Aktindsigt i Øresundsudvalgets dokumenter. Internt arbejdsmateriale. Journalisering.

Aktindsigt i Øresundsudvalgets dokumenter. Internt arbejdsmateriale. Journalisering.

En journalist A klagede til mig over Generaldirektoratet for Statsbanernes afslag på hans anmodning om aktindsigt i dokumenter vedrørende en fast Øresundsforbindelse.

Af sagen fremgik det at A i et brev af 12. oktober 1993 anmodede DSB om aktindsigt i følgende dokumenter

· ”(Ih 002.012) Ref af møde 20.8.90 i Øresundsudvalget, dateret den 29.08.90,

· (Ih 002.012) Indkaldelse til møde i Øresundsudvalget den 10.10.90 kl. 14, dateret den 14.09.90,

· (Ih 002.01) Ref af møde 10.10.90 i Øresundsudvalget + dagsorden for møde i miniudv d 24.10.90, dateret den 23.10.90,

· (Ih 002.01) Dagsorden/mat til møde 23.11.90 kl. 14 i Øresundsudvalget, dateret den 20.11.90,

· (Ih 002.01) Indk til møde i Øresundsudvalget den 04.01.91 kl. 14.00, dateret den 21.12.90,

· (Ih 002.01) Referat af møde den 04.01.91 i Øresundsudvalget, dateret den 22.01.91

· (Ih 002.01) Referat af møde 25.01.91 i Øresundsudvalget, dateret den 31.01.91,

· (Ih 002.01) Dagsorden for konstituerende bestyrelsesmøde i Øresundsforb 10.12.91, dateret den 9.12.91,

· (Ih 002.) Notat om dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse + baggrundsnotater, dateret den 14.03.90,

· (Ih 002.07) Udkast til aftale om teknisk rådgivning og bistand til ffo Øresund, dateret den 13.08.90,

· (Ih 002.012) Referat af mødet 20.8.90 i Øresundsudvalget, dateret den 29.08.90,

· (Ih 002.09) Øresundsforbindelsen. Vurdering af alternative løsninger, dateret den 26.10.90,

Numrene i parentes såvel som titlerne på dokumenterne stammer fra en aktindsigt i DSBs journalkort vedr. driftsøkonomisk rentabilitet i en fast forbindelse over Øresund, som jeg fik den 8.10.1993."

I skrivelse af 26. oktober 1993 meddelte Generaldirektoratet for Statsbanerne at generaldirektoratet beklagede at måtte meddele, at det desværre ikke havde været muligt at færdiggøre en gennemgang af det udbedte materiale med henblik på at vurdere, i hvilket omfang begæringen kunne imødekommes inden for den 10-dages-frist, der er fastsat i offentlighedslovens § 16.

Den 9. november 1993 besvarede generaldirektoratet A's anmodning om aktindsigt således

"... de dokumenter, hvori du har ønsket aktindsigt, stort set alle er interne arbejdsdokumenter, der kan undtages fra aktindsigt ifølge offentlighedslovens § 7. Dokumenterne indeholder i helt overvejende grad Øresundsudvalgets interne overvejelser om og vurderinger af projektet.

Vi har dog desuagtet ment at kunne imødekomme din anmodning for følgende dokumenter

· Notat fra november 1990 om fast forbindelse over Øresund kyst-kyst strækningen

· Notat fra november 1990 om fast forbindelse over Øresund. Danske landanlæg herunder også bilagssamling med eksterne myndigheders tekniske kommentarer.

· Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse fra februar 1990

· Notat af 19. februar 1990 vedrørende miljøvurderinger af fast forbindelse over Øresund

· Notat af 8. februar 1990 vedrørende trafikale effekter

· Notat af 8. februar om Tårnbymotorvejen

· Notat af 1. december 1989 vedrørende vurdering af konsekvenser for Københavns Lufthavn ved etablering af en fast Øresundsforbindelse

· Udkast til aftale om teknisk rådgivning og bistand, DSB (- et rådgivende ingeniørfirma) dateret den 13. august 1990.

..."

I sin klage til mig påpegede A at 8 af de notater som han bad om aktindsigt i, var enten mødeindkaldelser, dagsordener eller mødereferater fra Øresundsudvalget. Øresundsudvalget var sammensat af embedsmænd fra bl.a. DSB, Vejdirektoratet og Trafikministeriet. Da mødeindkaldelser, dagsordener og referater fra møderne blev sendt til de respektive myndigheder og ikke til mødedeltagerne som privatpersoner, kunne notaterne ikke længere betegnes som interne. Notatet der indeholdt dagsorden for det konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen, havde ikke noget med Øresundsudvalget at gøre. Heller ikke de 2 notater, nemlig "Notat om dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse + baggrundsnotater, dateret den 14.3.90" og "Øresundsforbindelsen. Vurdering af alternative løsninger, dateret den 26.10.90", havde noget med Øresundsudvalget at gøre. Hvis de nævnte dokumenter imod A's forventning var interne arbejdsdokumenter, bad A om at han måtte få aktindsigt i de oplysninger om de faktiske omstændigheder, som han måtte være berettiget til at få aktindsigt i på trods af dokumenternes interne karakter.

Den 16. december 1993 udtalte Danske Statsbaner (tidligere Generaldirektoratet for Statsbanerne) i en skrivelse til mig følgende

"...

Journalistens ønske om aktindsigt har fra starten været omfattende, jf således bla formuleringen i anmodningen af 10. maj 1993 om aktindsigt i "samtlige dokumenter mv..".

DSB kunne naturligvis have valgt at søge journalistens ønsker yderligere præciseret, men valgte at udlevere kopi af alle de notater om emnet, som efter den pågældende sagsbehandlers undersøgelse var i DSBs besiddelse på det pågældende tidspunkt (4 notater).

Den fornyede anmodning om aktindsigt af 24. september 1993 har DSB, som det vil ses, imødekommet ved tilsendelse den 8. oktober 1993 af de ønskede journalkort.

Videre har DSB besvaret journalistens henvendelse af 12. oktober 1993 ved udlevering dels af et af de konkret udbedte dokumenter, som efter DSBs opfattelse er undergivet aktindsigt, dels en række andre dokumenter, som skønnedes at kunne være af interesse for journalisten.

