Sagsbehandling, herunder sagsbehandlingstid i Told- og Skattestyrelsen.

Sagsbehandling, herunder sagsbehandlingstid i Told- og Skattestyrelsen.

A klagede til mig over dels den tid, der medgik i Skatteministeriet til besvarelse af A's henvendelser af 18. marts 1990 og 10. oktober 1991, dels ministeriets sagsbehandling.

Sagens omstændigheder var følgende

A rettede i skrivelse af 18. marts 1990 henvendelse til den daværende skatteminister. I skrivelsen rejste A bl.a. spørgsmål om nogle skatterestancer for 1982, 1983 og 1987, som B Kommune søgte at inddrive hos A. Endvidere anmodede A om eftergivelse af skatterestancerne.

Skrivelsen blev modtaget af det tidligere Statsskattedirektorat - nu Told- og Skattestyrelsen - den 26. marts 1990.

I skrivelse af 16. juli 1991 meddelte Told- og Skattestyrelsen A, at skrivelsen af 18. marts 1990 var overgået til behandling i styrelsen, og at styrelsen den samme dag havde sendt sagen til udtalelse i B Kommune.

Told- og Skattestyrelsen rykkede i skrivelse af 12. september 1991 B Kommune for svar på anmodningen af 16. juli 1991 om en udtalelse.

I to skrivelser af 10. oktober 1991 rettede A fornyet henvendelse til skatteministeren. Denne gang vedrørende nogle skatterestancer for A og A's ægtefælle for 1986, 1987, 1988 og 1990, som B Kommune havde søgt at inddrive. Også i disse skrivelser anmodede A bl.a. om eftergivelse af skatterestancerne. Den ene af skrivelserne var påstemplet modtaget den 16. oktober 1991 af Told- og Skattestyrelsen, Opkrævningsafdelingen.

Den 11. oktober 1991 afgav B Kommune udtalelse til Told- og Skattestyrelsen i anledning af A's skrivelse af 18. marts 1990.

I skrivelse af 6. november 1991 bekræftede Told- og Skattestyrelsen modtagelsen af A's skrivelse(r?) af 10. oktober 1991 og oplyste samtidig, at sagen forventedes færdigbehandlet inden den 6. december 1991.

Herefter forespurgte A til sagen i skrivelse af 13. december 1991 til skatteministeren. Brevet blev modtaget af Told- og Skattestyrelsen, Opkrævningsafdelingen, den 18. december 1991.

I skrivelse af 28. januar 1992 til Told- og Skattestyrelsen rykkede A på ny for en afgørelse i sagen. A anmodede samtidig om aktindsigt i "det materiale, der ligger til grund for den kommende afgørelse".

Told- og Skattestyrelsen anmodede i skrivelser af 12. marts 1992 C Kommune og B Kommune om en udtalelse i anledning af A's skrivelser af 10. oktober 1991 til skatteministeren.

A's anmodning af 28. januar 1992 om aktindsigt blev besvaret af Told- og Skattestyrelsen den 26. marts 1992. Styrelsen anførte i den forbindelse, at der hurtigst muligt efter modtagelsen af udtalelser fra de nævnte kommuner ville blive truffet afgørelse i sagen. A blev endvidere anmodet om at fremsætte eventuelle yderligere bemærkninger til sagen inden en måned. Endvidere beklagede Told- og Skattestyrelsen den lange sagsbehandlingstid af A's klager og den sene besvarelse af A's anmodning om aktindsigt.

C Kommune og B Kommune afgav udtalelse i sagen henholdsvis den 2. og 10. april 1992.

Told- og Skattestyrelsen meddelte herefter A i skrivelse af 14. maj 1992 følgende

"...

I denne anledning skal Styrelsen først og fremmest beklage, at Deres henvendelse på grund af en ekspeditionsfejl først er blevet ekspederet nu.

Da Deres henvendelse, dels indeholder en klage over skatteansættelsen, dels en ansøgning om fuldstændig eftergivelse, finder Styrelsen det hensigtsmæssigt, at Deres henvendelse overgives til Skatteafdelingen til nærmere undersøgelse, forinden der tages stilling til Deres ansøgning om eftergivelse.

