Behandling af en eksamensklage ved Københavns Universitet.

Behandling af en eksamensklage ved Københavns Universitet.

A klagede til mig over behandlingen af en eksamensklage vedrørende støjproblemer i forbindelse med afholdelsen af skriftlig eksamen i geologi den 14. januar 1992 på Københavns Universitet.

Af sagen fremgik det, at A sammen med 5 andre studerende i skrivelse af 21. januar 1992 til dekanen for Det Naturvidenskabelige Fakultet klagede over den betydelige støj, der havde været i eksamenslokalet mellem klokken 12 og 12.30 i forbindelse med, at de var til eksamen i geologi 3. Om forløbet af eksamen og de forhold, som de klagede over, anførte de følgende

"...

Det var åbenbart planlagt således, at 3 timers geologi k eksamen skulle foregå i samme lokale. Det kan man godt acceptere i dette enkelte tilfælde, selv om det principielt er uheldigt og forstyrrende, når 30-40 mennesker rejser sig midt i vort forløb. Det man ikke kan acceptere er at tilsynet lang tid efter at studenterne har forladt lokalet tæller, snakker og råber hen over salen. Der tysses 5-10 min. indtil en råber meget højt "Kan vi så få ro".

Man kan heller ikke acceptere at der straks derefter skal startes en eksamen i lokalet (12.30). Der går mindst 5 min. med at sætte den nye eksamen i gang, bl.a. oplyser tilsynet at der nu er 3. min. til start, 2. min. til start o.s.v.

Vi vil naturligvis påtale denne behandling. Fire timers skriftlig eksamen må betyde fire timer med absolut ro. Spørgsmålet er herefter hvad vi får i kompensation for denne forstyrrelse? Den sidste time er som bekendt den hvor man samler, retter til o.s.v."

Det Naturvidenskabelige Fakultet sendte A's klage til Geologisk Institut med anmodning om, at instituttet sendte bedømmerne klagen, således at de var orienteret om forholdet ved bedømmelsen af de afleverede opgavebesvarelser.

På forespørgsel fra Det Naturvidenskabelige Fakultet oplyste eksamenstilsynet, at overvagten og 2 andre vagter til denne eksamen havde oplyst, at der havde været "megen støj og tyssen hjalp ikke". Den repræsentant for eksamenstilsynet, som udtalte sig, oplyste, at hun, der selv havde været overvagt det pågældende sted i flere år, var af den opfattelse, at der var megen støj i lokalet, særlig når tidspunkterne for de forskellige eksaminers afholdelse var af varierende længde.

I skrivelse af 19. februar 1992 meddelte Det Naturvidenskabelige Fakultet bl.a. A følgende afgørelse

"Foranlediget af den indgivne klage og de indhentede udtalelser, har fakultetet besluttet at tilbyde eksaminanderne ved Geologi 3-eksamenen den 14. januar 1992 en ekstra prøveadgang ud over de tilladte tre eksamensforsøg, således at den enkelte eksaminand kan fravælge eksamensresultatet opnået ved prøven den 14. januar 1992.

Fakultetet er opmærksom på, at den pågældende eksamenstilrettelæggelse har været uheldig, og vil fremover søge lignende tilstande undgået."

I skrivelse af 25. februar 1992 til dekankontoret, Det Naturvidenskabelige Fakultet, klagede A bl.a. over sagsbehandlingstiden i forbindelse med behandlingen af hans klage. Han gjorde endvidere indsigelse imod, at klagen ikke havde resulteret enten i en omeksamination, eller at karaktererne var blevet hævet. A mente, at klagen skulle behandles i overensstemmelse med reglerne i eksamensbekendtgørelsen. Til slut anmodede A om at blive gjort bekendt med sagens akter, som foreskrevet i bekendtgørelsen. A bad om at få andre tilbud fra Det Naturvidenskabelige Institut, da han nu principielt havde fået ret i sin klage.

A rettede ved skrivelse af 24. februar 1992 henvendelse til Undervisningsministeriet om sagsbehandlingstiden set i relation til bekendtgørelsen om behandling af eksamensklager.

I fakultetets udtalelse af 11. marts 1992 til rektor i anledning af A's klage til Undervisningsministeriet anførte fakultetet bl.a. følgende

"...

