Aktindsigt i ikke længere eksisterende lister over medhjælpere for statsadvokat.

Aktindsigt i ikke længere eksisterende lister over medhjælpere for statsadvokat.

A klagede over Justitsministeriets afslag på hans begæring om aktindsigt i lister med navnene på de personer, som i årene 1988, 1989 og 1990 var beskikket til at møde som medhjælper for Statsadvokaten for Sjælland.

Justitsministeriet anførte i afgørelsen til A bl.a. følgende

"...

De har oplyst, at De har en retlig interesse i sagen, uden at De dog har oplyst nærmere om, hvori denne retlige interesse består.

I den anledning skal Justitsministeriet meddele, at ministeriet ca. hvert halve år udarbejder en liste med navnene på de personer, som er beskikket til at møde som medhjælper for Statsadvokaten for Sjælland. Ministeriet opbevarer ikke lister, som ikke længere er aktuelle. De nævnte lister er interne arbejdsdokumenter, der i medfør af lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen, § 7, er undtaget fra retten til aktindsigt."

Fra Justitsministeriet modtog jeg i anledning af A's klage til mig en udtalelse, hvoraf bl.a. fremgik følgende

"I den anledning kan Justitsministeriet oplyse, at ministeriet ca. hvert halve år udarbejder ajourførte personalelister, herunder en liste med navnene på de personer, som er beskikket til at møde som medhjælper for Statsadvokaten for Sjælland. Listerne udarbejdes af personalefuldmægtigen i ministeriets 3. kontor og til brug for denne ved den daglige administration af politiets og anklagemyndighedens personale. Listen indeholder oplysning om navn og tjenestested for de pågældende medhjælpere, om det antal medhjælpersager, den pågældende er forpligtet til at modtage, samt datoen for beskikkelsen. Listen bliver ikke sendt til andre myndigheder. Justitsministeriet arkiverer ikke lister, som ikke længere er aktuelle, og de lister, som klageren ønsker aktindsigt i, er derfor ikke længere tilgængelige. Listerne kan imidlertid rekonstrueres ved en gennemgang af personalesagerne. Den aktuelle liste, som er udarbejdet i april 1991, vedlægges til orientering i kopi.

Klageren har i sin anmodning om aktindsigt anført, at han har en retlig interesse i sagen. Han har imidlertid ikke ønsket nærmere at oplyse, hvori denne interesse består. Justitsministeriet har på den baggrund lagt til grund, at interessen i at modtage de ovennævnte lister udspringer af en straffesag, som blev afgjort ved Østre Landsrets dom...

...

Justitsministeriet har på denne baggrund ikke fundet at kunne tillægge klagerens oplysning om at have retlig

interesse i at modtage de nævnte lister særlig vægt.

..."

A bemærkede over for mig, at straffesagen mod ham efter hans opfattelse måtte være uden betydning for behandlingen og udfaldet af hans begæring om aktindsigt.

...

I en skrivelse til A udtalte jeg følgende

"1) Efter bestemmelsen i § 4, stk. 1, 1. pkt. , i lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i lovens §§ 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

Som det fremgår af bestemmelsens ordlyd, er det en forudsætning for meddelelse af aktindsigt, at begæringen herom vedrører eksisterende dokumenter. Har en myndighed således tilintetgjort et dokument, vil spørgsmålet om aktindsigt normalt bortfalde. Havde myndigheden været forpligtet til at bevare et dokument - eller bestemte oplysninger i et dokument - som nu er bortskaffet, vil det efter omstændighederne kunne udløse en påtale over for myndigheden; men om aktindsigt vil der efter sagens natur normalt ikke kunne blive tale, medmindre dokumentets indhold lader sig rekonstruere, f. eks. ved uddrag af oplysninger fra andre sager - og de almindelige betingelser for aktindsigt er opfyldt.

De navnelister, der er omfattet af Deres begæring om aktindsigt, eksisterede efter det oplyste ikke længere på det tidspunkt, da anmodningen om aktindsigt blev fremsat. Justitsministeriet har ej heller haft pligt til at opbevare listerne, efterhånden som de forældedes. Allerede af denne grund bortfalder spørgsmålet om aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt. - også uanset muligheden for at rekonstruere listernes indhold ved uddrag af personalesagerne for de medhjælpere, der har været ansat i anklagemyndigheden på de givne tidspunkter.

Jeg har overvejet, om Deres aktindsigtsbegæring af Justitsministeriet burde have været opfattet som en begæring om indsigt i (bestemte dele af) de eksisterende personalesager, og om ministeriet på dette grundlag burde have vurderet, om Deres begæring i så henseende skulle imødekommes efter § 4, stk. 1, 1. pkt. Jeg finder imidlertid ikke, at dette er tilfældet, idet De - i forhold til personalesagerne - ikke kan siges at have opfyldt den særlige betingelse for at opnå aktindsigt, hvorefter begæringen "skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med" (jf. offentlighedslovens § 4, stk. 3.).

Sammenfattende er det herefter min opfattelse, at Deres begæring om aktindsigt i de ikke længere eksisterende lister ikke er omfattet af hovedreglen i § 4, stk. 1, 1. pkt.