Det kan oplyses, at henstand med betaling af personskattekravene kan bevilges i det omfang, skatteansættelserne påklages til Skatteankenævnet. Da en sådan påklage ikke foreligger, kan der ikke gives henstand med betalingen.

Deres sag er samtidig hermed oversendt til

Told- og Skattestyrelsen

Erhvervsligningen

...

Eftergivelse behandles i 1.-instans af Told- og Skatteregionen. Da sagen ikke ses behandlet i region (D), bedes De venligst, når afgørelse fra Told- og Skatteafdelingen foreligger, rette henvendelse til regionen, såfremt De fortsat ønsker eftergivelse."

I skrivelse af 25. maj 1992 meddelte Told- og Skattestyrelsen A følgende

"Told- og Skattestyrelsen, Opkrævningsafdelingen, har ved brev af den 14. maj 1992 meddelt Dem, at Skatteafdelingen ville undersøge, hvordan de omhandlede skattekrav mod Dem var opstået.

Efter at have rettet henvendelse til (C) kommune er det blevet oplyst, at restancerne overvejende skyldes, at skatteansættelserne for 1982, 1983 og 1986 efterfølgende er blevet reguleret, idet De ønskede et konfiskationsbeløb bragt til fradrag i 1986.

Der blev fra (C) kommune udsendt meddelelse om de ændrede skatteansættelser den 15. marts 1988.

Ændringen betød, at der blev indrømmet fradrag for en tidligere indtægtsført lejeindtægt og en tidligere foretaget skønsmæssig forhøjelse, fordi disse indkomster ansås at have sammenhæng med de ulovlige indtægter, som var omfattet af det beløb, der blev konfiskeret ved Østre Landsrets dom (...) .

Efter omstændighederne blev Deres ægtefælle indrømmet halvdelen af fradraget, hvorfor også hans tidligere skatteansættelser blev ændret.

Dette resulterede i restskatter for indkomstårene 1982 og 1983 med deraf følgende morarenter. Det fremgår af årsopgørelserne, at en væsentlig del af restskatterne vedrører morarenter.

Ifølge det oplyste har De aldrig påklaget de kommunale skattemyndigheders afgørelser og Told- og Skattestyrelsen har derfor ikke på det foreliggende grundlag mulighed for at foranstalte yderligere konkrete undersøgelser.

Til Deres orientering vedlægges kopi af (C) kommunes skrivelse af den 15. marts 1988, hvoraf det fremgik, at skatteansættelserne ville blive ændret."

Efter fornyet henvendelse fra A den 3. november 1992 svarede Told- og Skattestyrelsen A i skrivelse af 16. november 1992 følgende

"...

Idet man vedlægger kopier af Styrelsens skrivelser af 14. maj 1992 og af 25. maj 1992 vedrørende skattegælden, skal man gøre opmærksom på, at man i skrivelse af 14. maj 1992 meddelte Dem, at De havde mulighed for at søge om eftergivelse af skatterestancen hos Told- og Skatteregion (D). Desuden meddelte man Dem, at den af Dem ansøgte henstand med betaling af skatterne kunne bevilges, i det omfang skatteansættelserne var påklaget til skatteankenævnet. Da der ikke forelå en påklage af ansættelsen, sendte man samtidig Deres klage til Styrelsens Skatteafdeling til behandling.

Styrelsens Skatteafdeling besvarede Deres henvendelse den 25. maj 1992 og meddelte Dem, at man ikke agtede at foretage sig videre i sagen, da De aldrig har påklaget de kommunale skattemyndigheders skatteansættelse.

Styrelsen har herved anset Deres henvendelser af 18. marts 1990 og 10. oktober 1991 for besvaret, og man skal på ny henvise Dem til at søge eftergivelse af skatterestancen i Told- og Skatteregion (D)."

Told- og Skattestyrelsen meddelte endvidere A i skrivelse af 18. november 1992, at styrelsen den samme dag havde sendt A's ansøgning af 18. marts 1990 og 10. oktober 1991 til Told- og Skatteregion D med anmodning om, at regionen behandlede A's ansøgning om eftergivelse i 1. instans.

