Afslag på aktindsigt i relation til forvaltningslovens regler om tavshedspligt mv.

Afslag på aktindsigt i relation til forvaltningslovens regler om tavshedspligt mv.

A klagede over, at Udviklingsfondet, jf. lov om "Fondet til fremme af teknisk og industriel udvikling", havde afslået en begæring om aktindsigt i dele af et notat, fondets sekretariat udarbejdede i forbindelse med en ansøgning om en udviklingskontrakt. I anledning af A's klage anmodede jeg først Industri- og Handelsstyrelsen om en udtalelse og om udlån af sagens akter. Denne udtalelse modtog jeg den 25. september 1989. Den 19. februar 1990 anmodede jeg Udviklingsfondet om at tage stilling til forskellige spørgsmål, som var af betydning for min nærmere stillingtagen til sagen.

Det fremgik af sagen, at aktieselskabet - hvori A var direktør - den 28. april 1989 indsendte ansøgning til Udviklingsfondet om en udviklingskontrakt med henblik på finansiering til udvikling af en ny type inddampningsanlæg til fremstilling af tørret biologisk slam fra renseanlæg.

Den 15. juni 1989 udarbejdede en medarbejder i fondets sekretariat en indstilling, og på et møde den 29. juni 1989 besluttede fondets bestyrelse at meddele aktieselskabet afslag på ansøgningen.

Under en telefonsamtale den 30. juni 1989 begærede A indsigt i sagens akter - herunder den omtalte indstilling af 15. juni 1989. Sagsbehandleren bad om en skriftlig begæring, som blev afsendt samme dag.

Med brev af 3. juli 1989 fremsendte fondet kopier af fondets sagsakter med undtagelse af det materiale, der var modtaget fra firmaet. Om notatet (indstillingen) af 15. juni 1989 hed det i brevet

"Notatet af 15.juni 1989 til fondets bestyrelse er et

internt arbejdsdokument, jævnfør Forvaltningslovens paragraf 12, og den vedlagte kopi omfatter derfor kun dets "oplysninger vedrørende faktiske omstændigheder af væsentlig betydning", idet teksten vedrørende punkterne 2. Indstilling og 6. Kommentarer er udeladt ved kopieringen."

Den 5. juli 1989 klagede aktieselskabets bestyrelsesformand til fondet over, at der ikke var givet indsigt i notatets punkter 2 og 6. Bestyrelsesformanden anførte i sin klage, at der var tale om et endeligt dokument, der forelå i sin helhed, og som var sendt til enkeltpersoner uden for ministeriet i disses egenskab af eksterne bestyrelsesmedlemmer i Udviklingsfondet, og at man uopfordret burde have sendt udkast til indstillingen til firmaet, således at eventuelle misforståelser eller fejltagelser kunne rettes.

I udtalelsen til mig af 25. september 1989 anførte Industri- og Handelsstyrelsen, at notatet var et internt arbejdsdokument, som i henhold til forvaltningslovens § 12 ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Notatets oplysninger vedrørende faktiske omstændigheder af væsentlig betydning var der dog givet aktindsigt i.

I min høringsskrivelse af 19. februar 1990 til Udviklingsfondet pegede jeg på nogle faktiske oplysninger i de udeholdte afsnit fra indstillingens punkt 6, og jeg henledte opmærksomheden på bestemmelserne i forvaltningslovens § 19 og § 12, stk. 2. Jeg bad på den baggrund fondet om nærmere at begrunde afslaget. Endvidere bad jeg fondet oplyse, hvorfor A blev opfordret til at indsende en skriftlig begæring om aktindsigt. I svaret af 12. marts 1990 fastholdt og begrundede Udviklingsfondet, at de omhandlede oplysninger ikke havde været af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Fondet skrev endvidere

" ...

Anmodningen om, at begæringen om aktindsigt også blev fremsat skriftligt, var fra den pågældende medarbejders side alene ment som en formalitet for den gode ordens skyld. Alle Udviklingsfondets medarbejdere er nu bekendt med, at en telefonisk fremsat anmodning om aktindsigt er tilstrækkelig i sig selv.

..."

I et brev til A udtalte jeg blandt andet følgende

" ...

Afslaget på aktindsigt i notatet af 15. juni 1989, punkterne "2. Indstilling" og "6. Kommentar", er givet under henvisning til bestemmelserne i forvaltningslovens § 12.

Forvaltningslovens (lov nr. 571 af 19. december 1985) § 12 er formuleret således

"Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses

dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag.

brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og

brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes.

Stk. 2 . Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, skal uanset bestemmelsen i stk. 1 meddeles i overensstemmelse med reglerne i dette kapitel."

Efter min gennemgang af sagen - og idet jeg særlig har lagt vægt på Udviklingsfondets udtalelse af 12. marts 1990 - mener jeg ikke at have tilstrækkeligt grundlag for at anfægte Udviklingsfondets oplysning om, at de faktiske forhold, som der var refereret til i indstillingens punkt 6, var uden væsentlig betydning for sagens afgørelse. Jeg kan derfor ikke kritisere, at fondet har afslået at give aktindsigt i de pågældende afsnit af notatet.

