Aktindsigt i huslejenævns besigtigelsesrapport

Aktindsigt i huslejenævns besigtigelsesrapport

Udtalt overfor De frederiksbergske huslejenævn, Østre nævn, at jeg ikke kunne anse det for foreneligt med den praksis, der havde fæstnet sig omkring rækkevidden af bestemmelserne i offentlighedslovens § 5, nr. 3 og 4, sammenholdt med § 4, at et huslejenævn med henvisning til § 5 (nr. 3 og 4) konsekvent nægtede aktindsigt i besigtigelsesrapporter udarbejdet af nævnssekretariatet - dvs. også for så vidt angik materiale, der alene indeholdt konkrete, faktiske oplysninger af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Henstillet, at huslejenævnet undergav en anmodning om aktindsigt i en besigtigelsesrapport en fornyet behandling.

(J.

nr. 1984-1188-42)

Repræsentanter for beboerne i en ejendom på Frederiksberg klagede over, at huslejenævnet i en afgørelse af 9. november 1983 havde afslået beboerrepræsentationens anmodning om aktindsigt i en besigtigelsesrapport, som nævnets bygningssagkyndige medarbejder havde udarbejdet på grundlag af besigtigelse af ejendommen den 17. oktober 1983.

I henhold til ombudsmandslovens § 6, stk. 5, tog jeg af egen drift sagen op til undersøgelse.

Det fremgik af de foreliggende oplysninger, at beboerrepræsentationen i skrivelse af 5. september 1983 klagede til huslejenævnet over, at altanbundene i ejendommen var utætte.

I den anledning indhentede huslejenævnet en udtalelse af 3. oktober 1983 fra ejendommens administrator.

I skrivelse af 10. oktober 1983 meddelte huslejenævnet ejendommens administrator og en beboerrepræsentant, at huslejenævnets bygningssagkyndige medarbejder ville besigtige ejendommen den 17. oktober 1983 på et nærmere angivet tidspunkt.

Efter at have foretaget besigtigelsen udarbejdede huslejenævnets bygningssagkyndige medarbejder samme dag den besigtigelsesrapport, som nævnet i sin afgørelse af 9. november 1983 afslog beboerrepræsentanterne aktindsigt i.

Besigtigelsesrapporten indeholdt en gengivelse af klagen, herunder det, som beboerrepræsentanten fremhævede under besigtigelsen, samt en faktisk beskrivelse af altanernes konstruktion og deres vedligeholdelsestilstand.

Endvidere indeholdt rapporten den bygningssagkyndiges vurdering af klagen.

I en afgørelse i skrivelse af 1. november 1983 meddelte huslejenævnet ejendommens administrator og beboerrepræsentationen, »at nævnet på grundlag af det af den bygningskyndige under besigtigelsen konstaterede har vedtaget at afvise klagerne, idet de anførte ulemper efter nævnets opfattelse næppe kan karakteriseres som vedligeholdelsesmangler …«

I skrivelse af 2. november 1983 anmodede beboerrepræsentationen huslejenævnet om aktindsigt, herunder i besigtigelsesrapporten.

I en skrivelse af 9. november 1983 meddelte huslejenævnet beboerrepræsentationen indsigt i sagens akter, bortset fra besigtigelsesrapporten, »idet denne må betragtes som internt arbejdsmateriale og dermed unddraget aktindsigt, jfr.

herved § 5 i lov om offentlighed i forvaltningen«.

I en udtalelse til mig anførte huslejenævnet

»… at nævnets bygningskyndige medarbejdere i forbindelse med klager over bl.a. vedligeholdelsesmangler foretager en besigtigelse af de påklagede forhold.

På grundlag af det under besigtigelsen konstaterede udfærdiger den bygningskyndige en rapport med forslag til en løsning af tvisten.

Rapporten forelægges herefter nævnet og indgår i nævnets overvejelser af, hvilken afgørelse sagen skal have.

De frederiksbergske nævn har til stadighed fulgt den praksis ikke at udlevere rapporter, som er udarbejdet af nævnssekretariatet, idet disse som internt arbejdsmateriale er undtaget fra reglerne om aktindsigt, jfr.

§ 5 i lov om offentlighed i forvaltningen.

Denne praksis er bl.a. begrundet i, at de bygningskyndige medarbejdere skal have mulighed for at tilkendegive deres uforbeholdne mening om de rejste problemer, og dels at nævnet ikke altid følger den løsning, som de bygningskyndige medarbejdere anviser.

