Aktindsigt i tilbudsmateriale vedrørende reparationer på DSBs færger.

Aktindsigt i tilbudsmateriale vedrørende reparationer på DSBs færger.

A klagede over DSBs afslag på at meddele ham aktindsigt i indhentede tilbud på reparations- og vedligeholdelsesarbejder på DSBs færger. Afgørelsen blev fastholdt af trafikministeren.

Det fremgik af sagen, at A den 15. november 1990 begærede aktindsigt i de tilbud, der fra den 1. januar 1985 og til dato havde været afgivet på reparations- og vedligeholdelsesarbejder på statens skibe.

DSB afslog den ønskede aktindsigt, idet DSB bl.a. skrev

"Oplysninger om sådanne tilbud er ifølge vores opfattelse undtaget fra reglerne om aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1."

A rettede henvendelse til trafikministeren, der svarede

"...

Jeg har forelagt Deres brev for DSB, som oplyser, at reparations- og vedligeholdelsesarbejder på DSBs færger ordres efter, at der har været indkaldt tilbud. Disse tilbud danner grundlag for forhandlinger, og DSBs beslutninger træffes efter en samlet vurdering. I vurderingen indgår bl.a. økonomiske og driftsmæssige hensyn.

DSB oplyser videre, at afslaget på aktindsigt er givet med henvisning til offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5 og 6, hvorefter retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til det offentliges økonomiske interesse, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, og af hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets karakter er påkrævet.

På denne baggrund kan jeg ikke imødekomme Deres ønske om aktindsigt."

Herefter klagede A til mig.

Jeg anmodede i den anledning Trafikministeriet om en udtalelse. DSB udtalte herefter følgende

"DSB meddeler afslag på anmodninger om aktindsigt eller begrænser retten hertil, når anmodningen efter DSBs konkrete skøn i hvert enkelt tilfælde angår oplysninger, der efter bestemmelserne i offentlighedslovens § 12, stk. 1, eller § 13, stk. 1, især nr. 4, 5 og 6, er undtaget fra aktindsigt.

Afslag meddeles således, når anmodningen angår oplysninger, som er indeholdt i aftaleforhold mellem DSB og private parter, eller som udgør forudsætninger for, at sådanne aftaleforhold kan indgås, når DSB vurderer, at en imødekommelse af begæringen vil kunne afskære DSB fra at optræde som ligestillet part i det pågældende kontraktsforhold eller hvis det anses for nødvendigt af hensyn til DSBs økonomiske stilling i forbindelse med senere lignende aftaleindgåelser.

Generelt må DSB tillægge det afgørende betydning, at private parter, med hvem der forhandles og indgås aftaler og kontrakter m.v., kan have tillid til, at de oplysninger om tekniske, driftsmæssige og økonomiske forhold m.v., som parten stiller til DSBs rådighed, ikke videregives til trediemand, hverken på det aktuelle tidspunkt eller senere. Tilsvarende ville det kunne svække DSBs position i forhandlinger og aftaleindgåelser med private parter, såfremt offentlighedsloven gav adgang til en dybtgående og detaljeret indsigt i DSBs forhold på de nævnte områder. DSB er på denne baggrund særlig restriktiv, når anmodning om aktindsigt angår oplysninger af den nævnte karakter, og DSB finder, at bestemmelserne i §§ 12 og 13 netop har til formål at beskytte mod eller begrænse en aktindsigt, der kan have sådanne forretningsmæssige og økonomiske negative konsekvenser.

I den foreliggende sag har DSB således fundet, at de ønskede oplysninger angår netop sådanne aftaleforhold med private parter og forudsætninger herfor, at en aktindsigt heri må være begrænset efter bestemmelserne i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5 og 6. Da samtlige de udbedte oplysninger efter DSBs opfattelse er undtaget fra aktindsigt, meddelte DSB (...) med henvisning til lovens § 13, stk. 1, afslag på anmodningen fra (A).

En påklage af afslaget blev af trafikministeren afvist (...) med mere nøjagtige henvisninger til og gengivelse af de pågældende nr. 4 og 5 i den nævnte § 13.

Vedlagte kopi af akterne m.v. vedrørende færgen Asa Thors værftseftersyn i juli 1990 belyser nærmere karakteren af de oplysninger, A har udbedt sig, og som DSB mener må være undtaget fra aktindsigt i henhold til anførte bestemmelser. (...)

I mere summarisk form foreligger der tilsvarende materiale, herunder afgivne tilbud, vedrørende de øvrige DSB færgers værftsophold de seneste 5 år. Årlig er 15-20 af DSBs 30 færger på værft."

I materialet vedrørende færgen Asa Thors værftseftersyn i juli 1990 fandtes bl.a. specifikation af det ønskede arbejde og de forskellige værfters tilbud, herunder tilbudssum, vilkår og forbehold. I materialet befandt sig desuden den indgåede kontrakt mellem DSB og det antagne værft samt diverse regninger for udført arbejde.

Jeg udtalte følgende i en skrivelse til A

"Efter § 4, stk. 1, i lov om offentlighed i forvaltningen kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter i sager, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed. Undtagelser fra adgangen til aktindsigt følger af lovens kapitel 3.

Afslaget på Deres begæring om aktindsigt blev givet under henvisning til § 13, stk. 1, nr. 5 og nr. 6.

Efter § 13, stk. 1, nr. 5, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.

Efter § 13, stk. 1, nr. 6, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Gør det nævnte beskyttelseshensyn sig kun gældende for en del af de afgivne tilbud, fremgår det af § 13, stk. 2, at den pågældende skal gøres bekendt med dokumenternes øvrige indhold.