Told- og Skattestyrelsen udtalte i anledning af A's klage til mig følgende

"...

Styrelsen skal meget beklage, at der ikke er reageret på (A's) brev af 18. marts 1990 til Skatteministeren før end 16. juli 1991, hvor styrelsen meddeler klageren, at sagen er sendt til udtalelse i (B) kommune.

For så vidt angår klagerens brev af 10. oktober 1991 til Skatteministeren, har styrelsen den 6. november 1991 kvitteret for modtagelsen af dette brev og oplyst, at man forventede sagen færdigbehandlet inden en måned.

...

Den 26. marts 1992 blev der givet klageren aktindsigt i Told- og Skattestyrelsens sag, ligesom det blev oplyst, at sagen var sendt til udtalelse i (B) og (C) kommuner. Styrelsen beklagede samtidig den lange behandlingstid af klagerne og sene besvarelse om (af) anmodning om aktindsigt.

Den 31. marts 1992 har Told- og Skatteregion (D) meddelt skatteyderen, at (A) i brev af 4. marts 1992 udover klage over lønindeholdelse også har søgt regionen om eftergivelse af sin og ægtefællens skatterestance. Regionen har ikke fundet at kunne behandle ansøgningen, idet klagerens sag var under behandling i Told- og Skattestyrelsen.

Styrelsen må meget beklage formuleringen i Told- og Skatteregion (D's) brev af 12. marts 1991, idet ansøgningen om eftergivelse af skatterestancen burde være behandlet af regionen.

...

Styrelsen skal meget beklage den uacceptabelt lange ekspeditionstid i sagen.

..."

I en skrivelse til A udtalte jeg følgende

"Fra Told- og Skattestyrelsen den 26. marts 1990 modtog Deres henvendelse af 18. marts 1990, og indtil den blev besvaret henholdsvis den 14. og den 25. maj 1992, medgik 25-26 måneder. En så lang samlet sagsbehandlingstid er åbenbart urimelig. Til besvarelse af Deres henvendelse af 10. oktober 1991, der stort set vedrørte samme problemstilling, men blot andre indkomstår, medgik 7-7½ måned.

Af den samlede sagsbehandlingstid blev der ikke foretaget ekspeditioner af nogen art i de første lidt mere end 15 ½ måned. En sådan sagsbehandling er yderst kritisabel.

Jeg har samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen min opfattelse. Told- og Skattestyrelsen har i skrivelsen af 26. marts 1992 og i udtalelsen over for mig beklaget sagsbehandlingstiden. Jeg foretager derfor ikke videre vedrørende spørgsmålet.

I tiden fra den 16. juli 1991 til den 11. oktober 1991 beroede sagens behandling på (B) Kommune, der var blevet anmodet om en udtalelse. I denne periode rykkede Told- og Skattestyrelsen i skrivelse af 12. september 1991 kommunen for den udbedte udtalelse. Henset til sagens hidtidige behandling i Told- og Skattestyrelsen havde jeg fundet det rettest, om styrelsen havde rykket (B) Kommune på et tidligere tidspunkt end efter ca. 2 måneders forløb.

Også dette har jeg samtidig meddelt Told- og Skattestyrelsen.

I skrivelsen af 6. november 1991 meddelte Told- og Skattestyrelsen Dem, at sagen forventedes færdigbehandlet inden den 6. december 1991. Sagen var imidlertid ikke færdigbehandlet på det tidspunkt. Det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed bør give en part underretning, når behandlingen af en konkret sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt, jf. herved Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven pkt. 207. Told- og Skattestyrelsen burde derfor af egen drift omkring den 6. december 1991 have underrettet Dem om, at behandlingen af Deres sag trak ud.

Jeg har samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen min opfattelse.

Ifølge pkt. 208 i den ovennævnte vejledning bør rykkerskrivelser fra den, der er part i en sag, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, i almindelighed besvares med det samme. Deres rykkerskrivelse af 13. december 1991 til skatteministeren blev modtaget af Told- og Skattestyrelsen den 18. december 1991. Skrivelsen ses ikke besvaret. Dette anser jeg for meget kritisabelt.