Når der ikke er givet journalisten aktindsigt i de øvrige i journalistens skrivelse af 24. oktober 1993 udbedte dokumenter, skyldes det, at disse dokumenter efter DSBs opfattelse kunne undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 1, der fra retten til aktindsigt undtager dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug.

Det har således været DSBs opfattelse, at Øresundsudvalget i denne forbindelse kan betragtes som en selvstændig myndighed. Og dette i forbindelse med den omstændighed, at dokumenterne alene er tilgået udvalgets medlemmer, har været bestemmende for DSBs handlemåde.

Fsv angår ekstraheringspligten efter offentlighedslovens § 11, stk. 1, bemærkes, at de ikke-udleverede dokumenter efter DSBs opfattelse i helt overvejende grad alene indeholder Øresundsudvalgets interne overvejelser og vurderinger af projektet således, at uddrag af oplysninger om sagens faktiske omstændigheder ikke ville være meningsfyldt.

Til klagerens bemærkning om manglende overensstemmelse mellem journalkort og foreliggende dokumenter i en sag bemærkes mere generelt, at f eks et internt mødereferat nok skal indlægges i sagen, hvorimod der ikke synes at være krav om indførsel i journaler af et sådant dokument.

Jeg skal sluttelig beklage den sene besvarelse af ombudsmandens skrivelse i denne sag såvel som tidligere forsinkelser i sagsbehandlingen. Jeg tillader mig dog samtidig at pege på et overordentlig stort arbejdspres i flere af de implicerede kontorer i forbindelse med de mange DSB-sager, der i årets løb har haft offentlighedens store bevågenhed.

..."

A kommenterede denne udtalelse i et brev af 18. januar 1994. A skrev bl.a. følgende

"Den 12. oktober 1993 havde jeg bl.a. søgt aktindsigt i et bestemt notat med titlen "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse + baggrundsnotater", dateret i DSBs journalkort den 14. marts 1990. Med i sit brev af 9. november 1993 sendte DSB et notat med titlen "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990.

Jeg var og er fortsat ikke klar over om der er tale om det samme dokument, og DSB har endnu ikke ulejliget sig med at oplyse nærmere om det.

Derudover kunne - ligeledes som anført i mit brev til Folketingets Ombudsmand af 28. november 1993 - enkelte af de øvrige dokumenter, DSB medsendte den 9. november 1993, være nogle af de "baggrundsnotater", som jeg havde søgt aktindsigt i i forbindelse med notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse + baggrundsnotater " (min fremhævning).

Titlen på 4 af baggrundsnotaterne pegede i den retning (et notat om miljøvurdering, et andet om trafikale effekter, et tredje om Tårnbymotorvejen og et fjerde om konsekvenser for Københavns lufthavn).

Med DSBs afgørelse af 9. november 1990 (retteligt 1993) havde jeg så - med en vis sandsynlighed - 4 ud af i alt 7 bilag (de såkaldte baggrundsnotater) til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse".

Følgelig er der 3, jeg ikke havde. ...

Den 23. november 1993 skrev jeg til DSB, at jeg samme dag havde udarbejdet en klage til Folketingets Ombudsmand over DSBs afgørelse af den 9. november 1993. Klagen blev medsendt i kopi.

Samtidig bad jeg om aktindsigt i de 3 resterende bilag til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse, februar 1990".

...

Den 8. december 1993 skrev DSB til mig som følge af min anmodning af 23. november 1993 om aktindsigt i de resterende 3 bilag til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse"

"Vi skal bemærke at de dokumenter, du har ønsket aktindsigt i er undtaget fra aktindsigt ifølge offentlighedslovens paragraf 7. Dokumenterne er interne arbejdsdokumenter, der indeholder egne interne overvejelser eller økonomi- og prognosegruppens interne overvejelser om og vurdering af projektet."

...

Når DSB vælger at betragte Øresundsudvalget som "en selvstændig myndighed", kan det kun hænge sammen med - som også anført af DSB - at så kan de forskellige dokumenter, som er udarbejdet af Øresundsudvalget, falde ind under offentlighedslovens paragraf 7, stk. 1, nr. 1.

Det er et spørgsmål for sig, som Folketingets Ombudsmand må afgøre, hvorvidt Øresundsudvalget er en selvstændig myndighed eller ej.

I notatet "Dansk vurdering af Øresundsforbindelsen" udarbejdet af "Arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering, februar 1990", beskriver arbejdsgruppen sig selv således

"I oktober 1989 nedsattes under Trafikministeriet en arbejdsgruppe som skulle belyse den danske interesse i de typer af Øresundsforbindelse.."

Og senere: "Arbejdsgruppen bestod af repræsentanter fra Trafikministeriets departement, DSB, Københavns Lufthavnsvæsen, Vejdirektoratet og Miljøministeriet. Formålet med gruppens arbejde var at komplettere det eksisterende grundlag for en vurdering af hvilken type forbindelse, der bør foretrækkes fra et dansk synspunkt."

Og videre: "Arbejdsgruppen har derfor koncentreret sig om at belyse de områder, hvor de særlige danske konsekvenser ikke fremgår af de eksisterende rapporter, eller hvor den efterfølgende debat har vist en interesse i at få belyst et område, som ikke tidligere har været aktuelt. For hvert af de udvalgte områder er resultatet af arbejdsgruppens overvejelser dokumenteret i form af et notat. En liste over de udarbejdede notater er optrykt som bilag 1."

3 af de i alt 4 notater fra nævnte bilag 1 - som jeg har modtaget med DSBs afgørelse den 9. november 1993 - er udarbejdet af andre myndigheder (henholdsvis Skov- og Naturstyrelsen under Miljøstyrelsen, Planlægningsafdelingen under Københavns Lufthavn og endelig Vejdirektoratet). Det er derfor oplagt, at disse 3 notater falder ind under offentlighedsloven.

Det fjerde, som jeg har fået, er udarbejdet af Øresundsudvalget selv.

Efter DSBs argumentation at dømme må de resterende 3 notater være udarbejdet af Øresundsudvalget selv. (Dog behøver det ikke at være sådan - eftersom DSB i afgørelsen den 8. december 1993 jo nævner to forskellige "forfattere", nemlig "egne interne overvejelser eller økonomi- og prognosegruppens interne overvejelser om og vurderinger af projektet." - min fremhævning).

Jeg vil mene, at jeg har ret til at få aktindsigt i de omtalte dokumenter - og at DSBs argumentation bider sig selv i halen.

