INDEHOLDELSE AF A-SKAT, AM-BIDRAG OG SP-BIDRAG 2003 H REGNSKABET MED A-SKAT, AM-BIDRAG OG SP-BIDRAG

§ 29 i mindstekravsbekendtgørelsen stiller krav til fonde og foreninger, der er skattepligtige efter § 1 i FBL, lovbek. nr. 755 af 20. okt. 1998, om i regnskabet at oplyse størrelsen af uddelinger til såvel almenvelgørende som ikke almenvelgørende formål som nævnt i FBL § 4.

Regnskabet skal endvidere vise en afstemning med de oplysninger, der efter SKL § 7 B er indberettet til ToldSkat.

H.3 Regnskabsgrundlag

Alle aktiviteter vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal som alle andre transaktioner bogføres i overensstemmelse med kravene i bogføringsloven. Hver registrering skal dokumenteres ved bilag. Bilaget skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb, jf. § 9 i bogføringsloven.

Herudover er der fastsat særlige skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget.

Stiller arbejdgiveren fri bil til rådighed, skal værdiansættelsen fremgå af grundbilaget, jf. AMFLbek. § 28, stk. 4 og KSLbek. § 29, stk. 1. Ved fri kost og logi efter Ligningsrådets anvisninger, jf. TSS-cirk. 2002-42, skal de anvendte satser fremgå, jf. AMFLbek. § 28, stk. 4. For skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser samt de delvis skattefrie ydelser efter LL § 7 U og LL § 7 O, stk. 1, nr. 3, skal navn, adresse og personnummer (fødselsdata, hvis personen er uden CPR-nr.) fremgå af grundbilaget. Bilaget skal endvidere indeholde oplysning om grundlaget for skattefriheden, jf. KSLbek. § 29, stk. 5.

Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse

Efter LL § 9, stk. 5 kan der udbetales skattefri godtgørelser til dækning af rejseudgifter mv. omfattet af LL §§ 9 A eller 31, stk. 4 og befordringsudgifter omfattet af LL §§ 9 B eller 31, stk. 5, forudsat godtgørelserne ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Godtgørelserne må endvidere ikke overstige satser, der for kørsel er fastsat af Ligningsrådet, jf. TSS-cirk. 2002-43 og for rejse reguleres med udgangspunkt i grundbeløbene i LL § 9 A, jf. TSS-cirk. 2002-34 for regler og satser for 2003. For reglernes anvendelsesområde i øvrigt henvises til afsnit B.1.7 .

Med hensyn til kontrol og administration af de skattefrie godtgørelser har skatteministeren i medfør af LL § 9, stk. 5 fastsat nærmere regler i LLbek. nr. 173 af 13. marts 2000. I § 1, stk. 2 og § 2, stk. 2 præciseres det, at bogføringsbilag vedrørende skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse skal indeholde oplysning om

modtagerens navn, adresse og CPR-nummer,

kørslens/rejsens erhvervsmæssige formål,

dato for kørslen og ved rejse tillige start- og sluttidspunkt,

kørsels-/rejsemål med eventuelle delmål,

antal kørte kilometer,

anvendte satser, og

beregning af kørsels- henholdsvis rejsegodtgørelsen.

Der er således intet krav om, at medarbejderen fører et egentligt kørselsregnskab med angivelse af den samlede kørsel, dvs. såvel den private som den erhvervsmæssige del.

Bekendtgørelsen fastsætter, at arbejdsgiveren skal kontrollere, at betingelserne for skattefri udbetaling af rejsegodtgørelse er opfyldt, herunder antallet af rejsedage, jf. § 1, stk. 1 1. punktum. Det er ligeledes ved udbetaling af kørselsgodtgørelse en forudsætning, at arbejdsgiveren m.fl. fører kontrol med antallet kørte af kilometer med lønmodtagerens eget køretøj. Begrebet egen bil er behandlet under afsnit B.1.7.1.2 .

