Aktindsigt i sagsjournaler. Interne arbejdsdokumenter.

Aktindsigt i sagsjournaler. Interne arbejdsdokumenter.

A fremsatte over for Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet anmodning om aktindsigt i generaldirektoratets sag om (yderligere) privatisering af Tele Danmark A/S. Generaldirektoratet afslog i det væsentlige A's begæring under henvisning til at der var tale om en lovgivningssag, jf. offentlighedslovens § 2, stk. 2. Samtidig bemærkede generaldirektoratet at sagen også efter fremsættelsen af det omhandlede lovforslag ville være undtaget fra aktindsigt efter en række af offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser.

A klagede til mig over generaldirektoratets afgørelse. På dette tidspunkt var lovforslaget fremsat, og spørgsmålet var derfor om generaldirektoratets afgørelse kunne støttes på andre af offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser end § 2, stk. 2.

Den 9. marts 1994 afgav jeg min udtalelse i sagen. Jeg anførte at generaldirektoratet med rette havde afvist at udlevere en række af sagens dokumenter, men at andre af sagens dokumenter ikke - således som sagen var oplyst - kunne anses for omfattet af de påberåbte bestemmelser.

A havde bl.a. anmodet om aktindsigt i sagens journaler, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2. Herom anførte jeg følgende i min udtalelse

"...

e) Aktindsigt i journalen til generaldirektoratets sag j.nr. (...)

a. Som begrundelse for ikke at udlevere journalen til generaldirektoratets sag j.nr. (...) har generaldirektoratet i udtalelsen af 5. januar 1994 til mig henvist til, at man - da stort set alle akter i sagen er undtaget fra aktindsigt - har fundet det naturligt også at nægte aktindsigt i journalen.

b. Offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2, har følgende ordlyd

"§ 5. Retten til aktindsigt omfatter

...

2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter."

Det fremgår af bestemmelsen, at den, der søger aktindsigt, har et selvstændigt krav på indsigt i den pågældende sags journal. Som følge heraf kan en myndighed selvsagt ikke give afslag på aktindsigt i en journal med henvisning til, at den pågældende sags dokumenter helt eller delvis er undtaget fra aktindsigt; kun i de - formentlig meget sjældne - tilfælde, hvor journalen i sig selv indeholder oplysninger, der kan henføres under offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, kan myndigheden nægte aktindsigt i journalen.

c. Generaldirektoratets begrundelse for at afslå Deres begæring om aktindsigt i journalen er således urigtig. Generaldirektoratet er efter tilsvarende retningslinier forpligtet til at meddele Dem aktindsigt i journalen til sag j.nr. (...)"

Efter at jeg havde afholdt et møde med generaldirektoratet, traf generaldirektoratet ved skrivelse af 3. maj 1994 en ny afgørelse i sagen. Om spørgsmålet om aktindsigt i journalerne hed det i generaldirektoratets afgørelse til A bl.a. følgende

"Efter telefonisk oplysning fra Rigsarkivet stilles der ingen særlige krav til journalers opbygning, blot skal journalen kunne godkendes af Rigsarkivet. Der stilles således ikke krav om, at der i journalen sker en indholdsmæssig beskrivelse af hver enkelt akt i sagen. Rigsarkivet oplyser dog, at det vil være naturligt, at journalen for hver enkelt akt indeholder datoangivelse og benævner modtager eller afsender.

I Ministeriet for Kommunikation og Turisme er der tradition for, at journalerne indeholder en kort beskrivelse af hver enkelt akt - typisk i form af dokumentets overskrift. Beskrivelserne er særdeles detaljerede og nedfældes udelukkende med det formål, at journalen kan benyttes som internt søgeredskab for journalmedarbejderne og sagsbehandlerne. De felter i journalen, som vedrører beskrivelsen af de enkelte akter samt feltet "bemærkninger" er derfor dækket over vedlagte eksemplar af journalen som hermed fremsendes til Deres orientering. Endvidere vedlægges journalen for den beslægtede sag (...), som er ekstraheret på lignende måde.