Adgangen til at gøre undtagelse forudsætter, at retten til aktindsigt efter et konkret skøn findes at burde vige for "væsentlige hensyn" til en eller flere af de beskyttelsesinteresser, der er angivet. Anvendelsen af udtrykket væsentlige hensyn tilsigter at tilkendegive, at en begæring om aktindsigt kun kan afslås, hvor der efter en sådan konkret vurdering er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide skade af betydning. Der henvises til betænkning om offentlighedslovens revision nr. 857, 1978, s. 263, samt til Folketingstidende 1985/86, tillæg A, sp. 229.

Trafikministeren har som begrundelse for afgørelsen over for Dem blot henvist til offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5 og nr. 6.

DSB har i udtalelsen til mig oplyst, at der gives afslag på en begæring om aktindsigt i aftaleforhold, hvis "en imødekommelse af begæringen vil kunne afskære DSB fra at optræde som ligestillet part i det pågældende kontraktsforhold eller hvis det må anses for nødvendigt af hensyn til DSBs økonomiske stilling i forbindelse med senere lignende aftaleindgåelser".

Det fremgår af mine bemærkninger ovenfor om fortolkningen af § 13, stk. 1, nr. 5, at anvendelsen af denne undtagelsesbestemmelse forudsætter, at der sker en konkretisering af den økonomiske tabsrisiko for det offentlige. En generel henvisning til DSBs stilling i forbindelse med senere, lignende aftaleindgåelser opfylder ikke denne forudsætning. (Der ses bort fra aktindsigt i dokumenter vedrørende verserende kontraktsforhandlinger).

DSBs begrundelse kan forstås således, at der nærmere henvises til tab, der vil opstå, hvis DSB afskæres fra i fremtiden at opnå fordelagtige tilbud på reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Begrundelsen hviler i så fald på en påstand (som der ikke er redegjort nærmere for i sagen), hvorefter meddelelse af aktindsigt i tilbud m.v. vil afholde værfterne fra fremover at byde på reparations- og vedligeholdelsesarbejder eller vil medføre, at tilbudene bliver mindre gunstige for DSB.

Henvisningen i udtalelsen til mig til DSBs stilling ved fremtidige kontraktsindgåelser har et så abstrakt indhold, at den samme begrundelse vil kunne anvendes til at afskære aktindsigt i stort set alle (og i alle dele af) indhentede tilbud og indgåede kontrakter (mellem DSB og private firmaer, her værfter).

Den givne begrundelse er således efter sit indhold utilstrækkelig, idet den ikke henviser til omstændigheder eller forhold, der godtgør, at offentliggørelse af de ønskede oplysninger om tilbudene og kontrakterne rummer en sådan nærliggende fare for, at DSBs økonomiske interesser vil lide skade af betydning, at der i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5, er hjemmel til at tilbageholde oplysningerne.

For så vidt angår trafikministerens henvisning til offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, skal jeg bemærke, at denne bestemmelse kun er tænkt anvendt i relativt sjældne tilfælde, og kun hvor anvendelsen er klart påkrævet. Jf. Folketingstidende 1985/86, tillæg A, sp. 229. Et afslag på aktindsigt efter denne bestemmelse forudsætter, at der er tale om noget ganske særligt, hvilket der efter min opfattelse ikke er tilfældet i denne sag.

DSB har i sin udtalelse til mig yderligere henvist til, at Deres begæring om aktindsigt også kunne afslås efter offentlighedslovens § 12, stk. 1. DSB har ikke nærmere præciseret, hvilke afsnit eller hvilket stykke i bestemmelsen, der skulle kunne finde anvendelse. Afslag på aktindsigt f.eks. begrundet i hensyn til værfternes drifts- eller forretningsforhold (§ 12, stk. 1, nr. 2) kan kun ske efter en konkret vurdering af risikoen for økonomisk tab for værfterne. En sådan konkret vurdering ses ikke - heller ikke efter Deres klage til mig - at være foretaget af DSB.

Jeg har gjort trafikministeren og DSB bekendt med min opfattelse og samtidig henstillet, at der træffes ny afgørelse vedrørende Deres begæring om aktindsigt."

Efterfølgende modtog jeg underretning om, at DSB efter aftale med trafikministeren havde besluttet efter omstændighederne at imødekomme begæringen om aktindsigt.

Resumé

A klagede over, at DSB og trafikministeren havde afslå et aktindsigt i tilbudsmateriale vedrørende reparations- og vedligeholdelsesarbejder på DSBs færger gennem de sidste 5 år. Afslaget var givet under henvisning til offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5 og 6.

Ombudsmanden udtalte, at anvendelsen af offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5, forudsatte en konkretisering af den økonomiske tabsrisiko for det offentlige. DSBs generelle henvisning til DSBs stilling i forbindelse med senere, lignende kontraktindgåelser opfyldte ikke denne forudsætning.

Ombudsmanden udtalte endvidere, at offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6, kun er tænkt anvendt i relativt sjældne tilfælde, og kun, hvor anvendelsen er klart på krævet. Afslag på aktindsigt efter denne bestemmelse forudsætter, at der foreligger ganske særlige omstændigheder, hvilket efter ombudsmandens opfattelse ikke var tilfældet i den aktuelle sag.

Ombudsmanden henstillede til DSB og Trafikministeriet at træffe en ny afgørelse.

DSB udleverede herefter de pågældende oplysninger til A. (J. nr. 1990-1920-512).