Det skal således for fuldstændig dokumentation af skattefriheden - udover forannævnte dokumentation - tillige fremgå af arbejdgiverens regnskabsmateriale, at der er ført kontrol.

Der kan ikke gives entydige og fuldstændige retningslinier for den kontrol, som arbejdsgiveren skal foretage for at opfylde sin kontrolforpligtelse.

Der må derfor i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af regnskabsmaterialets karakter, herunder arbejdsgiverens kontrolmuligheder. Hvis arbejdsgiveren ikke har et tilstrækkeligt grundlag for en effektiv kontrol eller undlader kontrol, kan skattefriheden fortabes, jf. SKM2001.504.ØLR og SKM2002.525.VLR . Arbejdsgiveren kan normalt sikre sig, at kontrollen er tilstrækkelig, hvis der er fastlagt klare administrative rutiner, gennemføres en effektiv intern kontrol, og den faktiske kontrol har afsat sig spor i form af attestation samt korrektion af eventuelle fejl, der for eksempel kan være konstateret ved efterregning.

For så vidt angår kørselsgodtgørelse kan det være vanskeligt for arbejdsgiveren i hvert eneste tilfælde at kontrollere, at eget køretøj er anvendt. Kontrolforpligtelsen vil i den forbindelse almindeligvis være opfyldt, hvis modtageren af kørselsgodtgørelsen på grundbilaget erklærer, at kørslen er sket med egen bil/motorcykel. Det forudsætter naturligvis, at den pågældende ejer et sådant køretøj og at arbejdsgiveren har en begrundet overbevisning herom.

Arbejdsgiveren kan således ikke fraskrive sig sin kontrolforpligtelse alene på grundlag af lønmodtagerens erklæring, hvis arbejdsgiveren eller dennes repræsentant accepterer arbejdstagerens erklæring mod bedre vidende.

Indeholdelse af A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag; 2003 - 2

H Regnskabet med A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag

H.1 Generelle regler

Skatteministeren er efter KSL, jf. lovbek. nr. 678 af 12. aug. 2002 og AMFL, jf. lovbek. nr. 694 af 20. aug. 2002, bemyndiget til i en række tilfælde at fastsætte nærmere regler om regnskabet med A-skat og AM-bidrag.

Bemyndigelserne er udmøntet i KSLbek. nr. 980 af 16. nov. 2001 og AMFLbek. nr. 502 af 15. jun. 2003.

Regnskabsregler fastsat i medfør af AMFL finder tilsvarende anvendelse for SP-bidraget, jf. § 17 f, stk. 1 i ATP-loven, lovbek. nr. 689 af 20. aug. 2002.

H.1.1 Regnskabspligt

Indeholdelsespligtige efter KSL og AMFL skal føre regnskab med indeholdelserne mv. i overensstemmelse med kapitel 9 i KSLbek. og §§ 28 - 30 i AMFLbek.

Den indeholdelsespligtige har ansvaret for, at regnskabspligten er opfyldt selv om lønudbetaling og indeholdelse foretages af tredjemand, for eksempel et lønbureau.

Regnskabsbestemmelserne i medfør af KSL og AMFL er særregler, der stiller specielle krav udover de almindeligt gældende bogførings- og regnskabskrav. Reglerne kan således ikke - uden en udtrykkelig undtagelse - tilsidesættes med henvisning til anden lovgivning.

H.1.2 Opbevaring

Alt regnskabsmateriale, angivelser og underretninger vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal opbevares i mindst 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører, jf. KSLbek. § 32 og AMFLbek. § 30. Dette gælder også regnskab med arbejdsgiverbidraget, der er ophævet med virkning fra 1. jan. 2000. Tilsvarende gør sig gældende for det midlertidige pensionsbidrag, der fra 1. jan. 1999 er afløst af SP-bidraget.

