Formuleringsmåde i breve.

Formuleringsmåde i breve.

I forbindelse med ombudsmandens behandling af en klage over Statens Bysygdomsnævn besluttede ombudsmanden af egen drift at indlede en undersøgelse i anledning af nævnets formulering af breve til A. Brevene var sendt fra Statens Bisygdomsnævns administration ved Statens Planteavlsforsøg og fra den daværende formand for Bisygdomsnævnet og indeholdt bl.a. formuleringer som "Således foranlediget skal man herved søge at gøre det forståeligt for Dem", "Generelt bør De vide", "Uden i øvrigt at vurdere Deres juridiske lægmandsbetragtninger nærmere, bemærkes" samt "at man ikke fremover vil tolerere injurierende beskyldninger af denne karakter mod Statens Planteavlsforsøg eller enkeltpersoner tilknyttet Statens Planteavlsforsøg".

Ombudsmanden anmodede Landbrugsministeriet om en udtalelse efter forud indhentet erklæring fra Statens Bisygdomsnævn.

I skrivelse af 19. juli 1990 udtalte Statens Planteavlsforsøg følgende

"Med henvisning til Plantedirektoratets skrivelse af 20. juni 1990 med anmodning om eventuelle bemærkninger til ombudsmandens skrivelse af 22. maj 1990 vedr. nævnets formulering af breve til (A) skal man indledningsvis beklage, at man i de tre skrivelser til (A) af 16. september 1988, 13. februar 1989 og 8. marts 1989 som ombudsmanden henviser til, har følt sig foranlediget til at anvende en mindre imødekommende formuleringsmåde end sædvanligt.

Henvendelsen fra private besvares altid i en korrekt, høflig stil, hvilket normalt også gælder skrivelser til hr. (A).

Begrundelsen for, at man i ovennævnte skrivelse har benyttet en unormal formuleringsmåde, skyldes flere omstændigheder. Ofte kan det således være vanskeligt at udskille, i hvilken egenskab han henvender sig, idet han skiftevis agerer som privat biavler, importør af bidronninger og som redaktør af bladet ....Det bemærkes herved, at man normalt vil anvende en mere uformel omgangstone overfor journalister end borgere i almindelighed.

Hertil kommer, at den hyppige korrespondance med hr. (A) vedrører meget forskellige anliggender, der periodisk belaster bisygdomsafdelingen uforholdsmæssigt meget samt at hr. (A) selv anvender en ualmindelig fri tone i sine skrivelser, jf. eksempelvis vedlagte kopi af hans skrivelse af 18. september 1988, hvori han iøvrigt selv opfordrer til en fortsættelse af "vor sædvanlige livlige og interessante korrespondance".

I øvrigt bemærkes det, at de pågældende skrivelser, hvoraf Landbrugsministeriet har modtaget kopi, uden at man i den anledning har fremsat kritik af indholdet eller formuleringerne, alle er led i en fortsat korrespondance, i hvilken hr. (A) forinden har modtaget en korrekt besvarelse, som han i efterfølgende skrivelser har betegnet som mangelfulde, hvilket han begrunder i prætentiøse hensigter. ..."

Statens Bisygdomsnævn udtalte i skrivelse af 14. december 1990

"...

Idet nævnet er gjort bekendt med to skrivelser fra Statens Bisygdomsnævns administration ved Statens Planteavlskontor og en skrivelse fra daværende formand for bisygdomsnævnet, (B), Statens Planteavlskontor, udtaler nævnet følgende

Ud fra de tre skrivelser kan nævnet notere sig, at brevvekslingen omfatter spørgsmål om godkendte parringsstationer med oplysninger om lederne for renavlsområderne, forespørgsel om parringsstationernes placering, sygdomseftersyn, antallet af parrede dronninger og udlevering af nærmere oplysninger ud fra "Lov om offentlighed i forvaltningen" samt spørgsmål om aktindsigt i den private drift af parringsstationer.

Nævnet noterer sig endvidere, at brevvekslingen er endt med konkrete besvarelser fra nævnet i det omfang, det ikke kan medføre konkurrenceforvridning imellem private parringsstationer.

Selve ordlyden i brevene, der har givet anledning til sagens placering ved ombudsmanden, har nævnet følgende udtalelser om

...

I brev af 13. februar 1989 udtrykker formuleringer som "således foranlediget skal man herved søge at gøre det forståeligt for Dem", og "Generelt bør De vide" irritation, og er derfor beklagelige i en offentlig skrivelse.

