Sagsbehandling ved ansøgning om adgang til oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister

Sagsbehandling ved ansøgning om adgang til oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister

Fundet det yderst beklageligt, at Justitsministeriet i et tilfælde, hvor der var medgået næsten 3 år til ministeriets behandling af en ansøgning om adgang til at indhente oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister - og hvor den meget lange sagsbehandlingstid angiveligt skyldtes en ekspeditionsfejl bl.a. i forbindelse med, at sagen havde været forlagt i ministeriet - ikke i forbindelse med klagerens erindringsskrivelser havde fundet anledning til at orientere klageren om, at sagens behandling trak ud, eller at sagen var bortkommet, jf. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, punkterne 206-08.

(J.

nr. 1987-1328-611)

A klagede over Justitsministeriets behandling af nogle nærmere angivne ansøgninger, han havde indgivet om adgang til register- eller arkivmateriale i forbindelse med forskningsprojekter.

A anførte, at hans klage alene omfattede behandlingen af hans ansøgning om adgang til oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister, men ikke hans ansøgning vedrørende sager angående straffelovens § 191 a.

A anmodede mig om at foranledige, at Justitsministeriet oplyste antallet af tilsvarende ansøgninger i Justitsministeriet, modtaget i Justitsministeriet, behandlingstiden for sådanne ansøgninger og ansøgningernes udfald, hvilke instanser der af Justitsministeriet bliver hørt forud for afgørelsen af disse sager og de forhold, høringsinstansernes udtalelser fortrinsvis vedrører.

Det fremgik af sagen, at A i skrivelse af 16. september 1985 ansøgte Justitsministeriet om adgang til oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister til brug for en retsplejeundersøgelse.

I skrivelse af 1. oktober 1985 anerkendte Justitsministeriet modtagelsen af A's skrivelse og oplyste, at ministeriet havde anmodet rigsadvokaten om en udtalelse.

Med skrivelse af 11. oktober 1985 til Justitsministeriet sendte A en navneliste, som han i skrivelsen af 16. september 1985 til ministeriet havde bebudet, at han ville fremsende.

Med skrivelse af 24. november 1986 til Justitsministeriet sendte A en supplerende liste omfattende sager fra involverede provinsretskredse.

Han anførte afslutningsvis i skrivelsen, at dataindsamlingen fra de 9 retskredse i øvrigt nu var tilendebragt, og at materialet var under indkodning med henblik på edb-behandling.

Under hensyn hertil ville han være taknemmelig for en relativt hurtig stillingtagen til sin ansøgning af 16. september 1985.

I skrivelse af 12. marts 1987 rettede A henvendelse til justitsministeren om sagen.

I sin klage til mig anførte A, at skrivelsen vel havde karakter af en erindringsskrivelse, men at han ikke ville påberåbe sig den som sådan, da den fremstod som et personligt brev.

A anførte, at han intet havde hørt fra Justitsministeriet siden ministeriets skrivelse af 1. oktober 1985.

Justitsministeriet meddelte i skrivelse af 4. juli 1988 A tilladelse til at modtage de ønskede oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister.

Justitsministeriet beklagede samtidig over for A den lange behandlingstid, som angiveligt skyldtes en ekspeditionsfejl.

I udtalelsen til mig i anledning af A's klage beklagede Justitsministeriet den meget lange sagsbehandlingstid, der skyldtes ekspeditionsfejl bl.a. i forbindelse med, at sagen havde været forlagt i ministeriet.

Ministeriet anførte, at sagen havde givet anledning til en gennemgang af erindringssystemet i det pågældende kontor med henblik på at undgå lignende fejl.

I anledning af de spørgsmål, A stillede vedrørende Justitsministeriets behandling af tilsvarende ansøgninger, anførte ministeriet i udtalelsen bl.a. følgende

»Mere generelt kan det i øvrigt oplyses, at Justitsministeriet modtager et forholdsvis stort antal ansøgninger fra forskere, som ønsker adgang til politimateriale til brug ved gennemførelsen af projekter.

I den forbindelse foretager Justitsministeriet - som det har været tilfældet i forbindelse med (A's) ansøgning - i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, hvorvidt hensynet til beskyttelsen af privatlivets fred for de personer, som er omfattet af det relevante materiale, eller særlige efterforskningsmæssige hensyn eller lignende eventuelt kan være til hinder for at imødekomme ansøgningen.

Justitsministeriet er, hvor sådanne særlige hensyn ikke på afgørende måde taler imod at give forskere adgang til de ønskede oplysninger, naturligvis imødekommende over for ansøgningerne, og tilladelserne meddeles i almindelighed på de vilkår, som også er fastsat i den tilladelse, der er meddelt til (A) ved Justitsministeriets skrivelse af 4. juli 1988.

I forbindelse med behandlingen af ansøgninger af den omhandlede art indhenter Justitsministeriet udtalelser fra de relevante dele af politiet.

Dette sker med henblik på at høre politiets vurdering af, hvorvidt ansøgningen bør kunne imødekommes, eller om de ovenfor nævnte særlige hensyn til beskyttelse af privatlivets fred m.v. på afgørende vis taler imod at meddele den ønskede tilladelse.

Høring af politiet finder endvidere sted med henblik på at kunne få belyst eventuelle særlige problemer med hensyn til den praktiske fremgangsmåde i forbindelse med tilvejebringelsen af de af forskerne ønskede oplysninger fra politiets materiale.

Den tid, der medgår til behandlingen af de enkelte ansøgninger, afhænger af det nærmere indhold af den pågældende konkrete ansøgning, men sagerne søges naturligvis behandlet hurtigst muligt.«

I en skrivelse til A udtalte jeg herefter følgende

»Det fremgår af de foranstående oplysninger, at der medgik næsten 3 år til Justitsministeriets behandling af Deres ansøgning om adgang til oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister.

Jeg finder, at denne behandlingstid i forhold til Dem har været urimelig lang.

Samtidig finder jeg det yderst beklageligt, at ministeriet hverken på foranledning af Deres skrivelse af 24. november 1986 eller Deres skrivelse af 12. marts 1987 til justitsministeren fandt anledning til at orientere Dem om, at sagens behandling trak ud, eller - hvis dette var tilfældet på tidspunktet for ministeriets modtagelse af Deres skrivelser - at sagen var bortkommet, jf. herved Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, punkterne 206-208.

På baggrund af den meddelte forklaring, hvorefter der var tale om konkrete ekspeditionsfejl fra Justitsministeriets side, samt under hensyn til, at sagsbehandlingen har givet anledning til en gennemgang af erindringssystemet i det pågældende kontor med henblik på at undgå lignende fejl, har jeg ikke grundlag for at foretage videre i sagen.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

… «