Ved klagens indgivelse skønnede fakultetet, at klagen var begrundet i årsager der ikke tog sigte på faglige forhold, hvor bedømmerne kunne have fejlet, men udelukkende omhandlede et kritisabelt lokalemæssigt problem ved eksamenen. Dette skøn må også selve klagens indhold berettige til. Denne går ensidigt på et støjproblem og afsluttes med spørgsmålet om, hvad klagerne får i kompensation for forstyrrelsen. Disse omstændigheder var baggrunden for den videre sagsbehandling, herunder at klagegrundlaget ikke kunne jævnføres med bestemmelserne i bekendtgørelsen om behandling af eksamensklager.

Karakteren for Geologi 3 eksamenen dannes på grundlag af en skriftlig prøve (her d. 14.1.1992) samt en senere mundtlig prøve. Fakultetskontoret fremsender klagen til Geologisk Institut d. 3.2.92 med det formål, at orientere bedømmerne om det påklagede forhold. Samme dag orienterede eksaminator, lektor (B), fakultetskontoret om, at den mundtlige prøve var afholdt d. 21. og 22.1.1992. Han oplyste endvidere, at bedømmerne havde taget et vist hensyn til støjproblemet, som var kendt af bedømmerne.

Den 19.2.1992 modtager fakultetskontoret Eksamenstilsynets udtalelse i sagen bilagt overvagtens kommentarer. Udtalelsen bekræfter, at der på et tidspunkt under den skriftlige prøve var støj som følge af en anden prøves ophør. Samme dag træffer dekanatet en administrativ afgørelse i sagen, der som nævnt har baggrund i den rent lokalemæssige situation og ingen relation til bedømmelsen af eksaminandernes faglige viden og kunnen. De pågældende eksaminander tilbydes - som svar på ønsket om kompensation for støjen - en ekstra prøveadgang udover de tilladte tre eksamensforsøg med ret til at fravælge eksamensresultatet fra prøven i januar.

..."

Om den tidsmæssige behandling af sagen oplyste Det Naturvidenskabelige Fakultet følgende

"...

14.1.92

Skriftlig prøve i Geologi 3

21. og 22.1.92

Mundtlig prøve i Geologi 3, hvor den samlede karakter meddeles eksaminanden.

22.1.92

Klagen modtages på fakultetskontoret. 8 dage efter den skriftlige prøve med støjproblemet.

3.2.92

Kopi af klagen til Geologisk Institut og Eksamenstilsynet...

3.2.92

Lektor (B) meddeler telefonisk, at bedømmerne har været orienteret om støjproblemet "og taget et vist hensyn hertil"

3.2.92

(A) meddeler at han er kontaktperson for klagerne.

11.2.92

(A) meddeler telefonisk, at klagen nu ønskes behandlet efter bekendtgørelsen om klagebehandling.

12.2.92

Fakultetskontoret skriver til Eksamenstilsynet med anmodning om en udtalelse i sagen...

12.2.92

Fak.kontoret skriver til (A) ... der den

13.2.92

på fakultetskontoret erklærer sig tilfreds med vort brev af g.d.

19.2.92

Eksamenstilsynets udtalelse...

19.2.92

Dekanatets afgørelse til samtlige eksaminander...

25.2.92

(A's) brev til fakultetet bekræfter modtagelsen af fakultetets brev af 19.2.92, men "ser frem til andre tilbud".

3.3.92

Fakultetet modtager brev fra rektor med Undervisningsministeriets brev med anmodning om en udtalelse i sagen, der d. 24.2.92 af (A) er indbragt for Undervisningsministeriet."

Fakultetets udtalelse blev af rektor den 17. marts 1992 sendt til Undervisningsministeriet. Rektor henholdt sig til fakultetets udtalelse.

Den 16. marts 1992 rykkede A dekankontoret, Det Naturvidenskabelige Fakultet, for svar på sin skrivelse af 25. februar 1992. Fakultetet svarede den 19. marts 1992, at sagen nu på grund af A's henvendelse til Undervisningsministeriet behandledes af Rektor for Københavns Universitet.

Undervisningsministeriet, Forskningsafdelingen, meddelte den 25. marts 1992 A, at ministeriet på baggrund af universitetets udtalelse vedrørende sagsforløbet, herunder den tid, der var medgået til sagens behandling, ikke havde yderligere kommentarer til sagens behandling. For så vidt angik A's ønske om, at klagen behandledes efter bekendtgørelse om eksamensklager, meddelte ministeriet, at ministeriet først kunne behandle sagen, når de almindelige rekursmuligheder var udnyttet.

