Post- og Telegrafvæsenets afslag på aktindsigt i internt arbejdsdokument.

§ 7

"Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug.

..."

§ 8

"Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i § 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når

...3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller

..."

Offentlighedsloven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder indgåelse og opsigelse af (privatretlige) aftaler.

Notatet af 17. november 1988 er et internt arbejdsdokument, da det er udarbejdet til postvæsenets eget brug, og dokumentet, så vidt det er oplyst, ikke er afgivet til udenforstående. Som udgangspunkt er notatet derfor undtaget fra aktindsigt efter bestemmelsen i § 7, nr. 1.

Efter bestemmelserne i § 8 omfatter retten til aktindsigt visse dokumenttyper, der foreligger i endelig form, uanset at dokumentet iøvrigt har karakter af et internt arbejdsdokument.

I bemærkningerne til lovforslaget (Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 221) anføres det bl.a.

"Ifølge bestemmelsen i nr. 3, skal også selvstændige dokumenter, der udarbejdes af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, og som ikke tillige indeholder en vurderende stillingtagen, undergives lovens almindelige regler om aktindsigt. Denne bestemmelse er en naturlig videreudvikling af den ret til at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der følger af bestemmelsen i lovforslagets § 6, sammenholdt med reglen om ekstraheringspligt i lovforslagets § 11. Bestemmelsen går videre end, hvad der følger af nr. 2, idet det ikke kræves, at dokumentet alene indeholder oplysninger som nævnt i lovforslagets § 6.

Som eksempel på dokumenter, der vil være omfattet af nr. 3, kan navnlig nævnes rapportmateriale, der udarbejdes af en myndighed med henblik på at tilvejebringe klarhed med hensyn til konkrete faktiske forhold, såsom afhøringsrapporter, analyserapporter, besigtigelses- og inspektionsrapporter. Er der i et konkret tilfælde tvivl om, om et dokument er omfattet af § 11, må afgørelsen træffes på grundlag af en samlet vurdering af dokumentets indhold og funktion, og det afgørende er navnlig, om dokumentet primært er udarbejdet i bevismæssigt øjemed, eller om det udarbejdes for at danne grundlag for interne overvejelser."

I betænkning om offentlighedslovens revision (857/1978), hvortil der henvises i lovforslagsbemærkningerne anføres på s. 218 bl.a følgende

"Afgørelsen af, om et dokument må anses for udarbejdet af en myndighed i bevismæssigt øjemed eller for på anden lignende måde at skabe klarhed over det faktiske afgørelsesgrundlag med den virkning, at det ikke kan undtages fra adgangen til aktindsigt som internt arbejdsdokument , bør efter udvalgets opfattelse træffes på grundlag af en samlet vurdering af dokumentets indhold og funktion. Det bør ikke herved være afgørende, om dokumentet udelukkende indeholder oplysninger som nævnt i lovens § 4 (udkastets § 8), det vil sige konkrete faktiske oplysninger af væsentlig betydning for en sags afgørelse

...

Udvalget er opmærksom på, at det i visse tilfælde formentlig vil kunne give anledning til tvivl, om et dokument bør karakteriseres som et internt arbejdsdokument eller må anses for omfattet af den af udvalget foreslåede begrænsning i anvendelsesområdet for undtagelsesbestemmelserne herom. I så fald bør der ved bedømmelsen af dokumentets karakter navnlig lægges vægt på, om det primært er udarbejdet i bevismæssigt øjemed, eller om det tjener funktioner ved sagsbehandlingen, hvis varetagelse forudsætter, at dokumentet karakteriseres som internt, f.eks. fordi det udarbejdes alene for at danne grundlag for interne overvejelser. Endvidere vil det i tvivlstilfælde selvsagt være nærliggende at lægge vægt på, hvorvidt dokumentet overvejende indeholder oplysninger som nævnt i lovens § 4 (udkastets § 8), det vil sige konkrete faktiske oplysninger af væsentlig betydning for en sags afgørelse, selvom dette som nævnt ikke er eneafgørende.

..."

I den foreliggende sag er notatet af 17. november 1988 et selvstændigt, endeligt dokument. Notatet gengiver en række faktiske oplysninger, bl.a. med hensyn til hvad der blev aftalt mellem overpostmesteren og Dem ved mødet samt en beskrivelse af lokaleforholdene på posthuset. Derudover indeholder notatet overpostmesterens vurdering af lokaleforholdene, samt hans indstilling til ledelsen om at stille sagen i bero et halvt år.

En samlet vurdering af dokumentets indhold og funktion fører efter min opfattelse til den konklusion, at dokumentet overvejende må siges at være udarbejdet af Post- og Telegrafvæsenet for at skabe klarhed over en række faktiske omstændigheder, herunder sikre bevis for, hvad der blev aftalt under samtalen med Dem.

Notatet er herefter omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 8, nr. 3.

Jeg har gjort postvæsenet bekendt med min opfattelse og henstillet, at postvæsenet træffer ny afgørelse vedrørende Deres begæring om aktindsigt."

Post- og Telegrafvæsenets afslag på aktindsigt i internt arbejdsdokument.

A klagede over, at Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet den 7. november 1991 afslog A's begæring om aktindsigt i et notat af 17. november 1988 udarbejdet af overpostmester (B). Notatet vedrørte opsigelse af A's lejebolig i Hillerød Postbygning.

