Afslag på anmodning om aktindsigt. Offentlighedslovens § 4, stk. 1; administrativ sagsbehandling. Begrundelsespligt.

Afslag på anmodning om aktindsigt. Offentlighedslovens § 4, stk. 1; administrativ sagsbehandling. Begrundelsespligt.

A klagede over at Forsvarsministeriet havde tiltrådt Hjemmeværnskommandoens afslag på hans anmodning om at få udleveret et eksemplar af folderen "Flygtninge - Indvandrere - Fremmedarbejdere".

Det fremgik af de foreliggende oplysninger at A den 8. september 1993 første gang skrev til Hjemmeværnskommandoen med anmodning om at modtage et eksemplar af folderen "Flygtninge - Indvandere - Fremmedarbejdere".

I skrivelse af 15. september 1993 afslog Hjemmeværnskommandoen A's anmodning. I skrivelsen var bl.a. anført følgende

"...

2. Hjemmeværnskommandoen skal i den forbindelse meddele, at folderen har været anvendt som debatoplæg i en kortere periode, men er udgået af undervisningen, hvorfor Din anmodning ikke kan imødekommes.

3. For en god ordens skyld skal det fastslås, at hjemmeværnet ikke tager stilling i debatten om flygtninge, men at emnet naturligt indgår i samfundsdebatten, der finder sted på Hjemmeværnets Højskole.

..."

Dette afslag klagede A i skrivelse af 17. september 1993 over til Hjemmeværnskommandoen. A anførte at han i sit agitationsarbejde for hjemmeværnstanken havde behov for kendskab til indholdet af folderen. A anførte endvidere at såfremt der ikke var flere originaleksemplarer af folderen, måtte Hjemmeværnskommandoen kunne kopiere det arkiverede eksemplar.

Hjemmeværnskommandoen fastholdt i skrivelse af 1. oktober 1993 til A at han ikke kunne få folderen eller en kopi heraf udleveret. Hjemmeværnskommandoen henviste til punkterne 2. og 3. i skrivelsen af 15. september 1993 og anførte yderligere

"...

4. Hjemmeværnskommandoen er iøvrigt af den opfattelse, at en promovering af hjemmeværnstanken bør foretages ud fra det overordnede idégrundlag og ikke fra en folder, som er udarbejdet som et debat-oplæg i en helt specifik sammenhæng.

..."

I skrivelse af 6. oktober 1993 klagede A over afslaget til Forsvarsministeriet, idet han anførte at afslaget var udtryk for censur.

Forsvarsministeriet stadfæstede i skrivelse af 14. oktober 1993 Hjemmeværnskommandoens afslag. I skrivelsen anførte ministeriet

"...

Det er overfor Forsvarsministeriet blevet oplyst, at den pågældende folder alene har været udleveret som et debatoplæg i forbindelse med kurser på Hjemmeværnsskolen, og at den nu er udgået af undervisningen.

Der er således tale om en folder, hvis indhold og layout alene er beregnet til at indgå i en undervisningssituation. Folderen er således hverken beregnet eller egnet til at "stå alene" uden nogen form for kommentarer.

Set i lyset heraf samt at folderen ikke længere anvendes i undervisningen, ser Forsvarsministeriet sig ikke i stand til at udvirke folderen udleveret til Dem.

..."

I klagen til mig henviste A til sagens akter, idet han anførte at folderen i pressen var blevet beskyldt for at indeholde et politisk budskab, hvilket havde været og ifølge A's opfattelse burde være bandlyst i Hjemmeværnet. Endvidere anførte A at han godt kunne vurdere folderens indhold uden at have været på kursus.

I en udtalelse til mig i anledning af klagen anførte Hjemmeværnskommandoen bl.a. følgende

"...

2. Da den omtalte pjece ikke længere anvendes i undervisningen ved Hjemmeværnsskolen, er den ikke længere at betragte som en hjemmeværnspublikation og kan derfor, uanset formålet, ikke rekvireres.

Efter Hjemmeværnskommandoens opfattelse, omfatter adgangen til aktindsigt i følge offentlighedslovens paragraf 4 stk. 1. ikke interne dokumenter, undervisningsmaterialer, kort, bøger og brochurer, selv om det produceres og anvendes af offentlige myndigheder.

Som følge af ovenstående må Hjemmeværnskommandoen fastholde afslaget på udlevering af pjecen, der ikke mere lagerføres, til (A).

..."

Forsvarsministeriet anførte i en udtalelse bl.a. følgende

"...

2. Forsvarsministeriet skal indledningsvis bemærke, at (A's) henvendelse til Forsvarsministeriet betragtes som en klage over manglende imødekommenhed ved rekvisition af undervisningsmaterialet og ikke som en klage over afslag på aktindsigt.

Forsvarsministeriet har således i skrivelsen af 14. oktober 1993 til (A) alene taget udgangspunkt i, at den ovenfor i punkt 1 nævnte folder vurderes uegnet til udlevering uden for en egentlig undervisningssituation.

3. Som det fremgår af bilag 3, har Forsvarsministeriet vurderet, om man i medhør af Lov om offentlighed i forvaltningen er forpligtet til at udlevere den pågældende folder ved en begæring om aktindsigt fremsat overfor ministeriet.

I følge bemærkningerne til Lov om offentlighed i forvaltningen § 4, stk. 1., omfatter adgangen til aktindsigt kun dokumenter, der er undergivet administrativ sagsbehandling. I henhold til den kommenterede udgave af Lov om offentlighed i forvaltningen side 69 pkt. 2. falder "andet "papirmateriale" som f.eks. undervisningsmateriale, kort, bøger, brochurer, selvom det produceres eller anvendes af offentlige myndigheder, jf. F.T. 1985/86, tillæg A sp. 210 og FOB 1981, side 148", udenfor adgangen til aktindsigt.