Det skal dog tilføjes, at i det omfang nævnet følger indstillingerne fra de bygningskyndige medarbejdere citeres store dele af rapporten i ekspeditionsskrivelsen til sagens parter.

…«

I en skrivelse til huslejenævnet udtalte jeg herefter følgende

»Efter offentlighedslovens § 5, nr. 3 og 4, omfatter adgangen til aktindsigt bl.a. ikke »en myndigheds interne arbejdsmateriale, såsom referater, koncepter, udkast, forslag og planer« og heller ikke »brevveksling inden for samme myndighed«.

Det er nævnets opfattelse, at de besigtigelsesrapporter, der udarbejdes af nævnets bygningssagkyndige medarbejdere til brug for nævnets behandling af klager over vedligeholdelsesmangler, må anses for omfattet af disse undtagelsesbestemmelser.

Adgangen til at gøre undtagelse efter de nævnte bestemmelser er imidlertid undergivet den begrænsning, der følger af offentlighedslovens § 4, der har følgende ordlyd

» § 4.

Såfremt der mundtligt meddeles en myndighed faktiske oplysninger af væsentlig betydning for en sags afgørelse, skal der gøres notat herom på en sådan måde, at oplysningerne kan meddeles i overensstemmelse med denne lov.«

Ombudsmanden har således ved flere lejligheder givet udtryk for den opfattelse, at der ikke alene med henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens § 5, nr. 3 og 4, kan gives afslag på en begæring om at blive gjort bekendt med konkrete faktiske oplysninger af væsentlig betydning for en sags afgørelse, der alene fremgår af det interne arbejdsmateriale;

jeg henviser til beretningen for året 1978, s.

400 (jfr.

1979, s.

65), beretningen for året 1979, s.

218 (jfr.

1980, s.

69), beretning for året 1979, s.

257, og beretningen for året 1981, s.

23.

Denne opfattelse, der har støtte såvel i de reale hensyn, der ligger bag bestemmelsen i offentlighedslovens § 4, som i den juridiske litteratur, er nu foreslået lovfæstet i forslagene til ny offentlighedslov og forvaltningslov, som er fremsat for folketinget som henholdsvis lovforslag nr. L 14 og nr. L 13, folketingsåret 1984/85.

I forslaget til ny offentlighedslov henviser jeg til § 13 sammenholdt med § 10, nr. 2 og 3.

I forslaget til forvaltningslov henviser jeg til § 10, stk. 2, jfr.

§ 11, nr. 2 og 3, samt § 13, stk. 2.

Endelig henviser jeg til betænkning 857/1978 om offentlighedslovens revision, s.

142 ff.

For så vidt huslejenævnet i øvrigt har henvist til, at de bygningssagkyndige medarbejdere skal have mulighed for at tilkendegive deres uforbeholdne mening om de rejste problemer i besigtigelsesrapporten, bemærker jeg, at offentlighedslovens § 4 alene begrænser anvendelsesområdet for undtagelsesbestemmelsen i § 5, nr. 3, for så vidt angår konkrete, faktiske oplysninger.

De bygningssagkyndiges vurdering vil derfor ikke være omfattet af denne begrænsning.

Ved min bedømmelse af den foreliggende sag må jeg lægge til grund, at huslejenævnets afslag på den fremsatte begæring om at blive gjort bekendt med den foreliggende besigtigelsesrapport er truffet på grundlag af en praksis, hvorefter der med henvisning til offentlighedslovens § 5 (nr. 3 og 4) konsekvent nægtes aktindsigt i rapporter, der er udarbejdet af nævnssekretariatet - dvs. også for så vidt angår de dele af rapportmaterialet, der alene indeholder konkrete faktiske oplysninger, der tillægges væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Dette standpunkt kan jeg ikke anse for foreneligt med den praksis, der har fæstnet sig omkring rækkevidden af bestemmelserne i offentlighedslovens § 5, nr. 3 og 4, sammenholdt med § 4.

Jeg må derfor henstille, at huslejenævnet undergiver beboerrepræsentationens anmodning om aktindsigt i besigtigelsesrapporten af 17. oktober 1983 en fornyet behandling på det nu foreliggende grundlag.

Jeg udbeder mig underretning om den afgørelse, huslejenævnet herefter meddeler beboerrepræsentationen.

…«

I en senere skrivelse meddelte huslejenævnet mig, at nævnet havde taget min udtalelse til efterretning og havde sendt beboerrepræsentationen kopi af besigtigelsesrapporten.

Jeg meddelte herefter huslejenævnet, at jeg ikke foretog videre i sagen.