Notatpligt.

§ 6. I sagen, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter."

Om § 6, stk. 1, indeholder forarbejderne følgende bemærkninger

"Bestemmelsen i stk. 1 svarer til den gældende lovs § 4, idet notatpligtens rækkevidde dog er søgt præciseret på to punkter.

Efter den gældende lov omfatter notatpligten "faktiske oplysninger". Efter forslaget omfatter notatpligten "oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder". Ændringen betyder, at notatpligtens udstrækning ikke i første række er afhængig af, om en oplysning efter sit indhold må karakteriseres som faktisk eller ej, men i højere grad beror på, hvilken funktion oplysningen har i myndighedens sagsbehandling. Afgørende for, om en oplysning skal noteres ned, er, om oplysningen er af en sådan karakter, at den bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder. Notatpligten vil således også kunne omfatte oplysninger, der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt vurderingen er af betydning for den administrative bevisoptagelse. Tilkendegivelse af standpunkter, argumenter eller vurderinger med hensyn til en sags afgørelse vil derimod ikke, lige så lidt som efter den gældende lov, være omfattet af notatpligten. Det samme gælder oplysninger, der isoleret set gengiver objektive kendsgerninger som f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret.

Efter formuleringen af den gældende lovs § 4 omfatter notatpligten kun oplysninger, "der mundtligt meddeles en myndighed". Bestemmelsen er imidlertid blevet fortolket udvidende i praksis, bl.a. fordi partens interesse i at blive gjort bekendt med en oplysning er den samme, uanset hvordan myndigheden er kommet i besiddelse af den. Også af hensyn til myndighedernes egen interne sagsbehandling og til en eventuel senere klagebehandling er det af betydning at have et sikkert kendskab til, hvilke oplysninger myndigheden er eller har været i besiddelse af. Det er derfor nu udtrykkeligt fastsat, at notatpligten gælder alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der ikke allerede fremgår af sagens dokumenter, uanset på hvilken måde oplysningerne er tilgået sagen. Notatpligten vil således også kunne omfatte oplysninger, der udveksles mundtligt inden for samme myndighed, f.eks. mellem tjenestemænd, nævnsmedlemmer eller kommunalbestyrelsesmedlemmer indbyrdes. Også oplysninger, der hidrører fra andre af myndighedens sager eller fra registre, som noteres på sagen, eventuelt i form af en henvisning.

Bestemmelsen i stk. 1 finder også anvendelse i sager, hvor der kun er én part, således som typisk er tilfældet i ansøgnings- og klagesager. Der skal derfor også gøres notat om oplysninger, der mundtligt meddeles af den pågældende selv."

(Folketingstidende 1985/86, tillæg A, sp. 217-218).

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 6, stk. 1, må efter min opfattelse ses som udslag af en almindelig retsgrundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag, herunder telefonsamtaler, som ikke fremgår af brevvekslingen i sagen eller af sagens dokumenter i øvrigt.

En sådan notatpligt vil ikke blot være en forudsætning for gennemførelse af retten til aktindsigt, men vil normalt også være en forudsætning for, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i en sag og herved også give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt.

Sagen her viser betydningen af, at myndighederne sikrer sig imod, at der efterfølgende opstår tvivl om, hvilke krav der er stillet og meddelt ansøger. Denne bevissikring kan foretages på mange måder, men meddeles ansøger telefonisk, at der stilles yderligere krav for ansøgningens videre behandling, (og dette ikke fremgår af sagens dokumenter i øvrigt) følger det af det ovenfor anførte, at der skal gøres notat om telefonsamtalen og dens indhold.

Jeg kan med denne begrundelse tilslutte mig Miljøstyrelsens udtalelse til mig om, at det er beklageligt, at der fra styrelsens side ikke blev taget notat om de førte telefonsamtaler med Dem i foråret og sommeren 1987.

Jeg har gjort Miljøstyrelsen bekendt med min opfattelse.

Afgørelsen af Deres ansøgning af 15. oktober 1987 er truffet i henhold til bekendtgørelse nr. 475 af 20. september 1984, der er udstedt i henhold til lov nr. 297 af 8. juni 1978 om genanvendelse af papir og drikkevareemballager samt begrænsning af affald, jf. lovbekendtgørelse nr. 532 af 16. oktober 1984.

Afslaget var begrundet i, at projektet var igangsat, uden at der var givet meddelelse om tilsagn, og idet projektet således var uafhængigt af tilskud.