Hvis DSB har ret i, at Øresundsudvalget er "en selvstændig myndighed", skylder DSB en forklaring på, hvorfor alle de dokumenter, som jeg har bedt om, er journaliseret som selvstændige dokumenter i DSBs journalkort.

...

Hvis den selvstændige myndighed Øresundsudvalget har sendt en række dokumenter til DSB, som er en anden selvstændig myndighed, så må de alene af den grund være underlagt adgangen til offentlighed.

Det er i øvrigt værd at bemærke, at i DSBs journalkort er det Trafikministeriet , der står som afsender af mødeindkaldelserne, dagsordenerne, mødereferat samt notatet om dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse + baggrundsnotater.

Hvis DSB derimod kun har modtaget dokumenterne, fordi en eller flere embedsmænd fra DSB har deltaget i den selvstændige myndighed Øresundsudvalget, må de i følge DSBs logik være sendt til DSB-embedsmændene som en slags privat post modtaget på DSBs adresse. Hvorfor er de så journaliseret og indgår i DSBs samling af dokumenter?

Og med mindre journaliseringen derfor skyldes en fejltagelse (hvad DSB jo ikke anfører), så vil jeg mene, at alene i kraft af journaliseringen og indførslen af dokumenterne i DSBs sagsmapper, må jeg have adgang til notaterne. Andre personer end kun medlemmerne af Øresundsudvalget har jo på denne måde haft adgang til indholdet af dokumenterne.

Men også andre steder end i DSBs journalkort kan man finde anført skrivelser fra Øresundsudvalget.

I den forbindelse skal jeg pege på - ... - at i en liste, som Finansministeriet har sendt til mig om dette ministeriums samling af dokumenter om driftsøkonomiske rentabilitetsberegninger og trafikprognoser/skøn på den faste Øresundsforbindelse, optræder der dokumenter, som DSB har givet afslag på aktindsigt i (nemlig et dokument af 23. januar 1990 om "Vurdering af lufthavns- og lokaltrafikken på en fast Øresundsforbindelse" - et af de 3 ikke-udleverede bilag til notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse". Afsender anføres som Trafikministeriet). Det samme gør i øvrigt flere af de øvrige notater nævnt i bilag 1.

I følge Øresundsudvalgets beskrivelse af sig selv som anført ovenfor indgår der ikke embedsmænd fra Finansministeriet i udvalget - og ifølge DSBs logik burde der derfor ikke være nogen grund til at sende flere af bilagene hertil, hvis de kun sendes til internt brug for udvalgets medlemmer.

Endelig findes der i et journalkort fra Finansministeriets budgetdepartement (om emnet: Aftale mellem Danmarks regering og Sveriges regering om en fast forbindelse over Øresund) journaliseret et dokument dateret den 31. januar 1991, modtaget fra Trafikministeriet, med følgende ord: "Referat af møde (2/91) i Øresundsudvalget fredag den 25. januar 1991".

Jeg er imidlertid ikke klar over, om dette Øresundsudvalg er det samme udvalg som det, der nedsættes under Trafikministeriet i oktober 1989.

Derudover kan jeg gøre Folketingets Ombudsmand opmærksom på, at der også i journalkort fra Vejdirektoratet, som jeg også har fået aktindsigt i, optræder skrivelser fra Øresundsudvalget.

...

Den 26. oktober 1990 journaliserer Vejdirektoratet følgende: "Øresundsudvalget. Vurdering af alternative linieføringsforslag." Denne sidste journalisering afsluttes op med yderligere 3 ord: "UDTAGET iflg. bem" - som jeg ikke ved, hvad betyder.

Dette notat om vurdering af alternative linieføringer med datoen 26. oktober 1990 er i øvrigt også journaliseret i DSBs journalkort - og det er et af de dokumenter, som jeg den 12. oktober 1993 forgæves søgte aktindsigt i.

Jeg er ikke i stand til at meddele, hvorvidt der i Trafikministeriets journalkort findes dokumenter fra Øresundsudvalget, idet den aktindsigt, som ministeriet har givet mig i deres journalkort, først starter fra den 1. oktober 1990 - altså et halvt års tid senere.

...

..., så kommer dernæst spørgsmålet om ekstrahering af dokumenterne. ...

... Efter min mening dækker ekstraheringspligten både faktiske oplysninger og vurderinger af disse faktiske forhold.

..."

Trafikministeriet udtalte i en supplerende udtalelse af 28. marts 1994 bl.a. følgende

"Øresundsudvalget er et embedsmandsudvalg, som efter forhandlinger mellem den danske Minister for Offentlige arbejder og den svenske Kommunikationsminister, nedsattes den 3. juli 1984. Samtidigt blev et tilsvarende udvalg nedsat i Sverige. I Det Danske Øresundsudvalg deltog embedsmænd fra Ministeriet for Offentlige Arbejder (senere Trafikministeriet), DSB, Finansministeriet, Miljøministeriet og Vejdirektoratet, som alle var personligt udpegede af Ministeren for Offentlige Arbejder. Departementschefen for Ministeriet for offentlige Arbejder (senere Trafikministeriet) var formand herfor.

Udvalgenes opgave var at forelægge en gennemgang af de tekniske, økonomiske, finansielle og miljømæssige spørgsmål, som er forbundet med anlæg af faste forbindelser over Øresund. Udvalgene har i 1985, 1987 og 1989 afgivet rapporter herom.

Både det danske og det svenske Øresundsudvalg har været bistået af teknikkergrupper som stod for det egentlige udredningsarbejde og for udarbejdelsen af rapporterne. Teknikkergruppernes arbejde blev forelagt for Øresundsudvalgene, som tog endelig stilling hertil. Den danske teknikergruppe ved udarbejdelsen af 1989-rapporten bestod af repræsentanter for Vejdirektoratet, DSB, Trafikministeriet, Københavns Lufthavnsvæsen, Skov- og Naturstyrelsen, Planstyrelsen og Miljøstyrelsen.

Der har også efter 1989-rapporten været afholdt møder i Øresundsudvalget. Efter vedtagelsen af Lov nr. 590 af 19. august 1991, om anlæg af fast forbindelse over Øresund, er Øresundsudvalgets arbejde imidlertid ophørt."