I anledning af A's henvendelse modtog jeg med brev af 18. december 1991 sagens akter samt en udtalelse fra Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet.

Det fremgik af sagen, at Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet ved lejekontrakt af 21. september 1983 udlejede en lejlighed i post- og telegrafbygningen til A og A's hustru. Lejekontrakten blev indgået i forbindelse med, at A blev pensioneret fra sin stilling som postmester. Før A blev pensioneret, havde A også lejet lejligheden i postbygningen, men lejemålet var da reguleret af andre bestemmelser.

Lejekontrakten af 21. september 1983 indeholdt under § 2 om lejemålets begyndelse og ophør følgende bestemmelse

"Lejemålet begynder den 1.11.83 og fortsætter, indtil det skriftligt opsiges. Opsigelse fra udlejers side kan kun ske efter §§ 82 og 83 i lejeloven. Opsigelsesvarslet er 3 måneder til fraflytning den 1. i måneden. Såfremt det fra post- og telegrafvæsenet bliver nødvendigt at inddrage boligen til brug for tjenstlige formål, kan opsigelse ske med 6 måneders varsel, jf. lejelovens § 83, litra b."

Ved brev af 5. september 1988 opsagde post- og telegrafvæsenet lejemålet pr. 30. september 1989.

Opsigelsen blev ved brev af 7. oktober 1988 tilbagekaldt under henvisning til, at den havde været behæftet med formelle mangler.

Den 16. november 1988 havde overpostmester B i København en samtale med A. Samtalen fandt sted i forbindelse med, at overpostmesteren besigtigede lokalerne på Hillerød Postkontor med henblik på at bedømme pladsforholdene. Overpostmesteren udarbejdede et referat af samtalen med A til vicedirektør C fra Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet. I referatet, der er på knap 2 maskinskrevne sider, gengives hovedpunkterne af den samtale, overpostmesteren havde med A. Det fremgik heraf, at bl.a. følgende spørgsmål blev drøftet

-A's mulighed for at finde en anden bolig,

-hvorvidt postvæsenet ville bidrage til at betale flytteudgifter,

-hvilken procedure postvæsenet ville følge ved en fornyet opsigelse.

Notatet indeholdt endvidere en beskrivelse af postkontoret, herunder lokalefordeling, areal og en vurdering af pladssituationen. Notatet afsluttedes med en indstilling om, at opsigelsen blev stillet i bero i ca. ½ år med henblik på at se, hvorledes A's boligsituation og postkontorets pladssituation udviklede sig.

A fik ikke kopi af referatet tilsendt.

Ved brev af 30. august 1991 opsagde post- og telegrafvæsenet A's lejemål til ophør med udgangen af februar 1992.

Ved brev af 2. november 1991 anmodede A om at få tilsendt en kopi af overpostmesterens referat af samtalen med A den 16. november 1988.

Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet afslog ved brev af 7. november 1991 A 's anmodning under henvisning til, at notatet var et internt arbejdsdokument, som ikke var omfattet af retten til aktindsigt, jf. lov om offentlighed i forvaltningen § 7.

I klagen til mig anførte A, at A mente at have krav på at få udleveret kopi af overpostmesterens notat. A anførte, at overpostmesteren under samtalen forsikrede A om, at postvæsenet ikke ville søge lejeaftalen bragt til ophør ad rettens vej.

Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet fastholdt i en udtalelse i skrivelse af 18. december 1991, at overpostmesterens notat var undtaget fra retten til aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 7, nr. 1. Postvæsenet valgte dog den 18. december 1991 at sende A en ekstraktudskrift af overpostmesterens notat.

Jeg modtog kopi af såvel ekstraktudskriften som notatet i dets fulde udstrækning. Det fremgik, at der fra ekstraktudskriften, som A havde modtaget, var udeladt oplysninger om overpostmesterens vurdering af pladsforholdene, samt i hvilket omfang der var givet tilsagn om betaling af flytteudgifter.

I et brev til A udtalte jeg følgende

"Offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen) indeholder i §§ 7 og 8 bl.a. følgende bestemmelser

Resumé

Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet (P&T) udlejede ved kontrakt i 1983 en lejlighed i en post- og telegrafbygning til A. I 1988 besigtigede en overpostmester (B) lokalerne på postkontoret for at bedømme pladsforholdene. Ved samme lejlighed havde B en samtale med A bl.a. om A's mulighed for at finde en ny bolig. B udarbejdede et referat af samtalen, som tillige indeholdt en beskrivelse af postkontoret, en vurdering af pladsforholdene samt en indstilling om at stille opsigelsen af A i bero et stykke tid.

P&T opsagde senere lejemålet, og A anmodede herefter om aktindsigt i B's referat. P&T afslog anmodningen under henvisning til, at notatet var et internt arbejdsdokument.

Ombudsmanden fastslog, at der var tale om et internt arbejdsdokument, der som udgangspunkt var undtaget fra aktindsigt ifølge offentlighedslovens § 7. Ombudsmanden konkluderede imidlertid, at dokumentet overvejende var udarbejdet for at skabe klarhed over en række faktiske omstændigheder samt sikre bevis for samtalens indhold, og at dokumentet derfor efter en samlet vurdering var omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 8. Ombudsmanden henstillede til P&T at træffe en ny afgørelse. (J. nr. 1991-2109-519).