I skrivelse af 30. marts 1992 klagede A på ny til Undervisningsministeriet over sagsbehandlingen og over afgørelsen. Han klagede nærmere over, 1)at sagen ikke var behandlet efter klagebekendtgørelsen, over 2)sagsbehandlingstiden set i relation til bekendtgørelsen og over, 3)at han ikke i afgørelsen fra Det Naturvidenskabelige Fakultet havde modtaget nogen klagevejledning.

Ministeriet meddelte herefter den 6. april 1992 A, at ministeriet havde bedt universitetet om en udtalelse. Endvidere meddelte ministeriet, at ministeriet efter gennemlæsning af sagen gik ud fra, at A allerede havde indgivet en klage efter reglerne i bekendtgørelse om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner. Da ministeriet fra Det Naturvidenskabelige Fakultet havde fået oplyst, at A ikke havde indgivet individuelle klager efter reglerne i bekendtgørelsen, bad ministeriet A og de andre studerende, der var utilfredse med eksamensforløbet om hver især at udforme en skriftlig klage med en begrundelse for klagen.

Efter at have indhentet en udtalelse fra universitetet svarede ministeriet den 22. maj 1992, at A var blevet henvist til at indgive klage efter reglerne i bekendtgørelsen om eksamensklager. Da han ikke havde benyttet sig af denne mulighed, kunne ministeriet ikke hjælpe ham.

A rettede den 25. april 1992 henvendelse til mig vedrørende klagesagen. Jeg oversendte denne skrivelse til Undervisningsministeriet den 20. maj 1992. Jeg henledte ministeriets opmærksomhed på, at A havde klaget over 2 nærmere angivne punkter.

Undervisningsministeriet svarede den 3. juni 1992 A følgende

"...

Ved besvarelsen af henvendelsen har Folketingets Ombudsmand bedt ministeriet redegøre for følgende forhold,

- hvorfor jeres klage af 21. januar 1992 ikke er blevet behandlet efter reglerne i Bekendtgørelse om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner (klagebekendtgørelsen). I tilslutning hertil, hvorfor ministeriet ikke finder, at jeres klage af nævnte dato opfylder de krav, der stilles til en klage, der indgives efter nævnte bekendtgørelse.

- den sagsbehandling, herunder den tidsmæssige udstrækning af sagsbehandlingen, som klagen var undergivet på Det Naturvidenskabelige Fakultet.

Jeres klage af 21. januar 1992 er udformet som en kollektiv klage over støjproblemer i forbindelse med afholdelsen af eksamen i geologi 3 den 14. januar 1992. Klagen afsluttes med ordene "spørgsmålet er herefter, hvad vi får i kompensation for denne forstyrrelse." Klagen er underskrevet af 6 personer.

En sådan kollektivt udformet klage kan ikke behandles efter nævnte klagebekendtgørelse, men alene som en administrativ klage. Hvilket også fremgår af Det Naturvidenskabelige Fakultets brev af 12. febr. 1992 til (A), hvori det meddeles, "at fakultetet nu indhenter udtalelse fra eksamenstilsynet til belysning af muligheden for en evt. administrativ afgørelse, som fakultetet kan tage i sagen".

Fakultetet har anset støjen - som værende af betydning - og har på grundlag heraf givet jer mulighed for en ekstra prøveadgang ud over de 3 tilladte eksamensforsøg med ret til at fravælge eksamensresultatet opnået ved prøven den 14. januar 1992.

I følge Lov om styrelse af højere uddannelsesinstitutioner har universitetet kompetence til at træffe administrative afgørelser. Sådanne afgørelser kan ikke ændres af ministeriet, medmindre der foreligger ulovligheder, herunder formelle mangler i forbindelse med afgørelsen. Det finder ministeriet ikke, at der gør her.

En administrativ afgørelse kan aldrig gå ud på, at karakteren ændres. Dette kan kun ske, hvis der indgives en formel klage udformet efter reglerne i klagebekendtgørelsen.

En sådan klage skal i følge § 2 "indgives af den studerende". Klagen skal være skriftlig og begrundet. Der kan således ikke indgives en kollektiv klage, idet den enkelte klager skal begrunde, hvorfor han/hun mener, at karakteren skal ændres. Klagen skal indgives senest 8. hverdag efter, at resultatet af prøven er bekendtgjort.