2) Spørgsmålet om, hvorvidt Justitsministeriet bør meddele Dem de ønskede oplysninger, må herefter bero på reglerne om den såkaldte "meroffentlighed" eller på en eventuel ulovbestemt pligt til at meddele oplysninger om myndighedens virksomhed, bemanding mv.

Om meroffentlighed indeholder offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt., følgende bestemmelse

"En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv.".

I et tilfælde som det foreliggende kan det ikke give mig anledning til kritik, dersom myndigheden inddrager spørgsmålet om, hvorvidt den aktindsigtssøgende har en særlig interesse i at få de ønskede oplysninger, i vurderingen af, om begæringen bør imødekommes efter reglerne om meroffentlighed (eller på ulovbestemt grundlag).

De har over for Justitsministeriet oplyst, at De har en retlig interesse i, at begæringen om aktindsigt imødekommes. De har dog ikke oplyst nærmere om, hvori denne retlige interesse består.

Af Justitsministeriets udtalelse...fremgår det, at ministeriet har lagt til grund, at Deres interesse i at modtage de nævnte lister udspringer af en straffesag mod Dem. Justitsministeriet fandt imidlertid ikke at kunne tillægge Deres ikke nærmere præciserede oplysning om, at De havde retlig interesse i at modtage de nævnte lister, særlig vægt.

Afgørelsen af, hvorvidt en anmodning om aktindsigt bør imødekommes efter § 4, stk. 1, 2. pkt. - eller på ulovbestemt grundlag - beror i vidt omfang på en skønsmæssigt præget vurdering. En sådan vurdering kan jeg efter de regler, der gælder for min virksomhed, ikke kritisere, medmindre der foreligger særlige omstændigheder. Efter min gennemgang af sagen har jeg ikke fundet, at der foreligger sådanne særlige omstændigheder.

3) Selv om jeg - som det er fremgået - ikke kan kritisere selve dette, at Justitsministeriet har afslået Deres begæring om aktindsigt, giver ministeriets afgørelse mig anledning til følgende bemærkning

Justitsministeriet begrundede afgørelsen...med, at de nævnte lister efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 7 er undtaget fra retten til aktindsigt, da listerne anses for interne arbejdsdokumenter.

Jeg har ikke fundet anledning til at tage stilling til, hvorvidt de nævnte lister kan antages at være interne arbejdsdokumenter efter offentlighedslovens § 7. Men dersom det antages, at der er tale om internt arbejdsmateriale, bemærker jeg følgende om Justitsministeriets begrundelse for sin afgørelse

Justitsministeriet har ikke i sin begrundelse taget stilling til, hvorvidt dokumenterne eller dele heraf alligevel måtte være omfattet af retten til aktindsigt. Særligt bestemmelsen i offentlighedslovens § 11, stk. 1, om oplysninger i dokumenter, der er omfattet af § 7 og § 10, nr. 1-5, om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, kunne herved komme i betragtning. Ved afvejningen af, hvorvidt aktindsigt i henhold til § 11 skal meddeles i (dele af) interne arbejdsdokumenter, kan spørgsmålet om den aktindsigtssøgendes eventuelle retlige interesse i at opnå de pågældende oplysninger ikke inddrages.

Jeg har samtidig hermed gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse under punkt 1, 2 og 3.

..."

Resumé

Justitsministeriet afslog i 1991 A 's anmodning om aktindsigt i lister med navnene på de personer, som i årene 1988, 1989 og 1990 var beskikket til at møde som medhjælper for Statsadvokaten for Sjælland. Justitsministeriet meddelte A, at listerne - der ikke længere var aktuelle og derfor ikke blev opbevaret af ministeriet - var interne arbejdsdokumenter, der efter lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen var undtaget fra retten til aktindsigt. Justitsministeriet lagde til grund, at A's interesse i at modtage listerne bl.a. udsprang af en straffesag. Ministeriet fandt på denne baggrund ikke at kunne tillægge A's oplysning om at have retlig interesse i at kunne modtage de nævnte lister særlig vægt.

Ombudsmanden udtalte, at spørgsmålet om meddelelse om aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt., bortfaldt, da navnelisterne ikke eksisterede på det tidspunkt, da A anmodede om aktindsigt, og da Justitsministeriet ikke havde pligt til at opbevare listerne, efterhånden som de forældedes.

Ombudsmanden fandt ikke, at det kunne give anledning til kritik, dersom myndigheden inddrager spørgsmålet om, hvorvidt den aktindsigtssøgende har en særlig interesse i at få de ønskede oplysninger, i vurderingen af, om en begæring om aktindsigt bør imødekommes efter reglerne om meroffentlighed (offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt.) eller på ulovbestemt grundlag.

Derimod fandt ombudsmanden, at spørgsmålet om den aktindsigtssøgendes eventuelle retlige interesse i at opnå de pågældende oplysninger ikke kunne inddrages i afvejningen af, hvorvidt aktindsigt i henhold til lovens § 11 skulle meddeles i (dele af) interne arbejdsdokumenter. (J. nr. 1991-650-619).