Efter en foreløbig gennemgang af sagen meddelte jeg i et brev til Trafikministeriet af 4. juli 1994 at sagen gav mig anledning til følgende kommentarer og spørgsmål

"Generaldirektoratet for Statsbanerne afslog anmodningen om aktindsigt under henvisning til at dokumenterne var interne. Bestemmelsen om at undtage interne dokumenter fra aktindsigt findes i offentlighedslovens § 7, der har følgende ordlyd

"Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter.

Som interne arbejdsdokumenter anses

1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug,

2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

3) ..."

Det er fast antaget at interne arbejdsdokumenter mister deres interne karakter, hvis dokumenterne bliver afgivet til en anden administrativ myndighed eller til andre udenforstående. Jeg henviser bl.a. til pkt. 30 i Justitsministeriets vejledning om offentlighedsloven fra 1986.

Var Øresundsudvalget en særlig, selvstændig myndighed?

Den første betingelse for at dokumenterne i form af mødereferater mv. om møder afholdt i Øresundsudvalget kunne betragtes som interne arbejdsdokumenter var, at Øresundsudvalget kunne anses for at være en selvstændig myndighed. Hvis Øresundsudvalget ikke var en selvstændig myndighed, måtte referater mv. anses for udsendt til den række af myndigheder som de enkelte medlemmer af udvalget repræsenterede, og dokumenterne ville dermed være eksterne.

Ombudsmanden har i en række sager taget stilling til spørgsmålet om hvornår der foreligger en selvstændig myndighed. Denne praksis er nærmere beskrevet i "Forvaltningsret" (1994) af Karsten Loiborg m.fl. s. 74ff. Efter denne praksis lægges der bl.a. vægt på

· "hvor omfattende og betydningsfulde de opgaver , der er henlagt til den administrative enhed, må siges at være,

· hvor klart den administrative enheds opgaver er afgrænset fra andre administrative enheders opgaver,

· ...

· om den administrative enhed har eller er undergivet instruktionsbeføjelse. I bekræftende fald må der ses på, om instruktionsbeføjelsen er rettet mod eller tilkommer en i forhold til den administrative enhed forskellig forvaltningsenhed, eller - alternativt - en i forhold til den administrative enhed direkte foresat eller underordnet forvaltningsstilling;...

· ...

· i øvrigt den grad af selvstændighed i forhold til det omgivende administrative system, den administrative enhed indtager."

Jeg henviser endvidere til den gennemgang af ombudsmandspraksis som fremgår af "Forvaltningsret", s. 76ff.

Som beskrevet af Trafikministeriet var Øresundsudvalget et embedsmandsudvalg. Det fremgår af de referater af møder i Øresundsudvalget som indgår i sagen, at det var højtstående embedsmænd, der som medlemmer deltog i Øresundsudvalgets møder. Det fremgår endvidere af referaterne at der, ud over embedsmænd fra de myndigheder som Trafikministeriet har nævnt, også deltog departementschefen for Forsvarsministeriet, den administrerende direktør for A/S Storebæltsforbindelsen og en medarbejder fra Statsministeriet.

De dokumenter, som aktindsigtsanmodningen vedrører, er referater, mødeindkaldelser og dagsordener vedrørende møder i Øresundsudvalget. Brevene er skrevet på Trafikministeriets brevpapir og underskrevet af medlemmer af Øresundsudvalget. I et enkelt tilfælde har en sekretær underskrevet. Som adressat på brevene er angivet "medlemmerne af Øresundsudvalget."

Jeg har tidligere i en sag, der er optrykt i Folketingets Ombudsmands beretning for året 1989, s. 175ff, haft lejlighed til at tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt i dokumenter der var udarbejdet af et af statsministeren nedsat departementschefsudvalg ("Brundtland-udvalget") og 2 underudvalg. Ombudsmanden udtalte i denne sag at de tre nedsatte embedsmandsudvalg måtte betragtes som en selvstændig myndighed med en emne- og tidsmæssigt begrænset opgave. Sammensætningen af Øresundsudvalget minder om sammensætningen af Brundtland-udvalget.

Øresundsudvalgets opgave bestod ifølge Trafikministeriets oplysninger i en gennemgang af de tekniske, økonomiske, finansielle og miljømæssige spørgsmål som var forbundet med anlæg af faste forbindelser over Øresund. Øresundsudvalgets opgave var således (ligesom Brundtland-udvalgets opgave) at udøve en koordinerende funktion, herunder at varetage et interministerielt samarbejde der havde det specifikke og afgrænsede mål at etablere faste forbindelser over Øresund. På baggrund af den personmæssige sammensætning af Øresundsudvalget sammenholdt med det indtryk jeg, på baggrund af mødereferaterne, har fået af indholdet af det arbejde som Øresundsudvalget udførte, er det min opfattelse at Øresundsudvalgets arbejde var af selvstændig karakter.

Jeg kan på denne baggrund ikke kritisere at generaldirektoratet var af den opfattelse, at Øresundsudvalget måtte anses for en selvstændig myndighed. Dette medførte at fremsendelse af dokumenter til de medarbejdere der indgik i den særlige myndighed "Øresundsudvalget", ikke medførte at dokumenterne mistede deres karakter af interne arbejdsdokumenter, jf. offentlighedslovens § 7. At referaterne med videre blev udsendt af Trafikministeriets medlemmer af Øresundsudvalget på ministeriets brevpapir, kan ikke i sig selv give mig anledning til bemærkninger.

Kan dokumenterne anses for afgivet til udenforstående?

Ombudsmanden har tidligere i en række sager, i tilslutning til afgrænsningen af hvornår der foreligger en selvstændig myndighed, taget stilling til hvornår et internt dokument må anses for afgivet til en anden myndighed eller til en anden udenforstående. Jeg henviser på ny til den gengivelse af ombudsmandspraksis som fremgår af "Forvaltningsret", s. 76ff.

Afgørende for om de dokumenter der var interne i forhold til medlemmerne af Øresundsudvalget, alligevel ikke kunne undtages efter offentlighedslovens § 7, var om dokumenterne kunne anses for afgivet til en anden offentlig myndighed eller til en anden udenforstående. Om dokumenterne eller de oplysninger der fremgår af dokumenterne, kunne anses for afgivet, måtte bero på om andre personer end de medarbejdere der var tilknyttet myndigheden "Øresundsudvalget", fik kendskab til Øresundsudvalgets interne arbejdsmateriale eller til de oplysninger der fremgik af materialet. Materialet kunne endvidere anses for afgivet hvis det indgik på en af myndighedens sager, som ikke udelukkende var forbeholdt medarbejdere med særlig tilknytning til Øresundsudvalget.