Derimod regnes den 5-årige opbevaringsfrist for regnskabsmateriale og bilag vedrørende indeholdelser i medarbejdernes løn efter § 73 i KSL fra udløbet af det kalenderår, hvor indeholdelsen er foretaget, jf. KSLbek. § 35.

I øvrigt gælder de almindelige regler, der fordrer, at regnskabsmaterialet skal være opbevaret på betryggende vis. Hvis materialet opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller lignende, skal grundbilag til enhver tid kunne fremkaldes som billeder eller i klarskrift, jf. § 10 i bogføringslov nr. 1006 af 23. dec. 1998.

H.1.3 Ajourføring

Myndighederne kan altid med en frist på mindst 14 dage kræve, at bogføringen vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag bliver bragt ajour og afstemt til og med udgangen af den kalendermåned, der ligger forud for myndighedernes fremsættelse af kravet, jf. KSLbek. § 30 og AMFLbek. § 29.

H.1.4 Formkrav

Regnskabet med A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal indgå i den indeholdelsespligtiges almindelige bogføring eller føres i Told- og Skattestyrelsens regnskabshæfte i overensstemmelse med anvisningerne deri, jf. KSLbek. § 29, stk. 3 og AMFLbek. § 28, stk. 3.

Hvis regnskabet føres som en integreret del af den almindelige bogføring, skal bogholderiet indeholde særlige konti og specifikationer mv., der er beskrevet under H.2.

H.1.5 Meddelelse til indkomstmodtager

Den indeholdelsespligtige skal ved hver udbetaling eller godskrivning af løn mv. give indkomstmodtageren en skriftlig opgørelse over bl.a. AM-indkomsten, A-indkomsten og de indeholdte beløb, jf. afsnit F.5.

H.2 Krav til regnskabet

Efter de almindelige regler for bogføring og regnskab skal alle aktiviteter, herunder aktiviteter vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag registreres og dokumenteres ved grundbilag. Registreringerne og de tilhørende grundbilag skal indeholde de nødvendige oplysninger til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet). Samtidig skal alle registreringer kunne følges til årsregnskabet og omvendt (transaktionssporet), jf. bogføringsloven.

Herudover stiller KSL og AMFL en række særlige krav til regnskabet med indeholdelsen af A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag.

De helt grundlæggende krav er opfyldt, hvis ToldSkats regnskabshæfte benyttes. Har den indeholdelsespligtige valgt - eller på grund af omfanget været nødt til - at integrere regnskabet i den almindelige bogføring, kan regnskabshæftet dog fortsat anvendes som et supplement hertil.

Det er afgørende - uanset om regnskabshæftet anvendes helt, delvist eller slet ikke - at det samlede regnskab føres på en klar og overskuelig måde, der gør det muligt at

beregne, indeholde, angive og indbetale A-skatten, AM-bidraget og SP-bidraget korrekt,

opfylde oplysningspligterne, og

tilgodese arbejdsgiverkontrollens muligheder for kontrol.

Særlige konti

Hvis regnskabet med A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag integreres i den almindelige bogføring, skal det føres på særlige konti. Såvel delvis skattefrie beløb i form af fratrædelsesgodtgørelse mv. og vederlag til afløsning af pensionstilsagn som skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse skal medtages på de særlige konti.

De særlige konti må kun anvendes til deres specifikke formål, mens posteringer, der er skatte- og bidragstrækket uvedkommende, ikke må forekomme. Der må ikke posteres renter, afgifter eller gebyrer uanset, at de eventuelt skyldes for sen afregning af A-skat, AM-bidrag eller SP-bidrag.

Hjælpekonti

Hvis den indeholdelsespligtige ønsker at tilgodese andre hensyn, for eksempel at få fordelt A-indkomsterne (bidragsfrie som bidragspligtige) på de relevante udgiftskonti, må der således oprettes konti til brug for denne fordeling.