Det er derfor Forsvarsministeriets opfattelse, at den pågældende folder, der alene er fremstillet og anvendt som et debatoplæg i forbindelse med undervisning på Hjemmeværnsskolen, ikke er omfattet af adgangen til aktindsigt.

Ministeriet kan på denne baggrund fortsat tiltræde Hjemmeværnskommandoens afslag på udlevering af den pågældende folder.

..."

Efter at jeg havde gjort A bekendt med udtalelserne, fremsendte han bl.a. følgende bemærkninger i skrivelse af 29. december 1993 til mig

"...

Hjemmeværnskommandoen afslår min anmodning om at få udleveret pjecen "Flygtninge - Indvandere - Fremmedarbejdere" med den begrundelse, at der er tale om undervisningsmateriale.

Denne fortolkning kan efter min mening ikke anvendes i dette tilfælde.

Pjecen har været anvendt og er blevet debatteret meget bredere end undervisningsmateriale normalt bliver.

Der er tale om et generelt debatoplæg, som har givet anledning til diskussion langt udenfor Hjemmeværnet's rækker, ja den har endog forårsaget en "mod-pjece", der har søgt at imødegå pjecen. Indholdet må - efter de indtil nu foreliggende virkninger på det omliggende samfund at dømme - være af en sådan art, at der kun kan være tale om et generelt debatoplæg - og ikke undervisningsmateriale som hævdet.

..."

I en skrivelse til A udtalte jeg herefter følgende

"Hjemmeværnskommandoen og Forsvarsministeriet har i udtalelserne til mig givet udtryk for den opfattelse, at De ikke har ret til aktindsigt i folderen, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1.

Offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt., har følgende ordlyd

"Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed."

Som det fremgår af den citerede bestemmelse, er et dokument kun undergivet aktindsigt, såfremt det indgår i en forvaltningsmyndigheds administrative sagsbehandling. I bemærkningerne til lovforslaget, Folketingstidende 1985/86, tillæg A, spalte 210, udtales herom følgende

"...

Udenfor falder endvidere andet "papirmateriale" som f.eks. undervisningsmateriale, kort, bøger, brochurer, selv om det produceres eller anvendes af offentlige myndigheder.

..."

Jeg må lægge til grund at folderen "Flygtninge - Indvandere - Fremmedarbejdere" er produceret med henblik på undervisning på Hjemmeværnskommandoens kurser, og at Hjemmeværnskommandoen alene har anvendt folderen til dette formål.

At folderen tillige er blevet debatteret i pressen bevirker ikke, at denne er indgået som led i en offentlig myndigheds administrative sagsbehandlig.

Jeg er således enig med Hjemmeværnskommandoen og Forsvarsministeriet i, at De ikke har krav på at få folderen udleveret, da den ikke er undergivet aktindsigt jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1.

Ifølge forvaltningslovens § 22 skal forvaltningsmyndigheders skriftlige afgørelser være ledsaget af en begrundelse, medmindre borgeren får fuldt ud medhold. Som led i denne begrundelse skal forvaltningsmyndigheden, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1, henvise til de retsregler i henhold til hvilke afgørelsen er truffet.

Det fremgår af sagens akter, at Hjemmeværnskommandoen og Forsvarsministeriet ikke som led i begrundelserne til Dem henviste til offentlighedslovens § 4, stk. 1.

Forsvarsministeriet har i udtalelsen til mig (...) forklaret dette med, at ministeriet betragtede henvendelsen fra Dem som "en klage over manglende imødekommenhed ved rekvisition af undervisningsmaterialet og ikke som en klage over afslag på aktindsigt". Hjemmeværnskommandoen har ikke kommenteret dette forhold.

Uanset at De i skrivelserne til Hjemmeværnskommandoen og Forsvarsministeriet ikke benyttede udtrykket aktindsigt, fremgik det klart, at De søgte aktindsigt i folderen.

Jeg finder det derfor beklageligt, at Hjemmeværnskommandoens og Forsvarsministeriets begrundelser til Dem ikke, i overensstemmelse med forvaltningslovens § 24, henviste til offentlighedslovens § 4, stk. 1, og redegjorde for fortolkningen af bestemmelsen.

Jeg har gjort Hjemmeværnskommandoen og Forsvarsministeriet bekendt med min opfattelse.

..."

Resumé

A klagede over at Forsvarsministeriet (FM) havde tiltrådt et afslag fra Hjemmeværnskommandoen (HjK) på hans anmodning om at få udleveret et eksemplar af HjK's folder "Flygtninge - Indvandrere - Fremmedarbejdere". Folderen var blevet debatteret i pressen og var blevet beskyldt for at indeholde et politisk budskab.

HjK og FM afslog A's anmodning med henvisning til at folderen alene havde været anvendt som debatoplæg i forbindelse med kurser på Hjemmeværnets Højskole, og at folderen nu var udgået af undervisningen.

Ombudsmanden udtalte at folderen ikke var indgået i en forvaltningsmyndigheds sagsbehandling. Det forhold at folderen var blevet debatteret i pressen ændrede ikke noget heri. A havde således ikke krav på aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt. Ombudsmanden fandt det beklageligt at begrundelserne for HjK's og FM's afgørelser ikke, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1, indeholdt en henvisning til offentlighedslovens § 4, stk. 1. (J. nr. 1993-2357-401).