Ved den konkrete vurdering af om afgivelse har fundet sted, må der primært tages udgangspunkt i oplysninger om hvordan det konkrete dokument eller den konkrete oplysning fra (sær)myndigheden rent faktisk blev håndteret. Har f.eks. en oplysning fra særmyndigheden været drøftet med en minister eller anden udenforstående, må oplysningen anses for afgivet. Er det usikkert, hvordan en oplysning fra særmyndigheden rent faktisk er blevet håndteret i forhold til udenforstående, kan der ved den nærmere bedømmelse af om afgivelse har fundet sted, indgå mere generelle overvejelser om forholdet mellem særmyndigheden og den pågældende udenforstående. Når den mulige udenforstående er den myndighed, hvor en medarbejder knyttet til særmyndigheden har sin hovedbeskæftigelse, kan der bl.a. tages hensyn til

· særmyndighedens grad af selvstændighed i forhold til den mulige udenforstående modtager af oplysninger,

· medarbejderens grad af selvstændighed i varetagelsen af sit hverv for særmyndigheden, herunder omfanget af en eventuel instruktionsbeføjelse for hovedarbejdsgiveren og

· i hvilket omfang medarbejderen faktisk har holdt oplysninger fra særmyndigheden adskilt i forhold til sin virksomhed for hovedarbejdsgiveren.

I den foreliggende sag har (A) henvist til at dokumenterne måtte anses for afgivet, fordi dokumenterne var journaliseret i Generaldirektoratet for Statsbanerne.

Til dette synspunkt vil jeg anføre følgende

De medarbejdere der deltog i arbejdet i Øresundsudvalget, var alle dels tilknyttet den særlige myndighed, Øresundsudvalget, dels ansat i andre myndigheder (den pågældendes normale arbejdsplads). Spørgsmålet var derfor om disse medarbejdere på nogen måde kunne lade det materiale de modtog fra den særlige myndighed, journalisere på deres sædvanlige arbejdsplads, uden at materialet dermed måtte anses for afgivet; eller om forudsætningen for at materialet bevarede sin interne karakter, var at materialet fra den særlige myndighed af medarbejderen blev holdt adskilt fra andre dokumenter på den normale arbejdsplads som en i forhold til den normale arbejdsplads privat korrespondance.

Ordensmæssige grunde taler efter min opfattelse for at den enkelte medarbejder i den særlige myndighed har mulighed for at råde over en praktisk journaliserings- og arkiveringsmulighed. Det forhold at der oprettes en særlig myndighed, som en medarbejder fra eksempelvis et ministerium er deltager i, kræver formentlig ikke at der oprettes et særligt journaliseringssystem i den særlige myndighed, der står til rådighed for den enkelte medarbejder. Den enkelte medarbejder vil formentlig sædvanligvis fortsat have kontor på sin normale arbejdsplads. Det vil derfor være praktisk og naturligt for medarbejderen at kunne råde over det journaliserings- og arkiveringssystem som allerede består på hans arbejdsplads, uden at modtagne oplysninger fra den særlige myndighed dermed anses for afgivet til udenforstående.

Over for dette hensyn til den enkelte medarbejders arkiveringsmuligheder står hensynet til at de dokumenter som medarbejderen modtager som led i sin virksomhed for den særlige myndighed, ikke kan indgå på sædvanlig måde i den normale arbejdsplads' sager uden at måtte anses for afgivet. Det vil sige at dokumenterne må behandles som dokumenter der kun vedkommer denne medarbejder, og som kun han må have kendskab til. Andre medarbejdere på den normale arbejdsplads må ikke have adgang til disse dokumenter. I så fald mister de deres interne karakter og må anses for afgivet til medarbejderens sædvanlige arbejdsplads.

Jeg mener ikke at der er sådanne betænkeligheder ved at lade en medarbejder råde over den journaliseringsfunktion som medarbejderen i det daglige arbejde råder over, at det bør afskære denne fra at anvende den praktisk set mest hensigtsmæssige arkiveringsform. Det er dog en forudsætning at det sikres, at adskillelsen fra den normale arbejdsplads' øvrige sager er reel. For at sikre at adskillelsen fra myndighedens øvrige sager bliver reel og respekteret, også når den særlige myndighed er ophørt, kan det eventuelt være hensigtsmæssigt på en eller anden måde at markere det materiale som den pågældende har modtaget i sin egenskab af medarbejder i den særlige myndighed.

Jeg beder Trafikministeriet om at oplyse mig om hvorvidt journaliseringen i det tidligere Generaldirektorat for Statsbanerne har fundet sted på sager, der har været almindeligt tilgængelige for medarbejdere i DSB, eller om journaliseringen har fundet sted på sager, som kun har været tilgængelige for de medarbejdere, der havde tilknytning til Øresundsudvalget.

Jeg beder i tilslutning hertil Trafikministeriet om at oplyse mig om hvorvidt andre medarbejdere i DSB end de medarbejdere der var tilknyttet Øresundsudvalget, rent faktisk har fået kendskab til indholdet af de pågældende dokumenter. Jeg beder om Trafikministeriets udtalelse, eventuelt efter at spørgsmålet har været forelagt Danske Statsbaner.

Kan indkaldelsen til konstituerende bestyrelsesmøde i A/S ØRESUNDSFORBINDELSEN undtages fra aktindsigt som et internt arbejdsdokument?

Under et møde med 2 medarbejdere fra Trafikministeriet i januar måned 1994 fik jeg det indtryk at denne indkaldelse til konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen blev sendt til generaldirektøren for Statsbanerne, fordi han var udpeget som medlem af bestyrelsen i A/S Øresundsforbindelsen.

Generaldirektoratet for Statsbanerne har i begrundelsen for afslaget på aktindsigt henvist til at de dokumenter som (A) søgte om aktindsigt i, var Øresundsudvalgets interne arbejdsdokumenter. Da indkaldelsen til konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen ikke blev udarbejdet af Øresundsudvalget, kan det ikke i forhold til Øresundsudvalget anses for et internt arbejdsdokument.

Jeg beder derfor Trafikministeriet om, eventuelt efter forud at have indhentet en udtalelse fra Danske Statsbaner, at oplyse hvorfor dette dokument indgik på sagen, og hvem der har haft adgang til det.