Lønmodtagerspecifikationer

Den indeholdelsespligtige skal i regnskabet med skatte- og bidragstrækket foretage en specifikation på hver enkelt lønmodtager. Specifikationerne skal tillige omfatte såvel delvis skattefrie beløb i form af fratrædelsesgodtgørelse mv. og vederlag til afløsning af pensionstilsagn som skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse. A-indkomst i form af fri bil samt eventuelt ikke indeholdt A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag heraf skal ligeledes fremgå for hver enkelt lønmodtager.

H.2.1 Særlige konti

Regnskabet med indeholdelse af A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag, der føres i det almindelige bogholderi, skal føres på særlige konti, jf. KSLbek. § 29, stk. 3 og AMFLbek. § 28, stk. 3.

Bestemmelserne medfører, at regnskabet som minimum skal indeholde konti, der opgør lønmodtagernes samlede bidragsgrundlag (AM-indkomst), indeholdt AM-bidrag i alt, indeholdt SP-bidrag i alt, den samlede bidragsfrie A-indkomst og A-skat i alt. Disse minimumskrav skal være opfyldt med følgende særlige konti

Konto for bidragspligtig A-indkomst (lønmodtagers AM-indkomst).

Konto for bidragsfri A-indkomst.

Konto for indeholdt AM-bidrag.

Konto for indeholdt A-skat

Konto for indeholdt SP-bidrag.

Nogle arbejdsgiveren foretager indbetalinger (som ikke kan henføres til den enkelte ansatte) til en pensionskasse omfattet af lov om tilsyn med firmapensionskasser (tilsagnsordninger) eller en pensionsfond godkendt efter § 52 i PBL, lovbek. nr. 773 af 13. sep. 2002. Efter AMFL § 9, stk. 2 skal arbejdsgiveren i forbindelse med sådanne indbetalinger opgøre et særskilt bidragsgrundlag, som føres på en

konto for bidragsgrundlag vedrørende tilsagnsordninger mv.

Selve bidraget beregnes med satsen for AM-bidrag, jf. AMFL § 11, stk. 2 og føres på en

konto for bidrag af tilsagnsordninger mv.

Arbejdsgiveren kan efter LL, lovbek. nr. 791 af 17. sep. 2002 udbetale eller godskrive skattefrie godtgørelser eller andre ydelser, der er skattefrie efter LL § 7 O, stk. 1, nr. 3 eller LL § 7 U. Sådanne skattefrie beløb bogføres på særlige konti på samme måde som ydelser, der er skatte- og bidragspligtige, jf. KSLbek. § 29, stk. 5 og AMFLbek. § 28, stk. 3. I det omfang det er aktuelt, skal der således oprettes en eller flere af følgende konti

Konto for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse.

Konto for vederlag til afløsning af pensionstilsagn.

Konto for jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse mv.

Konto for bidragspligtig A-indkomst

Bortset fra jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse mv. og vederlag til afløsning af pensionstilsagn skal alle AM-indkomster, herunder værdi af fri bil (der er gjort til A-indkomst) debiteres kontoen for bidragspligtig A-indkomst.

Kontoen skal også debiteres for værdien af personalegoder, som indgår i beregningen af AM-bidrag. Selv om der - for eksempel på grund af frikort - ikke skal indeholdes A-skat, skal kontoen debiteres for beløbet.

Konto for bidragsfri A-indkomst

Kontoen debiteres alle A-indkomster, der ikke er bidragspligtige, uanset om der eventuelt på grund af frikort ikke skal indeholdes A-skat.

Konto for indeholdt AM-bidrag

På kontoen krediteres indeholdt AM-bidrag, herunder indeholdt AM-bidrag af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn. Ved indbetalingen af det indeholdte AM-bidrag til ToldSkat debiteres kontoen.

Konto for indeholdt A-skat

Kontoen krediteres for indeholdt A-skat, herunder A-skat af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn. Kontoen debiteres ved indbetalingen af den indeholdte A-skat.

