Sagsbehandling vedrørende anmodning om aktindsigt.

Sagsbehandling vedrørende anmodning om aktindsigt.

I skrivelse af 19. oktober 1990 klagede A over,

at Skatteministeriet først den 18. august 1989 havde videresendt hans begæring om aktindsigt af 13. august 1988 til Told- og Skattestyrelsen til besvarelse, og

at Told- og Skattestyrelsen endnu ikke havde besvaret hans anmodning om aktindsigt.

Af det modtagne materiale fremgik følgende om sagens behandling

1988

13. august

A rettede henvendelse til Skatteministeriet vedrørende et spørgsmål om rentegodtgørelse for slutafregning for indkomståret 1981 for sin hustru. Han anmodede i den forbindelse om aktindsigt med henblik på at afgive en udtalelse i sagen.

17. august

Skatteministeriet, Departementet, meddelte A, at hans henvendelse var videresendt til Statsskattedirektoratet (nu Told- og Skattestyrelsen), hvorfra han ville modtage svar.

1989

14. august

A klagede til Skatteministeriet over, at han endnu ikke havde modtaget svar fra Statsskattedirektoratet. Han henledte specielt opmærksomheden på, at han havde anmodet om aktindsigt. Han fandt, at der var tale om "en grov tilsidesættelse af forvaltningsloven, når Statsskattedirektoratet ikke i løbet af meget kort tid efter at have modtaget min henvendelse enten meddeler aktindsigt eller oplyser, hvornår aktindsigt kan forventes."

18. august

Skatteministeriet meddelte A, at hans skrivelse af 13. august 1988 ved en beklagelig fejl fra ministeriets side ikke som anført i ministeriets skrivelse af 17. august 1988 til ham var blevet videresendt til Statsskattedirektoratet i august 1988. Skatteministeriet meddelte, at ministeriet samme dag havde sendt hans brev af 13. august 1988 til Statsskattedirektoratet og anmodet Statsskattedirektoratet om en hurtig behandling af hans henvendelse.

1990

21.februar

A meddelte Skatteministeriet, at han endnu ikke havde modtaget nogen reaktion på sin anmodning om aktindsigt. Han anmodede "ministeriet om at realitetsbehandle min klage angående Statsskattedirektoratets (Told- og Skattestyrelsen) grove tilsidesættelse af forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt".

23.februar

Skatteministeriet, meddelte A, at departementet ikke har kompetence til at realitetsbehandle hans klage, idet sådanne klager henhører under Told- og Skattestyrelsen. Skatteministeriet havde derfor videresendt hans brev af 21. februar 1990 til Told- og Skattestyrelsen med anmodning om en hurtig behandling.

I klagen til mig redegjorde A for sagens hidtidige forløb. Han fandt "det urimeligt, at Skatteministeriet, Told- og Skattestyrelsen i mere end to år undlader at efterleve forvaltningsloven, når det i loven er foreskrevet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles inden 10 dage."

Told- og Skattestyrelsen oplyste i en udtalelse i anledning af A's klage, at Skatteministeriets skrivelse af 18. august 1989 ikke var blevet indjournaliseret i Statsskattedirektoratet. A's erindringsskrivelse af 21. februar 1990 var derimod indjournaliseret, men var senere bortkommet. Told- og Skattestyrelsen redegjorde nærmere for beregningen af rentegodtgørelsen og for så vidt angår aktindsigtsspørgsmålet for det materiale, Told- og Skattestyrelsen var i besiddelse af. Told- og Skattestyrelsen beklagede, at de modtagne henvendelser ikke var blevet besvaret tidligere.

Skatteministeriet, Departementet, redegjorde i en udtalelse i anledning af A's klage til mig nærmere for sagen i det væsentlige i overensstemmelse med Told- og Skattestyrelsens udtalelse.

Om det forhold, at Skatteministeriet først den 18. august 1989 videresendte A's begæring om aktindsigt af 13. august 1988, oplyste ministeriet; at der den 17. august 1988 blev udarbejdet en oversendelsesskrivelse til det daværende Statsskattedirektorat samt en skrivelse til A. Oversendelsesskrivelsen blev imidlertid ved en beklagelig ekspeditionsfejl ikke afsendt. Fejlen blev opdaget i forbindelse med rykkeren fra A af 14. august 1989, hvorefter ministeriet som anført ved brev af 18. august 1989 videresendte A's brev af 13. august 1988 til det daværende Statsskattedirektorat og anmodede direktoratet om at foretage en hurtig sagsbehandling.

I en skrivelse til A udtalte jeg følgende

"Som det fremgår af det, der er anført ovenfor, er der sket flere fejl ved behandlingen af sagen

- Deres skrivelse af 13. august 1988 er ikke blevet videresendt til Statsskattedirektoratet, uanset at Skatteministeriet meddelte Dem i skrivelse af 17. august 1988, at dette var sket.

- Told- og Skattestyrelsen ser ikke at have modtaget Skatteministeriets skrivelse af 18. august 1989, hvormed ministeriet efter det oplyste sendte Deres skrivelse af 13. august 1988 til Told-og Skattestyrelsen.

- Deres erindringsskrivelse af 21. februar 1990 er modtaget i Told- og Skattestyrelsen, men den er senere bortkommet.

- Det forhold, at De klagede til mig, og jeg i skrivelse af 19. november 1990 anmodede Skatteministeriet, Departementet, og Told- og Skattestyrelsen om udtalelser, førte ikke til, at Deres anmodning om aktindsigt blev behandlet; først efter telefonisk henvendelse fra en af mine medarbejdere den 20. marts 1991 imødekom Told- og Skattestyrelsen den 10. april 1991 Deres anmodning om aktindsigt.

