Udenrigsministeriets indhentelse af oplysninger fra PET i ansættelsessager. Samtykkeerklæring.

Udenrigsministeriets indhentelse af oplysninger fra PET i ansættelsessager. Samtykkeerklæring.

Den 6. februar 1989 rettede jeg følgende henvendelse til Udenrigsministeriet

"Til brug for mine overvejelser af, om der er grundlag for, at jeg af egen drift efter ombudsmandslovens § 6, stk. 5, foretager en nærmere undersøgelse af ministeriets praksis med hensyn til indhentelse af straffeoplysninger i ansættelsessager, beder jeg om oplysning om, hvorfra og på hvilken måde straffeoplysningerne i den konkrete sag blev rekvireret, samt oplysning om, hvorvidt den fulgte fremgangsmåde følges i almindelighed i sådanne sager.

Jeg beder endvidere ministeriet redegøre for det retlige grundlag for indhentelse af straffeoplysninger."

Udenrigsministeriet svarede i skrivelse af 15. marts 1989 og gav følgende oplysninger om fremgangsmåden ved indhentelse af straffeoplysninger

"...

I forbindelse med spørgsmålet om det retlige grundlag for indhentelse af straffeoplysninger henvises til § 13 i "Statsministeriets cirkulære af 1. november 1986 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger, der er af fælles interesse for NATO-landene, eller hvor der i øvrigt består en offentlig beskyttelsesinteresse". Det fremgår heraf, at en bemyndigelse er påkrævet for at have indsigt i et klassificeret dokument.

Udenrigsministeriet modtager og behandler klassificeret materiale, der henhører under ovennævnte cirkulære, i et sådant omfang, at næsten alle ministeriets medarbejdere før eller senere skal have bemyndigelse til indsigt i klassificerede akter i henhold til Statsministeriets ovennævnte cirkulære. Ved ansættelser i Udenrigsministeriet er det følgelig påkrævet at tilvejebringe et grundlag for tillæggelse af sådanne bemyndigelser.

Der henvises yderligere til § 6 i Finansministeriets cirkulære af 14. januar 1963 angående spørgsmålet om ansættelse under staten af personer, der har begået strafbare forhold.

Inden ansættelse i Udenrigsministeriet fremsender Udenrigsministeriet den i kopi vedlagte skrivelse til Politiets Efterretningstjeneste med anmodning om oplysning om hvorvidt en konkret ansøger er politiet bekendt. Udenrigsministeriet modtager herefter et telefonisk svar fra Politiets Efterretningstjeneste om, hvorvidt vedkommende er politiet bekendt.

Denne fremgangsmåde er også benyttet i forbindelse med den af Ombudsmanden behandlede sag vedrørende (...).

Udenrigsministeriet er gået ud fra, at et samtykke efter forvaltningslovens § 29 kan foreligge såvel skriftligt som mundtligt, men har for at undgå eventuelle misforståelser siden maj 1988 anvendt spørgeskemaer med det påtryk, der er nævnt i Udenrigsministeriets skrivelse af 12. september 1988 til Folketingets Ombudsmand."

Ved skrivelse af 7. april 1989 sendte jeg Udenrigsministeriets udtalelse til Politiets Efterretningstjeneste og bad om oplysning om, på hvilken måde efterretningstjenesten i sager af den omtalte type tilvejebringer de ønskede oplysninger, herunder om oplysningerne indhentes fra Det Centrale Kriminalregister.

Rigspolitichefen meddelte i skrivelse af 20. april 1989 bl.a. følgende

"...

I den anledning kan jeg oplyse, at de oplysninger om straffedomme, som Politiets Efterretningstjeneste videregiver til de enkelte ministerier og styrelser, til brug for disses afgørelser i henhold til § 13 i Statsministeriets cirkulære af 1. november 1986, som udgangspunkt indhentes fra Det Centrale Kriminalregister. Det hænder i enkeltstående tilfælde, at Politiets Efterretningstjeneste skønner, at yderligere oplysninger er nødvendige enten for forståelsen af oplysningerne fra Det Centrale Kriminalregister eller i øvrigt for den sikkerhedsmæssige vurdering, ministeriet eller styrelsen skal foretage. I så fald suppleres oplysningerne fra Det Centrale Kriminalregister med oplysninger fra den pågældendes straffesag."

Herefter forelagde jeg de modtagne oplysninger for Justitsministeriet med anmodning om, at ministeriet efter forud indhentet erklæring fra Registertilsynet udtalte sig om spørgsmålet.

Ministeriet afgav udtalelse i skrivelse af 29. august 1990. Forinden havde ministeriet modtaget en udtalelse af 14. februar 1990 fra Registertilsynet. Registertilsynet kommenterede spørgsmålet på følgende måde

"Da de telexerklæringer, der udskrives fra kriminalregisteret, efter det oplyste indgår i konkrete sager, er de pågældende udskrifter ikke omfattet af reglerne i forskrifterne for kriminalregisteret eller lov om offentlige myndigheders registre.

