Afslag efter offentlighedsloven på anmodning om at få tilsendt kopier

Afslag efter offentlighedsloven på anmodning om at få tilsendt kopier

Meddelt indenrigsministeriet, at jeg måtte nære betænkelighed ved at tilslutte mig, at der efter offentlighedslovens § 8, stk. 2, kunne meddeles afslag på en ansøgning om at få aktindsigt i form af udlevering af kopier af 112 sider bilagsmateriale til en rapport.

Henstillet til indenrigsministeriet at undergive sagen en fornyet overvejelse, og herunder eventuelt inddrage spørgsmålet om aktindsigt ved dokumentgennemsyn hos en stedlig myndighed.

(J.

nr. 1984-758-42)

Komiteen til ytringsfrihedens værn klagede til mig over, at indenrigsministeriet havde tilsluttet sig en udtalelse fra tilsynsrådet for Fyns amt, hvorefter det ikke kunne kritiseres, at Nyborg byråd havde besluttet, at en begæring om aktindsigt skulle imødekommes ved dokumentgennemsyn på stedet og ikke ved tilsendelse af kopier.

Det fremgik af de foreliggende oplysninger, at Komiteen til ytringsfrihedens værn havde anmodet om aktindsigt i bilagsmateriale til en rationaliseringsrapport vedrørende den politiske og administrative organisation i Nyborg kommune.

Rapporten var udarbejdet af et privat selskab på foranledning af Nyborg kommune.

Bilagsmaterialet var på i alt 112 sider;

det indeholdt det administrative personales kritik af uhensigtsmæssige arbejdsgange, forbedringsforslag m.v.

Nyborg byråd fandt, at materialet burde undtages fra adgangen til aktindsigt efter offentlighedslovens § 2, stk. 2, nr. 4 - fordi en offentliggørelse kunne forventes at føre til meget alvorlig uro på arbejdspladsen.

Tilsynsrådet og indenrigsministeriet mente ikke, at hemmeligholdelse var så klart påkrævet, at undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens § 2, stk. 2, nr. 4, kunne finde anvendelse.

Byrådet besluttede herefter at give interesserede mulighed for at gennemse bilagsmaterialet på rådhuset, hvorimod byrådet afviste at udlevere fotokopi af bilagene.

Byrådet henviste herved til bilagsmaterialets omfang.

Denne afgørelse indbragte komiteen for tilsynsrådet.

Komiteen fandt, at den praktiske besværliggørelse af adgangen til aktindsigt var et forsøg på omgåelse af loven om offentlighed i forvaltningen.

Komiteen fandt endvidere, at afgørelsen var i strid med offentlighedslovens § 10, stk. 4.

I skrivelse af 13. februar 1984 meddelte tilsynsrådet komiteen, at rådet ikke kunne kritisere byrådets beslutning om, at aktindsigt i rapportens »interne« bilag skulle imødekommes i form af dokumentgennemsyn på stedet.

Tilsynsrådet bemærkede i den forbindelse, at rådet var enigt med byrådet i, at komiteen ikke kunne anses for at være part i relation til (en sag vedrørende) den politiske og administrative organisation i Nyborg kommune.

Komiteen rettede herefter henvendelse til indenrigsministeriet.

Komiteen fastholdt, at den »gennem klager m.v.« var part i sagen.

I skrivelsen af 6. juli 1984 meddelte indenrigsministeriet komiteen, at den efter ministeriets opfattelse ikke var part i sagen.

Under hensyn til det oplyste om, at de »interne« bilag, som komiteen ønskede aktindsigt i, var på 112 sider, fandt indenrigsministeriet ikke at have grundlag for en anden vurdering end tilsynsrådet af byrådets beslutning om, at begæring om aktindsigt i bilagene skulle imødekommes ved gennemsyn på stedet.

Jeg udtalte herefter følgende i en skrivelse til Komiteen til ytringsfrihedens værn

»Indenrigsministeriets opfattelse, hvorefter Komiteen til ytringsfrihedens værn ikke er part i den sag - om rationaliseringsrapportens udarbejdelse - som aktindsigtbegæringen vedrører, kan ikke give mig anledning til kritik.

Komiteens adgang til at få kopi af de omhandlede bilag skal herefter bedømmes på grundlag af bestemmelserne i offentlighedslovens kap.

I.

Efter bestemmelsen i § 8, stk. 2, er det overladt til vedkommende myndighed at afgøre, om der skal meddeles aktindsigt ved gennemsyn på stedet eller ved udlevering af kopi af dokumenterne.