Kan de 3 baggrundsnotater til rapporten "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990 undtages fra aktindsigt?

De 3 baggrundsnotater fremstår som udarbejdet af henholdsvis

1. DSB, Planlægningskontoret,

2. Trafikministeriet, 8. kontor og

3. Trafikministeriet, 8. kontor.

Det fremgår af navnet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" at notaterne var resultatet af de overvejelser som arbejdsgruppen der udarbejdede rapporten, havde haft.

Trafikministeriet har oplyst at teknikergrupper stod for det egentlige udredningsarbejde og for udarbejdelsen af rapporterne. Teknikergrupperne var tværministerielt sammensat. Jeg kan ikke ud fra de oplysninger som jeg har modtaget fra Danske Statsbaner og Trafikministeriet, afgøre om disse 3 notater anses for udarbejdet af de respektive myndigheder, DSB og Trafikministeriet, eller som en bestanddel af det arbejde der blev lavet i Øresundsudvalget eller i teknikergrupperne. Jeg er heller ikke klar over hvilken relation der var mellem teknikergrupperne og Øresundsudvalget. Jeg ved således ikke om Trafikministeriet er af den opfattelse, at teknikergrupperne var en del af den særlige myndighed "Øresundsudvalget". Udgangspunktet må ud fra brevhovedet være at det var arbejde udarbejdet i de respektive myndigheder og afgivet til Øresundsudvalget for at skulle indgå i grundlaget for Øresundsudvalgets arbejde.

Jeg beder Trafikministeriet om en udtalelse om dette spørgsmål.

(A) går i sin skrivelse af 18. januar 1994 ud fra at "Arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering" der udarbejdede notatet "Dansk vurdering af Øresundsforbindelsen", er Øresundsudvalget. Jeg beder om Trafikministeriets udtalelse om hvorvidt dette er tilfældet. Sammensætningen af arbejdsgruppen som den er beskrevet i notatet, er ikke sammenfaldende med Øresundsudvalgets sammensætning.

Kan dokumentet "Øresundsforbindelsen. Vurdering af alternative løsninger" undtages fra aktindsigt.

Dokumentet er udarbejdet af Øresundsudvalget, Projektorganisation DSB/VD Øresund og sendt til Københavns Kommune, att. 3 navngivne medarbejdere.

Det fremgår ikke af de dokumenter som jeg har modtaget, at medarbejdere fra Københavns Kommune indgik i den særlige myndighed, Øresundsudvalget.

Generaldirektoratet for Statsbanerne har som begrundelse for afslaget på aktindsigt henvist til at dokumenterne var interne.

Da dette dokument er stilet til en udenforstående myndighed, forstår jeg ikke hvorpå statsbanerne støtter synspunktet om, at dokumentet er internt. Jeg beder derfor Trafikministeriet om (eventuelt efter at have forelagt spørgsmålet for Danske Statsbaner) at uddybe dette synspunkt.

(A) stillede i sin kommentar til Danske Statsbaners udtalelse af 16. december 1993 bl.a. følgende spørgsmål

Er det notat med titlen "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990 som DSB sendte (A), identisk med det notat dateret den 14. marts 1990 som han søgte om aktindsigt i?

Er 4 af de notater som DSB gav (A) aktindsigt i, identiske med 4 af de baggrundsnotater der er nævnt i notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse"?

Trafikministeriet har ikke i sin supplerende udtalelse udtalt sig om disse spørgsmål. Jeg beder derfor om Trafikministeriets udtalelse om disse spørgsmål.

Til sidst vil jeg bede om en kopi af den skrivelse af 8. december 1993 som DSB sendte til (A), og som han har henvist til i sin kommentar af 18. januar 1994".

I skrivelse af 2. september 1994 fremsendte Trafikministeriet sin udtalelse i anledning heraf. I udtalelsen anførte ministeriet bl.a. følgende

" Ad 1. Indkaldelser til, dagsordener for og referater fra møder i Øresundsudvalget.

...

DSB har ... oplyst, at de pågældende dokumenter vedrørende Øresundsudvalget er journaliseret i DSB i den daværende generaldirektørs arkiv. Den daværende generaldirektør og den daværende planlægningschef deltog i udvalgets arbejder. DSB har videre oplyst, at ingen udenforstående har haft adgang til de pågældende dokumenter. Ministeriet kan henholde sig hertil.

Ad 2. Indkaldelse til konstituerende møde i A/S Øresundsforbindelsen

Trafikministeriet kan bekræfte, at indkaldelsen til det konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen blev sendt til generaldirektøren for statsbanerne, fordi han var udpeget som medlem af bestyrelsen i A/S Øresundsforbindelsen, og at indkaldelsen ikke var udarbejdet af Øresundsudvalget.

DSB har oplyst, at dette første dokument vedrørende A/S Øresundsforbindelsen ved en rutinemæssig ekspedition er indgået på journalnummeret for den hidtidige Øresundssag jf. det ovenfor under pkt. 1 anførte. Efterfølgende korrespondance er journaliseret på et andet nummer i DSB's system, idet sagerne dog er opbevaret særskilt, således at papirerne ikke har været tilgængelige for udenforstående.

Ad 3. Baggrundsnotater til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990

Notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990 er udarbejdet af arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering, der ikke er identisk med Øresundsudvalget, ligesom sammensætningen af arbejdsgruppen ikke har været sammenfaldende med sammensætningen af Øresundsudvalget.

Der er nærmere redegjort for nedsættelse af arbejdsgruppen i vedlagte notat af 4. oktober 1989. Det fremgår heraf, at arbejdsgruppen er nedsat af formanden for Øresundsudvalget som en arbejdsgruppe under dette udvalg.

De tre baggrundsnotater til notatet af februar 1990, der fremstår som udarbejdet af DSB, Planlægningskontoret, og Trafikministeriet, 8. kontor, er udarbejdet af medarbejdere i henholdsvis DSB og Trafikministeriet som en bestanddel af det arbejde, der blev udført i arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering.

Vedrørende spørgsmålet om notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990 er identisk med det notat, der i DSB's journal er dateret 14. marts 1990 har DSB oplyst, at der ikke i DSB forefindes et notat med den anførte titel og med denne dato påført. Trafikministeriet skal i tilslutning hertil efter gennemgang af journalen oplyse, at der heller ikke i ministeriet eksisterer et sådant notat. Der er således tale om identiske dokumenter.