Det Naturvidenskabelige Fakultet har flere gange opfordret jer til at indgive en klage, som opfylder nævnte formkrav, men ingen af jer har ønsket at benytte jer af denne mulighed.

Ministeriet gik ved brev af 25. marts 1992 fejlagtigt ud fra, at der var indgivet en klage - jf. bilag 2 til Fakultetets brev af 11. marts 1992. Da ministeriet på telefonisk forespørgsel til fakultetet imidlertid fik oplyst, at der endnu ikke var indgivet en klage, bad vi jer i brev af 6. april 1992 om at indgive en individuel klage.

Sagens behandling

På grundlag af ovennævnte mener ministeriet, at have redegjort for, hvorfor klagen ikke er behandlet efter klagebekendtgørelsen. Tidsfrister i nævnte bekendtgørelse kan derfor ikke bruges her. Heller ikke en analogi kan anvendes, idet fristen på 12 dage i klagebekendtgørelsens § 5 alene vedrører den tid, som bedømmerne har til rådighed - ikke den administrative behandling.

En klagesag skal behandles, så hurtigt som det er muligt efter sagens indhold. Fakultetet har tidligere redegjort for tidsforløbet, vi finder ikke, at sagen har taget længere tid end nødvendigt. Vi har bemærket, at (A) adskillige gange har henvendt sig til fakultetskontoret og 2 gange direkte til dekanen. Enhver henvendelse kræver sagsbehandling.

Ministeriet mener, at de studerende løbende er blevet informeret om sagens forløb. Alle eksaminander er blevet informeret om afgørelsen d. 19. februar 1992 ved særskilt meddelelse. I er blevet orienteret om jeres ret til at klage efter klagebekendtgørelsen. Herved ville I have fået mulighed for at få bedømt jeres karakterer endnu en gang eller undersøgt muligheden for omeksamination.

Vi håber, denne redegørelse har fjernet eventuelle misforståelser omkring fortolkning af klagebekendtgørelsen og behandlingen af klagen."

På baggrund af dette svar klagede A til mig over ministeriets afgørelse. Til støtte for sin opfattelse, hvorefter bekendtgørelsen også skulle gælde for behandlingen af A's eksamensklage, anførte han,

at der ikke sprogligt var noget i bekendtgørelsen, der hindrede, at klager indgivet af flere eksaminander vedrørende samme klagepunkt kunne behandles efter bekendtgørelsen, og

at der tidligere havde været indgivet kollektiv klage, som havde været behandlet efter bestemmelserne i klagebekendtgørelsen.

Under hensyn til, at A på grund af den langsommelige sagsbehandling ved fakultetskontoret ikke havde fået mulighed for at få en hurtig omeksamination, mente han, at han i stedet skulle have karakteren for den pågældende eksamen hævet med et point fra 5,1 til 6,1. A mente ikke, at ankenævnets formand burde have udtalt sig om sagens behandling på det tidspunkt, da sagen ikke var forelagt ankenævnet til afgørelse.

Det Naturvidenskabelige Fakultet udtalte i anledning af A's klage

"...at det er fakultetets opgave at vurdere de studerendes faglige niveau og indestå herfor overfor omverdenen. Dette niveau og vurderingen heraf kan ikke efter fakultetets opfattelse være afhængig af de gode resp. dårlige fysiske forhold, hvorunder de studerende aflægger deres prøver. Fakultetet fandt, at forholdene var kritisable, og at eksamensforsøget - for de studerende der efter egen vurdering havde følt sig påvirket af de fysiske forhold - ikke skulle tælle med.

For så vidt angår en klage, der fremsendes underskrevet af flere studerende, og hvor der ikke argumenteres individuelt i klagen, må det oplyses, at disse ikke tidligere har været afvist af fakultetet. Det drejer sig typisk om klager, hvor der påstås, at opgaven falder helt eller delvist uden for pensum, og hvor en afgørelse af en individuel indgivet klage, derfor (alligevel) vil få betydning for hele det pågældende hold."

Undervisningsministeriet, Forskningsafdelingen, udtalte på denne baggrund følgende

"...

