Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage (Til samtlige ministerier mv.)

Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage

(Til samtlige ministerier mv.)

1.

Indledning

Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af fraværsstatistik for staten.

Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. arbejdstime.

Anledningen til udstedelsen af ny cirkulære er de ændringer, der er gennemført i Cirkulære om tjenestefrihed af familiemæssige årsager med virkning fra den 1. april 2026.

Ændringerne omfatter mulighed for tjenestefrihed i forbindelse med barns sygdom på hjemkaldelsesdagen samt barnets 3. sygedag.

2.

Indberetning

Virksomheder i staten, der anviser løn via Statens Lønsystem (SLS), skal indberette oplysninger om sygefravær, barsel, adoption m.v. samt fravær i forbindelse med særlige feriedage, omsorgsdage, sorgorlov samt seniorordninger via fra-værsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær (FRAV), eller via HR-Løn.

3.

Områder med egne fraværsregistreringssystemer

Indberetning via SLS Ferie og Fravær/HR Løn er som udgangspunkt obligatorisk.

Andre løncentraler med fraværsregistrering på personniveau har indgået særskilt aftale om indberetning af fravær direkte til Økonomistyrelsen og anvender derfor ikke SLS Ferie og Fravær/HR Løn.

Hvis virksomheder med egne tidsregistreringssystemer fortsat ikke ønsker at registrere i FRAV manuelt, så kan virksomheden via etablering af en webservice levere sine fraværsoplysninger direkte til FRAV eller HR-Løn.

På Økonomistyrelsens hjemmeside findes beskrivelser og vejledning om tilslutning til webservice.

4.

Indberetningspligtige oplysninger

Indberetning af oplysninger om fravær skal foretages for samtlige ansatte med angivelse af følgende typer fravær

Fravær indberettes med angivelse af start- og slutdato for en given type fravær.

En dag opgøres til 7 timer og 24 minutter, medmindre der indrapporteres et andet antal timer og minutter.

Indrapportering af et andet antal timer og minutter foretages for fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter.

Ved delvis sygemelding med nedsat tid indberettes den periode, medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid, og det antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden.

5.

Indberetningernes hyppighed

Indberetning af oplysninger om fravær mv. sker kvartalsvis via SLS Ferie og Fravær efter de frister, Økonomistyrelsen angiver.

6.

Virksomheder omfattet af indberetningspligt

Statslige virksomheder og selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne eller mere, er omfattet af indberetningspligt for oplysningerne om fravær anført under 4.

7.

Ansatte omfattet af indberetningspligten

Indberetningspligten omfatter samtlige ansatte med fravær i virksomheder omfattet af indberetningspligten.

Efter aftale med Økonomistyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten.

Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag.

8.

Overførsel af oplysninger mellem tjenestesteder

De indberetningspligtige oplysninger om fravær skal følge den ansatte i forbindelse med flytning mellem tjenestesteder.

9.

Ikrafttræden

Cirkulæret har virkning fra 1. april 2026.

Samtidig ophæves cirkulære af 10. marts 2022 (CIR1H nr 9247 af 10/03/2022) om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage.

A.

Fravær pga.

egen sygdom samt graviditetsbetinget fravær uden for den egentlige barselsorlov

B.

Fravær pga.

arbejdsskade

C.

Fravær pga.

hjemkaldelsesdagen, barns 1., 2. og 3. sygedag.

D.

Fravær pga.

barsel

E.

Fravær pga.

adoption

F.

Fravær pga.

sorgorlov

G.

Fravær pga.

omsorgsdage

H.

Fravær i forbindelse med afholdelse af særlige feriedage

I.

Fravær pga.

delvis sygemelding med nedsat tid

J.

Fravær i forbindelse med senior- og retræteordninger

K.

Fravær i forbindelse med seniorbonus

Bilag 1

Personalegrupper der ikke er omfattet af indberetningspligten

-

PKAT

Navn på personalekategori

PKAT

Navn på personalekategori

0026

Efterløn

0503

Medarbejdere ved Det Kongelige Teater

0027

Efterindtægt

0505

Musikassistenter

0071

Eksterne lektorer

0507

Korassistenter

0075

Frivillige i Hjemmeværnet

0509

Eksterne lektorer

0078

Særligt aflønnede

0531

Interviewere

0080

Vederlagslønnede

0549

Stipendiater

0081

Særskilt vederlagslønnede

0550

Uddannelsesydelse

0082

Timelønnede

0554

Ph.d.-studerende (stipendie)

0083

Vederlagslønnede

0555

Skolepraktikelever

0090

Frivilligt redningspersonel

0567

Civile værnepligtige

0091

Fremmede tjenesteydelser

0580

Klinisk Professorer

0092

Vederlagslønnede

0581

Praktikvederlag

0095

Observatorer

0660

Værnepligtig personel

0096

Praktiklærerløn

0666

Værnepligtig personel

0098

Særligt aflønnede

0668

Særligt aflønnede

0103

Særligt aflønnede

0683

Stampersonel med rådighedspligt

0105

Kliniske/eksterne lektorer

0684

Officerer m.

rådighedspligt

0106

Eksterne lektorer

0693

Særligt aflønnede - timeløn

0107

Studenterundervisere

0694

Særligt aflønnede - timeløn

0109

Særligt aflønnede

0695

Timelærere - Handelsskoler

0111

Ministre

0696

Timelærer - Tekniske skoler

0121

Speciallægekonsulenter mv.

0697

Timelærere - Maskinmesterskoler

0160

Værnepligtigt personel

0749

Psykologer/timeløn

0192

Timelærere/vikarer

0750

Psykolisk konsulent

0222

Vederlagslønnede pensionister

0751

Lægevikar/stud.med

0250

Rådighedskontakt i HKKF

0777

Læge/vederlagsløn

0269

Officerer - værnepligtige

0780

Engangsregister

0270

Værnepligtigt personel

0781

Timelønnede

0274

Officerer m.

rådighedstjeneste

0782

Engangsregister - timelønnede

0277

Stampersonel m.

rådighedstjeneste

0785

Voksenuddannelsesstøtte

0278

Sygeplejersker m.

rådighedstjeneste

0787

Engangsregister - studenterundervisere

0293

Særligt aflønnede

0791

Engangsregister - frem.

tjenesteydelser

0294

Særligt aflønnede

0794

Særligt aflønnede - timeløn

0326

Ventepenge

0795

Vederlagslønnede fyrpassere

0327

Rådighedsløn

0796

Vederlagslønnede garnisonstandlæger

0328

Efterindtægtsmodtagere

0797

Distriktslæger Hjemmeværnet

0492

Indiv.aflønnede Grønland

0798

Depottilsynsførende

0493

Særligt aflønnede

0799

Engangsregister - praktiklærerløn

0800

Sanitører (timeløn)

Samt PKAT 0553 KL 0052 Ph.d.-stipendiater indskrevet i udlandet, er ikke omfattet af indberetningspligten.

STIKO

Navn på stillingskode

STIKO

Navn på stillingskode

00942

Studerende - div.

stillinger

04685

Studenterkoordinator

01213

Faglig vejleder

04686

Studenterinstruktør

01676

Gæsteprofessor

04687

Studentermedhjælper

01677

Fæstelærer

04688

Studentermedhj.

bib.

01966

Instruktor

04734

Studentermedhjælper FU

01164

Elevmedhjælper

04674

Studentervejleder

04675

Studerende

04739

Studerende FU

04677

Studenterstudievejleder

04966

Timelønnet tilsynstekniker

04678

Studentervikar

05267

Viterinærstuderende