DSB har endvidere oplyst, at de 4 notater, som DSB har givet aktindsigt i, er identiske med 4 af de baggrundsnotater, der er nævnt i bilagsfortegnelsen til notatet "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse".

Ad 4. Dokument af 26. oktober 1990. Øresundsforbindelsen. Vurdering af alternative løsninger.

Det fremgår, at der er tale om et brev, der er sendt til Københavns Kommune, att. 3 navngivne medarbejdere. Disse medarbejdere indgik ikke i den særlige myndighed, Øresundsudvalget, ligesom disse medarbejdere heller ikke indgik i arbejdsgrupper herunder. Der er således tale om en fejl, når dette dokument af DSB tidligere er anført som et internt dokument.

Ministeriet har derfor anmodet DSB om at give A aktindsigt i dette brev og de heri anførte dokumenter vedrørende de alternative linieføringsforslag A til G for bane og motorvej uden at afvente den endelige udtalelse fra Folketingets Ombudsmand."

I et brev af 9. november 1994 til A udtalte jeg herefter følgende

" Indkaldelser til, dagsordener for og referater fra møder i Øresundsudvalget.

Som det fremgår blev dokumenterne vedrørende Øresundsudvalget journaliseret i den daværende generaldirektørs arkiv. Den daværende generaldirektør og den daværende planlægningschef deltog i udvalgets arbejder. Ingen udenforstående havde adgang til de pågældende dokumenter. Jeg har forstået denne oplysning således at kun den daværende generaldirektør og den daværende planlægningschef havde adgang til de pågældende dokumenter. Begge disse medarbejdere deltog i Øresundsudvalgets arbejder.

Jeg kan herefter på baggrund af det jeg har anført i mit brev af 4. juli 1994 til Trafikministeriet, konkludere at dokumenterne ikke har mistet deres karakter af interne arbejdsdokumenter i Øresundsudvalget.

Indkaldelse til konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen

Trafikministeriet har bekræftet at mødeindkaldelsen blev sendt til generaldirektøren for statsbanerne, fordi han var udpeget som medlem af bestyrelsen i A/S Øresundsforbindelsen. Dokumentet blev rutinemæssigt journaliseret på den hidtidige Øresundssag. Papirerne har ikke været tilgængelige for udenforstående.

Generaldirektøren for statsbanerne var offentlig ansat. Jeg har ved min gennemgang af sagen lagt til grund at han netop i sin egenskab af generaldirektør for statsbanerne og ikke som privatperson blev udpeget som bestyrelsesmedlem i A/S Øresundsforbindelsen.

Spørgsmålet er om materiale som en offentlig ansat medarbejder modtager i sin egenskab af bestyrelsesmedlem i et selskab, er materiale som må anses for indgået til den myndighed, hvor den offentligt ansatte har sin hovedbeskæftigelse.

Jeg har i mit brev af 4. juli 1994 til Trafikministeriet omtalt de tilfælde hvor en medarbejder i en offentlig myndighed udover sit sædvanlige arbejde varetager opgaver i en særlig offentlig administrativ myndighed. I disse tilfælde anses post til den pågældende medarbejder for at bevare sin interne karakter i den særlige myndighed, medmindre materialet afgives til medarbejderens sædvanlige arbejdsplads.

Spørgsmålet er om tilsvarende synspunkter kan overføres på den situation, hvor en medarbejder ikke er tilknyttet en særlig selvstændig offentlig myndighed, men hvor medarbejderen er udpeget som bestyrelsesmedlem i et selskab som ikke er omfattet af offentlighedsloven.

Situationen hvor medarbejderen er udnævnt som bestyrelsesmedlem, ligner på visse punkter situationen hvor medarbejderen er medlem af en særlig myndighed. Jeg sigter her til tilfælde hvor det navnlig er medarbejderens hovedbeskæftigelse, der kvalificerer den pågældende til at deltage såvel i selskabsbestyrelsen som i den særlige myndighed.

Der er imidlertid også forskelle på de to situationer. De regler der gælder for adgangen til aktindsigt i internt arbejdsmateriale i den særlige offentlige administrative myndighed og i et selskab, adskiller sig fra hinanden. Der gælder således pligt til for den særlige offentlige myndighed at ekstrahere faktiske oplysninger, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1, ligesom myndigheden er undergivet reglen om mer-offentlighed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt. Disse regler gælder ikke for selskabet.

Selv med disse forskelle mener jeg at de synspunkter som jeg anførte om betingelserne for, at materiale fra en særlig offentlig myndighed kan bevare sin interne karakter selv om det bliver sendt til medarbejderen på dennes sædvanlige arbejdsplads, i vidt omfang kan overføres til spørgsmålet om, hvorvidt dokumenter fra et selskab må anses for indgået til den offentlige myndighed, som er bestyrelsesmedlemmets sædvanlige arbejdsplads.

Det afgørende vil være om materiale eller oplysninger fra selskabet kan anses for indgået til den normale arbejdsplads, f.eks. ved at andre medarbejdere end bestyrelsesmedlemmet er blevet bekendt med materialet, ved at en overordnet har udøvet en instruktionsbeføjelse overfor sin medarbejder eller ved at materialet er indgået på en af myndighedens almindelige sager. Først når dokumentet er indgået til myndigheden vil det efter offentlighedslovens § 4, stk. 1, være omfattet af retten til aktindsigt.

Trafikministeriet har oplyst at det første dokument vedrørende A/S Øresundsforbindelsen (indkaldelsen til konstituerende bestyrelsesmøde) ved en rutinemæssig ekspedition indgik på journalnummeret for den hidtidige Øresundssag. Papirerne har ikke været tilgængelige for udenforstående.

Hvis denne udtalelse skal forstås således at det kun er generaldirektøren, der har set indkaldelsen, er det min opfattelse at brevet må anses for sendt til generaldirektøren som bestyrelsesmedlem og ikke til myndigheden Generaldirektoratet for Statsbanerne. Jeg mener derfor ikke at materialet kan anses for indgået på myndighedens sag, hvis generaldirektøren har været den eneste, der havde adgang til materialet. Hvis derimod den daværende planlægningschef (som jeg formoder ikke var bestyrelsesmedlem i A/S Øresundsforbindelsen) også havde adgang til mødeindkaldelsen, fordi den lå på en sag, hvortil han også havde adgang, mener jeg at indkaldelsen må anses for indgået til myndigheden (Øresundsudvalget eller Generaldirektoratet for Statsbanerne). Dermed vil den være omfattet af de akter der er omfattet af adgangen til aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 1.

