.

Sagsbehandlingstid i forbindelse med behandling af en anmodning om aktindsigt.

Journalist A klagede i brev af 15. november 1993 over at Undervisningsministeriet endnu ikke havde truffet afgørelse i anledning af hans anmodning i brev af 13. oktober 1993 om aktindsigt i en sag om sammensætning af bestyrelsen for Forskerakademiet.

Det fremgik af sagen at Undervisningsministeriet modtog anmodningen om aktindsigt den 14. oktober 1993. I anmodningen bad A om et hurtigt svar. Han henviste herved til sagens nyhedsmæssige karakter.

Ministeriet ringede A op samme dag for at få uddybet hans anmodning. I ministeriets referat af samtalen var det nævnt at ministeriet samtidig oplyste, at "der ville gå nogen tid" da ministeriet skulle gennemgå gamle sager. I tilslutning hertil var det nævnt at ministeriet "har 10 dage, jf. lov om off... § 16, stk. 2."

Undervisningsministeriet traf afgørelse i et brev af 23. november 1993 til A. Heri skrev ministeriet

"...

I forbindelse med telefonsamtale af 14. oktober 1993, hvor De blev kontaktet for nærmere afklaring, bad De om også at få aktindsigt i den senere brevveksling mellem formanden, bestyrelsen og Undervisningsministeriet, hvilket De fik løfte om, dog med den bemærkning, at der på grund af efterårsferien først kunne tages endelig stilling til spørgsmålet efter den 25. oktober. Hvilket De accepterede.

I forbindelse med, at Politiken den 10. november 1993 bragte en artikel om bestyrelsesformandens afgang forsøgte ministeriet flere gange (...) forgæves at kontakte Dem for at høre, om De fortsat ønskede aktindsigt.

Af samtalen gårs dato udtalte De, at De fortsat var interesseret. Vi beklager, at materialet fremsendes så sent, men vil dog samtidig også beklage, at vi ikke i perioden hørte fra Dem trods gentagne forsøg på at kontakte Dem."

I brev af 29. november 1993 til Undervisningsministeriet skrev A bl.a.

"I følgebrevet anføres bl.a., at jeg var indforstået med, at spørgsmålet om aktindsigt først ville blive afgjort efter den 25. oktober. Da den afgørelse er ministeriets, havde jeg jo næppe mulighed for at protestere over det, men det er min overbevisning, at jeg blev indgivet den opfattelse, at de aktuelle papirer, specielt dem vedr. formandsskiftet, ville foreligge for mig umiddelbart efter den 25. oktober. ...

Det fremgår videre, at ministeriet forgæves har søgt kontakt med mig adskillige gange. Til dette skal jeg anføre følgende: Såfremt redaktionen i Århus (er) ubemandet, er der tilsluttet en telefonsvarer, der henviser til Politikens redaktion i København, som tager imod besked stort set døgnet rundt. Telefonsvareren angiver desuden telefax-nummer, som også fremgår af det brevpapir, der indeholder min anmodning om aktindsigt, så jeg anser det for forholdsvis enkelt at få kontakt med mig, når man ønsker det.

Telefoniske og skriftlige rykkere vedr. mit ønske om aktindsigt har jeg anset for overflødige, idet jeg i mit brev af 13. oktober anfører: "Af hensyn til sagens nyhedsmæssige karakter skal jeg anmode om et hurtigt svar." plus at jeg i telefonsamtalen den 14. el. 15 oktober med (...) tydeligt gjorde opmærksom på, at jeg ville sætte stor pris på en hurtig afgørelse især vedrørende papirerne om formandskiftet.

Det er uforståeligt for mig, hvordan en artikel i Politiken den 10. november 1993 om formandsskiftet i Forskerakademiet, skrevet af journalist (...) kan rejse tvivl vedr. mit ønske om aktindsigt."

A gjorde mig bekendt med Undervisningsministeriets afgørelse og hans brev af 29. november 1993 til ministeriet. Jeg anmodede i den anledning ministeriet om at udtalelsen til mig tillige omfattede ministeriets bemærkning til slut i afgørelsen af 23. november 1993.

I Undervisningsministeriets udtalelse til mig redegjorde ministeriet for indholdet af telefonsamtalen med A den 14. oktober 1993 for så vidt angik spørgmålet om, hvilke akter han ønskede aktindsigt i. Ministeriet anførte videre

"Den 9. november 1993 forsøgte (A) telefonisk at kontakte kontorets chef og sagsbehandler. Da dette ikke lykkedes bad han om at blive ringet op. De følgende dage forsøgte vi uden held at træffe ham.

Med brev af 23. november 1993, har ministeriet fremsendt kopi af det ønskede materiale til (A), hvor vi beklagede den sene fremsendelse af akterne. Samtidig beklager vi, at det ikke var lykkedes at få kontakt til (A) hvorved sagen blev yderligere forsinket.