I efterfølgende brev af 17. oktober 1988 til Dem og i udtalelsen til mig, har Miljøstyrelsen nærmere redegjort for baggrunden for afslaget, herunder også for forholdet mellem Deres ansøgning og ansøgningen fra B.

Efter min gennemgang af sagen finder jeg ikke at have tilstrækkeligt grundlag for at kritisere Miljøstyrelsens afslag og begrundelsen herfor."

Notatpligt vedrørende væsentlige ekspeditioner.

Den 29. august 1988 rettede A henvendelse om bl.a. Rådet vedrørende genanvendelse og mindre forurenende teknologis afslag af 20. oktober 1987 på ansøgning om tilskud til udvikling af et sorteringudstyr for flasker.

Det fremgik af sagen, at A den 3. april 1987 indsendte ansøgning om tilskud til et projekt, som bestod i et komplet anlæg til genanvendelse af flasker. A skrev bl.a.

"Vi forventer at have de sidste tekniske undersøgelser klar i løbet af de næste par uger, og derefter vil anlægget være solgt i sin helhed, og vi forhandler om salg af yderligere 2 anlæg."

Ansøgningen blev modtaget den 7. april 1987 af Miljøstyrelsen, og den 14. april 1987 bekræftede styrelsen modtagelsen af ansøgningen. Miljøstyrelsen meddelte samtidig, at styrelsen senere ville vende tilbage til sagen.

Der var enighed imellem Miljøstyrelsen og A om, at der i den efterfølgende tid var telefonisk kontakt imellem styrelsen og A.

Den 27. august 1987 skrev Miljøstyrelsen bl.a. således til A

"De har den 3. april 1987 søgt om tilskud til et projekt til ca. 3 mill. kr.

Miljøstyrelsen har efterfølgende anmodet om at få tilsendt yderligere beskrivelse af projektets indhold, dets effekt på genanvendelsen og den forventede økonomi.

Da vi ikke har modtaget materialet betragtes ansøgningen som trukket tilbage. De er velkommen til at henvende Dem, såfremt ansøgningen på et senere tidspunkt skulle blive aktuel."

På baggrund heraf skrev A til Miljøstyrelsen og anførte, at det aldrig var blevet meddelt ham, at myndighederne krævede yderligere oplysninger til beskrivelse af projektets indhold. A kunne derfor ikke anerkende, at ansøgningen var bortfaldet. En beskrivelse af projekt, virksomhed, ejerforhold etc. blev vedlagt, idet A bad om nu at få en afgørelse på ansøgning om tilskud. Om projektet skrev A bl.a.

"Såfremt vi ikke får tilskud, må vi se i øjnene, at det kan blive nødvendigt at sælge virksomheden. Vi har været tvunget til at sælge anlægget, inden vi gik i gang, og søgte også tilskud inden vi startede, i håb om en forventet bevilling gik vi så i gang, da kunden sendte en halv million i startkapital."

Miljøstyrelsen udarbejdede den 8. oktober 1987 en indstilling til ansøgningen. Den 20. oktober 1987 meddelte styrelsen, at Rådet vedrørende genanvendelse og mindre forurenende teknologi (i overensstemmelse med indstillingen) på sit møde den 15. oktober 1987 havde besluttet at afslå A's ansøgning. Begrundelsen var formuleret således

"Afgørelsen er begrundet i, at projektet er igangsat, uden at der er givet meddelelse om tilsagn, og idet projektet således er uafhængig af tilskud."

Den 2. juni 1989 anmodede jeg Miljøstyrelsen om en supplerende udtalelse. Der fandtes ikke notater i de medsendte akter om de telefonsamtaler, Miljøstyrelsen refererede til i et brev af 17. oktober 1988 til A. I henhold til disse telefonsamtaler skulle A være oplyst om kravet om yderligere oplysninger for videre behandling af ansøgningen.

Miljøstyrelsen svarede bl.a. således den 21. september 1989

"Miljøstyrelsen's bemærkninger til (A) i skrivelse af den 17. oktober 1988 samt til Ombudsmanden den 13. marts 1989 vedrørende anmodning om yderligere oplysninger, er baseret på udtalelser fra den sagsbehandler, som har behandlet sagen. Beklageligvis findes der ikke på sagen referat af telefonsamtaler til dokumentation for, at der har fundet telefoniske samtaler sted samt indholdet heraf.

