Aktindsigt i mødereferat.

Aktindsigt i mødereferat.

A klagede over, at Den Sociale Ankestyrelse havde afslået at give ham aktindsigt i et referat af møde i ankestyrelsen om A's pensionssag.

Den Sociale Ankestyrelse meddelte A, at han ikke kunne få aktindsigt i referatet. Ankestyrelsens afgørelse var truffet med henvisning til, at retten til aktindsigt ikke omfatter internt arbejdsmateriale, og at ankestyrelsen ikke havde fundet grundlag for at udlevere referatet til A.

I anledning af A's klage til mig henviste ankestyrelsen bl.a. til, at referatet fra mødet alene refererede til den trufne beslutning.

Jeg udtalte følgende i en skrivelse til A

"Det kan ikke give mig anledning til bemærkninger, at ankestyrelsen har anset det pågældende dokument for et internt arbejdsdokument i forvaltningslovens forstand, (jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 1).

Det er imidlertid ikke ethvert internt arbejdsdokument, der kan undtages fra retten til aktindsigt. En del interne arbejdsdokumenter er således efter bestemmelserne i forvaltningslovens § 12, stk. 2, og § 13 omfattet af retten til aktindsigt.

Forvaltningslovens § 13 indeholder bl.a. følgende bestemmelse

"Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelserne i § 12 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når

1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,

..."

I bemærkningerne til forvaltningslovens § 13 henvises der til den tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 8. I bemærkninger hertil er bl.a. anført følgende om bestemmelsen

"...

Bestemmelsen i nr. 1 omfatter dokumenter, der alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse.

Det forudsættes herved, at dokumentet ikke tillige indeholder oplysning om myndighedens overvejelser vedrørende beslutningen eller i øvrigt er af foreløbig karakter, som f.eks. koncepter, der først udarbejdes, efter at vedkommende - typisk kollegiale - myndighed har truffet sin afgørelse. F.eks. vil en beslutningsprotokol - i modsætning til voterings- og forhandlingsprotokoller - være omfattet af bestemmelsen i nr. 1. Såfremt beslutningen alene består i tiltrædelser af en indstilling, vil adgangen til aktindsigt også omfatte denne, i det omfang det er nødvendigt for at få kendskab til beslutningens indhold. Det vil formentlig i praksis navnlig sige indstillingens konklusion "

Mødereferatet i Deres sag indeholder ingen oplysninger om ankestyrelsens overvejelser i sagen. Som også anført af styrelsen indeholder referatet - udover oplysninger, der tjener til at identificere sagen - alene oplysning om ankestyrelsens beslutning om afgørelsen af Deres sag.

Mødereferatet i Deres sag er således omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens § 13, nr. 1.

Jeg har gjort ankestyrelsen bekendt med min opfattelse. Samtidig har jeg henstillet til styrelsen af træffe en ny afgørelse vedrørende Deres anmodning om aktindsigt.

..."

I et brev af 4. maj 1990 meddelte ankestyrelsen mig, at ankestyrelsen nu havde sendt A en kopi af mødereferatet.

Jeg meddelte Den Sociale Ankestyrelse, at jeg ikke foretog videre i sagen.

Resumé

A's førtidspensionssag blev afgjort i Den Sociale Ankestyrelse.

A anmodede om aktindsigt i ankestyrelsens referat af møde i hans pensionssag, men fik afslag under henvisning til, at der var tale om et internt arbejdsdokument.

Mødereferatet i A's sag indeholdt - ud over oplysninger, som tjente til at identificere sagen - alene oplysninger om ankestyrelsens beslutning om afgørelsen af sagen.

Det var således ombudsmandens opfattelse, at mødereferatet var omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens § 13, nr. 1. Ombudsmanden gjorde ankestyrelsen bekendt med sin opfattelse og henstillede til styrelsen at træffe en ny afgørelse vedrørende A's anmodning om aktindsigt. Herefter sendte ankestyrelsen A en kopi af mødereferatet. (J. nr. 1989-729-040).