Konto for indeholdt SP-bidrag

Kontoen krediteres indeholdt SP-bidrag og debiteres ved indbetaling til ToldSkat.

Bortset fra rettelser må der ikke foretages andre posteringer på kontoen. Bidrag, der indeholdes i sygedagpenge mv. og indbetales direkte til ATP, må således ikke indgå på kontoen.

Konto for bidragsgrundlag af tilsagnsordninger mv.

På kontoen opgøres et særskilt bidragsgrundlag af indbetalinger (som ikke kan henføres til den enkelte ansatte) til en pensionskasse omfattet af lov om tilsyn med firmapensionskasser (tilsagnsordninger) eller en pensionsfond godkendt efter § 52 i PBL.

Bidragsgrundlaget svarer til de foretagne indbetalinger. Den omkostningskonto, der debiteres indbetalingerne, kan anvendes, forudsat at der ikke foretages andre registreringer på kontoen.

Konto for bidrag af tilsagnsordninger

Kontoen krediteres beregnet AM-bidrag af tilsagnsordninger og debiteres indbetalinger til ToldSkat.

Konto for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse

På kontoen debiteres udbetalinger af rejse- og befordringsgodtgørelse, der efter LL § 9, stk. 5 er fritaget for beskatning, jf. LL § 9 A eller LL § 31, stk. 4 ved rejse henholdsvis LL § 9 B eller LL § 31, stk. 5 ved kørsel. Den udbetalte skattefrie godtgørelse skal anføres særskilt i årsregnskabet, jf. § 10, stk. 1, nr. 3 i mindstekravsbekendtgørelsen, bek. nr. 1068 af 17. dec. 1999.

Konto for vederlag til afløsning af pensionstilsagn

På kontoen debiteres de vederlag, der er udbetalt til afløsning af pensionstilsagn, og som sådan er omfattet af LL § 7 O, stk. 1, nr. 3. Kontoen skal debiteres for bruttobeløbet, uanset om der på grund af særlige skatteberegningsregler eller frikort ikke skal indeholdes A-skat af det fulde beløb.

Konto for jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse og gaver

På kontoen debiteres udbetalinger i form af gaver, jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse mv., der er omfattet af LL § 7 U, herunder værdien af tingsgaver.

Kontoen skal debiteres for bruttobeløbet, uanset om der på grund af særlige skatteberegningsregler eller frikort ikke skal indeholdes A-skat af det fulde beløb. Tilsvarende gælder for tingsgaver, selv om der ikke skal indeholdes AM- og SP-bidrag.

Andele af jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse, der indbetales på en pensionskonto omfattet af kapitel 1 i PBL, samt værdien af tingsgaver, skal både indgå i bruttobeløbet og samtidig føres på nedennævnte konti for pensionsindbetalinger af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse henholdsvis tingsgaver.

Andre/specielle konti

SKL, jf. lovbek. nr. 726 af 13. aug. 2001, pålægger udbetalere af visse nærmere bestemte ydelser pligt til automatisk at give ToldSkat oplysning herom. Hvis disse oplysninger indgår som en integreret del af regnskabet, skal dette tilrettelægges på en måde, så de indberettede oplysninger umiddelbart kan afstemmes hermed, jf. SKL § 6 A, stk. 1.

Det kan derfor blive aktuelt at oprette en til flere andre konti eller - som et minimum - specifikationer for at opfylde disse krav, eksempelvis

Konto for pensionsindbetalinger af jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn, som debiteres andele heraf, som lønmodtagere vælger at indbetale på en pensionsordning, der er omfattet af PBL´s kapitel 1.

Konto for tingsgaver, der indgår som en del af et jubilæumsgratiale mv., idet der ikke skal betales AM- og SP-bidrag af tingsgaver, der er omfattet af LL § 7 U.

H.2.2 Lønmodtagerspecifikationer

Regnskabet med A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal indeholde en konto for hver lønmodtager eller anden specifikation af hver enkelt lønmodtagers samlede registreringer.