Jeg har samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen min opfattelse.

I skrivelsen af 28. januar 1992 rykkede De på ny for sagens behandling. Skrivelsen blev først besvaret den 26. marts 1992. Også dette forhold finder jeg anledning til at kritisere.

Jeg har samtidig hermed gjort Told- og Skattestyrelsen bekendt med min opfattelse. Da Told- og Skattestyrelsen imidlertid i skrivelsen af 26. marts 1992 til Dem dybt beklagede den lange sagsbehandlingstid, foretager jeg ikke videre vedrørende dette spørgsmål.

Den anmodning om aktindsigt, der var indeholdt i Deres skrivelse af 28. januar 1992, blev ligeledes først besvaret den 26. marts 1992. Efter bestemmelsen i forvaltningslovens § 16, stk. 2, skal en myndighed, når en begæring om aktindsigt ikke er imødekommet eller afslået inden 10 dage efter begæringens modtagelse, underrette parten om grunden dertil samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge.

Jeg må anse det for beklageligt, at Told- og Skattestyrelsen ikke forholdt sig i overensstemmelse hermed. Jeg må endvidere undre mig over, at Told- og Skattestyrelsen, der foretog ekspedition i sagen den 12. marts 1992, i det mindste ikke samtidig hermed besvarede Deres begæring om aktindsigt.

Jeg har samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen min opfattelse. Told- og Skattestyrelsen har beklaget forholdet over for Dem, og jeg foretager derfor ikke videre vedrørende spørgsmålet.

For så vidt angår Deres begæring af 28. januar 1992 om aktindsigt, finder jeg det endvidere uheldigt, at Told- og Skattestyrelsen ikke lod udtalelserne af 2. og 10. april 1992 fra (C) og (B) kommuner være omfattet heraf, da styrelsen modtog de nævnte udtalelser.

Jeg har samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen min opfattelse.

Den ekspedition, som Told- og Skattestyrelsen foretog den 12. marts 1992, bestod i at anmode (C) og (B) kommuner om en udtalelse i anledning af Deres skrivelser af 10. oktober 1991. Jeg må anse det for meget uheldigt, dels at der skulle medgå næsten 5 måneder, forinden denne ekspedition blev foretaget, dels at der i denne periode ikke ses foretaget reel sagsbehandling i sagen. Told- og Skattestyrelsen ses i perioden alene den 6. november 1991 at have bekræftet modtagelsen af Deres skrivelse(r?).

Dette har jeg samtidig hermed meddelt Told- og Skattestyrelsen.

Fra den 12. marts 1992 til den 13. april 1992, da Told- og Skattestyrelsen modtog den sidste udtalelse, beroede sagen ikke på Told- og Skattestyrelsen.

Den tid, der herefter medgik til sagens behandling, indtil Told-og Skattestyrelsen besvarede Deres henvendelser henholdsvis den 14. og 25. maj 1992, har jeg ikke tilstrækkeligt grundlag for at kritisere, omend det er klart, at en hurtigere besvarelse havde været ønskelig.

For så vidt angår Told- og Skattestyrelsens behandling af sagen i øvrigt bemærker jeg, at jeg finder det uheldigt, at styrelsen ikke på et langt tidligere tidspunkt meddelte Dem, at spørgsmål om eftergivelse af en skatterestance henhører under told- og skatteregionen i 1. instans. Jeg er herved opmærksom på, at Told- og Skattestyrelsen på grundlag af formuleringen af Deres henvendelse af 18. marts 1990 eventuelt kunne være blevet bibragt den opfattelse, at De kun søgte om eftergivelse af skatterestancen, såfremt det var korrekt, at De var i restance med betalingen af skat. Uanset om styrelsen har været af den nævnte opfattelse, burde styrelsen på grund af den meget langsomme sagsbehandling på et langt tidligere tidspunkt havde vejledt Dem om rette afgørelsesmyndighed, for så vidt angår spørgsmålet om eftergivelse af skat.