- Også først efter den telefoniske henvendelse fra min medarbejder meddelte Told- og Skattestyrelsen Dem en afgørelse om sagens realitet; dette skete, uden at De forinden havde haft lejlighed til at afgive en udtalelse, jf. forvaltningslovens § 11, stk. 1, hvorefter afgørelsen af en sag udsættes, indtil parten har fået lejlighed til at gøre sig bekendt med dokumenterne.

Det må således konstateres, at Deres anmodning om aktindsigt af 13. august 1988 først blev besvaret den 10. april 1991 eller 2 år og 8 måneder efter, at anmodningen var fremsat (og efter henvendelse fra mit kontor), og at afgørelsen vedrørende sagens realitet (ligeledes efter henvendelse fra mit kontor) først blev truffet efter et tilsvarende tidsforløb - og i øvrigt skete i strid med forvaltningslovens § 11, stk. 1.

Det har efter min opfattelse ingen mening at bedømme sagsbehandlingen i aktindsigtssagen i relation til bestemmelsen i forvaltningslovens § 16, stk. 2, hvorefter myndigheden snarest afgør, om en begæring om aktindsigt kan imødekommes. Hvis begæringen ikke er imødekommet eller afslået inden 10 dage, efter at begæringen er modtaget af myndigheden, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår afgørelse kan forventes at foreligge.

Jeg går ud fra, at det er nytteløst ved nærmere undersøgelser at søge afklaret, hvad der er årsagen til de fejl, der er sket under sagens behandling. Jeg undlader derfor at iværksætte sådanne yderligere undersøgelser.

Jeg har samtidig hermed meddelt Skatteministeriet, Departementet, og Told- og Skattestyrelsen, at behandlingen af sagen efter min opfattelse har været helt uantagelig. Jeg har specielt over for Skatteministeriet, Departementet, og Told- og Skattestyrelsen peget på følgende

Da det blev konstateret, at der var sket en fejl, der betød, at intet var sket i sagen i et år, burde Skatteministeriet, Departementet, ved oversendelsen den 18. august 1989 af skrivelsen af 13. august 1988 have udbedt sig underretning om Told- og Skattestyrelsens besvarelse og have holdt sagen i en meget kort erindring.

Da Skatteministeriet, Departementet, modtog Deres erindringsskrivelse af 21. februar 1990, burde ministeriet have truffet foranstaltninger med henblik på at sikre, at De snarest modtog en besvarelse.

Deres erindringsskrivelse af 21. februar 1990 er modtaget i Told-og Skattestyrelsen; men den er senere bortkommet, og en besvarelse blev ikke givet. Jeg har anmodet Told- og Skattestyrelsen om at oplyse årsagen til, at det ikke ved den restancekontrol, der gennemføres i styrelsen, blev konstateret, at der i en sag var en ubesvaret skrivelse. Jeg vil orientere Dem om, hvad der videre sker vedrørende dette spørgsmål.

Det er helt uforståeligt for mig, at min høringsskrivelse af 19. november 1990 til Skatteministeriet, Departementet, og Told- og Skattestyrelsen ikke førte til, at aktindsigtsanmodningen straks blev behandlet.

Det er beklageligt, at der i strid med forvaltningslovens § 11, stk. 1, blev truffet afgørelse om sagens realitet samtidig med, at der blev meddelt Dem aktindsigt. Jeg går ikke nærmere ind på dette sidste spørgsmål.

Jeg har meddelt Skatteministeriet, Departementet, og Told- og Skattestyrelsen, at jeg går ud fra, at ministeriet og styrelsen på baggrund af denne sag overvejer, om der måtte være behov for ændring eller præcisering af sagsgange i ministeriet og/eller styrelsen, herunder om der måtte være behov for instruktion af medarbejdere om tilrettelæggelsen af sagsbehandlingen.

..."

Resumé

A klagede over den tid, der indtil da var medgået til Told- og Skattestyrelsens (TOS) besvarelse af hans anmodning om aktindsigt.

A havde i august 1988 anmodet Skatteministeriet, Departementet (SKM) om aktindsigt. SKM oversendte først skrivelsen til Statsskattedirektoratet (SSD) i august 1989. Skrivelsen sås ikke at være indjournaliseret i SSD. I februar 1990 erindrede A SKM om sagen. SKM oversendte skrivelsen til SSD som en anmodning om sagens fremskyndelse. A's erindringsskrivelse blev indjournaliseret i SSD, men bortkom senere. Først efter henvendelse fra ombudsmandens kontor imødekom Told- og Skattestyrelsen (TOS) A's begæring om aktindsigt og traf samtidig afgørelse i sagen.

Ombudsmanden (FO) konstaterede, at sagen havde været 2 år og 8 måneder under behandling, og at afgørelse først var blevet truffet efter henvendelse fra FO's kontor. FO fandt, at SKM's og TOS's behandling af sagen havde været helt uantagelig. Da det blev konstateret, at der var begået fejl, burde SKM have truffet foranstaltninger med henblik på at sikre, at A snarest modtog en besvarelse. FO anmodede TOS om at oplyse årsagen til, at der ikke ved styrelsens restancekontrol, blev konstateret, at der i en sag var en ubesvaret skrivelse. FO fandt det uforståeligt, at hans høringsskrivelse til SKM ikke førte til, at aktindsigtsbegæringen straks blev besvaret. FO fandt det beklageligt, at der i strid med forvaltningslovens § 11, stk. 1, blev truffet afgørelse om sagens realitet samtidig med, at der blev meddelt aktindsigt. FO gik ud fra, at SKM og TOS på baggrund af sagen overvejede, om der måtte være behov for ændring eller præcisering af sagsgange i ministeriet/styrelsen. (J. nr. 1990-1601-220).