Det fremgår imidlertid af bemærkningerne til den tilsvarende bestemmelse i lovforslaget, at det herved er forudsat, »… at begæringer om at få afskrift af en sags dokumenter i almindelighed imødekommes, medmindre særlige forhold, herunder antallet af dokumenter, taler derimod«.

(Folketingstidende 1969/70, tillæg A, spalte 595).

Baggrunden for bestemmelsen i § 8, stk. 2, er nærmere belyst i følgende svar fra justitsministeren til det folketingsudvalg, som behandlede lovforslaget (Folketingstidende 1969/70, tillæg B, spalte 2137 f.)

»Efter § 5, stk. 1, sidste pkt., i offentlighedskommissionens lovudkast skulle den pågældende altid kunne begære genpart af dokumenterne meddelt.

Denne bestemmelse er ikke medtaget i det foreliggende lovforslag.

Selv om der for afskrifter i medfør af lovforslagets § 8, stk. 3, fastsættes et gebyr af en sådan størrelse, at beløbet svarer til forvaltningens gennemsnitlige omkostninger ved fremstilling af aktkopier, ville en bestemmelse, hvorefter en begæring om, at aktindsigten meddeles i form af afskrifter, altid skulle imødekommes, i hvert fald i perioder kunne medføre en væsentlig belastning af de enkelte forvaltningsmyndigheders kapacitet til skade for ekspeditionen af andre sager.

Dette gælder naturligvis særligt, for så vidt angår myndigheder, der ikke er udstyret med moderne kontormateriel, navnlig fotokopieringsanlæg.

Efter justitsministeriets opfattelse bør den, der er part i en sag, der behandles i eller er afgjort af den offentlige forvaltning, dog altid kunne kræve afskrift af sagens dokumenter, når det har betydning for hans mulighed for at varetage sine interesser.

En hertil sigtende bestemmelse er optaget i det foreliggende lovforslags § 10, stk. 3, der svarer til den gældende regel i partsoffentlighedslovens § 7, stk. 2.

Bortset fra de netop nævnte tilfælde har man fundet det mest hensigtsmæssigt at overlade det til vedkommende forvaltningsmyndighed at afgøre, i hvilken af de to former aktindsigten skal gives.

Som fremhævet i bemærkningerne til lovforslaget (s.

10, l.

sp.) forudsætter man dog herved, at begæringer om afskrift af en sags dokumenter i almindelighed imødekommes, medmindre særlige forhold, herunder antallet af dokumenter, taler derimod.«

Efter min opfattelse må det således anses for forudsat, at en begæring om gennemførelse af aktindsigt i form af udlevering af kopier kun afslås, hvis der i det konkrete tilfælde foreligger særlige omstændigheder, der kan begrunde et sådant afslag.

Det fremgår endvidere af forarbejderne, at de særlige omstændigheder, der sigtes til, fortrinsvis er praktiske forhold.

Jeg har da også forstået, at afgørelsen i det foreliggende tilfælde er begrundet i hensynet til sådanne praktiske forhold.

Efter min opfattelse er de praktiske hensyn imidlertid af forholdsvis begrænset vægt i det foreliggende tilfælde.

Jeg lægger herved til grund, at det omhandlede materiale (allerede) findes i samlet form, at der alene er tale om 112 sider i sædvanligt format, at der kun er fremsat begæring om aktindsigt i forholdsvis begrænset omfang, og at Nyborg kommune råder over et moderne fotokopieringsanlæg.

På den baggrund må jeg nære betænkelighed ved at tilslutte mig, at der i det foreliggende tilfælde har kunnet meddeles komiteen afslag på ansøgningen om at få kopi af bilagsmaterialet.

Jeg har gjort indenrigsministeriet bekendt med min opfattelse vedrørende dette spørgsmål.

Da komiteens begæring om at få kopi af bilagsmaterialet imidlertid er fremsat under den forudsætning, at komiteen er part i sagen (og derfor ikke skal betale for kopierne), står det mig ikke klart, om komiteen også ønsker kopi af materialet, dersom der måtte blive stillet krav om betaling herfor.

Jeg skal derfor foreslå komiteen at rette henvendelse til indenrigsministeriet om sagen.

Jeg har samtidig henstillet til indenrigsministeriet i givet fald at undergive sagen en fornyet overvejelse under hensyn til det ovenfor anførte, og eventuelt i disse overvejelser at inddrage spørgsmålet om, hvorvidt komiteen - såfremt den ikke måtte være indstillet på at betale for kopierne - kan få aktindsigt ved dokumentgennemsyn hos en myndighed i Københavnsområdet, f.eks. indenrigsministeriet.

Jeg henviser i denne forbindelse til bemærkningerne i Betænkning om offentlighedslovens revision (Nr. 857/1978), s.

333.

…«