Regnskabet for den enkelte lønmodtager skal indeholde stamoplysninger i form af lønmodtagerens navn, adresse og personnummer. Hvis personnummer ikke foreligger, skal den pågældendes fødselsdata og eventuelle andre identifikationsoplysninger fremgå. Endvidere skal der gives oplysning om indeholdelsesprocent og fradragsbeløb efter skattekort eller det maksimale indkomstbeløb, der i følge frikort kan udbetales uden skattetræk, jf. KSLbek. § 31, stk. 1 og AMFLbek. § 28, stk. 2.

Konti/specifikationer vedrørende den enkelte lønmodtager skal - i det omfang det er aktuelt for den pågældende - oplyse

AM-indkomst (bidragsgrundlag), indeholdt AM-bidrag og indeholdt SP-bidrag på en måde, så der umiddelbart kan foretages en sammentælling af de tre poster, jf. AMFLbek. § 28, stk. 3.

Udbetalt eller godskrevet A-indkomst, herunder værdi af fri kost og logi efter ligningsrådets satser samt indeholdt A-skat således, at der umiddelbart kan foretages en sammentælling af A-indkomst og A-skat, jf. KSLbek. § 29, stk. 4.

Omfang af rådighed over fri bil, jf. KSLbek. § 29, stk. 2.

Ikke indeholdt A-skat af fri bil, når der i lønperioden ikke har været plads til indeholdelse i den udbetalte eller godskrevne kontantløn, jf. KSLbek. § 29, stk. 2.

Ikke indeholdt AM-bidrag og/eller SP-bidrag af fri bil samt fri kost og logi efter Ligningsrådets satser, når der i lønperioden ikke har været plads til indeholdelse i den udbetalte eller godskrevne kontantløn, jf. kravet i AMFLbek. § 28, stk. 3 (om klar og overskuelig regnskabsførelse, der kan danne grundlag for told- og skattemyndighedernes kontrol).

Ydelser i form af

gaver, jubilæumsgratiale og/eller fratrædelsesgodtgørelse efter LL § 7 U, dvs. såvel skattefri som skattepligtig del,

vederlag til afløsning af pensionstilsagn efter LL § 7 O, stk. 1, nr. 3, både skattefri og skattepligtig del, samt

skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse efter LL § 9, stk. 5, jf. LL §§ 9 A og B samt LL § 31, stk. 4 og 5,

så hver af de 3 former for ydelser umiddelbart kan sammentælles, jf. KSLbek. § 29, stk. 5.

Endelig skal regnskabet tilrettelægges på en hensigtsmæssig måde i forhold til en række krav om afstemninger mv., jf. nedenfor.

H.2.3 Afstemninger mv.

Indberetningspligtige efter SKL skal tilrettelægge regnskabet, så indberetningspligtige oplysninger, der indgår i regnskabet, kan afstemmes med regnskabsføringen, jf. SKL § 6 A.

Indberetningspligterne er nærmere beskrevet i afsnit I.

Mindstekravsbekendtgørelsen fastsætter herudover nogle yderligere afstemningskrav.

Hvis den indberetningspligtige anvender forskudt regnskabsår, gælder det generelt for de afstemninger, der skal foretages efter mindstekravsbekendtgørelsens §§ 28 - 31, at beløbene skal fordeles på de dele af kalenderårene, der udgør regnskabsperioden, jf. § 32 i samme bekendtgørelse.

Lønninger og honorarer mv.

Efter mindstekravsbekendtgørelsens § 28 skal lønninger og honorarer mv., der er indberetningspligtige i henhold til SKL §§ 7 og 7 A, og som indgår i regnskabet, være afstemt med de indberettede beløb. Såvel beløbsstørrelser som afstemning skal fremgå af regnskabet.

Fonde og foreninger

H.1 Generelle regler

H.2 Krav til regnskabet

H.3 Regnskabsgrundlag