(A) omtaler imidlertid i sine skrivelser til Ombudsmanden telefonsamtaler, hvorfor det må anses for bevist, at der har været telefonisk kontakt mellem Miljøstyrelsen og (A).

For såvidt angår indholdet af disse telefonsamtaler må det konstateres, at der er uoverensstemmelse imellem Miljøstyrelsen's og (A's) oplysninger herom.

I mangel på dokumentation herfor skal Miljøstyrelsen henlede opmærksomheden på indholdet af (A's) ansøgning af den 3. april 1987. Ansøgningen er så åbenbart mangelfuld, at det med til vished grænsende sandsynlighed må antages, at anmodning om yderligere oplysninger er sket første gang, der har været telefonisk kontakt.

Antagelsen bestyrkes endvidere af følgende forhold

Miljøstyrelsens skrivelse af den 27. august 1987, hvori (A) underrettes om, at ansøgningen betragtes som trukket tilbage, slutter således "De er velkommen til at henvende Dem, såfremt ansøgningen på et senere tidspunkt skulle blive aktuel". Da (A) ved skrivelse af den 10. september 1987 fremsender supplerende oplysninger, tages ansøgningen under behandling i sekretariatet, hvorefter sagen behandles på Genanvendelsesrådets møde den 15. oktober 1987. Tilskudsansøgningen afslås herefter af formelle grunde, idet det, jfr. bekendtgørelse om tilskud til genanvendelse og mindre forurenende teknologi § 3, stk. 1, er en betingelse for ydelse af tilskud, at projektet først påbegyndes, når tilsagn om tilskud er meddelt.

Som det vil fremgå af sagens akter kan den telefonsamtale, som (A) i sin skrivelse af den 28. oktober 1988 til Ombudsmanden henviser til som have fundet sted "sidst i maj måned", ikke have haft det i skrivelsen anførte indhold.

...

I øvrigt skal Miljøstyrelsen fastholde de i skrivelser af henholdsvis den 17. oktober 1988 til (A) og den 13. marts 1989 til Ombudsmanden anførte oplysninger.

Miljøstyrelsen skal beklage, at man i denne sag ved en fejltagelse har undladt at opfylde forvaltningslovens referat-pligt, idet det dog er Miljøstyrelsen's opfattelse, at Miljøstyrelsen's bemærkninger til sagen sammenholdt med samtlige sagens akter, som vedlagt, gør det muligt at få klarlagt den række misforståelser, som desværre har givet anledning til den verserende klagesag."

I et brev til A udtalte jeg følgende

"Som det fremgår, beklager Miljøstyrelsen den manglende iagttagelse af pligten til at tage notat om de førte telefonsamtaler med Dem og om indholdet af disse samtaler.

Der er en grundlæggende forskel på Deres og Miljøstyrelsens opfattelse af, hvad der er meddelt telefonisk forud for Miljøstyrelsens brev af 27. august 1987. Yderligere undersøgelser fra min side i form af fornyet høring af styrelsen vil næppe kunne medføre en afklaring. Jeg tager derfor ikke stilling til, hvad der må antages at have været det nærmere indhold af de pågældende telefonsamtaler.

Sagen og dens forløb giver mig derimod anledning til at fremhæve bestemmelsen i offentlighedslovens § 6, stk. 1, der er affattet således

" Notatpligt m.v.

Resumé

A ansøgte Miljøstyrelsen om tilskud til et genanvendelsesprojekt. Ansøgningen blev efter nogle telefonsamtaler sat i bero på indsendelse af yderligere oplysninger om projektet. Da styrelsen ikke modtog oplysningerne, anså styrelsen ansøgningen for bortfaldet. A protesterede og hævdede, at han ikke under telefonsamtalen var blevet gjort bekendt med, at yderligere oplysninger var en forudsætning for, at ansøgningen kunne behandles. Miljøstyrelsen havde ikke taget notat om telefonsamtalerne og deres indhold.

Ombudsmanden udtalte, at offentlighedslovens § 6, stk. 1, må ses som udslag af en almindelig retsgrundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag - herunder telefonsamtaler, som ikke fremgår af brevvekslingen i sagen eller af sagens øvrige dokumenter. Notatpligten er en forudsætning for gennemførelse af retten til aktindsigt, men er normalt også forudsætningen for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt. (J. nr. 1988-1148-11).