Begrundelsen for, at der kun gives Dem delvis aktindsigt, er, at der - jf. ovenfor - for en del af dokumentets (journalens) vedkommende er tale om et internt arbejdsdokument, som generelt er undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 7, nr. 1."

A oplyste over for mig, at han af principielle grunde ønskede fuldstændig aktindsigt i journalerne.

På denne baggrund udtalte jeg i en skrivelse af 19. maj 1994 til generaldirektoratet bl.a. følgende

"Jeg forstår generaldirektoratets afgørelse således, at man generelt har undtaget de rubrikker i journalerne, der benævnes "Angående", "Sagsbeh." og "Bemærkninger", fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 7, nr. 1. Begrundelsen er, at disse dele af journalen alene er oprettet som et internt søgeredskab for generaldirektoratets medarbejdere.

Som anført i min udtalelse af 9. marts 1994 følger det af offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2, at den, der søger aktindsigt, har et selvstændigt krav på indsigt i sagens journal. Uanset at journalen i en vis forstand har karakter af et internt arbejdsdokument, er det derfor klart, at der ikke i medfør af offentlighedslovens § 7, nr. 1, kan meddeles afslag på aktindsigt; var dette tilfældet, ville offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2, ganske miste sin betydning.

Offentlighedslovens § 7, nr. 1, er således uden betydning for spørgsmålet om ret til aktindsigt i en sags journal. Det er ligeledes uden betydning, om det dokument, der omtales i journalen, i sig selv ville være undtaget fra aktindsigt efter offentlighedsloven.

Afslag - helt eller delvist - på aktindsigt i en journal vil herefter kun kunne gives, såfremt journalen i sig selv indeholder oplysninger, der er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 12-14. Om dette er tilfældet, beror på en konkret vurdering, som generaldirektoratet ikke har haft lejlighed til at foretage, og som jeg derfor ikke kan komme nærmere ind på. Det må dog være min umiddelbare opfattelse, at kun ganske få - om nogen - af journalens oplysninger vil kunne undtages fra aktindsigt.

Såfremt generaldirektoratet ønsker at bringe de omhandlede undtagelsesbestemmelser i anvendelse, vil der samtidig skulle meddeles en skriftlig begrundelse herfor, jf. forvaltningslovens §§ 22 og 24.

Jeg henstiller, at generaldirektoratet træffer en ny afgørelse over for (A). Jeg udbeder mig underretning om denne afgørelse.

I skrivelsen af 3. maj 1994 til (A) har generaldirektoratet anført nogle bemærkninger om, hvilke oplysninger en journal efter de regler, der gælder herom, skal indeholde. Såvidt jeg forstår, har disse bemærkninger ikke haft betydning for direktoratets afgørelse.

Dette kan jeg ganske tilslutte mig; herved bemærker jeg, at den ret til aktindsigt, der er fastslået i offentlighedsloven, er en ret til indsigt i de pågældende dokumenter, som de faktisk foreligger. Det er således uden betydning, om dokumenterne retmæssigt kunne have foreligget i en anden form."

Ved skrivelse af 3. juni 1994 meddelte generaldirektoratet mig at man nu havde meddelt A fuldstændig aktindsigt i sagens journaler.

Jeg meddelte generaldirektoratet at jeg tog det oplyste til efterretning, og at jeg herefter ikke foretog mig videre i sagen.

Resumé

En klage fra A vedrørte bl.a. spørgsmålet om hvorvidt Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet (P&T) havde pligt til at udlevere journalerne om generaldirektoratets sag om (yderligere) privatisering af Tele Danmark A/S til A.

Ombudsmanden udtalte at den der søger aktindsigt i en sag har et selvstændigt krav på indsigt i den pågældende sags journal, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, nr. 2. Som følge heraf kan en myndighed ikke give afslag på aktindsigt i en journal med henvisning til at sagens dokumenter helt eller delvis er undtaget fra aktindsigt; kun i de tilfælde, hvor journalen i sig selv indeholder oplysninger, der kan henføres under offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, kan myndigheden nægte aktindsigt i journalen.

Endvidere udtalte ombudsmanden at det er uden betydning, at en sagsjournal i en vis forstand kan siges at være et internt arbejdsdokument, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1. (J. nr. 1993-2751-501).