Når artiklen i Politiken af 10. november 1993 kunne rejse tvivl i ministeriet om aktindsigtens omfang, er det begrundet i, at artiklens oplysninger efter ministeriets opfattelse i vidt omfang belyste spørgsmål ved besættelsen af rektorstillingen ved Forskerakademiet. Vi ønskede derfor afklaret, om ønsket om aktindsigt for så vidt angår denne del af sagen fortsat blev opretholdt af (A).

Ministeriet ønsker at præcisere, at vi finder det meget beklageligt, at sagen har trukket unødigt i langdrag, og vi påtager os naturligvis hovedansvaret herfor. Der har ikke i det passerede ligget bevidste overvejelser om at trænere sagen, idet vi fra sagens begyndelse har haft den opfattelse, at spørgsmålet om etablering af en bestyrelse for Forskerakademiet og den senere brevveksling om besættelsen af rektorstillingen i fuldt omfang var undergivet retten til aktindsigt."

I et brev til A udtalte jeg følgende

"En myndighed, der modtager en begæring om aktindsigt, skal snarest afgøre om begæringen kan imødekommes (offentlighedslovens § 16, stk. 1). Er afgørelse herom ikke truffet inden 10 dage efter at begæringen er modtaget, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge (§ 16, stk. 2).

I forarbejderne til § 16 er det tilkendegivet at "snarest" tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed og at kravet herom skal ses i sammenhæng med lovens formål (Folketingstidende 1985/86 tillæg A spalte 233 og 196). Disse formål er beskrevet i betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen, s. 42ff, hvor det bl.a. er anført

"... navnlig har pressen en åbenbar interesse i at få førstehånds kendskab til, om forhold inden for forvaltningsområder kræver nærmere belysning eller giver anledning til kritik, således at problemer kan sættes under debat på et sagligt og velunderbygget grundlag."

Pressens særlige rolle er også fremhævet ved gennemførelsen af den nugældende lov

"... en hurtig behandling og afgørelse af sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offenlige forvaltning." (Folketingstidende 1985/86, tillæg A, spalte 196).

Det fremgår således af forarbejderne at lovgivningsmagten har lagt meget stor vægt på, at aktindsigtsbegæringer ekspederes hurtigt. 10 dages fristen i lovens § 16, stk. 2, er ikke en absolut frist, men forudsætter at afgørelsen normalt træffes inden 10 dage. Udskydelse af afgørelsen herudover kræver en nærmere begrundelse. I forarbejderne og i Justitsministeriets vejledning om offentlighedsloven (s. 34) er nævnt forskellige grunde der kan føre til udsættelse af afgørelsen. Ingen af disse grunde er oplyst som årsag til udsættelse af afgørelsen i den foreliggende sag.

I ministeriets afgørelse af 23. november 1993 til Dem er nævnt at ministeriet "på grund af efterårsferien" først kunne tage (endelig) stilling til Deres begæring om aktindsigt efter den 25. oktober 1993 - d.v.s. efter 10 dages fristen. Ministeriet orienterede Dem efter det oplyste om dette under samtalen med Dem den 14. oktober, men der er ikke notat herom. Tværtimod efterlader ministeriets notat det indtryk at afgørelsen ville blive truffet inden for 10 dages fristen - omend meget tæt på denne frist, jf. det citerede ovenfor.

Ferie kan efter min opfattelse ikke begrunde udsættelse med afgørelsen om aktindsigt. Hvis den sagsbehandler der skulle have behandlet aktindsigtsanmodningen er på ferie, må afgørelsen overlades til en anden. Det gælder også selv om der er tale om et tidspunkt som skolernes efterårsferie, hvor der i almindelighed er mange der holder ferie og arbejdspresset blandt det tilbageværende personale derfor er ekstra stort. Jeg må derfor finde det beklageligt at Undervisningministeriet som begrundelse for at 10 dages fristen ikke blev overholdt henviste til efterårsferien.

Jeg har gjort Undervisningministeriet bekendt med min opfattelse.

Ministeriet burde endvidere have gjort notat om at ministeriet over for Dem under samtalen den 14. oktober 1993 havde oplyst, at en afgørelse først kunne forventes efter den 25. oktober 1993 og hvorfor det var tilfældet. Det følger efter min opfattelse af den ulovbestemte pligt til at gøre notat om væsentlige oplysninger vedrørende sagens behandling, jf. bl.a. Forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1992, og min beretning for året 1989, s. 138ff. Denne pligt omfatter også mundtlige tilkendegivelser om tidspunktet for sagens afslutning.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse.

I anledning af en artikel i Politiken den 10. november 1993 blev ministeriet i tvivl om hvorvidt De fortsat ønskede aktindsigt i det ønskede omfang. Ministeriet forsøgte derfor efter det oplyste at kontakte Dem flere gange telefonisk. Det lykkedes ministeriet at få kontakt med Dem den 22. november 1993 hvor De fastholdt begæringen.