Efter på ny at have overvejet sagen mener ministeriet, at det vil være for restriktivt at forlange, at der altid skal indgives individuelle klager efter eksamensklagebekendtgørelsen. Vi er således enig med Københavns Universitet i, at en klage underskrevet af flere studerende i visse situationer kan behandles efter klagebekendtgørelsen. Her tænkes fx på klager, hvor det påstås, at opgaven falder uden for pensum, eller der klages over eksamensforholdene. Tilfælde hvor afgørelsen alligevel vil få betydning for hele holdet. Den foreliggende klage kunne således uanset sin ufuldstændige form have været behandlet efter reglerne i klagebekendtgørelsen, så det er de tidligere bedømmere/ankenævnet, som skal tage stilling til om klagen skal afvises eller realitetsbehandles.

Som det fremgår af sagen, har universitetet været indstillet på, at lade klagen behandle efter bekendtgørelsen efterfølgende. Det har klagerne imidlertid ikke ønsket. Derimod synes sagen, at være løbet af sporet på grund af klagernes manglende forståelse af forskellen mellem en administrativ behandling og en faglig bedømmelse efter bekendtgørelsen. En faglig bedømmelse kan udelukkende foretages af de oprindelige bedømmere eller ved anke af et ankenævn. Bedømmerne har 3 sanktionsmuligheder. De kan foretage ny bedømmelse, tilbyde omeksamination eller afvise klagen.

Da den faglige kompetence, som nævnt, er overladt til de tidligere bedømmere/ankenævnet har ministeriet ikke mulighed for at efterkomme klagernes krav om at hæve karaktererne.

..."

En sagsbehandler ved Det Naturvidenskabelige Fakultet oplyste i tilslutning hertil telefonisk over for en af mine medarbejdere, at klagerne ikke udtrykkeligt havde tilkendegivet, at de ikke ønskede deres klage behandlet efter klagebekendtgørelsens regler.

I min afsluttende skrivelse til A udtalte jeg følgende

"1. Det fremgår af § 1 i bekendtgørelse nr. 93 af 15. februar 1990 om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner, at en klage over interne og eksterne prøver og eksaminer (en eksamensklage) kan vedrøre bl.a. eksamensforløbet. Det fremgår ikke af bekendtgørelsen, hvorledes de klager, som skal behandles efter bekendtgørelsen, afgrænses over for de tilfælde, hvor en klage behandles som en administrativ klage, og hvor afgørelse derfor træffes af fakultetet. Det fremgår af Undervisningsministeriets udtalelse i anledning af Deres klage til mig, at ministeriet nu er af den opfattelse, at klagen kunne være behandlet efter reglerne i klagebekendtgørelsen. Dette ville have medført, at de tidligere bedømmere/ankenævnet skulle have taget stilling til, om klagen skulle afvises eller realitetsbehandles.

Når ministeriet nu er af den opfattelse, at klagen kunne være behandlet efter klagebekendtgørelsen, rejser der sig spørgsmålet, om det var en fejl fra fakultetskontorets side, at kontoret i første omgang behandlede sagen som en administrativ klage.

Efter indholdet af klagen vedrørte den ikke forhold af faglig karakter, men derimod klager over de støjmæssige forhold, hvorunder eksamen foregik. På denne baggrund kan jeg ikke kritisere, at fakultetskontoret i første omgang behandlede klagen som en administrativ klage.

De meddelte telefonisk den 11. februar 1992 fakultetskontoret, at De ønskede klagen behandlet efter reglerne i eksamensbekendtgørelsen. Allerede på dette tidspunkt måtte fakultetet overveje, om sagen stadig skulle behandles som en administrativ klage, eller om sagen burde henvises til behandling i henhold til klagebekendtgørelsens regler.

Under hensyn til, at der som ovenfor anført var tale om en klage, der ikke vedrørte forhold af faglig karakter, finder jeg ikke tilstrækkeligt grundlag for at kritisere, at fakultetskontoret fortsatte med at behandle sagen administrativt med henblik på at træffe en afgørelse, som muligvis kunne tilfredsstille klagerne.

Jeg mener derimod, at sagen burde have været overgået til behandling efter reglerne i bekendtgørelse om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner, da De på baggrund af fakultetets afgørelse i skrivelser af 24. februar 1992 til Undervisningsministeriet og af 25. februar 1992 til Københavns Universitet fastholdt, at De ønskede sagen behandlet efter disse regler.

Jeg har gjort Rektor ved Københavns Universitet og Undervisningsministeriet bekendt med min opfattelse.

Som anført ovenfor har ministeriet i sin udtalelse til mig af 20. august 1992 lagt til grund, at De ikke ønskede sagen behandlet efter klagebekendtgørelsens regler.