Jeg har gjort Trafikministeriet bekendt med min opfattelse og bedt ministeriet om på baggrund heraf at tage stilling til om De har krav på aktindsigt i dette dokument.

Baggrundsnotater til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" fra februar 1990

Trafikministeriet har henvist til at arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering var nedsat af formanden for Øresundsudvalget som en arbejdsgruppe under dette udvalg. I det notat af 4. oktober 1989 som Trafikministeriet har henvist til, er anført følgende om arbejdsgruppen

"Til at bistå ved forberedelsen af regeringens stillingtagen hertil har formanden for det danske Øresundsudvalg nedsat en særlig arbejdsgruppe ledet af departementet/planlægningsafdelingen og med repræsentanter fra DSB, Vejdirektoratet, KLV og Miljøministeriet."

I mit brev af 4. juli 1994 til Trafikministeriet redegjorde jeg for de kriterier der efter ombudsmandens praksis lægges vægt på ved bedømmelsen af, om der foreligger en selvstændig myndighed. Jeg henviser særligt til det der er anført (...) i dette brev.

Som det fremgår heraf, lægges der bl.a. vægt på "om den administrative enhed har eller er undergivet instruktionsbeføjelse; i bekræftende fald må der ses på, om instruktionsbeføjelsen er rettet mod eller tilkommer en i forhold til den administrative enhed forskellig forvaltningsenhed, eller - alternativt - en i forhold til den administrative enhed direkte foresat eller underordnet forvaltningsstilling."

Trafikministeriet har i sin udtalelse af 2. september 1994 oplyst at de tre baggrundsnotater til notatet om "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse" blev udarbejdet af medarbejdere i henholdsvis DSB og Trafikministeriet, som en bestanddel af det arbejde der blev udført i arbejdsgruppen for dansk Øresundsvurdering.

Det er i notatet af 4. oktober 1989 fra Øresundsudvalget, arbejdsgruppen for dansk vurdering, oplyst at "formanden for det danske Øresundsudvalg (har) nedsat en særlig arbejdsgruppe ledet af departementet/planlægningsafdelingen".

Når jeg sammenholder indholdet af notatet med Trafikministeriets udtalelse af 2. september 1994, står det mig ikke klart hvor instruktionsbeføjelsen overfor dette udvalg var placeret; om instruktionsbeføjelsen overfor udvalget var hos Trafikministeriets departement eller hos Øresundsudvalget. Jeg henviser til at jeg i den sag som er omtalt i mit brev til Trafikministeriet af 4. juli 1994 om Brundtlandudvalget (FOB 1989, s. 175), beskæftigede mig med et tilsvarende problem.

Jeg kan ikke på grundlag af de oplysninger jeg har modtaget, afgøre hvorledes departementets relation til arbejdsgruppen har været. Jeg kan derfor heller ikke tage stilling til om de 3 baggrundsnotater som er udarbejdet til "Dansk vurdering af fast Øresundsforbindelse", kan anses for at være internt arbejdsmateriale udarbejdet af en arbejdsgruppe under Øresundsudvalget; eller om den stilling som departementet har haft i arbejdsgruppens arbejde, indebærer at arbejdsgruppen ikke kan anses for at være en del af den særlige myndighed "Øresundsudvalget". Hvis det sidste er tilfældet, må dokumenterne anses for afgivet til Øresundsudvalget og vil dermed ikke være interne.

Jeg har derfor henstillet til Trafikministeriet at ministeriet overfor Dem redegør for, hvorledes arbejdet i arbejdsgruppen for dansk vurdering har været tilrettelagt, og på denne baggrund træffer afgørelse om hvorvidt notaterne er omfattet af retten til aktindsigt.

"Øresundsforbindelsen. Vurdering af alternative løsninger"

Trafikministeriet har bedt DSB om at give Dem aktindsigt i dette brev og de heri anførte dokumenter vedrørende de alternative linieføringsforslag A til G for bane og motorvej.

Det er efter min opfattelse kritisabelt at Generaldirektoratet for Statsbanerne ikke ved sin første afgørelse gav Dem aktindsigt i dette materiale.

Jeg har gjort Trafikministeriet og Danske Statsbaner bekendt med min opfattelse, men foretager mig ikke mere vedrørende dette spørgsmål.

Efter min gennemgang af dokumenterne har jeg ikke fundet grundlag for at tage stilling til om der er oplysninger i dokumenterne, der er omfattet af ekstraheringspligten, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1. Jeg henviser til ombudsmandslovens § 6, stk. 4, hvorefter det er ombudsmanden der afgør, "om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelser".

NOTER: (*1) Jf. FOB 1989, s. 175ff

Resumé

A klagede over at Generaldirektoratet for Statsbanerne (DSB) havde afslået hans anmodning om aktindsigt i en række dokumenter, herunder referater m.v. af møder i Øresundsudvalget og en indkaldelse til konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen.

Ombudsmanden udtalte at Øresundsudvalget, der var et embedsmandsudvalg, måtte anses for en selvstændig myndighed. Selv om dokumenterne vedrørende møder i Øresundsudvalget var journaliseret i DSB, mente ombudsmanden ikke at de derved havde mistet deres karakter af interne arbejdsdokumenter, idet ombudsmanden måtte lægge til grund, at ingen udenforstående havde haft adgang til dokumenterne.

Indkaldelsen til det konstituerende bestyrelsesmøde i A/S Øresundsforbindelsen var blevet sendt til generaldirektøren for DSB i hans egenskab af bestyrelsesmedlem i A/S Øresundsforbindelsen. Ombudsmanden udtalte at materialet fra A/S Øresundsforbindelsen efter hans opfattelse ikke kunne anses for indgået på DSB's sag, såfremt generaldirektøren (som bestyrelsesmedlem) havde været den eneste, der havde haft adgang til materialet. Ombudsmanden bad Trafikministeriet om på baggrund af denne opfattelse at tage stilling til om A havde krav på aktindsigt i indkaldelsen til det konstituerende bestyrelsesmøde. (J. nr. 1993-2628-501).