Under henvisning til efterforskningsregisterets helt særlige karakter finder Registertilsynet dog anledning til mere principielt at bemærke, at udskrifter kun bør oversendes til andre myndigheder i det omfang, der er klart behov herfor. Registertilsynet har imidlertid ikke indvendinger imod, at udskrifter fra kriminalregisteret medsendes til de ansættende myndigheder i det i Justitsministeriets notat af 3. november 1989 anførte omfang. Registertilsynet har herved lagt vægt på, at alene de dele af udskriften, der er relevante for sagens behandling, medsendes."

Justitsministeriet anførte i sin udtalelse følgende

"I den anledning skal Justitsministeriet meddele, at rigspolitichefen har oplyst, at Politiets Efterretningstjeneste i et begrænset omfang yder ministerier og styrelser bistand i sager om ansættelse af personer, der skal beklæde funktioner som f.eks. forudsætter adgang til områder, hvor klassificerede oplysninger behandles.

I den sagsbehandling, Politiets Efterretningstjeneste foretager på begæring af ansættelsesmyndigheden, indgår bl.a. en undersøgelse af, om ansøgeren er kendt i Det centrale Kriminalregister. Dette sker ved sædvanlig terminalforespørgsel til registeret. Såfremt den pågældende er kendt, fremkommer på skærmbilledet en kortfattet oversigt over tidligere kriminelle domme samt eventuelle aktuelle sigtelser. Oplysningerne udskrives på en såkaldt telexerklæring, der indgår i Politiets Efterretningstjenestes sag vedrørende den pågældende sikkerhedsundersøgelse. Telexerklæringen indeholder oplysninger fra såvel registerets afgørelsesdel som efterforskningsdelen.

Sagsbehandlingen kan i særlige tilfælde tillige omfatte en yderligere undersøgelse af den pågældendes personlige forhold.

Resultatet af undersøgelsen meddeles den ansættende myndighed i det omfang, oplysningerne må antages at have betydning for sagens afgørelse. Der udvises særlig varsomhed ved videregivelse af oplysninger om verserende forhold. Såfremt der meddeles oplysning om sådanne sager, vil der senere blive givet meddelelse om sagens udfald.

En anmodning om undersøgelse kan ske såvel skriftligt som telefonisk, og der vil i alle tilfælde, forinden undersøgelsen iværksættes, foreligge en bekræftelse på, at den pågældende ansøger har givet samtykke til, at der indhentes de nævnte oplysninger, jf. forvaltningslovens § 29, stk. 2, nr. 1.

Svaret til den ansættende myndighed gives, såfremt der foreligger sikkerhedsmæssigt belastende oplysninger i registeret, telefonisk til den af ministeriet eller styrelsen udpegede sikkerhedsofficer eller til en af denne udpeget betroet medarbejder.

Såfremt der er foretaget en yderligere undersøgelse som nævnt ovenfor, vil tilbagesvaret altid blive givet skriftligt, vedlagt en kopi af de dele af telexerklæringen, der skønnes af betydning for sagens afgørelse."

I et brev til Udenrigsministeriet, Justitsministeriet og Rigspolitichefen udtalte jeg følgende

"Spørgsmålet om videregivelse af oplysninger om strafbare forhold vedrørende stillingsforhold er reguleret både i lov om offentlige myndigheders registre m.v. og i forvaltningslovens kapitel 8.

For så vidt der rekvireres oplysninger fra et personregister, der er omfattet af registerloven, er spørgsmålet omfattet af § 21, stk. 1, i lov om offentlige myndigheders registre. Bestemmelsen har følgende indhold

" § 21. Registrerede oplysninger som nævnt i § 9, stk. 2, må ikke videregives til anden offentlig myndighed.

Stk. 2. Videregivelse af de i stk. 1 nævnte oplysninger kan dog ske, når

den, oplysningen angår, har givet samtykke,

det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives,

videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår,

videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en myndigheds virksomhed eller påkrævet for en afgørelse, som myndigheden skal træffe, eller

videregivelsen er nødvendig for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning."

Desuden skal videregivelsen være hjemlet i forskrifterne for det enkelte register. Forskrifterne for Det Centrale Kriminalregister er fastsat i Rigspolitichefens kundgørelse IX, nr. 3 af 22. december 1982. (*1). Forskrifternes § 15 indeholder reglerne om autorisation af de ansatte i politiet, som i forbindelse med udøvelsen af deres arbejdsopgaver skal have adgang til at rette forespørgsler til registeret. Kapitel 8 indeholder nærmere regler om videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder. Politiet kan i medfør af §§ 36 og 37 udstede straffeattest til brug ved ansættelse af personale i bestemte stillinger. Det gælder eksempelvis til kommunalbestyrelser for personer, der søger om ansættelse ved daginstitutioner for børn, samt til Forsvarskommandoen og hjemmeværnskommandoen for personer, der søger ansættelse ved forsvaret (§ 36, nr. 7 og § 36, nr. 16).

Ifølge § 36, nr. 3 kan der udstedes straffeattest til "udenrigsministeriet til brug for sager om bistand til danske statsborgere, mod hvem der er indledt strafferetlig forfølgning i udlandet." Der er derimod ikke hjemmel til udstedelse af straffeattest til brug for Udenrigsministeriets sager om ansættelse af personale.