Som det fremgår af det ovenfor anførte, har en af mine medarbejdere fra Københavns Universitet imidlertid fået oplyst, at De ikke udtrykkeligt har frafaldet Deres ønske om at få klagen behandlet efter klagebekendtgørelsens regler.

På denne baggrund har jeg i dag sendt sagen til Undervisningsministeriet. Jeg har henstillet til ministeriet at genoptage sagen, med henblik på at ministeriet kan tage stilling til, om sagen på det nu foreliggende grundlag skal tilbagesendes til universitetet med henblik på at blive behandlet efter reglerne i bekendtgørelse nr. 93 af 15. februar 1990 om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner.

Jeg har udbedt mig underretning om, hvad der videre sker.

2. I skrivelsen af 25. februar 1992 til dekankontoret bad De om en kopi af udtalelsen fra eksamenstilsynet.

Det fremgår ikke af sagens akter, at denne begæring om aktindsigt er imødekommet. Jeg har dog ved min behandling af sagen lagt til grund, at den er indgået i det materiale, af hvilket De fik fremsendt en kopi i forbindelse med, at ministeriet traf afgørelse ved skrivelse af 25. marts 1992.

Efter forvaltningslovens § 16, stk. 1, træffes afgørelse om aktindsigt af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag. Når sagen som i dette tilfælde er under behandling ved en klageinstans, er det klageinstansen, der skal tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt.

Det er derfor korrekt, når universitetet har overladt det til Undervisningsministeriet at træffe afgørelse om spørgsmålet om aktindsigt.

De burde efter forvaltningslovens § 16, stk. 2, inden 10 dage fra Deres anmodning have modtaget enten en afgørelse i anledning af Deres begæring om aktindsigt eller underretning om grunden til, at der endnu ikke var truffet afgørelse, og hvornår afgørelse kunne forventes at foreligge.

Efter forvaltningslovens § 11, stk. 1, skal en part, der under sagens behandling fremsætter begæring om aktindsigt, når denne begæring efter loven skal imødekommes, have adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, inden der træffes afgørelse i sagen.

Jeg finder det kritisabelt, at De ikke fik underretning i overensstemmelse med forvaltningslovens § 16, stk 2, ligesom jeg finder det kritisabelt, at ministeriet traf afgørelse, inden De havde haft lejlighed til at gøre Dem bekendt med indholdet af den udtalelse, som De i Deres henvendelse til fakultetskontoret havde anmodet om aktindsigt i.

Jeg har gjort Københavns Universitet og Undervisningsministeriet, Forskningsafdelingen, bekendt hermed.

3. Undervisningsministeriet traf afgørelse den 25. marts 1992 uden forinden at have gjort Dem bekendt med de udtalelser, som ministeriet havde modtaget fra universitetet. Først da ministeriet traf afgørelse, modtog De kopi af sagens akter.

Efter forvaltningslovens § 19, stk. 1, skal en part i en sag, når denne ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, af myndigheden gøres bekendt med oplysningerne og have lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Dette gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Udtalelsen fra universitetet indeholdt oplysninger om de sagsbehandlingsskridt, som havde fundet sted under fakultetskontorets behandling af sagen. Det kunne ikke antages at være Dem bekendt, at disse oplysninger ville indgå i ministeriets behandling af sagen. Det er min opfattelse, at udtalelsen fra universitetet burde have været sendt til partshøring efter forvaltningslovens § 19.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet bekendt med min opfattelse.

Da De efterfølgende kommenterede de foreliggende akter, og ministeriet på dette grundlag traf afgørelse på ny, finder jeg ikke anledning til at foretage videre vedrørende dette spørgsmål.

4. Undervisningsministeriet havde ved sin afgørelse af 25. marts 1992 ikke yderligere kommentarer til sagens behandling. Jeg har forstået dette således, at ministeriet bl.a. ikke har fundet at kunne kritisere den tid, som universitetet havde været om at behandle Deres klage over forholdene ved eksamen.

I tilfælde, hvor klagen vedrører forhold, der kan resultere i omeksamination eller anden følge, der har konsekvenser for den studerendes videre studieforløb, bør det efter min opfattelse ikke være afgørende for den tidsmæssige udstrækning af sagsbehandlingen, om en klage behandles efter reglerne i bekendtgørelse om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner, eller om klagen behandles administrativt. Jeg mener derfor, at de principper om den tidsmæssige udstrækning af klagebehandlingen, der har fundet udtryk i klagebekendtgørelsen, bør finde tilsvarende anvendelse ved den administrative behandling af en sådan klage.