Jeg har samtidig hermed gjort Told- og Skattestyrelsen bekendt med min opfattelse.

Jeg har meddelt Told- og Skattestyrelsen, at jeg går ud fra, at den foreliggende sags overordentligt uheldige forløb giver styrelsen anledning til at overveje, om der er behov for i almindelighed i styrelsen at indskærpe almindeligt gældende sagsbehandlingsrutiner.

Jeg har bedt Told- og Skattestyrelsen om at underrette mig om, hvad der sker vedrørende dette spørgsmål.

..."

Told- og Skattestyrelsen meddelte mig herefter følgende

"...

Told- og Skattestyrelsen har med dyb beskæmmelse taget Ombudsmandens kritik af styrelsens behandling af sagen vedrørende (A) til efterretning.

Den foreliggende sag er i realiteten en udløber af en problemkombination i Told- og Skattestyrelsen, som tidligere i en række sager har givet anledning til kritik fra Ombudsmanden. ...

...

Som det er Ombudsmanden bekendt, har de tidligere sager været taget overordentligt alvorligt i styrelsen, jf. bl.a. vedlagte skrivelse af 19. august 1992 fra told- og skattedirektøren til styrelsens afdelinger.

Det er på denne baggrund ikke styrelsens opfattelse, at der i anledning af den konkrete sag er behov for at foretage yderligere indskærpelser af almindeligt gældende sagsbehandlingsrutiner.

..."

I skrivelse af 19. august 1992 fra Told- og Skattestyrelsen var anført følgende

"...

Jeg skal derfor indskærpe, at der skal afgives kvitteringsskrivelser ved modtagelsen af en henvendelse, medmindre sagen kan afsluttes umiddelbart. Af kvitteringsskrivelsen skal det fremgå, hvornår der kan forventes svar.

Modtages der rykkerskrivelser i en sag, skal disse besvares hurtigst muligt med oplysning om, hvorpå sagen beror, medmindre sagens afslutning er umiddelbart forestående.

Med henblik på at sikre, at sager ikke henligger i længere tid inden afgørelse træffes, skal jeg samtidig indskærpe, at der hver måned fra journalsystemet skal udskrives restancelister over alle sager, som er uafsluttede. Restancelisterne skal fordeles til berørte sagsbehandlere og chefer.

Endvidere skal jeg indskærpe, at der mindst én gang om måneden skal udskrives erindringslister over sager, hvorpå der er indsat erindringsdato. Listerne skal fordeles til berørte sagsbehandlere og chefer.

..."

Jeg meddelte Told- og Skattestyrelsen, at jeg havde taget det oplyste til efterretning.

Resumé

A klagede dels over den tid, der medgik i Skatteministeriet, Told- og Skattestyrelsen (TOS), til besvarelse af A's henvendelser, dels over ministeriets sagsbehandling.

Ombudsmanden udtalte, at en samlet sagsbehandlingstid på 25-26 måneder var åbenbart urimelig, og at det var yderst kritisabelt, at der ikke blev foretaget ekspedition af nogen art i sagen i de første lidt mere end 15½ måned. Ombudsmanden fandt det uheldigt, at TOS senere under sagens behandling først næsten 5 måneder efter modtagelsen af en henvendelse fra A iværksatte en høringsprocedure. Ombudsmanden fandt, at TOS af egen drift burde have underrettet A om, at behandlingen af sagen trak ud, og fandt det meget kritisabelt, at TOS ikke besvarede en rykkerskrivelse fra A.

Ombudsmanden udtalte, at det var beklageligt, at en anmodning om aktindsigt først blev besvaret mere end 10 dage efter dens modtagelse, uden at A blev underrettet om grunden dertil samt om, hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge.

Ombudsmanden fandt, at TOS på et langt tidligere tidspunkt burde have vejledt A om rette afgørelsesmyndighed.

Ombudsmanden anmodede om underretning om TOS's overvejelser om, hvorvidt der var behov for i almindelighed i styrelsen at indskærpe almindeligt gældende sagsbehandlingsrutiner. (J. nr. 1993-479-200).