Der er ikke i sagen oplysninger om årsagen til at ministeriet ikke traf afgørelse i perioden ultimo oktober til 10. november 1993. Ifølge ministeriets udtalelse til mig har der heller ikke været tvivl om at der i sagen var adgang til aktindsigt i fuldt omfang. Jeg må derfor lægge til grund at der ikke har været noget til hinder for at træffe afgørelse i denne periode. Da afgørelser om aktindsigt som nævnt skal behandles med særlig hurtighed, må jeg derfor finde det beklageligt at afgørelsen om aktindsigt (heller) ikke blev truffet i denne periode.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg er enig med Dem i at artiklen i Politiken den 10. november 1993 i princippet ikke havde betydning for Deres begæring om aktindsigt bl.a. fordi artiklen ikke er skrevet af Dem. I det konkrete tilfælde finder jeg imidlertid ikke tilstrækkeligt grundlag for at kritisere at ministeriet forsøgte at kontakte Dem for at høre, om De fortsat var interesseret i aktindsigt i det ønskede omfang. Jeg har herved lagt vægt på at De dagen forinden havde søgt at kontakte sagsbehandleren og dennes chef. Når det ses i sammenhæng med artiklens indhold, kunne ministeriet have et vist grundlag for at antage at De muligvis ikke længere var interesseret i aktindsigt i denne del af sagen.

Derimod finder jeg det kritisabelt at ministeriet anvendte 12 dage på at forsøge at kontakte Dem - hvorved afgørelsen om aktindsigt blev yderligere forsinket. Der er ikke oplysninger - herunder telefonnotater - om at ministeriet skulle have lagt besked til Dem om at ringe tilbage. Henset til sagens karakter burde ministeriet have udfoldet større bestræbelser på at få kontakt med Dem - f.eks. ved en telefonbesked som nævnt eller ved at skrive til Dem. Når dette ikke skete, burde ministeriet have truffet afgørelse inden for de første par dage efter den forgæves kontakt til Dem.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse.

Idet jeg som nævnt lægger til grund at ministeriet ikke lagde telefonbesked til Dem, må jeg endvidere finde formuleringen "men vil dog samtidig også beklage, at vi ikke i perioden hørte fra Dem trods gentagne forsøg på at kontakte Dem" til slut i ministeriets afgørelse af 23. november 1993 for uheldig. Formuleringen indeholder en bebrejdelse og lægger ansvaret for den seneste forsinkelse (fra 10. november 1993) over på Dem. Det har ministeriet efter min opfattelse ikke haft holdepunkter for.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse.

Ministeriet traf afgørelse om aktindsigt knap 6 uger efter modtagelsen af Deres begæring om aktindsigt. Bortset fra de få dage som sagen blev forsinket fordi ministeriet efter Deres opringning den 9. november 1993 og artiklen i Politiken den 10. november 1993 ønskede afklaret, om De fortsat ønskede aktindsigt i samme omfang har ministeriet efter min opfattelse ikke haft det fornødne grundlag for at udsætte afgørelsen om aktindsigt.

Jeg må på denne baggrund finde ministeriets sagsbehandlingstid kritisabel.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse. Da ministeriet i afgørelsen til Dem og i udtalelsen til mig har beklaget sagsbehandlingstiden foretager jeg mig herudover ikke mere i sagen.

..."

NOTER (*1) Jf. FOB 1989, s. 138ff

Resumé

En journalist (A) klagede over den tid der var medgået til Undervisningsministeriets (UM's) behandling af hans anmodning om aktindsigt i en konkret sag. I UM's svar til A henviste ministeriet blandt andet til at der på grund af efterårsferie først kunne tages endelig stilling til A's anmodning efter den 25. oktober.

Ombudsmanden kritiserede at UM var knapt 6 uger om at tage stilling til aktindsigtsanmodningen. Endvidere tilkendegav ombudsmanden at ferie ikke kan begrunde udsættelse med en afgørelse om aktindsigt, samt at UM ikke burde have anvendt 12 dage til at forsøge at kontakte A telefonisk med henblik på en afklaring af begæringens omfang.

Ombudsmanden kritiserede videre at UM ikke havde gjort notat om, at UM under en telefonsamtale med A havde oplyst at svar på aktindsigtsanmodningen først kunne forventes efter 10-dages fristen i offentlighedslovens § 16 og om årsagen hertil. Endelig fandt ombudsmanden det uheldigt at UM sidst i svaret til A havde anført, at UM "dog samtidig (vil) beklage, at vi ikke i perioden hørte fra Dem trods gentagne forsøg på at kontakte Dem". Formuleringen indeholdt efter ombudsmandens opfattelse en bebrejdelse og lagde ansvaret for en del af forsinkelsen over på A, hvad der ikke var holdepunkter for. (J. nr. 1993-2557-700).