Betaling for fotokopier i henhold til offentlighedsloven

Betaling for fotokopier i henhold til offentlighedsloven

Henstillet til arbejdsministeriet at frafalde krav om betaling for fotokopier, som var sendt i anledning af anmodning om aktindsigt.

(J.

nr. 1983-831-022)

Journalist A fra et dagblad klagede til mig over den måde, hvorpå arbejdsministeriet havde behandlet hans anmodning om aktindsigt i en sag om gennemførelse af en ændret procedure for statens forskudsudbetalinger til arbejdsløshedskasserne.

I sin anmodning i skrivelse af 24. juli 1983 til arbejdsministeriet om aktindsigt havde A om den måde, hvorpå aktindsigten kunne gennemføres, anført følgende

»Vejledningens afsnit 25 åbner mulighed for, at gennemgang af sagsakterne kan ske hos en myndighed i min hjemkommune, Århus, hvilket jeg af praktiske grunde meget gerne ser, dersom ministeriet skønner, at der er tale om ellers særligt mange kopier.«

Med skrivelse af 5. august 1983 sendte arbejdsministeriet A kopier af brevvekslingen mellem arbejdsministeriet og arbejdsdirektoratet.

Ministeriet meddelte A, at betalingen for fotokopierne udgjorde 395,00 kr.

I en skrivelse til arbejdsministeren gav A udtryk for utilfredshed med arbejdsministerens opkrævning af betaling for de fremsendte fotokopier.

A anførte bl.a., at han klart havde »gjort opmærksom på, at dersom der lå særligt mange papirer i sagen, ønskede jeg gennemgang af sagsakterne hos en myndighed i min hjemkommune«.

I sit svar af 12. august 1983 til A anførte arbejdsministeren bl.a. følgende

»Det må da være klart for enhver, at arbejdsministeriet - med den interesse der er skabt om denne sag - ikke kan undvære sagens akter, d.v.s.

sende dem til Århus.

Arbejdsministeriet kunne så have valgt at invitere dig til København - på (dagbladets) regning - hvilket ville blive dyrere og mere tidkrævende for avisen og dig - eller man kunne have sagt til dig, at din begæring om aktindsigt på grund af sagens ekspedition først kunne imødekommes senere.

Jeg går ud fra som en selvfølge, at du stillet over for de forskellige muligheder ville have valgt at få fotokopierne.«

I sin klage til mig anførte A bl.a. følgende

»Ministeriet har ikke inden fremsendelse af regning og afvisning af gennemsyn alternativt tilbudt, at gennemsyn kunne ske i ministeriet.«

I min anmodning af 6. september 1983 til arbejdsministeriet om en udtalelse i anledning af klagen anførte jeg, at jeg havde forstået, »at begrundelsen for, at arbejdsministeriet ikke gennemførte journalist (A's) anmodning om aktindsigt ved, at ministeriet sendte akterne til en myndighed i Århus, var, at ministeriet ikke fandt at kunne undvære akterne.

Aktindsigten blev derfor gennemført ved, at ministeriet sendte journalist (A) fotokopier.

Idet jeg henviser til bestemmelsen i § 2, 2. pkt., i bekendtgørelse nr. 453 af 10. november 1970 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen, anmoder jeg om en udtalelse om, hvorvidt ministeriet finder, at der under disse omstændigheder er hjemmel til at kræve betaling for de omtalte kopier.

…«

I sin udtalelse i anledning af A's klage til mig anførte arbejdsministeriet, at ministeriet havde skønnet, at det var uforeneligt med hensynet til en hurtig ekspedition af sagen om en ændret forskudsprocedure og af andre sager at udlåne akterne til gennemsyn i Århus.

Da ministeriet antog, at A var interesseret i en hurtig reaktion fra ministeriet, valgte man at sende ham fotokopier af den omtalte brevveksling i stedet for at tilbyde ham at gennemse akterne i arbejdsministeriet.

»Der er således ikke tale om, at ministeriet har nægtet (A) adgang til at gennemse akterne på stedet, og i stedet har udleveret fotokopier.« Arbejdsministeriet mente derfor ikke, at denne situation faldt ind under bestemmelsen i § 2, 2. punkt, i bekendtgørelse nr. 453 af 10. november 1970 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til offentlighedsloven.

Herudover anførte arbejdsministeriet bl.a. følgende

»Arbejdsministeriet erkender dog, at det muligvis havde været mere korrekt at tilbyde (A) at gennemse akterne i arbejdsministeriet, før man fremsendte fotokopier med deraf følgende forsinkelse for ham til at opnå den begærede aktindsigt.

I fremtidige sager vil arbejdsministeriet i tilsvarende situationer spørge dem, der begærer aktindsigt, om pågældende ønsker at rejse til København eller er indforstået med at få fotokopier imod at betale efter reglerne.«

I en skrivelse til A udtalte jeg herefter følgende

»Deres klage må bedømmes på grundlag af bestemmelserne i offentlighedslovens § 8, stk. 2, og i den nævnte bekendtgørelse om betaling for afskrifter og fotokopier, § 2.

Disse bestemmelser har følgende indhold

Offentlighedslovens § 8, stk. 2

»Vedkommende myndighed afgør under fornødent hensyn til sagens ekspedition, om en begæring efter § 1 kan imødekommes straks eller senere, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives ham adgang til at gennemse dem på stedet, eller ved, at der gives ham en afskrift eller fotokopi af dem.«

Betalingsbekendtgørelsens § 2

»Der opkræves ikke betaling for det første eksemplar af en afskrift eller fotokopi af et dokument, der udleveres til en part i den pågældende sag.

Det samme gælder, hvor vedkommende myndighed i henhold til lovens § 8, stk. 2, har truffet bestemmelse om, at en begæring om aktindsigt ikke kan imødekommes ved, at der gives den pågældende adgang til at gennemse dokumenterne på stedet, men kun ved, at der gives ham en afskrift eller fotokopi af dem.«

Således som Deres anmodning om aktindsigt i skrivelse af 24. juli 1983 var formuleret, var der efter min mening ikke grundlag for at opfatte den således, at De mod betaling ønskede at modtage fotokopi af et (større) antal dokumenter.

Som anført i min skrivelse af 6. september 1983 til arbejdsministeriet må jeg på baggrund af arbejdsministerens skrivelse af 12. august 1983 til Dem da også forstå, at begrundelsen for, at arbejdsministeriet valgte at gennemføre aktindsigten ved at sende Dem fotokopier af 78 aktsider var, at arbejdsministeriet ikke kunne undvære akterne.

Når arbejdsministeriet af hensyn til den pågældende sags ekspeditioner valgte at gennemføre aktindsigten ved at sende Dem fotokopier uden forinden ved (eventuelt telefonisk) henvendelse til Dem at have søgt afklaret, hvorledes De under de foreliggende omstændigheder ønskede aktindsigten gennemført, finder jeg ikke, at kravet om betaling for fotokopierne bør opretholdes.

Jeg har samtidig hermed henstillet til arbejdsministeriet at frafalde kravet om betaling.«

Arbejdsministeriet frafaldt herefter kravet om betaling for fotokopierne.