Det fremgår, at der gik omkring en måned, fra fakultetskontoret modtog Deres klage, til der blev truffet afgørelse.

Af bekendtgørelsens § 3 fremgår, at "institutionen forelægger hurtigst muligt klagen for den eller de oprindelige bedømmere." Efter § 5, stk. 1, skal klagen "senest den 12. hverdag efter at bedømmerne har modtaget klagen" være færdigbehandlet og afgørelsen meddelt til institutionen, der "hurtigst muligt giver klageren meddelelse om resultatet." Efter § 5, stk. 2, skal institutionen, hvis der foreligger omstændigheder, der umuliggør klagens behandling, inden for fristen i stk. 1, underrette klageren herom med angivelse af, hvornår klagen forventes færdigbehandlet.

Af den oversigt, som fakultetskontoret har udarbejdet over den sagsbehandling, som sagen har været undergivet, fremstår det, som om behandlingen af Deres henvendelse af 21. januar 1992 som en klage, der skulle have konkrete følger for vurderingen af den afholdte eksamen, først er begyndt med fakultetetskontorets skrivelser af 12. februar 1992. Jeg har herved lagt vægt på, at skrivelsen af 3. februar 1992 til Geologisk Institut allerede samme dato blev besvaret med, at bedømmerne havde været orienteret om støjproblemet og havde taget et vist hensyn hertil. Da klagen åbenbart først var indgivet, efter at bedømmelsen havde fundet sted i forbindelse med den mundtlige eksamen, mener jeg ikke, at Det Naturvidenskabelige Fakultetskontor med rette kunne forvente, at sagen var løst med denne udtalelse. Endvidere tog fakultetskontoret ikke initiativ til at høre klagerne på baggrund af denne udtalelse. At eksamenstilsynet blev orienteret om forholdet med anmodning om atter at understrege over for eksamensvagterne, at eksamener skal tilstræbes gennemført under den størst mulige ro og orden, havde kun relation til fremtidige eksamener.

Jeg finder det under hensyn til den hast, som eksamensklager skal behandles med, kritisabelt, at en reel behandling af klagen først blev påbegyndt ved fakultetskontorets skrivelser af 12. februar 1992, og at der af denne grund hengik 4 uger, før fakultetskontoret traf afgørelse.

De har anført, at fakultetskontorets afgørelse af 19. februar 1992 først var poststemplet den 24. februar 1992 og modtaget af Dem den 25. februar 1992. De har som bilag til Deres klage vedlagt kopi af den kuvert med poststempel, som De modtog fra Eksamenskontoret.

Det er i overenstemmelse med god forvaltningsskik, at en skrivelse afsendes samme dato, som den er underskrevet. At skrivelsen afsendes med det samme er af særlig betydning i en sag, hvor der som her er visse frister for sagsbehandlingen.

Jeg har gjort Undervisningsministeriet og Københavns Universitet bekendt med min opfattelse, men foretager i øvrigt ikke videre vedrørende dette spørgsmål.

..."

Resumé

A klagede sammen med 5 andre studerende over, at der havde været støj under en skriftlig eksamen ved Københavns Universitet (KU). Fakultetet tilbød på baggrund af klagen de studerende en ekstra prøveadgang ud over de tilladte tre eksamensforsøg. A klagede på ny, idet han mente, at klagen skulle behandles efter reglerne i bekendtgørelsen om behandling af eksamensklager ved de højere uddannelsesinstitutioner. KU og Undervisningsministeriet lod ikke klagen behandle efter reglerne i eksamensklagebekendtgørelsen.

Da klagen efter sit indhold ikke vedrørte forhold af faglig karakter, kritiserede ombudsmanden ikke, at fakultetskontoret i første omgang behandlede klagen som en administrativ klage. Ombudsmanden fandt derimod, at sagen burde have været overgået til behandling efter reglerne i eksamensklagebekendtgørelsen, da A fastholdt, at han ønskede sagen behandlet efter disse regler. Ombudsmanden kritiserede endvidere flere forhold i forbindelse med sagens behandling, herunder den tid, der var medgået hertil. (J. nr. 1992-1355-712).