Jeg har noteret mig fondets bemærkninger om, at alle Udviklingsfondets medarbejdere nu er bekendt med, at en telefonisk fremsat anmodning om aktindsigt er tilstrækkelig i sig selv.

..."

I en samtidig skrivelse til Industri- og Handelsstyrelsen og Udviklingsfondet udtalte jeg følgende

"...

Som det fremgår, finder jeg ikke at have tilstrækkelig grundlag for at kritisere, at fondet under henvisning til forvaltningslovens § 12 har nægtet at give aktindsigt i notatet af 15. juni 1989, punkterne 2 og 6. Jeg har således - særlig efter Udviklingsfondets udtalelse af 12. marts 1990 til mig - fundet at måtte lægge til grund, at de faktiske oplysninger i notatets punkt 6.1 ikke har været af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Afslaget var, efter det for mig oplyste, alene motiveret af selskabets svage økonomiske grundlag.

Uanset dette er det dog en kendsgerning, at de omhandlede oplysninger blev noteret ned og taget med i indstillingen til brug for Udviklingsfondets behandling af sagen.

Der opstår herved spørgsmål om forholdet til bestemmelserne i forvaltningslovens kapitel 8, der regulerer udveksling af oplysninger mellem forskellige myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

Som sagen foreligger for mig, har jeg ikke mulighed for en nærmere stillingtagen til, om bestemmelserne er overholdt og mine bemærkninger i det følgende skal derfor alene ses som en påpegning - med udgangspunkt i den konkrete sag - af de problemer en sagsbehandling, som den omhandlede, rejser.

Dele af oplysningerne i notatets punkt 6.1. er efter min mening af fortrolig karakter. Det fremgår af sagen, at de omtalte oplysninger er tilført denne sag, efter de er kommet til kendskab i Industri-og Handelsstyrelsen i forbindelse med behandlingen af tidligere ansøgninger fra direktør A. Jeg må, ud fra de givne oplysninger, lægge til grund, at der er tale om ansøgninger, indgivet til andre myndigheder end Udviklingsfondet.

Udviklingsfondet er i forhold til Industri- og Handelsstyrelsen (og andre råd og fonde mv. under Industriministeriet) en selvstændig myndighed. Fondet betjenes af et sekretariat, hvis medarbejdere er ansat i Industri- og Handelsstyrelsen, men stillet til rådighed for fondet. Som medarbejdere i fondets sekretariat handler de på fondets vegne og som en del af denne myndighed.

Medarbejderne i fondet har således "skaffet sig" oplysninger af fortrolig karakter, som var - eller viste sig at være - uden væsentlig betydning for sagens afgørelse. Jeg henviser til forvaltningslovens § 32.

Set fra Industri- og Handelsstyrelsens perspektiv har styrelsen "videregivet" fortrolige oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed, selv om oplysningerne var -eller viste sig at være - uden væsentlig betydning for fondets afgørelse eller virksomhed. I henhold til forvaltningslovens § 28, stk. 3, må fortrolige oplysninger kun videregives (såfremt betingelserne i § 28, stk. 2, er opfyldt, eller), såfremt det må antages, at oplysningerne vil være af væsentlig betydning for modtagermyndighedens virksomhed eller afgørelse.

Det fremgår af Udviklingsfondets udtalelse af 12. marts 1990 til mig, at de omhandlede oplysninger ikke tidligere blev tillagt væsentlig betydning og det må for så vidt undre, at de alligevel blev noteret ned (videregivet) til brug for Udviklingsfondets behandling af denne sag.

Jeg er opmærksom på den særlige "videregivelses-situation", der foreligger, når der er tale om samme medarbejdere, der udfører funktioner for forskellige myndigheder. Jeg har tidligere haft lejlighed til at udtale mig om det tilsvarende problem i relation til reglerne om aktindsigt - sagen omtalt i Folketingets Ombudsmands Beretning 1988, s. 150 ff, samt den i kopi vedlagte udtalelse af 9. februar 1990, navnlig s. 11 ff. Som det fremgår, er det min opfattelse, at den principielle sondring i offentlighedsloven og forvaltningsloven mellem forskellige myndigheder må fastholdes, uanset personsammenfaldet."

Resumé

Et fond under Industriministeriet afslog A's begæring om aktindsigt i dele af et internt notat (en indstilling til fondets bestyrelse). Afslaget blev givet under henvisning til forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 1. Ombudsmanden fandt ikke tilstrækkeligt grundlag for at kritisere afslaget. Men sagen gav ombudsmanden anledning til at fremsætte nogle bemærkninger om adgangen til at udveksle oplysninger mellem forskellige forvaltningsmyndigheder, der sekretariatsbetjenes af samme myndighed - især vedrørende bestemmelsen i forvaltningslovens § 28, stk. 3. (J.nr. 1989-1328-39).