I brev af 8. marts 1989 er formuleringen "Uden iøvrigt at vurdere Deres juridiske lægmandsbetragtninger nærmere bemærkes" ikke holdningsneutral, men udtrykker noget negativt om brevskriveren. Sådanne bemærkninger er ligeledes uønskede og beklagelige.

I brev af 16. september 1988 fra (B), formand for bisygdomsnævnet, er formuleret en advarsel til (A) "at man ikke fremover vil tolerere injurierende beskyldninger af denne karakter mod Statens Planteavlsforsøg eller enkeltpersoner tilknyttet Statens Planteavlsforsøg".

Det er nævnets opfattelse, at (A's) bemærkninger antyder efterladenhed med Statens Planteavlsforsøgs regnskaber og formandens manglende indsigt i regnskaber, han er chef for. Nævnet opfatter derfor brevet fra (B), som det formentlig er ment: Fortsætter beskyldningerne, vil der blive rejst sag imod (A) for injurierende beskyldninger! Nævnet finder derfor ikke anledning til at rejse kritik imod denne formulering."

I skrivelse af 19. februar 1991 til ombudsmanden udtalte Landbrugsministeriet bl.a. følgende

"...

Plantedirektoratet har med skrivelse af 25. juli 1990 fremsendt Statens Planteavlsforsøgs udtalelse og med skrivelse af 14. december 1990 fremsendt Statens Bisygdomsnævns udtalelse i sagen. Kopi af materialet vedlægges.

Det fremgår af udtalelsen fra Statens Planteavlsforsøg, at institutionen beklager, at man i de tre skrivelser til rdaktør (A) har anvendt en mindre imødekommende formuleringsmåde end sædvanligt. Der er endvidere i udtalelsen gjort rede for, hvorfor skrivelserne fremtræder med disse formuleringer.

Det fremgår af udtalelsen fra Statens Bisygdomsnævn, at man finder nærmere angivne formuleringer i skrivelserne af 13. februar og 8. marts 1989 beklagelige og uønskede. Derimod finder nævnet ikke anledning til at rejse kritik mod sprogbrugen i skrivelse af 16. september 1988. Nævnet opfatter denne skrivelse som en advarsel om, at hvis (A) fortsat anvender udtryk af den i skrivelsen beskrevne karakter, vil Statens Planteavlsforsøg overveje at rejse injuriesag.

Landbrugsministeriets departement finder, at Statens Planteavlsforsøg i skrivelserne af 16. september 1988, 13. februar og 8. marts 1989 har udtrykt sig på en måde, der ikke er i overensstemmelse med den høflige og korrekte sprogbrug, som offentlige myndigheder bør anvende ved besvarelse af henvendelser fra borgerne. Departementet har, efter modtagelse af kopi af skrivelsen af 8. marts 1989 telefonisk gjort bemærkning om den anvendte sprogbrug over for Statens Planteavlsforsøg.

På baggrund af Bisygdomsnævnets udtalelse skal departementet bemærke, at såfremt hensigten med skrivelsen af 16. september 1988 har været at bebude overvejelser om injuriesøgsmål, burde dette have været klart udtrykt.

Endelig skal man bemærke, at Statens Planteavlsforsøgs skrivelse af 3. april 1989 til ombudsmanden er en nærmere forklaring af baggrunden for skrivelsen af 8. marts 1989 til (A). Man finder dog ordvalget i omtalen af (A's) lovfortolkning mindre velvalgt.

Departementet har d.d. over for Statens Planteavlsforsøg påtalt den ukorrekte udtryksform i skrivelserne til (A).

..."

Ombudsmanden tog i skrivelse af 6. marts 1991 det meddelte til efterretning og foretog herefter ikke videre i sagen.

Resumé

I forbindelse med ombudsmandens behandling af en klage over Statens Bisygdomsnævn (SBN) (FOB 1989, s. 119) besluttede ombudsmanden af egen drift at indlede en undersøgelse i anledning af SBN's formulering af breve til A. Ombudsmanden anmodede Landbrugsministeriet (LM) om en udtalelse efter forud indhentet erklæring fra SBN.

SBN og Statens Planteavlsforsøg, der er sekretariat for SBN, redegjorde over for LM for baggrunden for formuleringerne, og LM påtalte over for myndighederne, at den anvendte sprogbrug ikke var i overensstemmelse med den høflige og korrekte sprogbrug, som offentlige myndigheder bør anvende ved besvarelse af henvendelser fra borgerne. LM bemærkede yderligere, at såfremt hensigten med en bestemt skrivelse havde været at bebude overvejelser om injuriesøgsmål, burde dette have været klart udtrykt.

Ombudsmanden tog det meddelte til efterretning og foretog herefter ikke videre i sagen. (J. nr. 1990-699-56).