Det fremgår af Udenrigsministeriets udtalelse af 15. marts 1989, at ministeriet hverken i den konkrete sag, der gav anledning til, at jeg rejste spørgsmålet, eller i øvrigt rekvirerer oplysninger direkte fra Det Centrale Kriminalregister. Derimod følges den praksis i forbindelse med ansættelse af personale, der forventes at blive beskæftiget med klassificeret materiale, at Politiets Efterretningstjeneste bedes oplyse, om vedkommende er politiet bekendt.

Inden rekvisitionen indhentes der skriftligt samtykke fra ansøgeren. Efterretningstjenesten videregiver i anledning af forespørgslen oplysninger, som er indhentet fra Det Centrale Kriminalregister, samt efter et konkret skøn eventuelt oplysninger fra den pågældende straffesag.

Videregivelsen til Udenrigsministeriet sker således ikke direkte fra Det Centrale Kriminalregister, men derimod fra en specielt i Politiets Efterretningstjeneste oprettet sag om undersøgelse af den pågældende persons forhold. På denne baggrund er jeg enig i, at videregivelsen ikke er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre m.v.

Derimod er forholdet omfattet af forvaltningslovens § 28, stk. 1 og stk. 2. Ifølge § 28, stk. 1, må rent private oplysninger ikke videregives fra en forvaltningsmyndighed til en anden. Stk. 2 fastsætter følgende undtagelse fra denne regel

" Stk. 2. Videregivelse af de i stk. 1 nævnte oplysninger kan dog ske, når

den, oplysningen angår, har givet samtykke,

det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives,

videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår, eller

videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver."

Bortset fra helt ekstraordinære situationer vil videregivelse fra Politiets Efterretningstjeneste til Udenrigsministeriet i almindelighed alene kunne ske i henhold til § 28, stk. 2, nr. 1, dvs. med samtykke fra ansøgeren selv. Et sådant samtykke skal ifølge § 28, stk. 4, være skriftligt. Desuden skal det udtrykkeligt angive, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvilken myndighed samt til hvilket formål.

Ifølge det oplyste videregives oplysningen kun, såfremt Udenrigsministeriet har fået ansøgerens samtykke til indhentelsen (i medfør af forvaltningslovens § 29, stk. 2, om indhentelse af oplysninger i ansøgningssager).

Udenrigsministeriet har meddelt mig, at ministeriet til brug for samtykkeindhentelsen bruger en oplysningsblanket, hvorpå der er trykt bl.a. følgende

"Ved min underskrift giver jeg samtykke til, at de heri afgivne oplysninger eventuelt søges uddybet, samt til at der kan indhentes supplerende oplysninger fra andre myndigheder, herunder om eventuelle straffesager."

Det må efter min mening anses for ubetænkeligt at anse et samtykke, der er erhvervet på den citerede blanket, som et samtykke, der både dækker Udenrigsministeriets indhentelse af oplysninger og Politiets Efterretningstjenestes videregivelse af oplysninger i henhold til § 28, stk. 2, nr. 1. Dertil kommer, at de indhentede oplysninger (såfremt de er til ugunst for ansøgeren), forinden ministeriet benytter dem i forbindelse med ansættelsesafgørelsen, normalt skal forelægges for ansøgeren til udtalelse; jf. herved § 19, stk. 1, i forvaltningsloven.

Sammenfattende er det min opfattelse, at den for mig oplyste procedure i forbindelse med sikkerhedsundersøgelse af personer, der ansættes i Udenrigsministeriet, ikke giver grundlag for kritik."

NOTER: (*1) Optaget i Rigspolitichefens kundgørelsessamling.

Resumé

På baggrund af en konkret sag rejste ombudsmanden i henhold til ombudsmandslovens § 6, stk. 1, spørgsmål vedrørende proceduren i forbindelse med sikkerhedsundersøgelse af personer, der ansættes i Udenrigsministeriet (UM).

Det blev oplyst, at UM i forbindelse med ansættelse af personale, der forventes at blive beskæftiget med klassificeret materiale, beder Politiets Efterretningstjeneste (PET) oplyse, om vedkommende er politiet bekendt. PET retter herefter henvendelse til Det Centrale Kriminalregister (DCK) og lægger de indhentede oplysninger på en specielt i PET oprettet sag om undersøgelse af den pågældende persons forhold. Herfra videregives oplysningerne til UM.

Idet oplysningerne ikke bliver videregivet direkte fra DCK til UM, men fra den hos PET specielt oprettede sag, fandt ombudsmanden, at videregivelsen ikke var omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Derimod fandt ombudsmanden, at indhentelsen og videregivelsen af personoplysninger var omfattet af forvaltningslovens §§ 28 og 29. Det var ombudsmandens opfattelse, at der ved ansøgerens underskrift på en oplysningsblanket forelå fornødent samtykke både til UM's indhentelse og PET's videregivelse af oplysninger. (J. nr. 1989-128-40).